SERVICIOS PARA EL DISEÑO E IMPLEMENTACIÓN DEL PROGRAMA INTEGRAL DE TRANSFORMACIÓN DIGITAL DE LA PROVINCIA DE LUGO:

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1 Diputación de Lugo SERVICIOS PARA EL DISEÑO E IMPLEMENTACIÓN DEL PROGRAMA INTEGRAL DE TRANSFORMACIÓN DIGITAL DE LA PROVINCIA DE LUGO: Manual usuario ERP Marzo 2015

2 ÍNDICE 1 INTRODUCCIÓN ACCESO AL SISTEMA INTERFAZ USUARIOS Creación de nuevos usuarios Editar usuarios MÓDULOS Mensajería Gestión de Ventas Gestión Contable Gestión de Compras Gestión de Almacén Informes Tienda de módulos REGISTROS Creación de registros Consulta Registros BUSQUEDAS: Página 2 de 20

3 Versión REGISTRO DE CAMBIOS Causa de la nueva versión Fecha de aprobación Creación del documento 06/03/2015 Página 3 de 20

4 1 INTRODUCCIÓN Una solución ERP, del inglés Enterprise Resource Planning, es lo que conocemos como Software de gestión integrada, y se define como un grupo de módulos de gestión conectados a una única base de datos. El ERP es un paquete de software que permite administrar todos los procesos operativos de una empresa, integrando varias funciones de gestión en un único sistema; en otras palabras, representa la columna vertebral de una empresa. El ERP es un paquete de software de gestión integrada, que nos permite construir un sistema de información homogéneo sobre una base única. De este modo se cubre un amplio ámbito de gestión: Gestión de compras Gestión de ventas Gestión contable: contabilidad de clientes, de proveedores, activos, personal.. Control de gestión Gestión de la producción (planificación, etc.) Gestión de stocks (logística) Así pues, mediante el uso del ERP publicado en el marco del proyecto se dota a todos los profesionales y empresas de un conjunto de varios módulos que permitirán gestionar sus compañías de forma centralizada y sencilla. Además de los módulos mencionados anteriormente, incluidos en la instalación básica de la herramienta, se dispone de una tienda, a través de la cual, y de forma gratuita y personalizable, se podrán incluir nuevos módulos y funcionalidades: Terminal de Punto de Venta Gestión de Recursos Humanos Gestión de Flotas de Vehículos Etc En el portal se pone a disposición de todos los interesados en utilizar este ERP diferentes contenidos gráficos, como manuales y vídeos, que profundizan en las diferentes opciones de usuario y configuración Página 4 de 20

5 2 ACCESO AL SISTEMA El software ERP se basa en una interfaz web accesible a través de cualquier navegador. Para acceder a la página principal del ERP, escribiremos la siguiente dirección url en el navegador: Se nos muestra inicialmente una ventana de identificación en la que cada usuario deberá introducir sus datos de usuario contraseña: Página 5 de 20

6 3 INTERFAZ Tras acceder al sistema, se muestra la pantalla de inicio de nuestro software ERP que nos permitirá navegar entre las diferentes aplicaciones y funcionalidades. Barra de Menús Cabecera Menú Personal Zona de Trabajo Describimos, a continuación, las diferentes secciones de esta pantalla de inicio: Barra de menús: donde se incluyen las diferentes funcionalidades que nos ofrece la herramienta Menú personal: de cada módulo desde donde se puede acceder a las diferentes acciones que se pueden realizar en cada uno de los módulos. Cabecera: podremos realizar búsquedas y otras acciones genéricas Zona de trabajo desde donde se interactuará con el ERP. Página 6 de 20

7 4 USUARIOS El ERP pone a nuestra disposición una completa gestión de los recursos humanos que forman parte de nuestra compañía. Mediante esta utilidad se podrán dar de baja, crear y gestionar todos los usuarios que deberán trabajar con la herramienta. Existen dos usuarios ya creados en la herramienta Usuario con perfil de Administrador: usuario con permisos para llevar a cabo labores de administración Identificador: admin Contraseña: admin Usuario de perfil básico: usuario con permisos estándar Identificador: usuario Contraseña: usuario Describimos a continuación las funcionalidades básicas de la gestión de usuarios. Para ampliar las funcionalidades se recomienda consultar los vídeos y manuales sobre el ERP contenidos en el portal 4.1. Creación de nuevos usuarios Para comenzar a utilizar el software ERP se deben dar de alta los usuarios que trabajarán con la herramienta. Los usuarios podrán modificarse en cualquier momento que se necesite Solamente un usuario con permisos de administrador podrá gestionar usuarios. A través de la ventana de identificación, se introducen los datos de usuario y contraseña del usuario Administrador existente: Identificador: admin Contraseña: admin Tras acceder al ERP, debemos ubicarnos en el menú de Configuración en la sección izquierda de la pantalla y seleccionar la opción Usuarios, como se muestra en pantalla Página 7 de 20

