DIRECTRIZ-DGABCA Actualización del Manual de Roles y Perfiles de Sistema

Transcripción

1 Dirección General de Administración de Bienes y Contratación Administrativa DIRECTRIZ-DGABCA DE: PARA: Patricia Navarro Vargas Directora General Instituciones usuarias del Sistema Compr@Red FECHA: 25 de Abril de 2012 ASUNTO: Actualización del Manual de Roles y Perfiles de Sistema Compr@Red La Dirección General de Administración de Bienes y Contratación Administrativa, en ejercicio de las atribuciones que le confiere el literal c) del artículo 103 de la Ley de Contratación Administrativa, el cual establece la potestad de esta Dirección General de evaluar y modificar las políticas y procedimientos de contratación, con la finalidad de que se ajusten constantemente a la satisfacción del interés público, así como la competencia otorgada para la fiscalización de las Proveedurías Institucionales en la materia; en concordancia con las funciones que la Ley de Administración Financiera de la República y Presupuestos Públicos N 8131 le asigna en sus artículos 99 literal c), el artículo 105, y el artículo 125; tendientes a proponer las modificaciones necesarias para que las normas y los procedimientos utilizados en los procesos del Sistema garanticen la protección del interés público, integrar los sistemas de información con los de la Administración Financiera, dispone lo siguiente: Con el fin de dar fiel cumplimiento a la normativa antes descrita, así como lo relativo a control interno, esta Dirección General procede a actualizar el Documento de Administración de Roles y Perfiles de Compr@Red, para efectos de describir a los usuarios los diferentes permisos que se pueden asignar para ejecutar las diferentes transacciones en Compr@RED. Lo indicado en el presente documento será de aplicación obligatoria en el desarrollo de cada una de las etapas comprendidas en el proceso de adquisiciones de las Instituciones. Asimismo, se les informa a los funcionarios encargados de realizar los referidos trámites, que al recibir la presente notificación tendrán la obligación de ajustarse a los lineamientos aquí contenidos, con la finalidad que éstos se apliquen adecuadamente, de modo que en el plazo máximo de un mes deben comunicar a esta Dirección las modificaciones que, en aplicación de esta Directriz, deban efectuarse en sus instituciones. Se adjunta a la presente directriz el documento supra citado, así como el formulario para solicitud de perfiles como Anexo 1.

2 MANUAL DE ADMINISTRACIÓN DE ROLES Y PERFILES DE COMPR@RED El Perfil es el cargo que realiza una determinada persona usuaria dentro de Compr@Red, entre los cuales están: Proveedor Institucional; Analista; Asesor Jurídico; Director Financiero; Jefe de Programa; Encargado de Ingreso de Solicitudes de Pedido; Auditor Interno; Unidad de Autoridad de Registro; Registro de Proveedores, entre otros. Los roles son el conjunto de permisos que regulan el acceso a los diferentes perfiles asignados a los usuarios de las diferentes transacciones que realiza en Compr@Red. Para realizar las diferentes transacciones en el Sistema Compr@Red, los usuarios deben de adquirir el certificado digital emitido por la Unidad Certificadora Nacional (Banco Central), el cual se adquiere a través de las diferentes unidades de registro asignadas a algunos Bancos, autorizados por el Banco Central. Para los funcionarios de las Instituciones de la Administración Central, deben realizar las gestiones pertinentes ante la Dirección General de Administración de Bienes y Contratación Administrativa, para canalizar la solicitud ante la Dirección General de Informática del Ministerio de Hacienda. Para asignar los roles y perfiles, deben llenar el formulario que está a disposición en Compra@red, firmado por el Jefe inmediato (se adjunta el formulario). Es importante aclarar que para realizar consultas no se requiere el certificado digital, ni solicitar autorización pues éstas son de acceso libre, para todos los interesados. A continuación se detalla los diferentes perfiles definidos en compr@red con sus respectivos roles: 1. PROVEEDOR INSTITUCIONAL SOLICITUD DE PEDIDO Visualizar solicitud de pedido Aprobar Rechazar solicitud Anular (en el caso de que este procedimiento de registro de solicitudes de pedido, esté centralizado en la Proveeduría Institucional) ADJUDICACIONES Reasignar responsable de trámite Aprobar o rechazar resolución de adjudicación Aprobar o rechazar readjudicación Aprobar o rechazar insubsistencia Otorgar Firmeza Página 2 de 14

