Dé los primeros pasos con las tres métricas principales y mejore el desempeño de surtido de pedidos

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2 Métricas de surtido de pedidos Dé los primeros pasos con las tres métricas principales y mejore el desempeño de surtido de pedidos Por Lance Reese, director de soluciones técnicas, surtido de pedidos, Intelligrated y Chris Arnold, vicepresidente de Operaciones y Desarrollo de Soluciones, Intelligrated El surtido de pedidos es el proceso más crucial y con mayor uso de mano de obra en el centro de distribución (DC). En un centro de costos, el surtido de pedidos y el reaprovisionamiento normalmente representan entre el 50 % y el 65 % del gasto de mano de obra del almacén. Tan solo por este motivo, la mejora continua del proceso de surtido de pedidos es esencial. La capacidad de evaluar la productividad y la eficacia mediante métricas de surtido de pedidos proporciona la ruta más corta para mejorar el desempeño y la planificación, tanto en sistemas manuales como automatizados. Además, tal como lo indicó el estudio más reciente de WERC, DC Measures 2011 (Mediciones de centros de distribución de 2011), más empresas están llevando las operaciones de los centros de distribución nuevamente al personal interno, lo que conduce a una necesidad de comprender de manera más exhaustiva el desempeño como un factor relacionado con la administración interna del proceso de surtido. En este breve informe técnico, analizaremos los aspectos que, en nuestra experiencia, constituyen las tres métricas principales de surtido de pedidos desde la perspectiva del administrador de un centro de distribución y, asimismo, proporcionaremos pautas para la implementación de soluciones de medición dentro de su centro de distribución o su almacén. Las tres métricas principales y lo que nos indican Existen diversas métricas que pueden utilizarse para analizar y optimizar su sistema de surtido de pedidos desde la perspectiva de las operaciones internas, por ejemplo, índice de cumplimiento de pedidos, precisión de pedidos, precisión de líneas; tiempo de ciclos de pedidos, días de inventario disponibles, uso del almacenamiento, entrega puntual, costo por pedido, productividad y utilización del sistema, entre otras. 2 Métricas de surtido de pedidos

3 En nuestra experiencia, de estas métricas, las tres más importantes desde el punto de vista de evaluar un valor de base y mejorar el desempeño son la precisión de pedidos, la tasa de selección de producción y los tiempos de ciclos de pedidos. Para comenzar, definamos el significado de estos términos. Precisión de pedidos: esta es la proporción entre la cantidad de pedidos finalizados sin errores y el total de pedidos enviados, incluida la factorización en la cantidad de casos de escasez. Tasa de selección de producción: esta es la proporción entre el volumen de selección y las horas trabajadas. El cálculo es complicado, por el hecho de que el total de horas pagadas rara vez corresponde al total de horas trabajadas, lo que presenta la necesidad de evaluar el tiempo productivo frente al tiempo pagado. Tiempos de ciclos de pedidos: se trata del tiempo al que nos referimos cuando analizamos la fecha de envío real frente a la fecha del pedido de cliente. Pautas generales para la medición Cuando se trata de medir el desempeño, incluso el sistema manual más básico y el sistema automatizado más sofisticado comparten atributos en común. En cada caso, es importante incluir al menos seis meses de datos para las operaciones no estacionales y al menos doce meses de datos para las operaciones con componentes estacionales. Un programa de medición continua proporciona ayuda para obtener un sentido de las tendencias que se estén produciendo en la operación de surtido de pedidos. Los proveedores más sofisticados de sistemas de manejo automatizado de materiales cuentan con cuestionarios detallados de análisis operacional que pueden ayudar a completar a la administración de los centros de distribución. Si usted cuenta con un socio de soluciones, pregúntele si puede ayudarlo con este proceso. Sistemas manuales: Comience con el simple objetivo de hacer algo para medir. Desde el punto de vista de la recopilación de datos para las tres métricas principales (precisión de pedidos, tasa de selección de producción y tiempos de ciclos de pedidos), esto puede incluir el total de piezas seleccionadas/horas de mano de obra y el total de líneas/horas de mano de obra, y también debe incluir el total de horas de selección en una tarea para que sea posible obtener un cotejo entre el tiempo de productividad y el tiempo productivo pagado. Esto puede conducir a decisiones como necesitamos 10 unidades de mano de obra, pero perdemos un 20 % en productividad, así que debemos contratar 12. Sistemas automatizados: con los sistemas automatizados, los datos se obtienen minuto a minuto y por asociado. El software avanzado indica la cantidad de recolectores, las tasas de selección actuales, el desempeño frente a los objetivos o los promedios, el 3 Métricas de surtido de pedidos

