ADQUIRIR BIENES Y SERVICIOS DEL CATÀLOGO ELECTRÒNICO CONTROL DE CAMBIOS. Descripción de la modificación

Transcripción

1

2

3

4

5 ADQUIRIR BIENES Y SERVICIOS DEL CATÀLOGO ELECTRÒNICO CÓDIGO: AP VERSIÓN: 04 CONTROL DE CAMBIOS Versión Sección y/o página Descripción de la modificación Manuales actualizados según el Estatuto Orgánico de Gestión Organizacional por Procesos Fecha de la Modificación 14/05/15 2

6 ADQUIRIR BIENES Y SERVICIOS DEL CATÀLOGO ELECTRÒNICO CÓDIGO: AP VERSIÓN: 04 ÍNDICE OBJETO...4 ALCANCE...4 NORMATIVA...4 GLOSARIO...4 CARACTERIZACIÓN...8 RESPONSABILIDADES PROCEDIMIENTO FLUJOGRAMA FORMULARIOS

7 ADQUIRIR BIENES Y SERVICIOS DEL CATÀLOGO ELECTRÒNICO CÓDIGO: AP VERSIÓN: 04 OBJETO Describir el procedimiento que permita a la Institución satisfacer con criterios de eficiencia, transparencia, calidad y responsabilidad, los requerimientos de adquisición de bienes y servicios normalizados que se encuentran en el catálogo electrónico originados en las diferentes Unidades, garantizando que los mismos estén alineados con lo definido en el Plan Anual de Contratación (PAC). ALCANCE El procedimiento inicia con la identificación del tipo de contratación del procedimiento AP Preparar Adquisición, hasta la publicación de los documentos habilitantes de la contratación en el Sistema Oficial de Contratación del Estado Ecuatoriano (SOCE). NORMATIVA Constitución de la República del Ecuador. Ley Orgánica del Sistema Nacional de Contratación Pública (LOSNCP). Reglamento General a la Ley Orgánica del Sistema Nacional de Contratación Pública. Reglamento General Sustitutivo para el manejo y administración de Bienes del Sector Público. Código Orgánico de Planificación y Finanzas Públicas (COPFP). Normativa del Sistema de Administración Financiera del Sector Público, expedido mediante Acuerdo Ministerial 447 publicado en el Registro Oficial Suplemento 259, del 24 de enero del Normas de control interno para las entidades, organismos del sector público y de las personas jurídicas de derecho privado que dispongan de recursos públicos emitidas por la Contraloría General del Estado. Estatuto Orgánico de Gestión Organizacional por Procesos de la Superintendencia de Compañías, Valores y Seguros. Código de Ética de los servidores de la Superintendencia de Compañías, Valores y Seguros. 4

8 ADQUIRIR BIENES Y SERVICIOS DEL CATÀLOGO ELECTRÒNICO CÓDIGO: AP VERSIÓN: 04 GLOSARIO Administrador del contrato: Es la persona encargada de la administración de los contratos, quien velará por el cabal y oportuno cumplimiento de todas y cada una de las obligaciones derivadas del mismo. Será designado por el Ordenador del Gasto y entrará en funciones con la firma del contrato. Coordinará sus actividades con las unidades involucradas, bajo la supervisión de la Intendencia Nacional Administrativa y Financiera. Adoptará las acciones que sean necesarias para evitar retrasos injustificados e impondrá las multas y sanciones a que hubiese lugar. Bienes y Servicios Normalizados: Objeto de contratación cuyas especificaciones técnicas o términos de referencia se encuentran catalogadas y homologadas. Catálogo Electrónico del SERCOP: Registro de bienes y servicios normalizados publicados en el portal institucional para su contratación directa como resultante de la aplicación de convenios marco. Certificación de Disponibilidad Presupuestaria: Documento que se emite para señalar la disponibilidad de recursos presupuestarios, en el cual se detalla la partida presupuestaria sobre la cual se realiza la reserva de recursos. Constituye un pre-compromiso. Certificación de Disponibilidad de Fondos: Es el documento que certifica la existencia presente o futura de recursos suficientes para cubrir las obligaciones derivadas de las contrataciones que constan en el PAC, cuya responsabilidad le corresponde al Director Financiero de la entidad contratante o a quien haga sus veces. Contratación Pública: Se refiere a todo procedimiento concerniente a la adquisición o arrendamiento de bienes, ejecución de obras públicas o prestación de servicios incluidos los de consultoría. Convenio Marco: Es la modalidad con la cual el Servicio Nacional de Contratación Pública selecciona los proveedores cuyos bienes y servicios serán ofertados en el catálogo electrónico, a fin de ser adquiridos o contratados de manera directa por las Entidades Contratantes, en la forma, plazo y demás condiciones establecidas en dicho Convenio. INPAI: Intendencia Nacional de Procuraduría y Asesoría Institucional. 5

