PROCEDIMIENTO PARA MANEJO, GESTIÓN Y CONTROL DOCUMENTAL.

Transcripción

1 PROCEDIMIENTO PARA MANEJO, GESTIÓN Y CONTROL DOCUMENTAL. DOCUMENTÓ: VO. BO.: APROBÓ: AUTORIZÓ: AUTORIZACIONES RÚBRICA LIC. FRANCISCO VALDIVIA PUEYO JEFE DE OFICINA DE CORRESPONDENCIA Y ARCHIVO RÚBRICA LE. GUILLERMO RUFINO JUÁREZ LOMELÍ DIRECTOR DE RECURSOS MATERIALES RÚBRICA MVZ. J. TRINIDAD GARCÍA SEPÚLVEDA DIRECTOR GENERAL DE ADMINISTRACIÓN RÚBRICA DR. ALFONSO PETERSEN FARAH SECRETARIO DE SALUD Y DIRECTOR GENERAL DEL OPD SERVICIOS DE SALUD JALISCO. FECHA DE EMISIÓN: 27 DE ENERO DEL DE FEBRERO DE L 2010 FECHA DE AUTORIZACIÓN 22 DE FEBRERO DEL 2010 Slo DOCUMENTO DE REFERENCIA El Presente procedimiento Sí cumple lo estblecido en Guí Técnic pr Documentr Procedimientos. Slo COPIA NO.: Este documento es vigente está ctulizdo por respon s necesids ctules unidd, no h uno nuevo lo sustitu. Responsble informción: Dirección Generl Administrción Responsble Publicción: Depto. Orgnizción Métodos Fech Publicción 22 febrero 2010

2 PROCEDIMIENTO PARA MANEJO, GESTIÓN Y CONTROL DOCUMENTAL. Objetivo Estblecer linemientos específicos stindos l mnejo, gestión trol documentl. Alcnce Límites procedimiento: Áres intervienen: Este procedimiento inici recepción documentos, ptes /o sobres termin envío /o entreg documentción, ptes /o sobres. Este procedimiento es plicble todo personl institución interveng en mnejo documentl. Polítics 1. Los procedimientos documentdos berán sujetrse s siguientes disposiciones serán observnci pr todos los Centros Responsbilidd Contrlorí Intern. Un procedimiento ctulizdo es qu está vigente respon s necesids ctules Institución Un procedimiento es vigente mientrs no h uno nuevo lo sup o sustitu; por lo tnto se sigue plicndo un s fechs utorizción no correspondn los l mes ño en curso, ni los nombres los directivos los ostentn crgo en ctulidd. Un procedimiento es obsoleto cundo su tenido no respon s necesids ctules Institución éste se encuentr en suso o existe uno nuevo. 2. Es responsbilidd l Jefe Corresponnci Archivo coordinr vigir cumplimiento s cciones se riven este Mnul. 3. El Jefe Corresponnci rchivo be dr ocer cudro csificción documentl plicble tod institución. 4. Es responsbilidd l director unidd dministrtiv hospitri estblecer los mecnismos pr difusión, cpcitción utilizción l mnul sí como ubicrlo en un lugr fácil cceso todo personl lo requier. 5. El Encrgdo Unidd generdor be csificr informción como informción fincil o reservd. 6. Es responsbilidd l Encrgdo cd unidd dministrtiv hospitri regionles metropolitns, envir recoger en ventnil únic recepción oficin corresponnci rchivo, corresponnci les es envid por s distints unids dministrtivs centrles. 7. Es responsbilidd los Encrgdos s unids dministrtivs centrles, efectur cnje vontes trámite suntos turndos tendidos, cd treint dís por lo oficin Archivo Corresponnci d fcultd pr solicitr dicho cnje en los csos en este no se efectudo por s unids stintris. DOCUMENTO DE REFERENCIA 2

