Inducción a servidores del ente territorial, en los componentes de filosofía institucional, Sistemas de Gestión y Procesos.

Transcripción

1 Bienvenidos

2 Inducción a servidores del ente territorial, en los componentes de filosofía institucional, Sistemas de Gestión y Procesos.

3 Código de Honor

4 NORMAS DE CONVIVENCIA Prestar la debida atención, para ello apagar o colocar en silencio el celular. Chatear o jugar con el celular impide la debida atención al material socializado.

5 NORMAS DE CONVIVENCIA Realizar intervenciones respetando a los compañeros. Prestar atención a las aportes que se realicen. Asistir al 100% de la actividad

6 INTRODUCCIÓN La Norma Técnica NTCGP 1000 con respecto a las entidades del Estado de la Rama Ejecutiva del Poder Público le permite evaluar y dirigir el desempeño de las diferentes instituciones que lo componen en términos de calidad y de satisfacción social, de forma sistemática y transparente, de según lo establecido en el Artículo 2 de la Ley 872/2003. El objetivo central del Proceso de Calidad es la transformación de la Administración Pública Estatal, que se refleje en la calidad de los procesos, productos y servicios, y en una dignificación de la imagen de los servidores públicos, así como de las dependencias y entidades, desde el punto de vista de la ciudadanía.

7 Preguntas introductorias Qué entendemos por Proceso? Desde nuestro Proceso como contribuimos al cumplimiento de la filosofía institucional?

8 Diagnóstico Ejercicio que contribuye a identificar el estado actual de un proceso u organización.

9 cuáles son los sistemas que se integran?: CALIDAD MECI SISTEDA SIGA

10 Cuáles son los beneficios de implementar un Sistema de Gestión Integrado?:

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12 SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN ADMINISTRATIVO SIGA DECRETO 028 DE 2009 por medio del cual se establece el sistema integrado de gestión administrativo siga en la alcaldía de Cartago, se crean y reglamentan los grupos de trabajo institucional y se definen sus autoridades y responsabilidades en el diseño, implementación y evaluación del sistema.

13 SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN ADMINISTRATIVO SIGA Resultado de la integración de los componentes del SGC, el SISTEDA y MECI. Es el Sistema Integrado de Gestión Administrativa.

14 REPRESENTANTE DE LA ALTA DIRECCIÓN Dra. DIANA MILENA SANTA U. Secretaría de Servicios Administrativos.

15 FUNCIONES DEL REPRESENTANTE DE LA ALTA DIRECCIÓN El grupo directivo SIGA, tendrá a su cargo las siguientes actividades y responsabilidades. 1. Definir las políticas y estrategias necesarias para el desarrollo, implementación, perfeccionamiento y sostenibilidad del Sistema. 2. Supervisar la planificación e implantación del Sistema de Gestión de la Calidad, del Sistema de Desarrollo Administrativo y del Modelo Estándar de Control Interno. 3 Recomendar prioridades para la adopción, adaptación, adecuado funcionamiento y optimización de los sistemas de información gerencial, estadística, financiera, de planeación y de evaluación de procesos, así como para la utilización de indicadores de gestión. 4. Señalar y fijar directrices y políticas a la Oficina de Control Integral de la Gestión de la Alcaldía. 5. Fomentar la cultura del autocontrol y orientarlo dentro de la Alcaldía. 6. Apoyar la implementación de los planes de mejoramiento que corrijan las desviaciones, ajusten los procesos y procedimientos, y subsanen los problemas que se presenten con el propósito de lograr la eficacia, eficiencia y efectividad en el cumplimiento de los fines misionales.

