UNIT4 Agresso Business World. Ingeniería, Consultoría y Servicios Tecnológicos

Transcripción

1 UNIT4 Agresso Business World Ingeniería, Consultoría y Servicios Tecnológicos

2 La mejor solución de gestión para el sector de ingeniería, consultoría y servicios UNIT4 Ibérica es la filial española del grupo UNIT4, líder europeo en soluciones informáticas para empresas de in geniería, onsultoría y servicios tecnológicos con su solución Agresso Business World. Los fabricantes de software apuestan cada día por ofrecer soluciones más completas y sofisticadas a sus clientes en las que se incluyen los procesos del negocio, además de los requerimientos del cliente. Este continuo reto provoca que los desarrollos de soluciones enfocadas a la fabricación, distribución o gestión de proyectos sean inevitablemente diferentes: los requerimientos de los clientes y los procesos de negocio son también distintos. Entre las soluciones ERP (Enterprise Resource Planning) existe un subconjunto denominado PSA (Process Service Automation) o SPO (Services Process Optimization), específicamente diseñado para cubrir la funcionalidad necesaria de las organizaciones centradas en personas y proyectos, destacando las empresas de Ingeniería, Consultoría y Servicios Tecnológicos. También se emplea el concepto PPM (Project Portfolio Management) para agrupar en un mismo conjunto no sólo a las soluciones ERP especializadas, sino también a las que, no siendo ERP, aportan funcionalidad específica sobre la gestión de proyectos. En él encajarían herramientas como MS Project. Aunque carezcan de los sistemas financieros o de RRHH fundamentales en cualquier aplicación ERP, son especialmente relevantes para las empresas que gestionan proyectos y/o personas. UNIT4 Agresso Business World sigue siendo un sistema de referencia para los analistas a la hora de definir, evaluar y validar las soluciones PSA, SPO y PPM. Actualmente es líder en el mercado PSA/SPO y el software ERP de mayor crecimiento global a nivel europeo. La funcionalidad no es suficiente UNIT4, como fabricante de Agresso Business World (ABW) no sólo aporta una solución desarrollada funcional y específicamente para la gestión de proyectos, sino que pone a disposición de sus clientes su dilatada experiencia de más de 25 años en un mercado que lidera. Este know-how permite aportar un valor añadido a las soluciones UNIT4, garantizando el éxito de los proyectos y ayudando a las empresas a prosperar en sus negocios. A menudo, las implantaciones de sistemas ERP han sido poco valoradas por los clientes por sus largos procesos de implantación. Respecto a la gestión previa a la implantación, tras estos periodos apenas se gana en funcionalidades ni en actualización y mejora de procesos de negocio. Desde el punto de vista del implantador, es un panorama bastante desalentador. UNIT4 Agresso Business World ayuda a sus clientes en la mejora y optimización de sus procesos de negocio y participa en la definición de nuevos procesos o mejora de los ya existentes, orientando a sus clientes sobre las nuevas tendencias del mercado y best-practice (mejores prácticas) actuales desde el comienzo de la implantación. Esta colaboración se consigue mediante MISION (Metodología de Implantación de Sistemas de Información Orientados a Negocio, propia de UNIT4), especialmente diseñada para cubrir con UNIT4 Agresso Business World los requerimientos y necesidades de las empresas centradas en personas y proyectos al tiempo que se participa activamente en la mejora de sus procesos de negocio. MISION está avalada por la implantación satisfactoria de más de clientes alrededor de todo el mundo y por la profesionalidad de más de 700 profesionales con dilatada experiencia en este sector.