3 PEDIDOS Aprobar pedidos Anular (se envía el monto al solicitado en el caso de Instituciones que utiliza SIGAF; en el caso de las Instituciones que no están integradas con sistemas financiera, la solicitud queda anulada) Bloquear Caducar pedido (monto se envia al solicitado para el caso de las Instituciones que utiliza SIGAF ) ESTADÍSTICAS Cruce de Variables Indicadores de Gestión Consulta de Proveedores PLANES DE COMPRA Consultar planes actuales e históricos de compras Publicar plan como documento Crear Plan de compras por líneas en CompraRED Publicar plan de compras VISUALIZACIÓN DE TRÁMITES Búsqueda y consulta de trámites. Búsqueda y consulta de trámites ocultos REGISTRO DE CONTRATOS Editar datos del contrato Registrar ampliación del contrato Registro de adendum del contrato Registrar prórrogas del contrato Registrar reajustes Registrar suspensión del contrato Registro de finiquito del contrato 1.2. ANALISTA DE CONTRATACIONES El Perfil de Analista tiene la responsabilidad de realizar el trámite desde su inicio hasta la generación del pedido, por lo anterior tiene acceso a los diferentes módulos entre ellos: Página 3 de 14

4 PLANES DE COMPRA Consultar planes actuales e históricos de compras Publicar plan como documento Crear Plan de compras por líneas en CompraRED Modificar plan de compra Eliminar (antes de la fecha de publicación) Publicar plan de compras TRÁMITE Crear trámite (Creación de procedimientos ordinarios y por excepción). Editar información de un trámite Asociar líneas de la solicitud de pedido al trámite Editar metodología de evaluación Incluir líneas en el trámite Registrar porcentajes requeridos de garantía Incluir Invitados Públicar el trámite Notificar a los proveedores invitados, en forma manual en caso de que el sistema avise que la notificación no fue completada Registrar recursos, resoluciones de objeciones (en caso que haya sido presentada en forma presencial) Incluir documentos (Anexos, avisos y otros) por medio de la opción Mantenimiento de Documentos Firmar en calidad de revisor los siguientes documentos: pliego de condiciones (cartel); aclaraciones o enmiendas; solicitud de subsanes; recomendación de adjudicación; adjudicación y pedidos INCLUIR ENMIENDAS Registrar enmiendas o modificaciones al cartel Publicar enmiendas según corresponda Prórrogar fecha de apertura Visualizar solicitudes de aclaración pendientes presentadas electrónicamente Registrar aclaraciones Responder aclaraciones SOLICITAR ACLARACIONES Incluir solicitud de aclaración presencial Responder aclaraciones Página 4 de 14

5 APERTURA DE OFERTAS (Licitación Pública, Pública Internacional, Licitación Abreviada y Contrataciones Directas) Generar apertura de ofertas (Solo se requiere la acción de un analista, indistintamente si es el responsable del trámite o no) Generar acta de apertura Aprobar acta de apertura (Solo se requiere la firma de un analista, indistintamente si es el responsable del trámite o no) OFERTAS Editar datos de la oferta presencial OFERTAS ELECTRÓNICAS Visualizar ofertas presentadas Visualizar cuadro comparativo Tanto para las ofertas presentadas electrónicamente como presenciales, el Sistema genera un cuadro comparativo automáticamente, en el que se indican las líneas y los montos ofertados por los proveedores, de los cuales CompraRED ordena el de menor precio de primero y así sucesivamente; o de acuerdo a la metodología de evaluación empleada, esto con el fin de facilitar el análisis respectivo ANÁLISIS DE OFERTAS Asignar análisis de ofertas (análisis: técnico, financiero, legal según corresponda) Realizar análisis de ofertas Solicitar subsanes Incluir subsanes presenciales. Nota: En el caso de subsanes presentados electrónicamente por el proveedor comercial, el sistema lo actualiza automáticamente RECOMENDACIÓN DE ADJUDICACIÓN Generar recomendación de adjudicación Aprobación previa de recomendación de adjudicación ( La aprobación final la dicta el funcionario que legalmente tenga asignada esta función) Generar recomendación de la readjudicación. Página 5 de 14

