MANUAL DE USUARIO PROCESOS ESPECIALES

Transcripción

1 PROCESOS ESPECIALES Los procesos especiales del módulo de Cuentas por Pagar le permitirán realizar operaciones sobre la información que tiene, por eso su importancia en la aplicación ya que cuando se ejecutan le puede ayudar a facilitar sus procesos y también modificar la información de acuerdo a su funcionamiento. RECUPERACION PROCESOS BASICOS Este proceso actualiza los acumulados de los documentos creados en la aplicación de un año específico también debe correrse al final del año para que los acumulados del período siguiente se actualicen correctamente. Ej.: Si va a iniciar con movimientos del año 2009 debe ejecutar el proceso de recuperación del año 2008 para que los acumulados de cada proveedor se actualicen. Este proceso le solicitara el año y el código del proveedor al que desea regenerar los acumulados, para este último, el sistema le mostrará la lista de todos los registros que tiene creado en el sistema. Si desea ejecutar el proceso para todos puede escribir el símbolo %, el cual lo muestra por defecto el proceso de recuperación IMPORTACION DE DOCUMENTOS A CXC Con este proceso puede realizar la creación de movimientos de los clientes automáticamente mediante un archivo plano. Este proceso valida que todos los campos de cada subtipo de documento este diligenciado y con valores validos. Si al ejecutar el proceso se presentan inconsistencias se genera un informe en el que se explican los problemas que hubo para subir el documento. El proceso puede ser ejecutado para toda la información que no se ha procesado o para un rango de documentos. Si desea escoger o seleccionar un rango de información se solicitará el año inicial y final para realizar la consulta en el archivo que especifique, mes inicial y final, subtipo de documento inicial y final, número de documento inicial y final, fecha inicial y final. El proceso realizará la consulta de estos parámetros en la tabla de importación (cxp_inf_cxp) con el fin de realizar la creación de los documentos que especifique.

2 Cuando habilite el campo ver, el proceso le permitirá visualizar los documentos que se van a crear en el módulo para su verificación. Finalmente al dar clic en procesar cuando no esta habilitada la opción ver, la aplicación realizará la creación de los documentos. VALIDACION DE CONSECUTIVOS Este proceso realizará la revisión de los consecutivos de los documentos que haya creado en la aplicación de Cuentas por Pagar. Este revisa la ausencia de algún consecutivo de un subtipo de documento.

3 Año: Debe ingresar el año en el cual se desea realizar el control Meses: Debe digitar el rango de meses que va a revisar. Tipo: Corresponde al tipo de documento que va a controlar. Carácter: Si el tipo de documento utiliza algún carácter para el consecutivo, debe ingresar la abreviatura correspondiente para que se pueda realizar la revisión de estos correctamente. Aplicación: Debe indicar la aplicación a la cual pertenece el subtipo de documento para realizar la validación Al dar clic en procesar podrá imprimir o enviar a programas de office la información procesada.

4 EXPORTACION A CONTABILIDAD PROCESOS CONTABLES Este proceso se debe utilizar en el caso en que haya configurado la interface contable en batch. Le permite la creación de la afectación contable de los diferentes documentos creados en Cuentas por Pagar en la Contabilidad del sistema si ha adquirido esta aplicación. Para recordar la funcionalidad de la interface en Batch, debe consultar la ayuda del maestro de Parámetros Generales El proceso presenta dos maneras diferentes para realizar su ejecución: Total: Exporta todos los documentos que no han hecho interface contable. Seleccionar: Esta opción le permite realizar la interface a Contabilidad a una porción de documentos creados en Cuentas por Pagar. Este proceso le permite ubicar la información por un rango de años, periodo, subtipo, número y fecha de documento.

