Manual de producto de GFI. Manual de administración y configuración

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1 Manual de producto de GFI Manual de administración y configuración

2 La información y contenido de este documento se proporciona sólo para fines informativos y se proporciona "tal cual", sin garantía de ningún tipo, ya sea expresa o implícita, incluyendo pero no limitadas a las garantías implícitas de comercialización, idoneidad para un propósito particular y ausencia de infracción. GFI Software no se hace responsable de ningún daño, incluyendo daños consecuentes, de cualquier naturaleza, que puedan deberse a la utilización de este documento. La información se ha obtenido de fuentes disponibles públicamente. A pesar de los esfuerzos razonables que se han hecho para asegurar la exactitud de los datos facilitados, GFI no reclama, promete o garantiza la integridad, exactitud, actualidad o adecuación de la información y no es responsable de errores tipográficos, fuera de la información actualizada, o errores. GFI no ofrece ninguna garantía, expresa o implícita, y no asume ninguna obligación legal ni responsabilidad por la exactitud o la exhaustividad de la información contenida en este documento. Si estima que existe algún error objetivo en este documento, póngase en contacto con nosotros y revisaremos sus dudas tan pronto como sea posible. Todos los nombres de productos y empresas mencionados aquí pueden ser marcas comerciales de sus respectivos titulares. GFI FaxMaker es propiedad de GFI SOFTWARE Ltd GFI Software Ltd. Reservados todos los derechos. Versión del documento: FM-ACM-EN Última actualización: 13 de September de 2011

3 Contenido 1 Introducción Acerca de Convenciones que se usan en este manual Requisitos del sistema Instrucciones de instalación de GFI FaxMaker Funcionamiento de GFI FaxMaker: envío de faxes Funcionamiento de GFI FaxMaker: recepción de faxes Uso de GFI FaxMaker Cómo envían faxes los usuarios Cómo ven los usuarios los faxes recibidos Supervisión del funcionamiento de GFI FaxMaker Ajustes de la configuración general Líneas de fax Usuarios con licencia Administradores de fax Puerta de enlace 2Fax Opciones de marcación Archivo de faxes Archivos de registro Integración de HP Digital Sender Cómo almacenar faxes Información de la licencia de GFI FaxMaker Información de la versión Configuración: envío de faxes Opciones de envío Conversión de documentos Informes de transmisión Opciones de encabezado/pie de página Bloqueo de llamadas Contactos públicos Carátulas NetPrintQueue2FAX TextAPI y XMLAPI Facturación Configuración: recepción de faxes Opciones de recepción Enrutamiento de faxes Impresoras Filtro de faxes no deseados... 81

4 5.5 OCR SMS Cómo se envían los SMS Recepción de SMS Requisitos Configurar ajustes de SMS Cómo instalar el cliente de GFI FaxMaker Requisitos del sistema Procedimiento de instalación Instalación desatendida Uso del cliente de GFI FaxMaker Cómo desinstalar GFI FaxMaker Glosario Solución de problemas Introducción Opciones de resolución de problemas Problemas comunes Base de conocimientos Foro en la red Solicitar soporte técnico Avisos de actualizaciones Documentación Apéndice 1: conector de Microsoft Exchange 2000/ Creación automática del conector Creación manual del conector Eliminación automática del conector Eliminación manual del conector Apéndice 2: Conector de Microsoft Exchange 2007/ Creación automática de los conectores Creación manual de los conectores Eliminación automática de los conectores Eliminación manual de los conectores Índice 125

5 Lista de tablas Tabla 1: características de supervisión en tiempo real 9 Tabla 2: opciones de Añadir línea de fax 12 Tabla 3: opciones de Dispositivo de línea de fax 12 Tabla 4: línea de fax, Opciones de línea 13 Tabla 5: opciones avanzadas de línea de fax 14 Tabla 6: usuarios de línea de fax 16 Tabla 7: administrar módems fax 18 Tabla 8: opciones avanzadas del módem fax 19 Tabla 9: administración de usuarios y grupos 20 Tabla 10: administración de administradores de fax 23 Tabla 11: opciones de Conector SMTP 24 Tabla 12: opciones de Descargador de POP3 25 Tabla 13: opciones de Marcación 26 Tabla 14: opciones de Archivar en el buzón 28 Tabla 15: opciones de Archivar en base de datos 30 Tabla 16: archivos de registro de GFI FaxMaker 31 Tabla 17: cómo almacenar faxes 33 Tabla 18: opciones de Envío 37 Tabla 19: opciones de Conversión de documentos 38 Tabla 20: opciones de Informes de transmisión 41 Tabla 21: plantillas de informe de fax 42 Tabla 22: campos de Informe de fax 43 Tabla 23: opciones de Encabezado y pie de página 44 Tabla 24: opciones de Estampación 45 Tabla 25: carátulas 52 Tabla 26: opciones generales de las notas de carátula delanteras 55 Tabla 27: campos de combinación de carátula, detalles del remitente 55 Tabla 28: campos de combinación de carátula, detalles del destinatario 56 Tabla 29: campos de combinación de carátula 56 Tabla 30: opciones de configuración de NetPrintQueue2FAX 59 Tabla 31: opciones de TextAPI 62 Tabla 32: opciones de XMLAPI 62 Tabla 33: opciones generales de recepción 65 Tabla 34: métodos de enrutado de faxes 66 Tabla 35: opciones de enrutado de DTMF/DID 67 Tabla 36: opciones de enrutado de OCR 69 Tabla 37: opciones de Usuario de reglas de enrutado 72 Tabla 38: enrutado de faxes a una carpeta pública 79 Tabla 39: propiedades de impresora 80 Tabla 40: opciones de Filtro de fax no deseado 81 Tabla 41: propiedades de OCR 82 Tabla 42: motores de GSM 86 Tabla 43: propiedades del servicio de SMS 86 Tabla 44: propiedades del teléfono móvil GSM 88 Tabla 45: propiedades avanzadas del servidor de SMS integrado 89 Tabla 46: opciones del servidor SMS incorporado 91 Tabla 47: propiedades del servicio de SMS 91 Tabla 48: propiedades del servicio de SMS de Clickatell 93 Tabla 49: opciones de SMS 94 Tabla 50: fichas de Propiedades de enrutado de SMS 96 Tabla 51: archivos de registro de SMS 96 Tabla 52: instalación de cliente, opciones de formularios de mensajes 100 Tabla 53: ajustes del servidor de correo 101 Tabla 54: opciones de Autenticación SMTP 102 Tabla 55: parámetros de instalación desatendida del cliente 103 Tabla 56: opciones de Rendimiento 109 Tabla 57: solución de problemas: 2FaxGateway 110 Tabla 58: solución de problemas: envío de faxes 110 Tabla 59: solución de problemas: recepción de faxes 111 Tabla 60: solución de problemas: SMS 112

6 Lista de capturas de pantalla Captura de pantalla 1: envío de un fax con el cliente de correo electrónico 5 Captura de pantalla 2: impresión de documentos en el fax 6 Captura de pantalla 3: Formulario de mensaje de fax de GFI FaxMaker 7 Captura de pantalla 4: Los faxes se reciben en la bandeja de entrada 8 Captura de pantalla 5: El monitor de GFI FaxMaker 8 Captura de pantalla 6: Cuadro de diálogo Líneas/dispositivos 11 Captura de pantalla 7: Cómo agregar un canal RDSI 12 Captura de pantalla 8: Ficha Opciones de línea 13 Captura de pantalla 9: Opciones avanzadas de línea/dispositivo 14 Captura de pantalla 10: Ficha Usuarios 16 Captura de pantalla 11: Ficha Prueba de línea 17 Captura de pantalla 12: Cuadro de diálogo Personalizar las propiedades del módem 19 Captura de pantalla 13: Lista de usuarios y grupos de GFI FaxMaker 20 Captura de pantalla 14: Importar usuarios de un equipo remoto 22 Captura de pantalla 15: Lista de administradores de fax 23 Captura de pantalla 16: Configuración de la puerta de enlace 2Fax 24 Captura de pantalla 17: Conector POP3 25 Captura de pantalla 18: Opciones de marcación 26 Captura de pantalla 19: Archivo en un paquete de archivo de correo electrónico 28 Captura de pantalla 20: Propiedades de archivo 29 Captura de pantalla 21: Configuración de base de datos 30 Captura de pantalla 22: Configuración de Digital Sender 32 Captura de pantalla 23: Configuración de HP Digital Sender 33 Captura de pantalla 24: Visualización de información de la licencia actual 34 Captura de pantalla 25: Información de la versión de GFI FaxMaker 35 Captura de pantalla 26: Opciones de envío 37 Captura de pantalla 27: Opciones de Conversión de documentos 38 Captura de pantalla 28: Informe de transmisión de fax 40 Captura de pantalla 29: Opciones del informe de transmisión de fax 41 Captura de pantalla 30: Opciones del informe de transmisión de SMS 42 Captura de pantalla 31: Opciones de Encabezado/pie de página para los faxes salientes 44 Captura de pantalla 32: Opciones de Estampación para los faxes entrantes 45 Captura de pantalla 33: Reglas de bloqueo de llamadas 46 Captura de pantalla 34: Entrada nueva de bloqueo de llamadas 46 Captura de pantalla 35: Nodo Contactos públicos 47 Captura de pantalla 36: Usuarios de carátula 49 Captura de pantalla 37: Ficha Opciones de carátula 50 Captura de pantalla 38: Creación de una nueva carátula 51 Captura de pantalla 39: Opciones de carátula 52 Captura de pantalla 40: Usuarios de nota de carátula delantera 53 Captura de pantalla 41: Creación de una nueva nota de carátula delantera 54 Captura de pantalla 42: Opciones de Nota de carátula delantera 55 Captura de pantalla 43: Documento listo para imprimirlo en NetPrintQueue2FAX 57 Captura de pantalla 44: Impresión de un documento en NetPrintQueue2FAX 58 Captura de pantalla 45: Configuración de NetPrintQueue2FAX 59 Captura de pantalla 46: Opciones para imponer la facturación 63 Captura de pantalla 47: Opciones de recepción 65 Captura de pantalla 48: Creación de una ruta DID 67 Captura de pantalla 49: Creación de una nueva ruta MSN 68 Captura de pantalla 50: Propiedades del enrutado OCR 69 Captura de pantalla 51: Nueva frase de búsqueda, creación de una nueva frase de búsqueda OCR 70 Captura de pantalla 52: Creación de una nueva ruta de línea 70 Captura de pantalla 53: Creación de una nueva ruta CSID 71 Captura de pantalla 54: Usuarios a los que se enrutan los faxes entrantes 72 Captura de pantalla 55: Imprimir faxes automáticamente 74 Captura de pantalla 56: Hacer copias de seguridad de los faxes automáticamente 75 Captura de pantalla 57: Propiedades de enrutado, usuarios que reciben todos los faxes entrantes 76 Captura de pantalla 58: Propiedades de enrutado, especificación de enrutadores de fax predeterminados 77 Captura de pantalla 59: Configuración de la ruta del recurso compartido de red 78 Captura de pantalla 60: Configuración de impresoras 80

7 Captura de pantalla 61: Opciones de filtro de fax no deseado 81 Captura de pantalla 62: Propiedades de OCR 82 Captura de pantalla 63: Envío de SMS desde el cliente de correo electrónico 83 Captura de pantalla 64: Envío de SMS desde el cliente de correo electrónico 84 Captura de pantalla 65: SMS recibido visto en el cliente de correo electrónico 84 Captura de pantalla 66: Configuración del servidor de SMS integrado simple de GFI 86 Captura de pantalla 67: Servidor de SMS integrado 87 Captura de pantalla 68: Propiedades generales del teléfono móvil GSM 88 Captura de pantalla 69: Propiedades avanzadas del teléfono móvil GSM 89 Captura de pantalla 70: Lista de dispositivos SMS integrados 90 Captura de pantalla 71: Opciones del servidor SMS incorporado 90 Captura de pantalla 72: Configuración de un proveedor de servicios SMS 91 Captura de pantalla 73: Configuración del servicio de Clickatell 93 Captura de pantalla 74: Opciones de SMS 94 Captura de pantalla 75: Configuración de usuarios de SMS 95 Captura de pantalla 76: Propiedades de enrutado SMS 96 Captura de pantalla 77: Elección de formulario de mensajes 100 Captura de pantalla 78: Cómo especificar un servidor de correo 101 Captura de pantalla 79: Autenticación de servidor de correo 102 Captura de pantalla 80: cómo especificar la IP/el nombre del equipo de GFI FaxMaker 116 Captura de pantalla 81: cómo especificar FAX como espacio de direcciones 117 Captura de pantalla 82: cómo especificar faxmaker.com 118 Captura de pantalla 83: ficha Espacio de direcciones 119

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9 1 Introducción 1.1 Acerca de GFI FaxMaker es un servidor de fax que le permite enviar y recibir faxes y SMS mediante la infraestructura de su correo electrónico. GFI FaxMaker para Exchange/SMTP se integra con Microsoft Exchange Server, Lotus Notes y otros servidores de correo SMTP/POP Convenciones que se usan en este manual La siguiente tabla contiene una descripción de las convenciones de formato que se usan en este manual: CONVENCIÓN DESCRIPCIÓN Información adicional esencial para el manejo de GFI FaxMaker. Notificaciones y precauciones importantes sobre problemas que aparecen con frecuencia. Texto en negrita <Texto en cursiva> Texto que se introduce Instrucciones de navegación paso a paso sobre cómo acceder a una función. Nombres de los controles de la interfaz de usuario, como nodos, menús y botones. Parámetros que se sustituyen por valores, como rutas de acceso y nombres de archivo. Indica los valores de texto que se escriben, como comandos y direcciones. Para obtener información sobre los términos técnicos y las definiciones de ellos que se usan en este manual, consulte el apartado Glosario de este mismo manual. 1.3 Requisitos del sistema Para obtener una lista completa de los requisitos del sistema y otras configuraciones de la instalación consulte la Guía de introducción a GFI FaxMaker, disponible en: Instrucciones de instalación de GFI FaxMaker Para obtener un conjunto completo de instrucciones de instalación e información sobre cómo configurar GFI FaxMaker antes de empezar a usarlo, consulte la Guía de introducción a GFI FaxMaker, disponible en: GFI FaxMaker Introducción 1

10 1.5 Funcionamiento de GFI FaxMaker: envío de faxes PASO 1: MÉTODOS DE ENVÍO DE FAXES Correo electrónico: El usuario envía el fax a través de un correo electrónico dirigido a 1111@faxmaker.com (donde 1111 es el número de fax del destinatario). Cliente de GFI FaxMaker: el usuario emplea una aplicación cliente de GFI FaxMaker instalada en su equipo para enviar los faxes. NetPrintQueue2Fax: los usuarios "imprimen" el contenido que van a enviar por fax a través del controlador de impresora virtual de NetPrintQueue2Fax. NetPrintQueue2Fax envía el contenido a GFI FaxMaker para que se procese. API de texto y XML: el envío de faxes se realiza mediante la configuración de un archivo XML o de texto (API) y su posterior envío a una carpeta central. GFI FaxMaker selecciona automáticamente los faxes almacenados en dicha carpeta. PASO 2: EL SERVIDOR DE CORREO ENRUTA EL FAX A GFI FAXMAKER Servidor de correo: Enruta los correos electrónicos dirigidos a *@faxmaker.com al servidor de GFI FaxMaker. PASO 3: GFI FAXMAKER PROCESA EL CONTENIDO DEL FAX GFI FaxMaker: procesa el contenido recibido y lo prepara para la transmisión. Entre otros, GFI FaxMaker:» Resuelve y da formato al número que se marca» Convierte el contenido al formato de fax» Añade carátulas» Añade encabezados y pies de página» Entrega el contenido a un dispositivo de fax que esté listo para la transmisión PASO 4: TRANSMISIÓN DEL FAX Transmisión del fax: el dispositivo de fax conecta con el destinatario y transmite el fax. 2 Introducción GFI FaxMaker

11 1.6 Funcionamiento de GFI FaxMaker: recepción de faxes PASO 1: RECEPCIÓN DE LA LLAMADA DEL FAX Recepción de la llamada: el remitente se conecta a la línea de fax y transmite el fax. Dispositivo de fax: recibe el contenido del fax y lo reenvía a GFI FaxMaker. PASO 2: GFI FAXMAKER PROCESA EL FAX Y EL CONTENIDO GFI FaxMaker: procesa el fax recibido. Entre otros:» (Opcional) Bloquea faxes no deseados.» (Opcional) Reconoce ópticamente el texto del fax (OCR).» Determina los destinatarios en función de la configuración del enrutamiento del fax.» Reenvía el fax por correo electrónico a los usuarios pertinentes. GFI FaxMaker Introducción 3

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13 2 Uso de GFI FaxMaker 2.1 Cómo envían faxes los usuarios Los usuarios pueden enviar faxes de distintas formas: A través de correo electrónico Imprimiendo el contenido en GFI FaxMaker: NetPrintQueue2Fax Uso de la aplicación cliente de GFI FaxMaker TextAPI/XMLAPI A través de correo electrónico Captura de pantalla 1: envío de un fax con el cliente de correo electrónico Los usuarios con licencia pueden enviar faxes directamente desde su cliente de correo electrónico:» Envíe un mensaje de correo electrónico a númerofax@faxmaker.com, donde númerofax se sustituye por el número de fax del destinatario.» Use la libreta de direcciones de Microsoft Outlook para los destinatarios que tengan un número de fax configurado. La primera página del fax contiene el nombre del destinatario, el nombre del remitente, el asunto del correo electrónico y el cuerpo del correo electrónico. Si el mensaje de correo electrónico contiene archivos adjuntos, éstos se incluyen en las páginas posteriores del fax. Este método lo pueden usar todos los usuarios de correo electrónico, ya que no es preciso instalar otro software ni realizar configuraciones personalizadas. Para usar este método:» Configure los servidores de correo a los que se van a reenviar los mensajes de correo electrónico dirigidos a *@faxmaker.com, *@smsmaker.com, Fax:* y SMS:* a GFI FaxMaker. Para obtener más información, consulte la Guía de introducción a GFI FaxMaker, que se encuentra en: GFI FaxMaker Uso de GFI FaxMaker 5

14 » Añada usuarios a la lista Usuarios con licencia. Para obtener más información, consulte el capítulo Usuarios con licencia de este manual. Imprimiendo el contenido en GFI FaxMaker: NetPrintQueue2Fax Captura de pantalla 2: impresión de documentos en el fax Para enviar faxes, los usuarios imprimen el contenido en el controlador de impresora de GFI FaxMaker (NetPrintQueue2Fax). El número de fax del destinatario se escribe en el propio documento en un formato personalizable, por ejemplo Fax: Esto permite que se envíen faxes en cualquier formato que permita la impresión de contenido (sin instalar la aplicación en el equipo de GFI FaxMaker). Este método también permite el envío automático de faxes personalizados a varios destinatarios. Por ejemplo, a través de la función de combinación de correspondencia de Microsoft Word se pueden enviar faxes a un mayor número de destinatarios. Para usar este método, configure el controlador de impresora NetPrintQueue2Fax en los equipos cliente. Para obtener más información, consulte el capítulo NetPrintQueue2FAX de este manual. 6 Uso de GFI FaxMaker GFI FaxMaker

15 Uso de la aplicación cliente de GFI FaxMaker Captura de pantalla 3: Formulario de mensaje de fax de GFI FaxMaker La aplicación cliente de GFI FaxMaker permite la conversión y previsualización (formato.fax) de mensajes de fax directamente desde los equipos de los clientes. También proporciona una libreta de direcciones para los contactos de fax, o bien usa la información de la libreta de direcciones de Microsoft Outlook. Para usar la aplicación cliente de GFI FaxMaker, instálela en los equipos cliente. Para obtener más información, consulte el capítulo Cómo instalar el cliente de GFI FaxMaker de este mismo manual. TextAPI/XMLAPI Use archivos de texto o XML con información sobre los faxes que se envían. Almacene los archivos en una ubicación central y GFI FaxMaker procesará automáticamente los archivos ubicados en esta carpeta. Se pueden configurar una amplia gama de aplicaciones que creen dichos archivos y automaticen el proceso de envío de faxes. Para obtener más información, consulte el capítulo TextAPI y XMLAPI de este manual. 2.2 Cómo ven los usuarios los faxes recibidos Los faxes recibidos se reenvían al usuario por correo electrónico. El mensaje de correo electrónico contendrá un informe de fax y el archivo de fax incluido como archivo adjunto. Los faxes se pueden adjuntar en varios formatos, como PDF. GFI FaxMaker Uso de GFI FaxMaker 7

16 Captura de pantalla 4: Los faxes se reciben en la bandeja de entrada Configure las opciones de enrutamiento para que GFI FaxMaker enrute los faxes recibidos al destinatario correcto. Para obtener más información, consulte el capítulo Enrutamiento de faxes de este manual. 2.3 Supervisión del funcionamiento de GFI FaxMaker Captura de pantalla 5: El monitor de GFI FaxMaker Use GFI FaxMaker Monitor para supervisar el funcionamiento de GFI FaxMaker. Se puede usar para supervisar varias instancias de GFI FaxMaker, así como instalaciones locales y remotas. Cargue Monitor de GFI FaxMaker desde Inicio Programas GFI FaxMaker Monitor de GFI FaxMaker. Monitor de GFI FaxMaker muestra el estado de: 8 Uso de GFI FaxMaker GFI FaxMaker

