Este procedimiento es aplicable a todos los certificados que emita TÜV Rheinland de México bajo acreditación EMA.

Transcripción

1 MP Objetivo Este procedimiento indica las acciones necesarias para el Otorgamiento, Mantenimiento, Renovación, Extensión, Reducción o Modificación de Alcance, Suspensión y Cancelación de certificados de conformidad y licencias para el uso de marcas de conformidad. 2. Aplicación Este procedimiento es aplicable a todos los certificados que emita TÜV Rheinland de México bajo acreditación EMA. 3. Documentos referenciados 4. Definiciones N/A ISO 1021 en su versión vigente Normas válidas aplicadas al momento de la auditoría de certificación MP0000 Alcance y Principios de la MP Lineamientos para el Desarrollo de Auditorías MF A02 Condiciones Generales y Guías de Procedimiento para la de Sistemas de Gestión. 5. Responsabilidades La es responsable de determinar y tomar las medidas pertinentes señaladas en los siguientes párrafos sobre otorgar, mantener, renovar, extender, reducir o modificar el alcance, suspender y cancelar la certificación. Todos los empleados de TÜV Rheinland de Méxco son responsables de reportar cualquier irregularidad o mal uso relacionados con los certificados emitidos por TRMex e indicar en qué medio impreso o electrónico fue detectado el mal uso del certificado correspondiente. Es responsabilidad de los auditores verificar durante las auditorias de seguimiento el uso de certificados de conformidad así como el uso de licencias para marcas de conformidad que hayan sido emitidas por la de TÛV Rheinland de México. Es responsabilidad de los auditores informar oportunamente a la Oficina de TRMex de cualquier cambio (extensión, reducción o modificación) del alcance del certificado que no haya sido informado a la Oficina de TRMex por parte del cliente previo a la Página 1 de 5

2 MP00020 realización de la auditoría. En caso de ser necesario ampliar o reducir el tiempo de auditoria, el auditor lo deberá informar de inmediato a la Oficina de TRMex. El Comité de Vigilancia es responsable también de reportar situaciones que pudieran poner en riesgo la confiabilidad de los certificados emitidos por TRMex. La Dirección de Operaciones Systems y la son responsables de la determinación y ejecución de las medidas necesarias en caso de reportarse un mal uso de certificados o marcas de certificación. 6. Procedimiento Certificado (Registro). A. Otorgamiento: El certificado se emite una vez que el proceso de técnica del expediente de / Recertificación / Modificación de Alcance ha concluido satisfactoriamente con la recomendación por parte del equipo auditor para otorgar/renovar la certificación. El certificado se otorga con una validez de 3 años, al igual que la licencia para uso de marca de conformidad. B. Mantenimiento: El certificado se mantiene a través de los resultados positivos de las Auditorias de Seguimiento realizadas para asegurar que los sistemas de gestión continúen en cumplimiento con los requisitos de la norma aplicable y con los requisitos del propio sistema. Una vez que el proceso de técnica del expediente de Auditoria de Seguimiento ha concluido satisfactoriamente, el equipo auditor recomienda a la empresa auditada ante la para que continúe con la validez de su certificado actual. C. Renovación o Recertificación: Una vez que se ha completado el ciclo de 3 años de certificación, si la empresa así lo requiere, el ciclo para la Recertificación inicia nuevamente con el Proceso de Ventas y la evaluación de factibilidad para la realización del servicio, posteriormente se continúa con la emisión de la propuesta económica para la firma del contrato y el seguimiento con el Proceso de Planeación para la posterior realización la Auditoria de Recertificación. El certificado se emite una vez que el proceso de técnica del expediente de Recertificación ha concluido satisfactoriamente. Página 2 de 5

3 MP00020 El certificado se otorga con una validez de 3 años, al igual que la licencia para uso de marca de conformidad. D. Cambio en el Alcance del Certificado Este cambio aplica para la Extensión, Reducción o Modificación del alcance de un certificado previamente emitido. Proceso para solicitar a TÛV Rheinland de México un cambio en el alcance de certificación: La Alta Dirección o el Representante del Sistema de Gestión de la empresa certificada deberá solicitar por escrito la modificación del alcance de su certificado, detallando los cambios solictados. Dicha solicitud será evaluada por el Área Técnica para determinar si es factible llevarla a cabo y bajo qué consideraciones se realizaría. Dependiendo de la solicitud del cliente, el cambio en el alcance podría validarse a través de las visitas de Seguimiento, Recertificación o a través de una visita extraordinaria en sitio. Los cambios se reportarán en el expediente de Auditoria y serán reflejados en el certificado correspondiente. E. Suspensión: La Dirección de Operaciones Systems y la determinarán y notificarán al cliente sobre la suspensión de su certificado cuando uno o varios de los siguientes casos se presenten: a) Falta de pago. b) Después de modificaciones en las normas bajo las cuales el cliente se encuentra certificado y que no esta cumpliendo en tiempo y forma, sin embargo éste se compromete por escrito y con un plan de implementación a tomar las acciones necesarias para evidenciar el cumplimiento. c) Identificación de no conformidades mayores durante una auditoría de seguimiento que evidencíen que el sistema auditado no cumple con ninguno de los requisitos relacionados con: - por parte de la Alta Dirección; - Estructura del Sistema (Condiciones Generales); - Acciones Correctivas y Preventivas, y; - Auditorias Internas. Página 3 de 5

