Pliego de Prescripciones Técnicas RFP/ICT/

Transcripción

1 Documento III Pliego de Prescripciones Técnicas particulares que habrá de regir la contratación del servicio de renovación e instalación de la infraestructura y equipamiento de la sala de reuniones y eventos de la novena planta, en la Organización Mundial del Turismo (OMT).

2 1. Antecedentes Requisitos técnicos Requerimientos generales Especificaciones de los servicios Sanear canalizaciones y cableados Mejorar el sistema de alimentación y dotar a la sala de un sistema de regulación de la iluminación Mejorar la calidad y mantenimiento del sistema actual de audio y micrófonos de la sala Renovar el sistema de monitores y proyección de la sala, así como su completa integración con el sistema de videoconferencia Renovación del sistema de emisión por infrarrojos para interpretación simultánea, así como para el Sistema para realización de Ruedas de Prensa Instalación del servicio de videoconferencia, así como su integración con los sistemas anteriores Acondicionamiento acústico y renovación de la pintura de la sala Renovación del mobiliario de la sala Recursos humanos previstos Equipo de trabajo Constitución inicial del equipo de trabajo Modificaciones en la composición del equipo de trabajo requeridas por la Organización Modificaciones en el equipo de trabajo imputables a la empresa Planificación, dirección, seguimiento y control de los trabajos Inspección de los servicios Mantenimiento Prestaciones globales Actividad Preventiva Actividad Correctiva Actividades en General Seguimiento Soporte telefónico Soporte por correo electrónico Intervención por mantenimiento Documentación de los trabajos /17

3 1. Antecedentes Los trabajos a realizar dentro de la Organización Mundial del Turismo, en adelante OMT, se llevarán a cabo en la sala 902. Dicha sala tiene la particularidad de dividirse en 2-3 salas según necesidad del evento a realizar (ver líneas discontinuas del siguiente plano): Actualmente, existen en la Organización una serie de sistemas que dan servicio en la sala 902: - Sistema de audio y micrófonos que permite la selección de al menos 6 idiomas. - Sistema de proyección (4 pantallas de proyección desplegables en paredes y divisiones de la sala, 2 proyectores fijos en el techo y 2 proyectores desplegables) - Sistema de monitorización (Monitores para visualizar la información de video deseada) así como 2 videocámaras. - Sistema de infrarrojos para interpretación simultánea. - Sistema para realización de Ruedas de Prensa (captación y distribución de audio a los profesionales de la prensa) - Cobertura sistema wifi de acceso a invitados Las necesidades de la Organización básicamente se resumen en permitir reuniones con soporte para al menos 5 idiomas diferentes con la posibilidad de realizar videoconferencia, presentaciones, ruedas de prensa y grabaciones de dichos eventos. Para este proyecto se requiere personal cualificado en la renovación/instalación de la infraestructura técnica de la sala (cableado, canalizaciones, luminarias, etc.) así como en el nuevo equipamiento técnico para cubrir dichas necesidades. Se recomienda que para realizar la oferta, los licitadores visiten el edificio y hagan sus propias mediciones, para evaluar correctamente el tipo de trabajo solicitado en este pliego. Esta visita será anunciada por parte de la Organización Mundial del Turismo a las empresas a las que se les haya hecho llegar el presente pliego, estando estas por su parte obligadas a confirmar o no su asistencia a dicho evento. A continuación, se describen las condiciones/requisitos generales y propias del servicio, incluyendo también las tareas mínimas asociadas. 2. Requisitos técnicos Se requiere la renovación de la infraestructura y equipamiento de la sala de reuniones y eventos de la novena planta, incluyendo la implementación de un servicio integral de videoconferencias, dotado con proyección, audio y micrófonos individuales, así mismo se integrará con el sistema de interpretación simultánea y de realización de ruedas de prensa. Todos estos sistemas deberán permitir su uso en conjunto o por separado (según requisitos de la OMT) en la sala 902 de la sede de la Organización Mundial del Turismo, ya que dicha sala es divisible. 3/17

