MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTO DE LA GERENCIA DE FACTURACION DE VENEZOLANA DE ALIMENTOS LA CASA S.A

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1 Código: MNPF 001 Página: 1 de 54 MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTO DE LA GERENCIA DE DE VENEZOLANA DE ALIMENTOS LA CASA S.A

2 Código: MNPF 001 Página: 2 de 54 ÍNDICE CONTENIDO Pág. INTRODUCCIÓN 3 OBJETIVO Y ALCANCE 4 UNIDADES INVOLUCRADAS. 5 MARCO JURIDICO. 6 NORMAS GENERALES 7 NORMAS ESPECIFICAS Facturación a entes gubernamentales Facturación a clientes Privados Facturación de Red de Abastos y Mercados Facturación (Plantas Procesadoras y Agro tiendas) 20 FLUJOGRAMAS 22 FORMATOS 26 INTRUCTIVOS Corporación Casa 38 Productora y Distribuidora Venezuela de Alimentos PDVAL 39 Red de Abastos Bicentenarios (CATIVEN) 39 Mercal 40 Industrias Diana 41 Industrias Dianas/ Lácteos los Andes 41 Frigorífico Ordaz Friosa 42 Empresas Privadas 42 Red de Abasto Venezuela 43 ANEXOS 44

3 Código: MNPF 001 Página: 3 de 54 INTRODUCCIÓN La empresa Venezolana de Alimentos La Casa, S. A. (VENALCASA), es una institución autosustentable con sentido socialista; ya que su misión y visión están enmarcados dentro de los programas agroalimentarios emprendidas por el Gobierno de la República Bolivariana de Venezuela, a través de la misión alimentación. De acuerdo a lo estipulado en las diferentes normas legales y organizativas de la institución, se ha elaborado el presente manual con un lenguaje claro y sencillo, con el propósito fundamental de suministrar una herramienta documental que servirá de apoyo administrativo para todas aquellas personas interesadas en conocer los objetivos, misión y visión, marco legal, procedimientos administrativos, funciones y atribuciones de la, como lo son Entes Gubernamentales, Privados, Areperas, Abastos, Mercados Comunales, Agro tiendas y Sub-Productos. Por tal motivo este manual constituye un instrumento de referencia para el conocimiento de cómo debe llevarse a cabo las rutinas y directrices para la capacitación, inducción y evaluación del personal adscrito a la ; además de contribuir al adecuado reclutamiento y selección de los trabajadores para cada una de las secciones de la Coordinación.

4 Código: MNPF 001 Página: 4 de 54 OBJETIVO La, adscrita a la empresa Venezolana de Alimentos La Casa, S.A., busca proporcionar a través de este manual a las diferentes secciones de la Coordinación, las normas y procedimientos para realizar el proceso de facturación; que permitirá consultar, conocer y llevar a cabo las actividades de los empleados adscritos al área, con el objeto de desarrollar con eficiencia y eficacia los procesos administrativos. Así como también, unificar y controlar el cumplimiento de las normas legales vigentes en el proceso de facturación, coordinar, delimitar y precisar las actividades, funciones, responsabilidades, desempeño y eficiencia del personal adscrito a las Secciones de la ; simplificando y agilizando de forma efectiva las operaciones respectivas del área.

5 Código: MNPF 001 Página: 5 de 54 ALCANCE El presente manual comprende el procedimiento y las instrucciones para la facturación de las empresas, teniendo en cuenta las diferentes formas de pago, y el manejo de documentos involucrados en el proceso. Las Normas contenidas en el presente Manual son de estricto cumplimiento por la de la empresa, con el objeto de normalizar los procedimientos administrativos.

6 Código: MNPF 001 Página: 6 de 54 UNIDADES INVOLUCRADAS 1. La Dirección de Operaciones, emitirán los documentos respetivos para el proceso de facturación. 2. La Dirección de Administración y Finanzas, aprobará la documentación correspondiente que será emitida al cliente. 3. La Gerencia de Facturación, aprobará las comunicaciones internas entre los diferentes departamentos, Plantas Procesadoras Abastos y Agro tiendas. 4. Auditoría Interna, es el responsable de efectuar el control interno de las Unidades Involucradas en este proceso, velará por el estricto cumplimiento de las normas y procedimientos establecidos en este manual, además de realizar las respectivas recomendaciones en el proceso. 5. Las plantas informan a la Gerencia de Facturación los 15 y los 30 de cada mes, los libros de ventas, por la facturación emitidas por venta de sub-producto, por ventas de abastos directos y agro tiendas. 6. El Dpto. de Control de Ingreso nos remite, todas las ventas realizada en los abastos directo que venden de forma manual y se soporta con una factura verificando la ventas en el libro, donde detalla: el producto, precio unitario, fecha, cantidad etc. 7. El Dpto. de Cuentas por cobrar es responsable de recibir todas las facturas emitidas en la Gerencia de Facturación, para luego entregarla a los entes correspondientes. 8. La Gerencia de Contabilidad se encarga de recibir los libros de ventas, los 5 de cada mes, de todas las facturas emitidas por las ventas de sub producto, Agrotiendas, abastos, para su respectiva declaración de impuesto sobre la renta.

7 Código: MNPF 001 Página: 7 de 54 MARCO JURÍDICO Los principales ordenamientos jurídicos que sustentan los procesos administrativos de la, son los que a continuación se enuncian: Constitución de la República Bolivariana de Venezuela. Reforma publicada en Gaceta Oficial de fecha 19 de febrero de 2009, bajo el Nº 5.908, específicamente los artículos 7, 112, 117, 137 y 147. Ley Orgánica de la Contraloría General de República y del Sistema Nacional de Control Fiscal, Gaceta Oficial Nº de fecha 17 de diciembre de 2001, de acuerdo al Artículo 2, así como lo dispuesto en el Titulo II Del Sistema Nacional de Control Fiscal Capítulo II Del Control Interno, artículos 35 al 41. Código Orgánico Tributario, Gaceta Oficial de la República Bolivariana de Venezuela Nº del 17 de octubre de 2001, según artículos 1,13,19, 22 numeral 3, art. 27 y 31 numeral 1. Ley del IVA, publicada en Gaceta Oficial N , de fecha 1 de septiembre de 2005, de acuerdo a los Artículos 1, 5 Parágrafo Segundo, art. 7, 47 y del 54 al 58. Ley del Impuesto sobre la renta (ISLR) según Gaceta Oficial N Extraordinario de fecha 28 de diciembre de 2001, artículos 1, 4, 7 y 16. La presente Providencia entra en vigencia a partir de su publicación en Gaceta Oficial y deroga expresamente a la Providencia Administrativa Nº 0257 de fecha 19/08/2008 publicada en Gaceta Oficial Nº de la misma fecha.

