PROCEDIMIENTO DE COMUNICACIÓN INTERNA COIP-01

Transcripción

1 H. AYUNTAMIENTO CONSTITUCIONAL DE ACAPULCO DE JUÁREZ Contraloría General, Transparencia y Administrativa Administrativa PROCEDIMIENTO DE COMUNICACIÓN INTERNA

2 1.- Objetivo Establecer los lineamientos necesarios para la eficaz ción dentro y fuera de la organización, siendo evaluada su efectividad continuamente, con la finalidad de asegurar que toda la información del SGC sea da y trasmitida de manera oportuna, cumpliendo las expectativas de los clientes internos y externos de la organización. 2.- Alcance Este procedimiento aplica para la Comunicación Interna del Calidad del H. Ayuntamiento Constitucional de Acapulco de Juárez. 3.- Actividades 3.1 Comunicación de la política de la calidad (5.2.2) La Administrativa, será la responsable de r y difundir la política de la calidad, la cual debe de estar disponible y mantenerse como información documentada, rse, entenderse y aplicarse dentro de la organización, y estar disponible para las partes interesadas pertinentes, según corresponda. 3.2 Comunicación (7.4) El Calidad a través de la Administrativa y del área de Comunicación Interna, se aseguran que la información relativa al Calidad como la Difusión de la Política y Objetivos de Calidad, Política de Recursos, la importancia de satisfacer tanto los requisitos del Cliente, de la Organización, Legales y Reglamentarios, la efectividad del Sistema, Directrices de Liderazgo y Compromiso, y la de Roles, Responsabilidad y Autoridad, etc.; sea da y difundida a través de: Reuniones Mensuales con los Enlaces de Cursos y/o Talleres. Mesas de trabajo. La publicación en la Página Oficial del H. Impresa y difundida mediante lista de propietarios. 2/9

3 Actividad Actualización de los Documentos del Responsable informar Contraloría General. A quien se Cuando existan cambios. Medios Correo electrónico. Sistema Digital de Documentos. Requisitos del Cliente, Organización, Legales y Reglamentarios Certificados. Clientes internos y externos y partes interesadas de los Administración. Reuniones. Internet. Página Oficial del Política de Calidad administración. Reunión. Cuadros en la Pared. Página oficial del Objetivos de Certificados. administración. Cuando es necesario. Reunión. Cuadros en la Pared. Página oficial del 3/9

4 Actividad Política de Recursos Responsable informar A quien se administración. Cuando es necesario. Medios Reunión. Cuadros en la Pared. Página oficial del Correo electrónico. Directriz de Liderazgo y Compromiso Directriz de Responsabilida d y Autoridad. administración. Cuando es necesario. Reunión. Cuadros en la Pared. Página oficial del H. Mediante el Manual del SGC. Resultados Auditorías Externas y/o Internas, cambios, logros del Alta Dirección Cada 6 meses. requiera. Reuniones. Mesas de trabajo. Resultados de las Revisiones por el Alta Dirección. Cada 6 meses. Informe Ejecutivo del Status del SGC a la Alta Dirección. Reuniones. Mesas de trabajo. 4/9

5 Actividad Los resultados de Auditorías Externas. Responsable informar Departamento de Coordinación de Auditorías Internas. A quien se Sistema de Mientras existan hallazgos vigentes. Medios Tarjeta Informativa. Semáforo de hallazgos de Auditoria. Oficio. Evaluación de la Percepción de los clientes y partes interesadas. Departamento de Control y Evaluación de Indicadores de Desempeño. Sistema de. Trimestralmente Tarjeta informativa. POPR-12 Evaluación de la percepción de los usuarios y partes interesadas. El desempeño de los y la conformidad del producto/servici o. Departamento de Control y Evaluación de Indicadores de Desempeño Departamento de Coordinación de Auditorías Internas. Sistema de A la Dirección de Administrativa: Mensualmente. Al SGC: Trimestral Mientras existan Productos no Conformes sin solventarse. Tarjeta Informativa, vía correo electrónico. Concentrado general de la Eficacia del Proceso. Gráficas de comportamiento de los procesos. A través de los registros: POPR-02 Medibles, objetivos y metas y POPR-14 Seguimiento General de los Procedimientos de Soporte. El estado de las situaciones subestándar. Sistema de Mientras existan situaciones subestándar. Tarjeta Informativa. Status de Situaciones Subestándar (hallazgos). 5/9

