Aplicación COAC MURCIA CRM Módulo Calendario. Módulo Calendario. 1

Transcripción

1 Módulo Calendario 1

2 Contenido INTRODUCCIÓN... 3 MÓDULO CALENDARIO... 4 Añadiendo un Evento al Calendario... 7 Añadiendo una Tarea al Calendario Compartir Calendarios Compartición relativa con otros usuarios Todas las Actividades Portada y Widgets del Calendario Botones de acción de los widgets Vista en formato lista Sincronización con Google Calendar

3 INTRODUCCIÓN El sistema CRM proporciona un calendario similar al que normalmente encontraría en su escritorio. Este calendario distingue entre eventos y tareas. Todo ello considerado como ACTIVIDADES. EVENTOS -> son llamadas y reuniones (visitas, citas, consultas, etc. TAREAS -> son cometidos [tareas] para completar en un plazo determinado. A través del Administrador del CRM se pueden añadir nuevos tipos como vacaciones, conferencias o cualquier otro tipo que sea necesario. Es importante ser metódico al programar las actividades, distinguiendo correctamente entre Eventos y Tareas (incluso si considera un encuentro como una tarea, el sistema CRM no lo reconocerá como tal). El sistema CRM ofrece varias posibilidades para introducir o programar actividades relativas al calendario. Se puede usar el calendario: directamente, a través del Menú Rápido, o se pueden crear actividades en el proceso de ventas. Las entradas en el Calendario pueden y deben estar enlazadas a otros datos almacenados en el sistema CRM, como puede ser con los clientes. No solo hace que el sistema CRM le ayude a programar actividades, también le proporciona un conjunto de herramientas para administrar las actividades en su organización. 3

4 MÓDULO CALENDARIO Utilice el calendario para programar un evento o tarea. Para abrir el Calendario pulse en: el icono [Abrir Calendario] en la vista de lista de cualquier módulo, o pulsando sobre el módulo [Calendario] en el área de navegación de la aplicación. 4

5 El Calendario se puede visualizar desde diferentes puntos de vista: Día, Semana, Mes y Año. Dependiendo de la configuración seleccionada, el Calendario mostrará la Vista de Lista o la Vista de Horas (Semanal, Mensual o Anual) dependiendo del formato seleccionado. 5

6 Además de cambiar a una vista de lista (o vista de horas, semanas, etc.) se puede seleccionar la visualización de los registros de algún otro usuario con los que se haya compartido el calendario. 6

7 Añadiendo un Evento al Calendario Para introducir una reunión, llamada o algún evento personalizado, pulse el botón [Añadir] y seleccione el tipo de evento. Se abrirá una ventana emergente en el calendario como muestra la figura. Tipo de evento: Nombre de evento: Descripción: Público: Estado: Prioridad: Asignado a: Enviar notificación: Fecha/Hora de Inicio y Final: Invitar: Seleccionar llamada, reunión u otro tipo personalizado. Proporcionar un nombre al evento. Añadir una breve descripción al evento. Se puede marcar un evento como Público, para que sea compartido con otros usuarios. Por defecto es Planeado. Puede ser Planeado, Realizada o Pendiente. Si el estatus es Planeado, sólo podrán hacerse entradas que estén fechadas en el futuro. Si se desea hacer entradas para el pasado, establézcase el estado a Mantenida o No mantenida. Se puede establecer una prioridad: Alto, Medio o Bajo. Por defecto el usuario que crea el evento es su propietario. Se puede cambiar en caso necesario. Si marca este cuadro de selección, se enviará un con la información del evento a su propietario. Se puede usar esta función, por ejemplo si el propietario del evento cambia. Cada evento tiene un inicio y un final. Se puede seleccionar terminar un evento días después (ejemplo: viajes, etc.) Se puede invitar a otros usuarios a este evento. Los usuarios recibirán un automático con la información y contenido del evento. 7

8 Se puede pinchar en la pestaña [Recordar], para programar el envío automático de un recordatorio que será enviado por el CRM como muestra la figura: Se debe introducir el tiempo para el mensaje recordatorio. Mediante la pestaña [Repetir], el CRM permite la programación de eventos que ocurren regularmente. 8

