NUEVA GUÍA DE ACREDITACIÓN DE COMPETENCIAS DE LOS USUARIOS COMPRADORES DEL SISTEMA DE COMPRAS Y CONTRATACIÓN PÚBLICA DE CHILE.

Transcripción

1 NUEVA GUÍA DE ACREDITACIÓN DE COMPETENCIAS DE LOS USUARIOS COMPRADORES DEL SISTEMA DE COMPRAS Y CONTRATACIÓN PÚBLICA DE CHILE Proceso Qué es la Acreditación de Competencias? El proceso de acreditación de competencias de los usuarios compradores del Sistema de Compras y Contratación Pública, tiene por objeto verificar que quienes intervienen en los procesos de adquisiciones de cada institución, cuentan con las aptitudes, conocimientos y destrezas necesarias para cumplir las actividades que componen su función laboral. Lo anterior, con el propósito de contribuir al desarrollo profesional de los usuarios del área de abastecimiento, fomentar una gestión transparente y eficiente de las compras públicas y dar cumplimiento a la normativa vigente. 2. Quiénes deben acreditar? De acuerdo a lo establecido en el artículo 5 bis del D.S. N 250 del Ministerio de Hacienda (Reglamento de Compras Públicas) y lo indicado en los Términos y Condiciones de Uso del Sistema de Información, deben acreditar competencias todas aquellas personas pertenecientes a Organismos Públicos que participen en el proceso de abastecimiento de su Institución, tenga o no clave de acceso al sistema de compras públicas. 3. Quiénes deben presentarse al proceso de acreditación del año 2013? Para el proceso de acreditación del año en curso, deberán presentarse quienes: no tengan su acreditación vigente, se encuentren reprobados por procesos anteriores, sean usuarios nuevos que cuenten con una experiencia mínima de 6 meses en el Sistema de Compras Públicas a la fecha de realización de la prueba de acreditación. Se entiende por usuario nuevo a aquel que por primera vez se registra en el sistema de compras públicas, hayan acreditado competencias en los procesos efectuados durante el 2011 y anteriores y que en consecuencia deben validar su certificación.

2 Los perfiles que deben participar del proceso de acreditación son los siguientes: Comprador (Operador) Supervisor Auditor Abogado Administrador ChileCompra de cada entidad (en perfil supervisor) 4. Cuántos procesos de acreditación se realizarán en el año 2013? Durante el año 2013 se realizarán dos procesos, uno en cada semestre, los cuales culminarán con la realización de la prueba de acreditación que se efectuará en las siguientes fechas: a. Primer proceso de acreditación: la prueba se efectuará el día 28 de mayo de b. Segundo proceso de acreditación: la prueba se efectuará el día 22 de octubre de Cómo se realizará cada Proceso de Acreditación de Competencias del año 2013? Desde el año 2013, la Dirección ChileCompra publica en la Plataforma ChileCompra Formación un set completo de preguntas, las cuales son ejemplos del ítem de selección múltiple de la prueba. Respecto de la Prueba de Acreditación, y dado que estamos trabajando en indicadores que puedan medir el comportamiento individual del usuario, para octubre de 2013, sólo se considerará la nota obtenida en la prueba de acreditación, descartándose el proceso de monitoreo que se realizaba hasta ahora en los perfiles operador y supervisor Prueba de Acreditación: Esta fase consiste en la realización de una prueba escrita, que contiene 60 preguntas agrupadas en dos secciones: selección múltiple y casos de decisión (se eliminan las preguntas de tipo verdadero y falso). Esta prueba tiene por finalidad evaluar los conocimientos teóricos de los usuarios respecto de temáticas relacionadas con las compras públicas, gestión de abastecimiento, sistema electrónico de compras y normativa relacionada. 6. Cuándo y en qué horario se efectuarán las tomas de pruebas de Acreditación? Las pruebas de acreditación se tomarán en todas las capitales regionales del país, en las siguientes fechas y horarios: 2

