Procedimiento de uso del portal de encuestas

Transcripción

1 INSTRUCTIVO VW ARGENTINA Procedimiento de uso del portal de encuestas VW Argentina Dirigido a la Red de Concesionarios VW Argentina

2 OBJETIVO VW y TNS Argentina ponen a disposición de la red de concesionarios, un portal web desarrollado por la consultora que permite monitorear todas las etapas de la Encuesta de Satisfacción. USUARIO Y PASSWORD Se ingresa al Portal en el dominio Cada responsable de concesionario, zona, región tiene a disposición un nombre de usuario y password para acceder al portal. En este sentido cada concesionario tiene acceso a sus propios resultados sin tener acceso a los de los demás. Ante cualquier inconveniente con el ingreso al portal, los usuarios y contraseñas o la administración de los mismos, todos los usuarios tendrán a su disposición la casilla Soporte CSS /volkswagen@tns-gallup.com.ar que estará habilitada para despejar todas sus dudas.

3 MENÚES DEL PORTAL El portal desarrollado especialmente para VW Argentina dispone de distintos menús o secciones: Import. Ventas, Alertas, Campo, Audios, Administrar y Resultados. MÓDULO IMPORT. VENTAS: GENERACIÓN DEL ARCHIVO DE DATOS AES Fecha de alta módulo importación: 25/02/2014 El módulo de importación ventas se utiliza para enviar las AES de VW Argentina a TNS. De acuerdo con los tres cortes de información estimados para extraer AES con datos de contacto de los clientes, es Volkswagen Argentina quien en primera instancia proveerá a la empresa TNS de Aak s (AES) para encuestar a los clientes. A lo largo del mes y, en caso de que los concesionarios observen que les faltan datos o encuestas para poder cumplir con la cuota establecida, serán ellos mismos y los zonales quienes podrán importar más AES enriquecidas o sacadas directamente del sistema NADCON. Siempre hay que tener en cuenta que para cada CSS, se estarán encuestando clientes del mes en curso. Asimismo, Volkswagen Argentina proveerá a TNS Gallup de la información de patentamientos requerida, con el objeto de establecer el cruce necesario para encuestar a los clientes que tengan como mínimo 10 días de patentado el vehículo. En caso de que los concesionarios carguen sus AES, el procedimiento a seguir será el siguiente: El usuario deberá generar un archivo Excel conteniendo los datos y los títulos de acuerdo al formato del archivo que se encuentra disponible para descargar en el portal web de TNS Argentina

4 Una vez generado el archivo, que debe ajustarse al formato indicado, se procederá a la carga del mismo en el módulo de importación

5 Desde esta sección del portal el usuario seleccionará el archivo previamente preparado especialmente para tal fin. Para cargar el archivo se deberá presionar el botón IMPORTAR, como indica la imagen superior. Una vez ingresado y cargado el archivo, la página web indicará en color rojo cuantos registros útiles han quedado y nos permitirá descargar el archivo Excel con aquellos datos que contengan algún error. Al presionar el botón CLICK PARA DESCARGAR EXCEL CON ERRORES nos abrirá en Excel los datos que contengan algún error y en la última columna del archivo se detalla cual es el error encontrado. DETALLE DE ERRORES ARROJADOS POR EL PORTAL: - Registros duplicados en todos sus campos. (ej: TELEFONO Duplicado, no se importa ninguno de estos casos ) - Teléfonos sin formato texto.( ej TELEFONO carac.alfa ) - Teléfonos a los que les falta o sobra algún número. (ej TELEFONO erróneo Falta Sobra Numero ) - Registros sin campos obligatorios o con errores en los campos obligatorios (ej. APELLIDO CLIENTE2 dígitos ) - Teléfonos que no macheen con la base de patentamiento correspondiente al período de encuestas. Una vez realizada la carga total de información en el portal, cada Concesionario/Taller puede verificar la cantidad de registros que han sido ingresados. Para eso, deberá ingresar a la sección Alertas.

6 MÓDULO ALERTAS Fecha de alta módulo Alertas: 15/02/2014 El módulo Alertas permite ver de qué concesionarios hay base de Aak s cargadas por VW, cuántos registros fueron enviados y qué concesionarios no enviaron registros. La información de la sección se encuentra subdividida por regiones, zonas y concesionarios. Cada usuario que ingrese en esta sección podrá observar solamente la información de su concesionario, zona o región (de acuerdo a su nivel de jerarquía). Los casilleros estarán semaforizados : El color rojo indica que no se recibieron Aes para el concesionario, amarillo que se recibieron pocas Aes y verde que se recibió una cantidad suficiente de AES para hacer la cantidad de encuestas solicitadas. Es en esta instancia donde el concesionario que no tuviera datos suficientes debería importar base. Se podrá observar la información cargada ola a ola. MÓDULO CAMPO Fecha de alta módulo Campo: ya se encuentra habilitado Esta sección del portal permite a los usuarios realizar un doble seguimiento: Por un lado, al seleccionar en el desplegable la opción campo Argentina pueden observar la cantidad de números que efectivamente pasaron a campo, cantidad de encuestas efectivas por concesionario, números disponibles y números utilizados hasta el momento (divididos en rechazos, info de tono, no contesta, etc.). Es importante tener en cuenta que en esta instancia los usuarios van a ver en la columna teléfonos totales la cantidad de números que efectivamente pasaron a campo (y que esa cantidad de teléfonos va a diferir de la que figura en la sección alertas).

