Herramientas Tecnológicas de Productividad

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1 Herramientas Tecnológicas de Productividad

2 1 Sesión No. 12 Comunicación y colaboración online Objetivo: Al término de la sesión, el alumno utilizará herramientas de comunicación y colaboración en línea. Contextualización Has escuchado el término la nube o Cloud Computing? Actualmente los celulares, tabletas electrónicas y, en general, los dispositivos móviles con acceso a internet, cuentan con un nuevo recurso que está revolucionando la manera de consumir software, pues ahora no es un objeto, sino un servicio. La ventaja de este nuevo servicio en el mercado es que no se necesita ser experto en la infraestructura tecnológica que se encuentra contenido en la nube.

3 2 Introducción Una nueva tendencia en los servicios que se ofrecen en la web es hacer uso de la Cloud Computing o La Nube, en donde, como podemos imaginar, se agrupan diversas actividades y se almacenan en servidores externos, entre las grandes ventajas de esta novedad es la economía, pues ya no tiene que hacerse una gran inversión en hardware pues éste lo proporciona e instala la nube, dándonos libre acceso para realizar con mayor rapidez y efectividad nuestras actividades.

4 3 Explicación Comunicación y colaboración Online Por ser muy reciente la conceptualización de la nube, se presta a diversas interpretaciones, opiniones encontradas respecto al resguardo de datos e información y en cuanto a su clasificación, de tal suerte que han surgido tres grandes grupos en los que se puede identificar a las nubes : las públicas; son las que están mantenidas y gestionadas por terceros, no vinculados a la organización y se tiene acceso de manera remota por medio de internet; las privadas son creadas para un determinado público, la compañía u organización que las utilice es propietario del servidor y de la red, teniendo un mayor control de la información y los datos contenidos y las hibridas, estas últimas combinan características de las públicas y las privadas. Uno de los puntos que ha dado lugar a la discusión en cuanto al uso de la nube, es que los usuarios no tienen la posibilidad de acceder a los dispositivos de almacenamiento donde se contiene su información, sólo tienen la posibilidad de copiarlos en alguna unidad externa; dejando en manos del proveedor del servicio todo el control de la información. SkyDrive SkyDrive es una aplicación desarrollada por Microsoft en la que el usuario a través de su cuenta de Microsoft (lo que antes se llamaba Windows Live ID) accede y puede crear, editar, compartir y guardar archivos.

5 4 Como complemento de esta aplicación, Microsoft también lanza las Web Apps, que son la extensión de programas como Word, Excel y PowerPoint, con la ventaja de poder compartir y editar los archivos en línea y de fomentar el trabajo colaborativo. Esta aplicación de Microsoft ofrece actualmente 7GB de almacenamiento gratuito y hasta 2GB máximo por archivo, ofreciendo planes a precios competitivos que permiten un almacenamiento de 20GB, 50GB y hasta 100GB. Lync Lync es un servicio de mensajería instantánea que lanzó Microsoft Office Communications Server, en el año 2010; es compatible con las aplicaciones de Office.

6 5 Permite crear un entorno de trabajo más amigable y accesible, pues permite estar en contacto con los demás compañeros, establecer conexiones a lo largo del tiempo y la distancia, de manera que una reunión puede mejorarse con imágenes, uso compartido de video, aplicaciones y escritorios de alta resolución, convirtiendo la experiencia en una reunión prácticamente personal. Una de las grandes bondades de este servicio es el de Encontrar a las personas indicadas en el momento, con la búsqueda de aptitudes basada en Microsoft SharePoint para poder buscar las habilidades que se requieren. En la búsqueda de aptitudes, puede escribir palabras clave que describan la aptitud, habilidad e información de grupo para obtener una lista de expertos de la organización que tengan las aptitudes que está buscando. Cuando haya encontrado a los expertos con las aptitudes indicadas, podrá ponerse en contacto con ellos a través de Lync (Office Microsoft 2010) Como usuario de Lync también es posible conectarse con personas externas a la organización, con la función de federación de servidor a servidor, puede hacerse uso de la presencia y la mensajería instantánea con los otros usuarios de Microsoft Lync Server fuera de la red corporativa. Entre las ventajas que ofrece Lync es la reducción y control de costos por conectividad. La tecnología de voz sobre IP (VoIP) permite establecer una comunicación entre distintas ubicaciones de la compañía que están alejadas geográficamente sin los cargos de llamadas de larga distancia. Las conferencias integradas de audio, video y web reducen los gastos de viaje, así como los destinados a soluciones de conferencias de terceros. (Microsoft Lync 2010) Microsoft Office generó un documento titulado Diez razones principales para probar Lync 2010, en el que enlista además de las ventajas que hemos mencionado, algunas otras de utilidad para el uso de esta herramienta

