Contenido 1. Automatización de procedimientos. 1.1 Requisitos. 1.2 Objetivos.

Transcripción

1 Cntenid 1. Autmatización de prcedimients. 1.1 Requisits. 1.2 Objetivs Agilización de la Administración Eficacia en la prestación de servicis Mejra del rendimient. 2. Intrducción a Wrkflw 3. Orígenes y Evlución 4. Prque usar Wrkflw 4.1 Ecnómicamente. 4.2 Tecnlógicamente. 4.3 Ventajas de usar Wrkflw Increment de la prductividad Cntrl de prcess del negci Enfque hacia la agregación de valr y n a la tramitlgía Reducción del tiemp de respuesta Mnitre de estad Asignación de tareas a empleads Recurss dispnibles Generación de infrmes Cnsistencia y fiabilidad Reducción del cnsum de papel Reducción de tiemps muerts Dcumentación de prcess Reducción de cicls mediante la ejecución en paralel Integración cn tras aplicacines en línea. 5. Diferentes Tips de Wrkflw 5.1 Wrkflw de Prducción Características Ejempl 5.2 Wrkflw de Clabración Características Ejempl 5.3 Wrkflw Administrativ Características Ejempl 6. Funcinalidades Wrkflw pr etapas 6.1 Diseñ de prcess 6.2 Puesta en marcha del prces. 6.3 Durante la ejecución del prces están dispnibles funcines cm 6.4 Gestión de prcess. 7. Sistema de Gestión de Wrkflw 7.1 El mtr Wrkflw Selección del prces Asignación de tareas Cntrl de ejecución, mnitrización y recuperación de falls Dats de Cntrl Dats Relevantes. 8. Cnclusines Fuentes Cnsultadas de Librs Frmulación y Evaluación de Pryects Infrmátics. Autr Gabriel Baca Urbina. Añ Redes de Cmputadras. Autr Natalia Olifer y Víctr Olifer. Añ 2009.

2 1. Autmatización de prcedimients. Actualmente la Administración está mstrand cada vez más interés en ser eficaz y eficiente en el desempeñ de tds sus amplis y diverss cmetids. En este sentid, juega un papel fundamental ls avances infrmátics en la gestión de ls prcess administrativs, tant para agilizar la tramitación, cm para btener dats que debidamente interpretads ns puedan ser útiles para extraer cnclusines sbre la calidad de ls servicis prestads, vlumen de trabaj de las unidades cumplimient de bjetivs. Autmatización de prcedimients es la gestión de las tareas administrativas mediante la asistencia del cmputadr, mediante una sucesión de pass rdenads y estructurads que deben cumplir reglas, que culminan en la decisión administrativa. 1.1 Requisits. N debe bligar un desarrll individualizad, sin tan sl la aplicación de reglas y métds generales preestablecids. La multiplicidad y variedad de ls prcess haría necesari aplicar gran cantidad de recurss humans y ecnómics, además de tiemp para analizarls y describirls individualmente, cn l cual el perid transcurrid en adptar la slución haría que n fuera válida cuand se cnsigue terminar el prces de autmatización. 1.2 Objetivs. La slución infrmática a ls prblemas de almacenamient de dats gestión de las cmunicacines deben ser cnsideradas distintas de la gestión de prcedimients. Debe ser una autmatización de la gestión de ls prcedimients, de manera que exista una implantación del prpi prces mediante un sistema Wrkflw. La actividad del trabajadr debe cnsistir en adptar decisines en cuant al cntenid material del frmulari y sbre el camin a seguir en la tramitación. La autmatización debe llevar aparejad un esfuerz de frmación del trabajadr en nuevas tecnlgías. 2. Intrducción a Wrkflw Agilización de la Administración. Mediante una herramienta fimática predefinida y flexible al mism tiemp, se eliminan dudas de tramitación en el gestr y se ayuda a la necesaria interpretación de las nrmas Eficacia en la prestación de servicis. La autmatización lleva aparejada una mayr celeridad en la reslución y además cnlleva bligatriamente una racinalización de ls prcedimients, cn supresión de trámites superflus reiterativs Mejra del rendimient. Cn la finalidad de evitar al principi nuevas culturas de trabaj que puedan ralentizar el prces, se ha de empezar pr pryects de n excesiva envergadura que permitan una asunción asequible pr el trabajadr. Wrkflw se relacina cn la autmatización de ls prcedimients dnde ls dcuments, la infrmación tareas sn pasadas entre ls participantes del sistema de acuerd a un cnjunt de reglas previamente establecidas. Es un cnjunt de métds y tecnlgías que ns frece las facilidades de mdelar y gestinar ls diverss prcess que curren dentr de la empresa. Las cuales apuntan a pder reaccinar tan rápid cm sea psible. 3. Orígenes y Evlución

