Universidad Autónoma de Ciudad Juárez

Transcripción

1 Manual general de usuario Universidad Autónoma de Ciudad Juárez Con Versión 1.0 SEPTIEMBRE DE 2014

2 Universidad Autónoma de Ciudad Juárez Ricardo Duarte Jáquez Rector David Ramírez Perea Secretario General Manuel Loera de la Rosa Secretario Académico Patricia Méndez Lona Coordinación General de Tecnologías de Información Fernando Estrada Saldaña Coordinación de Tecnología Educativa Creación de Manuales Fernando Olea Luna Jefatura de Evaluación e Implementación de Plataformas Educativas Rocío Sánchez Portillo Asistente Profesional Diana Paola Sánchez Guerrero Edwin Antonio Enríquez Israel Cordero García Osvaldo Alvarado Amaya Cynthia Elizabeth Gómez Rodríguez Servicio becario Sandra Lucero Durán Salcido Nohemí Sáenz Orona Servicio becario de diseño gráfico Luis Felipe Reyes Chihuahua Servicio Social María Guadalupe Díaz Gongora Corrección de redacción y estilo 1

3 Las TIC rompen el paradigma de enseñanza-aprendizaje en todos los niveles educativos tanto para estudiantes, docentes y administrativos de una Institución. Plataforma conecta uacj con Office 365 en la Universidad Autónoma de Ciudad Juárez La Universidad Autónoma de Ciudad Juárez se encuentra en una constante búsqueda de proveer a la comunidad un nivel académico adecuado en conjunto con las exigencias que el mundo actual está requiriendo. Es por lo anterior que la Coordinación General de Tecnologías de Información provee de este manual de capacitación para la implementación, uso y desarrollo de la plataforma tecnológica conecta uacj donde alumnos, docentes y administrativos de la institución pueden desarrollar, obtener y aprovechar los recursos disponibles como apoyo a su proceso de enseñanza-aprendizaje. Con esta opción se ahorra tiempo al contar con herramientas en la llamada nube de la información. Es de esta manera como se ofrece una nueva forma de trabajo, se visiona hacia una colaboración constante en un ambiente virtual dejando a un lado las barreras de las limitantes físicas de hardware, lugar establecido y problemas de almacenamiento para el transporte, entrega, colaboración y trabajo, tanto individual como en equipo educativo. Se ofrece con esta plataforma de Office 365 llamada en la Institución como conecta uacj la forma de una movilidad constante dando así las soluciones a las exigencias de un flujo de información instantánea que el mundo actual ha marcado tanto en la vida cotidiana, laboral y científica. 1

4 Índice 1. Generalidades de la plataforma. 2. Generalidades de correo electrónico. 3. Generalidades de Comunicación Lync. 4. Generalidades de espacio de almacenamiento OneDrive. a. Almacenamiento de archivos, trabajo individual y colaborativo, compartir archivos con una persona o grupo de trabajo. b. Creador de notas OneNote 2013 y OneNote notebook Online. c. Procesador de palabras Word de escritorio y Word Online. d. Hoja de cálculo Excel 2013 de escritorio y Excel worbook Online. e. Generador de encuestas Excel survey. f. Generador de Presentaciones PowerPoint 2013 de escritorio y PowerPoint presentation Online. 5. Sitios, Blog, páginas, trabajo colaborativo. 6. Menú de configuración, instalación e información de software. 2

5 3 Índice de Imágenes Imagen 1: Pantalla principal del portal UACJ Imagen 2: Pantalla de segundo nivel para ingresar a la nube del usuario UACJ Imagen 3: Pantalla en espera Imagen 4: Pantalla principal de la nube, Office Imagen 5: Presentación de Outlook Imagen 6: Sección Calendario en Office Imagen 7: Sección Personas en Office Imagen 8: Noticias en Office Imagen 9: OneDrive de Office Imagen 10: OneDrive creación de documentos en Office Imagen 11: Documentos compartidos en OneDrive Office Imagen 12: Documentos en seguimiento en OneDrive Office Imagen 13: Pestaña File Imagen 14: Pestaña Library Imagen 15: Encontrar aplicación Word en su dispositivo Imagen 16: Encontrar Word Imagen 17: Abrir/crear un documento Imagen 18: Presentación de hoja en blanco Imagen 19: Barra de herramientas Imagen 20: Barra de herramientas Imagen 21: Tipos de letras Imagen 22: Saltos Imagen 23: Estilos Imagen 24: Referencias Imagen 25: Mostrar comentarios Imagen 26: Diseño de impresión Imagen 27: Guardado manual Imagen 28: Guardado de menú Imagen 29: Abrir documento Imagen 30: Opciones de Word Imagen 31: Guardar archivos Imagen 32: Crear documento Word en OneDrive Imagen 33: Hoja en blanco Imagen 34: Trabajo en Word en línea Imagen 35: Barra de herramientas Word Online Imagen 36: Barra de herramientas Word De escritorio Imagen 37: Herramientas generales