3 a. Primer Proceso: martes 28 de mayo a las 10:00 hrs. para los perfiles Comprador (Operador) y Auditor; y a las 15:00 hrs. para los perfiles Supervisor y Abogado. El Administrador ChileCompra debe acreditar en perfil Supervisor. b. Segundo Proceso: martes 22 de octubre a las 10:00 hrs. para los perfiles Comprador (Operador) y Auditor; y a las 15:00 hrs. para los perfiles Supervisor y Abogado. El Administrador ChileCompra debe acreditar en perfil Supervisor. Las direcciones físicas en que se tomarán las pruebas en cada ciudad se informarán SÓLO a los inscritos en el proceso, para lo cual se enviará un instructivo vía al correo de cada usuario inscrito. La Dirección ChileCompra recomienda que cada usuario revise con su administrador el dato correspondiente al correo electrónico que tiene registrado en Mercado Público. A su vez, le recomendamos a todas las instituciones revisar con su departamento informático que los correos enviados por la Dirección ChileCompra no se encuentren bloqueados o marcados como spam, de manera de asegurar la oportuna recepción de la información. De todos modos, la Dirección ChileCompra publicará la lista de inscritos al proceso de acreditación en su sitio web y en la Plataforma ChileCompra Formación ( Además, la Mesa de Ayuda con que cuenta la Dirección ChileCompra ( ) contará con el listado de inscritos y la sede correspondiente a objeto que aquellos funcionarios que no reciban la información puedan acceder a ella por sus propios medios. Ante cualquier consulta, nos puede contactar a través de nuestra Mesa de Ayuda llamando al número o escribiéndonos a la casilla electrónica acreditacion@chilecompra.cl 7. Cómo se aprueba cada Proceso de Acreditación de Competencias? Acreditarán competencias todos aquellos usuarios que participen y obtengan un puntaje superior a 60% en la prueba de acreditación. 8. Qué pasa si no me acredito o no valido mi certificación anterior? Quienes reprueben o no se presenten a alguno de los dos procesos de acreditación del año 2013, la clave de acceso al sistema les será bloqueada dentro de los 90 días de la fecha de entrega de resultados del respectivo proceso de Acreditación Sólo se exceptúan de esta regla aquellos usuarios que para la fecha de realización de la actividad del año 2013, tengan menos de 6 meses de creados como usuarios en el sistema y no hayan sido inscritos por su administrador en el proceso esto es: 3

4 a. Los usuarios creados desde el 1 de noviembre del 2012 y hasta el 30 de abril de 2013 (ambos días incluidos), quedarán exentos de participar en el proceso de acreditación del primer semestre, cuya prueba se rendirá el día martes 28 de mayo de b. Los usuarios creados desde el 1 de abril del 2013 (fecha incluida) en adelante, quedarán exentos de participar del proceso de acreditación tanto del primer como del segundo semestre, es decir, no deberán rendir ninguna de las dos pruebas de acreditación del año Nota: las fechas indicadas corresponden a la fecha de creación del usuario en el sistema de información por parte del Administrador ChileCompra de cada entidad, y por tanto es esa fecha la que debe considerar cada usuario para verificar cuándo le corresponde acreditar. En este caso, es importante destacar que se entiende por usuario nuevo aquel que por primera vez es registrado en el sistema de compras públicas. Si un usuario proviene de otro servicio en el cual era usuario del sistema de compras públicas NO es considerado usuario nuevo ya que existe en el sistema de información. En caso que un funcionario se encuentre en el período de excepción (según fecha de creación de su usuario) o con su acreditación vigente, y tanto su entidad como él consideren que pueden presentarse al proceso, podrán realizarlo sin problema alguno. Sin embargo, si un usuario que pudiendo eximirse es inscrito para participar del proceso por su Administrador ChileCompra, debe asumir que le aplican todas las reglas contenidas en la presente guía, por tanto, si no se presenta a rendir la prueba, solo podrá justificar su inasistencia con alguna de las causales indicadas en el ítem 18 de esta guía. No será considerada como causal válida de justificación que el usuario no contaba con los 6 meses mínimos de experiencia indicado y, por tanto, el usuario será reprobado por inasistencia procediendo al bloqueo de su clave en las fechas indicadas en la presente guía. 9. Qué vigencia tiene la aprobación del proceso de Acreditación de Competencias? A partir de mayo de 2013, la aprobación del proceso de acreditación de competencias tendrá una duración de tres años, contados desde la fecha de aprobación de la prueba de acreditación. 10. Cómo se realizará la inscripción en cada proceso de acreditación del año 2013? A partir de agosto de 2013, la inscripción al proceso de acreditación se realizará a través de la aplicación disponible en las fechas establecidas para la inscripción en el escritorio del Administrador ChileCompra de cada Institución 4

