El Control Interno en la Administración Pública. Procuraduría General de la República

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1 El Control Interno en la Administración Pública Procuraduría General de la República

2 Objetivo General Que los Servidores Públicos de la Procuraduría General de la República, reconozcan la importancia y la necesidad de implementar el Control Interno a nivel institucional.

3 Objetivos Específicos Ampliar los conocimientos de los participantes en cuanto al uso y manejo de los fondos de caja chica. Fortalecer los controles internos de los bienes (Mobiliarios y Equipos de oficina) de las sedes departamentales y nivel central PGR.

4 El Control Interno Auditoria Interna icomo algo exclusivo del área Financiera!

5 El Control Interno OBSTACULO

6 COSO Comité de Organizaciones Auspiciarías de la Comisión Treadway (conformada en 1985) Este comité emitió un informe titulado informe COSO (COMMITEE OF SPONSORING ORGANIZATIONS)(COMITE PATROCINADOR DE LAS ORGANIZACIONES) Finalidad: Identificar los factores que originaban la presentación de información financiera falsa o fraudulenta. Emitir las recomendaciones que garanticen la máxima transparencia informativa. Establecer una definición común de control interno. Proveer guía en la creación y mejoramiento de la estructura de control interno de las instituciones.

7 Fundamento para el Desarrollo de la NTCI Las NTCI han sido actualizadas con base en la estructura propuesta por INTOSAI, la cual se basa en el Informe COSO el cual ha sido incorporado por un número importante de Instituciones Superiores de Auditoría (ISAS), en América latina.

8 Control Interno según el Informe COSO Es un proceso, efectuado por todo el personal de una entidad, diseñado con el objeto de proporcionar un grado de seguridad razonable en cuanto a la consecución de objetivos dentro de las siguientes categorías: Eficacia y eficiencia de las operaciones Fiabilidad de la información financiera Cumplimiento de las leyes y normas aplicables.

9 Objetivos del Control Interno OPERACIONAL: Promover eficiencia y eficacia en las operaciones a través de los procesos estandarizados. Asegurar la salvaguarda de los Activos a través de las actividades de control. FINANCIERO: Promover la integridad de los datos en la toma de decisiones. Asistir en la prevención y detección de fraudes a través de la creación de un rastro de evidencias auditables. DE CUMPLIMIENTO: Ayudar a mantener el cumplimiento con las leyes y regulaciones a través de un monitoreo periódico.

10 Componentes del Control Interno Monitoreo Información y Comunicación Actividades de Control Evaluación de Riesgos Ambiente de Control

11 Ambiente de Control Es la base de todos los demás componentes del control interno, aportando disciplina y estructura. Marca la pauta del funcionamiento de una organización e influye en la concientización de sus empleados respecto al control.

12 Ambiente de Control Integridad y valores éticos Estructura del Código de Conducta Divulgación y Evaluación del Código de Conducta Competencia del personal Manuales de Organización Planes de Capacitación Evaluación del desempeño Filosofía y estilo de operación de la Administración Grado de formalidad Actitud frente a la información financiera Centralización o descentralización Máxima Autoridad y Comité de Auditoria Independencia Experiencia y profesionalismo Auditoria Interna Existencia Correcto funcionamiento

13 Ambiente de Control: Factores Comunes Filosofía de gestión excesivamente vertical Falta de capacitación del personal Falta de un Código de Ética o desconocimiento de los empleados de su existencia Falta de definición clara de metas, planes, objetivos, responsabilidades No se elabora información financiera fiable y oportuna. Alta rotación del personal, especialmente en funciones clave (de puestos de confianza) Inexistencia de un cuerpo actualizado, homogéneo normativo Falta de actualización del organigrama

14 Evaluación de Riesgo Consiste en la identificación y el análisis de los riesgos relevantes para la consecución de los objetivos, y sirve de base para determinar como han de ser gestionados los riesgos.

15 Pero, Qué es el riesgo? Es la posibilidad que un evento desfavorable pueda afectar negativamente la habilidad de la organización para el logro de sus objetivos.