3 El Wrkflw se rigina debid a que ls seres humans n sms eficientes en actividades cm: buscar un dcument entre cients, tener presentes ls vencimients de las tareas que se tiene que realizar dentr de cierts plazs; así cm también el asegurarse de que el trabaj terminad pase de un lugar a tr respetand la secuencia definida. El Wrkflw ha pasad pr varias etapas, al principi l hacían de manera manual dnde se le hacia difícil determinar el estad de las tareas y el hech de determinar el prces a seguir. Se manejaban grandes cantidades de dcuments en frma manual. Generand la necesidad de un mayr cntrl y crdinación de la infrmación. Est se slucin cn la creación de ls sistemas de infrmación dnde se pdía manejar y administrar tda la infrmación. Per se necesitaba aun mejr el fluj de la infrmación, incrementar la eficiencia, ptimizar la prductividad, acrtar ls tiemps de prcess, tener un mejr cntrl sbre ests, reducir ls csts y mejrar la gestión. Debid al increment de la cmpetitividad y de la exigencia de mejres prducts. 4. Prque usar Wrkflw 4.1 Ecnómicamente. Debid a la glbalización de ls mercads, el ambiente cmpetitiv de negcis actual necesita la autmatización de tdas las actividades y prcess de trabaj. 4.2 Tecnlógicamente. La aparición de nuevs ambientes cmputacinales capaces de integrar varias aplicacines. Las exigencias del mercad y la presión de la cmpetencia bligan a las rganizacines a ser más eficaces y eficientes en tdas las áreas de servici al cliente, prducción, servicis interns y cntrl; cn el fin de afrntar ls cambis citads, las empresas están adptand nuevs mdels de rganización scial que les permiten ser más cperativas, flexibles y basadas en el trabaj en equip. Para lgrarl, la empresa actual tiende a invertir en nuevas herramientas tecnlógicas y sistemas que permiten dar cn la infrmación necesaria, cn calidad, precisión y rapidez. 4.3 Ventajas de usar Wrkflw Increment de la prductividad Reduce la tramitlgía y el prcesamient del papel Enlaza frmularis electrónics cn sus bases de dats y crea tablas de cnsultas, reduciend psibles errres. Evita la perdida de infrmación valisa relacinada cn ls prcess del negci. Enruta ls prcess a ls individus aprpiads. Sigue la pista y rganiza tdas las actividades de cada participe de un prces. Genera reprtes e infrmes crítics autmáticamente. Garantiza en que cada pas de cada prces se cmplete la infrmación establecida Cntrl de prcess del negci. Se refiere al fluj de respnsabilidades entre las persnas y las tareas Enfque hacia la agregación de valr y n a la tramitlgía. Permite centrarse en agregar valr a ls prcess eliminand el papele asciad y reduciend al mínim necesari la intervención humana Reducción del tiemp de respuesta. La autmatización de prcess es practiva; asegura que las tareas avancen sin detenerse Mnitre de estad. Prvee a ls usuaris infrmación instantánea sbre el estad de cualquier prces Asignación de tareas a empleads. Se realiza mediante la definición de rles dentr de la empresa Recurss dispnibles. Se asegura que ls recurss de infrmación van a estar dispnibles para ls trabajadres cuand ells ls requieran Generación de infrmes. Es psible la medición y el cálcul estadístics de tiemp y cst, de frma que se btiene infrmación vital acerca de ls prcess en marcha, pudiend detectar al instante e inclus eliminar psibles cuells de btella que hayan surgid Cnsistencia y fiabilidad. Ls errres se reducen drásticamente y la aplicación garantiza el cumplimient de las reglas del negci establecidas cn anteriridad. Se asegura de que tdas aquellas tareas que cmpnen un prces sean ejecutadas Reducción del cnsum de papel. Debid a la autmatización de business prcess y administrativs se reduce su cnsum y pr tant el cst. Además, ls frmularis electrónics que agilizan la velcidad de ejecución y mens errres en su trámite.

