Manual de Usuario (Actualizado: 01/10/2011)

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1 Sistema para Restaurantes Manual de Usuario (Actualizado: 01/10/2011) Este manual fue realizado por con la colaboración del Lic. Enrique Aparicio Dinamarca 85 2do piso. Col. Juárez C.P México D.F. (5255)

2 INDICE 1 INTRODUCCIÓN NOTAS IMPORTANTES COMO UTILIZAR ESTE MANUAL RESTBAR TÁCTIL ENTRAR A RESTBAR TACTIL CAPTURA DE COMANDAS Y PLATILLOS NOTAS O MENSAJES PARA COCINA Y BAR MODIFICADORES DE PLATILLOS Modificadores generales Modificadores por nivel TIPOS DE MESA Operacion De Mesas De Servicio Express Operación De Mesas Para Clientes Con Crédito MENÚ PROCESOS VARIOS IMPRESIÓN DE LA PRE-FACTURA O ESTADO DE CUENTA O TIQUETE PARCIAL COMANDAS PROCESADAS TRASLADO DE ÍTEMS ENTRE MESAS CANCELACIÓN E IMPRESIÓN DE FACTURA O TIQUETE: IMPRIME CUENTAS SEPARADAS RELOJ CHECADOR GAVETA DE DINERO INGRESOS Y EGRESOS A CAJA CONSULTAS, CAMBIOS EN LA FORMA DE PAGO, ANULACIÓN Y RE-IMPRESIÓN DE FACTURAS IMPRESIÓN DE FACTURAS FISCALES CIERRE TURNO DE CAJA CAMBIO DE MESERO CONSULTA DE RESERVACIONES ACTUALIZAR TIPO DE CAMBIO CONSULTA DE CUENTAS POR MESERO IMPRESIÓN DE TODAS LAS CUENTAS ABIERTAS REPORTES VARIOS DESPACHA EXPRESS APRESURAR/DETENER PLATILLOS Devolución sobre Ventas ADELANTO DE PAGO A CUENTA REVISA ACCESO A MESA ACTUALIZA INSUMOS Consulta Abono Tarjeta Vip VOLVER RESTBAR POS (INTERFASE ADMINISTRATIVA) BOTONES RÁPIDOS

3 3.2 FACTURACIÓN Interfase táctil Consultas Gráficos Reportes REGISTRADORA Apertura de Caja Ver Cajas Abiertas Códigos de Movimientos: Movimientos a caja Reportes Varios INVENTARIOS: Platillos Bebidas Insumos Otros Artículos Categorías Movimientos Reportes de Inventario RESERVACIONES Reservas Eventos y Requerimientos: PARÁMETROS Proveedores Clientes Express Clientes Tarjetas Vip Meseros Mesas Formas de Pago Encargados de Express Denominaciones Desglose de propinas Valores Nutricionales Ventana de modificadores Ventanas Táctiles Mensajes para Cocina, Parrilla, Bar y Mensajería Táctil: Sistema CUENTAS POR COBRAR Transacciones Consulta y Anulación: Reportes CUENTAS POR PAGAR Transacciones Consulta y Anulación: Reportes BANCOS Mantenimiento

4 3.10 PERSONAL CONTROL DEL PERSONAL Datos del Personal: Entradas y Salidas: Reportes CIERRES Resumen Cierre Diario Cierre Mensual UTILIDAD Reorganización de Archivos Completa Reorganización de Archivos Rapida Usuarios y Claves de Acceso: Respaldos de Archivos Teclas Rápidas Examinar Tablas: Modificar Fechas de Facturas: Revisar Estadísticas de Ventas: Limpia Tablas Básicas: (Precaución) La Ventana de Ayuda de Códigos Colores de Botones en TACTIL Revisa Estructuras de Tablas Modifica Cod. De cajero para una Fecha Exportar a Excel Generador de Reportes Carga Datos desde Excel Limpia Tablas Basicas Limpia Registros de Prueba Mantenimiento de Tablas Varias Traslada Registros a Historico Restaura Aceso a Terminales Adiciona Numero de Terminales Respuestas a Preguntas Frecuentes: (FAQ)

5 1 INTRODUCCIÓN RestBar es un programa de cómputo que integra diferentes áreas de control en un Restaurante, Cafetería o Bar. Entre ellas están: la facturación de mesas, ventas rápidas (mostrador) y servicio Express (Delivery), control de ingresos y egresos de dinero a caja, inventarios de bebidas, insumos y otros artículos (Food Track); las recetas y sus costos, los requerimientos de insumos para eventos, las cuentas por pagar a proveedores; las cuentas por cobrar a clientes; las reservaciones de los clientes; el control del personal y las estadísticas varias. 1.1 NOTAS IMPORTANTES Cada vez que se actualice la versión del programa, se deberá ejecutar el proceso Reorganización de Archivos en la opción Utilidad del Menú Principal. Las Actualizaciones tendrán un anexo a este documento en el caso de ser necesario. Recuerde que antes de comenzar a trabajar el Cajero deberá realizar el proceso Apertura de Caja en el menú Caja Registradora. 1.2 COMO UTILIZAR ESTE MANUAL Este manual se encuentra dividido en dos secciones: la primera es el manual de la interfase para meseros y/o cajeros y la segunda todo lo referente a la interfase administrativa. En la sección de interfase para meseros se describirán todas las acciones y ventanas existentes. Sin embargo, modificaciones que afectan directamente a esta interfase serán vistas y repasadas en la interfase administrativa. Para consultar algún proceso en particular, le sugerimos buscar lo que desea en el índice y continuar en la sección deseada. Para procesos específicos y preguntas frecuentes le recomendamos analizar el apéndice. Para fines prácticos nos referiremos a la interfase táctil de meseros como RestBar Táctil y a la interfase administrativa como RestBar POS 4