3 Alcance de la solución UNIT4 Agresso Business World UNIT4 Agresso Business World ofrece una solución integral para la gestión de empresas de ingeniería, consultoría y servicios Tecnológicos: Gestión de proyectos. Es la base en este tipo de empresas, y a partir de ella se realiza la definición estructural y de todas las características específicas de cada negocio. Gestión de recursos humanos. Se desarrolla para cubrir las necesidades del activo más importante de la empresa: sus empleados. Gestión de nómina. Aporta valor añadido a la gestión de los recursos como única forma real de mantener la gestión de costes de personal en tiempo real. Gestión de finanzas. Es el repositorio de toda la información generada por los anteriores módulos. Además de almacenarla y gestionarla, se consolida la información del resto de módulos de UNIT4 Agresso Business World, se realizan los repartos de costes indirectos y se obtienen los desgloses analíticos. Agresso Web Services. Para el uso de la funcionalidad distribuida que utilizan los recursos desplazados o usuarios que no tienen instalado en local ningún tipo de software para acceder a la aplicación, y que utilizan un navegador web como única herramienta de conexión a UNIT4 Agresso Business World. Agresso Mobile Services. Para usuarios que no tienen acceso a un navegador, que se encuentren en ubicaciones remotas o con problemas de acceso a Internet. Para ellos, UNIT4 pone hasta 4 mecanismos de comunicación diferentes con UNIT4 Agresso Business World: WAP, Pocket PC, Palm o SMS. El objetivo es entender y atender los requerimientos de nuestro mercado natural: empresas centradas en personas y proyectos. Gestión logística. Permite realizar la gestión estándar de almacenes, compras y ventas de mercancías. Gestión de compras (eprocurement). De gran potencia, cubre todo el ciclo de compra, desde la solicitud o requisición, pasando por la gestión de autorizaciones, solicitud y elección de ofertas a proveedores, control de calidad, recepción de materiales y servicios, hasta la propia consolidación de documentos, todo ello apoyado en un entorno web y dotado de la funcionalidad de comercio electrónico integrando ficheros XML. UNIT4 Agresso Business World dispone de diferentes capas de presentación o modos de acceder a la aplicación de forma simultánea, con el objetivo de facilitar a cada usuario la interfaz más adecuada para su actividad: Agresso Office. Recomendada para el personal de administración que trabaja con grandes cantidades de información y realiza continuamente consultas del sistema.

4 Claves del éxito A lo largo de la dilatada experiencia de UNIT4 como implantadores de soluciones PSA/SPO en el sector de ingeniería, consultoría y servicios tecnológicos, han surgido multitud de requerimientos y necesidades de nuestros clientes que UNIT4 Agresso Business World ha cubierto con éxito. Ha sido posible con sus funcionalidad estándar (en la mayoría de proyectos) o a través de adaptaciones de la suite de negocio como mecanismo para mejorar el alcance funcional de nuestra solución, facilitando así la actualización de los sistemas a futuras versiones. Entre las necesidades y requerimientos más demandados se encuentran: Facturación. Cómo puedo garantizar que facturo todos mis servicios? UNIT4 Agresso Business World puede mantener todas estas formas de facturación en línea: Como reglas generales definidas a nivel de compañía, que pueden ser modificadas o redefinidas a nivel de proyecto, subproyecto u orden de trabajo. Como reglas únicas de un proyecto, subproyecto u orden en particular. En la práctica, se dispone de tantos tipos de facturación como sean necesarios. En función de estas reglas, todos los derechos de facturación se gestionan en la base de factura UNIT4, incluyendo tanto los contratos a precio fijo como los servicios a tiempo y coste prestados o los gastos facturables a clientes, ya sean material es, tiempos subcontratados, gastos de viaje o cualquier otro tipo de gasto. A menudo, las empresas cubren varios tipos de facturación de sus servicios con los clientes: proyectos a precio fijo, amparados bajo contratos cerrados o servicios en modo Time & Material (tiempo y gastos, en los que el cliente abona las jornadas trabajadas y el material empleado en su proyecto), así como cualquier variación de ambos métodos, incluyendo prepagos, estimaciones, anticipos, garantías, etc. con peculiaridades adicionales como escalados en tarifas, gastos incluidos o no, en función incluso del propio tipo de gasto, servicios adicionales sobres precios fijos, etc. Ésta es la situación real del negocio y la pretensión de normalizar o restringir estas prácticas no es aceptada por los clientes finales. Sobre la base de factura se ejecuta la propuesta (o propuestas) de factura, con claves temporales, de cliente, grupos de clientes, tipo de proyecto, proyecto, etc. Esta propuesta se puede gestionar en un flujo de autorización que puede incluir al propio cliente, enviándole la propuesta de factura y facturarla una vez que el cliente ha dado su visto bueno, evitando así cualquier tipo de error. Sin duda, el proceso de facturación de UNIT4 Agresso Business World permite a las empresas realizar su facturación de una forma más eficiente y efectiva, reduciendo notablemente el tiempo necesario para dicho proceso. A su vez, permite acortar ciclos de cobro, mejorar el flujo de tesorería y ganar la confianza de los clientes.