6 ADJUDICACIONES Generar resolución de adjudicación Otorgar firmeza a la adjudicación Generar resolución de readjudicación; insubsistencia, desierto o infructuoso CONVENIO MARCO Crear trámite Crear carritos de compra. Generar pre órdenes y órdenes de compra REGISTRO DE CONTRATOS Asignar solicitud de pedido al contrato para generar pedido Registrar ampliación del contrato Registrar prórrogas del contrato Registrar reajustes RECEPCIÓN DE OFERTAS PRESENCIALES EN VENTANILLA Incluir datos de la Oferta Presencial. Generar comprobante de presentación de oferta PERFIL DE ASESOR LEGAL Según lo establecido en el Reglamento de Funcionamiento de las Proveedurías Institucionales, en su inciso j) textualmente indica: De conformidad con los supuestos estipulados en la Ley de Contratación Administrativa y su Reglamento, resolver el recurso de objeción, de revocatoria de la resoluciones de adjudicación si su emisión ha sido delegada por el jerarca de la Institución-, para lo cual podrá ser apoyado por la Asesoría Jurídica del respectivo Ministerio. Por lo anterior según corresponda en cada Institución el perfil de asesor legal, tiene las siguientes autorizaciones: Página 6 de 14

7 RECURSOS OBJECIÓN Visualizar recurso de objeción presentado.(en caso de que el proveedor lo presente en forma electrónica) Publicar recursos de objeción presencial. (Se puede solicitar el recurso en formato digital al recurrente o escanear el documento para subirlo a CompraRED). Incluir Audiencia Notificar Audiencia Incluir resolución del recurso RECURSOS REVOCATORIA Visualizar recurso de revocatoria. (En aquellos casos que el proveedor lo presentó en forma electrónica) Incluir recurso en el Sistema presentado en forma escrita. (Se puede solicitar que el recurso se presente en formato digital al recurrente o escanear el documento para subirlo a CompraRED). Notificar audiencia Visualizar lista de recursos pendientes de resolución. Incluir resolución del recurso RECURSOS APELACIÓN Incluir recurso en el Sistema presentado en forma escrita ante la Contraloría General de la República por su cuantía o ante la Administración. En este punto es posible que se pida el recurso en formato digital al recurrente o escanear el documento para subirlo a CompraRED. Incluir resolución del recurso SANCIONES Registro de sanciones de apercibimiento en firme. Registro de sanciones de inhabilitación en firme REGISTRO DE CONTRATOS Editar datos del contrato Registrar suspensión del contrato Registro de finiquito del contrato Página 7 de 14

8 1.4. PERFIL REGISTRO DE INHIBIDOS** En cada Proveeduría Institución se debe asignar a un responsable del registro de los Inhibidos, para lo cual tendrá la siguiente autorización: Incluir los inhibidos al Registro Modificar el registro **Debe determinarse a lo interno de cada Proveeduría, a cual funcionario se le va a asignar el rol 1.5. PERFIL AUDITOR INTERNO El Auditor Interno de cada Institución, tendrá el perfil de visualización de todas las bitácoras de las diferentes etapas del procedimiento de contratación administrativa, que se registre en CompraRED, para lo cual requiere de autenticación. Una vez satisfecho dicho requisito, el titular del mismo podrá visualizar lo siguiente: 1.6. PERFIL PROVEEDOR COMERCIAL En el rol de Proveedor Comercial, se incluye los siguientes perfiles; una vez que tengan los accesos respectivos, puede realizar todas las transacciones en forma electrónica, desde registrarse electrónicamente en el Registro Electrónico de Proveedores; hasta participar en los diferentes procedimientos de contratación administrativa, para lo cual debe tener el certificado digital emitido por la Unidad Certificadora Nacional CONTRATACIONES Búsqueda de trámites general o por número SOLICITAR ACLARACIÓN AL CARTEL Solicitar aclaración al cartel SUBSANES Presentar subsanes RECURSOS OBJECIÓN Presentar recursos de objeción en línea (Los recursos que corresponden presentarse ante la Contraloría General de la República, deben utilizar el procedimiento que ésta última defina) Página 8 de 14

9 RECURSOS REVOCATORIA Presentar recursos de revocatoria OFERTAS ELECTRÓNICAS Presentar Oferta Electrónica CONSULTA Desplegar Proveedor Mercancía a Institución Visualizar Proveedor a Institución Visualizar Documentos (Formularios de inscripción y otros) Mercancías que ofrece el Proveedor MERCANCÍAS Visualizar Precios de Referencia Visualizar Precios de Oferta Incluir o Eliminar Mercancías SUBASTA Y REMATE Participar en subastas y remates en línea CONVENIO MARCO En caso de que un Proveedor Comercial esté adjudicado en convenio marco, se le habilitarán los siguientes perfiles: Rechazar y aprobar pre-órdenes. Administrar las fichas de su catálogo electrónico. Bajar precio de los artículos PERFIL ADMINISTRADOR DE GARANTIAS DE PARTICIPACIÓN Y CUMPLIMIENTO Incluir la garantía Devolución de Garantía Sustitución Prorroga de la Garantía Página 9 de 14