8 Nombre Usuarios Desde el menú Usuarios se habilitará la acción Crear Pinchando en esta opción se mostrará un formulario en el que se deberán completar los datos del nuevo usuario, que se dará de alta en el ERP. Entre los datos más importantes destacan el nombre de usuario y contraseña que el nuevo usuario utilizará para acceder al sistema Editar usuarios En el caso de querer editar o modificar la información de un usuario ya existente bastará con pulsar sobre el nombre del usuario, como se puede ver en la figura anterior. Tras pinchar en el nombre de usuario, debemos pulsar el botón Editar nuevo formulario. Para conocer más funcionalidades sobre la gestión de usuarios se deberá consultar la documentación del ERP disponible en el portal del Página 8 de 20

9 5 MÓDULOS Como hemos comentado previamente, la aplicación ERP está formada por diferentes módulos. Cada uno de ellos cubre diferentes ámbitos de gestión de la empresa: Gestión de compras Gestión de ventas Gestión contable: contabilidad de clientes, de proveedores, activos, personal.. Etc Se muestra, a continuación, un breve resumen de los módulos que, por defecto, tenemos disponibles en el ERP. Veremos, por último, como disponer de más módulos que den cobertura a nuevas necesidades que podamos tener en nuestra compañía 5.1. Mensajería Este módulo permite gestionar la comunicación fluida y eficaz en la compañía. Mediante la configuración de un servidor de correo electrónico, se podrá centralizar en el ERP la gestión completa del correo electrónico de la empresa, pudiendo vincular la información contenida en el ERP con las comunicaciones a través del correo electrónico. Configuración del servicio de mensajería. Para configurar el servicio de mensajería será necesario acceder al sistema como usuario administrador. A través de la ventana de identificación, se introducen los datos de usuario y contraseña del usuario Administrador existente: Identificador: admin Contraseña: admin Una vez dentro del aplicativo, en el menú Configuración, disponemos de un submenú desde el cual se podrán configurar uno o varios servidores de correo entrante y saliente. Página 9 de 20

10 Para configurar los servidores de correo accederemos a un formulario como el que se muestra a continuación. Deberemos indicar ciertos datos de los servidores de correo que actualmente estamos utilizando en nuestra empresa, como el tipo de Servidor, el nombre del servidor, el puerto, el usuario y la contraseña de conexión al servidor de correo Se muestran también acciones de configuración que se aplicarán, en este caso, en los correos entrantes. Se deberá aplicar una configuración semejante al servidor de correo saliente Página 10 de 20

11 5.2. Gestión de Ventas El módulo de gestión de ventas permite controlar todas las operaciones con los clientes de la compañía, así como un control de la facturación, períodos de pago, vencimiento de saldos, etc. Podremos gestionar equipos de ventas, clientes, oportunidades, órdenes de venta, presupuestos y contratos. Clientes: Se muestra el listado de clientes, incluyendo información de contacto, el tipo de cliente, las oportunidades abiertas y las ventas, etc. Estos datos son accesibles para un análisis en mayor profundidad Podemos crear nuevos clientes, indicando diversos datos como el contacto, etc. De forma progresiva se irán actualizando los datos de Oportunidades, Ventas, facturación, etc Página 11 de 20

12 Productos: El ERP permite, además, gestionar los productos de la empresa. La herramienta nos permite y tratar los pedidos de los clientes, el estado de facturación, las oportunidades, etc, de forma que obtiene un análisis pormenorizado de las necesidades de producción de la empresa. Se podrá configurar el módulo para categorizar los productos vendidos, actualizándose, con esta información, el módulo de contabilidad 5.3. Gestión Contable El módulo de gestión contable se integra con todos los demás módulos del ERP permitiendo gestionar la contabilidad tanto financiera como analítica de la empresa, así como la facturación, de forma global Página 12 de 20