3 PROCEDIMIENTO PARA MANEJO, GESTIÓN Y CONTROL DOCUMENTAL. Definiciones Remitente. Funcionrio u pennci enví documento. Turno. Unidd dministrtiv centrl viene dirigido documento. Numero entrd. Numero secutivo (folio) ingreso l rchivo inicindo primer dí hábil l mes Enero cd ño. Destintri. Funcionrio o Unidd Administrtiv hospitri se enví corresponnci. Folio. Número secutivo fech slid se pone corresponnci se enví otrs penncis públics o privds. Registro. Anotción se hce en bse dtos nomind registro Corresponnci entrd. Documento. Copis dirigids. Es todo registro informción, inpendientemente l soporte físico, pue ser; un libro, un revist, un mp, un piez rológic, un moned, un escultur, etc. Son s copis se señn l finl l documento notndo nombre, puesto domicilio person quien se enví copi. 3

4 No. ACT RESPONSABLE 1. Usurio. 2. Encrgd Ventnil. 3. Encrgd Ventnil. 4. Usurio. 5. Encrgd Ventnil. DESCRIPCIÓN DETALLADA DE LA ACTIVIDAD Entreg Encrgd Ventnil documento, pte /o sobre, los dtos impresos l remitente (en prte superior l do izquierdo l sobre) los dtos l stintrio (en prte centrl l sobre) se mno, en mquin escribir o en computdor Recibe usurio documento, sobre o pte, junto Guí Mensjerí locl o Ncionl o comprobnte correo, termine si tiene impreso mno o mquin escribir o en computdor remitente (en prte superior l do izquierdo) los dtos l stintrio (en prte centrl l sobre): Destintrio remitente? Si Aplic ctividd 5. No Aplic ctividd siguiente. Entonces. Regres l usurio copi l documento, sobre o pte solicit le sen impresos los dtos l remitente (en prte superior l do izquierdo l sobre) los dtos l stintrio (en prte centrl l sobre) se mno, en mquin escribir o computdor. Escribe mno, en mquin escribir o computdor los dtos l remitente (en prte superior l do izquierdo l sobre) los dtos l stintrio (en prte centrl l sobre), entreg Encrg ventnil, plic ctividd 2. S, not hor recibido nombre person recibe en hoj cuse, entreg l usurio hoj cuse, termin cción seguir: Acción seguir? Entonces. Recepción documentos Aplic ctividd siguiente. Entreg documentos Aplic ctividd Encrgd Ventnil. Deriv sobre, documento o pte Encrgd l Registro l documento. 7. Encrgd l registro l documento. Recibe documento, pte o sobre, termin si se recibe oficio: Oficio? Entonces. Si Aplic ctividd siguiente. No Aplic ctividd 11. 4

5 No. ACT RESPONSABLE Encrgd l registro l documento. Encrgd l registro l documento. DESCRIPCIÓN DETALLADA DE LA ACTIVIDAD Verific si documento, pte o sobre es fincil: Confincil? Si Aplic siguiente ctividd. No Aplic ctividd 11. Entonces. Determin si viene dirigido jeftur: Jeftur? Entonces. Si Aplic ctividd 11. No Asign folio entrd en sobre, escribe en bse dtos rive Encrgd Distribución, Aplic ctividd siguiente. Recibe documento entreg l Jefe l Áre es stintri. 10. Encrgd distribución. Not: En cso sobre veng guí entonces sc copi guí solicit slo recibo stintri en copi dicho documento Encrgd l registro l documento. Encrgd l registro l documento. Fin procedimiento. Abr sobre o pte en cso se necesrio sc su tenido, sign folio, br bse dtos e ingrese dtos l oficio. Not: En los csos se recib copi dirigid entonces no sign folio no registrn en bse dtos. Determin tipo documento recibe: Documento? Entonces. Copi dirigid Aplic siguiente ctividd. Informes, libros, crtones, folletos, trípticos. Aplic ctividd 18. Entreg Entreg documento o guí mensjerí Encrgd Digitlizción, plic ctividd 22. 5

