Tipo de manual Manual de Representante Legal y Encargados Administrativos de Farmacias

Transcripción

1 Nombre del sistema Receta Digital Versión del sistema V1.0 Tipo de manual Manual de Representante Legal y Encargados Administrativos de Farmacias Fecha de elaboración del manual 13-Feb-2017

2 Tabla de Contenidos Presentación... 3 Objetivos de Receta Digital:... 3 A quién está dirigido este manual?... 3 Generalidades del sistema... 3 Requerimientos técnicos del sistema... 4 Pasos para instalar Java:... 4 Pasos para instalar el driver del lector de Firma Digital:... 5 Entrada y salida al sistema... 6 Entrada al sistema... 6 Salida del sistema Uso de la aplicación Mis Farmacias Mis Farmacias Pasos para agregar nuevas farmacias a la lista de Mis Farmacias Pasos para acceder a los datos de la farmacia Pasos para acceder a la información de los profesionales Pasos para asignar al encargado administrativo del establecimiento Mis profesionales Pasos para asignar profesionales a una farmacia Administrador del establecimiento farmacéutico Historial de Recetas Opciones de la barra superior de la pantalla Recordatorio Notificaciones Mi Cuenta Comprar Talonario Firma Digital Ayuda

3 Presentación Objetivos de Receta Digital: Receta Digital es una plataforma que tiene como objetivo primordial facilitar herramientas al Ministerio de Salud para el proceso de regulación asociado con, la prescripción, despacho, patrones de consumo y comercialización de estupefacientes y psicotrópicos. De este modo busca orientar los procesos de prescripción y despacho de este tipo de medicamentos como actividad limitada al diagnóstico, prevención, tratamiento y alivio de enfermedades, de acuerdo a lo estipulado por la ley; por medio de una plataforma que provee un mecanismo de inmediatez de gestiones. A quién está dirigido este manual? El presente manual está dirigido a los representantes legales y encargados administrativos de farmacias; el Representante Legal se encargará de registrar los establecimientos farmacéuticos en la plataforma de Receta Digital, agregar profesionales, asignarlos y desasignarlos de las farmacias; el Representante Legal también puede consultar la información de las farmacias en las que desempeña este rol. De igual manera, el manual puede ser consultado por el encargado administrativo, quien desempeña las funciones que le son delegadas por el representante legal. Generalidades del sistema Como representante legal de una farmacia usted dispone de las siguientes opciones de menú: Mis Farmacias, Mis Profesionales, Administrador de establecimiento farmacéutico e Historial de Recetas. En la parte superior de la pantalla se ubica la siguiente información: notificaciones sin leer, foto, nombre y rol del usuario que actualmente se encuentra en el sistema, opción Mi Cuenta (se explicará en otra sección de este manual), Firma Digital Ayuda y Cerrar Sesión. 3

4 En el manual primeramente se explica cómo registrarse e ingresar al sistema, luego se detalla cada funcionalidad según el orden en que se encuentran los submenús y finaliza con la explicación de las opciones disponibles en la barra superior de la página. Requerimientos técnicos del sistema Para registrarse e ingresar a Receta Digital se requiere que previamente se instale el driver del lector de Firma Digital en su computador, asimismo debe contar con Java JRE 1.7 o superior. Pasos para instalar Java: 1. Ingresar en el siguiente enlace 2. Seleccionar la opción Descarga gratuita de Java 3. Guarde el archivo en el escritorio o en la ruta de su preferencia. El archivo será guardado por defecto en la carpeta Descargas, si no le solicita la ruta para guardarlo. 4. Ejecute el instalador dando clic sobre el mismo. 5. Presione el botón Install; espere mientras finaliza la instalación. 4

5 Pasos para instalar el driver del lector de Firma Digital: Los pasos para instalar el driver del lector de Firma Digital los puede encontrar en el sitio web del Centro de Soporte de Firma Digital en la opción Guías y Manuales, en el siguiente enlace: En la pantalla de ingreso de Receta Digital, se encuentra una sección de ayuda para la instalación de drivers de Firma Digital y de Java, que le permiten tener acceso. 5

6 Entrada y salida al sistema Entrada al sistema El primer paso para hacer uso de Receta Digital es registrar la farmacia en el sistema, posteriormente se activa la cuenta y así puede ingresar al sistema; los pasos a seguir son los siguientes: 6

7 1. Seleccione el botón Registrarme. 2. Seleccione el tipo de usuario a registrar y el botón Registrarme. 3. Ingrese los datos de registro que se le solicitan en la pantalla Registro de Establecimiento. En el campo de correo electrónico se sugiere que registre una cuenta de correo del establecimiento. 7

8 4. Ingrese los datos de cobro de la certificación de la personería jurídica. 5. Ejecute el componente de Firma Digital. Es importante mencionar que la forma de ejecución del archivo FirmaDigital.jnlp puede variar según el navegador utilizado. 8