7 6 tecnológica en un ámbito laboral, se encuentra disponible en Colaborar con aplicaciones o documentos Como ya mencionamos la ventaja de trabajar en La nube y guardar ahí datos e información ofrece la ventaja de poder compartir un archivo para que otros trabajen simultáneamente en un mismo proyecto. Para compartir y editar en colaboración un documento en SkyDrive, existen tres formas: con cuidado, con su comunidad y con el mundo. En el primer caso (Compartir con Cuidado), se tiene la posibilidad de otorgar permiso de editar un documento y para resguardar la seguridad de la información también puede habilitarse el campo Requerir el inicio de sesión para acceder de manera que la información quede blindada contra extraños que pudieran ver o editar nuestra información. Una precisión importante es que no necesita como creador del documento, guardar o cerrar para que los demás puedan verlo y editarlo, es un trabajo que puede hacerse simultáneamente. Compartir con su comunidad: en lugar de enviar un correo electrónico como en compartir con cuidado, puede compartir documentos con sus contactos de las redes sociales, por ejemplo: FaceBook, MySpace o LinkedIn.

8 7 Compartir con el mundo: Para hacer que un documento sea público, SkyDrive ofrece la posibilidad de generar una URL, para ello se hace clic en Obtener un vínculo y después en Hacer Público. En el servicio de Lync también se contempla el tema de la conectividad y el trabajo colaborativo, con su apartado Encontrar a las personas indicadas en el momento con la búsqueda de aptitudes es posible localizar expertos para desarrollar el trabajo que necesitemos, organizar conferencias, reuniones, etc. Referente al trabajo colaborativo Lync propone el uso compartido de escritorio y aplicaciones integrado, carga de PowerPoint y uso de pizarra avanzada, incluida la capacidad de copiar y pegar imágenes, así como otro contenido. Existe además, dentro de este servicio, la Sala de espera en la que el creador o quien convoque la reunión, tiene la posibilidad de controlar quién puede asistir, quién puede editar, así como habilitar o deshabilitar los micrófonos para los usuarios y evitar incidentes vergonzosos.

9 8 Conclusión La nueva forma de trabajar con archivos en línea y de manera simultanea con otros usuarios ha posibilitado que existan aplicaciones muy útiles sobre todo para las empresas; economiza tiempo, dinero y se propicia el trabajo colaborativo y en tiempo real. La Nube integra diversas aplicaciones y programas que en general agrupan información y datos, son servicios que ofrecen compañías como Microsoft que desarrolló servicios como SkyDrive y Lync que ofrecen diversas herramientas según el público al que se dirigen. Uno de los grandes méritos de La Nube es que, además de poder visualizar los contenidos desde cualquier dispositivo con conexión a internet; no es necesario instalar y conocer software especializado pues de eso se encarga el proveedor del servicio, el usuario únicamente se encarga de su proyecto sin involucrarse en temas técnicos.