6 PROCEDIMIENTO PARA MANEJO, GESTIÓN Y CONTROL DOCUMENTAL. No. ACT 13. RESPONSABLE Encrgd l registro l documento. 14. Encrgd distribución Jefe l Áre es stintri. Jefe l Áre es stintri. 17. Encrgd distribución. 18. Encrgd l registro l documento. 19. Encrgd distribución. 20. Jefe l Áre es Destintri. 21. Encrgd Distribución. Deriv Encrgd distribución copi dirigid. DESCRIPCIÓN DETALLADA DE LA ACTIVIDAD Recibe registr copi dirigid en formto Control Corresponnci (ver nexo 5), entreg l Jefe l Áre es stintri, solicit le recibn en formto Control corresponnci. Recibe formto Control Corresponnci copi dirigid, s recibido en formto trol corresponnci, firm, not hor recibido. Entreg Encrgd distribución formto Control Corresponnci resgurd copi dirigid. Recibe formto Control Corresponnci rchiv. Fin procedimiento copi dirigid. Entreg Encrgd Distribución los informes, libros, crtones, folletos o trípticos. Recibe informes, libros, crtones, folletos o trípticos, tom un ejempr entreg l Jefe l Áre es Destintri. Recibe informes, libros, crtones, folletos o trípticos termin su stino e informe Encrgd Distribución quien entregr dich documentción. Entreg los informes, libros, crtones, folletos o trípticos su stino. Fin procedimiento Informes, libros, crtones, folletos, trípticos. 22. Encrgd digitlizción. Recibe escne documento, rchiv en crpet Dirección es stintri enví l Jefe l Áre es Destintri, inform Encrgd distribución se envío o no se envío por correo ectrónico Destintri, entreg originl l documento. 23. Encrgd Distribución. Recib documento originl notificción l envío o no envío l correo ectrónico, bore originl dos copis l Vonte único Control Documentl (ver nexo 2) mr un señl en prtdo si se envío o no se envío correo ectrónico. 6

7 No. ACT RESPONSABLE 24. Encrgd Distribución. 25. Jefe l Áre es Destintri. DESCRIPCIÓN DETALLADA DE LA ACTIVIDAD Entreg l Jefe l Áre es Destintri documento junto Vonte único Control Documentl, pi cuse recibido en un s copis l Vonte Control Documentl. Recibe, s, firm not hor recibido en un s copis l Vonte único Control Documentl regres Encrgd Sección Distribución. 26. Encrgd Sección Distribución. Recibe Vonte único trol Documentl junto sus dos copis pregunt si llego correo ectrónico: Correo ectrónico? Entonces. Anot en Vonte único Control Documentl un señl en Si prtdo recibió correo ectrónico en opción Si, plic ctividd siguiente. Anot en originl s cutro copis l Vonte único Control No Documentl un señl en prtdo recibió correo ectrónico en opción No, plic ctividd siguiente Encrgd Sección Distribución. Encrgd Sección Distribución. Jefe l Áre es Destintri. 30. Encrgd Ventnil. Entreg l Jefe l Áre es Destintri documento Vonte único Control Documentl, resgurd un s copis l Vonte único Control Documentl rchiv. Inform l Jefe l Áre es Destintri tiene 5 dís pr borr respuest, 10 dís pr trmitr slid respuest un pzo 30 dís pr regresr Vonte único Control Documentl un copi respuest. Ebor respuest, entreg Encrgd Ventnil, ntro los 30 dís siguientes, entreg Vonte único Control Documentl un copi respuest. Recibe respuest ntro los 30 dís siguientes recib Vonte único Control Documentl junto copi respuest rchive. Fin procedimiento entreg. 7