6 2 RESTBAR TÁCTIL En esta sección se describe el manejo básico de esta interfase. Recuerde que todos los parámetros del RestBar Táctil se configurarán desde el RestBar POS. Su diseño va orientado al uso con Pantallas Táctiles o touchscreen, pero también puede usarse con el ratón o mouse convencional. A continuación se describe el mapa general de RestBar Tactil: 1. AREA CENTRAL. En esta área se despliegan los mapas de mesas, las categorías de platillos y bebidas, las bebidas, platillos y modificadores. 2. TIEMPOS Y COMANDAS PROCESADAS: En esta se pueden etiquetar los tiempo de los platillos y bebidas de las comandas. Adicionalemente se tiene un acceso rápido a ver las comandas procesadas de cada mesa. 3. COMANDA: En esta área se despliega el contenido de la comanda con la cantidad, el producto, el precio, sus modificadores y mensajes. 4. CORTESIAS: Estos botones permiten aplicar cortesías desde el momento de la captura de los productos. 5. CONTADORES Y TOTAL: Estos contadores muestran el número de platillos, el número de bebidas y el total de la comanda. 6. BOTONES RÁPIDOS: Estos botones permiten aumentar, reducir o ingresar un número de productos. 7. BOTONES DE ACCIONES: Esta sección contiene las acciones principales de Tactil. Más adelante se detalla el botón Procesos Varios. 8. AREAS DE SERVICIO: En esta sección se muestran las áreas de servicio disponibles en esa máquina. 9. BOTONES DE ACCIONES DIRECTAS: En esta sección se presentan botones con acciones directas de lo que se presenta en el área central. 5

7 Desde el RestBar Táctil usted podrá: Verificar estado de Mesas Abrir una Mesa Incluir Comandas con ítems a la mesa Incluir Comentarios o Mensajes a los ítems a procesar (platillos, bebidas, etc.) Seleccionar modificadores de platillos Consultar / Borrar Comandas procesadas Trasladar ítems de una mesa a otra Cambiar el mesero asignado a una mesa Imprimir cuenta de una mesa Imprimir y facturar cuentas separadas Despachar o cancelar una mesa (facturar) Manejar formas de pago: Efectivo, Tarjeta de Crédito, Dólares, Crédito y Descuentos Controlar el reloj checador (Entradas y salidas de personal) Abrir gaveta de dinero (con nivel de acceso predefinido) Registrar ingresos y egresos a caja Consultas, anulaciones y re-impresión de facturas Cerrar turno de caja Apresurar / Detener producción de Platillos Emitir Reportes Rapidos 2.1 ENTRAR A RESTBAR TACTIL Para entrar al RestBar Táctil existen dos opciones: Seleccionar desde RestBar POS el menú Facturación y ahí la opción Interfase Táctil Dar doble clic en el icono RestBar Táctil Al ingresar al proceso se presentará la ventana que solicitara el tipo de servicio que se prestara, un servicio de MESAS o un servicio RÁPIDO. El primero se refiere a un servicio convencional de un Restaurante, es decir, donde se tendrán mesas a atender. El segundo se refiere a los establecimientos que tengan pocos artículos de venta y sin mesas asignadas. 6

8 Posteriormente se solicitará la identificación de la terminal. En ésta se selecciona la fecha de ingreso y el Número de Cajero al cual quedarán asignados todos los movimientos que se digiten. Dentro de esta ventana también se podrá tener acceso al reloj checador 1. Se puede hacer una entrada de personal, después, seleccionar la fecha (por default estará la fecha actual), introducir el código de cajero y para continuar presionar Aceptar. Acceso al reloj checador Ingresar código de cajero Posteriormente, si se la terminal opera como Caja se digitara la Clave de Usuario Cajero. Si la terminal opera como comandera de meseros, esta clave se dejara en blanco y se aceptara. El control del Sistema pasa al botón que dice Verificar Estado de Mesas, en esta parte simplemente haga clic en el botón para desplegar las Mesas Disponibles en el establecimiento y su estado. Si desea seleccionar un área en particular selecciónelo de los botones inferiores. Verificar el estado de las mesas Secciones predefinidas 1 Ver sección de reloj checador 7

9 Si la mesa aparece en verde significa que está libre o desocupada, si aparece en rojo significa que está ocupada, si aparece azul significa que está por pagar la cuenta y finalmente, si aparece en negro significa que está reservada por lo que no es recomendable asignarla. Si está en amarillo significa que está asignada, es decir, que ya se le otorgó a algún comensal pero aún no se asignan productos. Finalmente, una mesa gris es una mesa que esta compartida con la mesa que indique dentro de la misma. En una mesa ocupada o por pagar, el primer número indica el número de comensales, el segundo indica el número de minutos que lleva ocupada esa mesa y el tercero indica el número del código de mesero que está atendiendo esa mesa. Si pulsa el botón de una Mesa Libre, aparecerá una ventana solicitando el Número de Comensales que se ubicarán en ella que incluye un botón de opciones, seguida de otra ventana solicitando el Número de Mesero que la atenderá. En el caso que en los parámetros del RestBar Táctil se hayan seleccionado las opciones de clave de mesero y número de comanda, estas ventanas también aparecerán una después de otra. Opcionales desde la configuración Si seleccionó las opciones de la primera ventana, aparecerá un menú de opciones para mesas como se muestra a continuación: ASIGNAR MESA: Permite asignar una mesa, lo que la marcará en amarillo sin asignarle ninguna comanda. 8

10 JUNTAR MESA: Permite deshabilitar esa mesa para que sea utilizada con otra mesa. Esta opción es útil cuando se desean juntar varias mesas en una sola cuenta. Al liquidar la cuenta de la mesa maestra, esta mesa se volverá a habilitar. CONTINUAR CON EL SERVICIO: Permite continuar de forma normal Una vez digitados los datos anteriores se activarán los botones para ingresar los platillos, bebidas u otros artículos. Por ejemplo, si desea un platillo de Carnes, pulse el botón señalado e inmediatamente se desplegarán todos los platillos cuyo contenido principal sea la carne. Al ubicar el platillo deseado presione su botón y la descripción y precio del mismo aparecerá en la parte izquierda de la pantalla. Así mismo, puede seleccionar algún otro platillo con carne o regresar pulsando el botón Volver ubicado en la parte inferior derecha de la pantalla. En la parte inferior de la ventana podrá observar el Monto Total de la Comanda. Ver los mensajes predefinidos para cada Regresa al menú principal para ver el estado de Borra una línea de la comanda que no ha sido Menú con todos los procesos de la interfase Procesar la comanda y mandarla a las respectivas impresoras Sale de la interfase gráfica 2.2 CAPTURA DE COMANDAS Y PLATILLOS Para capturar platillos y bebidas dentro de una comanda el proceso es el siguiente: 1. Seleccionar la mesa a atender 2. De desearlo, seleccionar el comensal a quien se le va a servir, con el botón de SILLA # 3. Seleccionar la categoría de platillos o bebidas según se requiera 4. Seleccionar el platillo o bebida mediante el botón en pantalla o mediante el código de barras. 5. De estar configurado de esta forma, seleccionar la cantidad 6. De estar configurado así, seleccionar los modificadores y/o mensajes respectivos. 7. Al terminar de ingresar la comanda se deberá presionar Aplicar NOTA: El botón de código de barras permitirá introducir platillos, bebidas o artículos mediante el escaneo del código de barras del producto. Este debe de estar asigando al código del producto. 9