9 ADQUIRIR BIENES Y SERVICIOS DEL CATÀLOGO ELECTRÒNICO CÓDIGO: AP VERSIÓN: 04 Máxima autoridad: Es quien ejerce administrativamente la representación legal de la entidad u organismo contratante. Ordenador del Gasto: Es el Superintendente de Compañías, Valores y Seguros o a quien éste delegue, quien previo autorizar la ejecución de un gasto deberá verificar que conste las validaciones de las Unidades Técnicas pertinentes (Adquisiciones, Financiera y Legal). PAC: Plan Anual de Contratación. Portal Institucional: Es el portal institucional del Servicio Nacional de Contratación Pública SERCOP. Presupuesto Referencia: Monto del objeto de contratación determinado por la Entidad Contratante al inicio de un proceso precontractual. Proveedor/ Oferente: Es la persona natural o jurídica nacional o extranjera, que se encuentra inscrita en el RUP, de conformidad con la LOSNCP, habilitada para proveer bienes, ejecutar obras y prestar servicios, incluidos los de consultoría, requeridos por las Entidades Contratantes. Responsable de la Unidad Requirente: Son los Intendentes o Directores de la diferentes Unidades que requieren un bien, obra o servicio. Responsable de la Unidad Especializada: Son los Intendentes, Directores o Especialistas de la diferentes Unidades Especializadas que tienen el conocimiento y la experiencia sobre el bien, servicio u obra. RUP: Registro Único de Proveedores. SERCOP: Servicio Nacional de Contratación Pública, órgano técnico rector de la contratación pública. SOCE: Sistema Oficial de Contratación del Estado Ecuatoriano. ( Unidades Especializadas: Son las Intendencias y Direcciones que tienen relación directa con el objeto de la adquisición; tienen el conocimiento técnico, especializado, y experiencia sobre los bienes, obras o servicios (consultoría, desarrollo de programas, etc.) para elaborar las descripciones técnicas, estudios, precio referencial, así como solicitar la adquisición. 6

10 ADQUIRIR BIENES Y SERVICIOS DEL CATÀLOGO ELECTRÒNICO CÓDIGO: AP VERSIÓN: 04 UNIDAD ESPECIALIZADA Dirección Nacional del Talento Humano Intendencia Nacional de Desarrollo Institucional y Tecnológico Dirección Nacional Administrativa- Administración de Bienes Dirección Nacional Administrativa- Seguridad Integral Dirección Nacional Administrativa- Servicios Generales y Mantenimiento Intendencia Nacional de Procuraduría y Asesoría Institucional Dirección Nacional de Imagen Corporativa y Comunicación Social REQUERIMIENTO Necesidades de capacitación para el personal; y, bienestar social como: uniforme, transporte y guardería Bienes tecnológicos, equipos y paquetes informáticos, telecomunicaciones, enlaces, mantenimientos, desarrollos y licencias. Adquisición de bienes en general y equipos no informáticos. Materiales de oficina, proveeduría en general. Necesidades de seguridad industrial, salud ocupacional y seguridad física. Mantenimiento de bienes muebles, adquisición de servicios del funcionario y oficinas: servicio de limpieza, mantenimiento de equipos. Mantenimiento, remodelación y readecuación de bienes inmuebles. Requerimiento de patrocinio jurídico y asesoría institucional. Necesidades de comunicación, difusión, promoción, eventos y publicación. Unidades Requirentes: Son las Intendencias y Direcciones que necesitan un bien, obra o servicio (consultoría, desarrollo de programas, etc.). 7