6 Actividad Reuniones del Responsable informar Contraloría General. A quien se Sistema de Trimestralmente y/o cuando sea necesario Oficio. Medios Los resultados de Auditorías Internas Sistema de Mientras existan hallazgos vigentes. Tarjeta Informativa. Informe ejecutivo de auditoría. Concesiones Secretario del Comité Al interesado autorice Oficio. 3.3 Comunicación con el cliente (8.2.1) Los titulares de cada procedimiento de soporte se aseguran de la ción con los clientes incluyendo: a) Proporcionar la información relativa a los productos y servicios; incluyendo los productos y servicios no conformes (salidas no conformes). b) Tratar las consultas, los contratos o los pedidos, incluyendo los cambios; c) Obtener la retroalimentación de los clientes relativa a los productos y servicios, incluyendo las quejas de los clientes d) Manipular o controlar la propiedad del cliente; e) Establecer los requisitos específicos para las acciones de contingencia, cuando sea pertinente. Esta ción con clientes es verificada en las auditorías internas de calidad. La información de los servicios prestados entre el Ayuntamiento y sus clientes internos, externos o partes interesadas, será descrita dentro el Planeación de la Calidad del Macroproceso POPR-01 obligaciones y servicios, esto debe ser documentado y aprobado por las Direcciones de área que intervienen en el macroproceso. Nota: Todas las ciones con el clientes internos y externos referentes a quejas o a servicios no conformes serán canalizadas a través de la Matriz acumulada de no conformidades, correcciones y acciones correctivas CSNR-02, para su control y seguimiento. 6/9

7 3.4 Información para los proveedores externos (8.4.3) La Recursos Materiales se asegura de que el contrato de prestación de servicios contenga como mínimo la siguiente información antes de ser da y presentada al proveedor y/o contratista: a) Los procesos, productos y servicios a proporcionar; b) El alcance de los mismos c) La aprobación de: 1) productos y servicios; 2) métodos, procesos y equipos; 3) la liberación de productos y servicios; d) La competencia, incluyendo cualquier calificación requerida de las personas; e) Las interacciones del proveedor externo con la organización; f) El control y el seguimiento del desempeño del proveedor externo a aplicar por parte de la organización; g) Las actividades de verificación o validación que la organización, o su cliente, pretende llevar a cabo en las instalaciones del proveedor externo. h) Los planes de control para mitigar algún riesgo que pudiera presentarse durante la prestación del servicio 3.5 Comunicación Interna. La Administrativa será la encargada de coordinar las actividades necesarias para que los asuntos relativos a la operación, evaluación, directrices y eficacia del SGC, entre otros elementos importantes a r de manera interna y externa, sean dos a la organización, lo anterior se lleva a cabo a través de cualquiera de los medios siguientes: 3.6 Comunicación externa Reuniones en área de trabajo Correo Electrónico Pizarrón o Tablero Reporte de la Dirección Oficios y/o circulares. Página oficial del H. a la tecnología a solicitada información referente al Gestión de Calidad por clientes externos o partes interesadas, será canalizada, analizada y entregada a través 7/9

8 de la Administrativa, en los medios que consideren necesarios. 3.7 Comunicaciones de emergencia En caso de una emergencia, se canalizan de primera instancia los servicios de emergencia básicos de atención de acuerdo a tipo de emergencia (Policía, Bomberos, Protección Civil, Servicios de Salud, Servicios Urbanos, etc.) de acuerdo a lo establecido en los macroprocesos de Protección Civil y Atención a Emergencias, Seguridad y Vialidad en el Municipio de Acapulco y Fomento a la Salud. En caso de que el alcance de la emergencia sea de características mayores se establece el puesto de mando en un lugar seguro donde pueda obtener información rápidamente de lo que está ocurriendo en la zona de la emergencia, así como para dar instrucciones a la brigadas de emergencias en caso de ser necesario y rles su manera de proceder Los equipos se mantiene en ción con sus jefes y personal atención. Los Centros de control mantienen una lista actualizada de los teléfonos de emergencia y personal clave del municipio. En el caso de una emergencia mayor o trascendental, los Jefes de área y/o Coordinadores se informará a personal clave de del municipio. 3.8 Evidencia de la Eficacia de la Comunicación. La eficacia de la ción será medida a través de los resultados de los indicadores del Plan Operativo (cronograma) del Procedimiento de Soporte Comunicación Interna, mismo que forma parte del Macroproceso Control, Seguimiento y Evaluación de la De igual manera, se realizará la encuesta de eficacia de la ción utilizando el formato Encuesta percepción de los usuarios y partes interesadas POPR-10 y los resultados serán presentados al Comité de Calidad dentro de la reunión de Revisión por la Administrativa mediante un reporte en formato libre. 4.- Referencias POPR-01 Planeación de la Calidad del Macroproceso POPR-02 Medibles, objetivos y metas. POPR-10 Encuesta de evaluación a la percepción de los usuarios. 8/9

9 POPR-12 Evaluación de la percepción de los usuarios y partes interesadas. POPR-14 Seguimiento General de los Procedimientos de Soporte. CSNR-02 Matriz acumulada de no conformidades, correcciones y acciones correctivas 5.- Control de Cambios Revisión Fecha Flujograma Inicio Coordinar las actividades necesarias para que los asuntos relativos a la operación, evaluación, directrices y eficacia del SGC Difusión de la Política de Calidad, y Objetivos y Requisitos del Cliente, Gestión a Recepción de documentos de Revisió n Difusión Difusión resultados, logros y efectividad del Gestión de la Toma de decisión Se requiere elaborar nuevos documentos. Elaboración de documentos del SGC Evidencia de la difusión a No requiere elaborar nuevos documentos. Envió de documentos Fin 9/9