17 Tabla 1: características de supervisión en tiempo real CARACTERÍSTICA Estado de líneas y dispositivos de fax Cola de faxes Estado del Agente de transferencia de mensajes DESCRIPCIÓN Desplácese hasta el nodo Servidor de fax. Aquí aparece una lista de los dispositivos/líneas de fax y su estado. Otras funciones:» Inicializar: inicia los dispositivos/líneas que no están inicializados.» Anular: detiene un dispositivo/línea concreto.» Depurar: genera un registro de depuración del dispositivo en la carpeta archivos de registro de la carpeta de instalación de GFI FaxMaker.» Cambiar vista: cambia la forma en que se muestra la lista de dispositivos/líneas.» Reiniciar servidor: reinicia el servicio Servidor de fax de GFI FaxMaker. Seleccione el nodo Cola de faxes para mostrar todos los faxes que están en espera de envío. Otras opciones:» Actualizar: actualiza la vista de los faxes en cola» Seleccionar todo: selecciona todos los faxes en cola» Cuadrícula: muestra/oculta las líneas de la cuadrícula» Columnas: personaliza las columnas que se muestran por fax.» Eliminar: elimina de la cola los faxes seleccionados.» Propiedades: permite ver las propiedades de los faxes en cola, entre las que se incluyen la fecha/hora, el remitente y el destinatario del mensaje.» Ver registros: carga el archivo de registro que contiene datos sobre los faxes enviados. El Agente de transporte de mensajes es el servicio de transporte de SMTP, POP3 y mensajes SMS. Haga clic en el nodo Agente de transferencia de mensajes para ver información importante y estadísticas del transporte de mensajes.» Puerta de enlace 2Fax: muestra la actividad de una cantidad de subprocesos que llevan a cabo la descarga de POP3, la preparación del fax, el envío SMTP, etc.» Cola de entrada: el número de faxes preparados para enviar a clientes SMTP.» Subproceso de transferencia de entrada: muestra la actividad del proceso que envía los faxes a los clientes SMTP.» Último archivo: el último archivo que se está procesando.» Cola de entrada: el número de faxes recopilados por el conector POP3 para colocarlos en cola para el servidor de fax.» Subproceso de transferencia de salida: muestra la actividad del proceso que descarga el correo POP3 del buzón POP3.» Última dirección: última dirección de correo electrónico o número de SMS utilizado por el Agente de transferencia de mensajes.» Subproceso de transferencia de SMS: muestra el estado del subproceso que prepara y transfiere los mensajes al servidor SMS.» Subproceso de transferencia SMS entrante: muestra la actividad del SMS entrante. Haga clic en:» Procesar mensajes: obliga al Agente de transferencia de mensajes a sondear si hay faxes/sms nuevos.» Reiniciar: al hacer clic se reinicia el servicio Agente de transferencia de mensajes de GFI FaxMaker. GFI FaxMaker Uso de GFI FaxMaker 9

18 2.3.1 Instalación remota de GFI FaxMaker Monitor Para supervisar un servidor de fax remoto, instale Monitor de GFI FaxMaker en el equipo servidor de fax remoto. En la instalación de GFI FaxMaker, deshabilite Servidor de fax GFI FaxMaker y seleccione Monitor remoto de GFI FaxMaker al seleccionar los componentes que se van a instalar. En la siguiente pantalla, especifique la dirección IP o el nombre de servidor del servidor de GFI FaxMaker. Para obtener más información sobre cómo ejecutar la instalación de GFI FaxMaker, consulte la Guía de introducción a GFI FaxMaker, que se encuentra en 10 Uso de GFI FaxMaker GFI FaxMaker

19 3 Ajustes de la configuración general 3.1 Líneas de fax Una línea de fax es una línea telefónica física asignada a un dispositivo de fax (módem o RDSI/tarjeta de fax). Dependiendo del tipo de dispositivo, los dispositivos de fax pueden admitir varias líneas. GFI FaxMaker le permite configurar distintas opciones por línea de fax. Captura de pantalla 6: Cuadro de diálogo Líneas/dispositivos Las líneas de fax se pueden configurar desde Configuración de GFI FaxMaker Líneas/dispositivos Propiedades. Para obtener más información, consulte: Cómo anadir líneas de fax a GFI FaxMaker Edición de líneas de fax Eliminar líneas de fax Cómo añadir líneas de fax a GFI FaxMaker 1. Desplácese a Configuración de GFI FaxMaker Líneas/dispositivos Propiedades y haga clic en Agregar. NOTA: al añadir módems fax nuevos después de instalar GFI FaxMaker, haga clic en Detectar en el cuadro de diálogo Líneas/dispositivos para agregarlos a la lista de dispositivos. GFI FaxMaker Ajustes de la configuración general 11

20 Captura de pantalla 7: Cómo agregar un canal RDSI 2. Especifique los siguientes detalles: Tabla 2: opciones de Añadir línea de fax AJUSTE Líneas de fax disponibles Tipo de dispositivo Puerto/línea físico Copiar la configuración desde el dispositivo instalado Haga clic en OK. CONFIGURACIÓN Seleccione el primer número de línea de fax disponible. Especifique el tipo de dispositivo de fax usado. Seleccione el canal o puerto que desea configurar. Para copiar los ajustes de una línea de fax configurada con anterioridad, seleccione esta opción y especifique la línea de fax de la que se van a copiar los ajustes. 3. En la ficha Dispositivo del cuadro de diálogo Propiedades de línea, configure: Tabla 3: opciones de Dispositivo de línea de fax TIPO DE DISPOSITIVO RDSI Dispositivos RDSI BRI CAPI2.0 Dispositivos RDSI PRI CAPI2.0 Dispositivos ANALOG CAPI2.0 Dispositivos de puerta de enlace Brooktrout Controlador del módem fax de GFI AJUSTES Tipo de RDSI: seleccione el tipo de dispositivo RDSI. Números MSN: especifique el número para responder las llamadas entrantes. Escriba un número completo (por ejemplo, ) o un número de prefijo (por ejemplo, para responder a todos los números del intervalo ). Responder a todas: haga clic para responder a todas las llamadas recibidas en el canal RDSI. Tipo de tarjeta: seleccione el tipo de dispositivo Brooktrout Capacidades de línea: en función de las propiedades del dispositivo de fax, seleccione el tipo apropiado: No, DTMF o DID/RDSI. Marcado por tonos: si se admite, seleccione esta opción para agilizar el marcado. Esperar tono de marcado: no empieza a marcar hasta que se establece un tono de marcado. Tonos hasta la respuesta: configure el número de tonos que deben sonar para responder a las llamadas entrantes. Tipo de módem: seleccione el tipo de módem fax. Opciones avanzadas del módem: GFI FaxMaker se entrega con varios dispositivos preconfigurados. Haga clic para crear dispositivos nuevos o configure manualmente las opciones de los dispositivos. Para obtener más información, consulte el capítulo Propiedades del módem fax de este 12 Ajustes de la configuración general GFI FaxMaker

21 TIPO DE DISPOSITIVO Microsoft Fax Modem Driver AJUSTES manual. Cadena de inicialización: muestra la cadena que usa el controlador del módem para inicializarlo. Tonos hasta la respuesta: configure el número de tonos que deben sonar para responder a las llamadas entrantes. Marcado por tonos: si se admite, seleccione esta opción para agilizar el marcado. Si está deshabilitada, se usa el marcado por pulsos. Esperar tono de marcado: no empieza a marcar hasta que se establece un tono de marcado. Comprobar tono de ocupado: comprueba si la línea está ocupada antes de enviar el fax. Modo altavoz: configure los ajustes del altavoz: Siempre desconectado, Hasta que esté conectado o Siempre conectado. Volumen del altavoz: establezca el volumen adecuado. Tipo: seleccione el tipo de fax. Tonos hasta la respuesta: configure el número de tonos que deben sonar para responder a las llamadas entrantes. NOTA: asegúrese de que el servicio Fax se está ejecutando en el applet Services. Captura de pantalla 8: Ficha Opciones de línea 4. En la ficha Opciones de línea, configure: Tabla 4: línea de fax, Opciones de línea OPCIÓN Resolución máx. CONFIGURACIÓN Defina la resolución máxima de los faxes enviados y recibidos en esta línea. Velocidad máx. Defina la velocidad máxima de los faxes enviados y recibidos en esta línea. GFI FaxMaker Ajustes de la configuración general 13

22 OPCIÓN ID de fax local Recibir faxes entrantes Enviar faxes salientes Marcar prefij y sufij No marcar prefijo si el número de fax es Encabezado de fax Número de reintentos Intervalo entre intentos Deshabilitar el uso de ECM si está disponible CONFIGURACIÓN Este número se envía en los faxes del destinatario como parte del proceso de transmisión. El número de fax se suele especificar aquí. NOTA: Algunas centralitas telefónicas no aceptan el ID de fax local al realizar llamadas salientes. Si el dispositivo de fax está detrás de este tipo de centralita telefónica, elimine el ID de fax local Permite la recepción de faxes en esta línea de fax. Permite la transmisión de faxes en esta línea de fax. Si las líneas se encuentran detrás de una centralita telefónica, puede especificar un prefijo o sufijo de marcado. Excluya el marcado de un prefijo cuando el número de fax sea menor o igual a un cierto número de dígitos. Esto puede resultar útil cuando se usan distintos proveedores para faxes locales, nacionales o internacionales. Escriba el texto que se va a mostrar en la parte superior de los faxes, por ejemplo el nombre de la empresa. Establece el número de veces que GFI FaxMaker intentará reenviar un fax. Establece un intervalo entre intentos, en segundos. De forma predeterminada, GFI FaxMaker corrige automáticamente los errores causados por el ruido que interfiere en la transmisión de un fax. Seleccione esta opción para deshabilitar la corrección automática. Captura de pantalla 9: Opciones avanzadas de línea/dispositivo 5. En la ficha Conviguración avanzada, configure: Tabla 5: opciones avanzadas de línea de fax OPCIÓN CONFIGURACIÓN 14 Ajustes de la configuración general GFI FaxMaker

23 OPCIÓN Imprimir automáticamente los faxes que se reciban en esta línea Hacer copias de seguridad de los faxes que se reciban en esta línea Hacer copias de seguridad de los faxes que se envíen desde esta línea Hacer copias de seguridad de los faxes en el siguiente formato de archivo Número de dígitos DID que se capturan Generar un tono ates de capturar Parpadear después de la captura DTMF y antes del tono de fax CONFIGURACIÓN Se imprimen automáticamente los faxes que se reciban en esta línea. Haga clic en Configurar impresoras... para configurar los ajustes de impresión. En Configuración de impresión automática para faxes entrantes, configure cómo asignar tamaño a los faxes para que se impriman, o bien seleccione Tamaño más parecido para detectar automáticamente el tamaño que se debe usar. Haga clic en Configuración de impresora... para seleccionar la impresora que se va a usar para ese tipo de papel concreto. Haga clic en OK. Almacena en un directorio una copia de todos los faxes entrantes. Escriba la carpeta en la que se almacenarán los faxes que se reciban. Almacena en un directorio una copia de todos los faxes salientes. Escriba la carpeta en la que se almacenarán los faxes que se reciban. Seleccione el formato que se va a usar al hacer copias de seguridad de los faxes. Enruta los faxes a usuarios individuales basándose en el número DID. Establezca el número de dígitos que se van a capturar. Por ejemplo, use 2 para capturar del 00 al 99. El dispositivo de fax suena al contestar una llamada. Es la señal para que el usuario introduzca el número DTMF. Si está disponible, se recomienda seleccionar siempre esta opción. Seleccione el tono del sonido en la lista desplegable. Sólo se usa en módems Multitech. Seleccione esta opción para que, después de detectar correctamente un tono, el servidor de fax emita una luz a 500 ms con el auricular colgado. GFI FaxMaker Ajustes de la configuración general 15

24 Captura de pantalla 10: Ficha Usuarios 6. En la ficha Usuarios, seleccione los usuarios que tienen permiso para enviar faxes desde esta línea. Configure: Tabla 6: usuarios de línea de fax OPCIÓN Todos los usuarios/grupos pueden enviar desde esta línea Los usuarios/grupos de la lista pueden enviar desde esta línea Agregar... Eliminar Reservar la línea para los usuarios/grupos de la lista DESCRIPCIÓN Permite a todos los usuarios con licencia enviar faxes desde esta línea. Limita los usuarios que pueden enviar faxes desde esta líneas. Le permite especificar los usuarios/grupos que tienen permiso para enviar faxes desde esta línea. Elimina los usuarios/grupos seleccionados de la lista de usuarios a los que se permite enviar faxes desde esta línea. Establece que la línea está reservada exclusivamente para los usuarios/grupos seleccionados 16 Ajustes de la configuración general GFI FaxMaker

25 Captura de pantalla 11: Ficha Prueba de línea 7. En la ficha Prueba de línea, puede enviar un fax para probar la configuración de la línea. Escriba el número de fax al que va a enviar el fax de prueba en Número de fax para marcar y haga clic en Enviar fax de prueba. Haga clic en Supervisar fax de prueba para iniciar GFI FaxMaker Monitor y supervisar el estado del fax de prueba. 8. Haga clic en OK para guardar la configuración. 9. Cuando se cambia la configuración de cualquier línea/dispositivo, es necesario reiniciar el servicio Servidor de fax GFI FaxMaker para que los cambios surtan efecto. Haga clic en Sí para reiniciar Edición de líneas de fax 1. Desplácese a Configuración de GFI FaxMaker Líneas/dispositivos Propiedades. 2. Seleccione la línea del dispositivo que desea editar y haga clic en Propiedades. 3. Realice los cambios pertinentes en las propiedades de la regla y haga clic en OK para guardarlos. 4. Cuando se cambia la configuración de cualquier línea/dispositivo, es necesario reiniciar el servicio Servidor de fax GFI FaxMaker para que los cambios surtan efecto. Haga clic en Sí para reiniciar Eliminar líneas de fax 1. Desplácese a Configuración de GFI FaxMaker Líneas/dispositivos Propiedades. 2. Seleccione la línea del dispositivo que desea quitar y haga clic en Eliminar. 3. Haga clic en OK para guardar la configuración. GFI FaxMaker Ajustes de la configuración general 17

26 4. Cuando se cambia la configuración de cualquier línea/dispositivo, es necesario reiniciar el servicio Servidor de fax GFI FaxMaker para que los cambios surtan efecto. Haga clic en Sí para reiniciar Propiedades del módem fax GFI FaxMaker puede enviar y recibir faxes usando una amplia gama de módems fax conectados a los puertos de comunicaciones del servidor. Para enviar faxes con estos dispositivos: 1. En la lista Líneas/dispositivos, añada el módem como un Controlador del módem fax de GFI. 2. En el cuadro de diálogo de propiedades del dispositivo, seleccione el tipo de módem por nombre y número de modelo, o bien seleccione la Generic class que mejor se ajuste a las propiedades del dispositivo. 3. Haga clic en Opciones de módem avanzadas... y seleccione: Tabla 7: administrar módems fax OPCIÓN Nuevo módem (módem actual como plantilla)... Editar módem... Eliminar módem Restablecer todos los controladores de módem a la configuración predeterminada DESCRIPCIÓN Agrega un módem nuevo a las listas de módems. Las propiedades iniciales se basan en el tipo de módem seleccionado. Para obtener información sobre cómo configurar las propiedades del módem, consulte la sección Personalizar las propiedades del módem de este manual. Carga las propiedades del módem. Para obtener información sobre cómo configurar las propiedades del módem, consulte la sección Personalizar las propiedades del módem de este manual. Quita el módem seleccionado de la lista. Restablece todas las propiedades de los módems a la configuración predeterminada 4. Configure las restantes opciones del dispositivo/línea y haga clic en OK. 18 Ajustes de la configuración general GFI FaxMaker

27 Personalizar las propiedades del módem Captura de pantalla 12: Cuadro de diálogo Personalizar las propiedades del módem Personalice las siguientes opciones en función de las especificaciones del módem fax: Tabla 8: opciones avanzadas del módem fax OPCIÓN Tipo de módem» Control del flujo» Clase de fax» Chipset de voz» Método de códigos DLE» Prioridad de subproceso» Cadena de inicialización de datos» Cadena de inicialización de fax» Cadena de inicialización de voz» Precomando de demora» Carácter de demora DESCRIPCIÓN Haga clic en OK para aplicar la configuración. Escriba un nombre descriptivo para el tipo de módem, como por ejemplo la marca, el nombre o el número de modelo del dispositivo. Especifique la configuración en función de las especificaciones del dispositivo. GFI FaxMaker Ajustes de la configuración general 19

28 3.2 Usuarios con licencia La lista de usuarios que pueden enviar o recibir faxes se debe configurar en GFI FaxMaker. Captura de pantalla 13: Lista de usuarios y grupos de GFI FaxMaker La lista de usuarios con licencia está disponible en el nodo Configuración de GFI FaxMaker Usuarios permitidos. Tabla 9: administración de usuarios y grupos ADMINISTRACIÓN DE USUARIOS/GRUPOS Incorporación de usuarios o grupos Propiedades de usuario/grupo Eliminación de usuarios/grupos DESCRIPCIÓN Active Directory: Para añadir usuarios o grupos, haga clic en Nuevo usuario/grupo permitido... Escriba el nombre del usuario/grupo y haga clic en OK. Sin Active Directory: Para añadir usuarios, haga clic en Nuevo usuario/grupo permitido... Escriba el nombre de inicio de sesión, el nombre completo y la dirección de correo electrónico del usuario. Haga clic en Personal para introducir más información. Haga clic en OK. Haga clic con el botón secundario en el usuario/grupo y haga clic en Propiedades. NOTA: si GFI FaxMaker no está instalado en un entorno con Active Directory, las propiedades del usuario se pueden personalizar. Si GFI FaxMaker está instalado en un entorno con Active Directory, las propiedades del usuario se importan de Active Directory. Haga clic con el botón secundario en el usuario/grupo que desea suprimir y haga clic en Eliminar. Haga clic en OK para confirmar. NOTA: los usuarios eliminados no se pueden recuperar, es preciso volver a añadirlos. NOTA: también se puede crear un grupo de Active Directory dedicado (por ejemplo, Usuarios de GFI FaxMaker), con el fin de poder gestionar todos los usuarios de GFI FaxMaker directamente en Active Directory Tipos de usuarios NOTA: sólo se aplica a la licencia de usuarios sin límite de GFI FaxMaker. Configure los tipos de usuarios a los que se permite enviar/recibir faxes con GFI FaxMaker. Desplácese al nodo Configuración de GFI FaxMaker Configuración avanzada Miscelánea: 20 Ajustes de la configuración general GFI FaxMaker

29 » Permitir que usuarios no AD envíen faxes: permite que GFI FaxMaker procese todos los faxes/sms, aunque el usuario no esté en Active Directory.» Permitir sólo que lo usuarios de la lista de usuarios permitidos envíen faxes: permite a los usuarios enviar faxes/sms exclusivamente si están incluidos en la lista Usuarios con licencia Importación de la lista de usuarios de archivos CSV NOTA: sólo está disponible si GFI FaxMaker está instalado en un equipo que no esté conectado a ningún dominio. GFI FaxMaker puede importar la lista de usuarios de un archivo de valores separados por comas (CSV). Esto permite la incorporación masiva de usuarios. Asegúrese de que el formato del texto es el siguiente: nombre, apellido, empresa, departamento, número de fax, número de mensajería de voz, dirección de correo electrónico, nombre para mostrar, dirección de correo electrónico de Internet Por ejemplo: «Joe»,»Bloggs»,»Mi Empresa»,»Ventas"," "," ","JoeBloggs@ABC internal.com","joe Bloggs","JoeBloggs@ABC.com" NOTA: todos los campos se pueden quedar vacíos, excepto Dirección de correo electrónico y Nombre para mostrar. La dirección de correo electrónico debe ser única. Para importar una lista de usuarios de un archivo CSV: 1. En Configuración de GFI FaxMaker, haga clic con el botón secundario en Usuarios con licencia y seleccione Importar usuarios desde archivo. 2. Seleccione el archivo CSV y haga clic en Abrir. 3. Inicie GFI FaxMaker Monitor y en el nodo Servidor de fax haga clic en Reiniciar servidor para reiniciar el servicio Servidor de fax de GFI FaxMaker Importación de la lista de usuarios de Windows NOTA: sólo está disponible si GFI FaxMaker está instalado en un equipo que no esté conectado a ningún dominio. GFI FaxMaker puede importar la lista de usuarios de Windows de un equipo local o remoto. 1. Haga clic con el botón secundario en Usuarios con licencia y seleccione Importar usuarios. GFI FaxMaker Ajustes de la configuración general 21

30 Captura de pantalla 14: Importar usuarios de un equipo remoto 2. (Opcional) Si va a importar la lista de usuarios de Windows de un equipo remoto, seleccione Usar servidor remoto, escriba el nombre o la IP del servidor, y haga clic en Mostrar lista de usuarios. 3. Seleccione los usuarios que vaya a añadir en la lista Usuarios en el servidor y haga clic en Agregar. 4. Para agregar un dominio de correo electrónico interno personalizado, especifique el dominio en Adjuntar nombre de dominio. 5. Haga clic en OK. 6. Inicie Monitor de GFI FaxMaker y en el nodo Servidor de fax haga clic en Reiniciar servidor para reiniciar el servicio Servidor de fax de GFI FaxMaker. 22 Ajustes de la configuración general GFI FaxMaker

