SIMIT. Sistema Integrado de Información de Multas y Sanciones por Infracciones de Tránsito -SIMIT-

Transcripción

1 SIMIT Infracciones de Tránsito -SIMIT- PRESENTADO A: PROGRAMA AGENDA DE CONECTIVIDAD POR: UNION TEMPORAL SIGMA DOS - DDB Bogotá D.C., diciembre de 2008

2 RESUMEN EJECUTIVO Estudio de Caso: SIMIT El SIMIT Infracciones de Tránsito fue creado con la Ley 769 del 8 de noviembre de 2002, en los Artículos 10 y 11 del Código Nacional de Tránsito, con el fin de contribuir al mejoramiento de las finanzas de los municipios, y se autorizó a la Federación Colombiana de Municipios -FCM- para implementarlo y mantenerlo actualizado a nivel nacional 1. Desde ese momento el SIMIT se constituyó en el registro nacional de infractores que integra y consolida, en tiempo real, todas las contravenciones de tránsito del país. El sistema ha permitido mayor control sobre las infracciones, el aumento de los ingresos a los entes territoriales, la disminución de la evasión de los pagos y ha generado una mayor cultura del pago de las infracciones impuestas a los ciudadanos. La siguiente imagen muestra la página inicial del SIMIT. 2 Figura 1. Pantalla de entrada SIMIT 2

3 OBJETIVOS DEL ESTUDIO DE CASO General Documentar la experiencia del SIMIT- Sistema Integrado de Información de Multas y Sanciones por Infracciones de Tránsito. Específicos Documentar el proceso de creación, diseño y automatización del SIMIT- Sistema Integrado de Información de Multas y Sanciones por Infracciones de Tránsito. Documentar los logros y las dificultades presentadas en el proceso de diseño y desarrollo de la solución. Documentar las lecciones aprendidas durante el proceso de diseño y desarrollo de la solución. Documentar los beneficios para los actores en términos de ahorro de costos, tiempos y pasos. Conocer la opinión de la ciudadanía sobre el uso en línea de este proceso. 1. ANTECEDENTES Motivación Anteriormente no se contaba con una base de datos integrada que fuera confiable. Únicamente los organismos de tránsito más organizados contaban con su sistema local; algunos de ellos tenían la información almacenada en cajas de cartón, y los comparendos que imponían no se sistematizaban de ninguna forma. De igual manera no había seguimiento de multas y recaudos, y no se podía tener una información confiable actualizada y segura sobre los comparendos impuestos a los ciudadanos, tampoco se contaba con estadísticas confiables acerca de las multas y contravenciones y de los ingresos que generaban a los entes territoriales Esta situación de desorden y falta de control afectaba directamente las finanzas de los municipios ya que no tenían la información organizada, sistematizada y actualizada para realizar el cobro de las infracciones y además la cobertura de la información era muy limitada Hoy en día, el SIMIT funciona en toda Colombia. Cuando una persona llega a uno de los puntos de atención, que cuentan con acceso a la base de datos nacional en línea donde todos los organismos de tránsito reportan la información, se ven reflejadas las multas pendientes que tiene en todo el país, y cuanto tiene que pagar. 3

4 Promotores clave El promotor clave de la iniciativa de implementación del SIMIT fue la Federación Colombiana de Municipios 3. Fuentes de financiamiento El sistema es autosostenible con los recursos obtenidos por concepto del 10% del pago de infracciones estipulado por la Ley 769 de Los recursos son recaudados a través de los operadores a los que la Federación Colombiana de Municipios ha entregado el servicio en concesión en más de 159 organismos de tránsito en 208 municipios, (el listado de concesionarios fue solicitado pero no fue suministrado por la FCM). Estrategias de mercadeo y promoción Continuamente se realizaron publicaciones en periódicos y revistas de circulación nacional. El voz a voz de las personas satisfechas con el servicio del SIMIT se ha encargado de dar a conocer sus beneficios. La divulgación se ha hecho en medios escritos, radiales y televisivos. Para llegar masivamente al público se han realizado notas en los canales de televisión y emisoras nacionales. Servicio de consulta de estado de cuenta SIMIT a través de mensajes de texto por celular, al código 1555 con los todos operadores de telefonía móvil. Entrega de volantes en eventos del sector y en las carreteras. El portal sirve como informativo de lo que está sucediendo con el SIMIT. Se está actualizando permanentemente. La zona de mayor consulta es la expedición de estados de cuenta. Tiempo de implementación Se implementó en un periodo de diez meses en el año 2003, y constantemente se implementan nuevas funcionalidades que mejoran los servicios que se prestan. Los funcionarios entrevistados no profundizaron de manera precisa sobre el diseño y desarrollo de la solución. Escala Cobertura geográfica El SIMIT es accesible desde cualquier computador con acceso a Internet a nivel nacional e internacional. Adicionalmente cuenta con un Centro Nacional de Atención al Usuario en la 4