4 2.1. Requerimientos generales A través de este pliego de prescripciones técnicas se pretende realizar los siguientes trabajos: Sanear canalizaciones y cableados, que permitan facilitar un buen mantenimiento de los sistemas de la sala. Mejorar el sistema de alimentación y dotar a la sala de un sistema de regulación de la iluminación, con opción a distribuir dicho sistema en una/dos/tres salas diferenciadas según la necesidad de la sala/evento. Mejorar la calidad y mantenimiento del sistema actual de audio y micrófonos de la sala, con capacidad de audio tipo Dolby Digital, DTS o similar Renovar el sistema de monitores y proyección de la sala, así como su completa integración con el sistema de videoconferencia y teleconferencia. Revisar y si fuera necesario, renovar el sistema de emisión por infrarrojos para interpretación simultánea, así como para el Sistema para realización de Ruedas de Prensa. Incrementar las funcionalidades actuales de la sala 902, añadiendo el servicio de videoconferencia así como su integración con los sistemas anteriores. Acondicionamiento acústico y renovación de la pintura de la sala. Renovación del mobiliario de la sala (tapetes de las mesas, puertas y mamparas de separación). En la oferta técnica presentada se han de cubrir dichos trabajos mediante una propuesta de diseño final, así mismo serán aplicables todos los requisitos descritos en este pliego, para ello se tendrá en cuenta que la sala 902 se puede dividir en tres salas por lo que dichas funcionalidades se deberían de mantener tras su división. Los servicios solicitados específicos y particulares para esta contratación se recogen más adelante en la descripción técnica del presente Pliego de Prescripciones Técnicas, e incluyen la instalación, el soporte y el mantenimiento de los mismos. El Programa Tecnologías de la Información y de la Comunicación de la Organización Mundial del Turismo será el encargado de la dirección de las tareas de instalación de los servicios descritos así como de su mantenimiento, asumiendo por ello la dirección técnica del proyecto. El incumplimiento de las prescripciones establecidas en esta cláusula, así como en lo relativo a las condiciones generales y particulares, supondrá la exclusión de la oferta. En ningún caso la instalación o renovación de nuevo equipamiento interferirá en ningún sistema de la OMT (wifi, telefonía, correo, electricidad, etc.). Si fuera necesario algún corte de un sistema para poder realizar las conexiones pertinentes (por ejemplo de electricidad) se acordará la fecha y la hora para avisar a los usuarios y minimizar las incidencias. Así mismo el adjudicatario se compromete a realizar dicho corte en el menor tiempo posible para evitar la pérdida total de cualquiera de los servicio de la OMT. Para todos los trabajos/actividades cubiertos bajo este pliego se considera necesario por parte del adjudicatario obtener las licencias (por ejemplo de obra menor o de modificación) así como los materiales oportunos y precisos para realizar los trabajos de obra/infraestructura (por ejemplo contenedor de escombro), si fueran necesarios, y estas siempre irán a cargo del adjudicatario sin coste alguno para la Organización Mundial del Turismo. Si existiera alguna incoherencia técnica en el presente pliego, será responsabilidad del adjudicatario de dicha oferta indicárselo a la dirección técnica de este proyecto por parte de la OMT, y proponer por su parte una solución técnica. La resolución de dicha incoherencia necesitará la aprobación por parte de la OMT y nunca supondrá un extra coste por parte de la OMT, ni la pérdida de una funcionalidad expuesta en el presente pliego Especificaciones de los servicios A continuación se especifican las especificaciones mínimas técnicas de cada servicio, para la renovación de la infraestructura y equipamiento de la sala de reuniones y eventos de la novena planta Sanear canalizaciones y cableados. Una vez aprobado por parte de dirección técnica del proyecto de la OMT, el diseño final para la renovación, instalación e integración de los sistemas a llevar a cabo en la sala 902, se realizarán las tareas de saneamiento de cableado y canalizaciones de dicha sala. 4/17

5 Se instalará falso suelo o en su defecto, falso techo para permitir la instalación de la canalización. Si no fuera posible levantar el suelo actual para la instalación de las canalizaciones en el suelo actual, se instalará un falso suelo a la misma altura que el resto del suelo de la planta novena y se estudiará la mejor manera para que no exista diferencia entre la sala renovada y las salas que no se van a renovar en dicha planta, pudiendo ser posible la instalación de falso techo en toda la planta novena por parte del adjudicatario para poder unificar toda la planta. En cualquier caso, la solución final no permitirá ningún desnivel visible entre salas, ya sea techo o suelo) Si son necesarios trabajos de albañilería/ingeniería se realizarán para poder facilitar el mantenimiento y asegurar el perfecto funcionamiento de dicha instalación. Canalizaciones Cableado Se instalarán canalizaciones a poder ser falso suelo o techo con capacidad, para una vez finalizadas las tareas de instalación, disponer de un 50% de la canalización completamente libre para su futuro uso/mantenimiento. Se instalarán baldosas extraíbles o accesos similares, de modo que se tenga un acceso fácil y simple a dichas canalizaciones. Las canalizaciones serán bandejas metálicas o en su defecto bandejas de rejillas metálicas. El cableado deberá de ser de calidad y dimensiones apropiadas para permitir una calidad de audio y video (datos) excelente sin realizar conexiones bajo suelo o el falso techo que puedan inducir o introducir pérdidas de db. En caso de usar cableado estructurado para LAN será mínimo CAT 6e. El cableado a utilizar para la instalación de cualquiera de los sistemas implicados será libre de halógenos. Todos los cables estarán numerados y dicha numeración se podrá revisar en el documento del diseño final entregado a la OMT tras la finalización del proyecto Las canalizaciones se realizarán con bandejas metálicas o bandeja de rejilla metálica, dimensionada sobradamente para albergar los cableados actuales y dejar reserva suficiente para posibles y futuras ampliaciones. Todas las tiradas de cable se realizarán sin empalmes, los cables irán directamente desde las cajas de conexión o equipos hasta los patch panel dispuestos en racks. La conexión de los mismos se realizará con conectores profesionales estandarizados al tipo de cable y señal a transmitir. Se permitirá reutilizar el cableado actual de la sala siempre y cuando quede integrado en las canalizaciones nuevas o renovadas mencionadas en este punto y su calidad y operativa no se vean mermadas. Se separaran siempre que sea posible los cableados de datos de los del potencia al menos 50 cm, para evitar inducciones. En ningún caso se admitirán canalizaciones visibles por encima del suelo o del techo, debido a los riesgos de seguridad para los usuarios de la sala. Los puntos de red actuales deberán de mantenerse e integrarse en las nuevas canalizaciones, si no es posible recuperar el cableado actual en buen estado se instalará uno nuevo. Se añadirán un total de 10 nuevos puntos de red para cubrir las especificaciones del apartado Mejorar el sistema de alimentación y dotar a la sala de un sistema de regulación de la iluminación. Se renovarán los dos cuadros de alimentación de dicha sala acorde con la normativa nacional vigente, además de los cableados salientes desde el cuadro a los equipos/dispositivos a instalar en la sala (luminarias, equipos de sonido e imagen, etc.). Para el sistema de iluminaria se incluirá la regulación de dicha luminaria por zonas (al menos 4) y así mismo se deberá considerar la luz natural de la sala, de modo que se sustituirán las cortinas existentes, si fuera necesario, para permitir un mejor control de la luz así como para mejorar la acústica de la sala. 5/17

