Comissió de Qualificació i Avaluació Documental (CQAD) Govern de les Illes Balears

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1 TABLA DE EVALUACIÓN DOCUMENTAL Tabla: 11 BOIB: Núm. 9, de 18 de enero de 2014 Serie documental: A21-Expedientes de contratación. Función administrativa: Formalizar en documento administrativo las respectivas obligaciones entre la Administración y el adjudicatario. Marco legal: Ley 30/1992, de 26 de noviembre, de régimen jurídico de las administraciones públicas y del procedimiento administrativo común (BOE núm. 285 de 27 de noviembre de 1992). Ley 13/1995 de 18 de mayo, de contratos de las administraciones públicas (BOE núm. 119 de 19 de mayo de 1995, en vigor hasta el 22 de junio de 2000). Real Decreto Legislativo 2/2000, de 16 de junio, por el que se aprueba el texto refundido de la ley de contratos de las administraciones públicas (BOE núm. 148, de 21 de junio de 2000; actualizado a 8 de enero de 2008). Ley 30/2007 de 30 de octubre, de contratos del sector público (BOE núm. 261, de 31 de octubre de 2007). Ley 31/2007, de 30 de octubre, sobre procedimientos de contratación en los sectores de agua, la energía, los transportes y los servicios postales (BOE núm. 261, de 31 de octubre de 2007). Real Decreto-Ley 3/2011, de 14 de noviembre, por el que se aprueba el Texto refundido de la ley de contratos del sector público (TRLCSP) (BOE núm. 276, de 16 de noviembre de 2011). 1

2 Ley 3/2003, de 26 de marzo de régimen jurídico de la Administración de la Comunidad Autónoma de las Illes Balears. (BOIB núm. 44, de 03 de marzo de 2003). Decreto 147/2000, de 10 de noviembre, sobre contratación de la Comunidad Autónoma de las Illes Balears (BOIB núm. 141, 18 de noviembre de 2000). Real Decreto 1098/2001, de 12 de octubre, por el que se aprueba el Reglamento general de la ley de contratos de las administraciones públicas (BOE núm. 257, de 26 de octubre de 2001). Real Decreto 817/2009, de 8 de mayo, por el que se desarrolla parcialmente la Ley 30/2007 de 30 de octubre, de contratos del sector público (BOE núm. 118, de 15 de mayo de 2009). Documentos que forman parte del expediente: 1. Actuaciones preparatorias. 2. Licitación. 3. Formalización. 4. Ejecución (o entrega), pago y extinción. 5. Incidencias: modificaciones contractuales, prorrogas 1. Actuaciones preparatorias. Tipología documental: Memoria justificativa sobre la necesidad de contratación. Pliego de especificaciones técnicas. RF y autorización plurianual (si procede). Documentos contables. Autorización del Consejo de Gobierno (si procede). Justificación del procedimiento de adjudicación. Informe sobre la adecuación al mercado del precio del contratista. Pliego de clausulas administrativas particulares (firma). Certificado de existencia de crédito o documento contable. Orden de inicio o resolución de inicio del expediente. Propuesta de aprobación de expediente, gastos y pliegos. Informe de fiscalización previa (si procede) o fiscalización previa de la Intervención. Aprobación de expediente, gasto y pliegos o resolución de aprobación del expediente y del gasto. 2

3 A(R) documento contable de autorización (en soporte informático). Proyectos de obras. Anteproyectos de obras o documentos similares. Bases técnicas. Estudios de viabilidad. Anteproyectos de explotación. Documento de evaluación. Programa funcional. Documento descriptivo. 2. Licitación. Tipologia documental: Envío de anuncios a los diarios oficiales. Publicación del anuncio en los diarios oficiales, si es necesario, dependiendo del importe. Certificado de presentación de proposiciones o sobres o documentación presentadas por los licitadores (se conserva la propuesta económica y técnica de todos los licitadores, pero se devuelve la documentación general del resto de los licitadores). Mesa de Contratación: designación de los miembros. Actas de la Mesa de Contratación y documentación de las plicas (designación de los miembros actas de reuniones, requerimientos, notificaciones, etc..). Requerimientos al licitador seleccionado o requerimiento de documentación al licitador seleccionado. Consignación de garantía definitiva. Resolución. Acuerdo de adjudicación o resolución de adjudicación y notificaciones de la adjudicación. Documentación del adjudicatario (plicas): Certificado de inscripción registral. Último recibo del IAE. Copia compulsada de la clasificación de la empresa. Certificado de vigencia de la póliza de responsabilidad civil. Declaración de organización. Declaración personal de discapacidad. Certificados de la Delegación de Hacienda de estar al corriente de las obligaciones tributarias con la Seguridad Social. Solvencia económica y financiera. 3