31 3.3 Administradores de fax Los administradores de fax supervisan y administran el servidor de fax. También envían mensajes de correo electrónico cuando se producen determinadas condiciones críticas. Captura de pantalla 15: Lista de administradores de fax Para administrar la lista de administradores de fax, en Configuración de GFI FaxMaker desplácese a Conviguración avanzada Administradores de fax. Tabla 10: administración de administradores de fax FUNCIÓN Agregar administradores Editar propiedades de administrador Quitar administradores DESCRIPCIÓN Haga clic en Nuevo... Haga clic con el botón secundario en un administrador y seleccione Propiedades. Haga clic con el botón secundario en un administrador y seleccione Eliminar. 3.4 Puerta de enlace 2Fax La configuración de la puerta de enlace 2Fax dicta la forma en que GFI FaxMaker se comunica con el servidor de correo para enviar y recibir faxes Configuración de servidor de correo Configure el servidor de correo que se usa cuando GFI FaxMaker envía mensajes de correo electrónico: 1. En Configuración de GFI FaxMaker, haga clic con el botón secundario en Pierta de enlace de 2FAX y seleccione Propiedades. GFI FaxMaker Ajustes de la configuración general 23

32 Captura de pantalla 16: Configuración de la puerta de enlace 2Fax 2. En la ficha Conector SMTP, configure las siguientes opciones: Tabla 11: opciones de Conector SMTP OPCIÓN Nombre/IP y puerto de servidor de correo Usar SSL Usar autenticación SMTP Autenticación de contraseña segura DESCRIPCIÓN Introduzca el nombre o la dirección IP del servidor de correo y el número de puerto. Indica a GFI FaxMaker que se conecte y se comunique con el servidor de correo utilizando SSL. Indica a GFI FaxMaker que se conecte con el servidor de correo utilizando las credenciales de un usuario concreto. Introduzca las credenciales en los cuadros de texto Cuenta y contraseña. Seleccione esta opción si el servidor de correo requiere autenticación de contraseña segura. 3. Para asegurarse de que GFI FaxMaker puede enviar correo electrónico a través del servidor de correo, escriba una dirección de correo electrónico y haga clic en Enviar correo de prueba. Asegúrese de que el correo electrónico de prueba se recibe en el buzón. Para solucionar errores en la prueba de 2FaxGateway, consulte el capítulo Fallo en la prueba de 2FaxGateway de este manual. 4. Haga clic en OK Descargador de POP3 GFI FaxMaker se puede configurar para que recupere faxes y SMS de buzones de POP3 para su transmisión. Configure el conector POP3 para que sondee si hay faxes, y los descargue en ese caso, en un buzón POP3 dedicado de GFI FaxMaker. NOTA: esta opción no está disponible si el servidor de correo está configurado para enrutar faxes y SMS a GFI FaxMaker. 24 Ajustes de la configuración general GFI FaxMaker

33 NOTA: asegúrese de que el buzón POP3 está dedicado a GFI FaxMaker. GFI FaxMaker descarga todos los mensajes de correo que contiene el buzón para procesarlos y los mensajes de correo electrónico se eliminan permanentemente después de descargarse. Configure los ajustes del buzón POP3: 1. En Configuración de GFI FaxMaker, haga clic con el botón secundario en Pierta de enlace de 2FAX y seleccione Propiedades. Captura de pantalla 17: Conector POP3 2. En la ficha Descargador de POP3, configure las siguientes opciones: Tabla 12: opciones de Descargador de POP3 OPCIÓN Habilitar descargador de POP3 Nombre/IP y puerto de servidor de correo Cuenta de correo electrónico y contraseña Dirección de correo electrónico completa del buzón especificado arriba Usar SSL Intervalo de tiempo para comprobar los nuevos faxes 3. Haga clic en OK. DESCRIPCIÓN Habilite la descarga de faxes desde un buzón POP3. Introduzca el nombre o la dirección IP del servidor de correo y el número de puerto. Escriba las credenciales para acceder al buzón. La dirección de correo electrónico del buzón POP3. Indica a GFI FaxMaker que se conecte y se comunique con el servidor de correo utilizando SSL. Escriba la frecuencia con la que GFI FaxMaker va a comprobar si hay faxes nuevos en el buzón GFI FaxMaker. GFI FaxMaker Ajustes de la configuración general 25

34 3.5 Opciones de marcación Las opciones de marcación le permiten configurar los códigos de área y otros procedimientos de marcado especiales. Esto garantiza que GFI FaxMaker procesa el número de fax de una manera estructurada y marca el número en el formato correcto del sistema telefónico. NOTA: GFI FaxMaker sólo puede aplicar configuraciones de marcación a los números de fax que se introduzcan con el siguiente formato: +<código de país> (<código de área>) <número de fax>. Por ejemplo: +44 (0) , +1 (151) o Para configurar las opciones de marcación, en Configuración de GFI FaxMaker haga clic con el botón secundario en Conviguración avanzada Marcando Propiedades. Captura de pantalla 18: Opciones de marcación IMPORTANTE: personalice las opciones del sistema de marcación telefónica de su país. Si no lo hace, es posible que la transmisión de faxes falle. Configure las opciones siguientes: Tabla 13: opciones de Marcación OPCIÓN Mi código de país es Mí código de área es Marcación DESCRIPCIÓN Escriba el código telefónico de su país, sin el prefijo internacional de marcación (el prefijo de marcación suele ser +). Por ejemplo, para Estados Unidos el código de país es 1. Nota: el prefijo de marcación es el número que deben marcar los usuarios para realzar una llamada internacional. El código de país es el número que identifica el país al que se llama. Escriba su código de área. Configure las opciones de marcación para enviar faxes a destinatarios 26 Ajustes de la configuración general GFI FaxMaker

35 OPCIÓN internacional Marcación nacional Excepciones DESCRIPCIÓN internacionales. GFI FaxMaker identifica una llamada como internacional cuando el número contiene un + (prefijo de marcación) delante del número. Configure las opciones siguientes:» Si la cadena de marcación comienza por mi código de país, suprimirlo: esta opción se selecciona si se desea quitar automáticamente el código de país del número cuando se marca un número que contiene el código de país local. Si los números cumplen esta condición, se puede añadir un prefijo personalizado al número.» Si la cadena de marcación no comienza por mi código de país: esta opción se selecciona para sustituir el símbolo + por el prefijo de marcación internacional, es decir, el número necesario para realizar una llamada internacional desde su país/área/proveedor de servicios de telefonía, por ejemplo 00, 010, 0011, 011, etc. Configure las opciones de marcación cuando envíe faxes al mismo país, pero a otra región geográfica. GFI FaxMaker identifica una llamada como nacional cuando se incluye un código de área en un número entre paréntesis, por ejemplo, (234) Configure las opciones siguientes:» Si la cadena de marcación contiene mi código de área, suprimirlo: esta opción se selecciona si se desea quitar automáticamente el código de área del número cuando se marca un número que contiene el código de área local. Si los números cumplen esta condición, se puede añadir un prefijo personalizado al número.» Si la cadena de marcación no contiene mi código de área: esta opción se selecciona para añadir un prefijo personalizado al marcar un número nacional. NOTA: el código de área en el número de fax debe incluirse entre paréntesis curvos para que el servidor de fax determine la parte del número que es el código de área. Algunos de los procedimientos de marcación nacional pueden ser más complejos y es posible que sean necesarias ciertas excepciones, por ejemplo para gestionar varios códigos de área local. Las excepciones permiten añadir un prefijo y/o excluir un código de área cuando un número coincide con una combinación concreta. 1. Haga clic en Excepciones. 2. Escriba el Código de área al que desea aplicar una excepción. 3. Si la excepción se requiere para un número de central concreto (el número que va inmediatamente detrás del código de área), escríbalo, o bien escriba * para aplicarla a todos los números del código de área. 4. Para añadir un prefijo antes del código de área, seleccione Marcar el prefijo antes del código de área y escriba el prefijo. 5. Para no marcar el código de área, seleccione No marcar el código de área. 6. Haga clic en Agregar. 7. Repita el procedimiento para todas las excepciones. NOTA: si es necesario, use comas para agregar una demora entre los números. Cada coma representa una demora de aproximadamente dos segundos. 3.6 Archivo de faxes GFI FaxMaker puede archivar todos los faxes entrantes y salientes en una ubicación central. Esto permite el registro de todas las comunicaciones por fax y la recuperación de mensajes de fax antiguos. Hay dos métodos de archivo:» Enviar copias de los faxes a una dirección de correo electrónico: se envían a través de correo electrónico copias de los faxes transmitidos, recibidos y/o erróneos a un buzón central (de diario). A continuación, los faxes se archivan mediante una solución de archivo de mensajes de correo electrónico, como GFI MailArchiver. Para obtener más información, consulte el capítulo Enviar copias de los faxes a una dirección de correo electrónico de este manual. GFI FaxMaker Ajustes de la configuración general 27

36 » Archivar en una base de datos: almacene todos los faxes en una base de datos de Microsoft Access o de Microsoft SQL/MSDE. Para obtener más información, consulte el capítulo Archivar faxes en una base de datos de este manual Enviar copias de los faxes a una dirección de correo electrónico Esta opción se usa para enviar una copia de los faxes transmitidos, recibidos y/o erróneos a una dirección de correo electrónico. Dicha copia incluye informes de transmisión y el fax como archivo adjunto. 1. En Configuración de GFI FaxMaker, haga clic con el botón secundario en el nodo Archivado y seleccione Propiedades. Captura de pantalla 19: Archivo en un paquete de archivo de correo electrónico 2. En la ficha Archivar en el buzón, seleccione el tipo de faxes que se van a archivar: Tabla 14: opciones de Archivar en el buzón OPCIÓN Habilitar el archivo de correo de faxes recibidos Habilitar el archivo de correo de faxes enviados Habilitar el archivo de correo de faxes erróneos Dirección de correo electrónico Archivar faxes en este formato 3. Haga clic en OK. DESCRIPCIÓN Habilite el archivo de los faxes recibidos. Habilite el archivo de los faxes enviados Habilite el archivo de los faxes erróneos Especifique la dirección de correo electrónico a la que se vana reenviar los faxes archivados. NOTA: En la lista Usuarios con licencia de GFI FaxMaker se debe incluir la dirección de correo electrónico. De forma predeterminada, GFI FaxMaker archivas los faxes en formato.fax. Para archivarlos en otro formato (por ejemplo, PDF) habilite dicho formato y selecciónelo. 28 Ajustes de la configuración general GFI FaxMaker

37 3.6.2 Archivar faxes en una base de datos GFI FaxMaker puede archivar todos los faxes y SMS en una base de datos de Microsoft Access o de Microsoft SQL/MSDE. 1. En Configuración de GFI FaxMaker, haga clic con el botón secundario en el nodo Archivado y seleccione Propiedades. Captura de pantalla 20: Propiedades de archivo 2. En la ficha Archivar en base de datos, seleccione Habilitar archivo en base de datos. GFI FaxMaker Ajustes de la configuración general 29

38 Captura de pantalla 21: Configuración de base de datos 3. Haga clic en Configurar base de datos para configurar la base de datos en la que se almacenarán los faxes: Tabla 15: opciones de Archivar en base de datos OPCIÓN Base de datos de Microsoft Access Base de datos de Microsoft SQL/MSDE DESCRIPCIÓN Habilite el archivo en una base de datos de Microsoft Access. Escriba o desplácese a la ubicación en la que se va a almacenar el archivo de base de datos y especifique el nombre de la base de datos en formato.mdb. NOTA: el límite de tamaño de las bases de datos de Microsoft Access es de 2 GB. Cuando la base de datos alcance los 2 GB, GFI FaxMaker cambia automáticamente el nombre de la base de datos antigua y crea una base de datos nueva. Archive en una base de datos de Microsoft SQL Server o MSDE. Escriba el nombre/ip del servidor de base de datos o selecciónelo de la lista de servidores detectados automáticamente. Escriba las credenciales para conectarse con la base de datos. GFI FaxMaker crea automáticamente una base de datos denominada Archivo de GFI FaxMaker dedicada al archivo de faxes. NOTA 1: la función de archivo de GFI FaxMaker requiere que se habilite el modo mixto de autenticación en SQL Server. NOTA 2: algunas bases de datos pueden tener limitaciones de espacio. Asegúrese de que no se supera dicho límite. 4. Haga clic en Probar para comprobar la configuración y, a continuación, en OK. 5. De forma predeterminada, GFI FaxMaker archivas los faxes en formato.fax. Para archivarlos en otro formato, por ejemplo, PDF, seleccione Archivar faxes en este formato y especifique el formato personalizado que desee. 6. Haga clic en OK. 30 Ajustes de la configuración general GFI FaxMaker

39 3.7 Archivos de registro GFI FaxMaker registra toda la actividad de los faxes entrantes y salientes en dos archivos siguientes que se encuentran en la carpeta de instalación de GFI FaxMaker: Tabla 16: archivos de registro de GFI FaxMaker ARCHIVO DE REGISTRO Sendlog.txt DESCRIPCIÓN Contiene un registro de los faxes enviados en el siguiente formato: Fecha, Hora, Correo electrónico del remitente, Nombre del remitente, Código de facturación, ID remoto, Nombre del destinatario, Empresa del destinatario, Número del destinatario, Duración de la llamada, Páginas transferidas, Resultado, Información, Puerto, Archivos en directorio de archivo Por ejemplo: «7/1/2011»,»2:16:48AM»,»remitente@midominio.com","John",»»,» »,»Bob»,»Empresa"," ","05:30","3","SUCCESS","El fax se ha enviado correctamente»,»com2»,»c:\enviados\ _015642_00001.pdf" Rcvlog.txt Contiene un registro de los faxes recibidos en el siguiente formato: Fecha, Hora, ID remoto, Duración de la llamada, Páginas recibidas, Resultado, Información, Puerto, Archivo en directorio de archivo, Enrutado a Por ejemplo: "6/30/2011",»8:47:01 AM","+557(833) ","03:30","2","SUCCESS","Fax recibido de +557(833) ","Line0",»C:\Faxes recibidos\ _084657_00003.pdf","jsmith@masterdomain.com" 3.8 Integración de HP Digital Sender GFI FaxMaker admite el escáner/fotocopiadora HP Digital Sender. Este escáner/fotocopiadora permite el envío directo de faxes sin utilizar ningún otro dispositivo; para ello, basta con introducir el documento en la bandeja y marcar el número de fax del destinatario. Los faxes se envían a través de GFI FaxMaker y el usuario recibirá una confirmación en su buzón de correo. NOTA: Para obtener la lista más reciente de los dispositivos HP Digital Sender compatibles, consulte Para enviar faxes desde un dispositivo HP Digital Sender: GFI FaxMaker Ajustes de la configuración general 31

40 Captura de pantalla 22: Configuración de Digital Sender 1. En el subprograma HP Digital Sender seleccione la ficha Inbox. 2. Seleccione Enable receive. 3. En Ruta para recibir la bandeja de entrada, especifique el directorio en el que HP Digital Sender seleccionará los archivos de información de fax. 4. En Configuración de GFI FaxMaker, haga clic con el botón secundario en el nodo HPDS/SAP y seleccione Propiedades. 32 Ajustes de la configuración general GFI FaxMaker

41 Captura de pantalla 23: Configuración de HP Digital Sender 2. En la ficha HPDS, seleccione Buscar en la carpeta archivos HPF. Escriba o desplácese hasta el directorio especificado en la aplicación de HP Digital Sender y seleccione la carpeta HPFSCAN. 3. Haga clic en OK. 4. En la utilidad JetAdmin de HP Digital Sender, modifique HP Digital Sender para habilitar el fax. Seleccione Other vendors with notification support como servidor de fax de red. 3.9 Cómo almacenar faxes De manera predeterminada, GFI FaxMaker almacena copias de los adjuntos de los faxes en el servidor de GFI FaxMaker durante varios días:» Faxes enviados: la copia se almacena dos días.» Faxes erróneos: la copia se almacena una semana. Se almacenan en la carpeta <Carpeta de instalación de GFI FaxMaker>\data\attachments, lo que permite reenviar los adjuntos de los faxes. Para configurar el almacenamiento de los adjuntos de los faxes: 1. En Configuración de GFI FaxMaker, haga clic con el botón secundario en el nodo Configuración avanzada Miscelánea y seleccione Propiedades. 2. En el área Opciones de servidor de fax, configure: Tabla 17: cómo almacenar faxes OPCIÓN No almacenar adjuntos de faxes enviados para volverlos a enviar DESCRIPCIÓN Seleccione esta opción si no desea que se almacenen los adjuntos de los faxes enviados. No almacenar adjuntos de Seleccione esta opción si no desea que se almacenen los adjuntos de los GFI FaxMaker Ajustes de la configuración general 33

42 OPCIÓN faxes erróneos para volverlos a enviar DESCRIPCIÓN faxes erróneos. 3. Haga clic en OK Información de la licencia de GFI FaxMaker Para revisar y modificar los datos de la licencia, en Configuración de GFI FaxMaker, haga clic con el botón secundario en General Licencias y seleccione Obtener licencia de producto. Captura de pantalla 24: Visualización de información de la licencia actual Utilice este nodo para ver la información de licencias actuales o introducir el número de su clave de licencia. Haga clic en Introducir clave de licencia para editar la clave de licencia. 34 Ajustes de la configuración general GFI FaxMaker

43 3.11 Información de la versión Para consultar información sobre la instalación de GFI FaxMaker, en Configuración de GFI FaxMaker, haga clic con el botón secundario en General Información de la versión y seleccione Propiedades. También puede comprobar si hay versiones más recientes de GFI FaxMaker en el sitio Web de GFI. Captura de pantalla 25: Información de la versión de GFI FaxMaker GFI FaxMaker Ajustes de la configuración general 35

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45 4 Configuración: envío de faxes 4.1 Opciones de envío 1. En Configuración de GFI FaxMaker, haga clic con el botón secundario en Opciones de envío/recepción y seleccione Propiedades. Captura de pantalla 26: Opciones de envío 2. Seleccione la ficha Envío y configure las opciones siguientes: Tabla 18: opciones de Envío OPCIÓN Mejorar la imagen del fax cuando se envíen faxes a resolución normal Enviar informes de fax adjuntos en el siguiente formato Imprimir automáticamente los faxes salientes que se envían correctamente Imprimir automáticamente si hay un error DESCRIPCIÓN Mejora la calidad de los faxes de resolución baja. De forma predeterminada, GFI FaxMaker incluye los adjuntos de los faxes entrantes en formato.fax. Seleccione esta opción para personalizar el formato de los adjuntos, por ejemplo los adjuntos del fax estarán en formato PDF. Imprime automáticamente todos los faxes salientes que se envían correctamente. Haga clic en Configurar impresoras... para configurar las opciones de la impresora. Imprime automáticamente todos los faxes salientes que no se hayan enviado correctamente. Haga clic en Configurar impresoras... para configurar las opciones de la impresora. GFI FaxMaker Configuración: envío de faxes 37

46 OPCIÓN Imprimir automáticamente los informes de faxes salientes que se envían correctamente Imprimir automáticamente un informe si hay un error 3. Haga clic en OK. DESCRIPCIÓN Imprime automáticamente un informe de transmisión cuando el fax se ha enviado correctamente. GFI FaxMaker también imprimirá seis páginas de fax en una página de impresión. Haga clic en Configurar impresoras... para configurar las opciones de la impresora, incluyendo el número de páginas del informe que se van a imprimir. Imprime automáticamente un informe de transmisión cuando el fax se ha enviado correctamente. GFI FaxMaker también imprimirá seis páginas de fax en una página de impresión. Haga clic en Configurar impresoras... para configurar las opciones de la impresora, incluyendo el número de páginas del informe que se van a imprimir. 4.2 Conversión de documentos GFI FaxMaker permite a los usuarios enviar faxes adjuntando su contenido a mensajes de correo electrónico. GFI FaxMaker convierte automáticamente el adjunto en fax. Con este fin, se ha incluido un motor de conversión integrado para los archivos PDF, HTML, PNG, GIF, JPG, RTF y TXT. NOTA: Para convertir los formatos de archivo de Microsoft Office, se requiere que Microsoft Office 97, o una versión superior, esté instalado en el servidor de GFI FaxMaker. Para convertir archivos con formato Microsoft Office Open XML, como archivos DOCX y XLSX, se requiere Microsoft Office 2007, o una versión superior, esté instalado en el servidor de GFI FaxMaker. 1. En Configuración de GFI FaxMaker, haga clic con el botón secundario en Configuración avanzada Conversión de documentos y seleccione Propiedades. Captura de pantalla 27: Opciones de Conversión de documentos 2. Configure las opciones siguientes: Tabla 19: opciones de Conversión de documentos 38 Configuración: envío de faxes GFI FaxMaker