7 Los teléfonos que llegan a esta instancia son los que superaron una depuración que se basa en la eliminación de repetidos, teléfonos pertenecientes a concesionarios, vendedores o cualquier otro listado enviado por VW Argentina a TNS. Esta sección también se encuentra semaforizada en la columna efectivas. Allí vamos a ver marcados en color verde los casilleros de los concesionarios que ya alcanzaron el target, en amarillo los de los que tienen alguna encuesta efectiva hecha pero no alcanzaron el target y en gris los de los que no tienen encuestas hechas. En el módulo Campo también se puede seleccionar en el desplegable la opción CSS Argentina donde los usuarios podrán supervisar los avances de resultados para OS, OPM y CLE para la ola en curso. Para pasar de una opción de seguimiento a otra siempre se deberá buscar el nombre en el desplegable y luego clickear el botón Modificar.

8 MÓDULO AUDIOS Fecha de alta módulo Audios: Ya se encuentra habilitado En esta sección del portal los usuarios pueden realizar escuchas de todas las encuestas correspondientes a sus concesionarios, exceptuando los de aquellos entrevistados que no nos dan permiso para que enviemos sus datos particulares (TNS Argentina cumple con la ley de Habeas data). Cada encuesta se encuentra identificada por número de ID y pueden realizarse consultas de audios para cualquiera de las olas realizadas, seleccionando los mismos y filtrándolos por región, zona, sucursal o ID. Los audios podrán filtrarse por Ola (período de evaluación), la nomenclatura 0114 corresponde a enero 2014, 0214 a febrero 2014 y así sucesivamente.

9 MÓDULO ADMINISTRAR: ADMINISTRACIÓN DE USUARIOS Fecha de alta módulo Administrar: Ya se encuentra habilitado. El responsable designado del concesionario podrá ingresar al portal provisto por TNS Argentina y administrar la información de sus respectivos vendedores en la sección Administrar :

10 Una vez dentro de la sección podrá observar la información de sus vendedores habilitados (cada concesionario verá los suyos). Haciendo click en el ícono del sujeto podrá ingresar un nuevo vendedor al concesionario, para ello se abrirá una nueva pantalla donde se ingresarán los datos del mismo (los campos teléfono y celular no son obligatorios). Luego de completar esa información se debe clickear el botón Alta :

11 En caso de que el administrador desee editar la información de un usuario o dejar inactivo al mismo deberá clickear en alguno de los dos íconos que figuran a la derecha de ese mismo usuario: Es importante aclarar que ningún usuario se dejará inactivo automáticamente, una vez clickeada la cruz para dejar inactivo al usuario se ingresará a la siguiente pantalla y el administrador deberá confirmar su decisión al clickear la opción Baja

12 La información histórica de todos los usuarios quedará almacenada en el portal, en caso de volver a darse de alta su información no se perderá. Para la opción de edición de usuarios el responsable del concesionario podrá editar opciones tales como el nombre de usuario o password de cualquiera de sus vendedores, asimismo podrá darle permiso para supervisar el trabajo en el concesionario (por default está opción está bloqueada, pero en caso de resultar necesario se puede llegar a darla de alta). Para otorgar permiso a un usuario para supervisar se deberá hacer click en el casillero de su izquierda, cambiar la opción del desplegable a si y luego apretar el botón Modificar.

13 MÓDULO RESULTADOS Fecha de alta módulo Resultados: 05/03/2014 En esta sección del portal los usuarios podrán ver los resultados acumulados a 12 mm (encuestas realizadas en el período seleccionado y en los 11 meses anteriores al mismo). Siempre dependiendo del nivel de acceso que tenga el usuario que ingrese al portal, podrá filtrar los resultados por período, zona, concesionario, sucursal y vendedor. Los resultados podrán observarse de forma general (ejemplo: CSS total por zona vs. CSS total para el País), como un histórico (viendo la evolución 12 mm mes a mes para los indicadores principales CSS para un concesionario, zona, etc.), por evolución (donde el usuario podrá ver la evolución histórica de su CSS total), detalle de la performance de indicadores en detalle induicadores (donde figurarán todos los resultados 12mm para todas las preguntas cerradas) y detalle vendedores según objetivos fijados. Los resultados podrán imprimirse desde el portal o importarse en formato PDF desde el mismo.