11 CARACTERIZACIÓN 8

12 TIPO DE PROCESO: Habilitantes de Apoyo FECHA: 21/02/15 MACROPROCESO: Gestión Administrativa y Financiera VERSIÓN: 04 PROCESO: Soporte Administrativo ELABORADO POR: Ing. Carol Loor Roca SUBPROCESO: Adquisiciones APROBADO POR: Ing. Jessica Ramírez PROCEDIMIENTO: Adquirir bienes y servicios del catálogo electrónico CONTROLES INDICADORES: Número de Procesos publicados en el SOCE / Número de Solicitudes de adquisiciones catalogados NORMATIVA: 1. Constitución de la República del Ecuador. 2. Ley Orgánica del Sistema Nacional de Contratación Pública (LOSNCP). 3. Reglamento General a la Ley Orgánica del Sistema Nacional de Contratación Pública. 4. Reglamento General Sustitutivo para el manejo y administración de Bienes del Sector Público. 5. Código Orgánico de Planificación y Finanzas Públicas (COPFP). 6. Normativa del Sistema de Administración Financiera del Sector Público, expedido mediante Acuerdo Ministerial 447 publicado en el Registro Oficial Suplemento 259, del 24 de enero del Normas de control interno para las entidades, organismos del sector público y de las personas jurídicas de derecho privado que dispongan de recursos públicos emitidas por la Contraloría General del Estado. 8. Estatuto Orgánico de Gestión Organizacional por Procesos de la Superintendencia de Compañías, Valores y Seguros. 9. Código de Ética de los servidores de la Superintendencia de Compañías, Valores y Seguros. PROVEEDORES (*) Unidades Especializadas Director Nacional Financiero/ Director Regional Administrativo y Financiero (*) Refiérase a aquellos que proveen los insumos para dar inicio al procedimiento. ENTRADAS Solicitud de Adquisiciones AP F1. Documentos Habilitantes. Certificación de Disponibilidad Presupuestaria. Certificación de Disponibilidad de Fondos. AQUIRIR BIENES Y SERVICIOS DEL CATÀLOGO ELECTRÒNICO SALIDAS Pliegos, resolución, certificaciones, anexos Documentación del proceso en el portal Compras Públicas Acta Entrega Recepción del Bien o Servicio CLIENTES Gestión de Adquisiciones Unidad Requirente TECNOLÓGICOS: SOCE - Sistema Oficial de Contratación del Estado Ecuatoriano HUMANOS: Especialista en Adquisiciones 1/ Especialista en Adquisiciones 2/ Especialista en Adquisiciones 3 Director Nacional Financiero/ Director Regional Administrativo y Financiero Responsable de la Unidad Especializada Ordenador del Gasto Intendente Nacional de Procuraduría y Asesoría Institucional/ Director Nacional de Asesoría Institucional/ Director Regional de Procuraduría y Asesoría Institucional Especialista en Administración de Bienes RECURSOS

13 ADQUIRIR BIENES Y SERVICIOS DEL CATÀLOGO ELECTRÒNICO CÓDIGO: AP VERSIÓN: 04 RESPONSABILIDADES RESPONSABLE DE LA UNIDAD ESPECIALIZADA Absolver observaciones o preguntas del Especialista en Adquisiciones 3. Seleccionar y verificar las características del bien o servicio requerido en el Catálogo Electrónico. DIRECTOR NACIONAL FINANCIERO/ DIRECTOR REGIONAL ADMINISTRATIVO Y FINANCIERO Emitir la Certificación de Disponibilidad de Fondos. ESPECIALISTA DE PRESUPUESTO 3 Emitir la Certificación de Disponibilidad Presupuestaria que permita la ejecución del PAC. ESPECIALISTA EN ADQUISICIONES 3 Asignar Especialistas para cada requerimiento. Revisar la información cargada en el SOCE. Revisar la información elaborada por el Especialista en Adquisiciones 1/ Especialista en Adquisiciones 2. ESPECIALISTA EN ADQUISICIONES 1/ ESPECIALISTA EN ADQUISICIONES 2 Revisar todas las asignaciones de requerimientos. Verificar que el proceso de adquisición esté incluido en el PAC. Revisar las especificaciones técnicas y términos de referencia sobre el objeto de la contratación requerida. Solicitar la certificación de disponibilidad presupuestaria y la existencia presente o futura de disponibilidad de fondos. Elaborar pliegos precontractuales. Actualizar constantemente los procedimientos del SOCE. 10