6 Imagen 38: Herramientas de correspondencia Imagen 39: Verificar compartir Imagen 40: Descripción de documentos compartidos Imagen 41: Muestra de edición de documento por alguna persona Imagen 42: Contenido de la pestaña archivo Imagen 43: Contenido de la pestaña inicio Imagen 44: Funciones de acceso rápido Imagen 45: Contenido de la pestaña insertar Imagen 46: Contenido de la pestaña ARCHIVO Imagen 47: Contenido de la pestaña HISTORIAL Imagen 48: Contenido de la pestaña REVISAR Imagen 49: Contenido de la pestaña VISTA Imagen 50: Creación de un nuevo block de notas Imagen 51: Entorno en blanco del documento Imagen 52: Creación de una nueva sección Imagen 53: Opciones para edición de sección Imagen 54: Ejemplo de organización en OneNote Imagen 55: Agregar página Imagen 56: Pantalla de las secciones Imagen 57: Opciones de personalización para las secciones Imagen 58: Ejemplo de sección personalizada Imagen 59: Personalización de las secciones usando plantillas Imagen 60: Sección editada como plantilla Imagen 61: Agregado de elementos de texto en OneNote Imagen 62: Inserción de tabla en la sección Imagen 63: Edición de contenido de tabla Imagen 64: Copia impresa de archivo Imagen 65: Selección del archivo a copiar Imagen 66: Ventana de espera para inserción del archivo Imagen 67: Copia impresa del archivo en la sección deseada Imagen 68: Adjuntar archivos en sección Imagen 69: Selección de Archivo adjunto Imagen 70: Abrir Archivo Imagen 71: Insertar Hoja de Calculo Imagen 72: Selección de Archivo Imagen 73: Ejemplo de archivo de Hoja de Cálculo insertado Imagen 74: Recorte de pantalla Imagen 75: Ejemplo Pantalla Recortada Imagen 76: Pantalla recortada insertada en OneNote Imagen 77: Texto Alternativo Imagen 78: Insertar Imagen Imagen 79: Selección de Imagen Imagen 80: Imagen Insertada Imagen 81: Vinculo

7 Imagen 82: Vinculando un enlace Imagen 83: Herramienta de Audio y Video Imagen 84: Audio Imagen 85: Fecha y Hora Imagen 86: Insertando Fecha y Hora Imagen 87: Etiquetas Imagen 88: Etiquetas Pendientes o Tareas Pendientes Imagen 89: Compartir Block de Notas Imagen 90: Seleccionando con quien compartir Imagen 91: Personas que tienen acceso al documento Imagen 92: Buscar por Autor Imagen 93: Contraseña Imagen 94: Confirmar Contraseña Imagen 95: Ejemplo de contraseña Imagen 96: Crear proyecto OneNote Notebook Imagen 97: Nombre del documento Imagen 98: Creando proyecto nuevo (área de trabajo) Imagen 99: Abrir documento Imagen 100: Área de impresión Imagen 101: Opciones de impresión Imagen 102: Opciones generales Imagen 103: Opciones generales Imagen 104: Opciones compartir Imagen 105: Opciones menú de ayuda Imagen 106: Herramientas Imagen 107: Opciones insertar Imagen 108: Opciones menú de ver Imagen 109: Trabajar en páginas Imagen 110: Ingresar el nombre Imagen 111: Agregar nuevas selecciones Imagen 112: Ejemplo de nuevas selecciones Imagen 113: Ejemplo de nuevas páginas Imagen 114: Ejemplo de nuevas páginas, nombre Imagen 115: Ejemplo de nuevas páginas, contenido Imagen 116: Ejemplo de nuevas páginas, insertar figuras Imagen 117: Seleccionar archivo Imagen 118: Seleccionar contenido Imagen 119: Insertar archivo Imagen 120: Verificar la imagen en lugar indicado Imagen 121: Selección de Microsoft Excel Imagen 122: Pantalla de inicio de Microsoft Excel Imagen 123: Pestañas menú de Excel Imagen 124: Contenido de la pestaña archivo Imagen 125: Opciones de la pestaña inicio