6 Se realizará dicha instalación considerando siempre la opción de distribuir dicho sistema en una o dos salas diferenciadas según la necesidad de la sala/evento (regulación de la luminaria por zonas mínima en cada subdivisión de la sala de 2/3 subzonas). Si son necesarios trabajos de ingeniería se realizarán para poder facilitar el mantenimiento y funcionalidad de dicha instalación Cuadros de alimentación Luminaria Automatismos UPS Los cuadros de alimentación de la sala separaran las líneas de alimentación de las luces, enchufes de la sala, sistema de video, sistema de video y videoconferencia por separado, protegiendo cada uno de los circuitos con interruptores parciales o automáticos de la intensidad necesaria por circuito. Esta protección se realizará acorde con la necesidad de la división de la sala pudiendo alimentar a toda la sala o a sus divisiones de manera opcional. Así mismo cada cuadro llevará como mínimo un interruptor general de potencia, un interruptor general y un diferencial que soporten dichos circuitos. Además se instalará al menos una toma de tierra en dicho cuadro. La sección de los cables instalados será la necesaria para los circuitos desplegados. Estos circuitos se calcularán en función de los sistemas a montar dando un margen mínimo de 15%. Se instalarán luces con eficiencia energética para el ahorro de energía pero que permitan la regularización lumínica de la sala acorde a las necesidades. Se ha de disponer de luz indirecta para la realización de videoconferencias, así como luz directa para presentaciones de prensa y luces de emergencia en caso de evacuación de la sala. Se realizará el cambio de los dos cuadros de luces de dicha sala acorde con la normativa nacional vigente. Debido a que el equipo de videoconferencia es más delicado comparado con los demás equipos es importante que este equipo cuente con un circuito independiente, con toma de tierra exclusivo para su uso. Por mismo motivo, el sistema de audio y video de la sala tendrá otro circuito independiente. Se instalarán 2 UPS en la sala de control para proteger la alimentación de los equipos de videoconferencia y el sistema de audio y video, siendo necesario que cada UPS soporte al menos una caída de la alimentación general por al menos 15 minutos Se instalará una fuente de energía ininterrumpible (UPS) entre la toma de energía y el equipo de videoconferencia, para que en caso de falla del suministro eléctrico, se mantenga operativo 15 minutos para tener la oportunidad de avisar a los demás sitios de la situación y no "desaparecer" bruscamente de una videoconferencia. Así mismo el sistema de audio y video de la sala tendrá otra UPS que soporte la caída de la alimentación general por al menos 15 minutos. Tras la instalación del sistema eléctrico se certificará y validará por parte de la empresa adjudicataria la instalación eléctrica de manera oficial sin coste alguno para la OMT. En cuanto a la selección del tipo de luminaria indirecta para el servicio de videoconferencia se considerará lo siguiente: El nivel de iluminación debe ser homogéneo; de tal forma que los ponentes y/o asistentes no se vean cubiertos parcial o totalmente por sombras, para ello se deberá considerar la posición normal de las mesas durante los eventos (a lo largo de la sala en dos filas). El adjudicatario podrá preguntar durante la visita a la OMT por dicha ubicación. La luz ideal es la fluorescente blanca fría (como referencia se considerara una temperatura de color de 4000 grados Kelvin), indirecta para la reducción de sombras en la cara de los participantes. Se evitarán mezclar tipos de iluminación cálida con fría. Se implementará un esquema de luz 1:1.5, por ejemplo si en las caras hay unos 500 lux, en los alrededores así como en la mesa habrá 750 lux (relación de medida que se deberá medir y ajustar acorde a este patrón). Permitiendo un margen de un 10% de variación. Así mismo se evitará la mezcla de tecnologías como tubos fluorescentes con LEDs, debido a que perfil de color varía. Dicha luminaria deberá tener una eficiencia energética altamente eficiente (mínimo tipo A) y de 6/17

7 bajo coste de mantenimiento (además se deberán de suministrar un par de luminarias de cada tipo que se vayan a instalar para su mantenimiento) También habrá que revisar e integrar la luz de emergencia, para en caso de fallos de energía eléctrica y evitar accidentes al desalojar la sala. Se proveerán para las ventanas unas cortinas acústicas o gruesas de tal manera que además de bloquear la iluminación proveniente del exterior. Este punto será negociable con la dirección técnica de la OMT si se considerara que hay otros métodos para la insonorización de la sala. Se instalará una luminaria a parte de la luz general de la sala que sea direccional y que permita que no se enfoque hacia las pantallas, las que se deben mantener lo menos iluminadas posible. Si se usa luz día para iluminar a la audiencia durante una videoconferencia, existirá algún mecanismo para evitar que esta no llegue a las pantallas. Así mismo, se realizará una medida práctica sobre la luz que permita prefijar los valores recomendados de intensidad de la luminaria para una videoconferencia en dicha sala (ya sea entera o dividida) Mejorar la calidad y mantenimiento del sistema actual de audio y micrófonos de la sala. Se revisará el sistema actual de audio y micrófonos de la sala, en caso de no permitir la integración con otros sistemas indicados en este pliego se sustituirá por algo de calidad similar o superior. En la oferta técnica se presentará una solución técnica para la adecuación de audio de la sala, donde aparecerá la integración completa de dicho sistema con el sistema de videoconferencia y telefonía, a través de la mesa de mezclas existentes o de un sistema mejor o de igual calidad y prestaciones. Audio Cableado de audio Conectores de audio Se permitirá el uso de micrófonos individuales cableados e inalámbricos, que se podrán redirigir al sistema de teleconferencia o videoconferencia según la necesidad. Del mismo modo se permitirá la entrada y salida de audio de una llamada telefónica al sistema de audio de la sala, permitiendo así una teleconferencia a través del sistema de audio de la sala (dividida o entera). Se utilizarán cables apantallados para evitar las posibles interferencias. Se utilizará conectores tipo Jack (6,35 o 3,5 mm) con contactos de oro o níquel (siempre de alta calidad). También se admitirán conectores tipo XLR. En cualquier caso estarán apantallados para evitar las posibles interferencias. Se realizará un estudio para mejorar el aislamiento acústico de dicha sala, en este estudio se considerarán las posibles ubicaciones de las fuentes de sonido (micrófonos y altavoces) de modo que se ubicarán de la manera más óptima para el audio y se considerará dicho estudio para la fase final de mejora acústica de la sala así como para la fase de renovación. Dicho estudio se presentará a la dirección técnica del proyecto para justificar la ubicación de los elementos del sistema de audio Renovar el sistema de monitores y proyección de la sala, así como su completa integración con el sistema de videoconferencia. Se renovará el sistema actual de monitores y proyección de la sala, para actualizar dicho sistema y así permitir la integración con el resto de sistemas mencionados en este pliego. En el caso de poder reutilizar alguno de los elementos actuales (por ejemplo, la pantalla de proyección) se indicará en la oferta presentada y se valorará oportunamente por la OMT, para su conformidad o no de la misma. En la oferta técnica se presentará una solución técnica para la adecuación del video de la sala. Monitores Se sustituirán todos los monitores existentes por otros monitores de tecnología actual (LED, LCD, OLED o IPS) 4 monitores de al menos 32 pulgadas, incluyendo su montaje en la sala para poder seguir los eventos desde dichos monitores, 7/17

