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1 VICEPRESIDENCIA DE OPERACIONES VICEPRESIDENCIA ADMINISTRATIVA IMPLEMENTACIÓN ONBASE UNITY CLIENT SERVER Y MOBILE ACCESS FOR IPAD. BANCÓLDEX Página 1 de 9

2 Tabla de contenido 1. DEFINICIONES USUARIOS Y CUBRIMIENTO GEOGRÁFICO REQUERIMIENTOS FUNCIONALES Unity Client Server Mobile Access for Ipad Flujos de Trabajo (Workflows) REQUERIMIENTOS NO FUNCIONALES Capacitación Implementación en pruebas Puesta en producción Acompañamiento post producción Documentación Garantía REQUERIMIENTOS TÉCNICOS Licenciamiento Plataforma tecnológica Configuración de Servidores y Estaciones de Trabajo Seguridad... 9 Página 2 de 9

3 1. DEFINICIONES Bancóldex: Banco de Comercio Exterior de Colombia será el contratante de los bienes y servicios objeto de la contratación. Los Programas Especiales se encuentran administrados por el Banco y serán algunos de los beneficiarios de los bienes y servicios contratados por el Banco. Programas Especiales (PE): Se refiere a los Programas Especiales (Patrimonios Autónomos). Actualmente estos programas son la Unidad de Desarrollo e Innovación (UDI), el Programa de Transformación Productiva (PTP) y el Fondo de Modernización e Innovación (FMI). Cuando se refiere a los PE, podrá interpretarse con respecto a uno, a varios o a todos, sin que ello signifique que en el futuro, puedan incluirse sobre la misma lógica de negocio otros programas especiales. VBScript: Abreviatura de Visual Basic Script Edition, es un lenguaje interpretado por el Windows Scripting Host de Microsoft. Su sintaxis refleja su origen como variación del lenguaje de programación Visual Basic. 2. USUARIOS Y CUBRIMIENTO GEOGRÁFICO Los usuarios que accederán al sistema serán de tipo interno, corresponden a funcionarios de Bancóldex y Programas especiales los cuales y se encuentran ubicados en las siguientes oficinas: Bogotá, Cali, Medellín, Barranquilla, Bucaramanga y Pereira. 3. REQUERIMIENTOS FUNCIONALES Se requiere realizar todos los ajustes necesarios en el sistema OnBase para la implementación de las funcionalidades OnBase de Unity Client Server e Integración con dispositivos móviles para IPAD Unity Client Server Se requiere realizar la instalación, implementación y configuración de Onbase Unity Client Server. Página 3 de 9

4 3.2. Mobile Access for Ipad Se requiere realizar la instalación, implementación y configuración de Onbase Mobile Access for Ipad Flujos de Trabajo (Workflows) Se debe ajustar las reglas o acciones de 47 flujos actuales, en donde se requiera la interacción de usuarios desde los clientes Unity e IPAD de OnBase. Los flujos de trabajo a ser ajustados para este proceso son: - Flujo de trámites de autorizaciones, anticipos y cuentas de gastos de viaje - Flujos de revisión, aprobación y pagos de facturas. - Flujos de revisión, aprobación y seguimiento de comunicaciones externas e internas (Correspondencia externa, enviada, recibida y memorandos) - Flujos de control de notificaciones de correos electrónicos. - Flujos de control y vigencias de documentos de contratos de bienes y servicios. - Flujos de control y vigencias de documentos de vinculación de clientes - Flujos de control de calidad de documentos cargados a OnBase. - Flujos de control de mensajería. - Flujos de registro y atención de requerimientos y envió de documentos remitidos al CAD. - Flujos de control de retención de tiempos de documentos. - Flujos de radicación, indexación y control de comunicaciones externas impresas y electrónicas (correspondencia externa enviada y recibida). - Procesos de integraciones y consulta de documentos desde sistemas de Bancoldex (T24 y BPM Ultimus). - Procesos de ingreso a cliente Unity con integración al directorio activo LDAP de Bancoldex. - Cargue y procesamiento desde cliente Unity para procesos de captura masiva de documentos digitalizados. - Gestión desde cliente Unity para los procesos de captura y trámite de comunicaciones enviadas a través de correo electrónico. Ajustar o migrar los desarrollos de 19 VBScript, a los nuevos requerimientos para interacción de cliente Unity e IPAD de OnBase. Se deben realizar los ajustes Página 4 de 9