13 Se gestionan, en diferentes bloques, las facturas y abonos de clientes y proveedores, así como los pagos. Se dispone de información sobre el estado de pagos de proveedores, Se permitirá la gestión de estados bancarios, incluyendo su creación, los registros de cash, etc Se dispondrá, en esta sección, de un importante módulo de informes, que nos proporcionarán informes básicos como el Libro Mayor, Balance de Situación, Pérdidas y Ganancias, etc todos ellos optimizados para PYMES. Se incluye, en los informes de esta sección, información sobre clientes y proveedores así como diarios de ventas, saldos vencidos para el aprovisionamiento de las deudas Página 13 de 20

14 5.4. Gestión de Compras El módulo de gestión de compras permite controlar todas las operaciones con los proveedores de la compañía así como llevar un control de los productos y facturas pendientes de recibir, así como el catálogo de productos. Se podrán gestionar, entre otros, solicitudes de ofertas y órdenes de compras asociadas, etc Página 14 de 20

15 Podremos gestionar, como hemos comentado, solicitudes de ofertas y órdenes de compras asociadas, y los proveedores. Podremos crear órdenes de compra, o peticiones de oferta, incluyendo un proveedor preferente, etc Gestión de Almacén El módulo de gestión de almacenes permite automatizar transacciones, mejorar los tiempos de proceso, reducir los niveles de stock al mínimo necesario y crear un proceso único y visible en todas sus fases. Mediante este módulo se permitirá conocer el estado de los diferentes almacenes, sus necesidades estableciendo los stocks de seguridad que impidan una ruptura de stock y el valor exacto del almacén en la actualidad. Página 15 de 20

16 5.6. Informes Mediante el módulo de reporting se permite, además de mostrar informes ya predefinidos por los módulos presentados anteriormente, realizar informes personales con la información necesaria para el empleado en cuestión mediante la creación de dashboards o cuadros de mando 5.7. Tienda de módulos Además de los módulos presentados anteriormente, el ERP Odoo dispone de una tienda de módulos totalmente gratuita que permite añadir todavía más funcionalidades a las que se presentan por defecto. Página 16 de 20

17 Instalar Módulos. Para instalar un nuevo módulo será necesario acceder al portal con permisos de administrador. Una vez se haya accedido al sistema en el menú configuración podremos ver los módulos locales que se podrían instalar. Una vez decidido el módulo a instalar simplemente habrá que pulsar sobre el botón Instalar para disponer del nuevo módulo. Desinstalar Módulos. No se recomienda la desinstalación de módulos del sistema ya que se puede borrar alguna dependencia necesaria para el correcto funcionamiento del ERP. En caso de ser necesario desinstalar alguno se recomienda realizar es una copia de seguridad del sistema de base de datos para evitar perder la información. Página 17 de 20

18 6 REGISTROS Se entiende por registro cualquier conjunto de datos que tenga entidad propia dentro de un módulo de la aplicación, se cubran o no todos los campos disponibles en la pantalla. Por ejemplo, los datos de un cliente concreto (su nombre, dirección, apellidos, etc.) constituyen un registro de cliente. Los datos de un proveedor, de una nueva factura, etc, son registros Se podrán crear Registros en el módulo de Clientes, de Proveedores, de Contabilidad, etc. El proceso de creación y consulta de registros en cada uno de los módulos de la aplicación es común, por lo que a continuación se detalla de manera general el modo de operar sobre un módulo concreto a título ilustrativo Creación de registros Para dar de alta un nuevo registro se deberá buscar en la barra de menús del módulo en el que estamos trabajando la opción Crear Una vez se haya accedido al módulo, en la parte superior de la pantalla se habilitará un botón que permitirá crear un nuevo registro. Pulsando sobre el botón Nuevo o Crear se podrá incorporar un nuevo registro a la aplicación. Para ello se presentará un nuevo formulario que habrá que cumplimentar al menos con aquellos campos considerados obligatorios (sombreados en azul). En el ejemplo que se muestra, crearemos un nuevo cliente. Debemos completar datos sobre su Nombre, Dirección, etc Página 18 de 20

19 Tras cubrir la información necesaria se podrá guardar pulsando el botón Guardar que se encuentra en la parte superior del formulario Consulta Registros Para consultar cualquier registro solo habrá que acceder al módulo deseado. Por defecto se presentará una ventana con todos los registros del módulo. Se deberá pinchar o seleccionar el registro que se necesita consultar o editar Página 19 de 20

20 7 BUSQUEDAS: En la parte superior derecha del módulo en el que nos encontremos, se dispone de un buscador, con diferentes características dependiendo de la sección en la que nos encontremos. Podremos definir diferentes filtros que nos permitirán realizar distintas búsquedas. Los resultados se mostrarán en la parte central de la pantalla. Página 20 de 20

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