4 trabajo planificado y el tiempo estimado, los recursos para llevar a cabo el trabajo y otros datos importantes que ayudan a evaluar la operación. Si bien estos datos se recopilan en tiempo real, es posible que su sistema actual no admita informes en tiempo real y que, por ende, usted esté revisando datos de un día de antigüedad. Comience con los datos accesibles y observe las tendencias a lo largo del periodo de 12 meses. Lo que nos indican las cifras, y las medidas que puede tomar para mejorar el desempeño de surtido de pedidos Ya tuvo tiempo para recopilar y analizar los datos, e inclusive descubrir tendencias en sus operaciones. Entonces, cuál es el próximo paso? Un buen punto de partida es buscar todas las restricciones posibles en relación con el desempeño del sistema. Estas restricciones pueden incluir los niveles de personal, el flujo de trabajo y las prácticas de manejo de periodos pico, entre otras. Es posible que un cambio de recursos y un monitoreo más estrecho de los niveles de stock sean lo único que se necesite para alcanzar los objetivos diarios. Repasemos individualmente las métricas principales y analicemos medidas sencillas que se pueden tomar para mejorar las operaciones. Mejorar la precisión de pedidos Si al parecer hay deficiencias en la precisión de los pedidos, existe una serie de áreas de restricciones potenciales que se pueden descubrir con un simple recorrido por el centro de distribución durante un turno activo. La actividad de almacenamiento de stock puede tener un impacto muy significativo en la precisión de los pedidos. Por ejemplo, el almacenamiento de stock antes de la selección y la sincronización de la recepción y la colocación en espacios pueden incidir considerablemente en la reducción de las instancias de productos no disponibles. Es posible que los productos de alta 4 Métricas de surtido de pedidos

5 velocidad también requieran más espacios, y es necesario asegurarse de que los artículos similares no se coloquen juntos. Los propios movimientos de selección también pueden tener un impacto negativo en la precisión. Si de manera rutinaria el personal se para sobre un estante más bajo para alcanzar un artículo en un estante superior, se experimentarán imprecisiones. Si hay cartones que sobresalen y bloquean un espacio, pueden retrasar o impedir la selección y dar lugar a errores de selección u omisión de selecciones. Los artículos pesados que son difíciles de levantar o mover también pueden convertirse en una distracción y ocasionar imprecisiones de selección. Hay medidas relativamente sencillas que pueden tomarse para cambiar o corregir el problema, pero pueden afectar la precisión de manera sustancial. Mejorar la tasa de selección de producción La tasa de selección de producción es otro proceso del centro de distribución que aporta grandes ventajas mediante la simple observación de cada turno. En el nivel más básico, es necesario asegurarse de que los encargados de procesamiento de pedidos efectivamente estén cumpliendo los pedidos. Y al realizar el recorrido, se debe poner especial atención al proceso de selección, en particular a las manipulaciones. Muy probablemente, descubrirá actividades innecesarias que pueden eliminarse. Al obtener las mediciones, asegúrese de comparar las tasas de precisión con las tasas de productividad. No se debe tolerar la priorización de la velocidad sobre la precisión. Una evaluación de la precisión puede conducir a mejoras en la rendición de cuentas y los controles de calidad. Los administradores de los centros de distribución más eficaces tienen una comprensión exhaustiva de sus procesos. Esto les permite asignar las operaciones y saber qué buscar desde el punto de vista de la preparación para cada turno. Esto incluirá una inspección de los pedidos, los niveles de stock y el personal, y una comprobación de que el turno esté preparado para obtener resultados exitosos incluso antes de comenzar. Mejora de los tiempos de ciclos de pedidos Desde la perspectiva del administrador de un centro de distribución, el tiempo de ciclos de pedidos está directamente relacionado con lo que se puede prometer a los clientes. Si bien es posible que los 5 Métricas de surtido de pedidos

6 clientes estén más preocupados por recibir envíos puntuales, el tiempo de ciclos de pedidos proporciona una medición más sólida para hacer un seguimiento continuo del desempeño operacional. Una táctica para mejorar las tasas de selección y reducir el tiempo de ciclos de pedidos es optimizar la colocación en espacios. Los artículos que comúnmente se piden juntos (por ejemplo, pasta dental y cepillos de dientes) se deben colocar en ubicaciones según estas asociaciones de pedidos (afinidad de los artículos). Esto reducirá la distancia de recorrido entre las selecciones y minimizará el total de zonas por las que debe pasar un pedido durante un ciclo de surtido de pedidos. Desde la perspectiva del sistema, es conveniente tener en cuenta la liberación inteligente de pedidos, con opciones de liberación que utilizan tecnología basadas en los objetivos y las operaciones generales de los complejos. Además, tal como ocurre con la precisión y la tasa de selección, asegurarse de que el reaprovisionamiento se efectúe antes del inicio del pedido tendrá un impacto positivo en la mejora de los tiempos de ciclos de pedidos. En resumen La mejora continua del surtido de pedidos es esencial para cualquier operación de surtido. Mediante la identificación de las métricas más importantes que permiten medir y administrar sus operaciones de surtido de pedidos y mediante la aplicación de algunos de los métodos y las técnicas simples descritas anteriormente con la finalidad de mejorar el desempeño de sus operaciones, podrá comprender mejor el funcionamiento cotidiano de su sistema y la manera de planificar las actividades para el futuro. Recuerde: No se puede mejorar lo que no se mide Comience con la precisión, la productividad y el tiempo de ciclos Examine sus operaciones actuales e investigue nuevas técnicas y tecnologías Para obtener más información, comuníquese con Intelligrated escribiendo a info@intelligrated.com, por teléfono al , o visite OFMWP Intelligrated. Todos los derechos reservados.