Anexo A PASO A PASO LA CREACIÓN DE LA INTELIGENCIA DE NEGOCIOS EN LA ORGANIZACIÓN

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1 Anexo A PASO A PASO LA CREACIÓN DE LA INTELIGENCIA DE NEGOCIOS EN LA ORGANIZACIÓN - 1 -

2 INDICE 1. Sistemática de un proyecto de implementación Fases de creación de Inteligencia Arquitecturas de las soluciones entregadas por la aplicación de Inteligencia de Negocio INDICE DE FIGURAS Figura A.1 Metodología de SOIN (Empresa de soluciones integrales sobre innovación tecnológica) para la Inteligencia de Negocios Figura A.2 Fases en el proceso de creación de inteligencia, según Lee Wittschen (2004) Figura A.3 Niveles en la Arquitectura de la solución al proceso de Inteligencia de Negocios, según SOIN (Empresa de soluciones integrales sobre innovación tecnológica) Pág

3 1. Sistemática de un proyecto de implementación SOIN [8], una empresa de soluciones integrales sobre innovación tecnológica, precisó la necesidad de un sistema de trabajo para evadir el riesgo número v, nombrado anteriormente, facilitando la labor de la implementación como tal, estructurando las ideas, información y recursos necesarios para la obtención de buenos resultados. Se debe tener claro lo que se quiere lograr, a lo que se centraran las fuerzas y con que recurso de personal se trabajará. Este personal debe contener mayor flexibilidad y agilidad para adaptarse a los constantes cambios para una innovación constante en productos y servicios. Las soluciones de Inteligencia de Negocios ofrecen visualizaciones y tableros de herramientas personalizados, para obtener y monitorear las métricas que realmente importan y valorar los indicadores clave de desarrollo para hacer que la administración proactiva y predecible sea una realidad. Estos resultados permiten a los tomadores de decisiones de todo nivel y gerentes, seguir de cerca las métricas que mas importan en la vida diaria. Con una vista conciente de toda la información vital, todos pueden tener la habilidad para administrar excepciones, anticiparse a oportunidades, monitorear tendencias y tomar dichas decisiones inteligentes. La metodología planteada por SOIN, como se muestra en la Figura Nº 2.2, se basa en desarrollar los proyecto de la Inteligencia del Negocio a través de la alineación, la visibilidad y la colaboración entre todas las unidades empresariales y las áreas funcionales, para enfocar detallada y completamente la posición de la empresa, sus posibles soluciones analíticas y capacidades de integración de datos, orientada a proyectos cortos y visibles que muestren rápidamente al cliente los frutos y resultados de su inversión. Las etapas son repetibles y fáciles de compartir, que han sido perfeccionadas según necesidades de adaptación, después de aplicarlas en varias empresas. Uno de los requerimientos notables es que tiene la capacidad de utilizarse con empresas con poco tiempo y muy ocupadas

4 Figura A.1 Metodología de SOIN (Empresa de soluciones integrales sobre innovación tecnológica) para la Inteligencia de Negocios i. Etapa Plan: El primer paso es la planificación del proyecto, definiendo objetivos, las necesidades, involucrados, fuentes de información y otros elementos relativos a los indicadores y su medición. En esta etapa se define la aplicación de una vertical de diseño de la solución, donde se establecen los planes de trabajo y controles de calidad, estrategias de integración, entregables y otros documentos necesarios. ii. Etapa Construcción: Este paso involucra la evolución del DataWarehouse y validación del Datamart diseñado, para definir el puente para la transformación e incorporación de datos de las distintas fuentes que, una vez establecidos se comienza a alimentar el Datamart y realizar unas interfaces que certifiquen la calidad y se presentan los primeros resultados. iii. Etapa Instrucción: En esta parte, se analiza y comienza la capacitación de los usuarios técnicos y finales de la aplicación, de las herramientas que se utilizaran como en las opciones o variaciones permitidas y principalmente en el logro de los objetivos planteados. iv. Etapa Implantación: Como su nombre lo dice, se dispone de la herramienta para el servicio de la organización

5 v. Etapa Evolución: La serie de etapas se cierra con esta etapa, para que los usuarios de la herramienta busquen más conocimiento y entendimiento abriendo nuevas posibilidades a la organización que aprende. 2. Fases de creación de Inteligencia. Lee Wittschen (2004), profesional del tema de Inteligencia del Negocio, menciona que en la creación de la Inteligencia existen fases dinámicas e interactivas, que comienzan con preguntas y terminan con respuestas, que son resultado de más preguntas o de subsecuentes interacciones del proceso. [3] Siempre guiados por proveer oportuna y acertadamente el acceso a la información a los usuarios finales, se que determinó la existencia de estas cinco fases, detalladas a continuación: Figura A.2 Fases en el proceso de creación de inteligencia,según Lee Wittschen (2004) - 5 -