11 2.3 NOTAS O MENSAJES PARA COCINA Y BAR El botón de Notas se usa para agregar alguna nota o comentario al ítem seleccionado previamente. De igual manera, existe el Botón Mensajes Definidos, éste desplegará una ventana en donde se podrán elegir algunos mensajes definidos por el Usuario en la opción Parámetros, por ejemplo, Cocción Término Medio, Sin Condimentos, Poca Sal, etc. Igual funciona para incluir una bebida, use el botón Bebidas, ubicado en la parte superior de la pantalla, al seleccionarlo aparecerán todas las Categorías o familias o Líneas de Bebidas existentes. Por ejemplo, si desea una Cerveza, pulse su botón y aparecerán todas las cervezas que el establecimiento ofrece al cliente. 2.4 MODIFICADORES DE PLATILLOS El sistema cuenta con la posibilidad de tener modificadores para platillos por niveles o generales. Esto se refiere a guarniciones o consideraciones especiales para los platillos o bebidas que se desee. Si un platillo cuenta con la opción de tener modificadores, entonces aparecerá una pantalla la cual contendrá estos modificadores. Los modificadores se definen en la interfase administrativa y pueden o no tener un costo adicional. Basta simplemente con seleccionar uno o varios de estos modificadores en la pantalla designada, éstos serán visibles al momento de ingresarse cada uno y procesados al igual que los platillos en la comanda. También podrá incluir Mensajes Definidos o Mensajes Varios. 10

12 SALIR: Permite salir de la ventana de modificadores. INICIAR: Al presionar regresa a la pantalla inicial de modificadores del platillo seleccionado previamente ANTERIOR: Regresa al nivel anterior de la ventana de modificadores. MENSAJE DEFINIDO: Permite asignar un mensaje definido al último modificador seleccionado. NOTAS: Botón con el cual podrá asignar una nota al último modificador seleccionado. BORRAR ULT. ENTRADA: Borra el último modificador seleccionado. CONTINUAR: Al presionar pasa a la siguiente ventana de modificadores del platillo seleccionado previamente Modificadores generales Los modificadores generales son recomendables cuando existen más de 20 opciones y estas no son aplicadas siempre Modificadores por nivel Los modificadores por niveles son recomendados para combos o para platillos y/o bebidas que siempre requieren de alguna especificación o modificación. Los modificadores por nivel siempre aparecerán y puede escogerse uno solo de una pantalla o varios modificadores. De esta forma el sistema guía al usuario para escoger los modificadores que aplican en ese platillo o bebida. Una vez digitados todos los ítems de la Comanda, se podrán hacer varios procesos: Navegar entre los Ítems utilizando para ello los botones de flechas ubicados en la parte inferior central de la pantalla. Especificar algún ítem como Cortesía, esto es que el ítem se le entregará al cliente pero no se le cobrará en su cuenta. Esto se haría pulsando el botón Cortesía que se encuentra a la derecha de la descripción del ítem. 11

13 Número de mesero Mesa actual Nombre del mesero designado a la mesa actual Modificadores asignados al platillo. 1.-Se podrá borrar una línea de un ítem, utilizando para ello el botón Borra Línea, asegúrese de estar sobre la línea deseada a borrar antes de pulsar el botón. 2.-También se podrá eliminar o borrar todos los ítems digitados o simplemente se desea reiniciar el proceso, pulsando Reiniciar Proceso. 3.-Por último, se podrá actualizar o dar de alta los ítems digitados de la comanda con el botón aplicar. Si se dispone de impresoras POS en la cocina y/ó bar, los ítems podrán imprimirse directamente en esas ubicaciones según sea el caso. 2.5 TIPOS DE MESA Mesa de Salón o de Barra: el primer caracter será una letra M esa, B arra, S alón, etc. Este tipo de mesa solicita número de comensales y datos del mesero que atenderá Mesa de Venta Rápida o de Mostrador: el primer caracter será una letra R. Esta modalidad no solicita comensales y el que atiende es el mismo cajero Mesa Personalizada: el primer caracter será una letra Z. Esta modalidad permite asignar un nombre a la mesa Mesa de Servicio Express o Servicio a Domicilio: el primer caracter será una letra X. Esta modalidad desplegará la ventana de datos de clientes a domicilio Mesa de Venta a Habitación: el primer caracter será una letra H. Esta modalidad sirve para hacer cargos a cuartos de hotel y compartir información con software para hoteles. 12

14 Mesa para Facturación de Clientes con crédito: el primer carácter será una letra K. Esta modalidad es útil para clubes o lugares donde se tiene consumo de socios con crédito. Es muy importante seguir estos lineamientos; de lo contrario, las modalidades de cada mesa no aplicaran Operacion De Mesas De Servicio Express 1. Se selecciona la mesa. 2. Se le solicitará al usuario el Número Telefónico del cliente, que recomendamos no digitarlo con guiones. Al entrar el Número el Sistema lo validará. Si el Número existe, desplegará la información del Cliente, pudiéndose modificar en caso de que haga falta. Si el Número no existe en la base, permitirá ingresar los datos nuevos del cliente para luego salvarlos (botón F2=Guardar). En esta ventana también se presentará alguna información estadística del cliente, además del detalle de la última orden solicitada por él. 3. Una vez validados los datos del Cliente, se procederá a incluir el Pedido del cliente. Para ello se pulsara el botón Guardar o la tecla F2. 4. Inmediatamente se abrirá el menú que se tiene y se insertaran los artículos como si fuera cualquier otra mesa. 5. Una vez aplicados los artículos, el sistema preguntara la forma de pago con la cual se deberá registrar la orden. 6. La mesa quedara de color naranja, indicando que el pedido se encuentra en preparación. 7. Se podrá seguir insertando artículos a la mesa siempre y cuando se encuentre en preparación. 8. Para despachar la mesa, obsérvese el punto DESPACHA EXPRESS del MENÚ PROCESOS VARIOS. 9. Si la mesa está en azul significa que está en proceso de entrega y no se podrán agregar más productos. 10. Los números que se muestran son la terminación del teléfono y los dos últimos números son el contador de el tiempo que lleva el registro en ese estado. 13