8 Imagen 126: Opciones de la pestaña insertar Imagen 127: Opciones de la pestaña diseño de página Imagen 128: Opciones de la pestaña formulas Imagen 129: Opciones de la pestaña datos Imagen 130: Opciones de la pestaña revisar Imagen 131: Opciones de la pestaña vista Imagen 132: Ventana de inicio de sesión Imagen 133: Pantalla de OneDrive Imagen 134: Microsoft Office Online, en este caso se selecciona Excel workbook Imagen 135: Pantalla de Excel Online Imagen 136: Inicio de sesión Imagen 137: Selección de OneDrive Imagen 138: Selección de creación de documento Excel survey Imagen 139: Nombre de documento Excel survey Imagen 140: Título de Excel survey Imagen 141: Subtítulo o descripción de Excel survey Imagen 142: Campos a elegir Imagen 143: Descripción de campos a elegir Imagen 144: Descripción de campos a elegir Imagen 145: Encuesta preparada para responderse Imagen 146: Encontrar aplicación Imagen 147: Seleccionar aplicación Imagen 148: Inicio de aplicación Imagen 149: Inicio de documento Imagen 150: Barra de herramientas Imagen 151: Abrir documento Imagen 152: Menú de inicio Imagen 153: Menú insertar Imagen 154: Menú diseño Imagen 155: Menú Transiciones Imagen 156: Menú animaciones Imagen 157: Menú presentación con diapositivas Imagen 158: Menú revisar Imagen 159: Menú vista Imagen 160: Guardar Imagen 161: Acceder a los servicios de Office Imagen 162: Acceder a los servicios de Office Imagen 163: Documentos en One Drive Imagen 164: Crear documentos en aplicaciones en línea Imagen 165: Inicio de documentos en aplicaciones Online Imagen 166: Guardar documentos de PowerPoint Online Imagen 167: Guardar documentos de PowerPoint Online Imagen 168: Guardar documentos de PowerPoint Online Imagen 169: Verificar el archivo de PowerPoint Online

9 Imagen 170: Se muestra contenido de PowerPoint Online Imagen 171: Muestra para compartir Imagen 172: Compartir archivo Imagen 173: Seleccionar personas a compartir Imagen 174: Tipos de derechos de personas al archivo Imagen 175: Compartir archivo Imagen 176: Entrando en contenido de Sitios Imagen 177: Contenido del Sitio Imagen 178: Creando nuevo sitio Imagen 179: Menú tres puntos... Error! Marcador no definido. Imagen 180: Menú nombre de usuario.... Error! Marcador no definido. Imagen 181: Cambio de perfil de usuario Imagen 182: Menú de ayuda Imagen 183: Opción de Reciclado Imagen 184: Menú engrane

10 Manual de Usuario conecta uacj con Office 365 La tecnología está cambiando con el día a día, es así que la forma de comunicación, elaboración y trabajo dentro del proceso de enseñanza-aprendizaje está tomando un camino donde el futuro se torna presente ante la tendencia de trabajar sin limitaciones físicas, con opciones de movilidad en archivos, comunicación, de crear, trabajar, compartir información en forma local, en la llamada nube tanto para estudiantes, docentes como también administrativos de la Universidad Autónoma de Ciudad Juárez es ya una realidad. Generalidades de la Plataforma La plataforma conecta uacj con Office 365 tiene a disposición el acceder a las distintas herramientas de manejo de la información dentro de Internet y contar con un espacio exclusivo donde sólo el usuario puede dar derechos de quien o con quienes comparte documentos, le da opción para verlos, editarlos para así contener un sólo archivo de trabajo en línea. En la plataforma se encuentran las opciones de correo electrónico, buscar personas, crear su propia red social, utilizar calendario, crear sitios de proyectos colaborativos, utilizar con licencia aplicaciones de la paquetería Office tanto en línea como en escritorio para cinco distintos dispositivos. El acceso a la nube se realiza de la siguiente manera: Se Ingresa en el navegador la dirección de la Universidad Autónoma de Ciudad Juárez, la cual es: En ese momento se presenta una pantalla como la siguiente: 8