8 No. ACT RESPONSABLE 31. Encrgd Ventnil. 32. Encrgd Ventnil. 33. Usurio. 34. Encrgd Ventnil. 35. Usurio. 36. Encrgd Ventnil. DESCRIPCIÓN DETALLADA DE LA ACTIVIDAD Determin si es un entreg documentos intern o un entreg foráne: Intern o foráne? Entonces. Entreg documentos intern Aplic ctividd 6. Entreg documentos foráne Aplic ctividd siguiente. Integr un copi l documento respuest l minutrio generl, otr copi nexe l minutrio dirección correspondiente, regres l usurio originl copi l documento. Recibe documento originl copi, bor Envió Corresponnci (ver nexo 6) originl copi, nex l sobre respuest copi l Vonte Control Documentl, entreg sobre respuest copi l vonte trol documentl Encrgd Ventnil, solicit cuse recibido. Recibe sobre respuest copi l formto Envío Corresponnci, s recibido en originl l formto Envío Corresponnci, regres originl dicho formto l jefe l áre es stintrio. Recibe originl l formto Envío Corresponnci j documento, pte o sobre Encrgd Ventnil. Deriv l jefe Archivo corresponnci copi l formto Envió Corresponnci junto sobre documento. 37. Jefe Corresponnci Archivo. Recibe formto Envío Corresponnci junto sobre termine form envió especificd en dicho formto: Envío? Entonces. Correo Aplic ctividd siguiente. Mensjerí propi Aplic ctividd 46. Mensjerí locl Aplic ctividd 49. Ventnil Aplic ctividd 56. Mensjerí ncionl Aplic ctividd 63. 8

9 No. ACT 38. RESPONSABLE Jefe Corresponnci Archivo. DESCRIPCIÓN DETALLADA DE LA ACTIVIDAD Determin si documento requiere Acuse recibo (ver nexo 7): Acuse recibo? Entonces. Si Aplic ctividd 41. No Aplic ctividd siguiente. 39. Jefe Corresponnci Archivo. 40. Mensjero Jefe Corresponnci Archivo. Jefe Corresponnci Archivo. Pes documento, termine costo correo cuerdo Tb costos (ver nexo 8), tom s estmpils entregue l mensjero. Tom documento s estmpils, peg s estmpils l pte tiene documento, llev l correo documento. Fin procedimiento. Pes documento termin costo correo cuerdo l nexo 5 tom s estmpils. Anot en prte superior l documento un not especifi rerimiento l Acuse recibo turn l Mensjero junto s estmpils. 43. Mensjero. Recibe documento junto s estmpils bor Acuse recibo, peg s estmpils. 44. Mensjero Jefe Corresponnci Archivo. Jefe Corresponnci Archivo. 47. Mensjero. Entreg oficin correo documento, cuse recibo, recb comprobnte envío, entreg l Jefe Archivo corresponnci comprobnte envío. Recibe rchiv Acuse Recibo comprobnte envío Fin procedimiento correo. Registr en Libret trol los dtos l Remitente entregue l Mensjero. Recibe sobre, dirígete Destintri, recb firm recibido en formto Envío Corresponnci regres dicho formto Secretri. 9

10 No. ACT RESPONSABLE 48. Secretri. 49. Jefe Corresponnci Archivo. 50. Secretri. DESCRIPCIÓN DETALLADA DE LA ACTIVIDAD Recibe rchiv formto Envío corresponnci, espere cd Jefe Unidd generdor solicite dicho formto entregue. Fin procedimiento Mensjerí propi. Tom nexe l sobre originl s cutro copis Guí pre-pgd locl, entreg secretri originl s cutro copis Guí pre-pgd locl. Recibe originl s cutro copis Guí pre-pgd locl junto sobre, escrib los dtos l Destintrio esper se present Mensjero recoger originl s cutro copis Guí prepgd locl sobre. 51. Mensjero. Dirígete Secretri, solicit sobre junto originl s cutro copis Guí pre-pgd locl. 52. Secretri. Entreg l mensjero sobre junto originl s cutro copis Guí pre-pgd locl. 53. Mensjero. Recibe sobre junto originl s cutro copis Guí pre-pgd locl, regres Secretri un s copis Guí pre-pgd locl. 54. Secretri. Recibe copi Guí pre-pgd locl riv l Jefe Archivo corresponnci Jefe Corresponnci Archivo. Jefe Corresponnci Archivo. 57. Encrgd Ventnil. 58. Jefe l Áre es Destintri o usurio. Recibe copi Guí pre-pgd locl, rchiv s copis Guí pre-pgd locl por prtmento. Fin procedimiento Mensjerí locl. Entreg sobre, documento o pte formto Envío corresponnci Encrgd Ventnil. Recibe coloc sobre, pte o documento formto Envío Corresponnci en csillero correspondiente Unidd es Destintri, esper psen por dicho sobre. Preséntte Encrgd Ventnil, solicit si tiene lgún sobre, pte o documento. 10