5 Reconocimiento de facturación / producción Muchas compañías ya realizan periodificaciones de sus gastos para acomodarlos en el tiempo según se apliquen. Es una acción relativamente sencilla efectuada al recibir la factura del proveedor; en muchos casos, incluso se cuenta con una provisión por facturas pendientes de formalizar. Normalmente, se trata de una distribución manual en cuanto a la definición de los períodos en los que debe distribuirse (por ejemplo, el seguro de un edificio que se paga en un mes y que cubre todo un año será distribuido en doce partes, una por mes). Cada día es mayor la apuesta de las empresas por una visión lo más real posible de la situación de la compañía, por lo que los procesos de reconocimiento o certificación son cada vez más importantes. UNIT4 Agresso Business World recoge toda esta problemática y es flexible para ayudar al cliente a definir el algoritmo más apropiado de reconocimiento para su facturación, para luego parametrizar el proceso estándar y automatizar la labor del reconocimiento de factura. Este proceso, realizado prácticamente por todas las empresas con muchos de sus gastos, también es aplicable a los ingresos aunque de modo mucho más complejo (por ejemplo, los servicios con carácter anual facturados en un período pero que se pueden distribuir en doceavas partes). Algunas empresas prefieren aplicar este ingreso en función del trabajo ejecutado contra el proyecto correspondiente, de forma que se asegure que si la prestación del servicio durante el año no es lineal, el reconocimiento de ingresos tampoco lo será. En proyectos a precio cerrado la problemática es similar. Muchas veces, el avance del trabajo (y por tanto su coste) no se corresponde con la cadencia de facturación. Por ejemplo, una compañía puede reconocer ingresos de proyectos ejecutados en un 90% en el mes de diciembre cuya ejecución no finalizará hasta enero del año siguiente, facturando una vez acabado el proyecto. La gestión habitual de contabilización de ingresos castigaría el año en curso y premiaría el nuevo año con un beneficio que no se realizó en ese período. Es un proceso muy común dentro del sector de Ingeniería, Consultoría y Servicios Tecnológicos. Al no ser un proceso estándar, recibe distintos nombres y ligeras variaciones: producción, reconocimiento de facturación, obra en curso, work in progress, honorarios adquiridos, declaración de ingresos, avance de proyecto, certificación, etc. Introducción de partes de actividad y gastos vía web Work Flow: flujos de autorización y visado

6 Gestión integral El error radica en no tener presente que sólo con una gestión integral pueden conocerse los costes reales de un recurso (y por tanto, de un proyecto en tiempo real), utilizar las horas trabajadas en los procesos de facturación, y generar los informes de resultados y de gestión de recursos a tiempo. UNIT4 Agresso Business World es una única aplicación, integra a la perfección todos sus módulos y permite también la integración de sistemas externos si es necesaria. Por tanto, se dispone de toda la información en tiempo real en todo momento, permitiendo romper con el mito de No se puede cambiar lo que se desconoce. Gestión de recursos Las compañías necesitan un sistema que entienda qué es un recurso: una persona, que no tiene fecha de caducidad ni ubicación en estanterías y su perfil es algo más que un código jerárquico de agrupación para venta. Es imprescindible gestionar el principal activo de la compañía y extender esta gestión a los distintos responsables de equipos. Las soluciones tradicionales están enfocadas en la gestión de materiales para su distribución o fabricación. Las primeras para empresas de proyectos surgen como adaptaciones de los conceptos tradicionales a estos nuevos. Desde el proceso de imputación, autorización y validación de horas, control en línea de horas trabajadas y gastos, asignación de recursos a proyectos en función de disponibilidad, habilidades y competencias hasta el propio proceso de facturación y cobro: todo está soportado por UNIT4 Agresso Business World y perfectamente integrado. Todas las empresas que cuentan con un número importante de recursos y que trabajan con la filosofía de gestión de proyectos gestionan ya desde el principio de su actividad la imputación de horas y costes asociados a proyectos. Esta gestión de horas se suele realizar con hojas de cálculo o aplicaciones internas que representan en principio una solución brillante, pero terminan siendo un cuello de botella en los procesos de facturación, reporting, asignación de personal, cálculo de costes, etc. Fácil asignación, planificación y consulta de los recursos Sin embargo, hay factores que generan un vacío de soluciones y que provocan que muchos clientes opten por el desarrollo de soluciones a medida: Imposibilidad de adaptar muchos de los procesos de negocio Graves carencias funcionales Falta de entendimiento de la realidad del negocio en sí de las empresas que trabajan con recursos y servicios, y no con productos Funcionalidad diseñada para la gestión de proyectos