6 Fase 1: Dirigir y Planear: Esta fase es el principio y el fin del proceso. A continuación se redactan los requerimientos específicos, basados en las preguntas tipo que ayudan a alcanzar los objetivos, como por ejemplo Cuáles son nuestros clientes más rentables?, Cómo mejoramos nuestra cadena de valor?, etc. Estas necesidades son presentadas por los analistas que tienen claros los requerimientos de los usuarios para dirigir un buen plan de recolección de información y para solución de las respuestas. Es también el fin del ciclo, por que las respuestas guiarán a otras preguntas. Fase 2: Recolección de Información: Como la información se encuentra en diversas fuentes dentro de la empresa, crean, procesan y almacenan diferentes tipos de información con datos y no inteligencia. Esta fase está guiada en encontrar respuestas a las preguntas iniciales. Fase 3: Procesamiento de Datos: En este proceso se integran los datos a un formato utilizable para el análisis, ya sea creando una nueva base de datos o agregando datos a una existente, para si consolidar la información. El procesamiento de Datos se divide en tres subprocesos [2]: i. Extracción de Información: Se utilizan herramientas que facilitan el acceso y la extracción de datos almacenados, permitiendo interpretar y definir de formas sencillas las reglas del negocio necesarias para la transformación de los datos en información. ii. Explotación de la Información: Para garantizar al usuario un acceso eficiente a los datos y generar consultas personalizadas, se aprovechan las herramientas existentes, de Sistemas de Información de Ejecutivos, Sistemas para Soportar Decisiones y Modelos. iii. Administración de Información: La mejor forma de garantizar la integridad y oportunidad de los datos es incluir gestores de almacenamiento, como los DataWarehouse. [2] - 6 -

7 Fase 4: Análisis y Producción: Una vez que se contengan los datos ordenados, se procede a crear la Inteligencia por medio de herramientas y técnicas de Inteligencia de Negocios, llegando al resultado final de respuestas inteligentes, con contextos propios de la organización, que pueden llegar a ser desde reportes a creación de indicadores. Es acá donde nacen nuevas preguntas sobre requerimientos adicionales de parte de los analistas. Fase 5: Difusión: Cuando ya se tienen los productos inteligentes para los usuarios, se aplican y se publican los tableros de indicadores, reportes o lo que haya salido que tenga la capacidad de revisar los datos de manera rápida y sencilla. [3] 3. Arquitecturas de las soluciones entregadas por la aplicación de Inteligencia de Negocio. Según la SOIN [8], se identificaron tres niveles en las soluciones entregadas después del proceso, desde la actualización de datos hasta su presentación reglada por el encargado de las decisiones, como se aprecia en la Figura Nº 2.4: Figura A.3 Niveles en la Arquitectura de la solución al proceso de Inteligencia de Negocios, según SOIN (Empresa de soluciones integrales sobre innovación tecnológica) - 7 -

8 i. Nivel Modelo de Datos: Ya se tiene claro que los datos se encuentran en su mayoría en su organización aislados, en diferentes fuentes y formatos, en modelos estructurados o simplemente archivos. Estos datos deben ser extraídos, integrados y sincronizados en el modelo de Inteligencia de Negocio que se vaya a ocupar, un almacén de conocimiento o Data Warehouse. El proceso obtiene de las diferentes fuentes, a través de reglas de actualización, validación y seguridad, la información base del modelo. Puede realizarse de muchas formas y niveles de complejidad según el proyecto o fuente de datos: Acceso Directo o ETL (lenguaje para el entendimiento y sincronización de datos) El ETL alimenta los DataMart según las reglas de vigencia y el diseño establecido por el equipo de trabajo. Cada DataMart constituye su base de datos particular de cada área. Sobre los DataMart se realizan las consultas y reportes resumidos y consolidados de acuerdo a las reglas de integración, simplificando muchos procesos de detalle, consolidación y enriquecimiento de los datos en el origen. Hay que tener en cuenta que los Data Warehouse y sus DataMart no son los objetivos finales de los proyectos, si no que solo constituyen herramientas de soporte a las aplicaciones en este sentido. En esta nivel también se pueden utilizar las herramientas OLAP, ya que permiten organizar los datos en una estructura multidimensional, con índices agrupadores y criterios de resumen, producto de las relaciones entre los datos y respetando las reglas del modelo

9 ii. Nivel Entendimiento: Los datos son agrupados, resumidos e interpretados, de a cuerdo a criterios y reglas de negocio, lo que se denomina el entendimiento organizacional o reglas de entendimiento. Estas reglas sirven para definir que tipo de indicadores, variables estándar y comparables en el tiempo, que puedan establecer tendencias, correlaciones y estados de la organización. Los datos relacionados por estas reglas de entendimiento permiten crear y simular situaciones o escenarios adecuados para cada aplicación de análisis. Ahora bien, las aplicaciones de análisis permiten manejar los indicadores para obtener resultados, simulaciones e insumos para la toma de decisiones, interpretando los datos a través de las herramientas que contengan las reglas del negocio. Estas aplicaciones de análisis son proyectos independientes que involucra la identificación de las fuentes de datos necesarias. iii. Nivel Presentación: Las aplicaciones formarán parte del proceso de Inteligencia de Negocios de la organización, que evaluará su alineación estratégica y aporte a los objetivos generales del negocio, ofreciendo a la administración el control y guía del proceso de implementación. Para mejorar el entendimiento, mencionaremos que las aplicaciones de análisis son cada una de las herramientas con las que la organización contará para la creación de Inteligencia de Negocio, orientadas a usuarios finales quienes aplicaran las variaciones para realizar los análisis y toma de decisiones. Las aplicaciones son monitores de la empresa, alarmas de desviaciones de objetivos, indicadores de productividad que permitan a la administración de las organizaciones guiar esta en la dirección correcta sin perder tiempos valiosos. Dichos indicadores están basados en las reglas definidas en el diseño de las aplicaciones, que se deben agrupar según los perfiles de los usuarios o según procesos. Aplicaciones e indicadores pueden ser mezclados para definir semáforos de atención y análisis de excepciones con alarmas a través de tableros o paneles de control, si son necesarias las singularidades. [8] - 9 -

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