8 Videocámaras Proyectores Grabación Cableado de video pudiendo ser su ubicación final el eje central del sala (elevado sobre el suelo pero a la altura de las mesas), en cualquier caso su ubicación final será aprobada por parte de la dirección técnica del proyecto. Dispondrán al menos dos entradas HDMI y una entrada DVI-I Se instalaran un par de videocámaras/webcams HD en cada lado de la sala para poder añadir esta fuente a la videoconferencia (ya sea estándar u online) comprobando que el cableado de video realizado es óptimo para permitir una conexión por video con la videoconferencia o el PC de la sala. Se dispondrá de al menos 3 proyectores, uno de resolución mínima HD para cuando la sala 902 no esté divida y dos proyectores de calidad estándar para cuando la sala está dividida. Ambos dispondrán al menos de una entrada HDMI y una entrada DVI-I. Se incluirá en el presupuesto final una bombilla de repuesto por cada tipo de proyector. Así mismo se suministran al menos el mismo número de pantallas de proyección que los actuales (total de 4) con prestaciones al menos iguales que las actuales. Así mismo el adjudicatario puede reutilizar las pantallas actuales siempre y cuando estén en perfecto estado y se adecuen a las necesidades de los nuevos proyectores. En este caso se asegurará por parte del adjudicatario que se mantendrán operativas tras su instalación final. Se instalará algún sistema (Pc, servidor o software) que permita la grabación de los eventos ya sea videoconferencia, teleconferencia o presentación. Se instalará el cableado necesario para poder suministrar conexiones desde alta definición (HD) hasta conexión DVI-I de manera fija para los monitores y de manera precableada para el caso de los proyectores y videocámaras (al menos en dos puntos de la sala para poder usar ambos cuando la sala esté dividida en dos). Además se realizará el cableado para la interconexión/integración con el sistema de videoconferencia propuesto en este pliego. Se dispondrá de una mesa de mezclas desde la que se pueda seleccionar la salida y entrada de los monitores y los proyectores, pudiéndose reutilizar la existente o reemplazarla si su estado no fuera operativo. De cualquier modo el adjudicatario de esta oferta deberá realizar el mantenimiento de este sistema tanto si se sustituye como si no. En el caso del proyector de alta definición se solicita su instalación en el techo sin necesidad de alargadores, solo se llevarán las salidas de video y audio (HDMI) por una canalización hasta la mesa de mezclas o donde vaya a estar disponible el PC de dicha sala para su proyección. Su conexionado y cableado será completo, haciendo uso de las canalizaciones previamente instaladas, a falta del terminal al que vaya conectado. Para los dos proyectores estándar se solicita una preinstalación por el suelo para poder proyectar desde una mesa cuando ambas salas están divididas. En cualquiera de los casos los cables no podrán ser visibles y en este último caso en la preinstalación del cableado desde el suelo se creará una manguera con todos los cables necesarios para el proyector que se desplegará cuando se requiera su uso (bajo demanda). Así mismo se instalará el cableado de todos los elementos anteriores pudiendo ser necesario tirar varios cables para un mismo equipo en función del despliegue de la sala. Del mismo modo, se considerará muy positivamente la solución final para la instalación e integración del sistema de grabación del sistema de audio y video Renovación del sistema de emisión por infrarrojos para interpretación simultánea, así como para el Sistema para realización de Ruedas de Prensa. Se revisará y se tomarán las medidas oportunas del sistema actual de emisión de infrarrojos de la sala para verificar su estado actual y si las medidas efectuadas no fueran satisfactorias o el sistema no estuviera operativo se procederá a sustituirlo. 8/17