5 ciudad de Bogotá, ubicado en el Terminal de transportes, módulo amarillo local 123. Allí se prestan los siguientes servicios: Información General de SIMIT Asesores de usuarios Expedición de liquidaciones y estados de cuenta Defensor del Usuario Nacional Adicionalmente se presta el servicio de call center en el teléfono (57-1) Relación con políticas de información y comunicación territoriales y nacionales El portal es un proyecto que articula las políticas nacionales enmarcadas en el documento CONPES 3248 (Consejo Nacional de Política Económica y Social) 5 que buscan acercar al ciudadano y al sector privado con las entidades del Estado. Además se busca la modernización y contribuir con un Estado más eficiente, transparente y participativo que preste mejores servicios a los ciudadanos y las empresas a través del aprovechamiento de las Tecnologías de la Información y de la Comunicación, (TIC). El SIMIT sigue los lineamientos establecidos en el Decreto 1151 del 14 de abril de 2008 y en el Artículo 6 de la Ley 489 de 1998, con el fin de garantizar la armonía y articulación con la Estrategia de Gobierno en Línea: El SIMIT está alineado con las siguientes fases de la Estrategia de Gobierno en línea y se rige bajo los lineamientos de los sitios web 6 : A. Información en línea: El portal del SIMIT, a través de su sitio web provee en línea información junto con esquemas de búsqueda básica. B. Interacción: El portal permite actualización de la información y se habilita la comunicación de dos vías, entidades con ciudadanos y entidades con empresas. Adicionalmente ofrece mecanismos que acercan al ciudadano con la administración y le posibilita contactarla y hacer uso a la información que provee. C. Transacción en línea: Este portal es una plataforma tecnológica que permite que los usuarios consulten si tienen multas de tránsito pendientes de pago en cualquier lugar del país. D. Transformación en línea: A través de múltiples canales de acceso, personalización y accesibilidad web. E. Democracia en línea: El ciudadano participa activa y colectivamente en la toma de decisiones y hay un diálogo abierto entre la sociedad y el SIMIT, en cuanto a: 5

6 Construcción y seguimiento a políticas, planes, programas. Discusión y consulta en línea para toma de decisiones Integración del Gobierno en línea a la política sectorial Incentivos para la participación por medios electrónicos El portal SIMIT cumple las políticas editoriales y de divulgación a través de medios electrónicos: Manejo de un lenguaje ciudadano (claridad) Contenidos vigentes, no ofensivos ni discriminatorios Mantienen la privacidad del usuario Contiene información y estándares relacionados con la entidad: Visión, objetivos, funciones, datos de contacto. En resumen el SIMIT cumple con los siguientes normas relacionadas con Gobierno en Línea: La Directiva Presidencial No. 2 de 2000, la Ley 812 de 2003, el documento Visión 2019, la Ley 1151 de 2007 y el Decreto 1151 de 2008, estructuran y fortalecen la Estrategia de Gobierno En Línea. La Directiva Presidencial No. 10 de 2002, la Ley 790 de 2002 y el Documento CONPES 3248 de 2003, que introducen disposiciones en lo concerniente al Gobierno En Línea como proceso estructural de la renovación y modernización de la administración pública. El Documento CONPES 3292 de 2004 y la Ley 962 de 2005, que precisan acciones para facilitar las relaciones de los ciudadanos y empresarios con la administración pública. El Decreto 2170 del 2002, el Documento CONPES 3249 de 2003, el Decreto 2434 de 2006 y la Ley 1150 de 2007, que fortalecen la transparencia y eficiencia en la contratación pública con el uso de las TIC. 2. OBJETIVOS Fomentar la conciencia ciudadana por el respeto a las normas de tránsito Incrementar el recaudo para los municipios Obtener mayores recursos para la inversión en educación y prevención vial Facilitar el pago de multas en cualquier lugar del país Controlar nacionalmente la evasión en el pago de multas Integrar totalmente a las entidades de tránsito Aplicar la estrategia de Gobierno en línea 3. PARTES INTERESADAS Comunidad en general Es el principal usuario a los que está dirigido el SIMIT. Sin embargo, debido a que el acceso a Internet para algunos usuarios es aún limitado, se trata de utilizar una combinación de Internet 6