8 NORMAS GENERALES Código: MNPF 001 Página: 8 de La a través de cada una de sus secciones, será la responsable de realizar el proceso de facturación los distintos clientes de Venezolana de Alimentos La Casa, S.A. 2. Mantener el control de toda la documentación asociada a la facturación recibida de las diferentes plantas procesadoras abastos y Agrotiendas. 3. Informar a la Presidencia de la empresa, Dirección de Administración de Finanzas y demás unidades mediante cuadro estadístico, un promedio de la facturación semanal y mensual por entes Gubernamentales y Privado. 4. Revisar y distribuir las copias de las facturas emitidas por cada una de las secciones adscritas a la coordinación, al Departamento de Contabilidad, Control de Ingresos y Cuentas por Pagar. 5. Controlar el inventario de los talonarios de facturas y talonarios de orden de entrega, para todas las plantas que tienen asignada una serie y son los responsables de realizar el proceso de facturación. 6. Llevar un control semanal de todos los registros de ventas y orden de entrega, que son enviado por el Dpto. de ventas. 7. Las facturas elaboradas por concepto de Órdenes de Servicio de los Clientes; PDVAL y Corporación Casa, serán emitidas de acuerdo a lo establecido en los contratos correspondientes. 8. La documentación requerida para efectuar los diferentes procesos de Facturación será la siguiente en original y cuatro (4) copias: Facturación por Venta de Consumo Humano: Nota de entrega de la empresa sellada y firmada tanto, por la Institución tanto por la compañía receptora. Facturación de Ordenes de Servicio:

9 Código: MNPF 001 Página: 9 de 54 Nota de Entrega Original de la empresa firmada y sellada tanto por la Institución como por el Centro de Acopio. Nota de Entrega Digital Original de la Corporación Casa sellada y firmada respectivamente. Acta de Recepción Original. Guía de Seguimiento y Control de Productos Alimenticios Terminados Original, emitido por la Superintendencia Nacional de Silos, Alimentos y Depósitos Agrícolas (SADA), sellada y firmada. Guía Vehicular por parte de la Empresa PDVAL. 9. El diseño de las facturas deben cumplir con la normativa establecida en la Providencia 0257 vigente desde el 19/08/2008, en cuanto a las disposiciones relacionadas con la Impresión y Emisión de Facturas y otros documentos. 10. Será responsabilidad de la Gerencia de Operaciones, remitir las Notas de Entrega recibidas firmadas y selladas a la Gerencia de Facturación, donde lo recibe la Coordinación de Privado, para su respectivo registro. 11. Controlar que se cumplan los procedimientos, como lo requiere cada Ente.

10 NORMAS ESPECÍFICAS Código: MNPF 001 Página: 10 de Realizar la facturación con la documentación previamente aprobada y remitida por la Dirección de Operaciones, verificando que exista toda la documentación exigida para tal fin: La orden de despacho debe estar, autorizada, firmada y sellada por el departamento correspondiente. La nota de entrega debe quedar firmada y sellada por el funcionario que entrega el producto y quien lo recibe. La nota de entrega digital de la corporación casa debe estar firmada y sellada al igual que la nota de entrega de la empresa. Sellos húmedos de cada institución en señal de conformidad de lo recibido. Acta de Entrega firmada y sellada. 2. La Dirección de Operaciones remitirá copia de las Órdenes de Servicio y Compras firmadas y selladas por la Corporación Casa y Venezolana de Alimentos La Casa, S. A., a fin de llevar un control y seguimiento de la facturación de las mismas. 3. Verificar los datos fiscales de la empresa, razón social o cliente: Domicilio Fiscal. Número de Registro de Identificación Fiscal (RIF). Domicilio fiscal. 4. Emitir la factura de acuerdo a la planta empaquetadora, procesadora o Agrotienda, que realiza el despacho, con los documentos antes mencionados y las normas legales. 5. Especificar en la factura; forma de Pago, número de orden de despacho, nota de entrega y contrato (si existe) y fecha en que se emite, detallar claramente y de forma sencilla la descripción de la venta, cantidad, precio unitario (en caso de poseer alícuota o impuesto del IVA, se debe señalar la base imponible al cual se le está calculando el impuesto) y por último debe contener sub total y el total de la factura. Las facturas no deberán tener tachaduras ni enmendaduras, salvo que el SENIAT lo autorice.

11 Código: MNPF 001 Página: 11 de La factura deberá ser firmada y sellada por la persona que la emite, revisada y aprobada por el Coordinador de Facturación. 7. Relacionar las facturas emitidas a crédito, para luego remitirlas al Dpto. de Cobranzas. 8. Registrar cada una de las facturas con un orden correlativo, en el Libro de Ventas (Incluyendo las facturas anuladas), y enviar al cierre de cada mes al Departamento de Impuestos para su respectiva declaración. 9. El proceso de facturación de las Plantas Empaquetadoras de Catia I y II, Quibor, Urachiche y Mampote, así como el Analista Administrativo encargado de la Sección de Sub-Productos de las Plantas Procesadoras: Turen, Generalísimo Francisco de Miranda, Juana Ramírez la Avanzadora, Guanare, San Francisco, La veguita, Bravo Cacique, Achagua, Zamora Vive, Chaguaramas, valle Guanape; y de las Agrotiendas: Barinas, central, Altagracia, Guácara, Chivacoa y los mercado comunales, serán los encargados de elaborar el proceso de facturación; además de remitir semanalmente la relación de los Libros de Ventas en digital y físico de las facturas elaboradas a la Sede Principal, por la venta de: Venta de Alimentos para consumo humano. Venta de Alimentos para consumo animal. Servicio de Retiro, trillado (en el caso del rubro Arroz), almacenaje, empaquetado y distribución a los centros de acopio a nivel nacional. 10. Se debe suministrar las notas crédito realizadas en la a Contabilidad y al Departamento de Impuesto. 11. Archivar las copias de las facturas de color verde (facturación), con sus respectivos soportes. 12. La Gerencia de Facturación se encarga de facilitar al Finanzas, un reporte diario, semanal y mensual, donde se refleje lo facturado. 13. L a Gerencia de Facturacion es responsable de soportarle un aviso en prensa, acta de conformidad y un acta explicativa, a todas aquellas notas de entrega que no tenga la original anexa a la documentación.