11 Imagen 1: Pantalla principal del portal UACJ. En la parte central izquierda se encuentra una serie de opciones como lo son: Aspirantes, Alumnos, Egresados, Docentes y Administrativos. Favor de ingresar según sea el caso de su relación con la Institución. Cabe mencionar que únicamente quien es parte activa de la comunidad universitaria como alumno, docente o administrativo tiene las ventajas de la plataforma conecta uacj ya que es necesario que la cuenta de correo electrónico sea oficial de Microsoft. Como ejemplo se tiene la imagen, en ella se despliegan las opciones sugeridas al seleccionar el campo de Alumnos. Al entrar a él se hace referencia al siguiente nivel de pantalla. Por el momento se debe acceder a la selección de Correo Electrónico; sin embargo, cuando sea más común el acceso, se podrá entrar en el ícono o bien opción de conecta uacj. 9

12 Imagen 2: Pantalla de segundo nivel para ingresar a la nube del usuario UACJ. Al acceder a la nube según el rol de cada usuario, se tiene un tiempo de espera como se observa en la imagen, se autentica y muestra a disposición la información almacenada en la nube. Imagen 3: Pantalla en espera 10

13 Al momento de acceder, se tiene un panorama general de las opciones que tiene Office 365 al servicio de la comunidad. Se despliega en la imagen la pantalla principal donde tiene en la parte superior los botones con los menús desplegables de cada sección. Imagen 4: Pantalla principal de la nube, Office 365. Como se observa en la figura anterior, la pantalla está divida en: la parte superior una franja azul con el logotipo de Office 365, el menú principal con las opciones de Outlook, Calendario, Personas, Noticias, OneDrive, Sites, puntos suspensivos, identificador de usuario (nombre), engrane general e imagen de signo de interrogación para acceder a preguntas o dudas. En la parte central, se despliega la información de cada uno de las opciones elegidas en la parte superior. Ventajas y Desventajas del Uso de la Plataforma El uso de la plataforma de Office 365 da la oportunidad de utilizar la tecnología de comunicación, se pueden enumerar las siguientes ventajas: Uso de la paquetería de Office Online. 11

14 Uso de la paquetería de Office de escritorio. Uso de herramientas para trabajo colaborativo con archivos. Capacidad mayor para almacenamiento en la nube. Acceso a descarga de paquetería Office hasta con 5 dispositivos ya sea móviles, tabletas, IPad, MAC o PC, sistema Android, IOS, Windows. Se tiene acceso a todos los documentos que se encuentran almacenados sin importar el hardware utilizado, sólo con una computadora que pueda acceder a internet. Recursos y acceso a administración de cursos de tecnología con un autoaprendizaje según las necesidades y tiempos del usuario. Desventajas Cuenta de correo electrónico sólo cuando se tiene la relación con la Institución. Es necesario estar firmado para acceder a sus servicios, aplicaciones y archivos. El menú de herramientas de la paquetería Office es menos basto en línea que la opción de escritorio. Si no se tiene acceso a Internet, no es posible recuperar los archivos almacenados en la plataforma Office 365. Generalidades de correo electrónico Outlook Dentro de las opciones que ofrece Office 365 es el acceso a correo electrónico con el manejador del contenido por medio del programa Outlook. La diferencia que existe al ingresar a la plataforma es el contar con opciones colaborativas más robustas como el acceso a la comunidad universitaria, intercambio de información de calendario y creación de un directorio de contactos propio, los cuales se despliegan a partir del directorio global de información. Otra de las ventajas que se tienen al ingresar a esta plataforma es el contar con la herramienta de programar tareas, reuniones, acceso a materiales de trabajo, sitios de Internet para proyectos, seguimiento de tareas programadas, enviando notificaciones directamente desde el correo electrónico. 12

