Estructura: Concepto

Transcripción

1 Estructura: Concepto Las personas que integran una organización deben dividir las tareas para realizar las diferentes actividades en forma ordenada y eficiente. La estructura, es el agrupamiento de las distintas unidades en que se subdivide la organización. Para diseñarla se deben tener en cuenta los siguientes criterios: que todas las funciones se encuentren cubiertas para cumplir con los objetivos. que cada unidad esté en condiciones de cumplir con las funciones asignadas a ella. que la asignación de tareas a cada unidad y, dentro de ella, a cada persona busque la eficiencia que las tareas homogéneas sean asignadas a la misma unidad, a los efectos de obtener economías por especialización. Por todo esto podemos decir que: La estructura de la organización es el conjunto de las unidades en que se divide el trabajo, así como también las relaciones de jerarquía y subordinación entre sus integrantes, que se manifiestan en actividades de supervisión y control. Las organizaciones se estructuran sobre la base de dos divisiones del trabajo: División horizontal: es la que se refiere a particionar el trabajo en tareas, por ejemplo ventas, compras, finanzas, etc. División vertical: es la que se refiere a la división del poder o de las tareas de decisión. Esta estructura se conoce como "pirámide organizacional" cuya representación gráfica es la siguiente: Nivel superior o estratégico: Es donde se toman las decisiones políticas que hacen al rumbo que seguirá la organización. Éstas son necesarias para alcanzar los objetivos, encontrando en este nivel al directorio, gerente general, comisión directiva, etc. Nivel medio o táctico: Es donde se asignan las tareas más específicas, en función de las decisiones estratégicas, y se encuentran las gerencias de cada área como por ejemplo producción, comercialización, finanzas, etc. Las decisiones que se toman en este nivel afectan a un área específica y es el puente de conexión entre las decisiones del nivel estratégico y el nivel operativo. Nivel inferior u operativo: Aquí están las personas que realizan 1

2 tareas rutinarias y programadas, las decisiones son escasas y la responsabilidad está limitada a su tarea. Tipos de Estructuras: Lineal - Funcional y grupos de proyectos. Organización Lineal. Tiene sus orígenes en los ejércitos y en las iglesias de los tiempos medievales, es de forma piramidal donde cada jefe recibe órdenes de su superior y se las transmite a sus subordinados. Se caracteriza por tener autoridad lineal o única, las comunicaciones se realizan en líneas formales establecidas y solo existe una autoridad máxima que centraliza las decisiones. Organización Funcional. En esta estructura los niveles superiores ceden parcialmente su autoridad a los niveles inferiores. Se hace en función del conocimiento de cada gerente o jefe, se pone énfasis en la especialización y el conocimiento y las decisiones no las toma solo el nivel superior sino que promueve que se tomen también en los niveles inferiores. Comités y grupos de proyecto. Están integrados por representantes de distintas áreas para tomar decisiones sobre distintos temas. Por ejemplo: en una empresa industrial el área de compras de materia prima consulta al área de producción, finanzas y control de calidad; en una fábrica de ropa se forma un grupo de proyecto "temporada de invierno" formado por: personal de diseño, producción y compras. Las decisiones son delegadas por los niveles superiores a niveles inferiores sin perder su autoridad porque estos grupos de proyectos se desintegran cuando se cumple el objetivo. 2

3 Organigramas: ventajas de su uso y tipos Un organigrama es una representación gráfica de la estructura formal de una organización. Representan las unidades de la organización en las que se han agrupado las funciones que se llevan a cabo, así como también los niveles jerárquicos y las líneas de autoridad correspondientes. Algunas de sus ventajas son: permite conocer la estructura de la organización. cada individuo que trabaja en ella puede tener clara visión de la posición de su rol dentro del conjunto y de sus posibilidades de ascenso. se pueden detectar fallas: como que un cargo dependa de dos o más personas, que a alguien se le haya delegado la supervisión de un número excesivo de subordinados, o que dos o más cargos ejerzan la misma función, etc. Los modelos más utilizados son: Circular Línea horizontal Línea vertical 3

4 Delegación, Centralización-Descentralización. Delegación, autoridad y responsabilidad. Antes de abordar estos temas vamos a distinguir entre Poder y Autoridad. La capacidad de influir en otra persona de manera tal que ésta ejecute ciertas órdenes se llama "Poder". El poder puede coincidir o no con las funciones de la estructura. Cuando el poder es ejercido desde una función estructural, se conoce como "Autoridad". La autoridad es el poder que se ejerce desde un cargo formal. Cuando una persona le encarga a otra una tarea y le otorga cierto poder de autoridad podemos decir que está delegando "la autoridad", pero la responsabilidad la sigue teniendo la persona que delega. Para delegar en forma eficiente se debe cumplir con los siguientes requisitos: asignación concreta de tareas. definición del alcance de la tarea. capacitación del personal. información oportuna y suficiente. Centralización. Aquí el poder de decisión está en manos de pocas personas, por ejemplo en los Niveles Superiores, el funcionamiento es lento y quien decide es uno solo o un pequeño grupo que poseen la información. Descentralización. Es la que permite que los diferentes niveles jerárquicos tomen decisiones sobre los temas que le han delegado, son más rápidos pero necesita de un flujo adecuado de información, capacitación del personal, una correcta asignación de tareas y un adecuado sistema de control. Centralización y descentralización de autoridad Decimos que una organización es centralizada cuando prácticamente no existe delegación de autoridad para tomar decisiones. No es posible que una organización pueda alcanzar sus objetivos sin una delegación de autoridad, pues su cuerpo de ejecutivos superiores se encuentra físicamente imposibilitado para llevar a cabo todas las actividades. 4

5 Sin embargo, la "cantidad" de autoridad delegada (en otras palabras, la cantidad y calidad de decisiones delegadas) puede oscilar y podemos decir que la organización es centralizada cuando se delega un mínimo de decisiones y se conservan en la gerencia u organismos superiores las decisiones más importantes. Una organización es descentralizada cuando la delegación de decisiones, tanto en cantidad como en calidad, es amplia. Para llevar a cabo la descentralización es preciso decidir qué tipo de autoridad hay que delegar a cada subordinado. 5