5 Posterior a la fecha indicada, no se recibirá ninguna nómina ni tampoco se agregarán usuarios a las nóminas enviadas por cada Institución. Las nóminas que no vengan completas con todos los datos de los campos solicitados serán devueltas al remitente indicando el plazo máximo para el envío de la información completa. Además, se verificará que los datos proporcionados por el administrador correspondan a lo registrado en el sistema de información, principalmente en lo referido al perfil de cada usuario. De esta manera, si un usuario se encuentra registrado en el sistema en perfil de Supervisor, y en la nómina de inscripción figura inscrito en perfil Comprador ( Operador ), se procederá al registro del funcionario en el proceso de acreditación en perfil Supervisor, siendo informado el cambio de perfil al Administrador ChileCompra de la respectiva entidad. 11. El Administrador ChileCompra debe acreditar competencias? El o los administradores ChileCompra de cada entidad, que tengan activo este rol y que no cuenten con su acreditación vigente deberán acreditar de manera obligatoria en perfil SUPERVISOR en el proceso de acreditación del primer semestre cuya prueba se realizará el día martes 28 de mayo del 2013 a las 15 horas. Lo anterior, aplica para todos los usuarios que cuenten con el rol Administrador, tengan o no asociados otros roles, y/o participen en procesos de compra de su entidad. En caso que el administrador no se presente al proceso de acreditación, su clave de acceso al sistema será bloqueada en los plazos estipulados en la presente guía, sin excepción alguna. Aquellos administradores que cuenten con su acreditación vigente, deberán presentarse en la fecha que les corresponda validar nuevamente su certificación. NOTA: para los administradores ChileCompra también aplica el período de eximición de 6 meses que rige para los usuarios nuevos del sistema, indicados en el punto 9 de la presente Guía. Esto aplica SOLO para los administradores creados como usuarios nuevos del sistema de información y NO aplica para aquellos usuarios que sólo les fue asignado el rol de administración de usuarios en este período y cuyo usuario había sido creado anteriormente en el sistema de información con otro perfil. 12. El gestor institucional debe acreditar competencias? Aquellos usuarios que cuentan con el rol de gestor institucional no tienen la obligación de cumplir con el requisito de la acreditación, pero para ello deben verificar que no cuente con otros roles asociados. En caso de contar con otros roles, deberá acreditar en el perfil que le corresponda (Comprador (Operador), Supervisor, Auditor y Administrador ChileCompra). 13. El gestor de contratos debe acreditar competencias? 5

6 Aquellos usuarios que cuentan con el rol de gestor de contratos no tienen la obligación de cumplir con el requisito de la acreditación, pero para ello deben verificar que no cuente con otros roles asociados. En caso de contar con otros roles, deberá acreditar en el perfil que le corresponda (Comprador (Operador), Supervisor, Auditor y Administrador ChileCompra). 14. Los usuarios con rol observador deben acreditar competencias? Aquellos usuarios que cuentan con el rol de observador no tienen la obligación de cumplir con el requisito de la acreditación, pero para ello deben verificar que no cuente con otros roles asociados. En caso de contar con otros roles, deberá acreditar en el perfil que le corresponda (Comprador (Operador), Supervisor, Auditor y Administrador ChileCompra). 15. Cómo y cuándo se darán a conocer los resultados del proceso de acreditación? Los resultados de la prueba de acreditación, serán entregados en un plazo máximo de 60 días después de la fecha de rendición, y los resultados serán publicados en el sitio para lo cual cada usuario deberá ingresar a su escritorio privado y buscar los resultados en la sección Estado de Acreditación. En la nómina que será publicada, se indicará por cada fase el resultado, y el estado final (acreditado o no acreditado). Serán acreditados quienes hayan cumplido satisfactoriamente con los requisitos de aprobación estipulados en el punto 7 de la presente Guía de Acreditación. 16. Cuándo se realizará el bloqueo de claves de aquellos usuarios que reprueben el proceso de acreditación? Para aquellos usuarios que reprueben el proceso de acreditación del primer semestre, su clave de acceso al sistema de compras públicas será bloqueada el día 8 de octubre del Para aquellos usuarios que reprueben el proceso de acreditación del segundo semestre, su clave de acceso al sistema de compras públicas será bloqueada el día 7 de febrero del Cuándo se efectuará el desbloqueo de la clave de acceso al sistema de compras públicas de aquellos usuarios que se encuentran con sus claves bloqueadas? 6

