Como mejorar la eficacia en la elaboración y gestión de proyectos en las fundaciones
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- Salvador Toro Méndez
- hace 8 años
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1 Como mejorar la eficacia en la elaboración y gestión de proyectos en las fundaciones Pau Vidal Madrid, junio 2006
2 Contenidos Características comunes de los proyectos Proyectos y procesos Los elementos de la gestión de proyectos El ciclo de vida de los proyectos Consejos prácticos y reflexiones
3 Cuales son las tendencias en la gestión de organizaciones? Estructuras jerárquicas más planas Más responsabilidades de los empleados Subcontratación de procesos Colaboración con otras organizaciones Mejores sistemas de información y comunicación Mayor transparencia Más involucración de los usuarios y beneficiarios...
4 Como encaja la gestión por proyectos con esas tendencias? La mayor parte de esos cambios organizativos se gestionan por proyectos! La gestión de proyectos no es una moda más en management, sino la mejor manera de implementar cambios organizativos en temas muy diversos
5 Características de la Gestión por Proyectos que la convierten en una herramienta adecuada para gestionar cambios Aumenta la flexibilidad organizativa Delegación y descentralización de la responsabilidad Facilita la cooperación entre diferentes áreas Orientada a la Solución de Problemas Proporciona continuo aprendizaje organizativo Mayor facilidad en Motivar a los Empleados Desarrollo Personal de los Directivos ( )
6 Cuales son las Características comunes de los proyectos? -Orientación a resultados: Las actividades están relacionados por los objetivos. -Duración limitada: Calendario con inicio y final definido, con esfuerzos al cumplimiento de plazos -Singularidad: implica riesgo, incertidumbre. -Utiliza unos recursos concretos. Presupuesto y recursos materiales asignados. -Equipo de personas asignado. -Tiene mecanismos de información propios. Existen sistemas para conocer la marcha del proyecto
7 Proyectos y procesos Es muy importante distinguir claramente los proyectos de los procesos, porque sus características son muy diferentes y, por tanto, sus necesidades de gestión también. Relación entre proyectos y procesos: - Proyecto para crear un proceso - Proyecto para mejorar un proceso
8 Elementos clave de éxito en la dirección de proyectos -Como se definen los objetivos -Planificación realista (calendario, recursos) y seguimiento -Liderazgo -Motivación del equipo de trabajo -Importancia de los proyectos en la organización -Satisfacción de los destinatarios
9 Definición de los objetivos Han de ser:. Verificables. Pocos. Concretos No han de ser:. Deseos. Actividades concretas. Medios para conseguir el objetivo Sin objetivos claros, no hay éxito posible
10 Planificación realista y ajustada Mala planificación: Buena planificación: Una buena planificación es ahorro de tiempo, de dinero y de tensiones en el equipo de trabajo
11 El equipo de trabajo del proyecto Para poder trabajar por Proyectos es imprescindible crear un Espíritu de Equipo. Dificultades para crear el espíritu de equipo: -Dispersión geográfica -Varias responsabilidades simultáneas -Diferentes grados de dedicación Necesidad de convertir personas asignadas a un proyecto en un equipo
12 Satisfacción de los destinatarios del proyecto Necesidad de encontrar el equilibrio entre los métodos de planificación y control de proyectos y la necesaria flexibilidad delante de los requerimientos de los destinatarios. Conocer quienes son es los destinatarios del proyecto, que necesitan, que quieren y cuando tienen razón o no.
13 El ciclo de vida del proyecto Cierre y evaluación Definición Planificación Implementación Tiempo Uso de recursos
14 Ciclo de vida: La definición del proyecto Ofrecer a los responsables que han de aprobar/apoyar al proyecto una estimación sobre los resultados predecibles y una idea aproximada de los requerimientos generales del proyecto. Un estudio de viabilidad de un proyecto debe incluir los elementos necesarios para poder decidir el incio o continuidad del proyecto Grado de detalle de la definición del proyecto: Utilizar el principio de importancia relativa para determinar la profundidad de los análisis a realizar
15 Ciclo de vida: La planificación Cuando más largo y complejo es el proyecto, la planificación ha de ser más detallada Una planificación completa necesita incluir los temas siguientes: 1. Definición 2. Especificaciones 3. Calendario detallado 4. Una estructura detallada del proyecto (WBS) 5. Presupuesto específico
16 Ciclo de vida: Por qué fallan las planificaciones? -Los objetivos del proyecto no son entendidos/compartidos por todo el equipo -Planificación poco realista: El plan del proyecto pretende conseguir muchas cosas en muy poco tiempo. -Mala gestión financiera del presupuesto -Falta de información recogida para hacer la planificación -No se conocían/valoraban de igual manera las fechas claves del proyecto por todos los implicados. -...
17 Ciclo de vida: La implementación 1. Preparación del equipo de implementación 2. Coordinación del trabajo del equipo 3. Seguimiento del trabajo 4. Decidir las acciones necesarias para rectificar desviaciones presupuestarias 5. Ejecutar las acciones necesarias para rectificar desviaciones de calendario 6. Finalización del proyecto a tiempo: analizar objetivos conseguidos y desviaciones en calendario/presupuesto
18 Ciclo de vida: El cierre del proyecto El cierre de un proyecto incluye: Transferir la responsabilidad del proyecto Documentar los resultados Satisfacción de todos los requerimientos del proyecto Liberar el equipo humano y los recursos: - Reasignar a otros proyectos a los miembros del equipo - Reasignar recursos materiales Liquidación de los gastos del proyecto
19 El ciclo de vida del proyecto Cierre y evaluación Definición Planificación Implementación Uso de recursos Tiempo
20 Como mejorar la eficacia en la elaboración y gestión de proyectos en las fundaciones Pau Vidal Madrid, junio 2006
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