Master Universitario en Gestión Integral de Tecnologías de la Información

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1 Master Universitario en Gestión Integral de Tecnologías de la Información Modulo 5: Gestión de proyectos de TI Introducción Alfredo Vázquez Díaz Enero, 2010

2 Qué es Gestión de Proyectos? Gestión n de Proyectos es la aplicación n de conocimientos, habilidades, técnicas t y herramientas a las actividades de los proyectos para satisfacer los requisitos de los mismos Project Management Institute (PMI) 2

3 De dónde provienen los Proyectos? Demanda del mercado Necesidad del negocio Regulaciones legales Necesidades sociales Avances tecnológicos Peticiones del cliente 3

4 Conocimientos y Prácticas para la Gestión de Proyectos Conocimientos y Prácticas de Administración y para la Dirección de las Personas Conocimientos y Prácticas específicos de la Gestión de Proyectos Sentido común Conocimientos, Prácticas, Regulaciones y Normas del área de Aplicación del Proyecto The Project Management Body of Knowledge The PMBOK Guide Disciplinas del Area Funcional Específica (Leyes, Producción, Logística, Marketing...) Conocimientos Técnicos (Desarrollo de Software, Construcción, Ingeniería de Sistemas, Biomedicina...) Areas de Gestión Específica (Administración Pública, Defensa, Ciencias de la Salud) Sector de Negocio (Automoción, Químico, Financiero Servicios...) 4

5 Los Stakeholders y su influencia en el proyecto Stakeholders = Grupos de interés Personas u organizaciones involucradas activamente en el proyecto, o cuyos intereses puedan ser afectados por la ejecución del proyecto o por su resultado Gestor del Proyecto Organización Sponsor Equipo de Proyecto Personas con influencia en el Proyecto La sociedad Cliente Equipo de Gestión del Proyecto Oficina de Gestión de Proyectos Usuario A project is successful when it meets or exceeds the expectations of its stakeholders Project Management Institute 5

6 Las restricciones del proyecto Los proyectos deben realizarse bajo ciertas restricciones que condicionan su ejecución Las tradicionales son tres (Tiempo, Alcance, Coste), y forman la Triple Constraint en Gestión n de Proyectos Un cambio en una de ellas siempre provocará cambios en, al menos, una de las otras Coste Alcance Calidad + Satisfacción de los stakeholders Triángulo de la Gestión de Proyectos (Triple Constraint) Tiempo Calidad y Satisfacción n de los stakeholders: Se ven impactados por el equilibrio en la Triple Constraint Son, de hecho, restricciones para el proyecto 6

7 La diferencia entre Ciclos de Vida Grupo de Procesos de Iniciación Grupo de Procesos de Planificación Grupo de Procesos de Ejecución Grupo de Procesos de Monitorización y Control Grupo de Procesos de Cierre El Ciclo de Vida de la Gestión de Proyectos (PMBOK 3rd Edition, Project Management Institute) vs Fase I Fase II Fase III Fase IV Fase V Fase VI Fase VII Planificación Requisitos Análisis Diseño Desarrollo / Construcción Pruebas e Integración Implementación El Ciclo de Vida de un Proyecto de TI El ciclo de vida de gestión de proyectos se repite en cada una de las fases del proyecto 7

8 Qué es un Programa? Un Programa es un conjunto de proyectos, gestionados de una forma coordinada, para obtener beneficios que no podrían obtenerse si se gestionasen de forma separada Project Management Institute (PMI) 8

9 Qué es Gestión de Programas? Gestión de Programas Gestión coordinada y centralizada de un grupo de proyectos, para lograr objetivos y beneficios estratégicos Muchos programas incluyen elementos fuera del alcance de los subproyectos del programa, como Operaciones (p.e. el programa para la actualización de un modelo de coche se desglosa en diferentes proyectos: transmisión, motor, chasis... Y mientras la fabricación en serie continúa en la línea de montaje) Los programas también pueden consistir en series de actividades cíclicas o repetitivas (p.e. programas anuales de obra civil; programa para generar un número individual en un periódico o revista) Algunas ventajas: Mejor manejo de los riesgos, economías de escala, gestión de los recursos más coordinada e integrada 9

10 Qué es un Portafolio de Proyectos? Colección n de proyectos y/o programas agrupados para facilitar su gestión, de forma que permitan obtener los objetivos estratégicos o de negocio Project Management Institute (PMI) 10