4 4.4.1 Reducción de tiemps muerts. El tiemp de transferencia es prácticamente instantáne, y se busca reducir aun mas ls tiemps en cla infrmand a ls usuaris sbre nuevas tareas y demras Dcumentación de prcess. Las empresas deben analizar y dcumentar ls prcess para pder autmatizarla Reducción de cicls mediante la ejecución en paralel. Simplifica la división de prcess en rutas paralelas para que las tareas independientes puedan ser ejecutadas simultáneamente, reduciend así ls tiemps de ejecución Integración cn tras aplicacines en línea. Un benefici muy interesante del sistema Wrkflw es que permite que estas aplicacines se integren a él. 5. Diferentes Tips de Wrkflw Se ha dividid en varis segments según el valr del prces a manejar y si este prces es repetitiv n. Un prces tiene un valr alt si representa grandes ahrrs a una empresa. Un prces es repetitiv si cada instancia del Wrkflw sigue ciertas reglas, cierts patrnes que sn similares para tda instancia del prces. Ls cuales sn ls siguientes: 5.1 Wrkflw de Prducción. O mejr cncid cm transaccinal, est se debe a que la base de dats es cnsiderada la clave de td prces. En general autmatiza ls business prcess que tienden a ser repetitivs, bien estructurads y cn gran manej de dats Características Velcidad de transferencia, sea, la velcidad cn que las tareas pasan de un pas a tr. Es muy imprtante en el Wrkflw de prducción, ya que es la tarea principal de ls participantes. Es imprductiv que un miembr del equip n haga nada mientras espera a que le llegue el trabaj. La flexibilidad de pder cambiar el prces n suele ser imprtante. Una vez establecid el fluj, este permanece sin cambi pr larg tiemp. El Wrkflw de prducción suele estar circunscrit a un sl departament, la escalabilidad, capacidad de crecer n es imprtante. Este tip de slucines están ptimizadas para trasladar grandes vlúmenes de infrmación e imágenes a l larg de rutas preestablecidas Ejempl Institución: Banc del Pacific Matriculación de Alumns La Secretaria recibe cpia de la cedula y papel de vtación Verifica ls dats en el Sistema. Si ha pasad el semestre. Si n reprbó una materia. Si td está bien, prcede a ingresar ls dats y a matricular al alumn. Recibe el certificad de matriculación. El sistema autmáticamente ubica al alumn el curs y las materias que le crrespnden ver en ese semestre. 5.2 Wrkflw de Clabración. Este tiene much que ver cn la participación de la gente para lgrar una meta en cmún. Ests tips de Wrkflw estructuran semi-estructuran business prcess dnde participa la gente. Invlucra también el us de dcuments ls cuales sn ls cntenedres de la infrmación que siguen la ruta de est pas a pas además de las accines que se tman sbre ells. Mantener la integridad de ls dcuments es clave Características El dcument y el prces sn claves. Es imprtante para la aplicación preservar la integridad tant del dcument cm del prces. Fundamentalmente participan knwledge wrkers, pr tant está restringid a cierts grups creativs dentr de la rganización. Es imprtante que una buena slución n sea intrusiva ya que el trabaj de cncimient es un prces mental que invlucra la creatividad, la que n se desea restringir encasillar. Debe ser muy flexible ya que el trabaj creativ puede tmar rumbs inesperads. Las slucines de Wrkflw clabrativ suelen estar centradas en el dcument Ejempl Institución: Municipi de Milagr Recepción de dcuments El usuari deja el dcument dnde la recepcinista.