11 No. ACT RESPONSABLE 59. Encrgd Ventnil. 60. Encrgd Ventnil. 61. Jefe l Áre es Destintri o usurio. 62. Encrgd Ventnil. DESCRIPCIÓN DETALLADA DE LA ACTIVIDAD Revis si existe lgún sobre, pte o documento en csillero correspondiente: Pte? Entonces. Si Aplic ctividd siguiente. Inform l Jefe Unidd es stintri no h ningún pte, documento o sobre. No Fin procedimiento. Reúne los sobres, ptes o documentos entregr, pónglos en mostrdor, solicit firm, hor nombre en formto Envío Corresponnci l Jefe Unidd es Destintri. Firm, not hor nombre en formto Envío Corresponnci regres Encrgd Ventnil formto Envío Corresponnci. Recibe formto Envío Corresponnci entreg sobre l jefe l áre es stintri o l usurio, serv formto Envío Corresponnci hst usurio Unidd es remitente recoj formto Envió Corresponnci. 63. Jefe Corresponnci Archivo. Fin procedimiento Ventnil. Anex l sobre formto Guí pre-pgd ncionl en originl cutro copis, riv Secretri sobre junto Guí prepgd. 64. Secretri. Llen los dtos l stintrio Guí pre-pgd ncionl, esper l Mensjero pr envir sobre. 65. Mensjero. Solicit sobre Guí pre-pgd ncionl. 66. Secretri. Entreg l Mensjero sobre Guí pre-pgd ncionl. 67. Mensjero. Recibe sobre Guí pre-pgd ncionl, regres secretri copi guí pre-pgd ncionl. 68. Secretri. Recibe copi Guí pre-pgd ncionl entreg l Jefe Archivo corresponnci. 11

12 PROCEDIMIENTO PARA MANEJO, GESTIÓN Y CONTROL DOCUMENTAL. No. ACT 69. RESPONSABLE Jefe Corresponnci Archivo. DESCRIPCIÓN DETALLADA DE LA ACTIVIDAD Recibe copi Guí pre-pgd ncionl, rchiv s copis Guí pre-pgd ncionl por prtmento. Fin procedimiento. Asesordo por: DEPARTAMENTO DE ORGANIZACIÓN Y MÉTODOS Lic. Ginlo O. Cstnos Arce. Lic. Lur Letici Pérez Perlt. Ing/Arq Rubén Contrers Cbrer PERSONAL QUE COLABORÓ EN LA DOCUMENTACIÓN Lur Arci Loz Pedrz 12

13 PROCEDIMIENTO PARA MANEJO, GESTIÓN Y CONTROL DOCUMENTAL. Documentos Referenci Código Documento Cudro Básico Csificción Disposición Documentl Secretri Slud Ferl. Le pr dministrción documentos públicos e históricos l Estdo Jlisco Mnul Generl Operciones l OPD. Mnul Orgnizción Especifico Oficin Corresponnci Archivo. Formtos Utilizdos (Ver nexos) Código Anexo 01 Anexo 02 Anexo 03 Anexo 04 Anexo 05 Anexo 06 Anexo 07 Anexo 08 Anexo 09 Digrm Flujo Vonte Control Documentl Guí prepgd locl. Guí prepgd ncionl. Control Corresponnci. Envío Corresponnci Acuse Recibo Tb Costos Comprobnte envío Documento 13

