SIIGO WINDOWS. Facturación en Bloque Parametrización. Cartilla I

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1 SIIGO WINDOWS Facturación en Bloque Parametrización Cartilla I

2 Tabla de Contenido 1. Presentación 2. Qué es Facturación en Bloque? 3. Cuáles son los Parámetros a Definir para Generar Facturación en Bloque?

3 Presentación El presente documento ofrece una guía que explica los parámetros a definir en el sistema para poder manejar Facturación en Bloque.

4 FACTURACION EN BLOQUE - PARAMETRIZACION Qué es Facturación en Bloque? Facturación en Bloque es una funcionalidad de SIIGO, para empresas administradoras de oficinas o locales (propiedad horizontal) que permite agilidad y rapidez en el proceso de facturación por que se trata de un mismo concepto de facturación para todos los terceros (propietarios o arrendatarios) Cuáles son los Parámetros a Definir para Generar Facturación en Bloque? Los parámetros a definir en el programa, para manejar facturación en bloque son: 1. Registro de Control Se debe ingresar al registro de control (Ruta: Administración Parámetros Parámetros generales Registro de Control) y marcar la opción de Facturación en Bloque

5 Después de realizar alguna modificación en el registro de control, es necesario salir del programa y volver a ingresar para que el sistema tome los cambios. 2. Catalogo de Terceros: Es de aclarar que estos campos son los mismos que actualmente se activan cuando en el Registro de Control se ha seleccionado la opción Maneja múltiples ret. x documento, en este caso no se ha marcado esta opción y solo se habilitan por el manejo de facturación en bloque. Tipo de Persona: Al crea o repasar un tercero y llegar a la ventana de clasificación el sistema muestra una nueva ventana denominado Tipo de Persona con las opciones: Natural y Jurídica

6 Adicionalmente, cuando se seleccione alguna de estas opciones se habilitan los siguientes campos: Declarante: Se activa únicamente cuando en el tipo de Persona que se está creando o modificando es persona Natural. Agente Retenedor: Si el tercero es un agente retenedor debe activarse esta opción. Este campo se mostrara para cualquiera de los dos tipos de Persona seleccionado.

7 Autorretenedor: Cuando se está creando o repasando un tercero con la opción de Jurídica y NO se ha seleccionado el campo Agente Retenedor el sistema habilita este campo para que se indique si es o no un tercero autorretenedor. 3. Catalogo de Cuentas Contables: Es de aclarar que estos campos son los mismos que actualmente se activan cuando en el Registro de Control se ha seleccionado la opción Maneja múltiples ret. x documento, en este caso no se ha marcado esta opción y solo se habilitan por que se selecciono facturación en bloque sin manejo de Autoretención Al momento de marcar una cuenta como retención se habilita la siguiente ventana:

8 -% Retención No Declarantes: Se debe ingresar él % de retención aplicable a dicha cuenta para los terceros marcados como No Declarantes en el catálogo de Nit. Tope Tabla: Se debe ingresar el tope de la base de retención desde donde inicia el cálculo de la misma. 4. Definición de Parámetros: Se debe ingresar al registro de control (Ruta: Documentos Documentos Factura de Venta Facturación en Bloque

9 En el momento de escoger la opción facturación en boque se encuentran las siguientes opciones: Parametrizacion: En esta opción se definen parámetros básicos que permitirán la posterior generación de la facturación; al ingresar a esta opción se habilitara la siguiente pantalla:

10 a. Conceptos de Facturación: En esta opción se crean los diferentes conceptos que maneje la empresa para facturar, se pueden crear hasta 9999 conceptos de facturación. Ejemplo: Cuota de Administración, Parqueadero, Vigilancia, etc. Los primeros conceptos que se recomienda crear son aquellos conceptos de impuestos y se recomienda que manejen los últimos códigos para que no tengan incidencia al momento de ejecutar el proceso de facturación. Al momento de crear un concepto se habilita la siguiente ventana: Concepto: Se indica un número, el cual corresponde al código asignado al concepto de facturación que se va a crear.

11 En el caso del cálculo de las retenciones y el IVA se debe crear un concepto para cada uno de ellos y se recomienda que estos sean los últimos números del consecutivo con el fin que nunca interfieran con el consecutivo normal de los conceptos ordinales. Descripción: Digitar el nombre del concepto de facturación; debe ser corto pero claro. Este nombre es el que aparecerá en la impresión de factura y será la descripción con la que quedara contabilizado el concepto. Al crear concepto de impuestos se debe colocar el nombre claramente PARAMETROS A DEFINIR CUANDO EL CONCEPTO ES DE IMPUESTOS Concepto de Impuestos: Seleccionar esta casilla si el concepto que se está creando es un concepto de impuestos, es decir, que en el recaerá el cálculo y la posterior contabilización del IVA y las retenciones respectivas; al marcar esta opción se habilita la siguiente ventana:

12 En esta opción se deben parametrizar los aspectos básicos del impuesto que se está definiendo: Tipo de cuenta: Se debe seleccionar del combo el impuesto del cual se está creando el concepto Ejemplo: IVA, Rete IVA, ReteICA y Rete fuente. Cuando se selecciona IVA el sistema solo habilita los siguientes campos: o o Cuenta IVA: Asignar la cuenta contable en donde se realizara la acusación del impuesto de IVA; se puede consultar con el icono de binoculares o con las teclas de Función F2 (Búsqueda Alfabética) o F3 (Búsqueda Numérica) porcentaje IVA: Digitar el porcentaje que se requiera