16 Riesgos de Fraude ALGUNOS TIPOS DE FRAUDE Abuso de Cuentas de Gastos Compras / Facturas Falsas Comisiones Clandestinas Manipulación de Ingresos Estados Financieros Falsos: Sobreestimación de Activos / Ingresos Subestimación de Gastos / Pasivos Falsificación de Cheques Manipulación de Licitaciones Substitución de Productos

17 Los Riesgos del Fraude Pérdidas Financieras Daño a la imagen y reputación de las instituciones del Estado Daño a la moral interna y confianza del Personal Posible acción Legal Pérdida de Relaciones claves

18 Como Prevenir los Riesgo del Fraude Mantener Políticas, Procedimientos y Controles Internos actualizados, para: El registro de las operaciones Elaboración de los estados financieros Conozca a su empleado Conozca a su cliente (instituciones financieras) Disponer de un código de conducta que contenga como mínimo los valores institucionales, morales y éticos e instruir al personal ponerlo en practica. Mantener controles administrativos que verifiquen la practica de las políticas y procedimientos implementados. Efectuar monitoreo y pruebas de cumplimiento, para probar la eficiencia de los controles internos.

19 Administración de riesgos Es el proceso para incrementar la confianza en la habilidad de una organización para anticipar, priorizar y superar obstáculos para alcanzar sus metas.

20 Oficina de Activo Fijo Objetivo: Controlar la existencia de los activos de la institución. Riesgo: Ejemplo Cualquier situación que se presente y haga que se pierda el control de los activos. Situación: Se efectúa cambio de equipo entre el personal de X área, sin comunicárselo a la Of. de activo fijo. Controles existentes: 1. Manejar el detalle de los activos fijos. 2. Llenar el formato de inventario individual. 3. Prohibido realizar traslado de activos sin la autorización del jefe del área y sin la presencia de personal de la Of. de activo fijo. 4. Levantamiento de inventario física una vez al año. Consecuencias: Al realizar el levantamiento físico de inventario, dos equipos no estaban en custodia de las personas que activo fijo maneja y no se encontró uno. Posibles acciones para mitigar el riesgo: 1. Realizar levantamiento de inventario física dos veces por año. 2. Toda pérdida de activos serán cobradas vía nomina al empleado que lo tenga asignado, según inventario individual que maneja la Of. de actvo fijo. Probabilidad

21 Actividades de Control Son las políticas y los procedimientos que ayudan a asegurar que se llevan a cabo las instrucciones de la dirección y que incluyen desde controles preventivos a controles detectivos, controles manuales, controles informáticos y controles de dirección.

22 Actividades de Control Revisiones de alto nivel sobre el desempeño Evaluación de las funciones y actividades administrativas Administración del recurso humano Sistema de información Control físico sobre activos vulnerables Indicadores de desempeño Segregación de funciones incompatibles Ejecución apropiada de las transacciones Seguridad y oportunidad en el registro de las transacciones y eventos Restricciones de acceso a los recursos y registros Documentación apropiada de las transacciones y del control interno en forma de flujo gramas o equivalentes.

23 Información y Comunicación Sistemas que permiten al personal de la entidad capturar e intercambiar información necesaria para conducir, administrar y controlar sus operaciones.

24 Información y Comunicación La información La información deberá planificarse de tal forma que se dispongan mecanismos para su calidad, seguridad, utilización y conservación. La comunicación Es inherente a los sistemas de información, los sistemas de información sirven como medio de comunicación al personal para que pueda cumplir sus responsabilidades de operación, información financiera y cumplimiento.

25 Monitoreo Es el proceso de evaluar la calidad del desempeño del control interno en el tiempo. Monitoreo sobre la marcha Actos regulares de administración y supervisión Acciones rutinarias Monitoreo mediante evaluaciones separadas Auditoria interna Auditoria externa

26 Control Interno Informe COSO e INTOSAI

27 INTOSAI Organización Internacional de Instituciones superiores de Auditoria

28 Estructura de las Normas Técnicas de Control Interno Normas Generales: Ambiente de Control Evaluación de Riesgos Actividades de Control Información y Comunicación Monitoreo

29 Normas Específicas Las Normas Generales se subdividen en 23 Normas Específicas: 5 de Ambiente de Control 3 de Evaluación del Riesgo 11 de Actividades de Control 2 de Información y Comunicación 2 de Monitoreo

30 Control Interno GRACIAS POR SU AMABLE ATENCION

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