47 OPCIÓN Lista de extensiones de archivo que ignorar Lista de extensiones de archivo permitidas para conversión Agregar Quitar 3. Haga clic en OK. DESCRIPCIÓN Escriba las extensiones que se van a ignorar, separadas por punto y coma (;) Lista de extensiones que GFI FaxMaker puede convertir. Para agregar nuevos formatos de archivo que se puedan convertir, escriba en Extensión la extensión que desee agregar. En el cuadro de texto Comando, escriba el comando de la aplicación que imprime el archivo en el Explorador de Windows (suele ser Imprimir). Haga clic en Agregar. NOTA: para comprobar si GFI FaxMaker puede convertir una extensión de archivo, en el Explorador de Windows, haga clic con el botón secundario en un archivo que tenga dicho formato y seleccione Imprimir. El archivo se debe imprimir correctamente. Haga clic aquí para eliminar una extensión de archivo seleccionada: 4.3 Informes de transmisión GFI FaxMaker informa al usuario del estado de los faxes/sms enviados mediante el envío de un informe de transmisión. Dicho informe contiene los detalles de la transmisión del fax/sms. Opcionalmente, es posible configurar que dichos informes incluyan el contenido y el cuerpo del fax. GFI FaxMaker Configuración: envío de faxes 39

48 Captura de pantalla 28: Informe de transmisión de fax 40 Configuración: envío de faxes GFI FaxMaker

49 4.3.1 Cómo configurar informes de transmisión de fax 1. En Configuración de GFI FaxMaker, haga clic con el botón secundario en Configuración avanzada Informes de transmisión y seleccione Propiedades. Captura de pantalla 29: Opciones del informe de transmisión de fax 2. Configure las opciones siguientes: Tabla 20: opciones de Informes de transmisión OPCIÓN Informar de las transmisiones de FAX salientes correctas Incluir los adjuntos a los informes de faxes enviados Informar de las transmisiones de FAXsalientes con error Incluir el archivo adjunto a los informes de fax no enviados Adjuntar el cuerpo del mensaje original 3. Haga clic en OK. DESCRIPCIÓN Se envía un informe de transmisión cuando el fax se envía correctamente. Incluye el fax transmitido en los informes de transmisión correcta. Se envía un informe de transmisión cuando se producen errores en el fax. Incluye el contenido del fax en los informes de transmisión. Se incluir el cuerpo del mensaje de fax original en el informe de transmisión, debajo del texto del informe. Esta opción permite a los usuarios reenviar faxes y encontrar faxes enviados. GFI FaxMaker Configuración: envío de faxes 41

50 4.3.2 Cómo configurar informes de transmisión de SMS 1. En Configuración de GFI FaxMaker, haga clic con el botón secundario en Configuración avanzada Informes de transmisión y seleccione Propiedades. Captura de pantalla 30: Opciones del informe de transmisión de SMS 2. En la ficha SMS, seleccione Informar de transmisiones de SMS salientes correctas para que los usuarios reciban una notificación cuando un SMS se envía correctamente. NOTA: si la transmisión de un SMS falla, siempre se envía un informe. 3. Haga clic en OK Cómo personalizar los informes de transmisión La plantilla de informes de transmisión se puede personalizar. Para ello: 1. Vaya a <carpeta de instalación de GFI FaxMaker>\data\reports. 2. Abra la plantilla en el Bloc de notas para editarla: Tabla 21: plantillas de informe de fax PLANTILLA DE INFORME DESCRIPCIÓN error.fbt Informe de transmisión para faxes con errores recv.fbt Informe de fax para faxes recibidos sent.fbt Informe de fax para faxes enviados smserror.fbt Informe de transmisión para SMS con errores smsrecv.fbt Informe de fax para SMS recibido smssent.fbt Informe de fax para SMS enviado 42 Configuración: envío de faxes GFI FaxMaker

51 NOTA: los informes que comiencen con el prefijo html (por ejemplo, htmlrecv.fbt) son los informes equivalentes en formato HTML. 3. Modifique el archivo mediante los siguientes campos: NOTA: es posible que algunos campos no se puedan aplicar a ciertos informes. Tabla 22: campos de Informe de fax CAMPO <status> <date> <time> <date_time> <speed> <connection_time> <pages> <total_pages> <resolution> <remote_id> <local_id> <line> <retries> <description> <dtmf_did> <subject> <billing_code> <r_last_name> <r_first_name> <r_name> <r_company> <r_department> <r_ > <r_fax> <r_voice> <s_last_name> <s_first_name> <s_name> <s_company> <s_department> <s_ > <s_fax> <s_voice> DESCRIPCIÓN Estado de la transmisión Fecha de la transmisión Hora de la transmisión Muestra la fecha y la hora de la transmisión Velocidad de la transmisión Duración de la transmisión Número de páginas enviadas Número total de páginas que se ha solicitado enviar Resolución del fax Número de línea del destinatario Número de línea local Número de línea de GFI FaxMaker. Número de reintentos que GFI FaxMaker ha realizado para establecer conexión con el destinatario. Descripción del estado de la transmisión del fax. Número DTMF/DID. El asunto del mensaje de correo electrónico que solicita la transmisión del fax. Código de facturación. Apellidos del destinatario Nombre del destinatario Nombre para mostrar del destinatario Empresa del destinatario Departamento del destinatario Dirección de correo electrónico del destinatario Número de fax del destinatario Número de teléfono del destinatario Apellidos del remitente Nombre del remitente Nombre completo del remitente Empresa del remitente Departamento del remitente Dirección de correo electrónico del remitente Número de fax del remitente Número de teléfono del remitente GFI FaxMaker Configuración: envío de faxes 43

52 4.4 Opciones de encabezado/pie de página GFI FaxMaker permite personalizar el texto del encabezado y pie de página de todos los faxes entrantes y salientes Faxes salientes 1. En Configuración de GFI FaxMaker, haga clic con el botón secundario en Configuración avanzada Encabezado/Nota al pie/estampación y seleccione Propiedades. Captura de pantalla 31: Opciones de Encabezado/pie de página para los faxes salientes 2. En la ficha Encabezado/pie de página, configure: Tabla 23: opciones de Encabezado y pie de página OPCIÓN Formato y alineación Presentar este texto como encabezado de todos los faxes salientes Presentar este texto como pie de página de todos los faxes salientes 3. Haga clic en OK. DESCRIPCIÓN Configure la fuente, el tamaño de la fuente y la alineación. NOTA: en la configuración, seleccione la configuración de los campos de encabezado y pie de página para aplicar distintos formatos. Selecciónela para añadir un encabezado a todos los faxes salientes. Escriba el texto que se va a mostrar.» Establecer como predeterminado: haga clic en esta opción para devolver el texto a su valor predeterminado.» Insertar campo...: seleccione el campo personalizado que va a agregar donde esté el cursor. Selecciónela si desea añadir un pie de página a todos los faxes salientes. Escriba el texto que se va a mostrar.» Establecer como predeterminado: haga clic en esta opción para devolver el texto a su valor predeterminado.» Insertar campo...: seleccione el campo personalizado que va a agregar donde esté el cursor. 44 Configuración: envío de faxes GFI FaxMaker

53 4.4.2 Faxes entrantes 1. En Configuración de GFI FaxMaker, haga clic con el botón secundario en Configuración avanzada Encabezado/pie de página/estampación y seleccione Propiedades. Captura de pantalla 32: Opciones de Estampación para los faxes entrantes 2. En la ficha Estampación, configure: Tabla 24: opciones de Estampación OPCIÓN Formato y alineación Presentar este texto como encabezado de todos los faxes entrantes Presentar este texto como pie de página de todos los faxes entrantes 3. Haga clic en OK. DESCRIPCIÓN Configure la fuente, el tamaño de la fuente y la alineación. NOTA: en la configuración, seleccione la configuración de los campos de encabezado y pie de página para aplicar distintos formatos. Selecciónela para añadir un encabezado a todos los faxes entrantes. Escriba el texto que se va a presentar.» Establecer como predeterminado: haga clic en esta opción para devolver el texto a su valor predeterminado.» Insertar campo...: seleccione el campo personalizado que va a agregar donde esté el cursor. Selecciónela para añadir un pie de página a todos los faxes entrantes. Escriba el texto que se va a presentar.» Establecer como predeterminado: haga clic en esta opción para devolver el texto a su valor predeterminado.» Insertar campo...: seleccione el campo personalizado que va a agregar donde esté el cursor. GFI FaxMaker Configuración: envío de faxes 45

54 4.5 Bloqueo de llamadas El bloqueo de llamadas le permite controlar los números de fax a los que los usuarios pueden realizar envíos. GFI FaxMaker comprueba las reglas de bloqueo de llamadas antes de la transmisión del fax para bloquear los faxes enviados a números que comiencen con las entradas que coincidan. Por ejemplo, para bloquear el envío de faxes por parte de determinados usuarios a números internacionales, añada una regla de bloqueo de llamadas a su prefijo internacional (ejemplo, 00 ó 011). Captura de pantalla 33: Reglas de bloqueo de llamadas 1. En Configuración de GFI FaxMaker, desplácese al nodo Configuración avanzada Bloqueo de llamadas. 2. Haga clic en Nuevo... Captura de pantalla 34: Entrada nueva de bloqueo de llamadas 3. Escriba el número que va a bloquear y haga clic en OK. 4. Asigne usuarios al bloqueo de llamada configurado, o bien déjelo vacío para aplicar la regla a todos los usuarios. 5. Haga clic en OK. 46 Configuración: envío de faxes GFI FaxMaker

55 4.6 Contactos públicos En GFI FaxMaker, configure Contactos públicos para permitir que GFI FaxMaker recupere la información de usuario cuando los usuarios envían faxes con el cliente de correo electrónico. NOTA: Contactos públicos no se puede configurar si:» los usuarios no utilizan el cliente de correo electrónico para enviar faxes (por ejemplo cuando sólo usan el formulario de mensajes de fax de GFI FaxMaker), o bien» no se muestra la información de usuario en las carátulas. NOTA: En los entornos de Microsoft Exchange Server, se requiere MAPI Client and Collaboration Data Objects cuando se usa Contactos públicos. Instálelo en el servidor de GFI FaxMaker, si:» no va a instalar GFI FaxMaker en el equipo con Microsoft Exchange Server.» lo va a instalar en Microsoft Exchange Server 2007/2010 Descárguelo de: 43a9-bff2-0a e&DisplayLang=en Para configurar Contactos públicos: 1. Asegúrese de disponer de un perfil en funcionamiento, configurado como perfil predeterminado, para conectar con Exchange Server. 2. En Configuración de GFI FaxMaker, haga clic con el botón secundario en Configuración avanzada Contactos públicos y seleccione Propiedades. Captura de pantalla 35: Nodo Contactos públicos GFI FaxMaker Configuración: envío de faxes 47

56 3. Seleccione Habilitar la recuperación de contactos públicos de Exchange. 4. Haga clic en Agregar y seleccione la lista de contactos públicos de la que se debe recuperar la información de la empresa. 5. Haga clic en Probar para asegurarse de que GFI FaxMaker puede realizar consultas en las carpetas de contactos públicos de la lista. 6. Haga clic en OK. 4.7 Carátulas GFI FaxMaker permite incluir una carátula que contenga información y un diseño personalizados. Esta página se adjunta y se envía como primera página del fax. Hay dos tipos de carátulas:» Carátula: página que incluye los detalles del fax (como la información del destinatario y del remitente) y el texto del mensaje (cuerpo del correo electrónico cuando el usuario envía mensajes a través del cliente de correo electrónico o del formulario de mensajes de fax). Para obtener más información, consulte el capítulo Carátulas de este manual.» Notas de carátula delanteras: Las notas de carátula delanteras contienen menos detalles que la carátula y sirven para añadir un mensaje breve antes de la carátula (similar a una nota de saludo). Para obtener más información, consulte el capítulo Notas de carátula delanteras de este manual. Tanto las carátulas como las notas de carátula delanteras se pueden personalizar para cada usuario o cada grupo. De manera predeterminada, GFI FaxMaker incluye varias carátulas integradas. Para acceder a la lista de carátulas, en Configuración de GFI desplácese al nodo Carátulas y seleccione Carátulas o Notas de carátula delanteras Carátulas Carátula predeterminada La carátula predeterminada es la que se aplica a todos los usuarios que no tienen otra carátula configurada. Para seleccionar otra carátula predeterminada: 1. En Configuración de GFI FaxMaker, desplácese a Carátulas Carátulas. 2. Haga clic con el botón secundario en la carátula y seleccione Establecer como carátula global predeterminada. Uso de una carátula personalizada para una lista de usuarios GFI FaxMaker puede usar distintas carátulas para diferentes usuarios o grupos de usuarios. Para aplicar una carátula personalizada para un usuario o grupo de usuarios concretos: 1. En Configuración de GFI FaxMaker, desplácese a Carátulas Carátulas. 2. Haga clic con el botón secundario en la carátula de un usuario personalizado asociado y seleccione Propiedades. 48 Configuración: envío de faxes GFI FaxMaker

57 Captura de pantalla 36: Usuarios de carátula 3. En la ficha Usuarios, agregue los usuarios a los que se va a aplicar la carátula. 4. Haga clic en OK. Cómo editar las carátulas integradas 1. En Configuración de GFI FaxMaker, desplácese a Carátulas Carátulas. 2. Haga clic con el botón secundario en la carátula que va a editar y seleccione Propiedades. GFI FaxMaker Configuración: envío de faxes 49

58 Captura de pantalla 37: Ficha Opciones de carátula 3. En la ficha Opciones, haga clic en Editar. La carátula se carga en un editor de texto. 4. Edite la página como considere oportuno. NOTA: al editar carátulas, puede usar campos para mostrar información personalizada. Para obtener más información, consulte el capítulo Campos de combinación compatibles de este manual. 5. Guarde los cambios y salga cuando haya finalizado. 6. Haga clic en OK. Cómo diseñar carátulas Paso 1: Crear una carátula Puede crear carátulas personalizadas en formato HTML, RTF o MHT, para las que puede usar diseños personalizados, texto y campos. Use el editor que prefiera para crear la página. NOTA: para mostrar información útil puede usar los campos. Para obtener más información, consulte el capítulo Campos de combinación compatibles de este manual. NOTA: use la codificación UTF-8 para las carátulas HTML. Paso 2: Añadir carátulas a GFI FaxMaker 1. En Configuración de GFI FaxMaker, desplácese a Carátulas Carátulas. 50 Configuración: envío de faxes GFI FaxMaker

59 Captura de pantalla 38: Creación de una nueva carátula 2. Haga clic en Nuevo Escriba un Mostrar nombre. 4. Haga clic en Agregar desde el archivo, desplácese a la carátula recién creada y haga clic en Abrir. 5. Haga clic en OK. 6. Añada los usuarios concretos a los que se aplica esta carátula. 7. Haga clic en OK. Vista previa de carátulas integradas Para obtener una vista previa de las carátulas, desplácese a <carpeta de instalación de GFI FaxMaker>\coverpage\. Haga doble clic en la carátula para obtener una vista previa en el explorador web (formato HTML o MHT) o en el editor Word (formato RTF). Opciones generales de las carátulas 1. En Configuración de GFI FaxMaker, haga clic con el botón secundario en Carátulas Carátulas y seleccione Propiedades. GFI FaxMaker Configuración: envío de faxes 51

60 Captura de pantalla 39: Opciones de carátula 2. Configure las opciones siguientes: Tabla 25: carátulas OPCIÓN Enviar carátulas Sólo si el mensaje de texto está presente Utilizar esta carátula cuando no hay ninguna carátula predeterminada asociada con un usuario DESCRIPCIÓN Habilitar o deshabilitar carátulas. NOTA: Al deshabilitar las carátulas en el cuadro de diálogo Propiedades de carátulas también se deshabilta Notas de carátula delanteras. Incluya una carátula sólo cuando envíe un fax que contenga un cuerpo de mensaje (por ejemplo, cuando se envía un fax como adjunto a través de correo electrónico y el correo electrónico contiene un cuerpo de correo electrónico). Seleccione la carátula predeterminada que se va a utilizar cuando un usuario no tenga una carátula personalizada configurada. 3. En la ficha Procesamiento, defina los márgenes de la carátula (en pulgadas). 4. Haga clic en OK Notas de carátula delanteras NOTA: las notas de carátula delanteras se usan como carátulas de saludo. La deshabilitación de carátulas deshabilita también las notas de carátula delanteras. Nota de carátula delantera predeterminada La nota de carátula delantera predeterminada es la que se aplica a todos los usuarios que no tienen otra nota de carátula configurada. Para seleccionar otra nota de carátula predeterminada: 1. En Configuración de GFI FaxMaker, desplácese a Carátulas Notas de carátula delanteras. 52 Configuración: envío de faxes GFI FaxMaker

61 2. Haga clic con el botón secundario en la nota de carátula delantera y Establecer como nota de carátula delantera global predeterminada. Uso de una nota de carátula delantera personalizada para una lista de usuarios GFI FaxMaker puede usar distintas notas de carátula delanteras para diferentes usuarios o grupos de usuarios. Para aplicar una nota de carátula delantera personalizada a un usuario o grupo de usuarios concretos: 1. En Configuración de GFI FaxMaker, desplácese a Carátulas Nota de carátula delantera. 2. Haga clic con el botón secundario en la nota de carátula de un usuario personalizado asociado y seleccione Propiedades. Captura de pantalla 40: Usuarios de nota de carátula delantera 3. En la ficha Usuarios, agregue los usuarios a los que se va a aplicar la nota de carátula. 4. Haga clic en OK. Cómo diseñar notas de carátula delanteras Paso 1: Crear nota de carátula delantera Puede crear notas de carátula delanteras personalizadas en formato HTML, RTF o MHT, para las que puede usar diseños personalizados, texto y campos. Use el editor que prefiera para crear la página. NOTA: para mostrar información útil puede usar los campos. Para obtener más información, consulte el capítulo Campos de combinación compatibles de este manual. NOTA: Use la codificación UTF-8 para las notas de carátula delanteras HTML. GFI FaxMaker Configuración: envío de faxes 53

62 Paso 2: Agregar una nota de carátula delantera a GFI FaxMaker 1. En Configuración de GFI FaxMaker, desplácese a Carátulas Notas de carátula delanteras. Captura de pantalla 41: Creación de una nueva nota de carátula delantera 2. Haga clic en Nuevo Escriba el Mostrar nombre para la nota de carátula. 4. Haga clic en Agregar desde el archivo, desplácese a la carátula recién creada y haga clic en Abrir. 5. Haga clic en OK. 6. Añada los usuarios concretos a los que se aplica esta nota de carátula. 7. Haga clic en OK. Opciones generales de las notas de carátula delanteras 1. En Configuración de GFI FaxMaker, haga clic con el botón secundario en Carátulas Notas de carátula delanteras y seleccione Propiedades. 54 Configuración: envío de faxes GFI FaxMaker

63 Captura de pantalla 42: Opciones de Nota de carátula delantera 2. Configure las opciones siguientes: Tabla 26: opciones generales de las notas de carátula delanteras OPCIÓN Usar carátula delantera DESCRIPCIÓN Seleccione esta opción para enviar siempre una nota de carátula delantera en los mensajes de correo electrónico enviados por todos los usuarios. Especifique la nota de carátula delantera que se va a utilizar cuando el usuario no tenga asociada una nota de carátula delantera personalizada configurada. Al deshabilitar esta opción, GFI FaxMaker sólo envía una nota de carátula para los faxes originarios de los usuarios que tengan una nota de carátula delantera configurada. 3. En la ficha Procesamiento, defina los márgenes de la nota de carátula (en pulgadas). 4. Haga clic en OK Campos de combinación compatibles Los siguientes campos se usan en carátulas y notas de carátula delanteras para mostrar información útil del fax. NOTA: todos los campos deben estar en minúscula. Detalles del remitente Tabla 27: campos de combinación de carátula, detalles del remitente CAMPO DESCRIPCIÓN [s_last_name] Apellidos del remitente [s_first_name] Nombre del remitente [s_name_fl] Nombre y apellidos del remitente GFI FaxMaker Configuración: envío de faxes 55

64 CAMPO [s_name_lf] [s_company] [s_department] [s_fax] [s_voice] [s_ ] DESCRIPCIÓN Apellidos y nombre del remitente Empresa del remitente Departamento del remitente Número de fax del remitente Número de teléfono del remitente Dirección de correo electrónico del remitente Detalles del destinatario Tabla 28: campos de combinación de carátula, detalles del destinatario CAMPO [r_company] [r_department] [r_first_name] [r_last_name] [r_name_fl] [r_name_lf] [r_fax] [r_voice] [r_ ] Otros campos DESCRIPCIÓN Tabla 29: campos de combinación de carátula CAMPO [message] [time] [date] [longdate] [subject] [total_pages] Empresa del destinatario Departamento del destinatario Nombre del destinatario Apellidos del destinatario Nombre y apellidos del destinatario Apellidos y nombre del destinatario Número de fax del destinatario Número de teléfono del destinatario Dirección de correo electrónico del destinatario DESCRIPCIÓN Muestra el texto del cuerpo del correo electrónico. NOTA 1: asegúrese que hay suficiente espacio asignado para ajustarlo al cuerpo del correo electrónico. NOTA 2: los mensajes de correo electrónico suelen incluir texto sin formato y HTML para ser compatibles con las versiones anteriores. De manera predeterminada, GFI FaxMaker muestra la versión HTML. Para elegir el formato preferido, haga clic con el botón secundario en el nodo Carátulas de GFI FaxMaker y seleccione el formato que prefiera. Hora de transmisión del fax Fecha de transmisión del fax Fecha y hora de transmisión del fax. Muestra el asunto del mensaje de correo electrónico Número total de páginas del fax, incluyendo la carátula. 56 Configuración: envío de faxes GFI FaxMaker

