MANUAL DE USUARIO INTRODUCCIÓN 2 REQUERIMIENTOS MÍNIMOS 2 INSTALACIÓN DEL SERVIDOR Y ACTIVACIÓN 2 CONFIGURACIÓN 10 USO DE SOFTWARE 35

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1 MANUAL DE USUARIO Contenido INTRODUCCIÓN 2 REQUERIMIENTOS MÍNIMOS 2 INSTALACIÓN DEL SERVIDOR Y ACTIVACIÓN 2 INSTALACIÓN DEL SERVIDOR EN WINDOWS. 2 INSTALACIÓN DEL SERVIDOR EN LINUX UBUNTU. 3 ACTIVACIÓN 9 CONFIGURACIÓN 10 CONFIGURACIÓN BÁSICA 10 ENTIDADES 12 PERSONALIZAR 15 HISTORIA CLÍNICA Y EXÁMENES 17 TARIFAS 19 FIRMA DIGITAL O SUBIR FIRMA DIGITAL 24 USUARIOS 28 ROLES 30 PERMISOS 33 USO DE SOFTWARE 35 CREAR PACIENTE Y ASIGNAR EXÁMENES 35 EDITAR INGRESO 42 ATENCIÓN DE PACIENTE. 45 INSTALACIÓN DE MÁS EQUIPOS 54 PORTAL WEB 58

2 Introducción El software IPS Software Integral es un programa el cual le permite llevar el control de todos los pacientes que ingresen a sus instalaciones, así como mantener el registro de su Historia Clínica y exámenes realizados, además permite facturar. Este software es una herramienta sencilla de manejar y muy intuitiva Requerimientos Mínimos Los requerimientos mínimos para la instalación y funcionamiento óptimo del software IPS Software Integral en el servidor son los siguientes: Procesador Dual-Core de 2.0 GHz Memoria RAM de 2 GB Disco duro de 80 GB (con 10 GB libres mínimo) Se recomienda usar el software con navegador Google Chrome aunque funciona igual en cualquier otro navegador Instalación del Servidor y Activación El software IPS Software Integral se puede instalar localmente tanto en Windows como en Linux o también puede solicitarlo vía Web mediante un contrato de arriendo (distinto al del Portal Web). Instalación del Servidor en Windows. Para instalar el software en Windows basta con insertar el CD entregado, acceder a la carpeta Windows, ejecutar el archivo Setup.exe y seguir las instrucciones, una vez terminada el Servidor queda listo y con un acceso directo llamado IPS Software Integral. 2

3 Instalación del Servidor en Linux Ubuntu. Para instalar el software en Linux debe insertar el CD, entrar a la carpeta Linux y copiar los archivos instalador.sh e ips.tar.gz en el escritorio. 3

4 Luego debe abrir la Terminal y ejecutar los siguientes comandos: Primero iremos a la carpeta del Escritorio, sino sabe en qué carpeta se encuentra puede ejecutar el comando ls. Una vez veamos la carpeta escritorio ejecutamos el comando cd Escritorio (también puede llamarse Desktop dependiendo de cómo configuro su Ubuntu). 4

5 Luego ejecutamos el comando sudo chmod +x instalador.sh con el fin de darle permisos de ejecución al archivo instalador, recuerde que pedirá la clave del súper usuario para esta acción. Ejecutamos el comando./instalador.sh el cual iniciara nuestro instalador. Es posible que el instalador le pida confirmar la ejecución del mismo, a lo que usted debe aceptar para que pueda instalarse. Mientras este instalando descargara en el Escritorio un paquete llamado xampp-linux tar.gz usted no debe borrarlo hasta que en el manual se le indique ya que esto es una serie de paquetes que el software necesita para su correcta ejecución. 5

6 Una vez termine el instalador abrirá la ventana del Software en el navegador, el cual puede acceder escribiendo en la barra del navegador en el Servidor (ver al final del manual como instalar el software en los demás equipos). 6