12 Código: MNPF 001 Página: 12 de 54 FACTURACIÓN 1.1 Facturación a los Entes Gubernamentales: Se factura de acuerdo a las ventas de insumos pertenecientes a venezolana de Alimentos La Casa, S.A., y servicios de empaquetado prestados a las Corporación Casa, PDVAL, Red de Abastos Bicentenario, Cval, Friosa, Lácteos Los Andes, Piedras Blancas e Industrias Diana. 1.2 Objetivos: Realizar el proceso de facturación dentro de los requisitos establecidos por las Leyes establecidas, por cada uno de los Entes Gubernamentales. RESPONSABLE Coordinador de Ventas Dirección de Operaciones (Cuando es un servicio de empaquetado) (Cuando es venta del producto) ACCION 1. Recibe la solicitud del Despacho por parte del ente, remitiendo la información al jefe de planta. 2. La planta empaquetadora realiza la transcripción de la nota de entrega de la empresa Venalcasa en la Nota de Entrega de CASA (únicamente en el caso de Corporación Casa), así como los diferentes documentos legales para el Despacho (Ver anexo 1 y 2). 3. Recibe los documentos antes mencionados firmados y sellados, en señal de recepción del producto por parte de los entes. 4. Procede a efectuar la revisión de los documentos recibidos. 5. Cuando es por venta de producto emite un registro de venta (Ver anexo 3) y anexa la nota de entrega y los demás soportes, los cuales deben estar sellados

13 Código: MNPF 001 Página: 13 de 54 Coordinador de Ventas Dirección de Operaciones (Cuando es un servicio de empaquetado) (Cuando es venta del producto) Analista Gubernamental (Sección de Entes Gubernamentales) Coordinador de Facturación Gubernamental (Sección de Entes Gubernamentales) Analista Gubernamental (Sección de Entes Gubernamentales) y firmados. 6. Elabora memorando en original y copia especificando las notas de entrega y soportes para enviar a la, para su respectiva Facturación. 7. La Sección de Entes Gubernamentales, en caso de haber inconsistencia o disparidad en cantidades, montos, firmas o sellos en la documentación recibidos procede a su devolución o solicitud de oficios explicativos de los errores cometidos, con el objeto de dejar constancia de los mismos. 8. Recibe y revisa la documentación recibida conforme a los requerimientos de la normativa legal vigente y de acuerdo a lo estipulado por cada uno de los entes. 9. En caso de estar conforme procede a ingresar los datos de las Notas de Entrega para elaborar la Factura (Ver Anexo 4). 10. Revisa el documento, de estar conforme guarda los datos, habilita o imprime la factura, firma y sella (ver anexo 5). 11. Anexa a la factura los documentos necesarios para enviar a la, para su respectiva revisión 12. Coordinador de Entes Gubernamentales verifica y revisa facturas y envía nuevamente al analista. 13. Desglosa y distribuye las facturas (originales y copia) con sus respectivos soportes, de la siguiente

14 Código: MNPF 001 Página: 14 de 54 Analista Gubernamental (Sección de Entes Gubernamentales) manera: Cliente: Original (Blanca), copia de Nota de Entrega con sus respectivos soportes. Sección de Entes Gubernamentales: Facturación y Cobranza (Verde y Azul) para su archivo con copia de los soportes de facturación (notas de entrega, orden de despacho, orden de compra, guía Sada) y cobranzas (depósitos o transferencias) Dpto. de Contabilidad: Contabilidad (Rosada y Amarilla), para su registro contable. La factura amarilla se envía con el depósito o transferencia anexa una vez recibido. 14. Registra en los libros de ventas, cada una de las facturas emitida por la coordinación de Facturación. 15. Se remite relación de todas las facturas emitidas al Dpto. de cobranzas. 16. Se Remite al final del día el reporte diario al Finanzas (ver anexo 6) 17. Semanalmente se entregará a la Dirección de Administración y Finanzas, Dirección de Operaciones una relación de las notas de Entregas Facturadas y por Facturar. 18. Se entrega semanalmente una relación de todos los registros de ventas facturado a la Coordinación de Ventas.

15 Código: MNPF 001 Página: 15 de Facturación a los Clientes Privados: Se factura de acuerdo a las ventas de insumos pertenecientes a venezolana de Alimentos La Casa, S.A. 2.2 Objetivos: Realizar el proceso de facturación dentro de los requisitos establecidos por las Leyes. RESPONSABLE Coordinador de Ventas Dirección de Operaciones Analista de Entes Privado (Clientes Privados) ACCION 1. Recibe la solicitud del Despacho por parte del cliente. 2. Una vez recibido el pago, ya sea por punto de venta, depósito o transferencia, realiza el despacho emitiendo una nota de entrega (Ver anexo 1). 3. Emite un registro de venta (Ver anexo 3) y anexa la nota de entrega y original del pago, los cuales deben estar sellados y firmados. 4. Elabora memorando en original y copia especificando, los registros de ventas, las notas de entrega y recibos de pagos para enviar a la, para la respectiva Facturación. 5. La Sección de Clientes Privados y Empleados en caso de haber inconsistencia o disparidad en cantidades, montos, firmas o sellos en la documentación recibidos procede a su devolución o solicitud de oficios explicativos de los errores cometidos, con el objeto de dejar constancia de los mismos. 6. En caso de estar conforme procede a ingresar los datos de las notas de entrega y

16 Código: MNPF 001 Página: 16 de 54 Analista de Entes Privado (Clientes Privados ) Coordinador de Facturación Entes Privados (Sección de Entes Privados) Analista de Entes Privado (Clientes Privados ) recibo de pago para elaborar la Factura (Ver Anexo 4). 7. Revisa el documento, de estar conforme guarda los datos, habilita o imprime la factura, firma y sella (ver anexo 5). 8. Anexa a la factura los documentos necesarios para enviar a la Coordinación de Facturación (Privados), para su respectiva revisión. 9. Coordinador de entes privados verifica información y pasa nuevamente al analista. 10. Desglosa y distribuye las facturas (originales y copia) con sus respectivos soportes, de la siguiente manera: Cliente: Original (Blanca). Sección de Clientes Privados y Empleados : Facturación y Cobranza (Verde y Azul) para su archivo con copia de los soportes de facturación (notas de entrega, orden de despacho, y cobranzas (depósitos o transferencias) Dpto. de Contabilidad: Contabilidad (Rosada y Amarilla). La factura amarilla se envía con el depósito o transferencia original anexa. 11. Registra en los libros de ventas, cada una de las facturas emitida en la coordinación de Facturación.

17 Código: MNPF 001 Página: 17 de Se remite relación de todas las facturas emitidas al Dpto. de cobranzas.(ver anexo 6) 13. Semanalmente se entregará a la Dirección de Administración y Finanzas, y a la Dirección de Operaciones, una relación de los registros de ventas facturadas y por facturar. 14. Registra en los libros de ventas, cada una de las facturas emitida en la coordinación de Facturación.