65 4.8 NetPrintQueue2FAX NetPrintQueue2FAX es un controlador de impresora instalado en los equipos de los usuarios. Este controlador permite a los usuarios imprimir el contenido que se va a transmitir por fax directamente desde cualquier aplicación que admita la impresión. Captura de pantalla 43: Documento listo para imprimirlo en NetPrintQueue2FAX Funcionamiento 1. Los usuarios preparan el contenido que se va a enviar por fax utilizando cualquier aplicación (por ejemplo, Microsoft Word o cualquier software de facturación). NOTA: los detalles del destinatario del fax (número, nombre y empresa) deben incrustarse en el contenido. 2. Los usuarios imprimen el contenido en el controlador de impresora NetPrintQueue2FAX. Para obtener información sobre cómo instalar los controladores de impresora NetPrintQueue2FAX en los equipos de los usuarios, consulte el capítulo Instalación del controlador de impresora NetPrintQueue2FAX en los equipos de los clientes de este manual. 3. NetPrintQueue2FAX envía el contenido a GFI FaxMaker. GFI FaxMaker Configuración: envío de faxes 57

66 4. GFI FaxMaker analiza el contenido para determinar los detalles del destinatario del fax. Para obtener más información sobre la forma en que GFI FaxMaker determina los destinatarios del fax, consulte el capítulo Cómo configurar las opciones de NetPrintQueue2FAX de este manual. 5. GFI FaxMaker envía el fax. Captura de pantalla 44: Impresión de un documento en NetPrintQueue2FAX Cómo configurar las opciones de NetPrintQueue2FAX Para determinar los identificadores de los detalles de los destinatarios es preciso configurar GFI FaxMaker. Por ejemplo, configure GFI FaxMaker de forma que el texto que aparece detrás de la cadena Fax: sea el número de fax del destinatario. Para configurar identificadores de destinatario: 1. En Configuración de GFI FaxMaker, haga clic con el botón secundario ennetprintqueue2fax y seleccione Propiedades. 58 Configuración: envío de faxes GFI FaxMaker

67 Captura de pantalla 45: Configuración de NetPrintQueue2FAX 2. Configure las opciones siguientes: Tabla 30: opciones de configuración de NetPrintQueue2FAX OPCIÓN Habilitar NetPrintQueue2FAX Destinatario Empresa Número de fax Terminador de fin de campo Búsqueda mayúsculas/minúsculas 3. Haga clic en OK. DESCRIPCIÓN Habilitar/deshabilitar la característica NetPrintQueue2FAX Escriba el texto que identifica el nombre del destinatario. El valor predeterminado es Para:. Escriba el texto que identifica la empresa del destinatario. El valor predeterminado es Empresa:. Escriba el texto que identifica el número de fax del destinatario. El valor predeterminado es Fax:. Una vez que GFI FaxMaker encuentra un campo de búsqueda y recupera la cadena que le sigue a la cadena de búsqueda, necesita identificar dónde se encuentra el final de la cadena de búsqueda. Para facilitar esta labor, es preciso que no añada más texto después de esa línea o que use un carácter especial para determinar el final del campo. Para usar un terminador de campo, seleccione esta opción y escriba el terminador. Use esta opción para elegir si las mayúsculas y minúsculas de los identificadores de campo deben coincidir. NOTA: Si GFI FaxMaker no encuentra los campos de búsqueda en el documento, el fax no se envía y GFI FaxMaker envía un informe de errores al usuario. GFI FaxMaker Configuración: envío de faxes 59

68 4.8.2 Instalación del controlador de impresora NetPrintQueue2FAX en los equipos de los clientes Para que los usuarios puedan utilizar la característica NetPrintQueue2FAX es preciso instalar el controlador de impresora en los equipos de los clientes. NOTA: el procedimiento es exactamente el mismo que se emplea para añadir cualquier controlador de impresora de red de Windows. Para obtener información sobre cómo instalar el controlador de impresora NetPrintQueue2FAX, seleccione el sistema operativo del cliente: Windows Vista/7 Windows XP Windows 2000/2003 NOTA: si GFI FaxMaker se instala en Windows Server bits, el disco de instalación de Windows Server bits es necesario cuando se instala el controlador de impresora NetPrintQueue2Fax en equipos cliente de 32 bits. Windows Vista/7 1. En Panel de control, seleccione Hardware y sonido Dispositivos e impresoras Agregar una impresora Agregar una impresora de red, inalámbrica o Bluetooth y haga clic en Siguiente. 2. Seleccione la impresora NetPrintQueue2Fax en la lista de impresoras encontradas, o bien haga clic en La impresora deseada no está en la lista para escribir la ruta de acceso de NetPrintQueue2Fax en el siguiente formato: \\Nombre del servidor de fax\netprintqueue2fax. NOTA: si el servidor de GFI FaxMaker está instalado en un equipo de 64 bits, será necesario localizar el controlador de forma manual: a. Haga clic en el botón OK del cuadro de diálogo No se encontró ningún controlador para localizar el controlador manualmente. b. Examine el servidor de GFI FaxMaker y abra la carpeta compartida NetPrintQueue2Fax_Drivers. c. Seleccione npqf.inf y haga clic en Abrir para instalar el controlador. d. Windows verificará el editor del software del controlador. Haga clic en Instalar este software de controlador de todas formas para continuar. 3. Haga clic en Finalizar para agregar la impresora NetPrintQueue2Fax a la lista de impresoras. Windows XP 1. En el equipo cliente, seleccione Inicio Impresoras y faxes Agregar una impresora y haga clic en Siguiente. 2. Seleccione Una impresora de red y haga clic en Siguiente. 3. Seleccione Buscar una impresora en el directorio para seleccionar la impresora NetPrintQueue2Fax en el cuadro de diálogo Buscar impresoras. 4. Si la impresora NetPrintQueue2Fax no se encuentra automáticamente, cierre el cuadro de diálogo Buscar impresoras, seleccione Conectarse a esta impresora y escriba la ruta de acceso de NetPrintQueue2Fax en el formato \\Nombre del servidor de fax\netprintqueue2fax. Haga clic en Siguiente para continuar. 60 Configuración: envío de faxes GFI FaxMaker

69 NOTA: si el servidor de GFI FaxMaker está instalado en un equipo de 64 bits, será necesario localizar el controlador de forma manual: a. En el cuadro de diálogo Conectar con una impresora, haga clic en OK para localizar el controlador manualmente. b. Windows comprobará la compatibilidad de la impresora con Windows XP. Haga clic en Continuar de todos modos para continuar. c. En el cuadro de diálogo Insertar disco, haga clic en OK para buscar el controlador de impresora. d. Examine el servidor de GFI FaxMaker y abra la carpeta compartida NetPrintQueue2Fax_Drivers. e. Seleccione npqf.inf y haga clic en Abrir para instalar el controlador. 5. Haga clic en Finalizar para agregar la impresora NetPrintQueue2Fax a la lista de impresoras. Windows 2000/ En el equipo cliente, en el Panel de control seleccione Impresoras Agregar impresora Impresora de red y haga clic en Siguiente. 2. Seleccione Escriba un nombre de impresora y:» escriba la ruta de la impresora en el formato \\Nombre del servidor de fax\netprintqueue2fax, o bien» haga clic en Siguiente para buscar las impresoras compartidas en la red y seleccione NetPrintQueue2Fax en el servidor de correo y fax. 3. Haga clic en Siguiente para añadir la impresora NetPrintQueue2Fax a la lista de impresoras Uso de los comandos de la API de texto Además de insertar la información del destinatario en el documento, se pueden incrustar otros comandos en la parte superior del documento. Por ejemplo, para programar un fax, especificar la resolución del fax, etc. Para hacerlo, introduzca los comandos en la parte superior del documento. GFI FaxMaker elimina automáticamente estos comandos al detectarlos. Para obtener más información acerca de los comandos de la API de texto, consulte el manual de la API de GFI FaxMaker, disponible en: TextAPI y XMLAPI TextAPI y XMLAPI le permiten realizar el envío de faxes mediante la configuración de un archivo XML o de texto (API) y su posterior envío a una carpeta central. GFI FaxMaker selecciona automáticamente los faxes almacenados en dicha carpeta y, a continuación, los envía. NOTA: XMLAPI también puede utilizarse para enviar SMS. NOTA: El formato de las API debe seguir una convención estándar, es decir, debe utilizar campos y parámetros que GFI FaxMaker pueda emplear para procesar faxes y SMS. Para obtener más información sobre cómo crear archivos de API, consulte el manual de la API de GFI FaxMaker, disponible en: GFI FaxMaker Configuración: envío de faxes 61

70 4.9.1 TextAPI Para habilitar y configurar TextAPI: 1. En Configuración de GFI FaxMaker, haga clic con el botón secundario en el nodo Configuración avanzada Text-API/XMLAPI y seleccione Propiedades. 2. En la ficha TextAPI, configure las siguientes opciones: Tabla 31: opciones de TextAPI OPCIÓN Buscar en la carpeta archivos de texto Formato de texto utilizando portada 3. Haga clic en OK XMLAPI DESCRIPCIÓN Para habilitar y configurar XMLAPI: Habilita TextAPI. Especifique la carpeta en que se van a almacenar las API de texto para que GFI FaxMaker las procese. Seleccione la carátula que va a usar para los faxes de TextAPI. Para obtener más información sobre las carátulas, consulte el capítulo Carátulas de este manual. 1. En Configuración de GFI FaxMaker, haga clic con el botón secundario en el nodo Configuración avanzada Text-API/XMLAPI y seleccione Propiedades. 2. En la ficha XMLAPI, configure las opciones siguientes: Tabla 32: opciones de XMLAPI OPCIÓN Carpeta 3. Haga clic en OK Facturación DESCRIPCIÓN Especifique la carpeta en que se van a almacenar las API XML para que GFI FaxMaker las procese. GFI FaxMaker le permite imponer el uso de códigos de facturación cuando se envían faxes. Los usuarios o grupos de usuarios emplean un código de facturación concreto para enviar faxes, lo que permite a los administradores supervisar el uso del fax por códigos. Para usar códigos de facturación, al enviar faxes, los usuarios añaden los siguientes comandos de API al fax: ::b=<número de facturación> o ::billingcode=<número de facturación> Sustituya <número de facturación> por el número de facturación asignado al usuario. Por ejemplo: ::b=22343 NOTA: si los códigos de facturación están habilitados, los faxes que no los tengan no se enviarán. NOTA: los códigos de facturación también se pueden incluir en el asunto del mensaje de correo electrónico. En ese caso, el comando se debe escribir entre corchetes. Por ejemplo, [::b=123456]. Para imponer el uso de códigos de facturación: 1. En Configuración de GFI FaxMaker, haga clic con el botón secundario en Facturación y seleccione Propiedades. 62 Configuración: envío de faxes GFI FaxMaker

71 Captura de pantalla 46: Opciones para imponer la facturación 2. Seleccione Cada fax enviado debe incluir un código de facturación. 3. Haga clic en OK. GFI FaxMaker Configuración: envío de faxes 63

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73 5 Configuración: recepción de faxes 5.1 Opciones de recepción Para configurar las opciones de recepción de fax: 1. En Configuración de GFI FaxMaker, haga clic con el botón secundario en Opciones de envío/recepción y seleccione Propiedades. Captura de pantalla 47: Opciones de recepción 2. En la ficha Recepción, configure las siguientes opciones: Tabla 33: opciones generales de recepción OPCIÓN Cortar las páginas largas a un tamaño estándar de página Umbral del tamaño del papel Distribuir los faxes entrantes en el siguiente formato de archivo adjunto 3. Haga clic en OK. DESCRIPCIÓN Si el tamaño de la página recibida es 1,5 veces más grande que el tamaño de página seleccionado, la página se corta hasta alcanzar el tamaño seleccionado. Seleccione el tamaño del papel para los faxes que se reciban. Los faxes entrantes cuyo tamaño sea 1,5 mayor que el del papel, se cortarán automáticamente hasta alcanzar el tamaño seleccionado. Seleccione el formato en el que se almacenarán y reenviarán los archivos de fax recibidos. GFI FaxMaker Configuración: recepción de faxes 65

74 5.2 Enrutamiento de faxes Una de las capacidades importantes de GFI FaxMaker es la de determinar el destinatario correcto de los faxes entrantes. GFI FaxMaker proporciona varios métodos para ello y cada uno de ellos tiene sus ventajas e inconvenientes. Normalmente, el enrutado DID se recomienda para instalaciones grandes, mientras que el enrutamiento de MSN y línea se recomienda para instalaciones pequeñas. Seleccione el tipo de enrutado que se va a usar: Tabla 34: métodos de enrutado de faxes MÉTODO DE ENRUTADO Enrutamiento DID/DTMF (RSDI/analógico/digital) Enrutamiento MSN (sólo RDSI) Enrutamiento OCR Enrutamiento de línea Enrutado CSID DESCRIPCIÓN A través del enrutado DID, el proveedor de telecomunicaciones le asigna un rango de números virtuales, lo que permitirá que los usuarios individuales, las impresoras y las carpetas públicas tengan sus propios números de fax sin necesidad de contar con una línea de fax física para cada uno. Para obtener más información, consulte el capítulo Enrutado DID/DTMF (RDSI/analógico/digital) de este manual. Enrute los faxes recibidos en función del número MSN de la línea. Para obtener más información, consulte el capítulo Enrutado MSN de este manual. Enrute los faxes entrantes en función del contenido del texto del fax. Las páginas del fax se convierten en texto utilizando la tecnología OCR y el texto se analiza en busca del nombre y el apellido del usuario o frases de texto configurables. Para obtener más información, consulte el capítulo Enrutado OCR de este manual. Enrute los faxes en función de la línea de fax en la que se recibieron. Para obtener más información, consulte el capítulo Enrutado de línea de este manual. El enrutado CSID (Identificación del remitente) usa el ID del equipo de fax del remitente para enrutar los faxes a usuarios concretos. Para obtener más información, consulte el capítulo Enrutado CSID de este manual Enrutamiento DID/DTMF (RDSI/analógico/digital) A través del enrutado DID, el proveedor de telecomunicaciones le asigna un rango de números virtuales, lo que permitirá que los usuarios individuales, las impresorasy las carpetas públicas tengan sus propios números de fax sin necesidad de contar con una línea de fax física para cada uno. Si ya tiene RSDI, puede usar líneas disponibles desde su centralita telefónica. Tras responder la llamada de fax, el protocolo RDSI pasa el número en el que se está respondiendo la llamada al GFI FaxMaker. Requisitos previos Configure el número de dígitos de DID/DTMF que se van a capturar de la configuración del dispositivo de GFI FaxMaker. En el nodo Líneas/dispositivos de GFI FaxMaker, abra las propiedades del dispositivo DID/DTMF. Desplácese hasta la ficha Propiedades avanzadas y configure el Número de dígitos DTMF/DID que se capturan. Cómo agregar rutas DID/DTMF 1. En Configuración de GFI FaxMaker, haga clic con el botón secundario en Enrutamiento DTMF/DID y seleccione Nuevo. 66 Configuración: recepción de faxes GFI FaxMaker

75 Captura de pantalla 48: Creación de una ruta DID 2. Configure las opciones siguientes: Tabla 35: opciones de enrutado de DTMF/DID OPCIÓN Rangos/números DTMF/DID Establezca el número de dígitos DTMF/DID en DESCRIPCIÓN Escriba el número de enrutado (o el número virtual de fax) de los usuarios. Por ejemplo, en un DID de 4 dígitos, escriba los 4 últimos números. Seleccione esta opción para establecer el número mínimo de dígitos para cada número. Por ejemplo, si este valor tiene 4 dígitos, el número 1 se anota como Haga clic en OK para seguir configurando las opciones de enrutado. Para obtener más información, consulte la sección Opciones de las reglas de enrutado de esta manual. Repita la operación para todos los números/rangos DTMF/DID. Importación de un rango de rutas DID GFI FaxMaker puede importar muchos números DTMF/DID y los usuarios asociados de un archivo CSV o TXT en el siguiente formato: «número did/dtmf", «usuario1", "usuario2", "usuario3", Por ejemplo: "1234", "John Doe", "Bill Smith", "Roger Brown", "Joe Bloggs" NOTA: especifique el nombre de usuario como el nombre para mostrar de Active Directory o como la dirección de correo electrónico SMTP. Asegúrese de que todos los nombres de usuarios especificados están incluidos en la lista de usuarios con licencia. Para importar una lista de números DID: 1. En Configuración de GFI FaxMaker, haga clic con el botón secundario en Enrutamiento DTMF/DID y seleccione Importar rango DTMF/DID. 2. Seleccione el archivo CSV o TXT que contiene los datos a importar. 3. Haga clic en Abrir. Exportación de un rango de rutas DID Para exportar la lista de números DID y nombres de usuario asociados en formato CSV: 1. En Configuración de GFI FaxMaker, haga clic con el botón secundario en Enrutamiento DTMF/DID y seleccione Exportar rango DTMF/DID. 2. Seleccione la ubicación a la que va a exportar la lista y especifique un nombre de archivo. 3. Haga clic en Guardar. GFI FaxMaker Configuración: recepción de faxes 67

76 La lista se exporta en el siguiente formato: «número did/dtmf", «usuario1", "usuario2", "usuario3", Por ejemplo: "1234", "John Doe", "Bill Smith", "Roger Brown", "Joe Bloggs" Enrutado MSN Aunque este método es similar al enrutado DID, utiliza los números MSN (Número de abonado múltiple), en lugar de los números DID dedicados (sólo RDSI). Cada línea RSDI tiene uno o varios números MSN (por lo general, 9) asignados. Si una línea RSDI tiene 9 números MSN, puede tener 9 rutas diferentes para un fax. Requisitos previos Antes de agregar rutas MSN, introduzca los números MSN en las opciones de Dispositivo de la tarjeta RDSI. En el nodo Líneas/dispositivos de GFI FaxMaker, abra las propiedades del dispositivo DID/DTMF. Desplácese a la ficha Dispositivo e introduzca todos los números MSN que desea responder. Cómo añadir rutas MSN 1. En Configuración de GFI FaxMaker, haga clic con el botón secundario en Enrutamiento MSN y seleccione Nuevo. Captura de pantalla 49: Creación de una nueva ruta MSN 2. Escriba el número MSN cuyas opciones de enrutado se van a personalizar. 3. Haga clic en OK para seguir configurando las opciones de enrutado. Para obtener más información, consulte la sección Opciones de las reglas de enrutado de esta manual. Repita la operación para todos los números MSN Enrutamiento OCR El reconocimiento óptico de caracteres (OCR) convierte los faxes a texto y enruta los faxes a:» Los usuarios a los que se ha asignado un conjunto personalizado de frases (ruta de OCR). Cuando una frase personalizada coincide, GFI FaxMaker enruta el fax a su conjunto de usuarios configurado. Por ejemplo, enrutar faxes que contengan el texto Atención: Ventas al departamento de ventas.» Haga concordar el texto de los nombres de usuario de la lista Usuarios con licencia. Por ejemplo, GFI FaxMaker reenvía un fax que contiene el texto John Smith al usuario con licencia John Smith. NOTA: para configurar las propiedades del motor OCR, consulte la sección OCR de este manual. Propiedades del enrutado OCR Configure las opciones de OCR que se van a utilizar al procesar faxes para el enrutado 1. En Configuración de GFI FaxMaker, haga clic con el botón secundario en Enrutamiento OCR y seleccione Propiedades. 68 Configuración: recepción de faxes GFI FaxMaker

77 Captura de pantalla 50: Propiedades del enrutado OCR 2. Configure las opciones siguientes: Tabla 36: opciones de enrutado de OCR OPCIÓN Proporción de coincidencias Enviar faxes según los nombres y apellidos de los usuarios 4. Haga clic en OK. DESCRIPCIÓN Cómo añadir una ruta de OCR La proporción de coincidencias es la confianza que necesita tener GFI FaxMaker antes de hacer coincidir una palabra clave o un nombre con una regla de enrutado. NOTA: la proporción de coincidencias recomendada es entre el 60 y el 80%, ya que depende de la calidad del fax. Los faxes con poca calidad provocan que el OCR no reconozca todas las letras y, en consecuencia, que los faxes se enruten a usuarios incorrectos. Enruta automáticamente los faxes a usuarios si el OCR encuentra una coincidencia de un nombre con la lista de usuarios con licencia. NOTA: cuando se encuentran tanto un nombre de usuario como una frase de búsqueda personalizada (ruta del OCR), el enrutado de la frase de búsqueda personalizada anula el enrutado del usuario coincidente. 1. En Configuración de GFI FaxMaker, haga clic con el botón secundario en Enrutamiento OCR y seleccione Nuevo... GFI FaxMaker Configuración: recepción de faxes 69

