Desafíos de gestionar proyectos de analítica de negocios

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1 Desafíos de gestionar proyectos de analítica de negocios

2 Desafíos de gestionar proyectos de analítica de negocios Tipología de proyectos BA Complejidad de proyectos BA Proyectos BA versus tradicionales TI Escenario típico en las organizaciones Recomendaciones Conclusiones

3 Cómo aprovechar estos recursos en su empresa y convertirlos en una activo clave para su organización? Fuente:

4 Tipos de proyectos de BA El término de Analítica de Negocios (BA) puede considerarse como un concepto general que abarca un serie de iniciativas que brindan acceso a la información a los usuarios de una organización, como ser: Integración y Bodegas de datos (DWH) Consultas y reportes Tableros y cuadros de mando Minería de datos/análisis predictivo Gestión del rendimiento (Performance management) Exploración y descubrimiento Herramientas analíticas pre-definidas Automatización de decisiones Minería de texto Análisis Predictivo Aplicaciones Analíticas Integración Inteligencia de Negocios Minería de datos Bodegas de datos OLAP Reportes

5 Valor Information Builders, The four types of analytics Los 4 tipos de Analítica Qué pasó? Analítica Descriptiva Por qué pasó? Analítica Diagnóstico Qué pasará? Analítica Predictiva Qué hacer para que pase? Analítica Prescriptiva Dificultad

6 Complejidad de los proyectos de BA Esfuerzos muy costosos, complejos y desafiantes Datos de muchos orígenes de datos que deben ser integrados y modelados Nuevas tecnologías a considerar Tareas adicionales, cambios en roles y responsabilidades Urgencia por entregar resultados/valor

7 Fuente: Kimball (2013) Complejidad de los proyectos de BA 60% Iniciativas que terminan en abandono o fracaso debido a: Mala planeación Tareas faltantes Fallos en las entregas o compromisos Gerencia de proyecto deficiente No se cubren los requerimientos del negocio Pobre calidad de los entregables

8 Proyectos BA vs proyectos tradicionales TI Importantes diferencias separan estos 2 tipos de proyectos: Ciclos de vida. Metodología. Requerimientos Interesados Alcance y visibilidad Dependencias externas Habilidades del equipo

9 Proyectos BA vs proyectos tradicionales TI Diferencias en el ciclo de vida Ciclo convencional de la Ingeniería del Software Enfoque sistemático y secuencial de desarrollo Finalizar completamente una etapa para avanzar a la siguiente Cada etapa del proceso tiene hitos y documentos Mantenimiento Se necesitan ciclos de retroalimentación Desarrollo Pruebas Implementación Es muy criticado pero a la vez el más utilizado Planeación Requerimientos funcionales Análisis de sistemas Diseño Necesidad del negocio

10 Proyectos BA vs proyectos tradicionales TI Diferencias en el ciclo de vida Ciclo convencional de la Ingeniería del Software Implementación Mantenimiento Pruebas Desarrollo Diseño Planeación Requerimientos funcionales Análisis de sistemas Necesidad del negocio

11 Proyectos BA vs proyectos tradicionales TI Diferencias en el ciclo de vida Ciclo de vida del BA Tiene similitudes con el ciclo de vida en cascada Las similitudes que terminan en lo visual Las fases suelen ser diferentes Describe un proceso evolutivo continuo, sin fin. Es incremental e iterativo.

12 Proyectos BA vs proyectos tradicionales TI Diferencias en el ciclo de vida Un ciclo de vida completo de BA posee 3 características principales: Iteraciones (enfocadas en procesos) Repetición fases o actividades varias veces a través de la vida de la solución de BA. Incremental (enfocado en partes) Adición regular de nuevas funciones o características (Alcance) Espiral (enfocado en bucles) Un proceso de bucles continuos que impulsa el crecimiento o el nivel de detalle.

13 Proyectos BA vs proyectos tradicionales TI Diferencias en el ciclo de vida Ciclo de vida del BA Justificación Arquitectura Implementación Iteraciones Desplegar Construir Diseñar Analizar Planear Operación Evolución

14 Proyectos BA vs proyectos tradicionales TI Diferencias en requerimientos Muy difícil conocer donde comenzar y como proceder Alcance demasiado amplio y las posibilidades son infinitas en proyectos BA Las diferencias con los sistemas de información operacional no son entendidas Requerimientos más complejos en proyectos de BA

15 Proyectos BA vs proyectos tradicionales TI Distintos interesados. Alcance y visibilidad. Mayor número de interesados en proyectos BA Interesados operacionales, tácticos y estratégicos Integran muchas funciones de negocio Trabajadores de conocimiento, mandos medios y ejecutivos El uso de la información: no solo para transacciones, reportes y cumplimiento, también abarca monitoreo, análisis y pronósticos entre otras. Todo lo anterior incrementa las expectativas, problemas, conflictos y comunicaciones.

