Programa de Ética e Integridad Corporativa para Petróleos Mexicanos, sus Empresas Productivas Subsidiarias, y en su caso, Empresas Filiales

Transcripción

1 1 Programa de Ética e Integridad Corporativa para

2 Introducción Para Petróleos Mexicanos, sus Empresas Productivas Subsidiarias, y en su caso, Empresas Filiales (PEMEX) es fundamental que las actividades empresariales, económicas, industriales y comerciales que tienen como fin el aumento de la productividad y la generación de valor, se realicen de manera transparente, honesta, eficiente, con sentido de equidad y responsabilidad social y ambiental. Como parte de la transformación de PEMEX, debemos observar nuestros valores para mejorar los niveles de confianza y credibilidad, tanto interna como externamente, que son fundamentales en cualquier esfuerzo transformador. Es necesario promover la integridad y los valores éticos para que todas las actividades llevadas a cabo por el personal y consejeros/as de PEMEX estén alineadas a los mismos. Toda vez que la falta de estándares en esta materia, representa mayores costos y riesgos respecto de asociaciones con terceros u oportunidades de financiamiento. Por otro lado, se debe asegurar que se cumple con lo establecido, en materia de ética, integridad y combate a la corrupción, en la Ley de Petróleos Mexicanos; el Estatuto Orgánico de Petróleos Mexicanos y los Lineamientos 3 que regulan el Sistema de Control Interno de Petróleos Mexicanos, sus Empresas Productivas Subsidiarias y Empresas Filiales. Por lo anterior, se han identificado áreas de oportunidad y estrategias para afrontar estos retos al interior de las empresas, por lo que el presente programa incorpora estándares y prácticas internacionales en materia de ética, integridad y estrategias anticorrupción y tiene como objetivos, los siguientes: Mejorar la percepción que se tiene de PEMEX respecto de la cultura de principios éticos y de integridad; Minimizar la probabilidad de ocurrencia de aquellos riesgos de corrupción identificados en las actividades del negocio. Mejorar la confianza de los socios comerciales en el comportamiento ético e íntegro de la empresa, y Mejorar la respuesta a los actos de incumplimiento en ética o integridad; Este programa está estructurado atendiendo a los cuatro rubros antes señalados, los cuales establecen un diagnóstico, objetivo, estrategias, líneas de acción e indicadores, que permitan medir resultados.

3 Con lo anterior, se pretende crear condiciones idóneas que promuevan un ambiente de ética e integridad en la empresa y el desarrollo de capacidades para aumentar la productividad y mejorar la imagen de PEMEX. Alcance El presente Programa es aplicable en Petróleos Mexicanos, sus empresas productivas subsidiarias y, en su caso, empresas filiales. capacidades y conocimientos de ética e Además, nuestro personal y todo aquél que interactúe con PEMEX debe conocer nuestros valores y compromisos con la ética y la integridad, por lo que nuestros documentos rectores, los códigos de ética y conducta, deben ser constantemente actualizados y difundidos para que sirvan de guía a todo aquél que los consulte. Corresponde a la Unidad de Control Interno Institucional elaborar, coordinar la instrumentación y supervisar el adecuado cumplimiento del presente Programa. Componente 1. Fortalecimiento de una cultura institucional basada en el apego a principios éticos y de Diagnóstico. La participación activa y consciente de los empleados de una empresa es un elemento fundamental para la implementación exitosa de cualquier programa, por ello, se debe fortalecer la cultura en temas de ética e integridad y así lograr plasmar en las actividades diarias los valores de la empresa. Para lograr lo anterior, PEMEX desarrollará un esquema de capacitación estratégico que ayude a mejorar las Por último, es necesario generar un cambio en la cultura de ética e integridad de la empresa, a fin de mejorar la confianza y credibilidad de la sociedad. Actualmente con la reorganización de PEMEX, el tema de integridad deja de ser sólo un tema de cumplimiento y se convierte además, en un tema de convicción y conveniencia, dado el impacto que en una empresa tiene el no contar con estándares definidos respecto de la ética e integridad corporativa. Objetivo. Fortalecer la cultura en temas de ética e integridad empresarial de nuestro personal, para ser reconocidos como una empresa que actúa en apego a nuestros valores. Estrategia 1. Contar con directrices que orienten a nuestro personal hacia un 4