15 2.5.2 Operación De Mesas Para Clientes Con Crédito 1. Se selecciona la mesa. 2. Se seleccionara al cliente al cual se le va a facturar en la ventana de códigos de clientes. 3. En caso que se seleccione un cliente que no cuenta con límite de crédito, el sistema automáticamente negara la petición de facturación. 4. En caso que se seleccione un cliente que tenga límite de crédito, la operación de la mesa se llevara como una venta de mostrador. 2.6 MENÚ PROCESOS VARIOS Una vez actualizados los ítems a la cuenta del cliente, puede proceder nuevamente a pulsar el botón Verificar Estado de Mesas y a continuar el proceso de la misma forma antes descrita IMPRESIÓN DE LA PRE-FACTURA O ESTADO DE CUENTA O TIQUETE PARCIAL Si desea imprimir ésta, primero debe seleccionar la mesa a imprimir, luego de ello, debe pulsar el botón que dice: Tiquete Parcial y el proceso revisará si la Mesa posee Comandas digitadas, si así lo es, solicitará la verificación para la impresión y ésta se hará en la impresora denominada Tiquete, sea esta local o una impresora de red. Al hacer clic en este botón peguntará si se desea hacer un descuento del monto total o un porcentaje si así está definido en los parámetros. Al presionar este botón. Se imprime la cuenta parcial 14

16 Al presionar aceptar, se desplegara la ventana de descuentos COMANDAS PROCESADAS Este botón es útil para Consultar, Aplicar como Cortesías y Borrar los registros de las Comandas previamente procesadas para una mesa abierta. Esto permite poder verificar la digitación de un determinado ítem y de borrarlo si fuese necesario. Además, con el borrado del ítem, si se tiene configurado la impresora de Cocina y/ó Bar, saldrá una impresión del ítem borrado en la impresora relacionada. En esta opción además de la Descripción del ítem, se presentará su Precio Total, los Minutos que han transcurrido desde que se ordenó, el mesero que ordenó, el número de comanda y en su caso, la silla a la que fue asignada. y el Monto Total de los Ítems procesados. Si se definió en el RestBar POS, el sistema solicitará una clave para poder realizar la anulación. 15

17 Para aplicar una cortesía deberá seleccionar los ítems deseados y después presionar el botón de aplicar cortesía. Si tiene habilitada la clave para hacer esta operación se le solicitará. Para borrar ítems de una cuenta el proceso es el mismo. Se seleccionan los ítems y se presiona borrar. De igual forma, si está activad la clave, esta le será solicitada TRASLADO DE ÍTEMS ENTRE MESAS En ella aparecerá una ventana desplegando todos los Ítems de la Mesa actual, dándose la opción seleccionar los ítems que se desean trasladar o bien seleccionar Todos y luego ingresar a la Mesa o ubicación que se desean trasladar. Esta opción también es válida para acumular 2 mesas en una sola Cuenta. Para finalizar el proceso pulse el botón Traslada y el sistema le pedirá la confirmación del proceso. 16

18 2.6.4 CANCELACIÓN E IMPRESIÓN DE FACTURA O TIQUETE: Este procedimiento puede ser limitado para que únicamente se realice desde la caja y se activa mediante un parámetro ubicado en la ventana Configuración del programa PosRT.exe Permitirá la Cancelación de una Cuenta y la impresión de la Factura o Tiquete de la misma. Al seleccionar esta opción aparecerá primero una ventana con las formas de pago: - Pago en Efectivo - Pago en Crédito - Pago en Tarjeta - Pago con Cheque Bancario - Pago de Dólares - Pago con Vales En la parte izquierda de la ventana se tienen billetes con denominaciones comunes para agilizar el proceso de pago. Desde esta ventana también se pueden aplicar descuentos, registrar una cuenta a un cliente, aplicar toda la cuenta como cortesía y volver a sacar una cuenta parcial. Para aplicar un descuento, debe seleccionarse si es en términos de un porcentaje o si es una cantidad del monto total o con alguno de los botones rápidos de descuento. Además, es sistema solicitará una razón para el descuento. En caso de no querer aplicar ningún descuento, sólo se debe seleccionar Cerrar. Al seleccionar Efectivo, el cursor se posicionará sobre el campo del Monto Entregado por el Cliente, ahí, podremos anotar el Monto mediante los números ubicados a la derecha del campo. Si se selecciona Pago Rápido en Efectivo significa que el cliente pagó el importe exacto. 17

19 Si se seleccionara la opción Tarjeta, el Monto Total de la Cuenta se desplegará en el campo Monto, ahí se desplegará una ventana para seleccionar el Nombre de la T.C. y por último se deberá posicionar sobre el campo Número de Tarjeta, en este campo se deberá digitar el número de Tarjeta correspondiente. El Formato de entrada puede ser con o sin guiones separadores, el Sistema siempre verificara el Número. En el caso que así sea configurado en los parámetros, se podrá calcular el monto de propina designado de la tarjeta, simplemente al presionar el botón Propina (Tip). Si se selecciona el pago con Dólares, el sistema desplegará la conversión según el cambio establecido en los parámetros y mostrará el cambio en moneda nacional. Al seleccionar la forma de pago con Vales se deberá seleccionar la empresa que presta el servicio o el nombre del vale, la cantidad en pesos que se esta recibiendo en vales y el número de vales recibidos. Finalmente, si el cliente está registrado y cuenta con crédito en el establecimiento, se podrá seleccionar la forma de pago Crédito, donde se desplegará una ventana con los nombres de los clientes que cuentan con crédito y automáticamente se le sumará la cantidad de su consumo a su cuenta. Un pago puede ser combinado en varias formas de pago. Es decir, puede un porcentaje de la cuenta ser pagado en dólares, otro en efectivo, otro en tarjeta y otro en crédito. Una vez digitados correctamente los datos anteriores, se procederá a pulsar el botón ACEPTAR y ahí se dará la opción para el Cierre Total de la Cuenta. 18

