TÉRMINOS DE REFERENCIA

Transcripción

1 TÉRMINOS DE REFERENCIA CONTRATACION DE UNA FIRMA DE OUTSOURCING CONTABLE Bogotá, Enero 2017 CONTRATO DE OUTSOURCING CONTABLE.

2 TÉRMINOS DE REFERENCIA ANTECEDENTES SOCODEVI, Colombia SOCODEVI es una red de empresas cooperativas y mutualistas que comparte su pericia técnica y estratégica, así como sus conocimientos con sus socios en los países en desarrollo, con el fin de crear, proteger y distribuir la riqueza. Misión Con el compromiso de sus instituciones miembros, y por la vía de la valorización de la fórmula cooperativa, mutualista o de otras formas asociativas, SOCODEVI contribuye al desarrollo sostenible de los países donde interviene, teniendo como objetivo que las poblaciones se hagan cargo de su futuro. En Colombia Se desarrollará el proyecto PROCOMPITE que busca fortalecer las capacidades, técnicas, asociativas y comerciales de productores agrícolas de organizaciones asociativas. En conjunto con empresas del sector minero en la regiones o municipios donde se lleve a cabo extracción minera. Ejecutando CAD$19millones en cinco (5) años, en un total de hasta 11 subproyectos y 5 oficinas de SOCODEVI, en ciudades diferentes a Bogotá. En Outsourcing contable: 12 centros de costos cada uno con 5 municipios. 55 transacciones mensuales por cada centro de costos para un total de 660 transacciones al mes. En asesoría tributaria: 22 Municipios En outsourcing de nómina: 64 a 70 personas nómina - rotativa 2. OBJETO SOCODEVI, está interesada en contratar mediante la modalidad de outsourcing, los servicios de una persona jurídica, para el back office contable de la entidad, aplicando las normas que regulan la contabilidad en Colombia y las NIIF. Dado el momento actual del requerimiento de ley, de implementación de Normas Internacionales de Información Financiera - NIIF, SOCODEVI, Colombia, busca una 2

3 empresa con conocimiento y experiencia sobre el tema, teniendo en cuenta que como ESAL, se ubica dentro del grupo OUTSOURCING CONTABLE Proceso Contable -Planear y definir el proceso contable, proporcionando el soporte en todo momento, de acuerdo al giro del negocio. Definir el plan de cuentas, centros de costos y parametrización del aplicativo propio (se refiere al del outsourcing contable). -Contribuir en la definición de procedimientos, políticas y controles contables a implementar. -Determinar el cronograma de actividades mensuales y anuales. -Recepción y revisión de facturas de proveedores. Alistamiento y registro de información para pagos inmediatos o mensuales, bien sea manuales o electrónicos. -Mantener el registro permanente de los hechos y eventos económicos de acuerdo a las actividades de la organización, las normas nacionales y cumplimiento de COLGAP y de NIIF, Utilizando el debido software actualizado según las NIIF bajo un catálogo de cuentas. Lo anterior incluye: clasificación y registro de todas las cuentas de todas las operaciones, control contable y registro de activos fijos y diferidos de la entidad. Causación de las provisiones contables, cálculos de depreciaciones y amortizaciones. Registro y control de obligaciones financieras y gastos bancarios. -Elaboración, registro y administración de los libros de contabilidad (libro mayor, diario y de inventarios y balances) e impresión de los mismos. -Emisión de comprobantes de causación, recibos de caja, comprobantes de egreso y en general todo tipo de comprobante contable. De igual manera, entrega periódica de informes, tales como cuentas por cobrar, y/o cuentas por pagar entre otros. -Emisión mensual de facturas de venta, (en caso de requerirse) - Elaboración de Estados Financieros al cierre de cada periodo fiscal, El estado de resultados y Balance General Comparativos, con sus respectivas notas y/o revelaciones, incluyendo revisión y ajustes a los mismos. E inclusive otros de propósito especial, según se pueda solicitar y acordar. 3

4 -Elaboración y preparación de informes contables, si fueran del caso, ante diferentes grupos de interés, tales como la administración, dirección de proyectos y/o entes de control y vigilancia. -Elaboración de conciliaciones bancarias Proceso Tributario - Asesorar durante todo el tiempo sobre los aspectos tributarios, normativos y fiscales, de acuerdo a los cambios y reformas de los mismos. -Revisión de los acuerdos municipales sobre retenciones e impuestos en general. - Liquidación y presentación de impuestos, según las normas y leyes colombianas: declaraciones de retención cada mes, IVA cada dos (2) meses, industria y comercio mensualmente o bimestralmente, según corresponda. -Liquidación y presentación de declaración de impuesto de renta o equivalente bajo el régimen tributario especial. -Preparación y envío de información mensual y anual de medios magnéticos y /o exógena al ente de fiscalización y al ente municipal cada año. Según corresponda por tipo de contribuyente. -Respuesta a los requerimientos de los entes fiscalizadores (DIAN y Secretarias de Hacienda). -Emisión y envío de Certificados Tributarios periódicos Nomina - Preparación y liquidación para pagos mensuales, con sus respectivas retenciones. - Preparación y liquidación de prestaciones sociales, con sus respectivas retenciones. - Preparación de liquidaciones de terminación de contratos laborales. - Preparación de los documentos necesarios para la afiliación de los nuevos empleados al sistema de seguridad social, administración de riesgos laborales y cajas de compensación. - Reportes mensuales al cliente y coordinación logística para instrucciones de pago. - Recepción de novedades de nómina y de la información necesaria para la liquidación de la misma y para la generación de reportes. - Liquidación de aportes a las diferentes entidades del sistema de seguridad social integral y aportes parafiscales. Generación de la planilla integrada de liquidación de aportes, para pagos en línea. 4

5 Duración Un (1) año de marzo 01 de 2017 a 29 de Febrero de Prorrogable anualmente hasta por dos (2) años más. 3. REQUISITOS -Experiencia en el campo, como mínimo de 5 años con organizaciones similares, como ONG s, de carácter nacional y/o internacional. -Conocimiento en NIIF y contar con software especializado que cuente con la respectiva actualización en NIIF. -Conocimiento y experiencia con organizaciones del tercer sector ESAL, en todos los aspectos contables, tributarios y fiscales. - Suministrar tres (3) certificaciones comerciales (por escrito), - Hojas de vida del equipo a cargo y presentación de la empresa. 4. ENTREGA DE PROPUESTAS Las propuestas (técnica y economica) se deben entregar en unico sobre en la carrera 17 No 93A-06 oficina 310, Bogota, a nombre de Jose Leonardo Angarita Albarracin, Coordinador Contable, SOCODEVI, Colombia, o enviarlas via a : j.angarita@socodevi.org hasta antes del 27 de Enero de 2017 a las 4 :00pm. De igual manera, en esta termino, las preguntas pueden ser dirigidas a la cuenta de correo anterior, hasta el 20 de enero de CRITERIOS DE EVALUACIÓN Y PUNTUACION -Experiencia : medida por la calidad de las certificaciones y los casos exitosos que se puedan comprobar en cada objeto del contrato. 60 puntos. -Propuesta Tecnica y Economica : segun el alcance del requerimiento de la propuesta y el valor agregado de la misma. La relación costo beneficio será tenida en cuenta, es decir, la mejor propuesta técnica, al menor costo. 40 puntos. 5