9 Si no fuera necesaria su sustitución, la empresa adjudicataria de esta licitación cubrirá el mantenimiento y soporte de este servicio igualmente. Del mismo modo la empresa adjudicataria puede considerar que es conveniente la sustitución del sistema, ya que será la encargada de realizar su mantenimiento. En este punto la OMT aceptará un cambio por un sistema nuevo de mejor o similar calidad y prestaciones al actual. Si tras la adjudicación el contratista volviera a revisar el sistema y considerará necesaria su renovación, esta no acarrearía ningún coste por parte de la OMT e igualmente cumpliría los requisitos recogidos en este pliego. Sistema de emisión por infrarrojos para interpretación simultánea y ruedas de prensa Se revisará dicho sistema y se renovará si el contratista lo considera oportuno. Tanto si se renueva como si se mantiene el sistema actual el contratista seleccionado a través de este pliego será el responsable de su mantenimiento Cualquiera que fuera el caso se especificará la solución elegida en la oferta técnica Instalación del servicio de videoconferencia, así como su integración con los sistemas anteriores. Se incrementarán las funcionalidades actuales de la sala 902, añadiendo el servicio de videoconferencia, el adjudicatario de esta oferta deberá cablear el sistema de videoconferencia suministrado por la OMT utilizando las canalizaciones previamente instaladas. La instalación se hará acorde con las indicaciones de la dirección. Videoconferencia Rack Se suministrará por parte de la OMT un sistema de videoconferencia previsto con un códec de alta definición 1080p con 2 cámaras de 12x y multipunto (multi site interna) de 3 puntos. El adjudicatario de esta oferta tendrá que realizar la instalación física del equipo así como del cableado oportuno. Las especificaciones así como el cableado de dicho sistema se especificarán sólo al adjudicatario de la presente oferta. Para la instalación de los equipos actuales en la sala de operación se necesita un rack de al menos 30 Uds Se incluirá un rack de al menos 30 uds de altura 60x60 con puerta, electrificado, cableado y mecanizado. Se integrarán todos los sistemas anteriores a través de un sistema de distribución de señales de audio y video (analógico y digital) incluyendo conexiones HDMI, Gigabit Ethernet y de control, se permitirá el uso de la mesa de mezclas actual o si no está operativa se renovará por un sistema similar o mejor. Se debe incluir la grabación de los eventos (audio y video), la solución técnica se especificará en la oferta técnica presentada en respuesta a este pliego. Se considerará de manera muy positiva la integración de un sistema de grabación para el sistema de videoconferencia Acondicionamiento acústico y renovación de la pintura de la sala Una vez realizada toda la instalación e integración de los sistemas a llevar a cabo en la sala 902, se realizarán las tareas de aislamiento acústico y renovación de dicha sala. Primeramente se realizará un estudio para mejorar el aislamiento acústico de dicha sala, en este estudio se considerarán las ubicaciones de las fuentes de audio mencionadas en apartados previos. En función de dicho estudio se realizarán los cambios oportunos en las paredes, techos y suelos de la sala, del mismo modo se pintará la sala con colores de tonalidades grises o azules. Se consideraran tonos neutros, como el color beis, gris pálido o azul pálido. Estos colores ofrecen el mejor fondo y reducen la fatiga visual. Los blancos crudos o colores más oscuros no proporcionan el fondo óptimo para su visualización. 9/17

10 Se presentará a la dirección técnica del proyecto dicho estudio para justificar los elementos necesarios para mejorar la acústica de la sala. Si fuese necesario se podría instalar paneles murales decorativos que absorban el sonido, siempre y cuando se integren con las tonalidades de la sala. Insonorización Pintura Se realizará un estudio acústico para la mejora del sonido en la sala, pudiéndose instalar paneles decorativos u otros elementos decorativos que permitan esta mejora. Estos elementos deberán ser aprobados por la dirección técnica del proyecto. Se pintará la sala con tonalidades azul o gris neutro si fuese necesario tras las obras, tonalidades que permiten mejora en la imagen en caso de realizar una videoconferencia. La selección final del color será aprobada por la dirección técnica del proyecto antes de su instalación. En general las medidas acústicas de la sala tendrán los siguientes valores como referencia mínima: El aislamiento de las paredes será de al menos 48 db, para las puertas de la sala dicho aislamiento será de unos 35dB (ISO 717-1) El ruido ambiente en la sala no podrá ser superior a 30dB. Las medidas de reverberación no serán mayores de 0,3 a 0,4 segundos. En caso de no cumplirse de manera experimental con dichos valores, se considerará el uso de paneles acústicos en paredes y techo, considerando lo siguiente: Los paneles acústicos del techo tendrán una absorción tipo A o un NRC (Coeficiente de Reducción de Ruido) de 0,9 o mayor Los paneles acústicos de las paredes serán aproximadamente 0,5 veces los valores de los del techo, también se podrán considerar las cortinas como alternativas a los paneles acústicos, siempre y cuando el material textil con el que esté hecha cumpla con los valores de absorción acústica especificada en este pliego. Los paneles acústicos de las paredes se pondrán en al menos dos paredes adyacentes, pudiendo no instalar paneles en las otras dos paredes restantes si las medidas de sonido son válidas para la dirección técnica del proyecto. Así mismo se renovaran, o si fuera necesario se sustituirán, las paredes de los habitáculos existentes en los laterales de la sala (salas de traductores y sala de control) para unificar la decoración acorde con la renovación. Durante dicho proceso se cubrirá y se retirarán todos los elementos ubicados en dichas salas para que dichas salas no sufran durante el proceso, así mismo si alguna de las salas sufriera un desperfecto durante el proceso de renovación, este sería subsanado y correría por parte del adjudicatario. En el lateral donde solo hay 3 salas de interpretación se dejará dos salas siendo una de ellas para uso de interpretación (quinto idioma de interpretación en eventos especiales) y el resto del espacio se acondicionará para almacén de las mesas y demás accesorios de la sala. En esta renovación habrá que tener especial cuidado con el cableado usado por el sistema de intérpretes que se deberá de mantener o sustituir si no fuera posible reutilizarlo. Se incluirán trabajos de albañilería, carpintería, trabajos de acondicionamiento de techos de escayola y pintura necesario para integración y ocultación de elementos audiovisuales Renovación del mobiliario de la sala. 10/17