20 2.6.5 IMPRIME CUENTAS SEPARADAS El sistema nos permite imprimir cuentas por comensal. Para esto se selecciona Imprimir cuentas Separadas del menú Procesos Varios. Ahí se seleccionarán los ítems del comensal. Puede dividir alguno de los ítems en dos con el botón de Divide Ítem en Dos para facilitar la facturación de la mesa. Al terminar de seleccionar se selecciona Cuenta Parcial. Esto imprimirá una cuenta únicamente con los ítems del comensal asignado y así sucesivamente se efectuará para todos los comensales. Al igual que se podrá separar los consumos por numero de SILLAS esta opción le permite al Mesero separar o dividir las cuentas desde un principio. Para cobrar cada cuenta por separado, se seleccionan los ítems y se selecciona facturar. Seleccione con este botón los ítems a facturar para un determinado cliente Al terminar de seleccionar los ítems, presione este botón para imprimir la nota del cliente Divide el ítem actual en unidades. Previo a este procedimiento es necesario tener activado el parámetro Permite modificar la cantidad al seleccionar ítem en táctil. 2.- Permite divir los ítems marcados en dos, pata cobrar separado. 3.- Permite dividir los ítems de la cuenta entre el número de comensales asignados en la mesa. 4.- Asignar ítems por silla; Seleccionar el ítem, presionar el botón # de sillas e ingresar el numero de silla a asignar. El número máximo depende de los comensales asignados a la mesa. 5.- Permite imprimir cuenta parcial por silla, según el número asignado previamente RELOJ CHECADOR Dentro del menú Procesos varios, se puede acceder al reloj checador donde los empleados podrán registrar sus entradas y salidas con tan solo ingresar su código y clave secreta. Para este proceso también se puede utilizar una tarjeta magnética o un dispositivo de huella digital. Para hacer una entrada sólo se selecciona el nombre y el botón de entrada. La foto del empleado aparecerá. Para hacer una salida se sigue el mismo procedimiento. Todos los datos de entrada y salida quedarán registrados en el sistema y servirán para el cálculo de la nómina. 19

21 2.6.7 GAVETA DE DINERO La gaveta de dinero de la caja podrá abrirse desde el menú Procesos Varios, siempre y cuando ésta cuente con esa opción y el usuario tenga los privilegios necesarios. Siempre que se abra la gaveta se registrará en la bitácora de auditoria del RestBar POS INGRESOS Y EGRESOS A CAJA Al definir los códigos de ingresos y egresos de caja chica, serán visibles en el botón Ingreso/Egreso de dinero a Caja. Para incluir un ingreso o un egreso, se debe seleccionar el código del movimiento ya sea escribiéndolo o buscándolo con la lupa. Después se debe ingresar el monto y un detalle del movimiento. Finalmente guardar y cerrar para salir de esta ventana. 20

22 2.6.9 CONSULTAS, CAMBIOS EN LA FORMA DE PAGO, ANULACIÓN Y RE-IMPRESIÓN DE FACTURAS Dentro de RestBar Táctil, también se pueden anular y consultar las facturas procesadas, así como volver a imprimirlas. Para anular una factura se debe seleccionar ésta de la lista superior. En la lista inferior aparecerán los detalles de la misma. Se selecciona la factura y se presiona el botón Anular. El sistema nos pedirá la clave para anular la factura la cual se configura en los parámetros del sistema. Al anular una factura esta podrá ser reabierta para seguir utilizándola o comandando. Para cambiar la forma de pago de una factura, se debe seleccionar la factura de la lista superior y presionar el botón Cambiar forma de pago. Una vez más el sistema nos pedirá la clave par hacer el cambio y se desplegará la ventana de cierre de cuenta donde podremos cambiar la forma de pago. Para reimprimir una factura, se seleccionará ésta de la lista y se presiona el botón Reimpresión IMPRESIÓN DE FACTURAS FISCALES El sistema RestBar le permite imprimir facturas fiscales. Para ello es necesario contar con facturas legalmente impresas. Después de configurarlo en el sistema, usted sólo tendrá que introducir los datos del cliente y RestBar imprimirá los datos en la factura fiscal. Si los datos ya se encuentran registrados en el sistema usted no tendrá que volver a capturarlos. El proceso es el siguiente: 1. Seleccionar Procesos varios Consulta, anulación y reimpresión de facturas. 2. Seleccionar Factura Fiscal 3. Si los datos ya están capturados seleccionar el cliente, de lo contrario seleccionar Nuevo para ingresar los datos de un nuevo cliente 4. Al presentar la vista preliminar seleccionar imprimir 21

23 CIERRE TURNO DE CAJA En los Procesos Varios también encontramos la opción de cierre de caja donde se puede hacer un cierre parcial o un cierre total. En el cierre parcial el sistema imprimirá un reporte en la impresora denominada TIQUETE. En el cierre total, el sistema nos pedirá incluir las denominaciones existentes que tenemos en caja. Al hacer el cierre total, se generará un reporte en Excel. Este reporte se encontrará en la carpeta TEMPS dentro del subdirectorio de RESTBAR. El reporte generado al hacer un cierre total de caja incluye la fecha y hora en la que se realizo el cierre, el cajero, el saldo con el que se hizo la apertura, las ventas totales, el rango de facturas, pagos recibidos, datos estadísticos, número de facturas anuladas, impuestos, denominaciones, movimientos a caja chica, entre otros. Es importante mencionar que los cierres totales Z llevan un consecutivo por lo que se recomienda únicamente realizar un cierre Z diario CAMBIO DE MESERO Una vez abierta una mesa, se podrá cambiar el mesero que la está atendiendo. Para esto, el mesero asignado a la mesa deberá ingresar a su mesa, seleccionar Cambio de Mesero del menú Procesos varios y el sistema preguntará por el código del nuevo mesero y su clave personal. Una vez realizado esto, el nuevo mesero quedará asignado a la mesa. Se puede configurar una clave para poder realizar este proceso CONSULTA DE RESERVACIONES En este proceso puede incluir o consultar alguna reservación realizada por un Cliente. Nota: Esta ventana sólo desplegará los registros de Reservaciones del Día de Hoy en adelante. 22

