MANUAL DE POLÍTICAS Y PROCEDIMIENTOS DEPARTAMENTO DE AUDITORIA

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1 MANUAL DE POLÍTICAS Y PROCEDIMIENTOS DEPARTAMENTO DE AUDITORIA PROCEDIMIENTO: Revisión de Cuentas y Operaciones. Nomenclatura: POL/PRO-AUD08 Versión: 3 Julio 2013 Dirigido a: Colaboradores del Departamento de Auditoría Interna Revisado por: Comisión de Auditoria Fecha de emisión: 24/06/05 Creado por: Licda Monica Vargas Bolaños Licda Marianela Mata Vargas Aprobado para entrar en vigencia: Acuerdo 67 de la Sesión del 26 de marzo de OBJETIVO: Ordenar y conducir el proceso de Revisión de cuentas y operaciones del Colegio con el fin de establecer una guía general en las revisiones realizadas por el departamento, siendo qué cada revisión es particular y debe contar con un procedimiento individualizado. POLÍTICA ESPECÍFICA: 1. Se rige por las políticas generales POL/AUD01: DESCRIPCIÓN: Punto 1 y 4. Punto 3 incisos del d al j.

2 DESCRIPCIÓN DEL SUBPROCEDIMIENTO: Realización del programa de trabajo para una Revisión: No. Actividad Responsable: 1. Realiza el encabezado al programa que debe de contener: Nombre de la Institución. Nombre de la Revisión a realizar Nombre del documento: Programa de Trabajo. Mes y año en el que se comienza la revisión. 2. Redacta el objetivo de la Revisión a realizar 3. Establece e indica los alcances y metodología que se utilizará para realizar la revisión ya sea operativa y/o financiera. 4. Establece el detalle del programa en el que se debe de tomar en cuenta y cada actividadd requerida para cada tema, dependiendo del tipo de revisión, por ejemplo: Para una revisión Operativa: Debe solicitar y revisar mediante pruebas documentadas, al menos: organigramas, perfiles y procedimientos, expedientes de cada empleado, planes de trabajo y lo relacionado con el mismo, controles, realizar muestras, realizar pruebas de cumplimiento, seguimiento al informe anterior de ese tema sí lo hay, realizar resumen de debilidades de control y otros puntos a detallar a criterio del auditor. Para una revisión Financiera: Debe solicitar y revisar mediante pruebas documentadas, al menos: últimos estados financieros emitidos, confirmaciones de saldos internos o externos en caso de ser necesario, movimientos contables, realizar cédulas sumarias, determinar muestras, solicitar y revisar documentos de éstas, realizar pruebas sustantivas y de cumplimiento, perfiles, políticas y procedimientos (éstos últimos en caso de que no hayaa una revisión operativa previa inmediata), realizar arqueos o inventarios, toma de activos, en caso de ser necesario y solicitar los controles administrativos, dar seguimiento al informe anterior de ese tema sí lo hay, realizar resumen de debilidades de control y otros puntos a detallar a criterio del auditor. 5. Indica como conclusiónn al final del programa, que el trabajo finaliza con un informe que contenga las observaciones y recomendaciones para ser entregado a la Administración y/o Junta Directiva. 6. Indicar en el mismo programa: Hecho por, fecha y revisado por. 7. Determina después de realizado el programa, cuál o cuáles miembro (s) del departamento van a realizar la revisión.

3 8. Traslada el programa al Personal asignado para que le den revisión y le realicen observaciones en caso de ser necesario. 9. Devuelven a la Jefatura de Auditoría el programa con las Observaciones necesarias en caso de existir. 10. Revisa la pertinencia asignado de lo sugerido y entrega al colaborador DESCRIPCION DEL SUBPROCEDIMIENTO: Revisión No. Actividad Responsable: 1. Inicia la revisión siguiendo el programa y además comunica a las Jefaturas y Encargados de las Instancias a auditar sobre el inicio de la revisión y su objetivo, mediante correo electrónico. 2. Realiza un índice en borrador, conforme al programa que puede ser alfanumérico teniendo un orden lógico y flexible para poder ser modificado durante ell avance de la Revisión, al finalizar dicho trabajo se debe de adjuntar el Índice final y en limpio en el legajo. Para los índices: Incluye todos los documentos soporte: comprenden el resultado de a revisión, indicando entre otros aspectos, las partidas y los resultados a que se llegaron, las pruebas que apoyan los resultados, la conclusión obtenida, y en su caso, notas complementarias o aclaratorias que tienen por objeto ampliar, explicar o complementar la información solo cuando se considere necesario), por lo tanto, estos documentos se agrupan completando el trabajo desarrollado en la auditoría; se integrarán en expedientes o legajos de papeles de trabajo, los cuales, para su distinción o clasificación, se señalan: Se deben de agrupar los documentos de respaldo debidamente numerados y con sus observaciones o marcas respectivas. A cada papel de trabajo se le indica una letra mayúscula en color rojo, paraa distinguir unos de otros. - En cada papel de trabajo la numeración en sus respaldos comienza en uno y se numera en la esquina superior derecha (numero de folio sobre el número fijo de la cantidad de folios que tiene el papel de trabajo). - Si existe un papel de trabajo que se genera producto de otro papel de trabajo, se le debe de indicar la letra mayúscula con un subíndice (número y hasta letra en caso de ser necesario) También en color rojo. Para los encabezados:

4 Realiza a cada papel de trabajo un encabezado en el que se indican los siguientes datos: Nombre de la Corporación. Nombre del Área a revisar; ejemplo: Efectivos, Inventarios, Activos Fijos, etc. Nombre específico de la prueba a desarrollar. Fecha de corte a la que se está realizando la revisión. Iniciales de quien realizó y revisó el papel de trabajo (debajo del encabezado o al lado derecho) Para los cruces y/o marcas: Las marcas son signos que el auditor anota en sus papeles de trabajo, para señalar o resaltar un hecho o prueba efectuada, describiendo el significado de la marca ya sea en la hoja donde se realizó o al inicio de cada papel de trabajo. Se realizan cruces en los papeles de trabajo que sirven para relacionar esto. Ésta, es una de las fases principales del trabajo del auditor y facilita la revisión de los expedientes o la consulta de determinado renglón, cifra o concepto, por lo tanto pueden existir diferentes cruces: Todo cruce sale por la derecha y entra por la izquierda al papel correspondiente. Cruces en un mismo documento se relacionan con un número en un círculo y una flecha en la que se note la referencia de uno a otro. Todo número de hojas de referencia se le hace subrayado doble en color rojo y el número en color negro o azul. El índice (letra y/o número) se indican con color rojo. Cuando el cruce es de documento a otro pero en el mismo papel de trabajo, hace referencia al número de la hoja con la que se quieree vincular. Cuando la referencia es a hojas de diferentes papeles de trabajo, se anota el índice y número de hoja que se requiere vincular. 3. Elabora herramientas (formatos) para pruebas 4. Consulta o confirma por correo a la persona involucrada con copia a su jefatura y personal de Auditoría, toda información que se requiera. Interna, Auditor (a) Junior y/o Auditor (a) Senior 5. Realiza pruebas de cumplimiento según programa 6. Realiza pruebas sustantivas según programa

5 7. Determina las observaciones o hallazgos 8. Resume las observaciones o hallazgos en el formulario de Resumen de Debilidades de Control Interno 9. Forma el legajo con los papeles de la revisión 10. Da soporte técnico y supervisión a todo el proceso 11. Revisa el legajo completo, verificando alcances e indicando pruebas a profundizar, pruebas adicionales, documentación suficiente y competente, entre otros y da las indicaciones de asuntos por completar o corregir. 12. Completa y corrige el legajo según el punto anterior Interna Interna 13. Con la lista de RDC realiza un informe mostrando: Introducción (objetivo de trabajo) y Transcripción de la Ley 8292 de Control Interno, requerimiento de la Contraloría General de la República). Comentarios que incluyen: alcances y limitaciones, metodología, resumen ejecutivo y medidas esperadas. Conclusiones (observaciones) y recomendaciones de cada hallazgo. Y/o envía a la jefatura. Colaborador responsable 14. Revisa el informe, aclara y aplica las correcciones necesarias. Interna 15. Envía correo a los encargados y jefaturas relacionadas con las instancias auditadas, indicando la finalización de la revisión y adjuntando a la Dirección Ejecutiva el borrador del informe para su análisis. 16. Convoca por medio de correo electrónico a Encargados y Jefaturas de las instancias relacionadas con la revisión a una reunión, cinco días hábiles antes de la misma, para analizar las observaciones encontradas en la revisión y la viabilidad de las recomendaciones. Interna 17. Tiene oportunidad de leer el informe y ver la documentación de Personal de las

6 respaldo que se relacione con la observación en la que se tenga duda por parte de estas instancias. Instancias auditadas 18. Amplia recomendaciones u observación en caso de ser necesario y lo envía a la Secretaría de la Auditoría Interna 19. Realiza el informe ejecutivo dentro del mismo departamento de acuerdo a las instrucciones de la jefatura y lo imprime para su respectiva firma Secretaria 20. Firman el informe final de manera conjunta Interna y el Colaborador encargado de la revisión 21. Entrega el informe de acuerdo a la POL/AUD punto 4. Secretaria encargado de la revisión 22. Asiste a sesión de Junta Directiva en caso de que ellos lo requieran para la presentación y análisis de dicho informe. 23. Realiza un Resumen de recomendaciones y lo envía a la Dirección Ejecutiva. Interna, Auditor (a) Junior y/o Auditor (a) Senior Secretaria FIN DEL PROCEDIMIENTO HISTÓRICO DE VERSIONES Versión Fecha de cambio Breve descripción del cambio Solicitado por