15 Dentro de las opciones de comunicación para Office 365 es el utilizar el software Lync. Las ventajas de este software es el crear distintas reuniones de trabajo en tiempo real desde el dispositivo o aparato electrónico de comunicación donde se acceda. Desde Outlook es posible programar una reunión en donde se especifica la hora, el tiempo y las personas que ingresaran a ella. Es así como se vincula la información notificando a los participantes por medio de un correo electrónico el llamado a la reunión, se agenda en su calendario, y se notifica cuando va a dar inicio la reunión y se habilita el acceso a ella probando audio y video para la reunión. Imagen 5: Presentación de Outlook. Calendario Las opciones de calendario son sencillas con el acceso a programación de eventos, tareas de personas, grupos de trabajo con las opciones de mostrar el contenido solo al usuario o bien a personas o grupos que se definan. 13

16 Imagen 6: Sección Calendario en Office 365. Personas La opción de personas en esta plataforma de Office 365 da la opción de buscar a los usuarios que se encuentren dentro del directorio global de toda la institución y al mismo tiempo crear un directorio personal con los usuarios más frecuentes. Es una ventaja esta herramienta ya que se puede localizar a los individuos ya sea por medio de su nombre y apellido o bien si es alumno, su matrícula. 14

17 Imagen 7: Sección Personas en Office 365. Existe otra de las secciones dentro de la plataforma de Office 365 llamada Noticias. En este lugar se encuentran los distintos documentos, archivos en general, los cuales se han compartido o bien se solicitó darles un seguimiento para mantenerlos disponibles de manera más rápida de acceder a ellos. Un ejemplo de esta información que se menciona se encuentra en la pantalla. Imagen 8: Noticias en Office

18 Lync Dentro de los servicios que maneja conecta uacj con Office 365 se encuentran los servicios de comunicación con la comunidad universitaria. En esta sección se describe el funcionamiento de Lync el cual refuerza el proceso de enseñanza-aprendizaje en tiempo real con una participación activa de los usuarios utilizando diversos dispositivos. Esta herramienta apoya las clases proporcionando una alternativa para las tutorías tanto para las clases presenciales como para la modalidad en línea o semipresencial de la Institución. Tiene la facilidad de incluir en una misma aplicación las opciones de voz, audio, compartir archivos como imágenes, aplicaciones, archivos en general, pizarra de anotaciones y mensajería instantánea. Es posible con ella agregar distintos contactos con sólo tener el nombre del usuario, o bien, su correo electrónico, Crear grupos de trabajo o clase, realizar una comunicación multimodal así como administrar conversaciones. Para agregar personas a lista de contactos. 1. En el campo de búsqueda, escriba el nombre o alias de correo electrónico de la persona que desea agregar a la lista de contactos. Lync Online muestra los resultados a medida que escribe. 2. En la tarjeta de contacto que aparece, haga clic derecho. 3. Seleccione el grupo de contactos en el que quiera colocar al contacto. 16

19 Para crear grupos.- En la lista de contactos, haga clic con el botón derecho en cualquier nombre de grupo (por ejemplo, Otros Contactos, haga clic en Crear grupo nuevo y, a continuación, asigne un nombre al grupo. Puede ordenar los contactos utilizando los botones Grupos, Estado y Relación.-Para ver los contactos en los grupos predeterminados (incluyendo Contactos frecuentes y Otros contactos) además de los grupos que ha creado, haga clic en Grupos. Para ordenar los contactos por estado de presencia (Conectado, Ausente, Desconocido y No disponible), haga clic en Estado. 17