16 RESPONSABLES DEL PROCESO SIGA Alcalde Secretarios de Despacho Subsecretarios Ver Ver Ver Directores Los Jefes de cada dependencia Así como de los demás servidores públicos de la entidad

17 ALGUNOS TÉRMINOS Y DEFINICIONES Calidad Grado en el que un conjunto de características inherentes cumple con los requisitos. NOTA 1 El término "calidad" puede utilizarse acompañado de adjetivos tales como pobre, buena o excelente. NOTA 2 "Inherente", en contraposición a "asignado", significa que existe en algo especialmente, como una característica permanente. Proceso Conjunto de actividades mutuamente relacionadas entre sí, que transforman insumos en servicios o productos.

18 Acción correctiva. Conjunto de acciones tomadas para eliminar la(s) causa(s) de una no conformidad detectada u otra situación no deseable. NOTA 1 Puede haber más de una causa para una no conformidad. NOTA 2 La acción correctiva se toma para evitar que algo vuelva a producirse, mientras que la acción preventiva se toma para prevenir que algo suceda. NOTA 3 Existe diferencia entre corrección y acción correctiva. Acción preventiva Conjunto de acciones tomadas para eliminar la(s) causa(s) de una no conformidad potencial u otra situación potencial no deseable. NOTA 1 Puede haber más de una causa para una no conformidad potencial. NOTA 2 La acción preventiva se toma para prevenir que algo suceda, mientras que la acción correctiva se toma para evitar que vuelva a producirse.

19 Alta dirección. Persona o grupo de personas, del máximo nivel jerárquico que dirigen y controlan una entidad. Cliente Organización, entidad o persona que recibe un producto y/o servicio. NOTA Para efectos de esta norma, y de conformidad con la Ley 872 de 2003, el término cliente incluye a los destinatarios, usuarios o beneficiarios. Mapa de Procesos Es la representación gráfica de los procesos que están presentes en una organización, mostrando la relación entre ellos y sus relaciones con el exterior.

20 Generalidad de los sistemas integrados

21 AUTOCONTROL AUTO REGULACIÓN AUTOGESTIÓN

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23 Clasificación de los procesos: ESTRATÉGICOS MISIONALES APOYO EVALUACIÓN

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25 Se presenta los componentes de la filosofía institucional: Misión / Visión

26 La condición básica para el éxito de una organización depende, primordialmente, del establecimiento de una Visión y Misión claras, creativas, retadoras e innovadoras. La Visión y Misión deben ser compartidas por todos los integrantes y socios estratégicos de la organización. En organizaciones exitosas, el espíritu de la Visión y Misión se manifiesta en todas las actividades, procesos y gestiones. Una Visión y Misión claras, creativas, retadoras e innovadoras son el marco general de referencia que guían a la organización en su funcionamiento, define los valores que la sustentan, la confianza que tiene en sí misma y lo que la organización se propone alcanzar.

27 Recuperado del Manual de Planificación Estratégica e Indicadores de Desempeño en el Sector Público. CEPAL (La Comisión Económica para América Latina y el Caribe (Cepal) es el organismo dependiente de la Organización de las Naciones Unidas responsable de promover el desarrollo económico y social de la región).

28 Nuestra Misión La construcción del bienestar general y de condiciones de equidad en nuestra sociedad, donde se garanticen los derechos humanos, se facilite el acceso a las oportunidades de desarrollo económico, se fortalezca la democracia participativa y pluralista y se asegure la sostenibilidad ambiental del territorio. Todos por Cartago reconoce a sus habitantes en su diversidad y pluralidad, sujetos de derechos y responsabilidades; también los reconoce como constructores de sociabilidad y democracia, a través de lo cual promueven valores éticos, sociales, culturales, políticos y ambientales; los proyecta corresponsablemente en la defensa y protección de sus derechos, actores estratégicos de su progreso colectivo humano, social, material y ambiental. Sobre este reconocimiento, este Plan de Desarrollo Todos por Cartago determina como soporte sus gentes, para el trabajo por la vida, la equidad, la inclusión y la creación de oportunidades orientadas a su bienestar integral.