78 Captura de pantalla 51: Nueva frase de búsqueda, creación de una nueva frase de búsqueda OCR 2. Escriba la frase que desea buscar. 3. Haga clic en OK para seguir configurando las opciones de enrutado. Para obtener más información, consulte la sección Opciones de las reglas de enrutado de esta manual. Repita la operación para todas las frases OCR Enrutado de línea El enrutado de línea permite el enrutado de faxes basado en la línea de fax (nodo Líneas/dispositivos) en la que se recibió el fax. Cómo añadir una ruta de línea 1. En Configuración de GFI FaxMaker, haga clic con el botón secundario en Enrutamiento Línea y seleccione Nuevo... Captura de pantalla 52: Creación de una nueva ruta de línea 2. Seleccione una línea de fax. 3. Haga clic en OK para seguir configurando las opciones de enrutado. Para obtener más información, consulte la sección Opciones de las reglas de enrutado de esta manual. Repita la operación en todas las líneas de fax Enrutamiento CSID El enrutado CSID (Identificación de suscriptor llamado) enruta los faxes en función de la ID de fax del remitente (el número que muestra el equipo de fax/tarjeta de fax del remitente al enviar un fax). NOTA: este método no se recomienda, ya que es posible que los remitentes del fax no puedan mostrar el CSID. Cómo añadir rutas CSID 1. En Configuración de GFI FaxMaker, haga clic con el botón secundario en Enrutamiento CSID y seleccione Nuevo Configuración: recepción de faxes GFI FaxMaker

79 Captura de pantalla 53: Creación de una nueva ruta CSID 2. Escriba el CSID. 3. Haga clic en OK para seguir configurando las opciones de enrutado. Para obtener más información, consulte la sección Opciones de las reglas de enrutado de esta manual. Repita la operación en todos los CSID. Importación de un rango de rutas CSID GFI FaxMaker puede importar muchos números CSID y los usuarios asociados de un archivo CSV o TXT en el siguiente formato: "CSID", «usuario1", "usuario2", "usuario3", Por ejemplo: "1234", "John Doe", "Bill Smith", "Roger Brown", "Joe Bloggs" NOTA: especifique el nombre de usuario como el nombre para mostrar de Active Directory o como la dirección de correo electrónico SMTP. Asegúrese de que todos los nombres de usuarios especificados están incluidos en la lista de usuarios con licencia. Para importar una lista de rutas CSID: 1. En Configuración de GFI FaxMaker, haga clic con el botón secundario en Enrutamiento CSID y seleccione Nuevo Seleccione el archivo CSV o TXT que contiene los datos que se van a importar. 3. Haga clic en Abrir. Exportación de un rango de rutas CSID Para exportar la lista de números CSID y nombres de usuarios asociados en formato CSV: 1. En Configuración de GFI FaxMaker, haga clic con el botón secundario en Enrutamiento CSID y seleccione Exportar CSID Seleccione la ubicación a la que va a exportar la lista y especifique un nombre de archivo. 3. Haga clic en Guardar. La lista se exporta en el siguiente formato: "CSID", «usuario1", "usuario2", "usuario3", Por ejemplo: "1234", "John Doe", "Bill Smith", "Roger Brown", "Joe Bloggs" Opciones de las reglas de enrutado Después de crear las reglas de enrutado necesarias, configure la forma de procesar los faxes recibidos. Abra el cuadro de diálogo Propiedades de la regla de enrutado creada y configure las siguientes opciones. Informes de transmisión Modificar el nombre/número de una ruta GFI FaxMaker Configuración: recepción de faxes 71

80 Excluir del archivo una ruta Imprimir automáticamente los faxes entrantes Crear copias de seguridad de los faxes recibidos Informes de transmisión GFI FaxMaker envía informes de transmisión a la lista de usuarios de una regla de enrutado. Proporciona a los usuarios el fax recibido, para lo que usa uno de los siguientes métodos:» Fax adjunto a informe de transmisión» Vínculo al fax almacenado en un recurso compartido de red. Para obtener más información, consulte el capítulo Almacenar los faxes entrantes en un recurso compartido de red de este manual. Configure la lista de usuarios y el método para enviar el fax: Captura de pantalla 54: Usuarios a los que se enrutan los faxes entrantes 1. En la ficha Usuarios de las propiedades de las reglas de enrutado, seleccione una de las siguientes opciones: Tabla 37: opciones de Usuario de reglas de enrutado OPCIÓN No enviar informe de transmisión DESCRIPCIÓN No se envía informe de transmisión a los usuarios. Enviar informe de transmisión con el fax adjunto Se envía por correo electrónico un informe de transmisión a la lista de usuarios con el fax adjunto al mismo. 72 Configuración: recepción de faxes GFI FaxMaker

81 OPCIÓN Guardar fax y enviar informe de transmisión con un vínculo del fax DESCRIPCIÓN Se envía por correo electrónico un informe de transmisión a la lista de usuarios con un vínculo al fax almacenado en un recurso compartido de red. Para obtener más información sobre el funcionamiento de esta característica, consulte el apartado Almacenar los faxes entrantes en un recurso compartido de red. 2. Si va a habilitar los informes de transmisión, haga clic en Agregar para especificar la lista de usuarios a los que desea enviarlo 3. Haga clic en Aplicar. Modificar el nombre/número de una ruta Para cambiar el nombre o número de una ruta CSID, DID/DTMF u OCR: 1. En el cuadro de diálogo de propiedades de la regla de enrutado, seleccione la ficha Opciones. 2. Cambie el nombre o número de la regla de enrutado. 3. Haga clic en Aplicar. Excluir del archivo una ruta GFI FaxMaker permite excluir del archivo los faxes recibidos en una ruta determinada. 1. En el cuadro de diálogo de propiedades de la regla de enrutado, seleccione la ficha Opciones. 2. Seleccione Excluir este número/frase/línea de todas las opciones de archivo. 3. Haga clic en Aplicar. Imprimir automáticamente los faxes entrantes Los faxes recibidos en reglas de enrutado concretas se pueden imprimir automáticamente al recibirse. NOTA: Para utilizar esta opción es necesario configurar las impresoras con antelación. Para obtener más información, consulte el capítulo Impresoras de este manual. GFI FaxMaker Configuración: recepción de faxes 73

82 Captura de pantalla 55: Imprimir faxes automáticamente 1. En el cuadro de diálogo de propiedades de la regla de enrutado, seleccione la ficha Impresoras. 2. Seleccione Habilitar impresión automática de faxes. 3. En la lista Seleccionar impresora, seleccione la impresora. 4. Haga clic en Aplicar. Crear copias de seguridad de los faxes recibidos Se pueden hacer copias de seguridad en una carpeta de los faxes recibidos en reglas de enrutado concretas. NOTA: el nombre de archivo de cada copia de seguridad de un fax contiene la marca de la hora en la que se entregó el fax. NOTA: GFI FaxMaker no crea duplicados de faxes que coinciden con dos o más reglas de enrutado y que tienen el mismo destino de Copia de seguridad a carpeta. NOTA: esta función requiere que la carpeta de destino pueda gestionar nombres de archivo largos. Los formatos de partición de disco duro que gestionan nombres de archivo largos son NTFS y FAT Configuración: recepción de faxes GFI FaxMaker

83 Captura de pantalla 56: Hacer copias de seguridad de los faxes automáticamente 1. En el cuadro de diálogo de propiedades de la regla de enrutado, seleccione la ficha Copia de seguridad a carpeta. 2. Seleccione Crear copias de seguridad de los faxes en la carpeta de manera automática y especifique la carpeta en la que desea hacer las copias de seguridad de los faxes. 3. Seleccione Crear copias de seguridad de los faxes en este formato y seleccione el formato en el que se van a almacenar los faxes. 4. Haga clic en Aplicar Opciones generales de enrutado Configure las siguientes opciones genéricas de enrutado: Usuarios que reciben todos los faxes entrantes Faxes recibidos que no coinciden con reglas de enrutado Almacenar los faxes entrantes en un recurso compartido de red Usuarios que reciben todos los faxes entrantes Especifique los usuarios que deben recibir todos los faxes entrantes. NOTA: esta función se usa para almacenar todos los faxes entrantes en un almacenamiento de Exchange o en un buzón público. 1. En Configuración de GFI FaxMaker, haga clic con el botón secundario en Enrutamiento y seleccione Propiedades. GFI FaxMaker Configuración: recepción de faxes 75

84 Captura de pantalla 57: Propiedades de enrutado, usuarios que reciben todos los faxes entrantes 2. Seleccione la ficha Recibir todos los faxes. 3. Haga clic en Agregar y especifique el usuario/buzón que debe recibir todos los faxes. 4. Haga clic en OK. Faxes recibidos que no coinciden con reglas de enrutado Los enrutadores predeterminados son los usuarios que reciben los faxes que no se han enrutado a otros usuarios. Para configurarlos: 1. En Configuración de GFI FaxMaker, haga clic con el botón secundario en Enrutamiento y seleccione Propiedades. 76 Configuración: recepción de faxes GFI FaxMaker

85 Captura de pantalla 58: Propiedades de enrutado, especificación de enrutadores de fax predeterminados 2. Seleccione la ficha Usuarios predeterminados. 3. Haga clic en Agregar y especifique el usuario/buzón en el que entregar los faxes no enrutados. 4. Haga clic en OK. Almacenar los faxes entrantes en un recurso compartido de red Los faxes recibidos se pueden almacenar en una carpeta compartida. A continuación se envía un correo electrónico con un vínculo al fax guardado a los enrutadores configurados. Cuando se recibe un fax en una regla de enrutado que usa esta opción, GFI FaxMaker crea una subcarpeta en el recurso compartido de la siguiente manera: <ruta del recurso compartido de red configurado>\yyyy_mm\dd\ Donde:» <ruta del recurso compartido de red configurado>: la carpeta compartida en que se almacenan los faxes recibidos» yyyy: año» mm: mes» dd: día Paso 1: crear un recurso compartido de red Cree una carpeta compartida con:» Acceso total a la cuenta de GFI FaxMaker (las credenciales de usuario se especifican en la instalación) para poder guardar los faxes. GFI FaxMaker Configuración: recepción de faxes 77

86 » Permisos de lectura para todos los usuarios que van a acceder a los faxes de este recurso compartido. NOTA: por motivos de seguridad, sólo los destinatarios de los faxes pueden acceder a los faxes almacenados. Por ejemplo, John Doe es el único que puede acceder a los faxes enrutados a John Doe. Paso 2: configurar GFI FaxMaker Especifique el recurso compartido de red donde las reglas de enrutado con uso compartido de red habilitado guardan los faxes. 1. En Configuración de GFI FaxMaker, haga clic con el botón secundario en Enrutamiento y seleccione Propiedades. Captura de pantalla 59: Configuración de la ruta del recurso compartido de red 2. Seleccione la ficha Recurso compartido de red. 3. Especifique la ruta del recurso compartido de red (por ejemplo, \\MyServer\MyFaxes). NOTA: especifique el recurso compartido de red en formato UNC para que los usuarios puedan acceder a él a través de la red. 4. Haga clic en Aplicar Enrutado a una carpeta pública en Exchange GFI FaxMaker puede enrutar los faxes recibidos a una carpeta pública de Microsoft Exchange, con el fin de que todos los usuarios, o un grupo concreto de ellos, pueda acceder a dichos faxes. 78 Configuración: recepción de faxes GFI FaxMaker

87 Por ejemplo, enrute todos los faxes relacionados con ventas a una carpeta pública dedicada a todas las comunicaciones de ventas y a la que puedan acceder todos los representantes. Para ello: 1. Cree una carpeta pública con correo habilitado en el servidor de correo. NOTA: puede que sea necesario crear y configurar un buzón de usuario dedicado para reenviarle todos los faxes. 2. Configure las opciones de enrutado de GFI FaxMaker: Tabla 38: enrutado de faxes a una carpeta pública ENRUTADO DE FAXES A UNA CARPETA PÚBLICA Faxes que coinciden con una regla de enrutado concreta Enrutar todos los faxes recibidos a una carpeta pública DESCRIPCIÓN Añada la dirección de correo electrónico del buzón (o el buzón de usuario dedicado) de la carpeta pública a las listas de usuarios de las reglas de enrutado. Para obtener más información, consulte el capítulo Informes de transmisión de este manual. Añada la dirección de correo electrónico del buzón (o el buzón de usuario dedicado) de la carpeta pública a la lista Recibir todos los faxes. Para obtener más información, consulte el capítulo Usuarios que reciben todos los faxes entrantes de este manual. 5.3 Impresoras Para imprimir automáticamente los faxes entrantes, primero es preciso configurar las impresoras y los ajustes de impresión. Seguidamente, hay que configurar las opciones de enrutado para que se impriman en determinadas impresoras. NOTA: preconfigure las impresoras que va a añadir en la lista de impresoras del sistema operativo. Para añadir impresoras en GFI FaxMaker: 1. En Configuración de GFI FaxMaker, haga clic con el botón secundario en Configuración avanzada Impresoras y seleccione Nueva. 2. Escriba un nombre para la impresora. GFI FaxMaker Configuración: recepción de faxes 79

88 Captura de pantalla 60: Configuración de impresoras 2. En la ficha General, especifique cómo debe cambiar GFI FaxMaker el tamaño de los faxes entrantes y las impresoras que debe usar para cada tamaño de papel. Tabla 39: propiedades de impresora OPCIÓN Ajuste automático a Configuración de impresora A4 Configuración de impresora carta Configuración de impresora legal 3. Haga clic en OK. DESCRIPCIÓN Opciones de impresión automática Seleccione cómo desea que se ajuste el tamaño de los faxes recibidos. Puede elegir entre:» Tamaño más parecido: cambia el tamaño del fax al más parecido al del contenido recibido.» Sólo A4: cambia el tamaño del papel a A4» Sólo Carta: cambia el tamaño del papel a Carta» Sólo Oficio: cambia el tamaño del papel a Oficio Haga clic en... para seleccionar una impresora para papel de tamaño A4. Haga clic en... para seleccionar una impresora para papel de tamaño Carta. Haga clic en... para seleccionar una impresora para papel de tamaño Oficio. GFI FaxMaker se puede configurar para que nunca cambie el tamaño de los faxes entrantes y, por consiguiente, los imprima en el mismo tamaño en que se reciben. NOTA: los faxes más grandes que el tamaño de papel de la impresora no cabrán, por lo que es posible que algunas zonas no se impriman. 1. En Configuración de GFI FaxMaker, haga clic con el botón secundario en Configuración avanzada Miscelánea y seleccione Propiedades. 80 Configuración: recepción de faxes GFI FaxMaker

89 2. En la ficha General, seleccione Impresión de fuerza 1:1. 3. Haga clic en OK. 5.4 Filtro de faxes no deseados GFI FaxMaker permite la eliminación automática de los faxes recibidos de determinadas ID de fax. Captura de pantalla 61: Opciones de filtro de fax no deseado Para bloquear una ID de fax: 1. En Configuración de GFI FaxMaker, haga clic con el botón secundario en Configuración avanzada Filtro de fax basura y seleccione Propiedades. 2. Configure las opciones siguientes: Tabla 40: opciones de Filtro de fax no deseado OPCIÓN Elimine los faxes recibidos de estas FAX CSID: Elimine los faxes recibidos de máquinas de fax que carezcan de CSID Guarda una copia los faxes basura 3. Haga clic en OK. DESCRIPCIÓN Habilita el filtro de faxes no deseados. Añade los CSID de los remitentes de fax que se bloquean. Elimina los faxes recibidos de remitentes sin CSID. NOTA: use esta opción con precaución, ya que algunos remitentes pueden elegir ocultar el CSID. Almacena todos los faxes no deseados en una carpeta. Use esta opción para revisar los faxes bloqueados antes de eliminarlos (se recomienda). GFI FaxMaker Configuración: recepción de faxes 81

90 5.5 OCR El reconocimiento óptico de caracteres (OCR) convierte los faxes recibidos a texto. Si está deshabilitado, los faxes recibidos se tratan como imágenes. 1. En Configuración de GFI FaxMaker, haga clic con el botón secundario en Configuración avanzada OCR y seleccione Propiedades. Captura de pantalla 62: Propiedades de OCR 2. Configure las opciones siguientes: Tabla 41: propiedades de OCR OPCIÓN Adjuntar texto de resultado OCR debajo del informe de fax Adjuntar un archivo de texto de resultado OCR al informe de fax Máximo de páginas para convertir Idioma favorito Habilitar la corrección y revisión ortográfica 3. Haga clic en OK. DESCRIPCIÓN Inserta el texto del fax en el cuerpo del correo electrónico del informe de transmisión, lo que permite realizar búsquedas en los faxes con la función de búsqueda del cliente de correo electrónico. Almacena el texto del OCR en un archivo de texto y lo adjunta al informe de transmisión. Establezca el número máximo de páginas que se van a convertir a texto. Haga clic en Definir idiomas para seleccionar los idiomas que se van a utilizar durante el análisis del OCR. NOTA: los idiomas disponibles dependen del tipo de licencia. Aumenta la precisión del motor de OCR, ya que realiza una revisión ortográfica del texto. 82 Configuración: recepción de faxes GFI FaxMaker

91 6 SMS GFI FaxMaker también cuenta con una completa puerta de enlace de SMS que permite a los usuarios enviar SMS desde sus estaciones de trabajo. 6.1 Cómo se envían los SMS Método 1: desde Microsoft Outlook Para enviar un SMS desde Microsoft Outlook, envíe un mensaje de correo electrónico a <número>@smsmaker.com. Por ejemplo: @smsmaker.com Escriba el mensaje SMS en el cuerpo del correo electrónico. NOTA: quite la firma del correo electrónico, así como cualquier otro contenido que no sea necesario, del cuerpo del correo electrónico, ya que éste se incluirá en el mensaje SMS. Captura de pantalla 63: Envío de SMS desde el cliente de correo electrónico Método 2: desde la aplicación cliente de GFI FaxMaker Para enviar un SMS, utilice el formulario de mensaje SMS de GFI FaxMaker. El cliente de GFI FaxMaker le permite ahorrarse el número al que enviar los SMS a los usuarios. Al seleccionar un destinatario, GFI FaxMaker obtiene automáticamente el número de móvil del contacto. GFI FaxMaker SMS 83

92 Captura de pantalla 64: Envío de SMS desde el cliente de correo electrónico 6.2 Recepción de SMS GFI FaxMaker enruta los SMS entrantes directamente al buzón del usuario a través de correo electrónico. El correo electrónico contiene detalles de la transmisión del SMS y el propio mensaje SMS. Captura de pantalla 65: SMS recibido visto en el cliente de correo electrónico 84 SMS GFI FaxMaker

93 Para configure las opciones de enrutado de SMS, consulte el capítulo Enrutado de SMS recibidos de este manual. 6.3 Requisitos Use uno de los siguientes tipos de puertas de enlace para SMS: Módem GSM SMS basados en Web Módem GSM Use un módem GSM compatible conectado a la máquina del servidor de fax de GFI FaxMaker. Para obtener la lista más reciente de los teléfonos móviles y dispositivos GSM compatibles, consulte: NOTA: el uso de un módem GSM de SMS permite enviar SMS aunque la conexión de Internet no funcione. También permite recibir mensajes, lo que quizá no sea posible utilizando una puerta de enlace para SMS basados en Web SMS basados en Web Suscríbase a un proveedor compatible de SMS basado en Web:» Use Clickatell, un proveedor de SMS preconfigurado para utilizarse con GFI FaxMaker. Para obtener más información, consulte Use un servicio personalizado que permita enviar mensajes SMS a través de SMTP. 6.4 Configurar ajustes de SMS Configure las opciones de SMS: Ajustes de puerta de enlace SMS Opciones de SMS Usuarios de SMS Enrutado de SMS recibidos Archivado de SMS Archivos de registro de SMS Ajustes de puerta de enlace SMS Configure los ajustes de la puerta de enlace SMS en función del tipo de puerta de enlace elegida. Dispositivo GSM Un proveedor de SMS basados en Web personalizado Servicio basado en Web de Clickatell Dispositivo GSM Configure el servidor SMS para que se comunique directamente con los dispositivos GSM para enviar y recibir mensajes SMS. GFI FaxMaker SMS 85

94 NOTA: para obtener la lista más reciente de los teléfonos móviles y dispositivos GSM compatibles, consulte: GFI FaxMaker se comercializa con dos motores de GSM: Tabla 42: motores de GSM MOTOR GFI SMS server Inbuilt SMS server DESCRIPCIÓN (Se recomienda) Admite caracteres Unicode. Para obtener más información, consulte el capítulo Servidor de SMS de GFI de este manual. El motor no admite caracteres Unicode y requiere la configuración manual de las opciones del dispositivo en GFI FaxMaker. Para obtener más información, consulte el capítulo Servidor de SMS integrado de este manual. Servidor de SMS de GFI 1. En Configuración de GFI FaxMaker, haga clic con el botón secundario en SMS y seleccione Propiedades. 2. En la ficha General, seleccione Habilitar la puerta de enlace SMS. Captura de pantalla 66: Configuración del servidor de SMS integrado simple de GFI 3. Seleccione GFI SMS server y configúrelo: Tabla 43: propiedades del servicio de SMS OPCIÓN Service Centre Number COM port DESCRIPCIÓN El número de central de servicio (SMSC) que brinda el proveedor de la red GSM o de la tarjeta SIM. Escriba el número del puerto de comunicaciones (COM) al que está conectado el dispositivo GSM. Escriba un único valor numérico entre el 1 y el 32. Por ejemplo, si el dispositivo GSM está conectado al puerto COM 1, escriba SMS GFI FaxMaker