20 Comunicación multimodal.- Puede iniciar mensajería instantánea ó realizar una llamada telefónica. También puede elegir más opciones como realizar una video-llamada, compartir contenido o agregar a otros usuarios a la conferencia. Utilizar la barra de acciones: 1. Coloque el puntero del mouse sobre un contacto. 2. Haga clic en cualquier ícono de la barra de acciones para iniciar la comunicación con el contacto. Cambiar Su Estado.- Haga clic en el estado de presencia y seleccione una de las opciones. Disponible: está en línea y disponible para establecer contacto. Ocupado: actualmente se encuentra en una llamada o en una reunión. No molestar: de manera predeterminada, verá solo las alertas de conversación desde los contactos del grupo de trabajo. Vuelvo enseguida: se aleja del equipo durante unos momentos. Día libre: no trabaja y no está disponible para los demás usuarios. Aparecer como ausente: desea que los demás vean su estado de presencia como "Ausente" hasta que seleccione manualmente otro estado o cierre sesión. Cierre sesión: termina la conexión de Lync Administrar conversaciones.- La zona Conversación le permite controlar las conversaciones pasadas y presentes. Puede desplazarse entre las conversaciones abiertas o ver conversaciones antiguas sin salir de Lync. 1. Haga clic en la pestaña Conversaciones. 2. Desplácese por la lista de conversaciones antiguas y actuales. 3. De clic en el icono de la comunicación utilizada para acceder a la conversación. 18

21 Realizar una llamada de voz.- Puede utilizar la barra de búsqueda para buscar en el directorio de su empresa el nombre de un compañero, o bien desplazarse por la lista de contactos hasta que encuentre a quien desee. Abrir Lync Online. 1. Escriba el nombre del compañero en la barra de búsqueda o desplácese por la lista de contactos. 2. Coloque el puntero del mouse sobre la foto del contacto. 3. Haga clic en el botón Llamar o Video que aparece. Nota: para poder realizar o recibir una llamada de Lync, necesitará altavoces y un micrófono, unos auriculares con micrófono u otro dispositivo USB de audio. Responder una llamada de voz. 1. Haga clic en cualquier parte de la ventana de notificación de la llamada entrante para abrir la ventana de conversación 2. Redirigir o rechazar una llamada: 3. Haga clic en Redirigir y, a continuación, haga clic en Responder con mensaje Aceptar la llamada durante una conversación de mensajería.- Puede iniciar una llamada durante una conversación en la ventana de dicha conversación. La pestaña de conversación Teléfono muestra opciones acerca de cómo recibir la llamada. Haga clic en una de ellas: 1. Aceptar llamada: acepta la llamada e inicia la conversación. 2. Rechazar: rechaza la llamada entrante y envía al autor de la misma al correo de voz (si está habilitado) o lo desconecta. 19

22 Iniciar una llamada en conferencia 1. En la lista de contactos, mantenga pulsada la tecla CTRL en el teclado y, a continuación, haga clic en los contactos a los que quiera llamar. 2. Haga clic con el botón derecho en cualquiera de los contactos seleccionados o en el nombre del grupo, seleccione Iniciar una llamada de conferencia y, a continuación, haga clic en llamada Lync. 3. Sus contactos recibirán una notificación sobre la llamada de conferencia y podrán unirse haciendo clic sobre la alerta. Aceptar una videollamada.- 1. Si es otro participante el que inicia el vídeo, recibirá una alerta para aceptar o rechazar la videollamada. 2. Al aceptar la solicitud, Lync muestra automáticamente el vídeo del participante en la ventana de conversación. Nota: no necesita una cámara web para aceptar una videollamada de otro usuario. 3. Puede hacer clic en Iniciar mi vídeo para mostrar su vídeo a otros participantes, en caso de que tenga una cámara web. Uso compartido de escritorio.- Comparta su escritorio cuando esté desarrollando una demostración en vivo y tenga que cambiar entre aplicaciones y ventanas. Tenga en cuenta que todos los participantes podrán ver todo el contenido de su escritorio. 4. Haga clic en Compartir y, a continuación, en Escritorio. 5. Si cuenta con más de un monitor conectado, podrá compartir el monitor principal, el secundario o ambos 20