16 Proyectos BA vs proyectos tradicionales TI Distintas dependencias con terceros. Dependencias organizacionales: Alineados con los objetivos y la estrategia organizacional Participación de trabajadores con conocimiento en relación a estas metas Dependencias tecnológicas: Stack tecnológico del BA es profundo, diverso y muy complejo Las tecnologías cambian en el tiempo, se dan actualizaciones, up-grades, etc. Los proyectos dependen de muchas tecnologías

17 Proyectos BA vs proyectos tradicionales TI Distintas habilidades. Habilidades similares para ambos tipos de proyectos. Algunos roles y habilidades suenan similares pero son muy diferentes en los proyectos BA: Analistas de negocio Modelador de datos Científico de datos Para el gerente de proyectos es indispensable conocer los roles, responsabilidades y actividades asociadas con cada habilidad requerida.

18 Escenario típico en la organizaciones Los GP muchas veces asumen que los proyectos de BA son como cualquiera otra iniciativa o proyecto de software: Preparan un equipo de desarrolladores Reúnen los requisitos de los usuarios de negocios Construyen un modelo (Data Mart) específico, departamento o función Crean algunos informes o consultas estándar Capacitan a la comunidad de usuarios en la nueva capacidad Liberan el equipo tras la finalización del proyecto Repiten el proceso en el próximo proyecto de BI

19 Escenario típico en la organizaciones Reinventamos la rueda cada nuevo proyecto º Las habilidades y el conocimiento de cada proyecto no se aprovechan No se promueve el re-uso de los datos, procesos y capacidades Duplicación en las tareas de integración y calidad de datos Redundancia en el almacenamiento de los datos, recolección de requisitos, etc. Inconsistencia y desconfianza en los datos Esta forma de encarar las cosas ha dado lugar a muchos fracasos de proyectos de BI

20 Escenario típico en la organizaciones Este enfoque desconectado, específico para un solo proyecto promueve todo lo que queremos eliminar con las soluciones BA. Puede ser muy lento y costar mucho dinero No cumplir los objetivos (Bajo uso de las soluciones) Rechazo por parte de los usuarios (No hay adopción)

21 El alcance de la iniciativa va más allá del proyecto actual Ampliación descontrolada del alcance en los proyectos Buscar satisfacer todas las necesidades en un solo esfuerzo Cronogramas retrasados una y otra vez con los nuevos cambios y requisitos El alcance descontrolado se vuelve inmanejable La iniciativa pierde fuerza Es muy importante que la idea de múltiples proyectos o fases sea comprendida desde el primer día.

22 El alcance de la iniciativa va más allá del proyecto actual Sin previsión y planeación (programa) atendemos proyectos en muchas direcciones con poco progreso en los objetivos del negocio Después de entregar la funcionalidad prometida en su proyecto, se solicitan más y más capacidades analíticas Ineficiente y frustrante para los usuarios de negocios y equipo de proyectos de BA por igual

23 Recomendación # 1 Entender las diferencias entre proyectos y programa Programa de BA se compone de varios proyectos relacionados Establecido desde el principio, requisitos priorizados en proyectos por fases Proyectos estén enfocados en satisfacer un objetivo de negocio general Arquitectura. Garantizar la reutilización de tecnologías y técnicas. Optimizar el uso de componentes y la disminución de costos. Estructura de gobierno. Coordinar el presupuesto y la disponibilidad de recursos. Promover el cambio a través del BA

24 Recomendación # 1 (cont.) Entender las diferencias entre proyectos y programas Proyectos Programas Esfuerzos Una vez Continuo Perspectiva Específica Amplia Arquitectura No Obligatorio Foco Corto plazo Mediano/Largo plazo Beneficios del re-uso No Muchos Necesidad de estrategia No Obligatorio

25 Elección de la metodología de proyectos Metodología de proyectos en cascada, la más utilizada Muy estructurada y lenta, poco fluida. Funciona bien para proyectos de sistemas transaccionales No es bueno para proyectos con requisitos muy fluidos como los entornos de BI.

26 Importancia en entender los requerimientos No involucrar a las personas correctas (Negocio, TI) No se entiende o interpreta correctamente la necesidad de los usuarios. Los usuarios van descubriendo nuevas necesidades. Factibilidad. Puede suceder que lo solicitado no sea factible de entregar.