95 OPCIÓN Baud Rate Initialization String DESCRIPCIÓN Escriba la velocidad en bits por segundo (bps) en la que el PC y el dispositivo GSM se comunican entre sí. Consulte al fabricante del dispositivo cuál es la mejor velocidad en baudios que puede utilizarse con el dispositivo. (Opcional) La cadena de inicialización que se usa al inicializar el dispositivo GSM. Si está vacío, GFI FaxMaker usa AT&F como cadena de inicialización predeterminada. 4. (Opcional) Haga clic en Enviar prueba para comprobar la configuración mediante el envío de un mensaje de prueba. Escriba el número al que va a enviar el SMS y personalice el texto. Haga clic en OK para enviar el mensaje de prueba. Verifique que el destinatario de la prueba recibe el SMS. 5. Haga clic en OK. Servidor de SMS integrado 1. En Configuración de GFI FaxMaker, haga clic con el botón secundario en SMS y seleccione Propiedades. 2. En la ficha General, seleccione Habilitar la puerta de enlace SMS. Captura de pantalla 67: Servidor de SMS integrado 3. Seleccione Inbuilt SMS server. 4. Haga clic en Configurar el servidor de SMS... para configurar el motor. NOTA: si los dispositivos móviles ya están configurados, diríjase al paso Seleccione el puerto de comunicaciones (COM) al que está conectado el dispositivo GSM y haga clic en OK. GFI FaxMaker SMS 87

96 Captura de pantalla 68: Propiedades generales del teléfono móvil GSM 6. En la ficha General configure: Tabla 44: propiedades del teléfono móvil GSM OPCIÓN Modelo de móvil Número de central de servicio de SMS Número propio Código de país DESCRIPCIÓN Seleccione el dispositivo móvil en la lista. NOTA: si el dispositivo no está en la lista, seleccione Móvil genérico (conjunto de comandos AT+C) Escriba el número de central de servicio (SMSC) que brinda el proveedor de la red GSM o de la tarjeta SIM. Escriba el número de dispositivo. Escriba el número del código local del país. 88 SMS GFI FaxMaker

97 Captura de pantalla 69: Propiedades avanzadas del teléfono móvil GSM 7. En la ficha Configuración avanzada, configure: Tabla 45: propiedades avanzadas del servidor de SMS integrado OPCIÓN Cadena de inicialización Velocidad en baudios Bits de datos Paridad Detener bits 8. Haga clic en OK. DESCRIPCIÓN Cadena de inicialización que se utiliza al inicializar la comunicación con el dispositivo GSM. Seleccione la velocidad en bits por segundo (bps) en la que el PC y el dispositivo GSM se comunican entre sí. Consulte al fabricante del dispositivo cuál es la mejor velocidad en baudios que puede utilizarse con el dispositivo. Seleccione el número de bits de datos del dispositivo que va a usar para cada carácter (en la mayoría de los casos 7 u 8). Seleccione el valor de paridad del dispositivo, se usa para la comprobación de errores. Seleccione el valor de Bits de parada del dispositivo, se usa para determinar el número de unidades de tiempo entre los caracteres transmitidos. GFI FaxMaker SMS 89

98 Captura de pantalla 70: Lista de dispositivos SMS integrados 9. En el nodo Dispositivos GSM, utilice las opciones Agregar, Editar o Quitar para añadir, editar o quitar dispositivos móviles. Captura de pantalla 71: Opciones del servidor SMS incorporado 90 SMS GFI FaxMaker

99 10. En la ficha Opciones, configure: Tabla 46: opciones del servidor SMS incorporado OPCIÓN Enviar mensajes SMS salientes Recibir mensajes SMS entrantes Intervalo de sondeo en segundos Haga clic en OK. DESCRIPCIÓN Permite el envío de mensajes SMS. Habilite esta opción para recibir mensajes SMS. Si está deshabilitada, los SMS recibidos permanecerán en el dispositivo móvil. Configure el intervalo, en segundos, en que se comprueba si hay mensajes entrantes. 11. (Opcional) Haga clic en Enviar prueba para enviar un mensaje de prueba. Escriba el número al que va a enviar el SMS y personalice el texto. Haga clic en OK para enviar el mensaje de prueba. Verifique que el destinatario de la prueba recibe el SMS. 12. Haga clic en OK. Un proveedor de SMS basados en Web personalizado Configure los siguientes ajustes de la puerta de enlace de SMS cuando use un servicio de SMS basados en Web que permite enviar SMS a través de SMTP: 1. En Configuración de GFI FaxMaker, haga clic con el botón secundario en SMS y seleccione Propiedades. 2. En la ficha General, seleccione Habilitar la puerta de enlace SMS. Captura de pantalla 72: Configuración de un proveedor de servicios SMS 3. Configure las opciones siguientes: Tabla 47: propiedades del servicio de SMS OPCIÓN SMTP server DESCRIPCIÓN Especifique su propio servidor de correo o el servidor de correo del proveedor de servicios. GFI FaxMaker SMS 91

100 OPCIÓN SMTP port From To CC Subject Body line 1 - X 4. Haga clic en OK. DESCRIPCIÓN Especifique el número del puerto SMTP. Especifique la dirección de correo electrónico Especifique a qué dirección de correo electrónico se envían los SMS. NOTA: si el proveedor requiere que el número SMS se introduzca en la dirección Para, use el campo [smsnumber] para sustituir el número del destinatario. GFI FaxMaker sustituye automáticamente este campo por el número del destinatario. Por ejemplo, [smsnumber]@providerdomain.com. (Opcional) Especifique si va a enviar una copia del mensaje a otra dirección de correo electrónico. (Opcional) Especifique el asunto del correo electrónico. NOTA: Si el proveedor requiere que el número SMS se introduzca en el asunto, incluya el campo [smsnumber]. GFI FaxMaker sustituye automáticamente este campo por el número del destinatario. Escriba el texto que se muestra en cada una de las líneas del cuerpo del correo electrónico, como requiere el proveedor. Campos que se pueden utilizar:» [smsnumber]: se sustituye por el número de móvil del destinatario» [smstext]:se sustituye por el texto del SMS que se va a mandar. Servicio basado en Web de Clickatell Cuando se usa el servicio de Clickatell, se preconfiguran automáticamente varios ajustes. NOTA: Cuando utilice el servicio de SMS de Clickatell, asegúrese de que los usuarios siempre incluyen el código de país de los destinatarios. Configure las opciones siguientes: 1. En Configuración de GFI FaxMaker, haga clic con el botón secundario en SMS y seleccione Propiedades. 2. En la ficha General, seleccione Habilitar la puerta de enlace SMS. 92 SMS GFI FaxMaker

101 Captura de pantalla 73: Configuración del servicio de Clickatell 3. Seleccione Servicio Web2SMS de Clickatell y configure las siguientes opciones: Tabla 48: propiedades del servicio de SMS de Clickatell OPCIÓN API Identifier From User name Password 4. Haga clic en OK. DESCRIPCIÓN Opciones de SMS Configure los ajustes de envío de SMS: Valor que asigna Clickatell al registrarse en el servicio. (Opcional) Especifique el valor del remitente de un mensaje SMS, por ejemplo MiEmpresa. Valor que Clickatell asigna al registrarse en el servicio. Valor que asigna Clickatell al registrarse en el servicio. 1. En Configuración de GFI FaxMaker, haga clic con el botón secundario en SMS y seleccione Propiedades. GFI FaxMaker SMS 93

102 Captura de pantalla 74: Opciones de SMS 2. En la ficha Opciones de SMS, configure: Tabla 49: opciones de SMS OPCIÓN Enviar múltiples mensajes SMS si la longitud del texto es mayor que la de un mensaje SMS ensándar Adjuntar información de usuario a los mensajes SMS salientes Detectar y quitar la firma personal. Mensaje SMS truncado en la primera línea en blanco. Habilitar enrutamiento automático para los mensajes entrantes. El Sistema aprende de los mensajes salientes 3. Haga clic en OK. DESCRIPCIÓN Seleccione esta opción para dividir los mensajes cuya longitud supere la permitida en varios mensajes SMS. Especifique el número máximo de mensajes SMS permitidos. NOTA: cada mensaje corto tiene una longitud máxima de 160 caracteres cuando se utilizan caracteres latinos o 70 caracteres cuando se usan caracteres no latinos, por ejemplo, árabes y chinos. Agregue uno de los siguientes campos de información del remitente antes o después del mensaje SMS:» Nombre para mostrar» Nombre» Apellidos» Empresa» Departamento Seleccione esta opción para enviar automáticamente el texto antes de la primera línea en blanco, lo que garantiza que las firmas de los correos electrónicos no se envían como parte de un SMS. Los SMS recibidos se enrutan automáticamente al usuario que envió los SMS a dicho número. Por ejemplo, Joe Bloggs envía un SMS al número Cuando el número responde, el SMS se enruta automáticamente a Joe Bloggs. NOTA: si varios usuarios envían un SMS al mismo número, GFI FaxMaker enruta las respuestas al último remitente. Sin embargo, las respuestas se enrutan siempre a todos los usuarios que habían enviado un SMS al mismo número en las 5 horas previas. 94 SMS GFI FaxMaker

103 6.4.3 Usuarios de SMS Para especificar la lista de usuarios con permiso para enviar SMS: Captura de pantalla 75: Configuración de usuarios de SMS 1. En Configuración de GFI FaxMaker, haga clic con el botón secundario en SMS Usuarios de SMS y seleccione Nuevo usuario SMS. 2. Seleccione los usuarios que se van a agregar:» Active Directory: agregue los usuarios o grupos desde el cuadro de diálogo Usuario de Active Directory.» Sin Active Directory: Seleccione los usuarios que tienen permiso para enviar SMS en la lista Usuarios con licencia. 3. Haga clic en OK Enrutado de SMS recibidos Configure la forma en que GFI FaxMaker enruta los SMS recibidos. NOTA: GFI FaxMaker puede enrutar automáticamente los SMS recibidos al usuario que envió el SMS originalmente. Para habilitar esta opción, seleccione Habilitar enrutamiento automático para los mensajes entrantes. El Sistema aprende de los mensajes salientes en Opciones de SMS. Para obtener más información, consulte el capítulo Opciones de SMS de este manual. 1. En Configuración de GFI FaxMaker, haga clic con el botón secundario en SMS Enrutado SMS y seleccione Propiedades. GFI FaxMaker SMS 95

104 Captura de pantalla 76: Propiedades de enrutado SMS 2. Configure las opciones siguientes: Tabla 50: fichas de Propiedades de enrutado de SMS FICHA Enrutadores SMS predeterminados DESCRIPCIÓN Usuarios a los que GFI FaxMaker enruta todos los SMS que no tienen usuarios asociados. Recibir todos los mensajes SMS Usuarios a los que se enrutan todos los mensajes SMS. 3. Haga clic en OK Archivado de SMS Si el archivado en base de datos está habilitado, todos los mensajes SMS entrantes y salientes se archivan en la misma base de datos. Para obtener más información, consulte el capítulo Archivo de faxes de este manual Archivos de registro de SMS GFI FaxMaker registra toda la actividad de los SMS entrantes y salientes en dos archivos siguientes que se encuentran en la carpeta de instalación de GFI FaxMaker: Tabla 51: archivos de registro de SMS ARCHIVO DE REGISTRO sms_sent.log DESCRIPCIÓN Contiene un registro de los SMS enviados en el siguiente formato: Fecha,Hora,Remitente,Destinatario,Estado,Mensaje,Detalles Por ejemplo: «7/6/2011»,»8:23:38AM»,»jsmith@masterdomain.com»,»123126»,»Correcto»»,Éste es un SMS de prueba enviado desde GFI FaxMaker - John Smith","Correcto. SMS enviado a destinatario. sms_recv.log Contiene un registro de los SMS recibidos en el siguiente formato: 96 SMS GFI FaxMaker

105 ARCHIVO DE REGISTRO DESCRIPCIÓN Fecha,Hora,Remitente,Destinatario,Estado,Mensaje,Detalles Por ejemplo: ","Éste es un SMS de prueba enviado desde GFI FaxMaker»,»Correcto. SMS recibido." GFI FaxMaker SMS 97

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107 7 Cómo instalar el cliente de GFI FaxMaker El cliente de GFI FaxMaker se usa para enviar faxes y SMS. Esta aplicación permite obtener una vista previa de los mensajes de fax en formato.fax (a menos que GFI FaxMaker esté configurado para convertir faxes a otros formatos) y administrar los detalles de los contactos desde una ubicación central. Para enviar faxes nuevos desde el cliente de GFI FaxMaker, use:» Formulario de fax nuevo de GFI FaxMaker: use un formulario de GFI FaxMaker dedicado para enviar faxes. Se recomienda para aquellos usuarios que no tengan Microsoft Outlook. Para enviar SMS, utilice el formulario de mensajes SMS de GFI FaxMaker. o» Formulario de mensaje nuevo de Outlook: al imprimir contenido en el controlador de impresora de GFI FaxMaker, la aplicación cliente de GFI FaxMaker convierte automáticamente el contenido al formato de fax y adjunta el fax a un correo electrónico de Microsoft Outlook nuevo. No es necesario instalar otro software en el servidor de GFI FaxMaker para realizar la conversión al formato de fax. Envíe un correo electrónico a *@faxmaker.com, *@smsmaker.com, Fax:* y SMS:*, donde * es el número de fax/sms del destinatario. Para obtener más información sobre cómo utilizar el software de cliente GFI FaxMaker, consulte el manual de usuario del cliente de FaxMaker, que se encuentra disponible en: En este capítulo se describe cómo instalar el cliente de GFI FaxMaker en los equipos de los usuarios. 7.1 Requisitos del sistema Sistemas operativos compatibles» Windows 7» Windows Vista» Windows XP» Windows Small Business Server 2003» Windows Server 2008: ediciones Standard o Enterprise» Windows Server 2003: ediciones Standard o Enterprise» Windows 2000 con el Service Pack 3, o una versión posterior, instalado. 7.2 Procedimiento de instalación Notas importantes 1. Descargue la última versión del cliente de GFI FaxMaker de: 2. Compruebe que el equipo en el que va a instalar GFI FaxMaker cumple con los requisitos del sistema especificados en este mismo capítulo. 3. Asegúrese de haber iniciado sesión como administrador o de utilizar una cuenta con privilegios de administrador. 4. Guarde los trabajos pendientes y cierre todas las aplicaciones del equipo. GFI FaxMaker Cómo instalar el cliente de GFI FaxMaker 99

108 Instalación 1. Ejecute el archivo de instalación en el equipo cliente. 2. Seleccione el idioma y haga clic en OK. 3. Haga clic en Siguiente en la pantalla de bienvenida. Captura de pantalla 77: Elección de formulario de mensajes 4. Seleccione el tipo de formulario de mensajes que va a instalar: Tabla 52: instalación de cliente, opciones de formularios de mensajes FORMULARIO DE MENSAJES Usar formulario Fax nuevo de FaxMaker Usar formulario Mensaje nuevo de Outlook Usar Outlook, pero instalar también el formulario Fax nuevo de FaxMaker Usar la libreta de direcciones de Outlook con el formulario Fax nuevo de FaxMaker Haga clic en Siguiente. DESCRIPCIÓN Envíe faxes a través del formulario Fax nuevo de GFI FaxMaker Envíe faxes a través de Microsoft Outlook utilizando el formulario Mensaje nuevo de Outlook Esta opción requiere que Microsoft Outlook esté instalado localmente y un servidor de correo con Microsoft Exchange 2000, o una versión superior. Instale tanto el formulario de mensajes de fax de GFI FaxMaker como el formulario Mensaje nuevo de Outlook. El formulario Mensaje nuevo de Outlook requiere que Microsoft Outlook esté instalado localmente y un servidor de correo con Microsoft Exchange 2000, o una versión superior. Importe la lista de contactos de Microsoft Outlook en el formulario Fax nuevo de GFI FaxMaker. Para usar esta opción, se requiere que Microsoft Outlook sea el cliente de correo predeterminado. NOTA: si no va a instalar el formulario Fax nuevo de GFI FaxMaker, diríjase al paso Cómo instalar el cliente de GFI FaxMaker GFI FaxMaker

109 Captura de pantalla 78: Cómo especificar un servidor de correo 5. Al instalar el formulario Fax nuevo de GFI FaxMaker, configure los detalles del servidor de correo. Tabla 53: ajustes del servidor de correo FORMULARIO DE MENSAJES Exchange 2010/2007/2003/2000/5.5 Servidor de correo de Lotus Notes o SMTP/POP3 Servidor de correo de ISP o SMTP/POP3 Mi servidor de correo requiere autenticación. Haga clic en Siguiente. DESCRIPCIÓN Selecciónelo al conectar con el servidor de correo de Microsoft Exchange. Escriba el nombre o la dirección IP del servidor de correo en Nombre del servidor de correo. Selecciónela si se va a conectar a un servidor de correo de Lotus Notes o SMTP/POP3. Escriba:» Nombre del servidor de correo: el nombre o la dirección IP del servidor de correo.» Buzón de fax: el nombre del buzón dedicado de GFI FaxMaker. Seleccione esta opción si el servidor de correo está configurado para reenviar faxes a GFI FaxMaker. Escriba el nombre o la dirección IP del servidor de correo en Nombre del servidor de correo. Seleccione esta opción si el servidor de correo requiere autenticación al enviar correo. NOTA: si el servidor de correo no requiere autenticación, diríjase al paso 7. GFI FaxMaker Cómo instalar el cliente de GFI FaxMaker 101

110 Captura de pantalla 79: Autenticación de servidor de correo 6. Si el servidor de correo requiere autenticación, configure las siguientes opciones: Tabla 54: opciones de Autenticación SMTP OPCIÓN Usar SSL Usar autenticación SMTP Haga clic en Siguiente. DESCRIPCIÓN Indica a GFI FaxMaker que se conecte y se comunique con el servidor de correo utilizando SSL. Indica a GFI FaxMaker que se conecte con el servidor de correo utilizando las credenciales de un usuario concreto. Introduzca las credenciales en los cuadros de texto Cuenta y contraseña. Seleccione Iniciar sesión utilizando Autenticación de contraseña segura si lo requiere el servidor de correo. 7. Haga clic en Siguiente para continuar con la instalación de GFI FaxMaker en la carpeta predeterminada o en Examinar para seleccionar una ruta de instalación nueva. 8. Haga clic en Siguiente para comenzar la instalación. NOTA: si se muestra una advertencia del controlador de la impresora, haga clic en Opción para instalarlo de todos modos. 9. Haga clic en Finalizar cuando la instalación esté completa. NOTA: Si el formulario de mensajes de fax de GFI FaxMaker no puede obtener la dirección de correo electrónico del usuario de Active Directory, escríbala manualmente en la dirección de correo electrónico del usuario. 7.3 Instalación desatendida El cliente de GFI FaxMaker también se puede instalar de forma desatendida. 1. Use una herramienta de compresión (como Winrar) para extraer el programa de instalación del cliente de GFI FaxMaker. NOTA: asegúrese de extraer la versión apropiada, 32 ó 64 bits, del programa de instalación. 2. En la lista de archivos extraídos, mueva faxclient.msi al equipo cliente. 102 Cómo instalar el cliente de GFI FaxMaker GFI FaxMaker

111 3. Abra el símbolo del sistema y cambie el directorio a la ubicación de faxclient.msi. 4. Escriba el siguiente comando: msiexec /i "faxclient.msi" seguido de los parámetros requeridos, como se indica a continuación: Tabla 55: parámetros de instalación desatendida del cliente ACCIÓN Instalar el controlador de impresora silenciosamente. DESCRIPCIÓN Use el parámetro SILENTPRINTERDRIVER=1 Especificar el formulario de mensajes que se va a usar cuando el usuario imprime en la impresora de GFI FaxMaker. Especificar los detalles del servidor de correo. Especificar tipo de servidor de correo Use uno de los siguientes parámetros:» USEOUTLOOKFORM=0: (o sin especificar este parámetro) usar el método del formulario Fax nuevo de GFI FaxMaker.» USEOUTLOOKFORM=1: usar el método del formulario Mensaje nuevo de Outlook.» USEOUTLOOKFORM=2: usar el método del formulario Mensaje nuevo de Outlook, pero también instalar el formulario Fax nuevo de GFI FaxMaker. Escriba los parámetros en función del tipo de entorno de correo:» Servidor de Microsoft Exchange Use el parámetro: MAILSERVER=mailserver Sustituya mailserver por el nombre o la dirección IP del servidor de Microsoft Exchange» Lotus Notes/Dominio u otros servidores de correo SMTP/POP3 Use los parámetros: MAILSERVER=mailserver FAXMAILBOX= address Sustituya mailserver por el nombre o la dirección IP del servidor de Microsoft Exchange Sustituya address por la dirección de correo electrónico del buzón POP3 del que GFI FaxMaker recupera los mensajes de correo electrónico.» Enrutar faxes/sms directamente al servidor de GFI FaxMaker (por ejemplo, cuando se usa un servidor de correo alojado en un ISP) Use el parámetro: FAXSERVER=faxserver Sustituya faxserver por el nombre o la dirección IP del servidor de GFI FaxMaker. Introduzca el parámetro DETAILSTYPE=value. Sustituya value por el tipo de servidor de correo:» DETAILSTYPE=1: servidor de Microsoft Exchange» DETAILSTYPE=2: Lotus Notes/Dominio o servidor de correo SMTP/POP3» DETAILSTYPE=3: ISP o servidor de correo SMTP/POP3 GFI FaxMaker Cómo instalar el cliente de GFI FaxMaker 103