14 ANEXOS 14

15 Anexo 01: Digrm Flujo INICIO Recib informes, libros, crtones, folletos o trípticos termine su stino e informe Encrgd Distribución. Recib informes, libros, crtones, folletos o trípticos, tome un ejempr entregue l Jefe l Áre es Destintri Derive Encrgd distribución. Preséntese Preséntese Encrgd Encrgd Ventnil, Ventnil, entregue entregue documento, documento, pte pte /o /o sobre, sobre, junto junto dtos dtos l l stintrio stintrio remitente remitente impresos. impresos. Recib Recib usurio usurio documento, documento, sobre sobre o o pte, pte, junto junto guí guí mensjerí mensjerí locl locl o o ncionl ncionl o o correo correo termine termine si si tiene tiene impreso impreso los los dtos dtos l l stintrio stintrio remitente. remitente. Tiene Tiene dtos dtos Destintrio Destintrio remitente? remitente? No Regrese Regrese l l usurio usurio copi copi l l documento, documento, sobre sobre o o pte pte solicite solicite nexe nexe los los dtos dtos l l stintrio stintrio remitente. remitente. Anexe Anexe los los dtos dtos l l stintrio stintrio remitente, remitente, hg hg entreg entreg ventnil. ventnil. Integre un copi documento l minutrio generl, otr copi nexe l minutrio dirección correspondiente, regrese l usurio originl copi l documento. Entregue los informes, libros, crtones, folletos o trípticos su stino. Derive Encrgd distribución copi dirigid. Informes, libros, crtones, folletos, trípticos. Copi dirigid Documento? Determine tipo documento recibe. 1 Abr sobre en cso ser pte o sobre, s tenido, signe folio br bse dtos e ingrese dtos l oficio. Si Sle Sle en en hoj hoj cuse cuse entregue entregue l l usurio, usurio, termine termine cción cción seguir. seguir. Acción Acción seguir? seguir? Entreg documentos Determine Determine si si es es un un entreg entreg documentos documentos intern intern o o un un entreg entreg foráne foráne Recib Recib documento documento originl originl copi, copi, bore bore Envió Envió Corresponnci Corresponnci originl originl copi, copi, nexe nexe l l sobre sobre respuest respuest copi copi l l Envío Envío corresponnci, corresponnci, entregue entregue Encrgd Encrgd Ventnil, Ventnil, solicite solicite cuse cuse recibido. recibido. Recepción documentos Recib registre copi dirigid en formto Control Corresponnci, entregue l Jefe l Áre es Destintri, solicite le recibn en formto Control corresponnci. Entreg Entregue documento o guí mensjerí Encrgd Digitlizción. No Oficio? Recib documento, pte o sobre, termine si sobre se recibe oficio. Derive Derive sobre, sobre, documento documento o o pte pte Encrgd Encrgd l l Registro Registro l l documento. documento. Entreg documentos intern Entreg Entreg intern intern foráne? foráne? Recib sobre documento copi l Envío corresponnci, sle recibido en originl l Vonte Control Entreg documentos foráne Documentl, regrese originl dicho formto l jefe l áre es stintrio. Si Recib formto Control Corresponnci copi dirigid, sle en formto trol corresponnci, firme, note hor recibido. Recib escnee documento, Recib escnee documento, rchive en crpet rchive en crpet Dirección es stintri, Dirección es stintri, envíe por correo ectrónico, envíe por correo ectrónico, entregue documento originl entregue documento originl Encrgd Distribución e Encrgd Distribución e informe si envío o no envío informe si envío o no envío correo ectrónico. correo ectrónico. Determine si sobre es Confincil Asigne folio entrd en sobre, nóto en bse dtos rive Encrgd Distribución. Recib documento entregue l Jefe l Áre es stintri. FIN Recib Recib originl originl l l Vonte Vonte Control Control Documentl Documentl je je documento documento Encrgd Encrgd Ventnil. Ventnil. Entregue Encrgd distribución formto Control Corresponnci quése copi dirigid. Recib documento originl notificción envío, bore originl dos copis l Vonte Control Documentl, señle en dicho formto si se envío o no correo ectrónico. Confincil? Si Determine si viene dirigido jeftur. No Jeftur? Derive Derive l l jefe jefe Archivo Archivo corresponnci corresponnci copi copi l l formto formto Envió Envió Corresponnci Corresponnci junto junto sobre sobre documento. documento. INICIO Recib formto Control Corresponnci rchive. Entregue l Jefe l Áre es Destintri documento junto Vonte Control Documentl, pid cuse recibido en un s copis l Vonte Control Documentl. No Si 