29 Nuestra Visión En 2032 Cartago será fuente de bienestar general y de condiciones de equidad para nuestra sociedad, una ciudad donde se garantizan los derechos humanos, se brinda el acceso a las oportunidades de desarrollo económico para sus gentes, se practica la democracia participativa y pluralista y se asegura la sostenibilidad ambiental del territorio, un municipio reconocido como centralidad regional y articulado con sus vecinos en la generación de progreso integral y en la prestación de bienes y servicios para su población, un lugar en donde cada habitante podrá gozar plenamente de los derechos humanos y encontrará respeto por todas las formas de vida.

30 Política de calidad y Objetivos de calidad

31 POLÍTICA DE CALIDAD : Mejorar continuamente el desempeño de los procesos de la administración municipal de manera eficaz, eficiente y efectiva, por medio de un equipo humano competitivo y comprometido con el desarrollo de Cartago como ciudad región, promoviendo el bienestar y la calidad de vida de la población, los deberes y los derechos humanos, el desarrollo económico, la democracia participativa, pluralista y la sostenibilidad ambiental del territorio, dando cumplimiento a las políticas y lineamientos del Plan de Desarrollo "Todos por Cartago"

32 Objetivos de calidad: Ejecutar las políticas y lineamientos del Plan de Desarrollo "Todos por Cartago" Potencializar las competencias del talento humano en la administración municipal. Fomentar el bienestar y la calidad de vida de la población. Promover los derechos humanos, la práctica participativa y pluralista. Mejorar la sostenibilidad y sustentabilidad ambiental del territorio. Proyectar el municipio como centralidad regional en aras del desarrollo socio económico.

33 Código: Conjunto de normas y reglas sobre cualquier materia. Ética: Conjunto de costumbres y normas que dirigen o valoran el comportamiento humano en una comunidad. Es un compromiso explícito, publico, observable y verificable de una organización con una línea de conducta en la actividad que le es propia.

34 Como puedo acceder al Código de Ética?

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36 ALGUNOS REQUISITOS DEL SISTEMA DE GESTIÓN INTEGRADO 1. CONTROL DE LOS DOCUMENTOS 2. CONTROL DE LOS REGISTROS 3. RESPONSABILIDAD DE LA DIRECCIÓN 4. GESTIÓN DE LOS RECURSOS 5. RECURSOS HUMANOS

37 6. CONTROL DE LA REALIZACIÓN DEL PROCESO 7. ADQUISICIÓN DE BIENES Y SERVICIOS 8. IDENTIFICACIÓN, TRAZABILIDAD DEL PRODUCTO 9. MEDICIÓN, ANÁLISIS Y MEJORA 10. PRODUCTO NO CONFORME

38 11. ACCIONES PREVENTIVAS 12. ACCIONES CORRECTIVAS 13. TRATAMIENTO DE QUEJAS 14. AUDITORIAS INTERNAS

39 1. CONTROL DE LOS DOCUMENTOS Establecer e implementar un procedimiento documentado que defina los controles necesarios para: a. Aprobar los documentos en cuanto a su adecuación antes de su emisión; b. Revisar y actualizar los documentos cuando sea necesario y aprobarlos nuevamente; c. Asegurarse que se identifican los cambios y el estado de revisión actual de los documentos; d. Asegurarse que las versiones pertinentes de los documentos aplicables se encuentran disponibles en los puntos de uso; e. Asegurarse que los documentos permanecen legibles y fácilmente identificables; f. Asegurarse que se identifican los documentos de origen externo y se controla su distribución, y g. Prevenir el uso no intencionado de documentos obsoletos, y aplicarles una identificación adecuada en el caso de que se mantengan por cualquier razón.