112 ACCIÓN Detalles de autenticación del servidor de correo Idioma de la aplicación cliente de GFI FaxMaker. DESCRIPCIÓN Si el servidor de correo requiere autenticación, use el siguiente parámetro: MAILAUTHENTICATION=1 Añada los siguientes parámetros cuando sea necesario:» USESSL=1: Conecte y comuníquese con el servidor de correo utilizando SSL.» USEAUTH=1: Habilita la autenticación SMTP. Cuando se usa esta opción, añada los parámetros username y password.» SMTPACCOUNT=username: Sustituya username por el nombre de cuenta que se va a usar para acceder al servidor de correo.» SMTPACCOUNT=password: Sustituya password por la contraseña de la cuenta que se va a usar para acceder al servidor de correo.» USESPA=1: Inicie sesión en el servidor de correo utilizando Autenticación de contraseña segura. Use el parámetro LANGUAGE=language Sustituya language por uno de los idiomas que admite el cliente: arabic czech german hungarian italian polish russian spanish turkish Por ejemplo: Por ejemplo, LANGUAGE=german. msiexec /i "faxclient.msi" SILENTPRINTERDRIVER=1 MAILSERVER=mailsrv FAXMAILBOX=buzónfax@midominio.com DETAILSTYPE=2 MAILAUTHENTICATION=1 USESSL=1 USEAUTH=1 SMTPACCOUNT=nombre de usuario SMTPPASSWORD=contraseña 7.4 Uso del cliente de GFI FaxMaker Para obtener más información sobre cómo utilizar el cliente de GFI FaxMaker, descargue el manual de usuario de: Cómo instalar el cliente de GFI FaxMaker GFI FaxMaker

113 8 Cómo desinstalar GFI FaxMaker En este capítulo se describe cómo desinstalar GFI FaxMaker en todos los sistemas operativos compatibles. NOTA: todas las configuraciones realizadas en otros equipos, como enviar y recibir conectores en el servidor de correo, no se quitan. 1. Salga de GFI FaxMaker. 2. En Panel de control seleccione:» Agregar o quitar programas: Windows Server 2000/2003 y Windows SBS 2003.» Programas y características: Windows Server 2008 y Windows SBS 2008/ En la lista de software instalado, seleccione GFI FaxMaker 2011 y haga clic en Quitar o en Desinstalar. 4. Siga la instrucciones en pantalla. GFI FaxMaker Cómo desinstalar GFI FaxMaker 105

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115 9 Glosario TÉRMINO Active Directory AD Administrador del sistema de Microsoft Exchange Administradores de fax Capa de sockets seguros Carátula Carpeta pública Cliente de GFI FaxMaker Conector de Exchange Conector SMTP CSID Descargador de POP3 DTMF Enrutado de faxes Enrutadores predeterminados Fax no deseado Fax sobre Protocolo de Internet FoIP Identificación de suscriptor llamado Informe de transmisión Línea de fax MSN NetPrintQueue2FAX Número de abonado múltiple OCR DEFINICIÓN Tecnología que proporciona diversos servicios de red, entre los que se incluyen los servicios de directorio de tipo LDAP. Véase Active Directory Consola MMC especializada que permite administrar una organización de Microsoft Exchange Server. Usuarios que supervisan y administran el servidor de fax. También reciben notificación por correo electrónico cuando se producen condiciones críticas. Protocolo que asegura una comunicación integral y segura entre redes. Página que contiene la información adjunta y que se envía como primera página del fax. Esta página se puede personalizar y puede contener el logotipo y los colores de la empresa, información del remitente y destinatario, detalles del fax, etc. Carpeta común de Microsoft Exchange que permite a los usuarios compartir información. Aplicación instalada en los equipos de clientes que se usan para enviar faxes y SMS. Función de Microsoft Exchange que reenvía los correos electrónicos enviados o recibidos a un servidor o dominio concreto. Proceso de GFI FaxMaker que se conecta al servidor de correo y actualiza los mensajes de correo electrónico y carga los mensajes de correo electrónico para transmitirlos a los usuarios internos. Véase Identificación de suscriptor llamado Función de GFI FaxMaker que recupera faxes y SMS de buzones de POP3 para su transmisión. Véase Señales multifrecuencia de doble tono Los métodos que usa GFI FaxMaker para determinar cómo enrutar faxes a destinatarios internos. Sistema que enruta los faxes que no ajustan las reglas de enrutamiento con una lista de usuarios. Faxes entrantes no deseados que no se deben entregar a los usuarios. Transmisión de faxes a través de Internet, en lugar de a través de la línea telefónica. Véase Fax sobre Protocolo de Internet Cadena de identificación que transmite el dispositivo de fax del destinatario al remitente durante las transmisiones de fax. Mensaje de correo electrónico enviado por GFI FaxMaker a los usuarios internos que contiene información acerca de los faxes/sms enviados y recibidos. Línea telefónica física o línea basada en software (FoIP), conectada a un dispositivo de fax (módem o RDSI/tarjeta de fax). Véase Número de abonado múltiple Controlador de impresora de GFI FaxMaker instalado en equipos clientes y usado para enviar faxes. Al imprimir con este controlador, envía el contenido a GFI FaxMaker para su transmisión. GFI FaxMaker determina los datos del destinatario del fax desde dentro del contenido impreso. Servicio que proporciona la empresa telefónica que permite usar varios números de teléfono en una sola línea telefónica. Véase Reconocimiento óptico de caracteres GFI FaxMaker Glosario 107

116 TÉRMINO DEFINICIÓN POP3 Véase Protocolo de oficina de correos 3 Protocolo de oficina de correos 3 Protocolo simple de transferencia de correo Reconocimiento óptico de caracteres Señales multifrecuencia de doble tono Servidor de GFI FaxMaker SMTP SSL Protocolo que utilizan clientes de correo electrónico local para recuperar mensajes de correo electrónico de los buzones a través de una conexión TCP/IP. Estándar de Internet que se usa para la transmisión de correo electrónico a través de redes IP. El proceso de convertir a texto los faxes recibidos. Tono que genera el dispositivo de teléfono (o de fax) al marcar. Se usa para establecer la comunicación con el proveedor de la línea telefónica. El equipo en el que GFI FaxMaker está instalado. Véase Protocolo simple de transferencia de correo Véase Capa de sockets seguros 108 Glosario GFI FaxMaker

117 10 Solución de problemas 10.1 Introducción En este capítulo se explica cómo solucionar los problemas que pueda encontrar durante el uso y la configuración de GFI FaxMaker. Las principales fuentes de información disponibles para solucionar estos problemas son:» Este manual (la mayoría de los problemas se pueden solucionar con la información que encontrará en él).» Artículos de la Base de conocimientos de GFI» Foro en la red» Poniéndose en contacto con el Centro de soporte de GFI 10.2 Opciones de resolución de problemas En esta sección se describen las opciones disponibles en GFI FaxMaker que ayudan a resolver problemas: Opciones de rendimiento Modo de depuración Opciones de rendimiento Configure las opciones siguientes que pueden ayudar a mejorar el rendimiento. En Configuración de GFI FaxMaker, haga clic con el botón secundario en Configuración avanzada Miscelánea y seleccione Propiedades. Configure: Tabla 56: opciones de Rendimiento OPCIÓN Permitir marcar el mismo número DESCRIPCIÓN Permite el envío de varios faxes simultáneamente al mismo número. Si la opción está deshabilitada, GFI FaxMaker no permite enviar faxes al mismo destinatario, ya que las llamadas se pueden rechazar debido al tono de ocupado. No almacenar usuarios en inicio Deshabilitar el procesamiento por lotes Deshabilita el almacenamiento de usuarios en la caché para agilizar el tiempo de inicio. Selecciónela en entornos grandes (2000 usuarios con licencia, o más). Habilítela si utiliza una tarjeta de fax inteligente para agilizar el proceso de envío de faxes Modo de depuración Al activar el modo de depuración, GFI FaxMaker crea archivos de registro con más detalles en la carpeta logs del directorio de instalación. Para habilitar esta opción, en Configuración de GFI FaxMaker, desplácese a Configuración avanzada Miscelánea y seleccione Propiedades. Seleccione la opción Habilitar modo de depuración Problemas comunes Fallo en la prueba de Pierta de enlace de 2FAX La configuración de 2FaxGateway especifica la forma en que GFI FaxMaker se comunica con el servidor de correo para enviar y recibir faxes. En el asistente de configuración o en el cuadro de diálogo 2FaxGateway, haga clic en Probar para GFI FaxMaker Solución de problemas 109

118 garantizar la comunicación correcta entre los dos servidores. Si falla, consulte la tabla inferior, donde encontrará las causas más habituales y sus soluciones: Tabla 57: solución de problemas: 2FaxGateway ERROR CDO Error de transporte en la conexión al servidor El servidor rechazó una o varias direcciones de destinatarios. Respuesta del servidor: No se puede retransmitir para <dirección de correo electrónico> El servidor rechazó la dirección del remitente. Respuesta del servidor: El cliente no fue autenticado. El mensaje no se pudo enviar al servidor SMTP. El código de error de transporte era 0x La respuesta del servidor no estaba disponible POSIBLES SOLUCIONES Problemas que surgen al enviar faxes Tabla 58: solución de problemas: envío de faxes PROBLEMA El remitente recibe el siguiente error: 1701: Se ha superado el tiempo de espera para la conversión del documento. El remitente recibe el siguiente error: 1706: Se ha superado el tiempo de espera para la conversión del documento. POSIBLES SOLUCIONES No se pudo establecer la conexión con el servidor de correo. Confirme la siguiente configuración:» Dirección IP del servidor de correo.» Configuración de SSL.» Compruebe si el cortafuegos está bloqueando la conexión entre GFI FaxMaker y el servidor de correo. Se estableció la conexión con el servidor de correo, pero éste rechazó el dominio de las direcciones de los destinatarios. Se suele producir porque no está permitido realizar la retransmisión desde el servidor de GFI FaxMaker. Configure el servidor SMTP para aceptar la retransmisión desde la dirección IP del equipo de GFI FaxMaker o permita la retransmisión tan sólo para el dominio de correo electrónico interno. GFI FaxMaker puede conectar con el servidor de correo, pero faltan los datos de autenticación del usuario. Seleccione Usar autenticación SMTP y escriba las credenciales. GFI FaxMaker puede conectar con el servidor de correo, pero los datos de autenticación del usuario no son válidos. Compruebe las credenciales. Este problema puede aparecer por distintos motivos. Para determinar la causa y la solución aplicable, consulte: Causa Este problema suele surgir cuando no hay aplicaciones asociadas con la extensión del archivo que se va a enviar por fax. Posible solución En el servidor de GFI FaxMaker, asegúrese de que el formato de archivo enviado en el fax se puede imprimir. En el Explorador de Windows, haga clic con el botón secundario en un archivo similar (la misma extensión) y asegúrese de que la opción Imprimir está disponible. Si la impresión no está disponible, instale una aplicación que pueda abrir e imprimir dicha extensión. Por ejemplo, instale un lector de texto de código abierto (como OpenOffice) para abrir e imprimir archivos ODT. 110 Solución de problemas GFI FaxMaker

119 PROBLEMA GFI FaxMaker devuelve el error Error en la llamada 46 al enviar el fax. POSIBLES SOLUCIONES Posible causa 1 El dispositivo de fax está detrás de una centralita telefónica que no acepta el ID de fax local al realizar llamadas salientes. Solución En la configuración de GFI FaxMaker, elimine el ID de fax local. Para ello, haga clic con el botón secundario en Líneas/dispositivos y seleccione Propiedades. Abra las propiedades de la línea que está detrás de la centralita telefónica y en la ficha Opciones de línea, quite el valor de ID de fax local. Problemas al convertir archivos de Microsoft Office. Posible causa 2 Controladores antiguos del servidor Diva de Dialogic (Eicon) Solución Descargue e instale los controladores más recientes del servidor Diva de Dialogic (Eicon) del sitio web de Dialogic. Compruebe lo siguiente:» Verifique que Microsoft Office 97, o cualquier versión posterior, están instalados en el servidor de GFI FaxMaker. Para convertir archivos con formato Office Open XML, como archivos DOCX y XLSX, se requiere Microsoft Office 2007, o una versión superior.» Asegúrese de que Microsoft Office se ha instalado utilizando la misma cuenta que han empleado los servicios del servidor de fax de GFI FaxMaker.» Confirme que la cuenta usada para instalar GFI FaxMaker y Microsoft Office tiene derechos de administrador.» Ejecute todas las aplicaciones de Microsoft Office, como Microsoft Word y Excel, para borrar los mensajes que aparecen la primera vez que se ejecutan las aplicaciones.» Asegúrese de que el controlador de impresora de GFI FaxMaker está configurado como la impresora predeterminada de la máquina.» Reinicie el equipo con GFI FaxMaker para asegurarse de que los cambios surten efecto Problemas que surgen al recibir faxes Tabla 59: solución de problemas: recepción de faxes PROBLEMA GFI FaxMaker no responde a las llamadas de un número de fax concreto. POSIBLES SOLUCIONES Causa Este problema suele surgir cuando los números MSN no se especifican correctamente. Posible solución Configure los números MSN a los que GFI FaxMaker debe responder desde las propiedades del dispositivo. Para determinar los números MSN a los que se responde: 1. Envíe un fax a GFI FaxMaker, marcando el número al que desea que GFI FaxMaker conteste. 2. En el nodo Servidor de fax de Monitor de GFI FaxMaker, tome nota del número que se muestra. 3. Escriba este número MSN en la lista de números MSN de las propiedades del dispositivo. Haga clic en OK y reinicie el servicio Servidor de fax GFI FaxMaker. NOTA: para responder a todo un rango de números (por ejemplo, si se usa el enrutamiento DID), escriba el número inicial del intervalo de números. Por ejemplo, para responder a todos los números desde el al , escriba GFI FaxMaker Solución de problemas 111

120 SMS Tabla 60: solución de problemas: SMS PROBLEMA GFI FaxMaker no puede enviar SMS a través de dispositivos GSM. POSIBLES SOLUCIONES Compruebe lo siguiente:» GFI FaxMaker no está configurado para usar el puerto COM como módem fax.» El módem GSM no está instalado como módem en el panel de control. Otras aplicaciones, como RAS o Microsoft Fax, pueden intentar tomar el control del módem.» Pruebe la tarjeta SIM con un teléfono móvil. Compruebe el funcionamiento, comprobando entre otras cosas que hay recepción, no se ha definido el número de pin y hay suficientes créditos para enviar SMS. Si no se encuentran problemas, realice otras comprobaciones en el dispositivo GSM. Consulte: Base de conocimientos GFI mantiene un exhaustivo repositorio de su Base de conocimientos, que incluye respuestas a los problemas de instalación más habituales. Si la información de esta manual no soluciona los problemas de instalación, consulte la Base de conocimientos. La Base de conocimientos siempre tiene la lista actualizada de las principales preguntas y revisiones de soporte técnico. Para acceder a la Base de conocimientos, diríjase a: Foro en la red El soporte técnico de usuario a usuario está disponible a través del foro en la red de GFI. Para acceder al foro en la red, diríjase a: Solicitar soporte técnico Si ninguno de los recursos especificados anteriormente le permite solucionar los problemas, póngase en contacto con el equipo de soporte técnico de GFI rellenando un formulario de solicitud de soporte técnico en línea, o bien de forma telefónica. En línea: Teléfono: Cumplimente el formulario de solicitud de soporte técnico y siga las instrucciones de esta página para enviar dicha solicitud: Para obtener el número de teléfono correcto del centro de soporte técnico de su zona, visite: Antes de ponerse en contacto con el equipo de soporte técnico, asegúrese de que tiene a mano su identificación de cliente. La identificación de cliente es el número de cuenta en línea que se asigna la primera vez que se registran las claves de licencia en el área de clientes de GFI: Le responderemos en 24 horas, o antes, en función de su huso horario. 112 Solución de problemas GFI FaxMaker

121 10.7 Avisos de actualizaciones Le recomendamos encarecidamente que se suscriba a la lista de distribución de avisos de actualizaciones de GFI. Recibirá notificaciones inmediatas sobre nuevas compilaciones del producto. Para suscribirse a nuestra lista de distribución de avisos de actualizaciones, visite: Documentación Si este manual no cumple sus expectativas o si cree que esta documentación se puede mejorar, indíquenoslo enviando un correo electrónico a: documentation@gfi.com GFI FaxMaker Solución de problemas 113

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123 11 Apéndice 1: conector de Microsoft Exchange 2000/2003 El conector SMTP es un conector SMTP estándar de Microsoft Exchange, configurado para enrutar al servidor de GFI FaxMaker todos los mensajes de correo electrónico dirigidos a faxmaker.com, smsmaker.com, fax: y sms:. Para acceder al conector: 1. Inicie el Administrador del sistema de Exchange y expanda el nodo Conectores. 2. Haga clic con el botón secundario en Conector SMTP FaxMaker y seleccione Propiedades Creación automática del conector GFI FaxMaker instalado en un servidor con Microsoft Exchange: Durante la instalación, GFI FaxMaker configura automáticamente un conector de Microsoft Exchange para que se puedan procesar los faxes y SMS. No es preciso realizar ninguna otra configuración después de la instalación. GFI FaxMaker instalado en un equipo diferente Para configurar el conector al instalar GFI FaxMaker en un equipo independiente que no sea el del servidor con Microsoft Exchange 2000/2003: 1. Ejecute la instalación de GFI FaxMaker en el servidor con el rol Transporte de concentradores de Microsoft Exchange. 2. Al elegir los componentes que se van a instalar, deshabilite Servidor de fax de GFI FaxMaker y seleccione Conector SMTP de Exchange 2000/2003/2007/ En la siguiente pantalla, especifique la dirección IP o el nombre de servidor del servidor de GFI FaxMaker. 4. Continúe con la instalación. Para obtener más información sobre cómo ejecutar la instalación de GFI FaxMaker, consulte la Guía de introducción a GFI FaxMaker, que se encuentra en Creación manual del conector 1. En Microsoft Exchange Server, inicie el Administrador del sistema de Exchange y haga clic con el botón secundario en el nodo Conectores. 2. Seleccione Nuevo Conector SMTP. GFI FaxMaker Apéndice 1: conector de Microsoft Exchange 2000/

124 Captura de pantalla 80: cómo especificar la IP/el nombre del equipo de GFI FaxMaker 3. En la ficha General, configure los siguientes ajustes:» Escriba el nombre Conector SMTP de GFI FaxMaker» Seleccione la opción Reenviar todo el correo a través de este conector a los siguientes hosts inteligentes» Escriba el nombre o la IP del servidor de GFI FaxMaker entre corchetes (por ejemplo, [ ])» Haga clic en Agregar... en Cabezas de puente locales y seleccione el servidor virtual SMTP predeterminado. 4. En la ficha Espacio de direcciones, haga clic en Agregar. 5. Seleccione Otros y haga clic en OK. 116 Apéndice 1: conector de Microsoft Exchange 2000/2003 GFI FaxMaker

125 Captura de pantalla 81: cómo especificar FAX como espacio de direcciones 6. En el cuadro de diálogo Propiedades de otro espacio de direcciones, escriba FAX en el cuadro de texto Tipo y * en el cuadro de texto Dirección. Haga clic en OK. NOTA: esto reenviará a GFI FaxMaker todos los mensajes de correo electrónico dirigidos a FAX:. Puede repetir los pasos 4, 5 y 6, especificando SMS en el cuadro de texto Tipo, para reenviar a GFI FaxMaker los SMS dirigidos a SMS:. 7. En la ficha Espacio de direcciones, haga clic en Agregar. 8. Seleccione SMTP y haga clic en OK. GFI FaxMaker Apéndice 1: conector de Microsoft Exchange 2000/

126 Captura de pantalla 82: cómo especificar faxmaker.com 9. En el cuadro de diálogo Propiedades de espacio de direcciones de Internet, escriba *faxmaker.com en el cuadro de texto Dominio de correo electrónico. Haga clic en OK. 10. Repita los pasos 7, 8 y 9 para el dominio smsmaker.com. 118 Apéndice 1: conector de Microsoft Exchange 2000/2003 GFI FaxMaker

127 Captura de pantalla 83: ficha Espacio de direcciones 9. En la sección Ámbito del conector, seleccione Grupo de enrutamiento. 10. Haga clic en OK para crear el conector Eliminación automática del conector GFI FaxMaker instalado en un servidor con Microsoft Exchange Si el conector se creó automáticamente en la instalación de GFI FaxMaker, también se elimina automáticamente en la desinstalación. No es preciso realizar ninguna otra configuración. NOTA: si el conector no se llama Conector SMTP de FaxMaker (por ejemplo, si se cambió de nombre o se creó manualmente utilizando otro nombre), quítelo manualmente. Para obtener más información, consulte la sección Eliminación manual del conector de este manual. GFI FaxMaker instalado en un equipo diferente Si el conector se creó de forma automática ejecutando el programa de instalación de GFI FaxMaker en el servidor con Microsoft Exchange, se quita automáticamente desinstalando GFI FaxMaker del servidor con Microsoft Exchange. No es preciso realizar ninguna otra configuración. NOTA: Si el conector no se llama Conector SMTP de FaxMaker (por ejemplo, si se cambió de nombre o se creó manualmente utilizando otro nombre), quítelo manualmente. Para obtener más información, consulte la sección Eliminación manual del conector de este manual. GFI FaxMaker Apéndice 1: conector de Microsoft Exchange 2000/