1 Recib formto Envío Corresponnci junto sobre termine form envió especificd en dicho formto. Anexe l sobre formto Guí pre-pgd ncionl en originl 4 copis rive Secretri sobre dicho documento. Recib, sle, firme note hor recibido en un s copis l Vonte Control Documentl regrese Encrgd Sección Distribución. Anote en originl s dos copis l Vonte Control Documentl un señl en prtdo recibió correo ectrónico en opción No. Pese documento termine costo correo cuerdo l nexo 5 tome s estmpils. Si Acuse recibo? Determine si documento requiere cuse recibo. Llene Guí pre-pgd ncionl cuerdo los dtos l stintrio, espere l mensjero pr envir sobre. No Correo Mensjerí ncionl Recib Vonte trol Documentl junto sus dos copis pregunte si llego correo ectrónico Llegó correo ectrónico? Si Anote en s dos copis l Vonte Control Documentl un señl en prtdo recibió correo ectrónico en opción Si. Entregue l Jefe l Áre es Destintri documento Vonte Control Documentl, quése un s copis l Vonte Control Documentl. Informe l Jefe l Áre es Destintri tiene 5 dís pr borr respuest, 10 dís pr trmitr slid respuest un pzo 30 dís pr regresr Vonte Control Documentl un copi respuest. Ebore respuest entregue Encrgd Ventnil, ntro los 30 dís siguientes entregue Vonte Control Documentl un copi respuest. Recib Recib respuest respuest ntro ntro los los dís dís siguientes siguientes recib recib Vonte Vonte Control Control Documentl Documentl junto junto copi copi respuest respuest rchive. rchive. Anote en prte superior l documento un not especifi rerimiento l Acuse recibo turne l mensjero junto s estmpils Recib documento junto s estmpils Acuse recibo, bore Acuse recibo, pegue s estmpils. Entregue oficin correo documento, cuse recibo, recbe comprobnte envío, entregue l Jefe Archivo corresponnci cuse recibo comprobnte envío. Recib rchive Acuse Recibo comprobnte envío. No Pese documento, termine costo correo cuerdo Tb costos, tome s estmpils entregue l mensjero. Tome documento s estmpils, pegue s estmpils l pte tiene documento, lleve l correo. INICIO Registre en Libret trol los dtos l Destintrio entregue l Mensjero. Recib sobre, diríjse Destintri, recbe firm recibido en formto Envío Corresponnci regrese dicho formto Secretri. Recib rchive formto Envío corresponnci, espere cd Jefe Unidd generdor solicite dicho formto entregue. Envío? Mensjerí propi Mensjerí locl Tome en originl cutro copis Guí pre-pgd locl nexe l sobre entregue secretri dichos documentos. Recib originl s cutro copis Guí pre-pgd locl, llene los dtos l Destintrio espere l mensjero. Preséntese Secretri, solicite sobre. Ventnil Entregue sobre formto Envío corresponnci Encrgd Ventnil. Recib Recib colo colo sobre sobre formto formto Envío Envío Corresponnci Corresponnci en en csillero csillero correspondiente correspondiente Unidd Unidd es es Destintri, Destintri, espere espere psen psen por por dicho dicho sobre. sobre. Preséntese Encrgd Ventnil, solicite si tiene lgún sobre. Preséntese Secretri, solicite sobre Guí pre-pgd ncionl. Entregue l Mensjero sobre Guí pre-pgd ncionl. Recib sobre Guí prepgd ncionl, regrese secretri originl dicho formto. Recib copi Guí prepgd ncionl entregue l Jefe Archivo corresponnci. INICIO Revise Revise si si existe existe lgún lgún sobre sobre en en csillero csillero correspondiente correspondiente Entregue l mensjero sobre junto Guí pre-pgd locl. Recib copi Guí prepgd ncionl, rchive los formtos por prtmento. No Pte? Pte? FIN Recib sobre Guí prepgd locl, regrese Secretri un s copis dicho formto. Informe Informe l l Jefe Jefe Unidd Unidd es es Destintri Destintri no no h h ningún ningún pte pte Si Reún Reún los los sobres sobres entregr, entregr, pónglos pónglos en en mostrdor, mostrdor, pid pid firm, firm, hor hor nombre nombre en en formto formto Envío Envío Corresponnci Corresponnci l l Jefe Jefe Unidd Unidd es es Destintri. Destintri. Recib copi Guí prepgd locl rive l Jefe Archivo corresponnci. Firme, note hor nombre en formto Envío Corresponnci regrese Encrgd Ventnil dicho formto. Recib copi Guí prepgd locl, rchive dichos formtos por prtmento. FIN Recib Recib formto formto Envío Envío Corresponnci Corresponnci entregue entregue sobre, sobre, serve serve dichos dichos formtos formtos hst hst Jefe Jefe Unidd Unidd es es stintri, stintri, recoj recoj formto formto Envió Envió Corresponnci. Corresponnci. 15