7 Una vez la instalación haya finalizado y pueda utilizar el software es recomendable borrar los 3 archivos que quedaron en el escritorio (instalador.sh, ips.tar.gz y xampp-linux tar.gz) en caso tal el instalador no lo haya hecho. Por último se debe indicar a Linux Ubuntu que inicie el software cada vez que se encienda el PC, ya que si esto no se hace el software no iniciara la próxima vez que encienda el equipo, en la Terminal debe ejecutar el siguiente comando sudo gedit /etc/rc.local 7

8 Le abrirá un editor de texto ATENCION, aquí debe tener mucho cuidado, aunque la instrucción es bastante simple, la última línea del archivo dice exit 0 esa línea NO debe ser borrada, encima de esa línea escribimos /opt/lampp/lampp start Tenga en cuenta las 2 imágenes que se le presentan para que compare como estaba el archivo (puede ser diferente en su PC) y como debe dejar el archivo (igual a como estaba, solo debe agregarle la línea antes mencionada arriba de exit 0 se incida con una flecha roja -). Una vez coloque la línea, guarda el archivo y lo cierra, para así finalizar con la instalación del software en su Linux Ubuntu. 8

9 Activación La primera vez que ingrese al software le aparecerá la ventana de activación en el cual tendrá que ingresar el serial o código de activación que se le entrega junto al material del software. Para activar el software debe estar conectado a Internet, solo se requiere internet al momento de la activación. Una vez ingrese dicho serial y se active el software pasara a la ventana inicial del software. 9

10 Si aun no ha adquirido el software puede Activarlo con un periodo de prueba de 30 días, cabe aclarar que mientras el software este activo de esa manera todos los reportes saldrán con la leyenda Software en Prueba. Debe adquirir una licencia para quitar esa restricción. Configuración Configuración Básica Una vez se ingrese al software con su usuario y clave, si es primera vez que entra es admin en ambos campos (es el usuario administrador) La anterior es la pantalla inicial del software la cual varía su menú dependiendo del tipo de usuario, lo primero que se debe hacer es configurar el sistema, para eso debe entrar a Configuración Conf Sistema. 10

11 En esta pantalla encontrara la configuración básica del sistema, la cual es lo primero que debe ingresar, para esto cambie el dato necesario y haga clic en el botón guardar al lado derecho del mismo. 11

12 Dependiendo de cómo configure esta parte así funcionara el sistema, aquí establece los datos de la empresa (nombre, nit, dirección, teléfono) y los datos de facturación (resolución de factura, consecutivo, etc.). Si no tiene claro la función de alguna de las opciones coloque el mouse sobre el nombre y este le mostrara un cuadro con una descripción más detallada del mismo Entidades Una vez configurada toda la información básica en el software se debe configurar otros parámetros para su buen uso, uno de ellos son la ARP, EPS, AFP, Empresas, Estado Civil, Jornada Laboral y Escolaridad, para esto debe ir al menú Configuración Entidad. 12

13 Cuando entre a cualquiera de esas opciones le aparecerá lo siguiente: 13

14 En esta ventana usted podrá registrar una nueva EPS (dependiendo de qué eligió) haciendo clic en el botón, para poder ingresar los datos y hacer clic en para registrarlos en el sistema. En el caso de editar un elemento ya creado solo debo hacer clic sobre él en la lista que se muestra más arriba, cambiar los datos y hacer clic en. En caso tal se haya hecho clic en y quiera devolverse al listado debe hacer clic y mostrara nuevamente la lista. Las ventanas de las 6 opciones son parecidas, la única que varia mas es la de Empresas, la cual se ve a continuación. En las empresas se debe tener en cuenta el Nivel de Acceso que se le otorga (el software viene configurado con un nivel llamado Empresas, el cual solo le permite imprimir resultados, usted puede crear más niveles de acceso o roles y otorgárselos a la empresa), también tener en cuenta el Login y Clave, que son el usuario y clave que usara la empresa para entrar al portal de 14