5 En ambos casos, puede verificar la información que va generarse en Contabilidad por medio del botón Consultar. En el caso en que suceda algún error en la información contable de los documentos de la aplicación, debe dar clic en imprimir el cual mostrará la información con las inconsistencias para que se corrijan. Debe aclararse que en el caso en que haya un error en la información a importar no se realizara la interface de los documentos que se seleccionaron para realizar este proceso. Cuando la información realizó la interface correctamente a Contabilidad, el sistema le informará mediante un mensaje. REGENERACION CONTABLE Este proceso le permitirá generar la información contable de los documentos que haya creado en el módulo de Cuentas por Pagar. También puede ejecutarlo en el caso en que realice un cambio en las cuentas contables para que la información se actualice y pueda realizar el proceso de exportación sin ningún inconveniente. En el caso en que se generen errores en la información cuando ejecute el proceso Exportación a Contabilidad debe corregir los datos y ejecutar este proceso para que la información contable se genere de acuerdo a lo realizado.

6 Parar poder ejecutar este proceso debe especificar un rango de tipo, número y fecha de documentos. Después de dar clic en procesar, se informará el resultado de la ejecución del proceso y las inconsistencias que se presentaron para realizar su corrección. COPIA PLANTILLA CONTABLE Este proceso es muy útil ya que le permite copiar la información de una plantilla contable a otra que haya creado y no contenga la parametrización contable, también puede realizarla a una plantilla que no exista en el sistema. Este proceso le ahorrará tiempo ya que si el cambio de la parametrización es de unas cuantas cuentas le puede ahorrar tiempo ya que solamente copia la plantilla contable y luego puede realizar el cambio necesario, no debe ingresar la información de todos los campos. Este proceso le solicitará el parámetro fuente, es decir, de donde se va a copiar la información, también le solicitará el parámetro nuevo, el cual será el código de la plantilla que se va a crear o a la que se va a realizar la copia de la parametrización. Al dar clic en salir, puede ingresar al maestro de Plantillas contables con el fin de verificar la copia que realizó y así mismo generar los cambios en la información que necesite. DESMARCAR ANTICIPOS PROCESOS DE MANTENIMIENTO Este proceso es bastante útil ya que le permite desmarcar los anticipos que puedan estar afectando una factura de compra. También puede utilizarlo cuando desee eliminar o modificar una factura cruzada, primero debe ejecutar este proceso y luego puede eliminar el documento de factura de compra o también modificarla. Para ejecutar el proceso es necesario ingresar el año, periodo, subtipo y número del documento que esta cruzado con el anticipo que desea desmarcar.

7 Al ser ejecutado se muestra una ventana con los anticipos que tiene la factura y una columna para marcar con una X los que se quieran desmarcar. Al dar clic en salir, se desmarcará el anticipo y quedará disponible para cruzar con otro documento nuevamente. BORRADO GENERAL DE TABLAS SI va a ejecutar este proceso debe tener en cuenta que borrará la información correspondiente a la afectación contable de cada uno de los movimientos, documentos y acumulados. Este proceso es útil cuando se va a iniciar con el ingreso de información al programa. BORRADO DE PROVEEDORES Este proceso debe ser ejecutado cuidadosamente ya que borra la información del proveedor que le especifique al sistema, es decir, borra la información de los documentos, acumulados y del maestro de proveedores. Este proceso le solicitará como parámetro el código del proveedor a eliminar, para facilitar su búsqueda se presenta una lista con los registros creados en el sistema. AGRUPAR ANTICIPOS SIN REFERENCIA Con el fin de organizar la información de anticipos de cada uno de los proveedores, se creó este proceso ya que permitirá agrupar los anticipos que ha desmarcado y no ha cruzado con ningún documento. De esta manera podrá tener agrupada la información con el fin de controlar de una forma más efectiva los anticipos.

8 Este proceso le solicitará el código del proveedor al cual desea realizar la agrupación de anticipos, para facilitar el ingreso de información se presenta una lista de todos los registros que ha creado en la aplicación para ejecutar correctamente el proceso. DOCUMENTOS POR PROCESOS NOTAS DEBITO / COMPROBANTES DE EGRESO Por medio de este proceso se crean las notas débito y comprobantes de egreso que realizan la cancelación de los documentos pendientes por pagar a los proveedores. Para ejecutar este proceso es necesario especificar el código del proveedor, fecha del documento y el subtipo que se va a crear para esta operación. Al dar clic en procesar, visualizará las facturas de compra o notas crédito pendientes por cancelar del proveedor que ingresó inicialmente. Si está realizando un comprobante de egreso se habilitará el campo Girado a para que ingrese la persona a la cual se girará el documento que esta creando.