4 comportamiento honesto, íntegro y transparente, y que demuestren un liderazgo y compromiso ético por parte del grupo directivo. : -Contar con códigos de ética y de conducta que orienten de manera efectiva nuestro actuar en base a valores y principios éticos y de -Generar el compromiso y la adhesión de nuestro personal con los valores y principios de la empresa. Estrategia 2. Incrementar el conocimiento en el personal, de principios y valores éticos. : -Capacitar permanentemente al personal de PEMEX para fortalecer su conocimiento y sensibilización en temas de ética e -Desarrollar esquemas y plataformas de formación permanente sobre principios y dilemas éticos para nuestro personal. -Certificar el conocimiento de los códigos de ética y conducta por parte de nuestro personal. Estrategia 3. Mejorar la percepción interna y externa respecto a la cultura de ética e integridad empresarial de PEMEX. : 5 -Difundir y dar seguimiento al Programa de Ética e Integridad Corporativa. -Hacer del conocimiento de la sociedad los compromisos de la empresa en temas de ética e integridad empresarial. -Establecer mecanismos de evaluación del ambiente de ética e integridad en la empresa. Indicadores: Porcentaje de personal capacitado en los Códigos de Ética y de Conducta. Porcentaje de personal adherido al Código de Ética y al Código de Conducta. Componente 2. Estrategias anticorrupción. Diagnóstico. PEMEX se encuentra en un proceso de cambio, que implica la reestructuración de sus áreas y procesos. Con este nuevo régimen, existe mayor libertad de acción pero a su vez nos compromete a generar mecanismos que promuevan mejores conductas y mejores prácticas. En este contexto, se deben reforzar las acciones para identificar todos aquellos factores que pueden originar situaciones irregulares. Para ello, la implementación de controles, la rendición de cuentas, la mejora de la normativa y el desarrollo de

5 acciones específicas en cada uno de los procesos con mayor exposición a la corrupción, permitirá prevenir, identificar y en su caso sancionar actos u omisiones irregulares o ilícitos que pudieran afectar o repercutir en la operación de las empresas y nuestra generación de valor. Estos mecanismos permitirán corregir aquellas fallas detectadas y evitar que vuelvan a suceder. Estos mecanismos para identificar, analizar y atender los riesgos de corrupción, permitirán mitigarlos y obtener un grado de confianza razonable en la fortaleza de nuestros procesos contra actos contrarios a la integridad institucional. Cuando los riesgos de una empresa se controlan de manera eficaz, se pueden lograr mejoras en el desempeño y una reducción de pérdidas y costos vinculados con la corrupción. Objetivo Establecer mecanismos claros para la prevención, identificación y mitigación de riesgos de corrupción mediante políticas, procedimientos y herramientas de control. Estrategia 1. Instrumentar mecanismos para identificación, análisis y atención de riesgos de corrupción. -Desarrollar y aplicar mecanismos para identificar, evaluar y controlar riesgos de corrupción. -Incorporar mejores prácticas de ética e integridad en procedimientos relevantes, tales como procura, recursos humanos, administración de activos, entre otros. -Implementar mejores prácticas para combatir la colusión en áreas con riesgo de colusión. Estrategia 2. Desarrollar un Portal Anticorrupción institucional que permita informar, orientar y facilitar la comunicación interna y externa sobre los temas y esfuerzos en esta materia. -Definir la estructura y contenidos del portal para su puesta en operación. -Desarrollar los mecanismos para asegurar su adecuada difusión y conocimiento. Estrategia 3. Capacitar en materia de administración de riesgos, control interno, combate a la corrupción e -Definir los contenidos, mecanismos y herramientas para la capacitación del personal. 6