27 Recomendación # 2 Prototipos e Iteraciones para mejores resultados Aplicación de una metodología iterativa con la utilización de prototipos Hacer énfasis en entregas tempranas (agilidad) Participación activa y apropiación por parte de los usuarios de negocio No basta con las entrevistas, utilizar prototipos Ayuda gráfica sobre que puede hacer la solución para los usuarios Permite establecer las expectativas de forma más clara

28 Recomendación # 2 (cont.) Prototipos e Iteraciones para mejores resultados Entregar a los usuarios finales la chance de usar un prototipo: Sugerir mejoras, eliminar requerimientos no necesarios, etc. Promover la adopción y aceptación de la audiencia Afinar el alcance final de la solución Conocer la calidad de los datos Estimular la corrección de los problemas de calidad de datos desde la raíz De los mejores mecanismos para documentar las características y funciones del producto No debe ser visto como un gasto

29 Recomendación # 2 (cont.) Prototipos e Iteraciones para mejores resultados Reducción de costos Evitar que los implementadores adivinen o infieran el alcance. Acortar el tiempo de entrega Eliminar re-procesos requeridos por equivocaciones. Afina los entregables finales Soporta la naturaleza iterativa de los proyectos de BI.

30 Fuente:The Data Warehouse Lifecycle Toolkit, Second Edition Ralph Kimball, Margy Ross, Warren Thornthwaite, Joy Mundy & Bob Becker Recomendación # 3 Priorización de los requisitos Revisar con el negocio y TI Revisar hallazgos de la elicitación Alcanzar consenso sobre prioridades Determinar con los usuarios cuán valioso puede ser, realizar una valoración profunda de la viabilidad de estos Realizar ajustes a la planeación Entender las brechas existentes entre la situación actual y la situación objetivo

31 El problema de la calidad de datos Intentar solucionar todos los inconvenientes de calidad de datos durante el proyecto. Pensar que la calidad de datos solo corresponde al proyecto de BA No entender que la calidad de los datos es crucial en los proyectos de BA No involucrar a los responsables de los datos Los desafíos más grandes en una iniciativa de BA están relacionados con los los datos, desarrollar los procesos de integración para entregar datos con buena calidad suele consumir mucho más tiempo y recursos de los esperados para la solución de BA.

32 Recomendación # 4 Entender cuando invocar el proceso de calidad de datos Determinar la factibilidad (especialmente de datos) tempranamente No avanzar sin considerar los problemas de calidad de datos No subestimar el trabajo de limpieza de datos Entender los problemas de calidad en sistemas transaccionales. Determinar que problemas puede atender y que otros inconvenientes deben ser solucionados en las mismas fuentes Dedicar el tiempo adecuado y utilizar a los expertos en las temáticas de negocio Si la calidad de datos es pobre Buscar requerimientos alternativos con alto valor Asignar recursos (no del equipo de BI) a los desafíos de datos

33 El costo de la falta de comunicación No se cuenta con un plan de comunicación efectivo No involucrar a las personas correctas en las comunicaciones No se documentan numerosos aspectos como: Necesidades de los usuarios Integración de los datos Aplicaciones analíticas Uso y rendimiento Ver la documentación como una carga para el proyecto. La documentación debe ser un medio de comunicación del proyecto entre todos los interesados

34 Recomendación # 5 Contar con un marco de gestión sostenible La documentación está diseñada para ser un medio de comunicación de la información del proyecto entre todos los interesados Metadatos. Capturar y almacenar información para mantener y sostener un entorno de BA Es una pieza fundamental de toda la iniciativa.

35 Recomendación # 6 Establecer acciones para gestionar el cambio Contar con un patrocinador activo y visible en toda la organización. El patrocinador juega un rol clave en evangelizar la alineación con el negocio, remover barreras y atender los problemas con comunicaciones formales e informales. Una estrategia para las comunicaciones con un plan efectivo para conducir y comunicar los objetivos del BI.

36 Recomendación # 6 (cont.) Establecer acciones para gestionar el cambio Programa de entrenamiento efectivo. Despliegue de nuevas capacidades, refuerzo en los actuales y la incorporación de los nuevos interesados. Dirigir los entrenamientos a cada perfil de usuarios. Enfocado en las aplicaciones de negocio y datos, así como en las herramientas tecnológicas. Embeber el BI en la cultura de la organización a través del esfuerzo continuo en las comunicaciones, y la entrega visible de resultados para el negocio.

37 Recomendaciones # 1 Entender las diferencias entre proyectos y programa # 2 Prototipos e Iteraciones para mejores resultados # 3 Priorización de los requisitos # 4 Entender cuando invocar el proceso de calidad de datos # 5 Contar con un marco de gestión sostenible # 6 Establecer acciones para gestionar el cambio

38 Qué enfoque utilizan los gerentes de proyectos de BA más experimentados? Planear teniendo en mente el cambio Adaptar la ejecución del proyecto a la naturaleza del mismo Trabajar en equipo Trabajar con las situaciones no en contra de ellas Ganar compromiso

39 Muchas gracias

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