4 Solvencia técnica. 3. Formalización. Tipología documental: Notificación de la adjudicación al adjudicatario. Notificación de la adjudicación a los licitadores no adjudicatarios. Contrato o formalización del contrato y pliegos de licitación. Publicación de la formalización en los diarios oficiales según el importe. Resolución de la disposición del gasto y documento contable D. Formalización del contrato y documentos de licitación. Comunicación de los contratos a la Junta Consultiva o comunicación de los contratos al Registro de Contratos (proceso electrónico). Pago de los gastos de la licitación. 4. Ejecución. Tipología de documento: Certificado de la Administración sobre la prestación realizada: Acta de comprobación del replanteo o actas de comprobación. Certificado de obra. Factura conformada. OP: documentos contables de pagos. Acta de recepción del contrato. Aprobación de la liquidación del contrato. Devolución de la fianza o garantía. 5. Incidencias. Tipologia documental. Modificaciones contractuales, prórrogas y revisión de precios: 5.1. Modificaciones de los contratos: modificaciones contractuales a causa del objeto, del sujeto, del plazo o de las anualidades presupuestarias; imposición de sanciones, suspensión y extensión del plazo de ejecución. Memoria justificativa. Informe del Servicio Jurídico. Reserva de crédito y autorización de gasto plurianual. Autorización previa del Consejo de Gobierno. Expediente de propuesta de aprobación. Fiscalización previa. Resolución de aprobación del expediente. 4

5 Formalización. Documento contable AD. Autorización del gasto Prorrogas: Memoria justificativa. Reserva de crédito y autorización de gasto plurianual. Autorización previa del Consejo de Gobierno. Expediente de propuesta de aprobación. Fiscalización previa. Resolución de aprobación del expediente. Documento contable AD. Autorización del gasto Revisión de precios: Cálculo de los precios. RF y autorización plurianual (si corresponde). Documentos contables. Autorización del Consejo de Gobierno (si corresponde). Expediente de propuesta de aprobación. Fiscalización previa. Resolución de aprobación del expediente. Documento contable AD. Autorización del gasto. Series relacionadas: Documentos contables de gastos: A, AD, ADOP, etc.. Expedientes de gasto plurianuales. Documentos recapitulativos: Registro de Contratos del Gobierno de las Illes Balears. Registro de Facturas de la Administración de la CAIB. EVALUACIÓN Resolución: Conservación permanente. Acceso: 5

6 Según la normativa vigente. Régimen de acceso: acceso público segun los términos del artículo 37 de la Ley 30/1992, de 26 de noviembre, de régimen jurídico de las administraciones públicas y del procedimiento administrativo común, con la excepción de los documentos señalados como confidenciales de conformidad con el artículo del TRLCSP y los contratos reservados. Fundamentación jurídica: Ley 30/1992, de 26 de noviembre, de régimen jurídico de las administraciones públicas y del procedimiento administrativo común. (BOE no. 285, de 27 de noviembre). Ley Orgánica 15/1999, de 13 de diciembre, de protección de datos de carácter personal. (BOE núm. 298, 14 de diciembre). Ley 15/2006 de 17 de octubre, archivos y patrimonio documental de las Illes Balears. (BOIB núm. 152, de 28 de octubre). Decreto 99/2010, de 27 de agosto, por el que regulan los archivos de la administración de la Comunidad Autónoma de las Illes Balears y de las entidades que conforman su sector público instrumental. (BOIB núm. 131, de 7 de septiembre). Real Decreto 1708/2011, de 18 de noviembre, que establece el sistema español de archivos y se regula el sistema de archivos de la administración general del estado y sus instituciones públicas y su régimen de acceso. (BOE núm. 284 de 25 de noviembre). Organismo: Administración del Gobierno de las Illes Balears. Fecha de actualización: 24/09/2013 6

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