23 Agregue un archivo a la reunión, como un documento o su presentación, para que los participantes puedan descargarlo localmente en sus equipos. 1. Haga clic en Agregar o ver datos adjuntos y, a continuación, haga clic en Agregar datos adjuntos. 2. Seleccione un archivo y, a continuación, haga clic en Abrir. 3. De manera predeterminada, todos los participantes de la reunión pueden guardar el archivo adjunto Para controlar el acceso, haga clic en la flecha que se encuentra junto al archivo, seleccione Poner a disposición de y, a continuación, seleccione una de las siguientes opciones: Organizador de la reunión, Moderadores, Todos. 4. Los participantes de la reunión pueden hacer clic en el botón Agregar o ver datos adjuntos y, a continuación, hacer clic en el archivo para descargarlo localmente. Generalidades de espacio de almacenamiento OneDrive Dentro de lo que es la plataforma de Office 365, se tiene una de las funciones innovadoras, la cual es llamada OneDrive. En esta opción se tiene toda la paquetería de Office disponible para utilizarse en su modalidad de en línea. OneDrive da la facilidad de crear, editar, compartir un documento ya sea de Word document, Excel Workbook, PowerPoint Presentation, OneNote Notebook, Excel Survey. Se puede tener el control privado de estos archivos donde sólo quien lo creó puede verlo y editarlo o bien se puede compartir con otra persona o grupo de personas con distintos derechos ya sea sólo lectura, o bien, derechos de edición. Al trabajar en un archivo se puede ver los cambios realizados al instante de modificarlo. La opción también da la oportunidad de generar distintas versiones del documento, las cuales son una ventaja al realizar trabajos colaborativos. 21

24 Otra de las posibilidades que Office 365 ofrece, es tomar esta carpeta de OneDrive para almacenar documentos diversos y mantener información en la nube ya que tiene una capacidad de almacenamiento hasta el momento de 1 Tera byte por individuo. Imagen 9: OneDrive de Office 365. Para abrir un documento, se requiere encontrarse en la sección de OneDrive, en la parte central se encuentra un botón llamado Nuevo o New, seleccionarlo (comúnmente llamado dar click). Se despliega un submenú donde puede acceder a crear un nuevo documento, este puede ser: Word document, Excel workbook, PowerPoint presentation, OneNote notebook, Excel survey o bien crear una carpeta dentro del área de documentos. Estas opciones se pueden observar en la imagen de la parte inferior. 22 Imagen 10: OneDrive creación de documentos en Office 365.

25 Cuando se crea un documento, se puede dar inmediatamente un nombre de identificación. Así también se puede trabajar en el de forma privada (solo la persona dueña de la cuenta Office 365 puede acceder a él) o bien compartirlo con otras personas con la opción de ser visto únicamente para lectura o bien, con los derechos de lectura y escritura para editarlo. Al modificar un archivo, se puede estar observando las distintas versiones del mismo. Si se utiliza la aplicación de Office en línea y el documento está compartido, se puede observar las modificaciones que cada uno está realizando señalando quien se encuentra editando, todo ello se realiza en con un retraso de segundo. Para saber cuáles archivos se encuentran compartidos con el usuario, existe una carpeta a la altura de OneDrive que se llama Shared with me o Compartidos conmigo y en ese lugar se encuentran todos los documentos a los que le han dado derechos de edición. Como se observa en la imagen anterior, se puede seguir la línea del documento hasta encontrar los tres puntos suspensivos, los cuales dan la configuración del archivo, cuándo fue creado y por quien, se puede desplegar las propiedades del mismo, con quien esta compartido, así como también se puede cambiar derechos o bien abrir el archivo en un dispositivo móvil. 23

26 Imagen 11: Documentos compartidos en OneDrive Office 365. Cuando se ha creado un documento, se le puede dar al mismo una opción de seguir los cambios realizados en él, quienes lo tienen compartido; también da opción de dejar de seguir el archivo. 24

27 Imagen 12: Documentos en seguimiento en OneDrive Office 365. En la parte superior izquierda encontramos las pestañas de Búsqueda o navegar, Archivo y Biblioteca, en ellas describimos su contenido a continuación. Búsqueda: Permite navegar y encontrar documentos compartos, seguidos, usuarios, sitios, etc. Archivo o File Nuevo Documento (New Document): Crea un nuevo documento en la biblioteca. Imagen 13: Pestaña File Carga un Documento (Upload Document): Carga un documento del equipo a esta biblioteca. Nuevo Folder (New Folder): Crea una nueva carpeta en la biblioteca. Editar Documento (Edit Document): Abre el documento seleccionado para su edición. Desprotegido (Check Out): Permite la modificación de un documento por otros usuarios. Protegido (Check In): No permite la modificación de un documento por otros usuarios. Descartar Desproteccion (Discard Check Out): Protege un documento que este desprotegido actualmente y descarta los cambios realizados. 25