15 resultados, la Tarifa, el Formato HC (Historia Clínica) y Formato Concepto son los últimos que debe tener en cuenta. Personalizar En esta opción usted personalizara algunas partes en su software, como lo son la hoja membrete, su logo, textos en la factura, encabezados y pie de página, para esto debe elegir el menú Configuración Personalizar. 15

16 Para cambiar la hoja membrete, logo y pie de página en el software basta con elegir la imagen (formato PNG, JPG, JPEG o BMP) y el sistema la subirá automáticamente. Los encabezados se cambian entrando al menú Configuración Personalizar Personalizar. Basta con simplemente hacer clic sobre el encabezado a editar y hacer clic en. 16

17 Historia Clínica y Exámenes Una de las ventajas principales del software es que le permiten personalizar sus exámenes, para esto debe ir al menú Configuración Historia Clínica. Allí puede crear un formato para los Conceptos (resultados de aptitud), los Diagnósticos utilizados en el software, un formato de Historia Clínica personalizado, Para clínicos (exámenes) y las Recomendaciones. El software trae consigo un listado amplio de exámenes, los cuales usted puede eliminar y dejar solo los que usa en realidad, también puede modificar los formatos, basta con hacer clic sobre el nombre de alguno de ellos. 17

18 Al hacer clic en uno de ellos (también al hacer clic en el botón ) le aparecerá la siguiente ventana 18

19 Allí debe ingresar el Nombre, un código o sigla del examen, elegir al grupo al que pertenece (los grupos los crea y modifica en Configuración Grupos), el sexo al que pertenece el examen y por ultimo definir si es de laboratorio (pues estos tienen una función diferente en el software), una vez ingrese esos datos abajo tiene un editor de texto en el cual puede armar su formato (puede copiar y pegar uno de Excel) y por ultimo hace clic en para registrar los cambios. Los mensajes de confirmación en el software siempre se verán tanto abajo como arriba y dependiendo del color será la respuesta (verde de correcto, rojo de error, amarillo de información y azul de notificación). Tarifas Las tarifas se ingresan en el menú Configuración Tarifas, allí usted podrá establecer los diferentes precios de los exámenes 19

20 Puede modificar una tarifa haciendo clic sobre el nombre, o también puede crear una haciendo clic en el botón. 20

21 En esta ventana usted ingresara los exámenes que hacen parte de esa tarifa (puede crear muchas tarifas y asignar tarifas diferentes a cada una de las empresas). Debe escribir un Nombre a la tarifa y también agregar los exámenes que la componen, para agregar un examen debe empezar a escribir el nombre del examen en Nombre Examen, a medida que escribe un nombre aparecerá una lista de exámenes que coincidan con parte del texto escrito allí 21

22 Puede usar las flechas de dirección en el teclado para ubicar el examen y presionar la tecla Enter para escogerlo. Una vez lo agreguen aparecerá lo siguiente. 22

23 Y aparecerá en la lista para ingresarle su precio. Una vez coloque todos los exámenes y sus precios debe hacer clic en el botón. 23

24 Firma Digital o Subir Firma Digital El software maneja 2 tipos de firmas para los usuarios, una es con una tabla digitalizadora y la otra es subiendo una imagen, para hacer la firma con la tabla digitalizadora debe ir al menú Configuración Firma Digital, esto debe hacerlo cada usuario o medico del sistema. Una vez allí le aparecerá un recuadro con borde negro en el cual debe empezar a dibujar o escribir su firma mediante la tabla digitalizadora 24

25 Luego de dibujar la firma se debe aproximar el Mouse al borde superior del cuadro y hacer clic en para guardar la firma. 25

26 La próxima vez que entre a esa opción podrá ver la firma guardada Si lo que usted tiene es una firma escaneada lo debe hacer desde el menú Configuración Subir Firma Digital. 26