11 Gestión del Portafolio de Proyectos Proyecto 1 Programa A Proyecto 2 Portafolio de Proyectos Programa B Proyecto 3 Proyecto 4 Proyecto 5 Los Portafolios de Proyectos persiguen alcanzar los objetivos específicos que emanan del Plan Estratégico. Para lograrlo utilizan los recursos disponibles en la Organización. Los proyectos del Portafolio no tienen que estar necesariamente relacionados o ser interdependientes Decisiones típicas de la gestión del Portafolio son: Selección de proyectos y programas Dotar de presupuesto a los seleccionados Priorizar proyectos entre sí El equipo de Dirección es la unidad responsable de la Gestión del Portafolio de Proyectos en la Organización 11

12 Oficinas de Gestión de Proyectos Las Oficinas de Gestión de Proyectos son unidades organizativas que centralizan y coordinan la gestión de proyectos bajo su responsabilidad Una OGP puede supervisar la gestión de proyectos, programas o cualquier combinación de ambos Las OGPs pueden operar: Proporcionando soporte a la función de gestión de proyectos, p.e. formación, políticas y procedimientos, etc. Gestionando directamente los proyectos y asumiendo la responsabilidad para obtener los objetivos del proyecto Gestionando a los jefes de proyecto en su área de responsabilidad Las OGPs también se conocen por sus siglas en inglés PMO (Project Management Office) Las OGPs pueden disponer de autoridad para la toma de decisiones clave en los proyectos de su ámbito de responsabilidad, actuando como un stakeholder integral 12

13 El rol de las Oficinas de Gestión de Proyectos Las OGPs son unidades organizativas, no una persona Las OGPs pueden adoptar uno o más roles entre los siguientes: Proporcionar políticas, metodología, plantillas y software para la gestión de proyectos en su área de responsabilidad Proporcionar a otros: Formación en gestión de proyectos y en el software asociado Soporte y guía sobre la gestión de proyectos Herramientas específicas de gestión de proyectos y soporte para su aplicación Asignar jefes de proyecto y recursos para los diferentes proyectos de su área de responsabilidad, compartiendo la responsabilidad en la consecución de los resultados Reunir las lecciones aprendidas y ponerlas a disposición de otros proyectos Involucrarse en el arranque del proyecto, mejor que al final Finalizar proyectos 13

14 Qué significa Excelencia en la Gestión de Proyectos? Excelencia en la Gestión de Proyectos: El Flujo Continuo de Proyectos concluidos con Éxito Cualquier proyecto individual puede ser conducido al éxito mediante el esfuerzo extraordinario de sus responsables, la fuerza bruta o el azar! El término Excelencia en la Gestión de Proyectos debe aplicarse a las Organizaciones, ya que concierne a la repetitividad del proceso, conducente al éxito de los proyectos en el seno de la organización La excelencia en la gestión de proyectos se constata por la frecuencia del éxito de los diferentes proyectos realizados por una Organización In Search of Excellence in Project Management Dr. Harold Kerzner 14

15 Necesidad creciente de Project Managers DEMAND More complex projects Globalization and heightened competition Increased accountability RESPONSE $10 trillion spent on capital projects >20 million project managers Explosive PM growth in Asia 80% of projects classified as higherperforming use a certified project manager Ricardo Viana Vargas Chair, Strategic Planning & Program Alignment Committee PMI Board of Directors 15

16 El Project Management Institute (PMI ) El Project Management Institute es una organización profesional, global y sin ánimo de lucro, líder mundial en el conocimiento, la información y la profesionalización de la gestión de proyectos 16

17 El Project Management Institute (PMI ) Es la organización de referencia mundial en Dirección de Proyectos Establecida en 1969 Sede central en Pennsylvania, EE.UU. En imparable crecimiento: +1,400,000 miembros en 171 países +250 Capítulos en +70 países 30 SIGs, dos Colegios Propósito: Profesionalizar, difundir y desarrollar la disciplina de Dirección de Proyectos 17

18 Actividades que desarrolla el PMI Seminarios y cursos sobre Dirección de Proyectos Programas de Certificación (CAPM, PMP, PgMP, etc.) Acuerdos sobre códigos de ética, estándares y guías de conocimiento para la Dirección de Proyectos (PMBoK) Grupos de interés, grupos de discusión y foros Bolsa de trabajo para profesionales de la profesión de Dirección de Proyectos Publicaciones (PMI Today, PMI Journal, PM Network ) Eventos y seminarios gratuitos para el crecimiento de la profesión y la relación entre los miembros del PMI Certificaciones Profesionales Investigación y Normas Programas de Desarrollo Profesional Publicaciones 18

19 Miembros del PMI y certificaciones PMP en el mundo 19

20 Normas para la Gestión de Proyectos El PMI fue designado como Organización para el Desarrollo de Normas, por el American National Standard Institute (ANSI) en 1999 El PMBOK Guide, Fourth Edition (2008) es la actual Norma Nacional Americana para la Gestión de Proyectos 20

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