14 ADQUIRIR BIENES Y SERVICIOS DEL CATÀLOGO ELECTRÒNICO CÓDIGO: AP VERSIÓN: 04 ORDENADOR DEL GASTO Autorizar los gastos de contratación de bienes y servicios en el monto designado para su cargo. Aprobar los pliegos y la resolución. INTENDENTE NACIONAL DE PROCURADURÍA Y ASESORÍA INSTITUCIONAL/ DIRECTOR NACIONAL DE ASESORÍA INSTITUCIONAL/ DIRECTOR REGIONAL DE PROCURADURÍA Y ASESORÍA INSTITUCIONAL Revisar y sumillar documentos de los procesos para asegurarse que cumpla con los requisitos legales. ESPECIALISTA DE BIENES 3 Coordinar y remitir el Acta Entrega Recepción firmada y los documentos habilitantes respectivos. Coordinar el pago con la Dirección Nacional Financiera/ Director Regional Administrativo y Financiero. 11

15 ADQUIRIR BIENES Y SERVICIOS DEL CATÀLOGO ELECTRÒNICO CÓDIGO: AP VERSIÓN: 04 PROCEDIMIENTO ESPECIALISTA EN ADQUISICIONES 1/ ESPECIALISTA EN ADQUISICIONES 2 1. Revisa la documentación adjunta a la Solicitud de Adquisiciones AP F1, generada del Procedimiento AP Preparar Adquisición, tales como: Especificaciones Técnicas o Términos de Referencia Si existen observaciones en la documentación, remite la documentación al Responsable de la Unidad Especializada para su corrección. Fin del Procedimiento Si no existen observaciones en la documentación, solicita reunión con el Responsable de la Unidad Especializada para que esta proceda a la verificación del producto en el catálogo electrónico. Continúa con la actividad 2. RESPONSABLE DE LA UNIDAD ESPECIALIZADA 2. Selecciona y verifica las características del bien o servicio requerido en el Catálogo Electrónico. ESPECIALISTA EN ADQUISICIONES 1/ ESPECIALISTA EN ADQUISICIONES 2 3. Verifica y analiza en conjunto con el Responsable de la Unidad Especializada lo seleccionado. 4. Elabora el Acta de Verificación del producto con proveedores por Catálogo Electrónico. 5. Firma el Acta de Verificación en conjunto con el Responsable de la Unidad Especializada. 6. Solicita certificación de disponibilidad presupuestaria al Especialista de Presupuesto 3. Continúa con el procedimiento AP Emitir Certificación de Disponibilidad Presupuestaria. 12

16 ADQUIRIR BIENES Y SERVICIOS DEL CATÀLOGO ELECTRÒNICO CÓDIGO: AP VERSIÓN: Recibe y remite la Certificación de Disponibilidad Presupuestaria solicitando la Certificación de Disponibilidad de Fondos al Director Nacional Financiero/ Director Regional Administrativo y Financiero. DIRECTOR NACIONAL FINANCIERO/ DIRECTOR REGIONAL ADMINISTRATIVO Y FINANCIERO 8. Elabora la Certificación de Disponibilidad de Fondos y remite certificaciones al Especialista en Adquisiciones1/ Especialista en Adquisiciones 2. ESPECIALISTA EN ADQUISICIONES 1/ ESPECIALISTA EN ADQUISICIONES 2 9. Recibe la Certificación de Disponibilidad Presupuestaria y Certificación de Disponibilidad de Fondos. 10. Elabora el pliego precontractual y el proyecto de Resolución de inicio del proceso de Catálogo Electrónico. 11. Remite la documentación al Especialista en Adquisiciones 3. ESPECIALISTA EN ADQUISICIONES Recibe y revisa la documentación Si existen observaciones, devuelve documentación al Especialista en Adquisiciones 1/ Especialista en Adquisiciones 2 para las respectivas correcciones. Continúa con la actividad Si no existen observaciones, remite al Intendente Nacional de Procuraduría y Asesoría Institucional/ Director Nacional de Asesoría Institucional/ Director Regional de Procuraduría y Asesoría Institucional, la documentación (pliegos, proyecto de resolución y anexos) para su revisión. Continúa con la actividad 13. INTENDENTE NACIONAL DE PROCURADURÍA Y ASESORÍA INSTITUCIONAL/ DIRECTOR NACIONAL DE ASESORÍA INSTITUCIONAL/ DIRECTOR REGIONAL DE PROCURADURÍA Y ASESORÍA INSTITUCIONAL 13. Recibe y revisa la documentación (pliegos, proyecto de resolución y anexos). 13