24 En los campos aparecerán las reservas hechas y los datos de cada una. Detalle del proceso: Para incluir una Reserva, se debe pulsar el botón Nueva Reserva, aparecerá una ventana de captura de datos solicitando la siguiente información: Nombre del Cliente Fecha para la Reserva Horas Número de comensales o asistentes Número telefónico para contacto Indicación de la Mesa(s) solicitada Alguna Nota para la Reservación Área de preferencia Estado de la Reservación 23

25 ACTUALIZAR TIPO DE CAMBIO Este proceso permite actualizar el tipo de cambio. En caso que se tenga activada una clave para validar el proceso, se deberá ingresar. Posteriormente se pedirá el nuevo tipo de cambio CONSULTA DE CUENTAS POR MESERO En este proceso se podrán consultar las cuentas abiertas que cada mesero tiene. En el registro se mostrará la mesa, el nombre del mesero, la hora en que se abrió la mesa, el número de personas y el monto total vendido. Se puede tener un resumen de comandas, donde se mostrará un resumen de los productos por cada mesa. También se puede consultar el numero de personas que cada mesero esta atendiendo y los montos totales de venta por mesero, esto haciendo un resumen por mesero. Todos los reportes pueden ser impresos en la impresora denominada TIQUETE. El proceso se encuentra en menú de Procesos Varios en la opción de Cuentas por Mesero. Al entrar a la opción resumen por mesero se podrá obtener un desglose de propinas por mesero como se especifica en la sección de desglose de propinas más adelante IMPRESIÓN DE TODAS LAS CUENTAS ABIERTAS Este proceso se encuentra en el menú de Procesos Varios en la opción de Imprime TODAS las Cuentas Abiertas. En esta opción se imprimirán todas las cuentas que se encuentren abiertas en forma de cuenta parcial. Este proceso es muy útil para el caso de una falla eléctrica prolongada donde se desean imprimir todas las cuentas para poder saber lo que cada mesa ha consumido en caso de que no regresara la electricidad. También para evitar que se siga consumiendo después de una hora en específico. 24

26 REPORTES VARIOS En este proceso se podrá imprimir reportes como son Ventas por Categoría, Ventas por Producto, Inventario de Productos, Consecutivo de Facturas, Ventas Resumidas por Hora, Devoluciones de Productos, Ventas por día de la Semana, Platillos (Comensales) por Hora, Los 5+ Populares Platillos, los 5+ Populares Bebidas y Los 10 Platillos Estrella DESPACHA EXPRESS Este proceso se utiliza cuando se tiene abierta por lo menos una mesa de tipo X, es decir una mesa de servicio express o venta a domicilio. Al seleccionarlo se desplegara la lista de órdenes de servicio a domicilio además de la fecha, la hora en que fue tomada, el teléfono y nombre del cliente y el total de la cuenta. También se podrá observar los artículos que están incluidos en dicha orden. El sistema calcula un tiempo de preparación, en minutos, desde que fue tomada la orden. En el momento que la orden se encuentra lista para ser entregada al cliente, deberá ser seleccionada de la lista y posteriormente se seleccionara la función de DESPACHAR. Se seleccionara el nombre de la persona que realizara el servicio y se actualizara la orden como despachada. Automáticamente, el sistema detiene el cronometro de preparación y arranca el cronometro de tiempo de entrega (TIEMPO DE DESPACHO). Una vez despachada la orden, el color de la mesa cambiara a azul claro APRESURAR/DETENER PLATILLOS Este proceso tendrá como finalidad, el poder "Apresurar" o "Detener" la producción de algún Platillo para la Mesa actual. Al ingresar a la ventana se desplegaran los Platillos previamente ordenados para la Mesa, y mediante el botón de "Seleccionar" se podrán enviar a las Impresora respectiva para información de los usuarios de Cocina. El Botón de "Entregado a Mesa" nos servirá para tener un control de los Platillos que ya fueron servidos de la Mesa seleccionada, este proceso nos marcará el o los Platillos seleccionados de color Azul. 25

27 Permite escribir un mensaje, se imprimirá en la impresora asignada a cocina. Permite seleccionar los ítems asignados a cada tiempo Devolución sobre Ventas Para poder realizar devoluciones sobre ventas se deberá ingresar una clave en PosRT, en el menú de Parámetros/Sistema/Configuración/TACTIL-3. El proceso es el siguiente: se ingresa el número de factura al cual se va a hacer la devolución, se elige el artículo que se va a devolver a través del botón Ítems de Factura y se imprime el articulo a descontar de la cuenta. Se puede ingresar un detalle de la devolución y/o el nombre el cliente. 26

28 ADELANTO DE PAGO A CUENTA En este proceso se podrá incluir algún pago por adelantado de algún cliente en una cuenta que todavía se tiene abierta. El proceso es el siguiente: se ingresa el monto que se esta pagando por anticipado, así como un detalle por el cual se realiza el pago adelantado. Por ejemplo en número de una tarjeta de crédito a la que se hizo el adelanto. El sistema preguntara si se desea aplicar el adelanto recibido e imprimirá un ticket como comprobante del adelanto recibido. También se podrá imprimir una copia de dicho comprobante. En el momento que se cierre la cuenta el sistema indicara que se ha hecho un adelanto, éste no se restará automáticamente de la cuenta REVISA ACCESO A MESA Con este proceso se puede revisar el estado de una mesa determinada. Resulta útil cuando al acceder una Mesa el sistema indica en uso o bloqueada por otro usuario ACTUALIZA INSUMOS Este proceso permitirá aumentar o disminuir el stock (existencia) de los Insumos que se visualicen en esta ventana desde la interfase táctil. Este proceso imprimirá un Comprobante en la Impresora TIQUETE del registro. Además, actualizara las Existencias, registros de Ajustes y Consumos de Insumos. Para que un ítem aparezca en esta ventana es necesario parametrizarlo desde la ventana de captura del insumo (Visible en táctil). Ver captura de insumos. 27

