PROCEDIMIENTO DE INSCRIPCION, RENOVACION, ACTUALIZACION DEL REGISTRO UNICO DE PROPONENTES

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1 RENOVACION, ACTUALIZACION DEL REGISTRO UNICO DE Página 1 de 5 1. OBJETIVO Indicar los requisitos y trámites correspondientes a la inscripción, renovación y actualización de los proponentes. 2. ALCANCE A todas las personas naturales y jurídicas que deseen inscribirse en el Registro de Proponentes, así como la renovación y actualización. 3. TÉRMINOS Y DEFINICIONES Registro de Proponentes: Es un registro de creación legal en el cual se inscriben todas las personas naturales o jurídicas que aspiren a celebrar con las entidades estatales, contratos de obra, consultoría, suministro y compraventa de bienes muebles. SII: Sistema Integrado de Información. 4. DESCRIPCIÓN DEL PROCESO 4.1 INSCRIPCION, RENOVACION Y ACTUALIZACION. ACTIVIDAD CÓMO RESPONSABLE REGISTRO Se recibe el formulario diligenciado virtualmente o manualmente de Registro único de Proponentes, con sus respectivos soportes y certificaciones dependiendo de la información suministrada por el usuario VARIABLE A CONTROLAR 1. Recepción de Documentos Si la persona está matriculada. Verificar que los activos referenciados en el registro mercantil en el sistema sean iguales a los del Balance presentado. El formulario este bien diligenciado y no presente enmendaduras. Presentar soportes de información suministrada. Auxiliar II caja Recepción Formulario Localización a usuarios RP-FRT-008 Mantener los Activos de Registro Mercantil Actualizados frente a Proponentes Nota: En caso de Presentarse diferencias entre los valores del Registro mercantil y el balance, deberá solicitarse al proponente que actualice o re liquide los montos de sus activos en el registro mercantil de acuerdo al balance. ELABORADO POR: REVISADO POR: APROBADO POR: JOSE ALFREDO SUSUNAGA RODRIGUEZ MAURICIO CAICEDO VERASTEGUI MAGDALENA COLLAZOS LUNA FIRMA: FIRMA: FIRMA: FECHA: 26 DE MAYO DE 2010 FECHA: DE 28 DE MAYO DE 2010 FECHA: 31 DE MAYO DE 2010

2 Página 2 de 5 ACTIVIDAD CÓMO RESPONSABLE REGISTRO 2. Digitación datos básicos y liquidación de los derechos de inscripción Se digitan los datos básicos por parte del cajero para el cobro de la inscripción, renovación, actualización o cancelación a través del SII o del SIREP generando el cobro y el sistema liquida automáticamente. Generando un código de barras. Los documentos se entregan al asistente de archivo para su digitalización Auxiliar II caja Recepción Recibo de Caja Control diario De documentos en caja RP-FRT-010 VARIABLE A CONTROLAR 3. Digitalización e Indexación reparto de documentos Se escanea y se indexa la información de los documentos para poder hacer el respectivo reparto de estos documentos a través del Sistema Integrado de Información (SII) al Director Jurídico y de Registros. Asistente de archivo 5. Revisión de la información Se revisan los documentos los datos suministrados en el, si hay alguna inconsistencia, se elabora el oficio de devolución para la firma del Director Jurídico y lo envía Coordinador(a) de Registros Públicos para la entrega al usuario, de lo contrario se continua en la actividad 9. Director (a) Jurídico(a) Oficio de devolución. Que se este dando cumplimiento a la normatividad vigente. 7. Informar al usuario de la devolución 8. Entrega del oficio de devolución y documentos al usuario 9. Envío del documento por el sistema de Imágenes a Archivo 10. Armado de libro de archivo Se llama al usuario telefónicamente para informarle de la devolución. Entregado el documento al usuario este puede ser reingresado y debe surtir las actividades descritas a partir del paso primero Una vez revisada y aprobada la documentación se procede a hacer la inscripción en el libro de los registros únicos de Proponentes a través de sistema Integrado de Información (SII). En el momento en que el documento este en estado Inscripción activa IA, queda listo para ser armado en el libro de archivo. Coordinador(a) de Registros Públicos Coordinador(a) de Registros Públicos Director (a) Jurídico (a) Asistente de Archivo Control de Llamadas a Usuarios RPFRT- 018 Firma recibido en oficio de devolución

3 Página 3 de 5 5. GENERALIDADES Para la inscripción de proponente las personas naturales o jurídicas, deben adquirir el formulario único para registro de Proponentes y allegar los anexos. Con esta información la Cámara de Comercio expide una certificación. 6. DIAGRAMA DE FLUJO

4 Página 4 de 5 7. REFERENCIAS Ley 80 de 1993: Por la cual se expide el Estatuto General de Contratación de la Administración Pública. Decreto 856 de 1994: Por el cual se reglamente el funcionamiento del registro de proponentes en las Cámaras de Comercio. Resolución 2125 de 1994: Por el cual se determinan los libros necesarios para cumplir la finalidad del registro de Proponentes y se imparten instrucciones sobre dicha materia. Decreto 92 de 1998: Por el cual se reglamenta la clasificación y calificación en el registro único de proponentes y se dictan otras disposiciones. Circular Única No. 10 de Decreto 393 de 2002: Por el cual se modifican parcialmente los decretos 856 de 1994 y 92 de 1998 por medio de los cuales se reglamenta el funcionamiento del Registro de Proponentes en las Cámaras de Comercio y se fijan las tarifas relativas a los registros de proponentes y mercantil Decreto 2763 de 2005: Por medio del cual el artículo 1 del decreto 393 de 2002 que modificó el artículo 7 del decreto 856 de 1994, entra a regir a partir del 1 de enero de Ley 1150 de 2007, Por medio del cual se introducen medidas de eficiencia y transparencia en la Ley 80 de 1993, y se dictan otras disposiciones generales sobre contratación con recursos públicos. Decreto 1464 de 2010, Por el cual se reglamenta parcialmente la Ley 1150 de 2007, en relación con la verificación de las condiciones de los proponentes a cargo de las Cámaras de Comercio y se dictan otras disposiciones. 8. ANEXOS Anexo 1. Localización a usuarios, RP-FRT-008. Anexo 2. Control de documentos recibidos en cajas, GC-FRT-010. Anexo 3. Control de llamadas a usuarios, RP-FRT-018.

5 Página 5 de 5 9. CONTROL DE MODIFICACIONES VERSIÓN DESCRIPCION FECHA 01 ORIGINAL 02 Se modifico de acuerdo con los cambios introducidos en el Decreto 1464 de 2010, Por el cual se reglamenta parcialmente la Ley 1150 de 2007, en relación con la verificación de las condiciones de los proponentes a cargo de las Cámaras de Comercio y se dictan otras disposiciones. 05 de noviembre de de Mayo de 2010