17 ADQUIRIR BIENES Y SERVICIOS DEL CATÀLOGO ELECTRÒNICO CÓDIGO: AP VERSIÓN: Si existen observaciones, devuelve documentación al Especialista en Adquisiciones 3, para las respectivas correcciones. Continúa con la actividad Si no existen observaciones, sumilla y remite la documentación al Especialista en Adquisiciones 3. Continúa con la actividad 14. ESPECIALISTA EN ADQUISICIONES Recibe y remite la documentación al Ordenador del Gasto para su aprobación. ORDENADOR DEL GASTO 15. Recibe y revisa los pliegos, resolución y anexos Si existen observaciones, remite documentación al Especialista en Adquisiciones 3, para las respectivas correcciones. Continúa con la actividad Si no existen observaciones, aprueba y remite la documentación al Especialista en Adquisiciones 3. Continúa con la actividad 16. ESPECIALISTA EN ADQUISICIONES Recibe la documentación y realiza la adquisición de compras por Catálogo Electrónico a través del SOCE, generando orden de compra. 17. Remite pliegos, resolución, certificaciones, anexos, orden de compra generada en el portal y convenio marco del o los proveedores contratados al Especialista en Administración de Bienes 3. ESPECIALISTA EN ADMINISTRACIÓN DE BIENES Recibe la documentación generada de la Gestión de Adquisiciones. 19. Coordina con el proveedor el Acta Entrega Recepción del bien o servicio y los respectivos documentos habilitantes. 20. Coordina el pago con la Dirección Nacional Financiera/ Director Regional Administrativo y Financiero. Continúa con el procedimiento Pago a Proveedores. 21. Simultáneamente, remite al Especialista en Adquisiciones 3, los documentos originales con el Acta Entrega Recepción debidamente firmada por los responsables. 14

18 ADQUIRIR BIENES Y SERVICIOS DEL CATÀLOGO ELECTRÒNICO CÓDIGO: AP VERSIÓN: 04 ESPECIALISTA EN ADQUISICIONES Recibe y verifica que la documentación este completa. 23. Dispone la digitalización, publicación y archivo de la documentación receptada al Especialista en Adquisiciones 1/ Especialista en Adquisiciones 2. ESPECIALISTA EN ADQUISICIONES 1/ ESPECIALISTA EN ADQUISICIONES Digitaliza y carga la documentación del proceso en el SOCE. 25. Archiva documentación en el expediente del proceso de contratación. FIN DEL PROCEDIMIENTO 15

19 FLUJOGRAMA 16

20

21 18

22

23 FORMULARIOS 20

24 AP F1 SOLICITUD DE ADQUISICIONES DIRECCIÓN NACIONAL ADMINISTRATIVA SOLICITUD DE ADQUISICIONES No. de Solicitud U. Especializada: No. de Solicitud Adquisiciones: UNIDAD REQUIRENTE: UNIDAD ESPECIALIZADA: Fecha de Solicitud: Descripción de Adquisición: 1. Cantidad V. Unitario Valor Total 2. 0, , , ,00 7. Objeto de la Adquisición Valor Referencial: 0,00 0,00 0,00 0,00 ESPECIFICACIONES TÉCNICAS/ TÉRMINOS DE REFERENCIA: Tipo de Producto: Normalizado: No Normalizado: Administrador del Contrato: Nombres y Apellidos: Cargo: Unidad: DISPONIBILIDAD PRESUPUESTARIA Y CONTROL PREVIO TRÁMITE DE COMPRA PARTIDA: Procede: SI NO FECHA: Responsable de la Unidad Especializada (Intendente/ Director/ Especialista) Servidor Responsable Ordenador del Gasto Código: AP F1 21