4 MP00020 d) Después de no haberse cerrado satisfactoriamente una o más no conformidades mayores durante una Re-auditoria. e) Después de un mal uso o atribuciones incorrectas de las certificaciones o de un mal uso de los certificados y marcas de conformidad. Si tales hallazgos son detectados durante una auditoria o documental, deberán ser documentados e incluidos en los formatos para realización de auditorias o registrados por la a través de un memorando o notificación escrita. f) Cuando no se lleven a cabo las visitas de Seguimiento o Reauditorías en los tiempos establecidos dentro de nuestros procedimientos. La reinstalación del certificado se hará únicamente cuando las condiciones arriba listadas sean corregidas por el cliente en respuesta a la notificación emitida por TRMex. En el caso del inciso d) se le otorgará al cliente un lapso de 3 meses para cerrar las no conformidades encontradas, en este tiempo el certificado estará en estatus de suspendido y el seguimiento y verificación de las acciones implementadas se realizará con base al procedimiento MP para certificación de sistemas. Las cartas de suspensión señalando la razón y el periodo de suspensión serán firmadas por el Encargado de la o por la Dirección de Operaciones Systems, estos documentos deben establecer también que la empresa no puede promover activamente la certificación hasta que el certificado sea reinstalado. En caso de que no se pueda solventar la causa o las causas de la suspensión en los 3 meses señalados, la procederá de acuerdo con el inciso F) Cancelación de este documento *. F. Cancelación: Un certificado es cancelado si no puede ser reinstalado bajo las condiciones arriba mencionadas. En este caso el poseedor del certificado pierde el derecho a promover su certificación y el nombre de la compañía se eliminará de los registros de empresas certificadas mantenidos por la. TÜV Rheinland tiene el derecho de cancelar un certificado bajo las siguientes circunstancias: a) Uso inapropiado del certificado o registro: - identificar otros procesos, actividades o instalaciones que no estén validadas dentro del alcance de las auditorias realizadas; - modificaciones o alteraciones en cualquier dato o información incluida dentro del mismo; - identificar la certificación de los productos manufacturados y no el sistema de gestión certificado; o Página 4 de 5

5 MP identificar equipo, maquinaria o transporte utilizado en los procesos productivos o logísticos de la empresa y no al sistema de gestión certificado. b) La compañía certificada deja de proveer todos los productos o servicios, o deja de realizar todos los procesos o actividades incluidas dentro del alcance del registro otorgado. c) Se modifican los lineamientos del sistema de gestión y la compañía certificada no puede asegurar la conformidad de la nueva estructura con los requisitos del estándar bajo el que se otorgó el registro. d) La compañía certificada no cumple las obligaciones financieras con TÜV Rheinland. e) La compañía certificada solicita voluntariamente la cancelación. f) Después de haber realizado una auditoría de reinstalación del certificado en donde no haya sido posible cerrar la o las no conformidades mayores encontradas anteriormente. g) Si las condiciones para la reinstalación después de la suspensión no pueden o no serán cumplidas en el periodo de tiempo especificado. NOTA: La Oficina de Certificacion deberá notificar a las áreas de Finanzas y Direccion de Operaciones Systems sobre la situación del cliente y mantenerlos informados de las negociaciones y decisiones sobre la certificación G. Cancelación Certificados En caso que la acreditación de TÜV Rheinland de México, S.A. de C.V. sea cancelada, el Encargado de la comunicará formalmente a sus clientes sobre este hecho y les propondrá, en los casos que aplique, cambiar su certificación a otro esquema de acreditación válido asegurándose de cumplir satisfactoriamente con los requerimientos técnicos de dichas acreditaciones. Nota: Los certificados retirados serán destruidos para evitar el mal uso de ellos Página 5 de 5