7 con medios tradicionales (presencial, teléfono, cartas, líneas de atención al usuario, páginas web como el Supercade virtual). A pesar de las dificultades tecnológicas que aún persisten para su implementación en algunos municipios, el SIMIT se ha acercado al ciudadano, le brinda muchas facilidades y le evita gastos adicionales en sus trámites. Estos son los recursos adicionales que ha creado el SIMIT para prestar un mejor servicio: El Centro de Atención Nacional, ubicado en la Terminal de Transporte de Bogotá, se creó para que el ciudadano tenga acceso directo a la solución de sus problemas de multas de tránsito. Además de los servicios de información general, el SIMIT cuenta con asesores especializados que orientan al ciudadano en trámites como la expedición de liquidaciones, paz y salvos, estados de cuenta, etc.; además, allí se puede tener acceso directo al defensor del usuario. De igual manera, se cuenta con una caja bancaria para la realización de pagos de multas en el mismo centro de atención. La Línea de Atención Nacional es un centro de llamadas a través del cual -y desde cualquier lugar del país- se reciben solicitudes, quejas, reclamos, derechos de petición, etc. Además, esta línea también ofrece acceso directo a los asesores que dan atención a los usuarios. A través del correo electrónico se puede solicitar información. En los Puntos SIMIT a nivel nacional el usuario recibe atención personalizada y además cuentan con cajas de los bancos con los que se han firmado convenios para recibir los pagos de quienes hacen los trámites en éstos puntos de atención. Desde el punto de vista social y organizacional Relación entre grupos El portal del SIMIT se constituye una herramienta de información entre partes interesadas, es decir entre la sociedad civil, autoridades, entidades del Estado: Todo ciudadano que requiera realizar un trámite de tránsito Alcaldes Secretarios de tránsito Policía Nacional Entidades estatales Entidades no estatales Modelo de gobernabilidad Actualmente el portal del SIMIT es administrado por el Área de Sistemas de la Dirección Nacional SIMIT de la Federación Colombiana de Municipios y tiene relación con más de 135 entidades territoriales que tienen organismos relacionados con el tránsito y el transporte a nivel local, departamental y nacional. 7

8 Relación con la comunidad, gobiernos locales El SIMIT se actualiza de manara permanente a partir de diagnósticos del sistema y de los nuevos desarrollos que ofrece el administrador de la plataforma, los cuales han hecho del SIMIT un servicio confiable, completo y cierto. Sin embargo algunos entrevistados reportaron deficiencias en la actualización de la información. Funcionarios del SIMIT reconocen que las deficiencias en las actualizaciones se dan porque algunas secretarías de transito locales no reportan la información oportunamente. Organismos de Tránsito vinculados al SIMIT: Calarcá La Virginia La Plata Marinilla San Gil Cienaga Fresno Santander de Quilichao Cúcuta Orito Málaga Cartagena Convención Sogamoso Buga Montería Girón Candelaria Turbo Pamplona Carmen de Viboral Palmira Villavicencio Barranquilla Caicedonia Soledad Andalucia Santa Bárbara Tuluá Aracataca Roldanillo Dagua Vijes Bucaramanga Timbio Patia (El Bordo) Puerto Tejada Andes Manzanares Túquerres La Tebaida Baraya Florencia La Dorada DATT Palermo Apartado Sincelejo Guajira Timaná Quimbaya La Unión (Ant) Carmen de Bolívar Garzón Barbosa Mocoa Bello Pitalito Lorica San Vicente de Chucurí Manizales Piendamó Los Patios Popayán Florida Santa Rosa de Osos Buenaventura Meta (Dept) Sahagun La Unión (Valle) Sevilla Agustín Codazzi Charalá Pereira Tumaco Nariño (Dept.) Socorro Cali Anserma Espinal Ibagué Pasto Honda Sabaneta Tarqui Villamaría Puerto Asís ITBOY Melgar Medellín Fundación Duitama Saravena Neiva Armenia Urrao Miranda Arauca Circasia La Ceja Cereté Copacabana Jamundí Galapa Bolívar (Dept) Villa del Rosario Corozal Rionegro Marinilla Zulia (Dept) Sampues Floridablanca Puerto Colombia Cartago Atlantico Vélez 8