5 La recepcinista sube el dcument a Alcaldía. La secretaria ingresa el dcument en el Sistema, btiene un códig. El Alcalde revisa el dcument, y determina a qué lugar debe ir. El dcument va al lugar designad para seguir el trámite. En cas de n prceder el dcument regresa a la Secretaria y es archivad. La dependencia sigue cn la acción determinada. El usuari verifica que pas su dcument preguntand a la Secretaria. Y l envía a la dependencia dnde esta dcument. 5.3 Wrkflw Administrativ. Invlucra prcess de administración Características Existen un gran númer de prcess administrativs en cada rganización, pr ell la slución debe ser capaz de manejar muchs prcess diferentes. casi cualquier persna es un participante ptencial, de ahí que la escalabilidad de la slución es de mucha imprtancia. El Wrkflw administrativ es diferente para cada rganización y también cambia cn frecuencia; de ahí la gran imprtancia de pder cambiar ls prcess fácilmente. Ya que cualquiera en la empresa es un participante ptencial, es necesari pder distribuir el sftware al mayr númer de usuaris cn la menr carga lgística psible Ejempl Cualquier emplead de la empres dentr de la empresa pdría llenar una rden de cmpra para un cliente, est debid a que la aplicación debe prprcinar tant facilidades de manej cm de cálculs. Si la rden de cmpra es menr que ciert mnt la misma pasa directamente a depósit, allí se hace un cntrl autmátic de stck y si hay dispnible mercadería se hace la entrega de la misma. Si la rden es mayr a un mnt dad, entnces la misma es pasada al supervisr para su aprbación y lueg sigue su ruta habitual si fue aprbada. 6. Funcinalidades Wrkflw pr etapas Tant la creación cm la puesta en marcha y ejecución de un determinad prces autmatizad mediante un sistema Wrkflw sn llevadas a cab en 4 etapas que pueden diferenciarse claramente. A cntinuación se expnen una a una y se especifica qué funcines desempeña cada una de ellas. 6.1 Diseñ de prcess Las tareas que cmpnen el prces y el rden en que deben ejecutarse. La planificación gráfica de las rutas, dibujand ls diferentes recrrids pr el rganigrama de la empresa; también se cntempla el diseñ de rutas alternativas. Ls usuaris respnsables que van a realizar las tareas; estas se asignan a ls empleads de frma autmática según criteris preestablecids. La psibilidad de intrducir órdenes de delegación de tareas en tr usuari. Recurss de infrmación que se asignarán a las persnas que deban ejecutar las tareas para asegurar su realización crrecta. 6.2 Puesta en marcha del prces. La ejecución se puede iniciar de varias frmas: desde la captura de un dcument, desde ls resultads de una cnsulta bien, mediante la selección de la tarea pr parte del usuari. Una vez iniciad el prces, se prduce de frma autmática el enrutamient de ls dcuments hacia ls distints usuaris que realizarán las funcines asignadas según el prces (gestinar, crear, editar, visualizar, autrizar, firmar ) 6.3 Durante la ejecución del prces están dispnibles funcines cm Enví de aviss a las persnas que sn parte del Wrkflw.