27 Allí solo tiene que elegir el archivo de la imagen (formato PNG, JPG, JPEG, BMP) y el software subirá la imagen elegida. 27

28 Usuarios Para crear más usuarios en el software usted debe ir al menú Configuración Usuarios. La ventana es parecida al resto donde se crean y registran datos 28

29 Se deben diligenciar los datos del usuario teniendo en cuenta lo siguiente: Los campos Nivel de Acceso, Login y Clave son los datos que utiliza el software para identificar al usuario y los permisos que tiene dicho usuario. 29

30 Puede crear tantos usuarios desee y el software puede ser instalado en cuantos equipos necesite. Roles Los roles son los niveles de acceso que se le conceden a un grupo de usuarios en el software, debe ingresar a Configuración Roles. 30

31 Usted puede crear cuantos roles crea conveniente, el software traerá consigo algunos roles establecidos, para crear un rol debe hacer clic en, colocar el nombre y en el árbol que aparece chulear las opciones a las cuales tendría acceso los usuarios que tengan ese rol 31

32 Si usted quiere editar un rol debe hacer clic en el botón. Luego elegir el rol que desea editar y por ultimo hacer clic en el botón Editar al lado derecho del nombre. 32

33 Una vez haga eso puede cambiar las opciones que tiene el rol y por ultimo hacer clic en para registrar los cambios. Permisos Los permisos se refieren a partes específicas en el software, es definir que funciones tiene cada usuario dentro del software. Para ello debe entrar en Configuración Permisos. 33

34 En este menú podrá establecer que usuario se encarga de Audiometrias, Visiometrias, Laboratorios (Para clínicos), Prueba Vestibular, Optometria, Examen de Altura, Osteomuscular, quien puede ver las facturas a las empresas, quien puede ver de qué empresa vienen los pacientes, y otras más. Los permisos se establecen por usuario, es decir que usted debe elegir usuario por usuario y colocarle los permisos que crea conveniente, tenga en cuenta que aquellas personas que tengan los permisos habilitados son los que aparecerán como responsables de los exámenes que realicen. Una vez establezca los permisos debe hacer clic en para registrar los cambios. 34

35 Uso de Software Crear Paciente y Asignar Exámenes Para asignar un turno a un paciente debemos ir al menú Paciente Paciente, o también se puede hacer clic en el botón Una vez allí procedemos a buscar el paciente, podemos ingresar el nro de documento y hacer clic en o también presionar la tecla Enter. 35

36 En caso tal el paciente ya este registrado y no se cuente con el nro de documento se puede buscar haciendo clic en. De la lista que se despliega se puede elegir el paciente haciendo clic sobre su nombre. En caso de que el paciente no exista el software nos pedirá que lo registremos 36

37 En esta pantalla se llenan los datos básicos del paciente, una vez se diligencie y guarden sus datos hacemos clic en ingresar su firma haciendo clic en digitalizadora en el equipo., luego se puede, para esto debe tener una tabla 37

38 Y la foto se puede tomar haciendo clic en cámara web conectada al equipo., para esto debe tener una En caso tal le aparezca este recuadro debe hacer clic en Permitir, para que el software pueda hacer uso de la cámara web. Luego debe hacer clic en. 38

39 Una vez la foto se guarde puede cerrar la ventana haciendo clic en. NOTA: para guardar la firma y foto del paciente, este ya se debió haber registrado. Terminado el registro del paciente se procede a registrarle los exámenes que se hará el paciente, para esto se desplaza a la sección siguiente que se encuentra abajo. 39

40 En este espacio usted debe especificar el tipo de Examen, a quien se le va a Facturar (si se le va a facturar a la misma persona se deja Particular), de que Entidad viene la persona y el Cargo al que Aspira (solo aplica en Salud Ocupacional). Los exámenes se van escribiendo en Nombre Examen y se eligen de la lista que aparece. 40

