Configuración del sistema

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1 Configuración del sistema Objetivo general: Al finalizar el tema el alumno conocerá los fundamentos del uso de NOI, de igual forma, sabrá configurar el sistema para trabajar por primera vez. Iniciar NOI Windows Ingrese al sistema al ejecutar el programa NOI.EXE o a través de su icono en el grupo de programas donde lo haya instalado. Enseguida el sistema le presentará la siguiente pantalla: Al principio, para ingresar digite ASPEL1 o simplemente presione la tecla F8. Puede cambiar esta clave en Datos de la empresa o en Perfiles del usuario. Posteriormente aparecerá un cuadro de diálogo en donde usted seleccionara el directorio de datos (la ubicación de sus archivos de trabajo) y la fecha de la nomina hay que tomar en cuenta que la fecha de la nomina avanza cada 15 días. 9

2 Escuela de Computación Empresarial Cuaderno de trabajo de NOI-Windows Adicionalmente podrá definir el perfil de los usuarios, es decir, estipular a qué operaciones tendrán acceso los operadores autorizados, teniendo de esta manera un control total del funcionamiento del programa. Puede capturar información de su empresa dentro de la Empresa Inválida S.A. de C.V. y después modificar el nombre de la misma por la denominación fiscal de tu negocio. Configuración del sistema Hasta aquí, es lo que se debe realizar siempre para ejecutar el sistema. Si se esta usando el sistema por primera vez se mostrará el siguiente mensaje: Seleccione la opción "Si" para realizar la instalación Automática. Se visualizarán las siguientes pantallas: Este cuadro de diálogo permite empezar a crear los archivos de trabajo de NOI Al aceptar esta opción usted podrá usar el catalogo estándar de percepciones y deducciones, de lo contrario usted dará de alta sus propias percepciones y deducciones. 10

3 NOI maneja una serie de tablas para realizar cálculos de algunas percepciones y deducciones, usted elija entre usar las del sistema o poder dar de alta las propias. Un ultimo cuadro de diálogo nos da el mensaje de que el sistema ha sido instalado. La siguiente vez que se ejecute el sistema, ya estará configurado de acuerdo a sus necesidades. Una vez concluida la instalación es necesario revisar los parámetros del sistema que maneja el programa, ya que base a estos se captura la información, se harán cálculos etc. Para revisar los parámetros del sistema hay que abrir el menú configuración y la opción parámetros de la nomina. Aparecerá el siguiente cuadro de diálogo. 11

4 Escuela de Computación Empresarial Cuaderno de trabajo de NOI-Windows El cuadro de diálogo contiene las siguientes opciones: Redondeo a pesos Si activa esta opción el sistema redondea todas las cantidades capturadas. Al activar este parámetro usted puede ocasionar errores o diferencias de aproximación. Si no la activa el sistema no redondea las cantidades capturadas. Manejo de puestos Cuando realice el alta de un trabajador, el sistema forzará la captura de la clave del puesto para continuar capturando y automáticamente le sugerirá el salario que asignó al puesto al darlo de alta; usted podrá modificar el salario si así lo requiere. Si no lo selecciona NOI no considera el manejo de puestos. Manejo de departamentos Cuando usted dé de alta a un trabajador, el sistema pedirá la clave del departamento para continuar con la captura de información. Si no activa la opción no considerara el manejo de departamentos. Clave secuencial para trabajadores Los trabajadores se darán de alta con una clave consecutiva, automáticamente sugerida por el sistema. Si no selecciona la opción usted mismo puede anotar la clave de manera manual, a criterio de la empresa. Clave secuencial para puestos Los puestos se darán de alta con una clave consecutiva, automáticamente sugerida por el sistema. Se puede anotar la clave del puesto en forma manual, a criterio de la empresa. Clave secuencial para departamentos Los departamentos se darán de alta con una clave consecutiva, automáticamente sugerida por el sistema. Se puede anotar la clave de manera manual, a criterio de la empresa. Captura días de disfrute y prima vacacional Al estar realizando un movimiento de vacaciones a un trabajador, el sistema permitirá dividir los días de disfrute y los pagos de prima. De lo contrario, el sistema asignará el total de días y pagos que haya establecido en la tabla de vacaciones. Orden del nombre del trabajador Puede ser por: Nombre y Apellidos: Marco Aurelio Gutiérrez Cota Puede ser por: Apellidos y nombre: Gutiérrez Cota Marco Aurelio Límite de horas extra por semana Para el cálculo del impuesto de horas extras debe señalar hasta cuántas horas se consideran como dobles; para ello, el sistema requiere que le indique un límite diario y un límite semanal. En el caso del límite diario puede establecer un número de horas, mientras que para el límite semanal puede indicar un número de horas o un número de días con horas extras. 12