5 necesarios para codificar los VBScript de un lenguaje funcional a las nuevas tecnologías orientadas a objetos y a.net. Ajustar o migrar 20 formularios HTML a la nueva tecnología de XML usadas por los clientes Unity e IPAD de OnBase. Se debe realizar los ajustes de los formularios generados en lenguaje HTML a la nueva versión de desarrollo en XML. Se requiere actualizar los formularios electrónicos a los nuevos requerimientos de funcionalidad de Unity Client e IPAD de OnBase (20 Formularios E-Forms y 10 Users Forms). 4. REQUERIMIENTOS NO FUNCIONALES 4.1. Capacitación Capacitación de mínimo 20 horas a usuarios administradores y técnicos en los aspectos esenciales de la nueva funcionalidad Implementación en pruebas Se requiere tener el soporte requerido para la implementación de la solución en ambiente de pruebas de Bancoldex y brindar el soporte a los procesos que tenga que hacer el Banco durante esta etapa Puesta en producción Se requiere tener el soporte requerido para ejecutar el paso a producción en Bancoldex y brindar el soporte a los procesos que tenga que hacer el Banco durante la etapa de puesta en producción de la solución Acompañamiento post producción Se requiere tener soporte presencial en sitio no menos de dos días hábiles después de entrar en producción para atender las eventualidades que puedan surgir con la nueva funcionalidad. Página 5 de 9

6 4.5. Documentación El proveedor deberá entregar la siguiente documentación como parte de la solución: - Arquitectura de hardware, software y comunicaciones final. - Manual de usuario y técnico - Documentación de los cambios hechos a los flujos de trabajo y formularios Garantía El proveedor deberá ofrecer un tiempo de garantía sobre la instalación, implementación y configuración de Unity Client Server y Mobile Access for Ipad, así como el ajuste a los flujos de trabajo, los VBScript y los formularios. Dicha garantía no deberá ser inferiro a 6 meses. 5. REQUERIMIENTOS TÉCNICOS 5.1. Licenciamiento La siguiente tabla muestra el licenciamiento Onbase con el que cuenta Bancoldex para implementar la solución. Descripción del Módulo Cantidad Application Enabler 2 Bar Code Generator 2 COLD/ERM 1 Concurrent Client (1-100) 67 Departmental Workflow Server 1 Document Import Processor 1 EDM Services 1 E-Forms 1 Integration for Microsoft Outlook Mobile Access for ipad 1 Multi-User Server 1 Production Document Imaging 4 (TWAIN) Subscription Server 1 Unity Automation API 1 Unity Client Server 1 Workflow Concurrent Client 50 Workflow Workstation Client 5 Página 6 de 9

7 Workstation Client (1-100) Plataforma tecnológica La siguiente es la arquitectura diseñada para la implementación de la solución, la propuesta se debe alinear a este esquema. Página 7 de 9

8 5.3. Configuración de Servidores y Estaciones de Trabajo A continuación se detalla la característica de los servidores y de las estaciones de trabajo con que cuenta el Banco para la implementación de la solución. 1- SERVIDOR DE APLICACIÓN SERVER PARA ONBASE - Windows Server 2008 R2 Standard SP1 64 bits - Memoria 8 Gb - Intel Xeon 2 procesadores - Internet Explorer 9 - Microsoft.NET Framework 3.5 y Microsoft.NET Framework 4.0 (Full Profile/Extended) - MSXML 3.0 SP5 - MSXML 4.0 SP2 - Microsoft Visual C Redistributable Package (x86) - IIS UNIDAD C: 50 GB - Sistema Operativo - Unidad D: 80 GB Archivos Onbase 2- SERVIDOR MOBILE BROKER PARA ONBASE - Windows Server 2008 R2 Standard SP1 64 bits - Memoria 8 Gb - Intel Xeon 2 procesadores - Internet Explorer 9 - Microsoft.NET Framework 3.5 y Microsoft.NET Framework 4.0 (Full Profile/Extended) - MSXML 3.0 SP5 - MSXML 4.0 SP2 - Microsoft Visual C Redistributable Package (x86) - IIS UNIDAD C: 50 GB Sistema Operativo - Unidad D: 80 GB Archvios Onbase 3- ESTACIONES DE TRABAJO (UNITY CLIENT) - Windows 7 Professional - Memoria 4 Gb - Intel Core i7 - Internet Explorer 9, 10, 11 - Google Chrome - MS Office IPAD - Ipad v.1 y v.2 Página 8 de 9

9 5.4. Seguridad El acceso y permisos de cada tipo de usuario se mantienen de acuerdo con la configuración actual que tiene la aplicación Onbase. Para garantizar la seguridad de la información altamente sensible el Mobile Applications Broker debe transmitir los documentos que serán enviados por la Internet solo a través de conexiones SSL. A si como el uso del protocolo HTTPS. El proveedor deberá especificar si se necesita un certificado digital y que tipo de certificado para cumplir con los requerimientos de sitio seguro. Página 9 de 9

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