10 2. PERFIL USUARIO ADMINISTRADOR DE PERFILES (UNICAMENTE PARA USO DE LA DGABCA) 2.1. SEGURIDAD Incluir un Usuario. Asignar Usuario a Institución. Asignar Usuario a Proveedor. Perfil de Usuario. Consulta de Sesiones Redes de Usuario. Editar Usuario. Reportes de Usuarios Reportes de Perfiles Reportes de Permisos Visualización de Perfiles 2.2. REGISTRO DE PROVEEDORES ADMINISTRACIÓN Incluir o Modificar Proveedor Incluir Proveedor a Institución Relacionar Proveedor a Mercancía Movimientos de Proveedores Precalificar Proveedores Mantenimiento de Registro de Inhibidos Incluir Sanciones a Proveedores NOTIFICACIONES Grupo de Proveedores Notificar Proveedores en Trámite Suscribir a notificaciones de trámites Notificaciones generales Desplegar notificaciones realizadas MERCANCÍAS Mercancías del Catálogo con clasificación Gasto Objeto Catálogo de Naciones Unidas Enlace de Mercancías Página 10 de 14

11 Precio de Mercado por Proveedor, Precio de Proveedor (Proveedor o Institución) Precio de Mercado Precio de Referencia Relacionar Catálogo Consultar enlaces a mercancías Mantenimiento a enlaces de mercancías Mercancías del catálogo con clasificador de gasto objeto Agregar una mercancía Modificar o eliminar una mercancía Relacionar catálogos 3. JEFE DE PROGRAMA ( u Órgano competente) Este rol le corresponde al funcionario del órgano competente para emitir la decisión administrativa de promover el concurso, (pre-requisitos de la contratación administrativa artículo 7, 8 y 9 Ley de Contratación Administrativa y su reglamento) TRÁMITES Búsqueda y consulta de trámites Búsqueda y consulta de trámites ocultos SOLICITUD DE PEDIDO Creación de solicitud de pedido Consulta de solicitud de pedido Aprobación de solicitudes de pedido Sustitución de solicitud de pedido. Anulación de solicitud de pedido ÓRDENES DE COMPRA Consulta de órdenes de compra 3.4. PLANES DE COMPRAS Búsqueda de planes de compras históricos y actuales PROVEEDORES Consulta de proveedores registrados Página 11 de 14

12 3.6. MERCANCÍAS Consulta del catálogo de mercancías 3.7. SUBASTAS/REMATES Búsqueda de subastas y remates ESTADÍSTICAS Cruce de Variables Indicadores de Gestión 3.9. INHIBIDOS Consulta de funcionarios inhibidos. 4. PERFIL INGRESADOR DE SOLICITUDES DE PEDIDO 4.1. TRÁMITES Búsqueda y consulta de trámites 4.2. SOLICITUD DE PEDIDO Creación de solicitud de pedido Consulta de solicitud de pedido 4.3. ÓRDENES DE COMPRA Consulta de órdenes de compra 4.4. PLANES DE COMPRAS Búsqueda de planes de compras históricos y actuales PROVEEDORES Consulta de proveedores registrados 4.6. MERCANCÍAS Consulta del catálogo de mercancías Página 12 de 14

13 4.7. SUBASTAS/REMATES Búsqueda de subastas y remates INHIBIDOS Consulta de funcionarios inhibidos. 5. PERFIL DIRECTOR FINANCIERO 5.1. TRÁMITES Búsqueda y consulta de trámites 5.2. SOLICITUD DE PEDIDO Consulta de solicitud de pedido Visado de la solicitudes de pedido 5.3. ÓRDENES DE COMPRA Consulta de órdenes de compra 5.4. PLANES DE COMPRAS Búsqueda de planes de compras históricos y actuales PROVEEDORES Consulta de proveedores registrados 5.6. MERCANCÍAS Consulta del catálogo de mercancías 5.7. SUBASTAS/REMATES Búsqueda de subastas y remates ESTADÍSTICAS Cruce de Variables Indicadores de Gestión Página 13 de 14

14 5.9. INHIBIDOS Consulta de funcionarios inhibidos. 6. PERFIL ADMNISTRADOR DEL CONVENIO MARCO (UNICAMENTE PARA LA DGABCA) Mantenimiento de divisiones territoriales. Mantenimiento de horarios. Elementos del convenio. Administración de ajustes. Consulta de ajustes. Cambiar Proveedor comercial Actualizado al 25 de abril del 2012 Página 14 de 14