9 Turbaco Zarzal Plato Santa Marta Yarumal Ipiales Girardota Guacarí Barrancabermeja Riosucio Valledupar Yumbo Barbosa (Sant) Salamina Ocaña Chinchiná El Cerrito Yopal Carepa Dosquebradas Valledupar Aguadas Granada (Meta) Riohacha 7 Tabla 1: Organismos territoriales y administrativos de tránsito vinculados al SIMIT a 2005 Capacitación En diferentes zonas del país, el SIMIT se está replicando en experiencias regionales y locales, ya sea cuando se dan procesos de actualización del sistema o cuando una nueva secretaria u organismo de tránsito se vincula al sistema, por esto hacen capacitaciones permanentemente a las autoridades de tránsito y a los funcionarios del sistema, tanto de los organismos de tránsito de la sede como a los funcionarios del servicio de atención en el terminal de transporte. Igualmente el SIMIT ofrece un acceso a los usuarios que les permite conocer el sistema, y resolver preguntas frecuentes sobre los diversos trámites. También ofrece recursos adicionales de asistencia a los usuarios a como la línea de atención al usuario. Motivación para la participación de partes interesadas La participación de las partes interesadas está motivada por la información estadística que provee el sistema con el fin de ser utilizada para la construcción de planes de educación y seguridad vial y la adopción de políticas públicas en beneficio de los municipios del país y de los ciudadanos. 4. PRODUCTOS Y SERVICIOS El Portal del SIMIT cuenta con información general sobre el Sistema. Además el portal atiende consultas sobre estado de cuenta de infracciones de tránsito en línea. Contenidos actualizados permanentemente por las respectivas entidades de tránsito vinculadas al sistema de acuerdo con los lineamientos establecidos para tal fin. 5. TECNOLOGIA Y SISTEMAS Infraestructura tecnológica del SIMIT La estructura tecnológica del SIMIT se sustenta en el Internet, que desde un Centro de Cómputo administra la información como un nodo central que recoge, procesa actualiza y reporta tanto a los organismos de tránsito vinculados al SIMIT, como a otras entidades que requieran la información y que tienen acceso directo o restringido según sea el caso. 9

10 La Federación Colombiana de Municipios como responsable del proceso ejerce controles y evaluaciones permanentes sobre el sistema, y la información a nivel de actualización, confiabilidad y calidad. En siguiente diagrama muestra en términos generales cómo es la infraestructura tecnológica del SIMIT 8 Figura 2. Diagrama de flujo de la información El uso de tecnología de información y de comunicaciones TIC, permitió acortar los tiempos del proceso, vincular personas e instituciones de las diferentes regiones del país, sensibilizar a las 10