29 En la primera columna se registra una entrada y en la segunda se registra una salida o merma Consulta Abono Tarjeta Vip Esta opción permite la Consulta y el Abono a tarjetas de Lealtad y de Monedero Electonico. Para la consulta, se ingresa el número de tarjeta con el teclado de pantalla y se selecciona el botón de consulta. Para el abono, se ingresa el número de tarjeta con el teclado de plantalla, se selecciona el botón de abono y se ingresa la cantidad a abonar. También se pueden imprimir los registros de movimientos de la tarjeta seleccionada VOLVER Esta opción nos permite salir del menú Procesos Varios. 28

30 3 RESTBAR POS (INTERFASE ADMINISTRATIVA) Al ingresar al programa éste le solicitará algunos datos: Verificar la Fecha del Día de Proceso, el programa sólo aceptará la Fecha indicada Cajero asignado: esto es el Código del Cajero que será responsable de los cobros y vueltos (manejo del dinero), de las transacciones efectuadas durante su turno. Ejemplo: 01 Código de Usuario: este es el Código del Individuo o usuario del programa al que se le asignaran las transacciones. Ejemplo: 01 Clave de Acceso: es la clave de paso del usuario anterior. Ejemplo: 123 Esto es por lo siguiente, imaginemos que el Establecimiento tiene 3 ambientes, una Barra, el Salón principal y una Terraza y en cada uno de ellos se cuenta con una terminal, además de la terminal de Caja. De esta manera tendremos 4 usuarios, el cajero (01) y tres usuarios (02, 03 y 04). Entonces al ingresar al programa, el Cajero asignado siempre será el mismo (01), pero el Código del Usuario será diferente para cada terminal (del 01 al 04). NO se recomienda que en dos terminales diferentes se usa un mismo Código de Usuario, esto podría provocar conflictos en ciertos procesos. Una vez digitados estos datos se desplegarán el Menú Principal del programa: En seguida se detalla cada una de las opciones del Menú del programa: 3.1 BOTONES RÁPIDOS Cuentas Comandas Bebidas Alimentos Otros Insumos Categorías Meseros Mesas Provedores Clientes Calculadora 29

31 3.2 FACTURACIÓN Interfase táctil Acceso directo a la interfase táctil. Combinacion de teclas CTRL+T Consultas Se desplegara una ventana, para realizar la consulta de consecutivos de facturas, se mostrara Factura,No. Orden, Fecha, Hora, Mesa, Mesero, Cajero, Bebidas, Alimentos, Otros, Descuento, %IVA, Totales y Express (En caso de tener venta Extra Rapida). Digite la Factura a consultar Gráficos Para poder generar los graficos es necesario contar con las platillas GRAFICO.XLS, GRAFICO2.XLS Y GRAFICO3.XLS en la cartpeta \RestBar de l Servidor donde esté instalado el sistema. La opción de permite crear 5 gráficos. a) Ventas Mensuales por Tipo de Servicio: General, Salón, Rápida, Express. 30

32 b) Ventas Mensuales por Tipo de ítem: General, Platillos, Bebidas, y Otros Artículos. c) Ventas Diarias por Tipo de Servicio: General, Salón, Rápida, Express. d) Ventas Diarias por Tipo de ítem: General, Platillos, Bebidas, y Otros Artículos e) Bebidas y Platillos por Mes.. Las Ventas Mensuales, mostraran los datos de los últimos 12 meses según la Fecha de Corte, ejemplo, si uno quisiera ver los datos del 2010, se pondrá en la Fecha de Corte el valor: 31/12/2010. Si se desea ver todo lo del 2011, se pondrá la Fecha del día actual. Las Ventas Diarias, mostraran los datos del Mes correspondiente a la Fecha de Corte digitada. Ejemplo: si se desean ver los datos de Enero 2011, se pondrá en la Fecha de Corte el valor: 31/01/2011. La grafica Bebidas y Platillos por Mes, mostrará los datos de montos de venta en pesos de Bibidas y Platillos del año al que pertenezca la Fecha de Corte. 31

33 3.2.4 Reportes Todos los reportes del sistema RestBar pueden ser previsualizados, impresos o exportados a Excel Consecutivo de Facturas Se selecciona la fecha de los datos que se desean incluir en el reporte al igual que el cajero que se quiere reportar. Reporta factura, fecha, mesa, cajero, # personas, ingreso alimentos, ingreso bebidas, ingreso otros artículos, descuento, IVA, servicio y totales Se podrá seleccionar entre: Facturación general: Reporta todas las facturas. Facturación en salón: Reporta las facturas en el salón. Facturación rápida: Reporta las facturas como comida rápida. Facturación express: Reporta las facturas como venta express. Esta opción nos permite vusalizar el Consecutivo de Facturas en diferentes bloques: Todas las Facturas: Reporte de todas las facturas en general por consecutivo.se podrá seleccionar entre: - Facturación general: Reporta todas las facturas. - Facturación en salón: Reporta las facturas en el salón. - Facturación rápida: Reporta las facturas como comida rápida. - Facturación express: Reporta las facturas como venta express Facturas Nulas: Reporte de facturas nulas por consecutivo Items Anulados: Reporte de ítems anulados 32

34 Con Impresión Fiscal: Reporte de facturas por consecutivo con impresión Fiscal Facturas con Items: Reporte de facturas detalladas con ítems vendidos Consecutivos por Dia: Exporta archivo en Excel con consecutivos por dia Ventas Excentas y Gravadas: Exporta archivo en Excel de ventas excentas y gravadas Listado De Ventas Entre Fechas Detallado por categorías Nos muestra un desglose detallado de ventas de items por categoria Se selecciona la fecha de los datos que se desean incluir en el reporte, al igual que el cajero que se quiere reportar. Desglosa todos los productos de cada categoría Reporta el precio, la cantidad vendida, cortesías, 2 x 1, subtotal y totales de la categoría en total y de cada producto individualmente. Se podrá reportar las ventas por categoría de: Facturación general: reporta todos los resúmenes de ventas por categoría. Facturación en salón: reporta los resúmenes de ventas por categoría realizadas en el salón. Facturación rápida: reporta los resúmenes de ventas por categoría facturadas como comida rápida. Facturación express: reporta los resúmenes de ventas por categoría facturadas como venta express. 33