16 Anexo 02: Vonte Control Documentl. 16

17 Anexo 03: Guí prepgd locl. 17

18 Anexo 04: Guí prepgd ncionl. 18

19 Anexo 05: Control Corresponnci. 19

20 Anexo 06: Envío corresponnci. SERVICIOS DE SALUD DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN DIRECCIÓNDE RECURSOS MATERIALES DEPARTAMENTODE SERVICIOS GENERALES OFICINAGENERADORA ( 1 ) OFICIO N ( 2 ) DEPENDENCIADESTINATARIA ( 3 ) FORMADEENVIO ( 4 ) FECHADEENTREGAALA OFICINADE CORRESPONDENCIA ( 5 ) YFIRMADERECIBIDODELA DESTINATARIA ( 6 ) DÍAYHORA DE DEVOLUCIÓN UNIDAD ADMINISTRATIVA GENERADORAY FIRMADERECIBIDO ( 7 ) UCA

21 Instructivo llendo l formto: Envío Corresponnci (UCA-01) Anexo En este prtdo note nombre oficin enví documento, sobre o pte, ejemplo: Jeftur, Dirección Pneción, etc. 2. En est column escrib número signdo como Oficio No. 3. En este espcio señle nombre Depennci socil o privd quien se dirige documento, sobre o pte. 4. Anote en est column form en cul se enví documento, sobre o pte, se por correo, mensjerí locl o ncionl, personl o ventnil. 5. Escrib en este espcio fech en cul se hce entreg l documento, sobre o pte en Oficin Archivo Corresponnci. 6. En est csil stintri s /o firm recibido. En este prtdo note fech en cul formto es regresdo oficin generdor. 21

22 Anexo 07: Acuse recibo. 22

23 Anexo 08: Tb costos. Primer Cse Ncionl. 23

24 Anexo 08: Tb costos. Primer Cse Interncionl ví ére. 24

25 Anexo 09: Comprobnte envío. 25