18 Código: MNPF 001 Página: 18 de Facturación de Red de Abastos y Mercados: Se factura de acuerdo a las ventas de insumos suministrados por venezolana de Alimentos La Casa, S.A. 4.1 Objetivos: Realizar el proceso de recepción y revisión de cada factura emitida por los abastos y Mercados de las ventas realizadas. RESPONSABLE Dirección de Operaciones Analista red Abasto Venezuela (Sección Abasto y Mercados) ACCION 1. Recibe y consolida de acuerdo a los despachos realizados y a las ventas recibidas por los abastos, rutas y mercados y los depósitos enviados. 2. Cuando son ventas realizadas a los abastos indirectos, emite un registro de venta (Ver anexo 3) y anexa la nota de entrega y original del pago, los cuales deben estar sellados y firmados. 3. Elabora memorando en original y copia especificando, los registros de ventas, las notas de entrega, recibos de pagos y las facturas enviadas de las ventas realizadas para enviar a la Coordinación de Facturación, para la respectiva Facturación. 4. La Sección de Abastos y Mercados en caso de haber inconsistencia o disparidad en cantidades, montos, firmas o sellos en la documentación recibidos procede a su devolución o solicitud de oficios explicativos de los errores cometidos, con el objeto de dejar constancia de los mismos. 5. Recibe y revisa la documentación recibida conforme a los requerimientos de la normativa legal vigente. 6. En caso de estar conforme procede a ingresar los datos de las notas de entrega y recibo de pago para elaborar la Factura (Ver Anexo 4).

19 Código: MNPF 001 Página: 19 de 54 Analista red Abasto Venezuela (Sección Abasto y Mercados) Coordinación de Red Privado (Sección Red Abasto Venezuela) Analista Red Abasto Venezuela (Sección Abasto y Mercados) 7. Revisa el documento, de estar conforme guarda los datos, habilita o imprime la factura, firma y sella (ver anexo 5). 8. Anexa a la factura los documentos necesarios para enviar a la, para su respectiva revisión 9. Coordinador de Red Venezuela verifica, revisa la información y envía nuevamente al analista. 10. Desglosa y distribuye las facturas (originales y copia) con sus respectivos soportes, de la siguiente manera: Cliente: Original (Blanca). Sección de Abastos, Rutas y Mercados: Facturación y Cobranza (Verde y Azul) para su archivo con copia de los soportes de facturación (notas de entrega, orden de despacho, y cobranzas (depósitos o transferencias) Dpto. de Contabilidad: Contabilidad y Tesorería (Rosada y Amarilla). La factura amarilla se envía con el depósito o transferencia original anexa, una vez recibido. 11. Registra en los libros de ventas, cada una de las facturas emitida en la coordinación de Facturación. 12. Las facturas de las ventas de los abastos directos, se revisa y se relacionan para enviar al Departamento de Contabilidad.

20 Código: MNPF 001 Página: 20 de Envía al final del día el reporte diario a la (ver anexo 6) 14. Semanalmente se entregará a la Dirección de Administración y Finanzas, y a la Gerencia Gestión Alimentaria, una relación de los registros de ventas facturadas y por facturar.

21 Código: MNPF 001 Página: 21 de Facturación de las Plantas Procesadoras y Agro tiendas: Se factura de acuerdo a las ventas de insumos suministrados por Venezolana de Alimentos La Casa, S.A. 4.2 Objetivos: Realizar el proceso de facturación dentro de los requisitos establecidos en la ley de la empresa de las ventas realizadas por cada una de las Plantas Procesadoras y Agro tiendas. RESPONSABLE Dirección de Operaciones Red Privado (Sección Plantas Procesadoras y Agrotiendas). Analista Entes Privado (Sección Plantas Procesadoras y Agrotiendas). ACCION 1. Recibe la solicitud de Despacho por parte del Cliente, Razón Social o Persona Natural. 2. Realiza la Nota de Entrega de la Empresa (Ver anexo 1). 3. Procede a efectuar la entrega y revisión de los productos. 4. Recibe y revisa la documentación entregada, conforme a los requerimientos de la normativa legal. 5. Revisa y elabora la Factura conforme a los datos suministrado por el Cliente, Razón Social o Persona Natural, habilita o transcribe la factura de forma manual (ver anexo 7). 6. Anexa a la factura los documentos necesarios para su respectiva firma. Cliente: Factura Original (Blanca), copia de Nota de Entrega de la Empresa. Planta Procesadora: Copia Azul o copia Blanca Planta según sea el caso, que mantiene para su información, copia Nota de Entrega de la Empresa y Relación de notas

22 Código: MNPF 001 Página: 22 de 54 Analista Entes Privado (Sección Plantas Procesadoras y Agrotiendas). Coordinación de Red Privado (Sección Plantas Procesadoras y Agrotiendas) de entrega facturadas. 7. Remite la Factura con sus respectivos soportes a la Sede Principal de la siguiente manera: : Copia de la factura (amarilla) para su información, control y respectivo cobro si es por cobrar, en caso de estar cancelada anexar depósito identificado con el número de factura. Contabilidad: Copia de la Factura (Rosada), para su registro contable. Facturación: Copia Verde (según sea el caso) que mantiene para su información y copia de la Nota de Entrega de la Empresa. Remisión del juego completo de las factura si es anulada, conservando únicamente fotocopia de la misma para su registro y control. 8. Envía al final del día el reporte diario a la (ver anexo 6)

23 Código: MNPF 001 Página: 23 de 54 FLUJOGRAMAS Flujograma de procedimiento para la facturación en lo entes gubernamentales Analista de facturación Coordinador de de entes gubernamentales facturación Área de ingreso Área de cobranzas Inicio Recibe desde la coordinación de facturación registros de ventas El analista revisa que cumplan con lo requisitos exigidos Aprobacion NO Son devueltos SI El analista procede a facturar y entrega al coordinador Recibe y revisa Aprobación Recibe y procede a desglosar y sacar copia SI Firma y sella y devuelve al analista NO Devuelve al analista para que realice respectivas correcciones Selecciona las que son de contado y las que son crédito y envía 1 2 Las que son de contado a una de las copias de la factura se le anexa el deposito o transferencia Se pasan a contabilidad el libro de venta y la relación de las facturas Las que son de crédito se relacionan y se pasan a la coordinación de cobranza Recibe documentos Recibe documentos Relacionar y pasar a la coordinación de ingreso Relacionar las facturas en el libro de ventas