11 Entidades del Gobierno sobre la importancia de ser un actor clave para sistematizar adecuadamente los datos para contar con información de multas y sanciones oportuna. Todo el desarrollo tecnológico utilizado permitió el logro de un proceso ordenado, oportuno, incluyente y transparente. Es así como para el año 2007 según el Informe de Gestión 9 algunas de los logros a nivel tecnológico fueron: Proyecto Data Warehouse SIMIT (Fase de implementación). Automatización en el control de carga de información no válida en la base de datos. Control de la calidad de la información desde la fuente (Organismos de Tránsito). Nuevas funcionalidades en el aplicativo SIMIT para uso de los concesionarios, organismos de tránsito y Federación Colombiana de Municipios. Rediseño Página Web SIMIT (Fase de pruebas). Software para control operativo SIMIT por parte de la Dirección Nacional (Fase de Desarrollo). Cobertura del SIMIT Colombia posee 173 organismos de tránsito en 220 municipios (99% de cobertura nacional) con 440 oficinas de recaudo y un aproximado de 5,1 millones de vehículos y 12 millones de conductores. Anualmente se realizan trámites de automotores en todo el país, la cobertura del SIMIT es total a nivel nacional 10. Otras gestiones destacables del año 2007 a nivel de cobertura fueron: Reunión operativa con los coordinadores de Zona SIMIT a nivel Nacional. Depuración de información inválida en la base de datos 11. Esquema de operación del SIMIT La Federación Colombiana de Municipios ejerce la Dirección Nacional del SIMIT, el sistema integra la información de los ciudadanos con entidades como bancos, aseguradoras, Policía, Ministerio de Transporte, las Secretarias de Tránsito y los puntos de atención personal. En términos generales los pasos a seguir por un ciudadano cuando consulta el SIMIT son: 1. El ciudadano se acerca al punto de atención del SIMIT que está ubicado en una Secretaría de Tránsito para una consulta 2. Realiza la consulta 3. Si el ciudadano se encuentra a paz y salvo procede a realizar cualquier trámite de tránsito 4. Pero si tiene deudas pendientes, debe realizar el pago correspondiente en las entidades bancarias autorizadas para continuar con su trámite 11

12 El siguiente gráfico muestra la operación del sistema desde la perspectiva del ciudadano: 12 Figura3: Esquema de operación del SIMIT 6. FINANZAS 12

13 El SIMIT en cifras Estudio de Caso: SIMIT De acuerdo con el Informe de Gestión del 2007 el SIMIT destaca los siguientes aspectos financieros: Ingresos: RECAUDO TOTAL AÑO 2006 AÑO 2007 VARIACION INCREMENTO PORCENTUAL SIMIT 12,756,388, ,371,112, ,614,724, % POLCA* 14,791,782, ,626,939, ,835,156, % TOTAL GENERAL 27,548,170, ,998,051, ,449,881, % * Convenio de recaudo con la Policía de Carreteras 13 Tabla 2: recaudo fuera de la jurisdicción años AV VILLA y BANCAFE Total Transferencias realizadas a los municipios por recaudo fuera de la jurisdicción: $ Apoyo a los organismos de tránsito para dotación, capacitación, educación vial y apoyo financiero: $ Incremento del recaudo para los municipios (sin incluir Bogotá) 1.270% 14 Más de de registros que comprende comparendos, resoluciones y pagos. El objetivo en el mediano plazo es recuperar aproximadamente 1.8 billones de pesos de multas pendientes de pago a nivel nacional ELEMENTOS CLAVES Beneficios Destacan los funcionarios entrevistados los siguientes beneficios de la implementación del SIMIT: Mayor respeto normas de tránsito y por ende a la vida, porque los conductores saben que las infracciones que cometan en cualquier lugar del país son reportadas al SIMIT de manera oportuna y precisa Cultura de pago, porque loso ciudadanos deben cancelar las cuentas pendientes que tengan por cualquier concepto de tránsito en cualquier lugar del país, para obtener su paz y salvo El SIMIT ha exigido de nuevos funcionarios, calificados en las diferentes instancias vinculadas al sistema (Dirección, Secretarías de Tránsito, etc.) Se ha fortalecido la cultura ciudadana, del pago de las obligaciones ante el Estado, del cumplimiento de las normas y de la gestión directa, sin intermediarios. 13

14 Controla: Disminuye la evasión del pago de las multas, porque todas están consolidadas en un mismo sistema a nivel nacional. Evita el fraude, porque el sistema cuenta con mecanismos de seguridad que impiden la manipulación de la información Permite llevar un registro actualizado de las licencias suspendidas y conductores reincidentes Otros beneficios: Incremento en el recaudo para los municipios, con mayores recursos para inversión en prevención y seguridad vial. la siguiente gráfica muestra e incremento de los ingresos para los municipios a partir de la vigencia de la Ley 769 de 2002, según un informe de la Contaduría General de la Nación 16 Gráfica 1: Incremento de los ingresos de los municipios a partir de la vigencia de la Ley 769 de 2002 Ayuda a modernizar los organismos de tránsito y en especial a aquellos cuyo presupuesto es insuficiente para invertir en tecnología de última generación. Reducción de corrupción en los organismos de tránsito. 14