7 Frente a esta situación, UNIT4 Agresso Business World: Entiende perfectamente qué son los recursos en el modelo de negocio de las empresas de ingeniería, consultoría y servicios tecnológicos Recoge toda la información sensible de los recursos y la integra en todos los procesos de negocio Permite la asignación en función de la disponibilidad de los recursos Compara y sugiere la persona más idónea en función de sus competencias para cada proyecto Permite la planificación de recursos de la forma más efectiva y eficiente, la redistribución de recurso, priorización, etc. UNIT4 Agresso Business World incorpora a los empleados y a los responsables de proyectos a sus procesos, haciendo que se sientan partícipes y mejorando su percepción frente a los sistemas, transformando la visión fiscalizadora tradicional en una visión cooperativa. Gestión documental integrada Con UNIT4 Agresso Business World, los usuarios pueden realizar tareas como: Comprobar su currículum Actualizar sus estudios, datos personales y capacitación en un proceso integrado con el departamento de Recursos Humanos Solicitar sus vacaciones Introducir gastos y horas a través del portal cooperativo de la aplicación Los responsables de proyecto y/o departamentos utilizarán UNIT4 ABW Web Services para manejar toda la información de sus proyectos, servicios que prestar, recursos más adecuados, comunicación, etc. UNIT4 Agresso Business World se convierte en algo más que un repositorio de datos: es una herramienta indispensable de trabajo. Reacción ante el cambio Las empresas del sector de ingeniería, consultoría y servicios tecnológicos necesitan reaccionar de forma rápida a los cambios del mercado. Su negocio es muy dinámico, lo que hace que muchas veces, cuando se extrae la información necesaria del sistema para tomar decisiones al respecto, sea tarde para actuar: no es posible trabajar sobre los problemas actuales ya que se recibe la información de hoy dentro de 15 días. A menudo, se da el caso de haber dispuesto de recursos sin ocupación durante el mes anterior y que podrían haber participado en otro proyecto o facturado en otro cliente, pero no fueron asignados correctamente al no disponer de la información suficiente ni de comunicación fluida dentro de los departamentos y proyectos.

8 En la mayoría de las empresas se evalúa la ejecución del negocio en reuniones periódicas donde se analiza el período anterior, tratando de corregir los problemas identificados para mejorar en el futuro. A menudo se trata de problemas coyunturales, que no se repiten de un período a otro: la mayoría de las veces sólo queda la opción de aprender de ellos para evitar que no se repitan en el futuro, aunque no es posible tomar ninguna medida para anticiparse a que sucedan. Es habitual encontrar proyectos que debían haber terminado y donde se ha seguido trabajando. El contrato relativo a dicho proyecto amparaba una ampliación de servicios, pero no se contaba con la información suficiente en la solución para conocer que las jornadas contratadas habían terminado y aún así se continuó desempeñando tareas del proyecto. Son también frecuentes, por falta de información, situaciones como: Ampliación de una puesta en productivo o de un servicio a precio cerrado Recursos que por causas ajenas a la compañía no han participado en un proyecto de cliente Retraso de la fecha o de un material No disponibilidad del interlocutor del proyecto, y ese tiempo no es compensado por ninguna otra actividad productiva Etc. UNIT4 Agresso Business World permite la identificación proactiva de estos problemas mediante alertas de negocio, que deben ser identificadas por la propia empresa y que son programadas muy fácilmente en la solución. El módulo encargado de esta labor se denomina IntellAgent. Información siempre actualizada, disponible en web en tiempo real IntellAgent identifica un evento o resultado de una acción y comunica al responsable o responsables la información pertinente, al tiempo que es capaz de realizar una acción determinada. Por ejemplo, puede informar de cualquier cambio de fecha de comienzo de ejecución de retraso en una orden de trabajo o actividad y cambiar a estado a disponible a los recursos afectados. Esta orden de disponibilidad puede a la vez alertar al responsable de dichos recursos y demás miembros de la organización para que estén al tanto de la ocupación real. IntellAgent también permite gestionar los proyectos que deben terminar en un futuro cercano y notificar tanto al responsable como a los propios recursos o al propio cliente. IntellAgent permite, entre otros procesos: Realizar de forma muy sencilla cualquier tarea rutinaria de una forma completamente automatizada Avisar de la emisión de facturas o cargos a los clientes Informar vía SMS a empleados y cliente de tareas relevantes del proyecto Alertar sobre partes de horas pendientes de completar, gastos autorizados o pagados, documentos pendientes de revisar Alertar al administrador de sistemas de la finalización de un backup o de la parada de un servicio Etc. Sin duda, IntellAgent se convierte en el empleado más eficiente de una organización, siendo su coste el más bajo de toda la compañía. Excelerator: integración total con Excel