6 -Desarrollar las capacidades del personal, poniendo especial énfasis en aquellas áreas con actividades con mayor riesgo de corrupción y colusión. Indicadores: Porcentaje de riesgos de corrupción con controles establecidos. Porcentaje de personal capacitado de las áreas con mayor cantidad de riesgos de corrupción identificados. Componente 3. Relaciones con terceros basadas en principios de transparencia, ética e Diagnóstico. La corrupción afecta de manera negativa a las empresas al ocasionar la pérdida de confianza de los inversionistas, debilitando la solidez o fiabilidad de sus libros y registros, y afectando la imparcialidad del mercado. Las empresas que conducen negocios en el entorno internacional, enfrentan cada vez mayores riesgos legales y de reputación. La contención de estos riesgos se hace cada día más importante debido a complejas regulaciones internacionales, que aumentan la presión sobre los actores que participan en el mercado, por parte de organismos públicos encargados de hacer cumplir la ley, y de la sociedad civil. En el nuevo entorno de PEMEX, existen mecanismos de asociación que llevan a la necesidad de garantizar a los futuros socios comerciales, que PEMEX está comprometido y que cumple con estándares internacionales en ética e Las empresas que participan en los mercados internacionales deben cumplir con estrictas normas anticorrupción. Algunas de estas regulaciones, como la Ley de prácticas corruptas en el extranjero de los Estados Unidos (Foreign Corrupt Practices Act FCPA) y la ley contra soborno del Reino Unido (UK Bribery Act), estipulan que aquellas compañías que paguen directamente o a través de un tercero un soborno pueden ser responsables penalmente por prácticas de corrupción, por lo que es recomendable llevar a cabo procesos de debida diligencia (due dilligence) y a tomar las medidas necesarias para asegurarse que las alianzas que se lleven a cabo sean con compañías de fuerte cultura ética y de integridad empresarial. A su vez, se tienen que desarrollar nuevas tareas dentro de PEMEX que anteriormente no se llevaban a cabo, para tener seguridad en la selección de socios comerciales. De esta manera se busca asegurar la participación y 7

7 liderazgo de la empresa en el mercado, al generar altos niveles de confianza con nuevos socios comerciales. Objetivo Desarrollar relaciones comerciales y con terceros más transparentes, éticas e íntegras para mejorar la confianza entre PEMEX y sus socios comerciales y comunidades donde opera, mediante el fortalecimiento de relaciones basadas en los principios y directrices de ética corporativa de PEMEX. Estrategia 1. Establecer mecanismos que garanticen un adecuado cumplimiento legal y nivel de confianza en las relaciones de PEMEX con terceros. -Desarrollar las políticas y procedimientos para el desarrollo y aplicación de las debidas diligencias (due dilligence) en materia de ética e integridad con terceros. -Establecer mecanismos para el desarrollo o adhesión de terceros a los códigos de ética y conducta. -Desarrollar protocolos de actuación del personal de PEMEX en su relación laboral con terceros. -Instrumentar mecanismos para la prevención y manifestación de conflictos de interés. Indicadores: Diseñar políticas y procedimientos de debida diligencia. Incorporar cláusulas de integridad en los contratos celebrados por PEMEX. Componente 4. Generar canales de coordinación y comunicación efectivos para la recepción de casos, ayuda y orientación en materia de ética e Diagnóstico. Dado que la transformación cultural es un proceso que se vive en el desarrollo de nuestras actividades diarias, es de gran importancia para PEMEX, el desarrollo de mecanismos que nos permitan recibir la información e inquietudes que surgen durante la aplicación de nuestros principios en el día a día. Estos mecanismos nos dan la oportunidad de conocer los dilemas éticos a los que nos enfrentamos diariamente, brindar asesoría para nuestro personal y detectar conductas que sean contrarias a nuestros valores y principios y así, poder impulsar el desarrollo de una nueva cultura empresarial basada en el apego a principios éticos y de Además, figuras como el comité de ética guardan especial importancia por el papel relevante y estratégico que juegan, ya que representan la palanca 8

8 para el impulso al desarrollo de nuestra cultura. Objetivo Desarrollar mecanismos confiables, objetivos y eficaces de coordinación y comunicación para el seguimiento estratégico, la atención de casos, ayuda y orientación en materia de ética e Estrategia 1: Desarrollo de la Línea de Ayuda Ética para la atención, asesoramiento y canalización de casos de ética e integridad en la empresa. -Redimensionar al Comité de Ética como órgano estratégico para dar seguimiento a la instrumentación de políticas y mejores prácticas en materia de ética e integridad Indicadores: Número de acciones en temas de ética e integridad generadas e implementadas en la institución. Porcentaje de casos atendidos en la Línea de Ayuda Ética. -Desarrollar y poner en operación la Línea de Ayuda Ética. -Difundir los mecanismos para la atención y recepción de casos, a través de la línea de ayuda ética. -Establecer procedimientos para coordinar la atención de los casos reportados a la línea de ayuda ética, con las áreas responsables. Estrategia 2. Redimensionar al Comité de Ética como órgano estratégico para dar seguimiento a la instrumentación de políticas y mejores prácticas en materia de ética e 9