11 Una vez realizada toda la renovación de la sala así como la instalación e integración de los sistemas, se suministrarán tapetes para las mesas existentes y se renovarán las mamparas de separación así como las puertas para la mejor del aislamiento acústico de dicha sala. En particular los requisitos mínimos del mobiliario: Mesas Mampara de separación de la sala y puertas Tomas de red/alimentación Se suministrarán dos tipos de tapetes para las mesas actuales, permitiendo tener de repuesto en caso de necesidad. Uno de color gris y otro de color crema, la aprobación final de los tapetes será aprobada por la persona designada por parte de la OMT. Estos tapetes deberán ser fácilmente extraíbles como los que hay en la actualidad Las mamparas móviles usadas para separar la sala deben ser de fácil manipulación, y garantizar un aislamiento acústico de al menos 40 db (según norma UNE-EN ISO 717). Deben de ser de un color y formato acorde con el resto de la sala y deberán ser aprobadas por la dirección técnica del proyecto. Así mismo las puertas de la sala deberán tener un aislamiento acústico mayor o igual al de las mamparas. Se distribuirán varias tomas de red/alimentación por los laterales de la sala así como en el eje central de la sala. Las puertas podrán ser reutilizadas si se considera que cumplen con los requisitos indicados en este pliego. Se suministrarán regletas de alimentación para poder usar en las tomas de los laterales de la sala. En cuanto a los puntos de red se distribuirán también por el lateral de la sala y en al menos 3 sitios distintos en el eje central de la sala. Estos puntos tendrán su correspondiente cajeado y serán de fácil acceso. En el caso de la alimentación eléctrica se suministrarán regletas de conexión para cargar dispositivos personales durante los eventos, para dichas regletas se suministrará algún sistema que cubra o protega los cables y evitar incidencias de seguridad personal. 11/17

12 2.3. Recursos humanos previstos La estimación de los recursos requeridos para este proyecto es la siguiente: Categoría Recursos ordinarios Instaladores/Personal Técnico 4 Jefe de Proyecto/Responsable técnico 1 Total contrato 5 Se requieren que estas labores se finalicen en menos de 2 meses tras la adjudicación del presente proyecto. Más específicamente dichas obras se han de realizar en los meses de Julio y Agosto del 2015, cuando la incidencia de dicho proyecto no afecte en exceso al trabajo de los empleados de la OMT. Si fuera necesaria una ampliación de plazo se solicitará de manera formal, indicando el motivo y la duración estimada de dicha ampliación. Así mismo se propondrá una fecha de cierre del proyecto nueva que deberá ser aprobada por el responsable del proyecto asignado por el departamento de ICT de la OMT. Dicha ampliación podrá suponer un extra coste por parte de la empresa adjudicataria, en caso que la OMT tenga algún evento en fechas posteriores (a partir de Agosto 2015). 3. Equipo de trabajo 3.1. Constitución inicial del equipo de trabajo El adjudicatario deberá incorporar el equipo solicitado por la Organización, en la fecha establecida a la firma del contrato, que no podrá ser en un plazo mayor de 15 días desde la fecha de petición de los recursos. El equipo humano que se incorporará para la ejecución de los trabajos, tras la formalización del contrato, deberá estar formado por las personas relacionadas en la oferta adjudicataria y consecuentemente valoradas, no admitiéndose, que la empresa proponga un cambio inicial en la composición del mismo. Con carácter general, una vez que haya sido aceptado un profesional, su permanencia en el equipo de trabajo será hasta el final del contrato. En el caso de que el profesional propuesto por la empresa no se adecue a las necesidades del proyecto, por requerir un cambio de campo de especialidad diferente, en el plazo de 1 semana y a juicio del Responsable del Programa Tecnologías de la Información y de la Comunicación, se considerará una modificación del equipo de trabajo requeridos por la Organización. Este requisito es obligatorio por motivos de acceso y seguridad a la OMT Modificaciones en la composición del equipo de trabajo requeridas por la Organización El Responsable del Programa Tecnologías de la Información y de la Comunicación, podrá solicitar un cambio en las personas que componen dicho equipo, en caso de ser necesaria la variación del perfil del alguno de los componentes del mismo. En el caso de que el profesional propuesto por la empresa no se adecue a las necesidades del servicio o no cumpla con las tareas asignadas por no demostrar las destrezas y especialización requeridas, a juicio del Responsable del Programa Tecnologías de la Información y de la Comunicación, se considerará una modificación del equipo de trabajo imputable a la empresa. El Programa Tecnologías de la Información y de la Comunicación no limita el número de modificaciones que puede solicitar. 12/17

13 3.3. Modificaciones en el equipo de trabajo imputables a la empresa Si la firma adjudicataria propusiera el cambio de una de las personas del equipo de trabajo, se deberá solicitar por escrito con 15 días de antelación, exponiendo las razones que obligan a la propuesta. En su caso, el cambio deberá ser aprobado por el Responsable del Programa Tecnologías de la Información y de la Comunicación. 4. Planificación, dirección, seguimiento y control de los trabajos Corresponde a la OMT, destinatario de los trabajos, la supervisión de las tareas para lograr los objetivos, en base a las especificaciones del presente Pliego de Prescripciones Técnicas, proponer las modificaciones que convenga introducir o, en su caso, proponer la suspensión de los trabajos si existiese causa suficientemente motivada Inspección de los servicios La inspección sobre la ejecución de las actividades de instalación podrá efectuarse tanto durante la ejecución de las mismas como a su finalización y tendrá las siguientes finalidades: Comprobar que se efectúan todas las operaciones y tareas de instalación y/o mantenimiento previstas para los sistemas y sus equipos, así como que se realizan en el periodo adecuado; en cuanto al mantenimiento de los sistemas, siempre que sea posible se realizarán conforme a las recomendaciones del fabricante. Comprobar que la documentación inherente al servicio se realiza conforme a la propia instalación y/o actividades de mantenimiento, siendo fieles a la realidad (planos de cada sistema, cableados, etc.) Trasladar al contratista sugerencias y propuestas, siempre que no supongan modificaciones de la prestación contratada ni se opongan a las disposiciones en vigor. Ser informado, cuando lo solicite, acerca del proceso que hubiera previsto el contratista para la ejecución y elaboración de las actividades de instalación, integración y mantenimiento objeto del presente contrato. El calendario de trabajo será planificado y ajustado semanalmente, por parte del adjudicatario, el cual enviará semanalmente las tareas realizadas y a realizar en las siguientes semanas a la dirección técnica del proyecto por parte la Organización, para su revisión y seguimiento. Si se viera por parte de la dirección técnica del proyecto que con las planificaciones presentadas no se cumple la fecha final de cierre del proyecto, ésta podrá solicitar a la empresa adjudicataria más personal para hacer cumplir la fecha de cierre del proyecto. 5. Mantenimiento El servicio de mantenimiento cubrirá por lo general 2 años tras la finalización del proyecto. Ésta cubrirá todo aquel sistema instalado, siendo aplicable la normativa vigente y por ello en el caso de la obra civil se aplicará 1 año para defectos de acabado (pintura, puertas, cristales, etc.) y 3 años para defectos funcionales (electricidad, luminaria, etc.) Prestaciones globales La Organización Mundial del Turismo solicita el cumplimiento de los siguientes objetivos por parte del integrador para la realización de las tareas de mantenimiento y soporte: Mantenimiento y soporte en estado operativo de forma permanente de los distintos sistemas y equipos incluidos en este pliego. Agilización y optimización de los tiempos de respuesta en la atención y reparación de las averías que se produzcan en los distintos sistemas y equipos incluidos en este pliego. Reducción de la probabilidad de existencia de averías. Localización e investigación de las causas. Reparación, reglaje y ajuste de las partes de los sistemas con merma en su operatividad en el menor plazo de tiempo posible. 13/17