9 Algunos casos de éxito de UNIT4 ABW en la ingeniería, consultoría y servicios tecnológicos Especialista en planificación, diseño y gestión de infraestructuras con sede central en el Reino Unido. Desarrolla su ac tividad en los sectores del transporte, agua, propiedades, marítimo y consultoría. Tiene una facturación superior a los 375 millones de euros y cuenta con empleados repartidos en una red de 70 oficinas, que desarrollan proyectos en más de 130 países. Jim Billinghurst, directo financiero del grupo de suministro de agua de Halcrow, señala que introducir Agresso como sistema central fue crítico para hacernos avanzar. La principal ventaja es que Agresso es muy ágil y cambia con nosotros, de manera que podemos estructurar y dirigir el grupo como queremos. A su vez Jeremy Burroughs, responsable de sistemas, indica que con Agresso se puede hacer fácil y rápidamente cualquier cambio en los atributos, relaciones y árboles, generar informes nuevos, depurar los procesos de negocio e introducir nuevos flujos de trabajo más eficientes que reflejen lo que se espera del sistema. Empresa de ingeniería, arquitectura y consultoría tecnológica especializada en procesos, infraestructuras y sistemas para los sectores aeronáutico, industrial y de edificación con carácter multidisciplinar. Fundada hace más de 10 años en Málaga, cuenta con 150 colaboradores, de los cuales más del 85% son titulados universitarios. Con una clara vocación internacional,dispone de delegaciones en Sevilla, Barcelona, Madrid, Málaga y Amman (Jordania), y tiene el objetivo de abrir a corto plazo nuevas oficinas. Según comenta Pedro Pablo Sánchez, director de sistemas de AERTEC, UNIT4 ABW nos permite identificar de una forma más ágil qué proyectos reportan más beneficios, mejorar la planificación de nuestros recursos y maximizar la productividad de nuestros empleados, todo ello simplificando el conocimiento analítico que nos permite optimizar nuestra producción Fundada en 1953, es una de las empresas líderes del mercado español en ingeniería civil, industrial, arquitectura y medioambiente. Desarrolla principalmente su trabajo en todo el territorio español, aunque también con vocación internacional, como demuestran los trabajos desarrollados en el exterior, principalmente en África y Latinoamérica. Para ello cuenta con más de 200 empleados. Según José Manuel Fernández, director del área de estudios y proyecto de AEPO, sin Agresso Business World hubiéramos perdido la oportunidad de realizar una mejor gestión de nuestros proyectos y de racionalizar la asignación de recursos. Además, añade que su facilidad de uso y la rentabilidad que nos genera nos permiten proyectar con ilusión para mejorar nuestro futuro. ATJ.CONSULTORES, fundada en 1994 para el desarrollo de las actividades de consultoría de ingeniería civil y de servicios, cuenta con una plantilla de 70 colaboradores con la que responde adecuadamente a las necesidades de sus clientes. El motivo de decantarnos por UNIT4 ABW se debe a su experiencia incuestionable en la gestión de proyectos. Anteriormente trabajábamos con más de un programa para la gestión financiera y de proyectos, basándonos en tablas dinámicas con hojas de Excel. Sin embargo, el gran crecimiento experimentado por la empresa ha permitido que nos decantáramos por implantar un ERP global para disponer de toda la información integrada y tener un control exhaustivo de los proyectos.

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