40 2. CONTROL DE LOS REGISTROS a. Establecer e implementar un procedimiento documentado para definir los controles necesarios para la recepción, organización, la identificación, el almacenamiento, la protección, la recuperación, el tiempo de retención y disposición de los registros, acorde con as disposiciones legales vigentes sobre la materia. b. Los registros deben establecerse y mantenerse para proporcionar evidencia de la conformidad con los requisitos, así como la operación eficaz de los requisitos de gestión de la calidad. Los registros deben permanecer legibles, fácilmente identificables y recuperables. c. La entidad debe establecer y conservar registros que suministren evidencia que el servicio ha sido controlado de acuerdo con los procedimientos documentados aplicables. Estos registros deben mostrar claramente si el servicio ha sido conforme. d. En los casos en que el servicio sea no conforme, se deben aplicar los procedimientos para el control de servicios no conformes. Los registros deben identificar la autoridad responsable por el control del proceso.

41 Documento por medio del cual se da piso jurídico a la Tabla de Retención Documental TRD, en el Municipio de Cartago Valle del Cauca. RESOLUCIÓN No (3 de Septiembre de 2015) POR MEDIO DE LA CUAL SE APRUEBA LA ACTUALIZACIÓN DE LAS TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL DEL MUNICIPIO DE CARTAGO VALLE DEL CAUCA

42 3. RESPONSABILIDAD DE LA DIRECCIÓN La dirección de la entidad debe proporcionar evidencia de su compromiso con el desarrollo e implementación de los requisitos de gestión de la calidad, mediante: a. La comunicación a los servidores públicos y/o particulares que ejerzan funciones públicas de la entidad, acerca de la importancia de satisfacer tanto los requisitos del cliente como los legales. b. La determinación de la política de la calidad. c. La seguridad que se establecen los objetivos de la calidad. d. La realización de las revisiones por la dirección. e. El aseguramiento de la disponibilidad de recursos. f. Aumentar la satisfacción del cliente mediante el cumplimiento de sus requisitos.

43 g. La alta dirección de la entidad debe asegurar que las responsabilidades y autoridades del personal que dirige, ejecuta y verifica las actividades que afectan la calidad del proceso, están definidas y son comunicadas dentro de la entidad correspondiente. h. Se debe designar un miembro de la dirección, quien con independencia de otras responsabilidades, debe tener la responsabilidad y autoridad para asegurarse que se establecen, implementan y mantienen los procesos necesarios para el cumplimiento de los requisitos técnicos y los de gestión de la calidad de la presente Especificación Técnica.

44 4. GESTIÓN DE LOS RECURSOS La entidad debe determinar y proporcionar los recursos necesarios para implementar, mantener y verificar los requisitos de gestión de calidad y técnicos para el control de la conformidad del proceso descrito en esta Especificación Técnica.

45 5. RECURSOS HUMANOS El personal que realice trabajos que afecten a la calidad del proceso y que realiza las actividades de control requeridas, de acuerdo con los procedimientos documentados aplicables, debe ser competente en cuanto a la educación, formación, habilidades y experiencia apropiadas. Para tal efecto la entidad debe: a. Determinar la competencia necesaria para el personal que realiza trabajos que afectan la calidad del proceso y el control de acuerdo con los procedimientos documentados aplicables. b. Proporcionar formación o tomar otras acciones para satisfacer dichas necesidades. c. Mantener los registros apropiados de la educación, formación, habilidades y experiencia de los servidores públicos y/o particulares que ejercen funciones públicas.

46 6. CONTROL DE LA REALIZACIÓN DEL PROCESO La entidad debe planificar y llevar a cabo la realización del proceso bajo condiciones controladas que permitan garantizar el cumplimiento del proceso con los requisitos establecidos en el presente Documento de Especificaciones Técnicas. Las condiciones controladas deben incluir: a. La disponibilidad de información que describa las características del proceso. b. La disponibilidad de instrucciones de trabajo, cuando sea necesario. c. El uso del equipo adecuado. d. La implementación del seguimiento y de la medición. e. La implementación de actividades de entrega del proceso y posteriores a la entrega.