14 El servicio de mantenimiento para las instalaciones, así como el resto de los trabajos que se requiera realizar, serán efectuados por personal técnico cualificado, debidamente equipado y especializado en cada tipo de sistemas. En tal sentido, todo el personal asignado debe contar con una probada y larga experiencia en el mantenimiento de este tipo de instalaciones, estando en posesión de las certificaciones y/o la experiencia correspondiente para desarrollar este tipo de trabajos. Para la prestación de los servicios de mantenimiento y soporte se determinan las responsabilidades de los siguientes apartados: Actividad Preventiva. Esta actividad se realiza periódicamente con el objetivo de realizar acciones orientadas a evitar la aparición de posibles incidencias en los equipos especificados en este pliego, ya sea vía de manera presencial, telefónica o remota. El conjunto de tareas propuestas se tratará como un documento abierto mínimo, de modo que se utilizará como guía sobre la que se podrá realizar ajustes a lo largo del contrato de mantenimiento. Cada seis meses se realizará una revisión general del sistema, dentro de la cual se incluye la comprobación del correcto funcionamiento de todos los elementos que forman parte de los sistemas y su correcta integración mediante un check-in list. Las fechas concretas se acordarán previamente con el personal técnico de la Organización Mundial del Turismo. En dichas revisiones se inspeccionarán, acorde con la documentación de instalación, los equipos y cableado incluidos en el contrato de mantenimiento de cada una de las salas donde se realice la integración del servicio, actualizando dicha documentación si fuera necesario por parte del integrador. Una vez realizada la revisión completa del sistema, se elaborará un informe técnico detallado sobre las comprobaciones realizadas y el resultado de las mismas. Este informe se enviará al departamento de Tecnología de la Información y las Comunicaciones de la Organización Mundial del Turismo y deberá ser aprobado por el personal de dicho departamento, la primera vez que se entregue para su posterior utilización como guía en las siguientes revisiones. Los servicios de mantenimiento preventivo se desarrollan en las dependencias de la Organización Mundial del Turismo, en horario de 08:00 a 18:00 horas, de lunes a viernes no festivos. Bajo la supervisión del personal de la Organización Mundial del Turismo Actividad Correctiva. Se considera mantenimiento correctivo, aquellas tareas que, sin estar incluidas dentro de los mantenimientos anteriores, son necesarias para el normal funcionamiento del equipamiento, tales como la reparación de averías en la instalación. Esta actividad se basará en las asistencias técnicas, a realizar bajo situaciones de anomalías o mal funcionamiento de algún equipo o servicio incluido en este pliego. Se contempla la realización de cuantas asistencias técnicas fueran necesarias debido a fallos del sistema o alguno de sus componentes o servicios, con el fin de mantener dichos sistemas en perfecto estado operativo y de conservación. Este tipo de actividad podrá ser realizada de manera remota o presencial, según el tipo de anomalía. Consistirá en la prestación de los servicios necesarios para subsanar cuantas anomalías en el funcionamiento de los equipos sucedan durante la vigencia del contrato, reparando las averías existentes o procediendo a la sustitución de aquellas piezas, conjuntos de piezas o equipos completos que fuera necesario. Los trabajos precisos para la identificación de las causas de las anomalías no se interrumpirán hasta que se restablezca el servicio operativo del sistema o de los equipos ineficientes, o hasta que el contratista emita el preceptivo informe en aquellos casos que se requieran decisiones por parte de la Organización Mundial del Turismo, bien por la naturaleza de las actuaciones a emprender o por necesitarse el empleo de materiales con cargo a la Organización Mundial del Turismo, dado que la mano de obra necesaria se considerara en todos los casos siempre incluida dentro del contrato. 14/17