7 Las claves de acceso al sistema de información serán desbloqueadas dos semanas posteriores a la publicación de los resultados del proceso de acreditación de cada semestre. 18. Cómo realizar justificaciones ante imposibilidad de rendir la prueba de acreditación de competencias? En el caso que un usuario inscrito en el proceso de acreditación por el Administrador ChileCompra, no rinda la prueba de acreditación, sólo podrá justificar su ausencia en atención a las siguientes causales: a. Licencia Médica. b. Comisión de servicio en otra ciudad del país o en el extranjero. c. Citación ante Tribunales de Justicia. Para que la Dirección ChileCompra conozca de esta justificación, el Administrador ChileCompra de la Institución deberá informar por medio de correo electrónico a la casilla acreditacion@chilecompra.cl la nómina de ausentes, el motivo y el documento de respaldo (ejemplo: licencia médica, resolución de autorización de comisión de servicio), dentro de los 10 días hábiles siguientes a la realización de la prueba de acreditación. De no enviarlo dentro del plazo descrito anteriormente, estas inasistencias darán paso a la reprobación. Toda justificación que no sea acompañada del documento de respaldo será rechazada, quedando el funcionario como No Acreditado por ausencia. Aquellas justificaciones que no se encuentren dentro de las causales establecidas anteriormente y que se consideren de fuerza mayor, serán analizadas por la Dirección ChileCompra, entregando la aceptación o rechazo según sea el caso. 19. Consideraciones finales El Proceso de Acreditación de Competencias en Gestión de Abastecimiento efectuado por la Dirección ChileCompra se realiza todos los años de acuerdo a lo establecido en el artículo 5 Bis del D.S N 250 del Ministerio de Hacienda (Reglamento de Compras Públicas) y en los Términos y Condiciones de Uso del Sistema de Información. Por lo anterior, el procedimiento de evaluación (porcentajes de aprobación, ponderadores, indicadores del monitoreo entre otros), las fechas de realización y los usuarios que participan del proceso podrán ser modificadas por La Dirección ChileCompra de acuerdo a las evaluaciones que se realizan tras la finalización de cada proceso, y de acuerdo a los alcances de la Normativa vigente. Ante esta consideración, el procedimiento definido en el presente documento aplica sólo para el proceso de acreditación correspondiente al año Para los siguientes procesos, la Dirección ChileCompra entregará de manera oportuna la guía de procedimientos y la reglamentación correspondiente con el objeto de instruir a los usuarios para su participación. 7

8 20. Preguntas Frecuentes a. Se puede presentar un certificado médico como justificación de ausencia a rendir la prueba de acreditación? No. De acuerdo a lo indicado en la presente guía, sólo se aceptará como justificación la licencia médica, por tanto, el certificado médico no es aceptado para estos efectos, independiente de su calidad de contratación (ejemplo: funcionarios a honorarios). b. Si no soy usuario del sistema de compras con clave, puedo acreditar? El Administrador ChileCompra de cada entidad es quien envía la nómina de usuarios a acreditar. De acuerdo a lo indicado en los términos y condiciones de uso del sistema, deben acreditar todos los funcionarios que participan del ciclo de compras, tengan o no clave de acceso para operar en el sistema, por lo tanto, si el usuario participa del ciclo, el administrador debe incluirlo en la nómina de funcionarios a acreditar y señalar en qué perfil acreditará. c. Si tengo vacaciones programadas para esa fecha, puedo presentar los antecedentes del viaje como justificación de ausencia? No. De acuerdo a lo indicado en la guía, las vacaciones no son aceptadas como causales de justificación ante ausencia a rendir la prueba, aunque sea fuera del país. d. Si reprobé el proceso del año 2012, cuándo debo acreditar? Cada administrador, en conjunto con el usuario, determina cuando se presenta a la prueba de acreditación. Lo importante es que debe considerar que su clave se encuentra bloqueada y por tanto sólo le será desbloqueada cuando apruebe el proceso. e. Si justifiqué mi ausencia en el proceso de acreditación del año pasado, cuándo debo presentarme? Los usuarios que se encuentran justificados, deben presentarse al primer proceso de acreditación, que se efectuará el 28 de mayo del En caso que no se presenten, su clave será bloqueada en las fechas indicadas en la presente guía. f. Si mi clave se encuentra bloqueada, y estando inscrito para participar en el proceso de acreditación no pude rendir la prueba en la fecha estipulada y mi ausencia es justificada por mi administrador ChileCompra, se me desbloquea la clave en los plazos estipulados en la presente Guía? 8