15 Integración total de los organismos de tránsito. Análisis estadísticos para la definición de políticas nacionales y locales. Recursos para capacitación del personal de policía de carreteras, planes de educación y seguridad vial en las vías nacionales. Problemas / obstáculos durante la operación Las quejas más frecuentes: Aparece una multa en el sistema y la persona nunca estuvo en esa ciudad. El comparendo se encuentra registrado dos veces, por dos organismos de tránsito diferentes. El usuario paga dentro del término legal y el organismo de tránsito lo sanciona. El usuario paga en cajeros automáticos multas de municipios que no tiene este servicio. Lecciones aprendidas y factores claves de éxito Todos los procesos deben estar definidos, incluso en algunos temas que la Ley no tenga estipulados. Para mejorar la operación hay que implementar nuevos procesos, y un marco definido de atención al usuario. Esto ayuda a la operación del sistema tecnológico en todo el país. El proceso demandó un gran esfuerzo tecnológico, sobre todo en la gestión con el sistema financiero, cuya intermediación es demasiado costosa, por esto el sistema se diseño para que se financiara con un porcentaje para la federación Colombiana de Municipios que es la administradora del sistema. La Federación Colombiana de Municipios asumió el desarrollo de las plataformas tecnológicas de los bancos, ya que es un software específico. Aunque las comunicaciones se han ido mejorando, hay municipios muy apartados donde el acceso a Internet es muy difícil. Inicialmente la implementación de la infraestructura fue difícil, debido al impacto que generó el sistema en los organismos de tránsito en especial porque rompió con los manejos tradicionales de las gestiones antes las oficinas de tránsito. 15

16 REFERENCIAS: Documentos Consultados: Webs: Documentos: Revista Municipios, Edición de 24 agosto de Publicación de la Federación Colombiana de Municipios Manual para la Implementación de la Estrategia de Gobierno en Línea de la República de Colombia, Bogotá, Mayo de 2008 Documento CONPES 3248, de octubre 23 de 2003, Departamento Nacional de Planeación, Bogotá, Junio de 2004 Decreto 1151 de Bogotá, 14 de abril de 2008 Informe de Gestión Federación Colombiana de Municipios, febrero de 2008 Ley 769 de Noviembre de 2002 Volante informativo del SIMIT Entrevistados: Segmento Entrevistados Entidad Cargo Fecha Yisel Castro Fed. Col. de Municipios Coordinadora de Sistemas 28/11/08 Funcionarios Alejandro Murillo Fed. Col. de Municipios Administrador de Redes 28/11/08 Saida Bernal Fed. Col. de Municipios Asesora Comunicaciones 28/11/08 John A Fajardo Fed. Col. de Municipios Asesor Dpto. de Gestión 28/11/08 Carlos Medina Buses Samper Dir. Gestión Humana 1/12/08 Usuarios Edgar Pirasán Real Transportadora Dir. Operaciones 3/12/08 Josefina Valencia Academia Grand Prix Col. Gerente 5/12/08 Francisco Roldán Flota Usaquén Conductor 5/12/08 Justo García Ciudadano Ciudadano 22/12/08 1 Ley 769 de Noviembre de 2002, Consultado 4 / Dic. / Consultado 4 / Dic. / 08 16

17 3 Artículo 10 de la Ley 769 de 2002, Consultado 4 / Dic. / 08 4 Ibidem, Consultado 4 / Dic. / 08 5 CONPES Documento de Consultado 29 / Nov. / Decreto 1151 de Consultado 29 / Nov. / Consultado 18 / Nov. /08 9 Informe de Gestión 2007, Consultado 12/ Feb. / Informe de Gestión 2007, Consultado 12/ Feb. / Informe De Gestión Consultado 12/ Feb. / Informe de Gestión 2007, Consultado 12/ Feb. / 09 Consultado 12/ Feb. / Informe FCM a 2006,Contaduría General de la Nación. 15 Revista Municipios, de la Federación Colombiana de Municipios. A Trabajar con los Alcaldes. Edición 24, agosto de 2008, página Informe de Gestión 2007, Consultado 12/ Feb. / 09 Consultado 12/ Feb. / 09 17