24 Código: MNPF 001 Página: 24 de 54 Flujograma de procedimiento para la facturación de cliente privados Analista de facturación de Coordinador de entes privados facturación Coordinador de ventas Área de cobranzas Inicio Recibe solicitud de despacho por parte del cliente Recibe y verifica Recibido el pago realizar despacho emitiendo nota de entrega Emitir registro de venta anexando nota de entrega y original de pago Aprobación Elaborar memorando(original y copia) especificando: registro de ventas, notas de entrega y registros de pagos y enviar a la coordinación de facturación NO Se devuelve para que sean corregidos los errores SI Ingresar los datos de notas de entrega y recibos de pago para elaborar factura imprimir factura firmar y sellar anexar documentos necesarios y enviar al coordinador de facturación Recibe y revisa la información Desglosa y distribuye facturas con sus respectivos soportes Revisado devuelve al analista Registra en libros de ventas cada una de las facturas emitidas Se remite relación de todas la facturas emitidas al Dpto. cobranzas Recibe documentación Semanalmente entregar a la dirección de administración y finanzas y a la dirección de operaciones relación de registro de ventas facturadas y por facturar Registrar en libros cada una de las facturas emitidas en la coordinación de facturación Fin

25 Código: MNPF 001 Página: 25 de 54 Flujograma de procedimiento para la facturación de red de abastos y mercados Área de contabilidad Dirección de operaciones Analista de facturación de red de abasto Venezuela Coordinador de facturación Inicio Recibe y consolida acuerdo de despachos realizados, ventas, rutas, mercados y depósitos enviados. Elaborar memorando (original y copia) especificando: registros de ventas notas de entrega, recibos de pagos y facturas enviadas de ventas y enviar a la coordinación de facturación Recibe y revisa Rechazado SI Se devuelve con oficio explicativo para que sean corregidos respectivos errores NO Ingresa datos de notas de entrega y recibo de pago Elaborar factura imprimir, firmar y sellar Anexarle documentos necesarios y enviar a la coordinación de facturación Recibe y revisa Desglosa y distribuye facturas con sus respectivos soportes Revisado devuelve al analista Registra en el libro de ventas cada una de las facturas emitida Recibe documentos Relacionar facturas de ventas de abastos directos y enviar al Dpto. contabilidad Enviar reporte diario a la coordinación de facturación y semanalmente a la dirección de administración finanzas y a la gerencia de gestión alimentaria relación de registros de ventas facturadas y por facturar Fin

26 Código: MNPF 001 Página: 26 de 54 Flujograma de procedimiento para la facturación de la Plantas procesadoras y Agro tiendas Área de contabilidad Dirección de operaciones Analista de facturación entes privados Coordinador de facturación Inicio Recibe la solicitud de Despacho por parte del Cliente, Razón Social o Persona Natural. Realiza la Nota de Entrega de la Empresa Procede a efectuar la entrega y revisión de los productos Recibe y Revisa la Documentación Revisa y elabora la Factura conforme a los datos suministrado por el Cliente, habilita o transcribe la factura de forma manual Anexa a la factura los documentos necesarios para su respectiva firma Remite Copia de la Factura (Rosada), para su registro contable. Enviar al final del día reporte diario a la coordinación de facturación Copia de la factura (amarilla) para información, control y respectivo cobro Fin

27 FORMATOS Código: MNPF 001 Página: 27 de FORMATO GF FORMATO GF FORMATO GF FORMATO GF FORMATO GF FORMATO GF FORMATO GF FORMATO GF FORMATO GF FORMATO GF FORMATO GF-011.

28 Código: MNPF 001 Página: 28 de 54 FORMATOS Formato GF.001 / Acta de Conformidad De conformidad con lo establecido en el artículo 42 de la Providencia Administrativa Nº 0257, quien suscribe, en mi carácter de de la compañía Venezolana de Alimentos la Casa, S.A, identificada con el RIF G , certifico bajo fe de juramento que el documento N XXXX que antecede es copia fiel y exacta de la factura que aparece en los archivos de la sociedad. Firma y sello: Nombre y Apellidos: Cargo: Fecha:

29 FORMATOS Código: MNPF 001 Página: 29 de 54 Formato GF. 002 / Acta Explicativa ACTA EXPLICATIVA PARA: Corporación La Casa DE: Venezolana de Alimentos La Casa / Dto. Facturación ASUNTO: En el Texto FECHA: 11/10/2012 Me dirijo a ustedes en la oportunidad de saludarle y a su vez informarle que en la Nota de Entrega de Casa Nº xxxxxx, fue colocado por error humano el N/E xxxx como el número de nota de Venalcasa, la cual en su correlativo corresponde en la nota digital debe ser xxxx. de las mismas Sin más que hacer referencia y a la espera de que se realicen las respectivas correcciones Atentamente, Nombre y Apellido Cargo

30 FORMATOS Código: MNPF 001 Página: 30 de 54 Formato GF.003 / Reporte Diario CONSOLIDADO DIARIO VENEZOLANA DE ALIMENTOS LA CASA, S.A. GERENCIA DE LÁCTEOS LOS ANDES FACTURACIÓN DEL DIA NOTA DE ENTREGA POR FACTURAR EN ADMINISTRACION ACUMULADA POR ENTES MENSUAL OBSERVACIÓN PDVAL 0,00 0,00 0,00 CORPORACIÓN CASA 0,00 0,00 0,00 RED DE ABASTOS BICENTENARIO 0,00 0,00 0,00 FRIOSA 0,00 0,00 0,00 MERCAL 0,00 0,00 0,00 COMERCIALIZADORA PIEDRAS BLANCAS 0,00 0,00 0,00 LÁCTEOS LOS ANDES 0,00 0,00 0,00 INDUSTRIAS DIANA 0,00 0,00 0,00 CVAL 0,00 0,00 0,00 TOTAL FACTURADO ENTES GUBERNAMENTALES 0,00 0,00 0,00 ENTES PRIVADO FACTURACIÓN DEL DIA NOTA DE ENTREGA POR FACTURAR EN ADMINISTRACION ACUMULADA POR ENTES MENSUAL OBSERVACIÓN EMPRESAS PRIVADAS 0,00 0,00 0,00 TOTAL PRIVADO 0,00 0,00 0,00 INGRESOS DIRECTOS FACTURACIÓN DEL DIA NOTA DE ENTREGA POR FACTURAR EN ADMINISTRACION ACUMULADA POR ENTES MENSUAL ABASTOS 0,00 0,00 0,00 OBSERVACIÓN TOTAL ABASTO DIRECTOS 0,00 0,00 0,00 TOTAL FACTURADO VENALCASA 0,00 TOTAL POR FACTURAR VENALCASA 0,00