9 6. Ingrese su PIN de la Firma Digital para autenticarse. 9

10 Una vez que se ha firmado digitalmente el registro de la farmacia el sistema muestra el mensaje de información de la siguiente imagen, indicándole que debe ingresar a su correo electrónico para que pueda activar la cuenta. 7. Ingrese al correo electrónico que registró en Receta Digital, abra el correo enviado por el sistema y seleccione el enlace de activación de la cuenta. 10

11 8. Al dar clic en el enlace de activación de cuenta que aparece en el correo, el sistema lo redirigirá a la pantalla de ingreso, en la cual debe autenticarse nuevamente ingresando la contraseña (PIN) de su Firma Digital. En este punto ya se encuentra registrado en el sistema y su cuenta está activa, por lo tanto, puede hacer uso de las funcionalidades de Mis Farmacias, Regentes e Historial de Recetas. Salida del sistema En la pantalla principal de la aplicación, en la barra superior donde se ubica la foto, nombre y rol del usuario que actualmente se encuentra en el sistema, se despliega la opción Cerrar Sesión, que le permite salir del sistema. 11

12 Uso de la aplicación En este apartado del manual se explica primeramente cada funcionalidad del sistema: Mis Farmacias, Mis Profesionales, Administrador del establecimiento farmacéutico e Historial de Recetas. Posterior a ello se exponen las opciones de la barra superior de la pantalla: Mi Cuenta, Notificaciones y Recordatorios. Mis Farmacias Esta opción le permite al representante legal de la farmacia: a) Consultar las Farmacias donde desempeña el rol de representante legal. b) Agregar nuevos establecimientos a la lista de Mis Farmacias. c) Ver el detalle de los datos de la farmacia. d) Acceder a la información de los regentes de la farmacia. e) Asignar al encargado administrativo de la farmacia. Mis Farmacias Al ingresar a la funcionalidad Mis Farmacias, encontrará la lista de farmacias donde es representante legal, puede utilizar las opciones de búsqueda de información por Nombre, Farmacia y Representante Legal. 12

13 Pasos para agregar nuevas farmacias a la lista de Mis Farmacias 1. Seleccione el botón Agregar Nueva. 2. Ingrese el número de operación y cédula jurídica del establecimiento. 3. Seleccione el botón Verificar. Pasos para acceder a los datos de la farmacia Para acceder a la información del establecimiento farmacéutico únicamente debe elegir en la lista de farmacias, el registro que desea consultar y seleccionar el botón Ver que se ubica en la columna Detalle, en la pestaña Datos de la farmacia podrá consultar la información. 13

14 Pasos para acceder a la información de los profesionales Para consultar la información de los profesionales únicamente debe elegir en la lista de farmacias, el registro que desea consultar y seleccionar el botón Ver que se ubica en la columna Detalle, en la pestaña Profesionales podrá consultar la información de los profesionales asignados al establecimiento seleccionado. Los datos que se despliegan en esa pestaña son el nombre y apellidos del profesional, estatus en la farmacia y en el sistema, persona que actualizó la información y fecha de la actualización. Pasos para asignar al encargado administrativo del establecimiento El representante legal puede delegar sus funciones en otra persona bajo el rol de Encargado Administrativo, quien igualmente podrá registrar las sucursales de la farmacia en la plataforma, según se lo indique el representante legal; así como agregar profesionales, asignarlos, desasignarlos y consultar la información del establecimiento en el cual desempeña el rol administrativo. Para asignar un encargado administrativo debe seguir los siguientes pasos: 1. Seleccione el botón Ver, ubicado en la columna Detalle del establecimiento en el que se desea asignar al encargado administrativo. 2. Seleccione la pestaña Encargado Administrativo. 3. Escoja el tipo de identificación e ingrese el número correspondiente. 14

15 4. Seleccione el botón Buscar Persona. 5. Ingrese los datos que se le solicitan. 6. Seleccione el botón Guardar. Una vez guardados los datos aparece la siguiente pantalla, el espacio de fotografía lo edita el Encargado Administrativo cuando ingrese con su usuario y contraseña a la plataforma de Receta Digital en la opción Mi Cuenta. 15

16 Nota: si la farmacia tiene asignado un Encargado Administrativo, pero por alguna razón debe dejar el establecimiento, se selecciona el botón Eliminar. La persona en la que se ha delegado el rol de Encargado Administrativo recibirá un correo electrónico de bienvenida a la plataforma, en el que encontrará el enlace que le permite confirmar la solicitud y establecer la cuenta. 16