5 Mediante este parámetro se le indica al sistema si el tope semanal que desea manejar es en base a número de horas o a número de días; dependiendo de la opción seleccionada, el tope semanal será en base al número de horas extras que usted indique o el tope semanal será en base al número de días que usted indique. Inicia en / lunes, martes, etc. Permite la captura de horas extra a partir del día que usted indique en este campo. Caracteres compatibles con NOI-DOS NOI puede reconocer los caracteres especiales (como letras acentuadas, la letra "ñ", etc). de la información generada en la versión DOS y los hace compatibles con esta versión, o no puede reconocer los caracteres especiales (como letras acentuadas, la letra "ñ", etc). de la información generada en la versión DOS. Directorio de trabajo Se debe anotar en este renglón la ruta de la cual tomará el sistema la información de la empresa que está trabajando con el sistema. En la ficha de Percepciones y deducciones, se deberá indicar las claves de las percepciones y deducciones que utilizará la empresa. El sistema da por omisión las siguientes percepciones y deducciones: PERCEPCIONES P003 Hrs. extras dobles P005 Hrs. extras triples P010 Prima vacacional P009 Vacaciones P004 Aguinaldo P103 Indemnización P104 Prima de antigüedad P100 Ingresos por retiro P101 Ingresos por retiro exentos P102 ISPT de ingresos por retiro DEDUCCIONES D091 2% adicional SAR D092 5% adicional INFONAVIT D093 FONACOT D099 Crédito al salario D094 Crédito INFONAVIT Debido a que el sistema maneja estas claves internamente es indispensable que no las modifique. Si no ha dado de alta estas claves en el catálogo de Percepciones y Deducciones, diríjase a este lugar para hacerlo. En la ficha de bases fiscales puede modificar los nombres de las bases fiscales que utiliza el sistema para la elaboración de los cálculos de impuestos, así como el periodo que tomarán para la determinación de cada uno de ellos. 13

6 Escuela de Computación Empresarial Cuaderno de trabajo de NOI-Windows Parámetros de la nomina Los parámetros de la nomina son aquellos que contiene información importante para algunos cálculos que realiza NOI, y pueden ser los siguientes: Ficha general Número de nómina Es un número consecutivo de la nómina en el año y que el sistema numera automáticamente cada principio de año. Se recomienda verificar que después de realizar el corte anual este número sea 1. Días de pago Representa el intervalo de días para efectuar los pagos de salarios. Con este parámetro se define si la nómina es quincenal, semanal, etc. El sistema acepta números con decimales y propone el ; que se obtiene de dividir los 365 días del año entre 12 meses y el resultado entre 2 pagos (en el caso de ser nómina quincenal); por ser comúnmente utilizado. Primer día Es el día en que inicia la nómina. Días por año Es el número de días al año que se están tomando en cuenta para calcular la nómina y los impuestos. Este dato se utiliza en el cálculo del ISPT, se recomienda modificarlo sólo en los años bisiestos. Días de la semana Se utiliza para establecer la proporción que se descontará en caso de ocurrir una falta. Si un trabajador tiene una ausencia y define 6 días, se le descontará 1 1/6 días. Si define 14

7 cinco días se le aplicará 1 2/5 días de descuento. En el recibo aparecerá descontado el día, así como su parte proporcional del séptimo día que le corresponde. El descuento de la parte proporcional del séptimo día se encuentra determinado por el tipo de falta que le aplique al trabajador. En la opción Tipos de falta del menú Archivos puede consultar los tipos de falta que el sistema presenta; en caso de que establezca que no se calcule el séptimo día, entonces una falta equivale exactamente a 1. Tipo cálculo Existen tres tipos de cálculo de impuesto que el sistema puede considerar: Cálculo mensual Se utiliza para dar cumplimiento al artículo 80 de la ley del ISR; con este tipo de cálculo, los ingresos gravables se mensualizan y se aplican a las tablas mensuales: cálculo de impuestos, subsidio y crédito al salario; para obtener el impuesto que se debe retener o el excedente de crédito al salario a pagar al trabajador. Cálculo ajustado En este caso, el sistema calcula el impuesto tomando en cuenta los ingresos gravables de todo el mes y los impuestos que ha retenido hasta el momento y, en caso de que exista, salda la diferencia que se ha acumulado en el último periodo. Cálculo anual Se usa para dar cumplimiento al artículo 141 de la LISR, mediante el cual se saldan diferencias entre la cantidad de los impuestos que se han retenido y el monto que debería haber pagado un trabajador; en este caso el ajuste es de tipo anual. Factor de subsidio En este campo se anota el factor de subsidio acreditable de la empresa. Según el artículo 80-A de la LISR, se tiene: Factor de subsidio = 2 (1-p), donde p es una proporción que se calcula con base en los pagos y erogaciones de la empresa del ejercicio inmediato anterior. El factor de subsidio acreditable se obtiene de la siguiente manera: Factor de subsidio acreditable = 1-2 (1-p). Ejemplo: Si la proporción p de una empresa es de 0.78, entonces el factor de subsidio acreditable que se debe anotar en este campo será 0.56: Factor de subsidio acreditable = 1-2 (1-0.78) = 1-2 (0.22) = = 0.56 Salario mínimo En este campo se escribe el salario mínimo de la zona económica o Estado de la República donde se encuentra la empresa. Si cambia el salario mínimo en medio de un periodo, debe calcular el salario según el número de días que operó cada uno y después promediarlo para establecer un salario en todo el periodo. El sistema permite modificar el salario mínimo para cada empresa. 15