31 COORDINACION ENTES PRIVADOS COORDINACION ENTES GUBERNAMENTAL MANUAL DE NORMAS Y FORMATOS Código: MNPF 001 Página: 31 de 54 Formato GF. 004/ Cierre del mes POR MES AÑO 2014 CLIENTE ENERO FEBRERO MARZO ABRIL MAYO JUNIO JULIO AGOSTO SEPTIEMBRE OCTUBRE NOVIEMBRE DICIEMBRE TOTAL CASA 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 PDVAL 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 BICENTENARIO 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 PIEDRAS BLANCAS 0,00 0,00 0 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 LACTEO LOS ANDES 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 INDUSTRIAS DIANA 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 FRIOSA 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 MERCAL 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 CVAL 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 TOTAL 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 CLIENTE ENERO FEBRERO MARZO ABRIL MAYO JUNIO JULIO AGOSTO SEPTIEMBRE OCTUBRE NOVIEMBRE DICIEMBRE TOTAL PRIVADO 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 GALPON Nº 13 (EMPLEADO, AREPERAS Y ABASTOS ALIADOS) 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 ABASTOS DIRECTOS S/M 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 ABASTO DIRECTO C/M 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 AGROTIENDAS 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 SUB PRODUTOS 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 TOTAL 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 TOTAL GENERAL FACTURADO 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00

32 Código: MNPF 001 Página: 32 de 54 FORMATOS Formato GF.005 / Relación de Ordenes de Entrega RELACIÓN DE ORDENES DE ENTREGA EMITIDOS POR RUBRO VENEZOLANA DE ALIMENTOS LA CASA, S.A. RIF G CORPORACION DE ABASTECIMIENTO Y SERVICIOS AGRÍCOLAS, S.A. RIF. G FECHA: FACTURA: Nº Nº ORDEN DE SERVICIO Nº ORDEN DE DESPACHO FECHA DEL DESPACHO Nº NOTA DE ENTREGA VENALCASA Nº NOTA DE CONTROL VENALCASA Nº NOTA DE ENTREGA CASA CANTIDAD DESPACHADA Nº DE FARDOS TOTAL DESPACHAD O EN KG. PRODUCTO PRECIO UNITARIO BS. SUB TOTAL BS. IVA BS. MONTO TOTAL SERVICIO DE FLETE PRECIO FLETE * KG. PRECIO TOTAL MONTO TOTAL A PAGAR POR EL SERVICIO COMPLETO 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 NOMBRE Y APELLIDO NOMBRE Y AELLIDO NOMBRE Y APELLIDO ANALISTA DE COORDINACIÒN DE FACTURACIÒN GERENTE DE FACTURACIÒN ENTES GUBERNAMENTALES GERENCIA DE GERENCIA DE

33 FORMATOS Código: MNPF 001 Página: 33 de 54 Formato GF.006 / Consolidado de Facturación Mensual Gubernamental FECHA Nº NOTA DE ENTREGA Nº DE CONTROL Nº DE REGISTRO VENTA PRODUCTO Cantidad kg Precio.U POR ORDEN DE COMPRA MONTO POR FACTURAR MONTO FACTURADO Nº DE FACTURA FECHA DE FACTURA FECHA DE FACTURA DEVUELTA MOTIVO DE DEVOLUCIÓN NOTA DE CRÉDITO MONTO DE LA NOTA DE CRÉDITO OBSERVACIÓN TOTAL FACTURADO TOTAL RECIBIDO 0,00 TOTAL N/C 0,00 FACTURADO - POR FACTURAR - TOTAL EN EL MES TOTAL NOTAS DE CREDITO TOTAL 0,00 0,00 0,00

34 FORMATOS Código: MNPF 001 Página: 34 de 54 Formato GF. 007 / Consolidado de Facturación Mensual Privado FECHA DE LOS DESPACHOS Nº NOTA DE ENTREGA Nº DE CONTROL ABASTO PRODUCTO Cantidad kg Precio.U POR ORDEN DE COMPRA MONTO POR FACTURAR MONTO FACTURADO Nº DE FACTURA FECHA DE FACTURA CLIENTE FECHA DE FACTURA DEVUELTA MONTO DE FACTURA DEVUELTA MOTIVO DE DEVOLUCIÓN NOTA DE CRÉDITO MONTO DE LA NOTA DE OBSERVACIÓN CRÉDITO TOTAL RECIBIDO 0,00 0,00 FACTURADO 0,00 POR FACTURAR - TOTAL EN EL MES TOTAL DEVUELTAS EN EL MES TOTAL NOTAS DE CREDITO TOTAL 0,00 0,00 0,00

35 FORMATOS Código: MNPF 001 Página: 35 de 54 Formato GF. 008 / Relación de Registro Semanal GERENCIA DE RELACION DE REGISTRO SEMANAL VENEZOLANA DE ALIMENTOS LA CASA, S.A. MES DE ENERO SEMANA Nª1 DEL XXXX AL XXXXXX ENTES GUBERNAMENTALES Nº DE REGISTROS REFGISTROS RECIBIDO Bs. REMANENTE DE LA SEMANA ANTERIOR DEL 06/01/2014 AL 10/01/2014 FACTURADO BS. POR FACTURAR PDVAL 0 0,00 0,00 0,00 0,00 CORPORACIÓN CASA (Nota de Entrega) 0 0,00 0,00 0,00 0,00 RED DE ABASTOS BICENTENARIO (Orden de Compra) 0 0,00 0,00 0,00 0,00 FRIOSA 0 0,00 0,00 0,00 0,00 MERCAL 0 0,00 0,00 0,00 0,00 COMERCIALIZADORA PIEDRAS BLANCAS 0 0,00 0,00 0,00 0,00 LÁCTEOS LOS ANDES 0 0,00 0,00 0,00 0,00 INDUSTRIAS DIANA 0 0,00 0,00 0,00 0,00 CVAL 0 0,00 0,00 0,00 0,00 EMPRESAS PRIVADAS 0 0,00 0,00 0,00 0,00 TOTAL 0 0,00 0,00 0,00 0,00 TOTAL REGISTROS RECIBIDOS TOTAL REGISTROS RECIBIDOS Bs TOTAL POR FACTURAR DE LA SEMANA ANTERIOR ABASTO DIRECTOS (SIN MAQUINA FISCAL TOTAL FACTURADO Bs TOTAL POR FACTURAR Bs 0 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00

36 FORMATOS Código: MNPF 001 Página: 36 de 54 Formato GF.009 / Relación de Facturas a Cobranzas FECHA Nº DE FACTURA Nº N/E COORDINACIÓN DE ENTREGA DE FACTURA A COBRANZAS GUBERNAMENTALES, PRIVADOS Y AREPERAS REGISTRO DE CLIENTE VENTA FECHA MONTO DE FACTURA TOTAL 0,00 Nombre y Apellidos Cood. De Facturacion Entes Privados Nombre y Apellidos Cood. De Cobranza Nombre y Apellidos Gerente de Facturacion