17 Mis profesionales La funcionalidad Mis profesionales le permite al representante legal de la farmacia: a) Asignar regentes farmacéuticos a una farmacia. b) Desasignar y reasignar profesionales en las farmacias. c) Indicar el tipo de rol del profesional. Pasos para asignar profesionales a una farmacia 1. Seleccione la farmacia a la que desea agregar al regente. 2. Ingrese el nombre del regente farmacéutico en el campo Buscar Regente. 3. Seleccione el botón Agregar. Los estados de la asignación son: a) Asignado: es el estado que posee la asignación cuando el representante legal de la farmacia o el regente aprueba la solicitud. b) Pendiente aprobación profesional: cuando un representante legal agrega un nuevo profesional a la farmacia, la asignación queda en estado Pendiente hasta que el regente farmacétutico la apruebe. c) Pendiente aprobación institución: la asingnación queda en estado Pendiente hasta que el representante legal apruebe la solicitud de asignación del regente a la farmacia. 17

18 d) Desasignado: indica que el regente se encuentra inhabilitado para hacer uso de las funcionalidades de Receta Digital en la farmacia seleccionada. Es posible que posteriormente el regente farmacéutico sea reasignado en el establecimiento. Para desasignar un profesional debe escoger un regente en estado asignado y seleccione el botón Opciones ubicado en la columna Acción y desasigne al profesional. 4. Seleccionar el rol que desempeñará el profesional (este paso es opcional). Los regentes farmacéuticos pueden desempeñar el rol de Farmacéutico Encargado o de Administrador de la Farmacia, incluso ambos; el representante legal de la farmacia es quien asigna estos roles, para ello debe: a) Seleccionar el regente al que se desea asignar el o los roles mencionados. b) Seleccionar el botón Opciones. c) Marcar el o los roles que desempeñará el profesional. Administrador del establecimiento farmacéutico Esta funcionalidad le permite al representante legal de la farmacia ingresar directamente asignar un encargado administrativo para el establecimiento farmacéutico (cadena), ejecutando los siguientes pasos: 18

19 1. Escoja el tipo de identificación e ingresar el número correspondiente. 2. Seleccione el botón Buscar Persona. 3. Ingrese los datos que se le solicitan. 4. Seleccione el botón Guardar. Una vez guardados los datos aparece la siguiente pantalla, el espacio de fotografía lo edita el Encargado Administrativo cuando ingrese con su usuario y contraseña a la plataforma de Receta Digital en la opción Mi Cuenta. 19

20 Nota: si la farmacia tiene asignado un Encargado Administrativo, pero por alguna razón debe dejar el establecimiento, se selecciona el botón Eliminar de la imagen anterior. La persona en la que se ha delegado el rol de Encargado Administrativo recibirá un correo electrónico de bienvenida a la plataforma, en el que encontrará el enlace que le permite confirmar la solicitud y establecer la cuenta. 20

21 Historial de Recetas El representante legal de la farmacia puede consultar en esta opción todas las recetas que han sido generadas en la o las farmacias en las que es representante legal. Esta funcionalidad permite realizar la búsqueda específica de recetas por consecutivo, tipo de receta, nombre del paciente, código de despacho y estado. El historial de recetas puede exportarse a Excel o PDF, también puede imprimirse si es necesario. El Historial de Recetas permite consultar el detalle de cada receta, para ello debe seleccionar un registro de la lista de recetas y dar doble clic sobre la prescripción seleccionada. 21

22 Opciones de la barra superior de la pantalla Recordatorio La opción de recordatorio indica la cantidad de recetas disponibles en el talonario para despachar. Notificaciones Esta opción le permite consultar los mensajes enviados por el sistema, para ingresar a las notificaciones debe posicionar el cursor sobre el icono en forma de sobre que se ubica en la barra superior de la pantalla, como se ilustra en la siguiente imagen. Mi Cuenta En la opción Mi Cuenta se consulta y edita la información registrada en el sistema, para ingresar a esta funcionalidad debe dar clic en la pestaña que se ubica en la parte superior derecha de la pantalla, donde se ubica el nombre del usuario. 22

23 Mediante esta opción usted puede: a) Consultar y actualizar los datos personales. Si modifica su correo electrónico el sistema le mostrará el mensaje de la imagen siguiente, indicándole que debe realizar la confirmación del nuevo 23

24 El usuario debe confirmar el correo debido a que de lo contrario no podrá hacer uso de las funcionalidades del sistema, además todos los mensajes enviados por la plataforma estarán asociados con esta nueva cuenta. Si trata de ingresar a su cuenta sin antes haber confirmado el cambio de correo, el sistema le muestra el mensaje que aparece en la siguiente imagen. Comprar Talonario Al ingresar a Comprar Talonario usted puede realizar la compra del talonario utilizado para el despacho de las recetas físicas ingresadas en el sistema. Es importante mencionar que el talonario pertenece a la farmacia o cadena en la que se encuentra asignado. 24

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26 Firma Digital Ayuda Esta opción despliega una pantalla de ayuda del sistema que lo guía en el uso de la Firma Digital. 26