8 Escuela de Computación Empresarial Cuaderno de trabajo de NOI-Windows Salario mínimo D.F. Es la cantidad establecida para el Distrito Federal como salario mínimo. Debe especificarlo, ya que se utiliza como límite de algunos cálculos del IMSS. Tablas del sistema a utilizar En los campos que siguen se especifica el número de tabla que corresponde a cada opción. Puede agregar más tablas para operaciones que la empresa requiera; éstas se adicionarán después de la octava, puesto que el sistema ya tiene definidas las primeras ocho. Nómina especial Si se selecciona, se toman en cuenta las percepciones y deducciones que no se encuentren definidas como ordinarias; es decir, que sean definidas como especiales en el Catálogo de Percepciones y Deducciones. Se usa para establecer que, en una nómina, se pagan conceptos extraordinarios como el aguinaldo o la participación de las utilidades a los trabajadores. Si no se selecciona, no utiliza las Percepciones y Deducciones no ordinarias. Devolución crédito al salario Si se selecciona, el sistema presentará en los recibos la cantidad del reembolso que se debe otorgar al trabajador cuando existe un excedente de crédito al salario en el cálculo del impuesto. Si no se selecciona, el sistema no tomará en cuenta la cantidad del reembolso en caso de que exista. Ficha cuotas del IMSS Ya que la ley del Seguro Social cambió a partir del 1 de Julio de 1997, el sistema ya no requiere los datos del cálculo del primero y segundo semestre de 1997; ahora sólo necesita definir en esta nueva carpeta los porcentajes que se van a aplicar a los cálculos de la nómina. 16

9 En esta ficha debe definir los porcentajes que se van a aplicar a los cálculos de la nómina. En la carpeta se visualizan los topes que se aplicarán a cada base de cotización. En la columna de Tope (SF) se encuentran los números de salarios mínimos del Distrito Federal que el IMSS indica como tope; en la columna de % Patrón se encuentra el porcentaje que se le corresponde aportar a la empresa por cada concepto. En la columna de % Obrero se muestran los porcentajes que se aplicarán a los cálculos del IMSS de los trabajadores. Los conceptos que no se encuentran disponibles en la columna de % Obrero los cubre totalmente el patrón. El sistema tiene predefinidos los porcentajes de cada concepto. Es necesario que indique el porcentaje de Riesgo de trabajo de su empresa; verifique también que el resto de los datos sean los vigentes. Ficha retención IMSS Estos parámetros determinan la forma de cálculo del SDI, el monto que se debe validar para retener o no cuota del IMSS al trabajador y la forma en que se deben considerar las faltas por ausentismo en el rubro de Enfermedad y Maternidad. Qué es el Salario Diario integrado? 17

10 Escuela de Computación Empresarial Cuaderno de trabajo de NOI-Windows Forma de cálculo del SDI SDI actualizado manualmente Se usará el SDI que se capture en el catálogo de trabajadores, el cual no será actualizado en ningún caso por el sistema. SDI con salario variable del mes anterior Se usará el SDI que el sistema calcula con base en las percepciones fijas del periodo de nómina que se paga y las percepciones variables del bimestre (o mes) anterior. SDI con salario variable de la nómina actual Se usará el SDI que el sistema calcula utilizando las percepciones fijas y variables que correspondan al periodo de nómina que se paga. Validar para retención IMSS El salario Diario Se valida que el sueldo del trabajador sea mayor al salario mínimo. De ser menor, no se le retendrá nada por concepto de IMSS. El total de percepciones Se valida que el total de percepciones que está obteniendo el trabajador en la nómina sea mayor al salario mínimo. De ser menor, no se le retendrá nada por concepto de IMSS. Descuenta faltas ausentismo para enfermedad y maternidad Determina si al momento de realizar el cálculo de la retención del trabajador se descontarán las faltas por ausentismo en el rubro de Enfermedad y Maternidad. Los porcentajes correspondientes a las aportaciones de SAR e INFONAVIT. Escriba un resumen de los puntos más importantes del tema: 18

11 Evaluación del tema 1. Como ingreso al sistema de nomina integral 2. Cuándo configuramos por primera vez NOI, que opciones hay que tomar en cuenta? 3. Mencione y explique por lo menos 5 opciones de la ficha generales del cuadro de diálogo parámetros del sistema. 4. Que información nos proporciona la ficha, percepciones y deducciones del cuadro de diálogo parámetros del sistema? 5. Qué son los parámetros de la nomina y con cuantas opciones cuenta? PD: Rododendrum FC: 23VI00 RV: 19

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