15 En este último caso, el funcionamiento operativo del sistema al que pertenezca el equipo averiado deberá quedar restablecido, mediante la realización de las actuaciones que resulten precisas para su funcionamiento sin el equipo o equipos averiados Actividades en General. Durante el periodo de vigencia del contrato, la empresa debe realizar las operaciones de mantenimiento y soporte de los equipos, instalaciones y sistemas objeto del presente contrato. En caso de que fuera necesaria la intervención técnica fuera del horario laboral anteriormente indicado o el trabajo en jornadas de fin de semana, festivos locales de Madrid, festividades de la Comunidad de Madrid y festivos nacionales, se proporcionará dicho servicio, cubriendo de esta manera necesidades de la Organización Mundial del Turismo. Además de las prestaciones anteriores cabe destacar las mencionadas a continuación: Respecto a las actuaciones de carácter correctivo, el tiempo de respuesta entre la recepción de un aviso de asistencia técnica y la atención del mismo, responderá a los valores y criterios indicados en este pliego. Cualquiera de las actuaciones de carácter correctivo tendrá como finalidad la resolución total y completa de las anomalías origen de las mismas, siendo para equipos de comunicaciones/informáticos menores de 48 horas. El tiempo de respuesta ante una incidencia de carácter correctivo será menor de 3 horas por parte de la empresa adjudicataria. La OMT puede solicitar la revisión de cualquier sistema días antes de un evento oficial para asegurarse del correcto funcionamiento de los sistemas, sin coste alguno para la OMT mientras dure el contrato de mantenimiento. Información y soporte para que se mantenga en continua actualización las copias de seguridad de configuraciones de los sistemas, en caso de tenerla. Actualización de documentación pertinente. Además, se presentará una relación del personal con asignación de tareas, con los datos personales identificativos de cada persona, a efectos de identificación. El adjudicatario informará a la Organización Mundial del Turismo después de cada revisión de las operaciones realizadas y de las incidencias ocurridas durante el periodo de inspección. Para ello presentará un documento escrito y en soporte informático en que figuren como mínimo los siguientes puntos: Plan de trabajo en el que se reflejaran las actividades a realizar durante la fase de mantenimiento. Operaciones efectuadas en cada revisión. Hoja de control de inspecciones periódicas (orden de trabajo) en la que figuren los medios y las observaciones correspondientes. Relación de incidencias encontradas Propuesta de medidas correctoras necesarias para subsanar las anomalías encontradas y presupuesto para su ejecución. La Organización Mundial del Turismo podrá encargar a una empresa auditora la realización de la auditoria de los trabajos de mantenimiento en su sede Seguimiento Desde la recepción de cualquier avería, incidencia o nueva necesidad durante la jornada laboral de trabajo, se dedicará en exclusividad los técnicos necesarios de su departamento de soporte a la resolución de la misma. Los técnicos involucrados durante todo el proceso serán quienes, una vez subsanado el problema, se ponga en contacto con el personal técnico de la Organización Mundial del Turismo para explicar las causas del mismo y la metodología empleada para su resolución. Independientemente del informe remitido sobre los resultados de las revisiones bimensuales, cada vez que se produzca un fallo del sistema, se enviará un informe detallado a la Organización Mundial del Turismo en el que se incluirán entre otros aspectos una descripción sobre la avería detectada, las causas que desencadenaron la misma, las acciones realizadas para 15/17

16 su reparación, las características del servicio afectado, el tiempo de inactividad del mismo y el detalle de las soluciones posibles para evitar su repetición (este último aspecto dependerá de la naturaleza del fallo que se ha producido). Anualmente, e independientemente de los informes sobre fallos, se remitirá un informe a la Organización Mundial del Turismo donde se detallarán las actividades más significativas realizadas en relación con el mantenimiento de los distintos sistemas/servicios, incluyendo diferentes aspectos tales como las modificaciones o actualizaciones realizadas sobre las prestaciones originales de los mismos, los recursos disponibles, las averías más significativas, etc Soporte telefónico La recepción de llamadas en días laborables del servicio de soporte y mantenimiento por parte del integrador, se solicita dentro del horario laboral de la Organización Mundial del Turismo (8:00-18:00) siendo atendidas por su servicio de atención telefónica. Fuera del horario laboral, las llamadas serán almacenadas, siendo atendidas al día siguiente. El número de llamadas por jornada laboral será ilimitado Soporte por correo electrónico Del mismo modo se podrá utilizar el correo electrónico para dar soporte y mantenimiento, siendo el horario de respuesta el mismo que el del apartado anterior. En caso de recepción del correo por parte del personal de la Organización Mundial del Turismo en horario laboral, el integrador deberá atenderlo ese mismo día. En cambio, si dicho correo se recibe después de las 18:00 horas, se almacenará para su trámite a primera hora del día siguiente Intervención por mantenimiento Este contrato de mantenimiento incluye todas las intervenciones de personal técnico que sean necesarias en las instalaciones de la Organización Mundial del Turismo para el restablecimiento del servicio. Estas intervenciones siempre se realizarán dentro de la jornada normal de trabajo de la Organización Mundial del Turismo (lunes a viernes de 8:00-18:00). El tiempo máximo de respuesta para intervenciones en las instalaciones de la Organización Mundial del Turismo será de 3 horas, dentro de la jornada normal de trabajo. El tiempo máximo comprometido para el restablecimiento de cualquier deficiencia o avería técnica será de 48 horas, dentro de la jornada laboral de trabajo, en cualquier caso no se permitirá la caída del servicio. Si la avería es tal, que la caída del servicio es necesaria u obligatoria, el integrador mantenedor del servicio propondrá una solución temporal para su recuperación en un periodo mínimo y aprobado por parte del personal técnico de la Organización Mundial del Turismo. 6. Documentación de los trabajos Como parte de los trabajos objeto del contrato, el adjudicatario se compromete a generar, para cada sistema instalado, toda la documentación relativa a su instalación. Al finalizar el proyecto el adjudicatario deberá entregar una documentación en formato electrónico donde se incluya el diseño final y cableado numerado con los planos pertinentes así como de todos los elementos instalados (canalizaciones, cableados, monitores, etc) y si en posteriores tareas de mantenimiento se modifican, será el responsable de su actualización. Este documento incluirá el detalle de todas las tareas realizadas durante este proyecto así como un anexo del pinout de los cables, independientemente de si el cableado es estándar o no. 16/17

17 Se incluirán los manuales donde se detallarán todas las instrucciones necesarias para el funcionamiento, mantenimiento, limpieza, intervenciones a realizar y frecuencia, así como la reposición óptima de todos los elementos instalados. Se incorporará un listado en el que se registren todos los suministros utilizados, indicando su referencia, marca, modelo, proveedor y datos de contacto para facilitar la reposición de alguno de ellos en caso que sea necesario y coste de la reposición de los elementos. Asimismo, entregará todos los catálogos y manuales de instrucciones de los equipos suministrados. 17/17