9 Para ingresar el valor a cancelar con el comprobante de egreso o nota débito, debe dar clic en la opción editar ubicado al inicio de cada registro (renglón), la información que podrá consultar en esta ventana se explicará a continuación: Valor: En este campo debe ingresar el valor que cancelará en el comprobante de egreso. Con doble clic la aplicación sugerirá el saldo pendiente por cancelar del documento correspondiente al registro que está modificando. Valor IVA: En este campo se ingresa el valor del IVA que se aplicará al documento que se creará. Descuento: Debe ingresar el descuento que se tendrá en cuenta en el pago del documento que está cancelando. Retención: Digite el valor de la retención que se aplicará al documento que se creará. Ica: Debe ingresar el valor de ICA que se tendrá en cuenta en el pago del comprobante de egreso o nota débito. ReteIva: Corresponde al valor de retención de IVA que se aplicará al documento que se creará. Si no ha causado el descuento e impuestos que generó el proveedor en la factura de compra, debe ingresar el valor correspondiente en los campos, de lo contrario, debe digitar cero. Mayor Valor: Si en el pago que se realizará al proveedor hay una unos centavos o pesos que aumentan el valor que se pagará, es necesario ingresar el valor correspondiente en este campo, de esta manera se evitarán diferencias contables. Menor Valor: Si en el pago que se realizará al proveedor hay una unos centavos o pesos que disminuyen el valor que se pagará, es necesario ingresar el valor correspondiente en este campo, de esta manera se evitarán diferencias contables. Subtipo: En este campo podrá consultar el código del subtipo de documento que se afectará con el documento. Número Doc.: Corresponde al número de documento que cancelará con el comprobante de egreso o nota débito. Número Fac.: En este campo podrá visualizar el número de factura compra que entregó el proveedor. Fecha Doc.: Corresponde a la fecha del documento de creación de la factura de compra o nota crédito en la aplicación.

10 Fecha Venc.: Es la fecha de vencimiento del documento que cancelará con el comprobante de egreso o nota débito. Saldo: Es el saldo pendiente por cancelar de la factura o nota débito que esta cancelando. Valor Documento: En este campo visualizará el valor total de la factura de compra o nota débito del proveedor. C. Costo: Es el código del centro de costo que se afectó con la creación del documento que cancelará, de igual forma, se afectará en el movimiento que se creará. Sucursal: Corresponde al código de la sucursal que se afectó con la creación de la factura de compra o nota crédito y que se tendrá en cuenta también en el movimiento que se creará. Por medio de este procesó podrá cancelar diferentes números de documentos del proveedor que visualiza en pantalla. Al dar clic en procesar, la aplicación le informará el número del documento que se creó para el comprobante de egreso o nota débito y si se realizó el traspaso a la aplicación de Contabilidad si se adquirió. Si no se generó el documento contable, la aplicación le informará el motivo para que realice las modificaciones correspondientes y se pueda crear la afectación correctamente. Al dar clic en salir, visualizará la ventana de afectación contable que se generó con la creación de la nota débito o comprobante de egreso si activó la opción mostrar interface

11 contable en el maestro de parámetros de la aplicación o si hay alguna inconsistencia, puede modificar la información utilizando la opción editar la cual se encuentra al inicio de cada registro (renglón). Al dar clic en salir, la aplicación validará la información que contiene la afectación contable del documento, si encuentra alguna anomalía, se informará para que se corrijan las inconsistencias. De lo contrario visualizará el documento de comprobante de egreso o nota débito que se creó por medio del proceso.

12 REVERSION CHEQUES POSFECHADOS Este proceso le permite reversar un cheque posfechado entregado a los proveedores para ser cobrados en una fecha determinada. Para ejecutar este proceso es necesario especificar el código del proveedor, número de cheque que se entregó, fecha de reversión del cheque y el subtipo que se creará. Al dar clic en procesar, visualizará un mensaje confirmando la creación de la reversión del cheque posfechado.

13 Después de ejecutar el proceso de reversión de cheque posfechado, podrá visualizar el documento por medio de la opción consultar en el menú de documentos.