9 Además, se pueden enlazar eventos con otros Módulos, pulsando sobre la pestaña [Relacionado Con]. Finalmente, pulsando sobre [Guardar] se transfiere el evento programado al CRM. Como resultado aparecerá el evento listado de su calendario. Importante Cada usuario individual tiene su propio calendario. Sin embargo, se pueden invitar a otros usuarios del CRM a llamadas o reuniones y/o compartir su calendario con otros usuarios. 9

10 Añadiendo una Tarea al Calendario El sistema CRM le ayuda a programar sus tareas. Las tareas son siempre asignadas a un usuario o grupo del CRM. No se pueden invitar a otros usuarios a las tareas ni enlazarlas a más de un contacto (son completamente unipersonales). Sin embargo, se pueden transferir tareas a otros usuarios, cambiando el propietario de la tarea. Importante Las tareas aparecen separadas de los eventos dentro de su calendario. También son mostradas en la Lista de Actividades Próximas y Pendientes en la página de inicio de los usuarios. Hay varios lugares del CRM donde se pueden introducir tareas, como es en cualquier vista detallada (DetailView) en los pasos del proceso de venta o en el calendario. Se abrirá la ventana de edición de la tarea, como se muestra en la figura. En la creación de las Tareas están disponibles las fichas [Notificación] y [Relacionado Con] con el mismo funcionamiento que en los Eventos (explicado anteriormente). 10

11 Compartir Calendarios Por defecto, el calendario de cada usuario se establece como privado. Esto significa que otros usuarios pueden ver las actividades programadas de otro usuario, pero no tendrán acceso a la información detallada. Sin embargo, se pueden compartir los calendarios o entradas de eventos específicos con otros usuarios del sistema CRM. Compartición relativa con otros usuarios Independientemente de la configuración de eventos compartidos en los calendarios de cada usuario, otros usuarios (que no tienen compartido el calendario) pueden ver eventos específicos en los calendarios correspondientes, siempre que estos eventos se asignen como públicos. Para convertir un evento concreto en público, se deberá marcar la casilla de selección [Público] durante la creación de un nuevo evento. 11

12 Todas las Actividades Para poder ver todas las actividades en una lista se pulsará sobre [Actividades] en el menú del Calendario. Desde la lista se puede observar el tipo de actividad y otros datos relativos, así como se puede cambiar el estado de una actividad como Realizada, pulsando sobre el signo X en la columna de Cerrado. O eliminarla, solamente en el caso de ser el Propietario de la actividad. 12

13 Portada y Widgets del Calendario La portada o página de inicio es la primera pantalla que se muestra al usuario cuando ha iniciado sesión en el CRM. Desde esta pantalla se proporciona el Menú Principal y el punto de partida para el resto de contenidos de la aplicación. La portada se puede personalizar para mostrar diversa información, a través de diferentes widgets. Con el calendario se disponen de los siguientes widgets: Actividades Pendientes [Día] -> este widget muestra las actividades pendientes (no finalizadas) del día actual para el usuario activo. Próximas Actividades [Día] -> este widget mostrará las próximas actividades para el usuario activo. 13

14 Botones de acción de los widgets Los widgets del calendario disponen de los siguientes botones para realizar ciertas acciones: Editar Actualizar Esconder Cerrar Desplazar Más Este botón permite editar el número de registros que se van a mostrar dentro del widget (por defecto: 5 registros). Permite recargar el contenido del widget. Atajo para ocultar el widget. (inactivo) Activa las barras de desplazamiento dentro del widget para poder visualizar toda la información disponible. Muestra la vista en formato lista de todas las Actividades (Eventos y Tareas) correspondientes. Vista en formato lista 14

15 Sincronización con Google Calendar Podemos sincronizar un determinado evento (llamada o reunión) con Google Calendar pulsando sobre el botón [Guardar y sincronizar con Google] en lugar del botón de Guardar. De esta manera, guardaremos el evento en el Calendario de nuestro CRM y además en Google Calendar. Se abrirá una nueva ventana donde podremos, entre otros, configurar los tipos de notificaciones que deseamos recibir desde Google Calendar, ya sea mediante uno o varios correos y/o notificaciones en nuestro Gmail. Todo ello con la ventaja de poder recibir estas notificaciones en nuestro teléfono móvil. 15