35 Resumido por categorías Se selecciona la fecha de los datos que se desean incluir en el reporte al igual que el cajero que se quiere reportar. Reporta la cantidad vendida, cortesías, 2 x 1, subtotal y totales de la categoría y de la clase en total. Se podrá reportar el resumen de ventas por categoría de: Facturación general: reporta todos los resúmenes de ventas por categoría. Facturación en salón: reporta los resúmenes de ventas por categoría realizadas en el salón. Facturación rápida: reporta los resúmenes de ventas por categoría facturadas como comida rápida. Facturación express: reporta los resúmenes de ventas por categoría facturadas como venta express Detallado por Generos Para este reporte es necesario que se activen los Generos dentro del Mantenimiento de Categorias y que se asignen Categorias a cada uno de los Generos. Se selecciona la fecha de los datos que se desean incluir en el reporte al igual que el cajero que se quiere reportar. Reporta la cantidad vendida, cortesías, 2 x 1, subtotal y totales de la categoría y de la clase en total. Se podrá reportar el resumen de ventas por categoría de: Facturación general: reporta todos los resúmenes de ventas por categoría. Facturación en salón: reporta los resúmenes de ventas por categoría realizadas en el salón. Facturación rápida: reporta los resúmenes de ventas por categoría facturadas como comida rápida. Facturación express: reporta los resúmenes de ventas por categoría facturadas como venta express Resumido por Generos Se selecciona la fecha de los datos que se desean incluir en el reporte al igual que el cajero que se quiere reportar. Reporta la cantidad vendida, cortesías, 2 x 1, subtotal y totales de la categoría y de la clase en total. Se podrá reportar el resumen de ventas por categoría de: Facturación general: reporta todos los resúmenes de ventas por categoría. Facturación en salón: reporta los resúmenes de ventas por categoría realizadas en el salón. Facturación rápida: reporta los resúmenes de ventas por categoría facturadas como comida rápida. Facturación express: reporta los resúmenes de ventas por categoría facturadas como venta express Venta por Mesa por Día Se selecciona la fecha de los datos que se desean incluir en el reporte al igual que el tipo de mesa que se quiere reportar. Reporta por fecha y tipo de mesa los montos en pesos vendidos y el número de personas atendidas. 34

36 Facturas Por Formas De Pago Se podrá reportar las facturas por forma de pago: Por Cajero Por Mesero Ventas Diarias Resumidas Con Detalle Forma de Pago Recibido Diario en Efectivo 35

37 Se selecciona la fecha de los datos que se desean incluir en el reporte al igual que el cajero que se quiere reportar. Reporta el número de factura, la fecha, el total, la cantidad pagada en efectivo, en USD y su conversión a moneda nacional, en EUROS y su conversión a moneda nacional, la cantidad pagada con tarjeta de crédito/débito, con otras formas de pago y el cambio. Se podrá reportar las facturas por forma de pago de: Facturación general: reporta todas las facturas por formas de pago. Facturación en salón: reporta las facturas por formas de pago realizadas en el salón. Facturación rápida: reporta las facturas por formas de pago facturadas como comida rápida. Facturación express: reporta las facturas por formas de pago facturadas como venta express Costo de ventas Se selecciona la fecha de los datos que se desean incluir en el reporte al igual que el cajero que se quiere reportar. Reporta la cantidad vendida (unidades), la cantidad vendida en 2 x 1, la venta total ($), el costo total, la diferencia entre la venta y el costo y el % de utilidad. Se podrá seleccionar la opción para reportar: Por Categoria y Detallado, Por Area de Consumo, Por Categoria y solo Costos Ventas Lentas de Ítems Este reporte indicará los platillos y/o bebidas que tienen poca rotación en el lapso de tiempo determinado. Se debe de fijar el lapso de tiempo y la categoría de interés 36

38 Productividad Listado de comandas Comandas por fechas por mesero Se selecciona entre rangos de fecha o de algún día en especial, los datos que se desean incluir en el reporte. Reporta por mesero el número de comanda, el número de orden, la mesa, el código del artículo que comandó, la cantidad de dichos artículos, el precio, los totales ($) y la comisión. Calcula los totales comandados ($) del mesero y finalmente los totales de todos los meseros Comandas nulas por mesero Se selecciona entre rangos de fecha o de algún día en especial, los datos que se desean incluir en el reporte. Este reporte presenta todas las cancelaciones de ítems de comandas hechas a nombre de cada mesero Comandas nulas por supervisor Se selecciona entre rangos de fecha o de algún día en especial, los datos que se desean incluir en el reporte. Este reporte presenta todas las cancelaciones de ítems de comandas nulos a nombre de cada supervisor Comandas de mesas abiertas Se selecciona entre rangos de fecha o de algún día en especial, los datos que se desean incluir en el reporte. Este reporte presenta todas las comandas que se encuentran en mesas que no se han cobrado. 37

39 Facturacion por mesero Al entrar a esta opción se pueden consultar facturas por número de mesero. Se podrá elegir desde qué fecha se desea visualizar el reporte, y desde que numero de mesero hasta el número que desees, puedes elegir el porcentaje de comisión de la factura. Se pueden mandar a Excel, Vista Preliminar, y a la impresora Productividad por mesero (Resumen/Facturas) Se selecciona la fecha de los datos que se desean incluir en el reporte. Reporta el número de mesero, nombre de mesero, número de personas que atendió, la cantidad vendida ($) en alimentos, la cantidad vendida ($) en bebidas, la cantidad vendida ($) en otros artículos, los totales, la cantidad ($) por servicio y otras propinas. Al final se reportan los totales de todas las categorías. Y solo envia los totales y no agrega los ítems vendidos Productividad por mesero (Detalle/Comandas) Se selecciona la fecha de los datos que se desean incluir en el reporte, se selecciona Bebidas, Platillos o Ambos y la forma en que se quiere ordenar por cantidad o valores. Reporta el número de mesero, nombre de mesero, la cantidad vendida ($) en alimentos o la cantidad vendida ($) en bebidas, los totales, la cantidad ($) por comision. Al final se reportan los totales de todas las categorías. Y agrega la descripción de los ítems vendidos Productividad por mesas Se selecciona la fecha de los datos que se desean incluir en el reporte. Reporta el número de mesa, la cantidad de comensales que tuvo la mesa, el consumo ($) de bebidas, el consumo ($) de alimentos, el consumo ($) en otros artículos, el total vendido ($) y el servicio ($). Al final se reportan los totales de todas las categorías Productividad por tipo de mesas 38

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