13 Cuando se selecciona RETEIVA el sistema solo habilita el siguiente campo: o Cuenta ReteIVA: Asignar la cuenta contable en donde se realizara la causación del impuesto de IVA; se puede consultar con el icono de binoculares o con las teclas de Función F2 (Búsqueda Alfabética) o F3 (Búsqueda Numérica) El sistema valida que la cuenta aquí digitada NO esté marcada como Inventarios, Activos fijos ni con Detalles, y además valida que la cuenta este marcada como de Retención. Cuando se selecciona RETEICA el sistema solo habilita el siguiente campo: o Cuenta ReteICA: Asignar la cuenta contable en donde se realizara la causación del impuesto de ReteICA; se puede consultar con el icono de binoculares o con las teclas de Función F2 (Búsqueda Alfabética) o F3 (Búsqueda Numérica).

14 El sistema valida que la cuenta aquí digitada NO esté marcada como Inventarios, Activos fijos ni con Detalles, y además valida que la cuenta este marcada como de Retención. Este campo se habilita si en el Registro de Control se marco la opción Reforma Tributaria Municipal. Cuando se selecciona RETEFUENTE el sistema solo habilita los siguientes campos si en el Registro de Control NO se marco el parámetro Maneja Autorretención : o Ret. P.Naturales Ret. P.Juridicas: Asignar la cuenta contable en donde se realizara la causación del impuesto de retención en la fuente; se puede consultar con el icono de binoculares o con las teclas de Función F2 (Búsqueda Alfabética) o F3 (Búsqueda Numérica) El sistema valida que la cuenta aquí digitada NO esté marcada como Inventarios, Activos fijos ni con Detalles, y además valida que la cuenta este marcada como de Retención. Cuando se selecciona RETEFUENTE el sistema solo habilita los siguientes campos si en el Registro de Control SI se marco el parámetro Maneja Autorretención :

15 o Autorretención (debito): En este campo ser indica la cuenta contable seleccionada para contabilizar la Autoretención de naturaleza debito; se habilita si en el Registro de Control se tiene marcado el parámetro Maneja Autorretención o Autorretención (crédito): En este campo ser indica la cuenta contable seleccionada para contabilizar la Autoretención de naturaleza debito; se habilita si en el Registro de Control se tiene marcado el parámetro Maneja Autorretención El sistema valida que las cuentas aquí digitadas NO estén marcadas como Inventarios, Activos fijos ni con Detalles, y además valida que las cuentas estén marcadas como Retención. CUANDO EL CONCEPTO SE MARCO QUE ES DE IMPUESTOS TERMINA AQUÍ LOS DATOS QUE SOLICITA

16 CONTINUACION DE PARAMETROS A DEFINIR CUANDO EL CONCEPTO NO SE MARCO DE IMPUESTOS Valor fijo: Digitar el valor de la cuota que se causara en forma mensual Valor unidad: Cuando se está utilizando un concepto relacionado a una cuenta amarrada a la tabla de inventarios se indica allí el valor de una unidad. Cuenta contable: se relaciona la cuenta contable en donde se contabilizara el concepto a crear, se puede consultar con el icono de binoculares o con las teclas de Función F2 (Búsqueda Alfabética) o F3 (Búsqueda Numérica) Se recomienda estar cuenta estar marcada como Si Tercero y Centro de Costos Forma de pago: se indica la forma de pago a utilizar en el proceso de facturación, esta se puede consultar con el icono de binoculares o con las teclas de Función F2 (Búsqueda Alfabética) o F3 F2 (Búsqueda Numérica) Centro y subcentro de costo: Asignar el centro y subcentro de costo en donde se causara el concepto. Estos campos solo se habilitan si la cuenta contable donde se contabilizara el ingreso está marcada como centro de costos. El subcentro lo solicitara dependiendo del Tipo de SIIGO y si al centro de costo se marco en su creación que maneja sub-centro

17 IVA: En este campo se digita el código del concepto de facturación creado para este impuesto, siempre y cuando el concepto que se está creando cause efectivamente este impuesto. RETEIVA: En este campo se digita el código del concepto de facturación creado para este impuesto, siempre y cuando el concepto que se está creando cause efectivamente este impuesto. RETEICA: En este campo se digita el código del concepto de facturación creado para este impuesto, siempre y cuando el concepto que se está creando cause efectivamente este impuesto. RETEFUENTE: En este campo se digita el código del concepto de facturación creado para este impuesto, siempre y cuando el concepto que se está creando cause efectivamente este impuesto. Los campos de impuestos (IVA, RETEIVA, RETEICA y RETEFUENTE) el sistema permite pasarlos en blanco con la tecla F9 o con el icono ; estos son campos editables y luego de creado el concepto se puede repasar y modificar los conceptos asociados en esta casilla. b. Periodos de Pagos facturación: En esta opción se crean los diferentes periodos de facturación que maneje la empresa, el sistema permite crear hasta 999 periodos. Ejemplo: Mensual, Trimestral, Semestral.

18 c. Impresión conceptos: Esta opción permite imprimir los diferentes códigos de facturación creados en la empresa, solicita el rango a generar El informe se puede enviar directamente a la impresora, a vista previa o a Excel