QualityDOCS Documentation

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1 QualityDOCS Documentation Versión v0.0.1 Quality Systems 05 de abril de 2017

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3 Índice general 1. Módulos Administrativos 1 I

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5 CAPÍTULO 1 Módulos Administrativos Inventario El módulo de inventario le permite administrar y gestionar todas las operaciones relacionadas a los productos que son comercializados en la empresa. Entre las principales operaciones que podrá realizar en el módulo de inventario se listan las siguientes : Registrar un completo catálogo de productos/servicios clasificado en lineas/cartgorías & sub lineas/sub categorías. Realizar operaciones de entradas, salidas y transferencias de mercancías entre las diferentes bodegas/centros de costo. Consultar movimientos y realizar seguimiento al comportamiento de las mercancías Imprimir reportes, exportar información a PDF y Excel Entre otras... A continuación se listan las diferentes opciones de manejo de inventario en el sistema, deberá ingresar a la opción que corresponda de acuerdo a el tipo de inventario que maneje su empresa, por ejemplo: inventario standard, inventario por tallaje o inventario por lotes. En este apartado puede consultar los procedimientos para modificar los parametros que rigen el inventario y crear nuevos porductos/servicios y combos/presentaciones Inventario sin tallaje: Encuentre aquí los pasos para realizar consultas y procedimientos relacionados al inventario 1

6 QualityDOCS Documentation, Versión v0.0.1 Ventas El módulo de ventas le permite administrar y gestionar todas las operaciones relacionadas a la facturación y ventas de la empresa. Entre las principales opciones disponibles en el módulo de ventas se listan las siguientes : Registro de clientes Registro de Vendedores Administración de lista de precios Facturación a clientes Devolución de ventas Cuadre diario de caja Consultas acerca de facturación Establezca los cupos de crédito para su clientela Configure los impuestos relacionados a ventas como IVA y Retenciones. En este módulo además, tendrá la oportunidad de canjear/cruzar anticipos y notas de crédito con las cuentas por pagar del cliente. A continuación se listan las diferentes opciones de manejo de ventas en el sistema, deberá ingresar a la opción que corresponda de acuerdo a el tipo de inventario que maneje su empresa, por ejemplo: inventario standard o inventario por tallaje. En este apartado puede consultar acerca de cómo modificar los parametros que rigen la facturación hacia los clientes y demás procesos relacionados a la venta de mercancía: vendedores, clientes, listas de precios, etc. Ventas Encuentre aquí los pasos necesarios para llevar a cabo ventas, devoluciones y consultas. Tesorería En el módulo Tesorería podrá configurar los parametros que definen el comportamiento de las entradas y salidas de dinero a su organización. Establezca los ajustes necesarios en Cajas, cajas menores, cajas auxiliares, bancos, cuentas bancarias y franquicias. Registre todas aquellas entradas de dinero a la empresa a partir de recibos de caja, y las salidas a través de los comprobantes de egresos. Asigne responsabilidades sobre el flujo de dinero y establezca además los parametros de contabilización en todo movimiento. 2 Capítulo 1. Módulos Administrativos

7 QualityDOCS Documentation, Versión v0.0.1 En este apartado puede consultar acerca de cómo modificar los parametros que rigen el flujo de dinero de su organización: Bancos, franquicias y cajas. Tesorería Lleve a cabo: recibos de caja, comprobantes de egresos, notas bancarias, transferencias de fondos, relación de gastos, prestamos y además consultas sobre los movimientos efectuados. Cartera El módulo Cartera le permite controlar todas aquellas cuentas por cobrar generadas en los procesos administrativos de la organización. Además, reallice las consultas necesarias para obtener información oportuna acerca de estos saldos. En este módulo podrá parametrizar, organizar, y crear notas crédito y notas débito. También podrá ingresar al sistema todas aquellas cuentas por cobrar con las que Quality deberá empezar a trabajar. En este apartado puede consultar acerca de cómo modificar los parametros que rigen los conceptos por dedudas adquiridas por sus clientes hacia su organización. Estos parametros dictarán los motivos por los cuales se crean una cuenta por cobrar y que cuentas contables serán afectadas. Cartera Encuentre aquí los procesos necesarios para ingresar al sistema las cuentas por cobrar de la organización. Consulte información y datos útiles para el desempeño de sus actividades y la agilización de los cobros. Proveedores En el módulo Proveedores podrá configurar los parametros que definen el comportamiento de las deudas con los proveedores, las devoluciones, las notas de crédito y débito y además se radicalizan las entradas por compras para generar cuentas por pagar. Además, haga las consultas necesarias para obtener información oportuna acerca de sus cuentas por pagar y de la entrada de productos a través de compras. En este apartado podrá modificar y crear los parametros necesarios para los procedimientos administrativos para establecer y saldar las deudas con los proveedores. Proveedores En este apartado lleve a cabo: notas de crédito y débito a proveedores, radicalización de facturas, causación de gastos y devolución de compras. Consulte además los reportes disponibles en este módulo Cartera 3

8 QualityDOCS Documentation, Versión v0.0.1 Contabilidad En el módulo Contabilidad encuentre las opciones correspondientes a toda la parametrización y consultas acerca de los movimientos contables. Administre el plan de cuentas de su organización y relaciones las cuentas con los debidos procesos, Quality le ofrece una manera flexible de integrar los procesos administrativos con la contabilidad. En este apartado podrá modificar y crear los parametros necesarios para los procedimientos contables. Administre el plan de cuentas, las fuentes contables, y relacione sus procesos con las cuentas debidas. Consultas, libros y medios magnéticos Consulte la información necesaria para la toma de decisiones. Encuentre aquí los libros y balances basados en los movimientos generados por su organización: libro diario, balance general, etc. El Sistema Quality permite el ahorro de recursos a su organización permitiendo la generación de los medios magneticos a partir de una configuración sencilla. Configuración En el módulo de configuración usted puede establecer ciertos parametros que restrinjan o permitan el acceso a las funciones del sistema. Además, desde aquí podrá realizar la creación de nuevos Usuarios. Este módulo también es útil para crear/modificar/eliminar los Centros de Costo, Regiones y establecer sus respectivas configuraciónes. Generalidades En el apartado de Generalidades puede administrar los Centros de costo de su organización. Además puede establecer las autorizaciones por defecto para nuevos usuarios, y otorgar permisos especiales a usuarios sobre ciertos procesos más específicos. Acceso al sistema En el apartado de acceso puede crear nuevos usuarios del sistema y administrar los perfiles que dictaminan el acceso a los módulos del sistema. 4 Capítulo 1. Módulos Administrativos