9 No. La clave de acceso al sistema de información sólo de desbloquea cuando un usuario aprueba el proceso de acreditación. Si el usuario se encuentra con su clave bloqueada, y es justificada su inasistencia en el siguiente proceso de acreditación, mantienen su condición de bloqueado en el sistema de información. g. Si acredité en el año 2012, debo presentarme en este nuevo proceso? No. La acreditación de competencias tiene una vigencia de 2 años. Por tanto, si el usuario sigue en el mismo perfil NO debe inscribirse en ninguno de los procesos correspondiente al año Si el usuario cambia de perfil (por ejemplo, acreditó como Comprador (Operador) y ahora tiene perfil de Supervisor), debe acreditar en el nuevo perfil, para lo cual deberá inscribirse en cualquiera de los procesos de acreditación programados para el año En caso que el usuario, de igual manera sea inscrito en el proceso, deberá rendir nuevamente la prueba, ya que de no presentarse y no justificar por algunas de las causales indicadas, su clave de acceso será bloqueada en los plazos estipulados en la presente guía. h. Si acredité competencias en el segundo proceso de acreditación del año 2012, y por error mi administrador ChileCompra me inscribe en alguno de los procesos de acreditación del año 2013, debo acreditar nuevamente o se considera como válida la aprobación de la acreditación del primer proceso? Los usuarios que son inscritos para participar en el proceso de acreditación, deberán cumplir con todas las reglas y etapas del proceso, aunque cuenten con su certificación vigente. Por lo anterior, es importante que cada usuario verifique con su administrador la fecha de aprobación de su acreditación de competencias. Aquellos usuarios que estando inscritos para rendir la prueba de acreditación no la rindan, deberán justificar su ausencia en los plazos estipulados en la presente Guía, y deberán presentarse de manera obligatoria al siguiente proceso de acreditación. De caso contrario, su clave de acceso al sistema de compras públicas será bloqueada por inasistencia. i. Los usuarios que les fue mal en alguna de las pruebas del año pasado o no se presentaron, quedaron como reprobados y su clave fue bloqueada. Si estos usuarios participan y aprueban el proceso durante alguna de las fechas establecidas en el año 2013, cuándo se realizará el desbloqueo de usuarios? El desbloqueo de claves se realizará 2 semanas después de publicados los resultados de la acreditación en cualquiera de las fechas establecidos. j. Cómo puedo saber cuándo me acredité y obtener mi certificado de Acreditación? 9

10 En la Plataforma ChileCompra Formación ( debe ingresar con su nombre de usuario y clave de acceso a Mercado Público o bien con los datos creados en la plataforma. Una vez realizada esta acción, debe ingresar al menú en la sección Estado Acreditación, en donde encontrará actualizado el registro de su participación en los distintos procesos de acreditación desde el año 2007 a la fecha y podrá imprimir su certificado de Acreditación. k. Si yo acredité competencias por un Servicio en el año 2012, y me cambio de Institución, debo acreditar nuevamente? La acreditación de competencias es personal, y por tanto, si un usuario se cambia de institución, y es creado en el sistema de información en el mismo perfil, mantiene su validez por el período de dos años desde la fecha de aprobación. De esta manera, si un usuario participó en el proceso de acreditación del año 2012 y aprobó, su certificación se encuentra vigente y por tanto, no debe acreditar hasta el vencimiento de su certificación. Si por ejemplo acreditó competencias en el año 2011 o en años anteriores, deberá acreditar sus competencias en alguno de los procesos que se efectuarán durante el año 2013, ya que su certificación no se encuentra vigente. l. Si me cambio de servicio, y me crean como usuario nuevo de la entidad, aplica la regla de los 6 meses como usuario nuevo? No. Sólo se consideran usuarios nuevos aquellos que son creados por primera vez en el sistema de información. En este caso, cuando un usuario cambia de servicio, se considera como vigencia del usuario la fecha de creación en el sistema de información. m. Cómo puedo conocer mis resultados de la prueba de acreditación? En la Plataforma ChileCompra Formación ( sección Estado de Acreditación se encuentran publicados los resultados de cada usuario en la prueba de acreditación desde el año 2010 a la fecha. Estos resultados se encuentran separados por temáticas y le permite a cada usuario revisar cuál área de conocimientos evaluados requiere reforzar. 10