6 Cntrl de estads: si varis usuaris deben aprtar en un mism dcument, el sistema gestina el acces a éste, de md que n se slapen mdificacines ni se generen cnflicts de cncurrencia. Definición y cntrl de alertas según criteris de tiemp, event cndición. De esta frma se prvca el enví de un mensaje al supervisr, el escalad de actividades a tras persnas una reasignación autmática. Cnsulta de prcedimients nline Seguimient de tareas en curs 6.4 Gestión de prcess. Psibilidad de crear y evaluar métricas relacinadas cn el tiemp, cste calidad del prces. Tds ls prcess realizads quedan registrads para su cómput, análisis y seguimient, l que además psibilita dispner de un históric. 7. Sistema de Gestión de Wrkflw Prprcina ls servicis requerids para la autmatización de prcess del Wrkflw. Ests sistemas se caracterizan pr ls siguientes cmpnentes funcinales: Mdelad y representación de ls prcess de fluj de trabaj y sus actividades cnstituyentes. Selección de ls prcess para su activación, en respuesta a un pedid del usuari a sucess claves. Prgramación de las actividades para ls agentes y tareas resultantes. Mnitrización y adaptación de ls prcess de ejecución. Ests sistemas tienen una clección de plantillas que cdifican ls mdels de prcess para prblemas relevantes. Las plantillas sn cnjunts de tareas actividades a ser emprendidas más abstractamente cm cleccines de restriccines sbre actividades permitidas. Las plantillas se seleccinan en función de las tareas actuales y las cndicines del entrn. Pueden persnalizarse para un rang de situacines a través de una aprpiada inicialización de variables. 7.1 El mtr Wrkflw Prprcina el entrn para la activación, gestión y ejecución de ls prcess de Wrkflw. Puede utilizarse mdels distints de mtres. El papel del mtr de Wrkflw es gestinar este estad de transición de la maquina, seleccinand ls prcess a ser iniciads, mediante inicialización de algunas actividades pr prgramación y cntrland y mnitrizand el resultad de la transición de estads. El mtr de Wrkflw debe también implementar el cnjunt de reglas que gbiernan las transaccines entre tareas, actualizand ls prcess cm tareas cmpletas suspendidas y tmand las accines de respuesta aprpiada. El mtr de Wrkflw es una herramienta que permite dar frma y autmatizar ls prcess de negcis de la empresa. Cn este tip de herramientas se pueden frmalizar las reglas cmerciales de la empresa para autmatizar el prces de tma de decisines, es decir, qué rama de Wrkflw elegir según el cntext Selección del prces. Una respnsabilidad clave del mtr de Wrkflw es gestinar la selección de las plantillas del prces. El mtr respnderá a alguns estímuls mediante la selección del prces adecuad desde la bibliteca de plantillas. En el cas de que puedan existir muchs prcess valids para respnder a uns estímuls predefinids, es imprtante la tarea del mtr del Wrkflw de selección, adaptación e inclus creación de un prces dinámic.

7 7.1.2 Asignación de tareas. Una actividad es asignada a una entidad de prces de acuerd a la capacidad y dispnibilidad de la entidad y limitacines temprales y de prgramación de la actividad Cntrl de ejecución, mnitrización y recuperación de falls. el mtr del Wrkflw debe mantener td el cncimient y ls dats de cntrl interns para identificar ls estads de cada actividad inicializada, las cndicines de transición, las cnexines entre prcess y ls indicadres. Hay ds tips de dats imprtantes para cntrlar y mnitrizar el prces del Wrkflw: Dats de Cntrl. Infrmación gestinada directamente pr el mtr del Wrkflw. Infrmación del estad de ls prcess, de las actividades y criteris de ejecución Dats Relevantes. Infrmación externa usada pr el sistema de gestión del Wrkflw para determinar cuánd lanzare nuevs prcess y cuand realizar las transaccines de estad entre ls prcess lanzads. Ls sistemas de Wrkflw deben prprcinar mecanisms de recuperación de falls, desde la finalización limpia de un prces, a la adaptación del prces del fall. También deben asegurar la integridad de ls dats, cnsiderand que distintas actividades deben cmpartirls. Mediante pr ejempl mecanisms de blque básics que prtejan ls dats. Existen ds técnicas dirigidas a devlver desde el estad de ejecución al estad previamente cncid cm estad segur: Ls esquemas Checkpinting cnfían en el us de archivs lg que almacena estads de seguridad, cuand curre algún prblema, el sistema puede resetear hasta el estad de seguridad dispnible mas reciente. Ls esquemas Rll-back cnfían en la dispnibilidad de las accines de inversión. Cuand curre un prblema, ls efects de las accines se deshacen mediante el emple de peracines de inversión. 8. Cnclusines El Wrkflw facilita las csas debid a que las empresas y demás cmpañías van a tener sus prcess estructurads y dcumentads para pder slucinar sus prblemas ctidians. El Wrkflw evita la perdida de dcuments y mantiene un cntrl detallad de la acción a seguir. El Wrkflw reduce ls csts y aumenta la prductividad de la empresa, agilizand al persnal haciend que sea más prductiv. El Wrkflw ns permite ver el crecimient de la empresa y saber en qué csas se puede mejrar, y saber que prcess se pueden cambiar si ests l ameritan. Al querer implementar Wrkflw en las empresas al cmienz ls csts de implementación y la estructura serán cstss.