37 FORMATOS Código: MNPF 001 Página: 37 de 54 Formato GF.010 / Entrega de Facturas a control de ingresos FECHA Nº DE FACTURA COORDINACIÓN DE ENTREGA DE FACTURA A CONTROL DE INGRESOS PRIVADOS Y AREPERAS REGISTRO DE Nº N/E CLIENTE VENTA FECHA MONTO DE FACTURA TOTAL 0,00 Nombre y Apellidos Cood. De Facturacion Entes Privados Nombre y Apellidos Cood. De Control de Ingresos Nombre y Apellidos Gerente de Facturacion

38 FORMATOS Código: MNPF 001 Página: 38 de 54 Formato GF.011 / Entrega de Facturas a Contabilidad FECHA Nº DE FACTURA Nº N/E COORDINACIÓN DE ENTREGA DE FACTURA A CONTABILIDAD GUBERNAMENTAL, PRIVADOS Y AREPERAS REGISTRO DE CLIENTE VENTA FECHA MONTO DE FACTURA TOTAL 0,00 Nombre y Apellidos Cood. De Facturacion Entes Privados Nombre y Apellidos Cood. De Contabilidad Nombre y Apellidos Gerente de Facturacion

39 INSTRUCTIVOS Código: MNPF 001 Página: 39 de 54 ENTES GUBERNAMENTALES: 1. CORPORACION CASA Primer paso. (Verificación) a. Verificar por cual Orden de Compra u Orden de Servicio se va a facturar la nota de entrega recibida. b. La nota de entrega emitida por Venalcasa debe ser original, estar debidamente sellada y firmada c. La nota de entrega emitida por Corporación Casa debe ser original, y estar debidamente sellada, firmada y no presentar enmienda dura. d. El acta de recepción emitida por mercal debe ser original, estar debidamente sellada, firmada y la cantidad e kg que refleja debe ser igual a la que refleja la nota de entrega emitida por la Corporación Casa. e. La guía Sada debe ser original y estar debidamente sellada y firmada. Segundo paso (facturar) a. Montar la factura en su debido formato. b. Relacionar las notas de entregas. c. Imprimir factura con su debida relación. Tercer paso (Armar juegos) a. A la nota de entrega original se le debe sacar 5 o 6 juego de copia dependiendo del rubro: - Si es Harina o Arroz son: 5 juegos de copia. - Si es Leche, Caraotas, Azúcar, Arveja o lenteja son: 6 juegos de copia. b. Se le debe anexar 3 juegos de copia a la nota de entrega original c. Un juego de copia a la factura original, y el otro juego de copia a la factura color verde (copia). Cuarto paso (Relacionar y archivar) a. Se debe registrar la factura en el libro de venta. b. Archivar la factura color verde (copia) c. Entregar las factura al coordinador.

40 Código: MNPF 001 Página: 40 de PRODUCTORA Y DISTRIBUIDORA VENEZOLANA DE ALIMENTOS (PDVAL) Primer paso (verificar) a. Verificar por cual Orden de Compra se va a facturar la nota de entrega recibida. b. La nota de entrega viene con un Registro de venta. Verificar que los kg que refleja la nota de entrega deben ser los mismo que refleja el registro de venta c. La nota de entrega debe ser original y estar debidamente sellada y firmada. d. Debe contener la orden vehicular original y firmada por el chofer. e. Fotocopia y carnet del chofer. f. Guía Sada. Segundo paso (facturar) a. Montar la factura en su debido formato. b. Relacionar las notas de entregas. c. Imprimir factura con su debida relación. d. Colocar al registro de venta en la parte superior derecha el Nº de factura con lápiz piedra. Tercer paso (armar carpetas) a. Sacar 1 juego de copia a la nota de entrega y anexar a la factura verde (copia). b. Coloca en una carpeta la factura original con sus notas de entrega, fotocopia de la orden de compra y la relación c. Colocar una etiqueta a la carpeta con lo siguiente: nombre de la empresa, Rif, Nº de la orden de compra y Nº de la factura. Cuarto paso (Relacionar y archivar) a. Se debe registrar la factura en el libro de venta. b. Archivar la factura color verde (copia) c. Entregar las factura al coordinador. 3. RED DE ABASTOS BICENTENARIO (CATIVEN) Primer paso (verificar) a. Verificar por cual Orden de Compra se va a facturar la nota de entrega recibida. b. La nota de entrega viene con un Registro de venta. Verificar que los kg que refleja la orden de compra debe ser los mismos que refleja el registro de venta. c. La nota de entrega debe ser original o copia y estar debidamente sellada y firmada.

41 Código: MNPF 001 Página: 41 de 54 Segundo paso (facturar) a. Montar la factura en su debido formato. b. Imprimir factura c. La factura original no se le anexa nada. d. a la factura verde se le anexa las nota de entrega que traiga el registro de venta e. Colocar al registro de venta en la parte superior derecha el Nº de factura con lápiz piedra. Tercer paso (Relacionar y archivar) a. Se debe registrar la factura en el libro de venta. b. Archivar la factura color verde (copia) c. Entregar las factura al coordinador. 4. MERCAL Primer paso (verificar) a. Verificar por cual Orden de Compra se va a facturar la nota de entrega recibida. b. La orden de compra debe estar cerrada. c. La nota de entrega viene con un Registro de venta. Verificar que los kg que refleja la nota de entrega deben ser los mismos que refleja el registro de venta. d. La nota de entrega debe ser original y estar debidamente sellada y firmada e. Debe contener acta de recepción. Segundo paso (facturar) a. Montar la factura en su debido formato. b. Imprimir factura c. Colocar al registro de venta en la parte superior derecha el Nº de factura con lápiz piedra. Tercer paso (armar juego) a. Sacar 1 juego de copia a la nota de entrega y anexar a la factura verde (copia). b. Armar 2 carpetas c. Coloca en una carpeta la factura original con sus notas de entrega, fotocopia de la orden de compra. d. Copia del Rif de Venalcasa y copia del contrato. e. Colocar una etiqueta a la carpeta con lo siguiente: nombre de la empresa, Rif, Nº de la orden de compra y Nº de la factura. f. Armar una carpeta con puras copia.