41 En caso tal de eliminar un examen debe hacer clic en, puede aplicarle un descuento colocando el valor a descontar en la casilla Descuento de cada examen. 41

42 Terminado el ingreso de exámenes a realizarle al paciente hacemos clic en. Editar Ingreso En caso de que el ingreso tenga algún error (empresa, exámenes, tipo de examen, a quien se le factura) este se puede corregir en el menú Procesos Editar Ingreso. 42

43 Allí se debe hacer clic en el botón del ingreso que se desea editar. 43

44 Una vez allí podemos cambiar los datos, también ingresar más exámenes o eliminar alguno de ellos Una vez hecho el cambio se debe hacer clic en. 44

45 Atención de Paciente. Para atender a un paciente se debe ir al menú Procesos Atender Consulta, o se puede hacer clic en el botón. 45

46 Una vez allí se debe hacer clic en el botón de la historia o paciente que se desea atender. 46

47 Como se puede observar aparece la Historia Clínica del paciente para ser diligenciada, navegando por cada una de las pestañas hay información a diligenciar (no son obligatorias) 47

48 48

49 En los exámenes de laboratorio nos aparecerá la lupa ( ), esto con el fin de abrir el formato que configuramos previamente y lo diligenciemos. 49

50 Si el examen se guarda haciendo clic en, este podrá ser modificado luego y su estado cambia a Ingresado, y si se guarda con el botón Validado. este no podrá ser modificado más y cambiara su estado a Haciendo clic en se puede imprimir el resultado del laboratorio 50

51 En la audiometría se puede incluso generar el grafico 51

52 Se debe hacer clic en el botón, para guardar la imagen. Para guardar la historia se debe hacer clic en el botón al final de la misma 52

53 Si por el contrario se quiere cerrar definitivamente la Historia se hace clic en. 53

54 Instalación de más equipos Para instalar o más bien usar el software en otro equipo debe tener en cuenta lo siguiente: El software debe estar previamente instalado en el equipo que eligió como Servidor El Servidor debe tener la IP configurada de manera fija (con el fin de poder acceder al mismo desde otro equipo) Debe saber cuál es la IP del Servidor, esta la obtiene desde Panel de Control, entrando al Detalle de la conexión, la sección que dice Dirección IPv4 (resaltada en recuadro rojo), en Linux lo hace mediante el comando ifconfig en la Terminal. 54

55 Si usted cumple con los 3 requisitos mencionados anteriormente puede crear el acceso desde otro equipo al software, para esto debe hacer lo siguiente: En el escritorio del PC donde también quiere usar el software hace clic derecho y elige Nuevo -> Acceso Directo. 55

56 Aparecerá la siguiente ventana Allí debe escribir lo siguiente en el ejemplo mostrado anteriormente la IP del Servidor es (recuadro rojo antes mencionado), es decir, que debe escribir allí Luego hace clic en Siguiente 56

57 Aquí le coloca el nombre del acceso directo, el que usted desee, puede ser IPS Software Integral o el que usted guste. Y eso es todo, ya con eso podrá acceder desde otro PC al software, tenga en cuenta que el Servidor debe estar encendido ya que es donde está toda la información. Estos pasos sirven tanto para Windows como para Linux. 57

58 Portal Web Para tener acceso al Portal Web usted debe tener una página web (en caso de no tenerla se le puede realizar) y haber contratado este servicio por un valor de $ mensuales. La función del Portal Web le permite publicar los resultados de sus exámenes en internet para que sus clientes puedan verlos, sin necesidad de imprimirlos, dichos resultados estarán disponibles las 24 horas de los 7 días de la semana. Para sincronizar los datos de su servidor con los del portal web basta con hacer clic en el icono, al hacerlo se subirá toda la información tanto resultados como fotos y firmas. Esta función crea también una copia de seguridad la cual puede guardar en una memoria USB para mayor seguridad, se aconseja hacerlo diariamente. 58

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