10 9 Para aprender más Qué es trabajar en La Nube? Computación en nube (2013). Qué es la Computación en Nube? Consultado el 24 de abril de 2013: Acerca de las diferentes opciones para trabajar en La Nube. SkyDrive. (2012). Google Drive, icloud o Dropbox: qué nube elegir? Consultado el 23 de abril de 2013:

11 10 Actividad de aprendizaje Objetivo: Al término de la sesión, el alumno utilizará herramientas de comunicación y colaboración en línea. Instrucciones Qué vas a hacer? En esta sesión debes diseñar y compartir en PowerPoint Online (antes PowerPoint Web App) una presentación de 4 diapositivas en las que incluyas texto, gráficos o imágenes, animación y transiciones. Esta actividad se realizará en equipos de dos alumnos, solamente así se considerará concluida. A través de la mensajería instantánea del cuso, contacta a un compañero(a) del curso y formen un equipo. En equipo decidan quién abrirá una presentación de PowerPoint para que en equipo trabajen colaborativamente acerca de un tema de cualquiera de sus asignaturas del año escolar. 1. El Integrante designado abre una nueva presentación: a. Ingresa a One Drive con su cuenta institucional de correo electrónico UNID de Office 365 (tipo en https://onedrive.live.com/, al ingresar aparecerá su nombre. b. Una vez en One Drive, ingresa a PowerPoint Online y abre una nueva presentación. c. Elabora en la Diapositiva 1 la portada, anota la Universidad, el nombre del tema, la sesión y su nombre (solamente su nombre). d. Elabora la Diapositiva 2 con: i. Encabezado con letra Times New Roman a 48 puntos. ii. Un párrafo de 4 líneas. Letra Arial a 26 puntos. iii. Una imagen que tenga relación con el tema. iv. Animación para que aparezca el texto y la imagen. v. Efecto de transición a la siguiente diapositiva.

12 11 e. Nombra la presentación como: S12NombreApellido_ (del integrante 1) f. Enseguida compartirá la presentación con el otro miembro del equipo mediante su correo electrónico de red.unid, con la posibilidad de edición para el segundo alumno. Es decir, ambos trabajan con su respectiva cuenta UNID. 2. El segundo miembro del equipo continúa desarrollando la presentación: a. Recibe la liga a su correo red.unid e ingresa desde el mismo. Su nombre se registrará automáticamente como editor del archivo. b. Oprime la opción Editar en PowerPoint Online que está junto a la pestaña Archivo. c. Elabora la diapositiva 3 con: i. Un encabezado con letra Times New Roman a 48 puntos. ii. Un párrafo de 4 líneas. Letra Arial a 26 puntos. iii. Una gráfica con la herramienta SmartArt que tenga relación con el tema. iv. Animación para que aparezca el texto y la gráfica. v. Efecto de transición a la siguiente diapositiva. d. Elabora la diapositiva 4 con las mismas características de la 2. e. Añade su nombre en la portada. f. Añade sus datos al nombre de la presentación como: S12NombreApellido_NombreApellido2 Cuál es la forma de entrega? Una vez elaborado el documento en línea con todas las características solicitada, y nombrado S12NombreApellido_NombreApellido2. Cualquiera de los dos alumnos obtiene el hipervínculo del archivo compartido en línea y lo coloca en la plataforma en un foro de discusión.

13 12 Anota un saludo y deja su hipervínculo. Debe asegurarse de que la liga funcione, se pueda ver el archivo sin ninguna contraseña y esté habilitado para edición. Ambos integrantes comentan los archivos elaborados por al menos otro equipo. Nota: En caso de que algún alumno no consiga equipo puede integrarse con otro equipo y añadir 2 diapositivas más con las mismas características de la diapositiva 3 y 4. Cómo serás evaluado? Tu actividad debe contar con las siguientes características. Característica Nombre de archivo en línea Nombre del alumno visible desde el usuario del programa Archivo en línea: Porcentaj e 5% 85% Elaborado por el equipo. Incluye las 5 diapositivas Utiliza el formato solicitado. Incluye texto imágenes, gráficas, animaciones transiciones. Redacción y ortografía 10% Total 100 Esta actividad representa el 5% de tu calificación final. Adelante con tu actividad, estaremos revisando tu participación!

14 13 Cibergrafía Microsoft Lync. (2013). Información General. Consultado el 12 de abril de 2013: Microsoft SkyDrive. (2013). Información General. Consultado el 11 de abril de 2013: Office Microsoft. (2013). Soporte técnico. Consultado el 4 de abril de 2013:

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