47 7. ADQUISICIÓN DE BIENES Y SERVICIOS La entidad debe asegurarse que el producto y/o servicio adquirido para la realización del proceso cumple los requisitos especificados en los pliegos de condiciones, términos de referencia o en las disposiciones aplicables y debe establecer e implementar la inspección u otras actividades necesarias para lograr esto. La entidad debe evaluar y seleccionar a los proveedores con base en una selección objetiva y en función de su capacidad para suministrar productos y/o servicios de acuerdo con los requisitos definidos previamente por la entidad. Deben establecerse los criterios para la selección, la evaluación y la re-evaluación de los proveedores. Deben mantenerse los registros de los resultados de las evaluaciones y de cualquier acción necesaria derivada de estas.

48 8. IDENTIFICACIÓN, TRAZABILIDAD DEL PRODUCTO Se debe establecer una metodología única que permita recuperar la información relevante de la realización del proceso. 9. MEDICIÓN, ANÁLISIS Y MEJORA La entidad debe medir y hacer un seguimiento de las características del proceso para verificar que se cumplen los requisitos del presente Documento de Especificaciones Técnicas y debe demostrar su cumplimiento, para tal fin, la entidad debe aplicar procedimientos documentados. La entidad debe mantener evidencia de la conformidad con los criterios de aceptación. Los registros deben indicar la(s) persona(s) que autoriza(n) la realización del proceso.

49 10. SERVICIO NO CONFORME La entidad debe asegurar que el servicio que no sea conforme con los requisitos, se identifique. Los controles, las responsabilidades y autoridades relacionadas con el tratamiento del servicio no conforme deben estar definidos en un procedimiento documentado. Cuando se detecta un servicio no conforme después de la entrega, la entidad debe tomar las acciones apropiadas respecto a los efectos, o efectos potenciales, de la no conformidad.

50 11. ACCIONES PREVENTIVAS La entidad debe determinar acciones para eliminar las causas de no conformidades potenciales para prevenir su ocurrencia. Las acciones preventivas deben ser apropiadas a los efectos de los problemas potenciales. Debe establecerse un procedimiento documentado que defina los requisitos para: a. Determinar las no conformidades potenciales y sus causas, b. Evaluar la necesidad de actuar para prevenir la ocurrencia de no conformidades c. Determinar e implementar las acciones necesarias d. Registrar los resultados de las acciones tomadas, y e. Revisar la eficacia de las acciones preventivas tomadas.

51 12. ACCIONES CORRECTIVAS La entidad debe tomar acciones para eliminar la causa de no conformidades con objeto de prevenir que vuelvan a ocurrir. Las acciones correctivas deben ser apropiadas a los efectos de las no conformidades encontradas. Se debe establecer un procedimiento documentado para definir los requisitos para: a. Revisar las no conformidades b. Determinar las causas de las no conformidades c. Evaluar la necesidad de adoptar acciones para asegurarse de que las no conformidades no vuelvan a ocurrir, d. Determinar e implementar las acciones necesarias, e. Registrar los resultados de las acciones tomadas, y f. Revisar las acciones correctivas tomadas

52 13. TRATAMIENTO DE QUEJAS La entidad debe aplicar y mantener actualizados procedimientos documentados para la recepción y tratamiento de las quejas de los clientes sobre el proceso. Debe existir evidencia con relación al tratamiento dado a la queja. Se debe mantener un registro numerado consecutivamente de las quejas de sus clientes, así como del tratamiento dado a las mismas.

53 14. AUDITORIAS INTERNAS La entidad debe llevar a cabo, a intervalos planificados, auditorías internas para determinar si se ha implementado y se mantiene de manera eficaz, eficiente y efectiva las presentes especificaciones técnicas. Se debe establecer un procedimiento documentado para definir las responsabilidades y los requisitos para planificar y realizar las auditorías, establecer los registros e informar de los resultados. Deben mantenerse registros de las auditorías y sus resultados.

54 Feliz día

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