42 Código: MNPF 001 Página: 42 de 54 Cuarto paso (Relacionar y archivar) a. Se debe registrar la factura en el libro de venta. b. Archivar la factura color verde (copia) c. Entregar las factura al coordinador. 5. INDUSTRIAS DIANA Primer paso (verificar) a. La nota de entrega viene con un Registro de venta. Verificar que los kg que refleja la nota de entrega deben ser los mismos que refleja el registro de venta. b. La nota de entrega debe ser original y estar debidamente sellada y firmada Segundo paso (facturar) a. Montar la factura en su debido formato. b. Imprimir factura. c. Colocar al registro de venta en la parte superior derecha el Nº de factura con lápiz piedra. Tercer paso (Relacionar y archivar) a. Se debe registrar la factura en el libro de venta. b. Archivar la factura color verde (copia) c. Entregar las factura al coordinador 6. LÁCTEO LOS ANDES Primer paso (verificar) a. La nota de entrega viene con un Registro de venta. Verificar que los kg que refleja la nota de entrega deben ser los mismos que refleja el registro de venta. b. La nota de entrega debe ser original y estar debidamente sellada y firmada Segundo paso (facturar) a. Montar la factura en su debido formato. b. Imprimir factura c. Colocar al registro de venta en la parte superior derecha el Nº de factura con lápiz piedra. Tercer paso (Relacionar y archivar) a. Se debe registrar la factura en el libro de venta. b. Archivar la factura color verde (copia) c. Entregar las factura al coordinador

43 Código: MNPF 001 Página: 43 de FRIGORIFICO ORDAZ (FRIOSA) Primer paso (verificar) a. La nota de entrega viene con un Registro de venta. Verificar que los kg que refleja la nota de entrega deben ser los mismos que refleja el registro de venta. b. La nota de entrega debe ser original y estar debidamente sellada y firmada Segundo paso (facturar) a. Montar la factura en su debido formato. b. Imprimir factura c. Colocar al registro de venta en la parte superior derecha el Nº de factura con lápiz piedra. Tercer paso (Relacionar y archivar) a. Se debe registrar la factura en el libro de venta. b. Archivar la factura color verde (copia) c. Entregar las factura al coordinador 8. EMPRESAS PRIVADA: Primer paso (verificar) a. La nota de entrega viene con un Registro de venta. Verificar que los kg que refleja la nota de entrega deben ser los mismos que refleja el registro de venta. b. La nota de entrega debe ser original o copia y debe estar debidamente sellada y firmada Segundo paso (facturar) a. Montar la factura en su debido formato. b. Imprimir factura c. Colocar al registro de venta en la parte superior derecha el Nº de factura con lápiz piedra. Tercer paso (Relacionar y archivar) a. Se debe registrar la factura en el libro de venta. b. Archivar la factura color verde (copia) c. Entregar las factura al coordinador.

44 Código: MNPF 001 Página: 44 de 54 RED ABASTO VENEZUELA Primer paso (verificar) 1. Montar la factura en su debido formato de acuerdo a l nota de entrega recibida por el jefe del almacén. 2. Imprimir factura 3. El cliente se debe llevar la factura al momento de hacer la compra Segundo paso (Relacionar y archivar) a. Se debe registrar la factura en el libro de venta. b. Archivar la factura color verde (copia) c. Entregar las factura al coordinador.

45 ANEXOS Código: MNPF 001 Página: 45 de 54

46 Código: MNPF 001 Página: 46 de 54

47 Código: MNPF 001 Página: 47 de 54

48 Código: MNPF 001 Página: 48 de 54

49 Código: MNPF 001 Página: 49 de 54

50 Código: MNPF 001 Página: 50 de 54

51 Código: MNPF 001 Página: 51 de 54

52 A- Código: MNPF 001 Página: 52 de 54 Archivar: Después de realizar el proceso de facturación, se cumple con llevar un control por carpeta, por series, por mes y por año, archivando el color (verde) con su respectivo soporte. Archivo: Custodiar todos los cierre de cada mes, verificando la información suministrada en cada caja, que contiene información mensual de cada rubro y plantas, con el fin de custodiar dicha información. Armar carpeta: Cumplir en colocar etiquetas a cada carpeta, ordenándolas por fechas, series, planta y año. Glosario Boletín: Se realiza con la finalidad de dar una meta establecida todos los 15 de cada mes, de toda la facturación emitidas por cada ente, clientes y empleados, el boletín informativo. B- C- Conciliación de Reportes Z : Consiste en la verificación diaria de conciliar las facturas con su respectivo depósito de cada venta. Consolidado de Facturación Mensual: Se conforma en la totalización de las facturas emitidas durante el mes. D- Desglosar: Ordenar al momento de realizar la facturación, donde realiza el proceso de desglose, dependiendo según el número de copias exigidas por cada ente. Devolución de Orden de Entrega: se verifica cada documento recibido por la Dirección de operaciones, cumpliendo con los procesos y los procedimientos de la facturación. Devolución de Registro de Venta: Revisar cada documento anexo, con el fin de cumplir con los procedimientos antes del comienzo de facturación.

53 Código: MNPF 001 Página: 53 de 54 E- Entrega del efectivo Z : Al realizar el cierre de caja y el analista hace entrega del efectivo en la dirección de operaciones con una relación que respalde lo entregado. F- Facturar: Consiste en cumplir con las normativas y los requisitos exigidos, para el proceso de facturación y contribuir con el fortalecimiento de la Revolución Bolivariana. I- Informe de Gestión: Se realiza todos los 5 de cada mes, con el fin de unificar y controlar el cumplimiento de las normas legales vigentes en el proceso de facturación, coordinar, delimitar y precisar las actividades, funciones, responsabilidades, desempeño y eficiencia del personal adscrito a la coordinación; simplificando y agilizando de forma efectiva las operaciones respectivas del área. Ingreso de Producto: Se ingresa cada producto semanalmente en inventario. L- Libro de ventas: Corresponde en registrar todas las facturas emitidas, como las anuladas, para un mejor control quincenal y mensual. N- Notas de Crédito: se cumple cuando lo amerite, cautelando el correcto registro. R- Recepción de N/E Y R/V: Se recibe de la Dirección de Operaciones, las notas de entregas y registro de ventas para su respectiva facturación. Relación de Facturas a Contabilidad: Se cumple con el desglose de las facturas, para remitir después de registrarla el color que corresponde (Rosada). Relación de Facturas a Control de Ingresos: Se cumple con el desglose de las facturas, para remitir después de registrarla el Color que corresponde (Amarillo).

54 Código: MNPF 001 Página: 54 de 54 Relación de Facturas a Cobranzas: Se hace entrega a la coordinación de cobranzas las facturas emitidas, sean a crédito o de contado. Relacionar Nota de Entrega Formato Casa: Se relaciona las notas de entrega emitidas por cada factura para hacer entrega al ente Corporación Casa. Relación de Registro de Ventas: Una vez facturados los registros de ventas, son relacionados y entregados a la dirección de operaciones, con su número de factura asignada. S- Sacar Copia: Depende el entes que se esté facturando, lleva un procedimiento de sacar copia y ordenar por juego, para luego ser entregado ordenado como lo exige el ente. V- Validación de los R/V Y N/E: Se hace la validación de los registro de venta y nota de entrega recibida por la Dirección de Operaciones que cumplan con los requisitos exigidos para los clientes.