28 Ver Propiedades (View Propierties): Muestra las propiedades del documento seleccionado. Editar Propiedades (Edit Propierties): Modifica las propiedades del documento seleccionado. Historial de versiones (Version History): Muestra las versiones de modificación de un documento. Compartido con (Shared With): Muestra todas las personas que tienen acceso al documento. Eliminar Documento (Delete Document): Elimina el documento o documentos seleccionados. Compartir (Share): Permite invitar a usuarios a usar algún documento. Enviarme alertas ( Alert me): Permite recibir notificaciones por correo electrónico o móvil cuando se produzcan cambios. Seguir (Flollow): Permite seguir algún documento y recibir actualizaciones en su suministro de noticias. Descargar una copia (Download a copy): Descarga una copia de un documento en el equipo. Enviar a (Send to): Mueve o copia el archivo a otra ubicación. Administrar copias (Manege copies): Permite administrar todas las copias vinculadas de este archivo. Ir al Original (Go to Source): Se desplaza al archivo original vinculado con una copia. Flujos de Trabajo (Worksflows): Ve a la página de flujos de trabajo para iniciar un nuevo flujo en el documento seleccionado o para ver el estado de un flujo de trabajo completado o en ejecución. Publicar (Publish): Publica una versión original del documento seleccionado. Cancelar la Publicación (Unpublish): Cancela la publicación de la versión actual del documento seleccionado. Aprovar o rechazar (Approve/Reject): Va a la página de aprobar o rechazar, para aprobar los envíos a esta página. Cancelar Aprobación (Cancel Approvel): Cancela la aprobación del rechazo o el envió. Etiquetas y notas (Tags and Notes): Las etiquetas ayudan a recordar vínculos y también clasificarlos. Las notas son comentarios públicos. Biblioteca o Library 26

29 27 Imagen 14: Pestaña Library Ver (View): Muestra y administra los elementos de lista, con el formato de lista estándar. Edición Rápida (Quick Edit): Muestra y administra los elementos de lista, con un formato de hoja de cálculo. Crear Vista (Create view): Va a la página de vista, para seleccionar columnas, filtros y otras opciones para crear una nueva vista. Modificar Vista (Modify View): Va a la página de vista, para modificar la vista actual. Crear Columna (Create Column): Agrega una columna para almacenar información adicional sobre cada elemento de la vista. Subir (Navegate Up): Navega hacia arriba hasta la carpeta principal. Etiquetas y notas (Tags and Notes): Las etiquetas ayudan a recordar vínculos y también clasificarlos. Las notas son comentarios públicos. Enviar un vínculo por correo electrónico ( a Link): Envía un vínculo a esta biblioteca por medio de correo electrónico. Enviarme alertas (Alerta me): Permite recibir notificaciones por correo electrónico o móvil cuando se produzcan cambios. Fuentes (RSS Feed): Va a la página de la fuente RSS de la biblioteca, para ver la fuente y suscribirse a ella. Sincronizar (Sync): crear una copia sincronizada de esta biblioteca al equipo. Conectar a Outlook (Connect to Outlook): Permite usar Microsoft Outlook para sincronizar los elementos y permite que estén disponibles sin conexión. Conectar a Office (Connect to Office): Se agrega a los accesos directos cuando se crea, abren, guardan en aplicaciones un documento Word, Excel y PowerPoint. Exportar a Excel (Export to Excel): Permite usar Microsoft Excel para analizar los elementos de la lista. Abrir con explorador (Open With Explorer): Abrir esta biblioteca como una carpeta estándar del exportador de Windows.

30 Elementos Web de Formulario (Form Web Parts): Permite modificar los formularios web asociados a la biblioteca de documentos. Editar Biblioteca (Edit Library): Permite usar SharePoint Designer para editar la biblioteca. Nuevo paso Rápido (New Quick Step): Permite crear un botón cinta propio para realizar una acción personalizada en los elementos de la lista. Configuración de Bibliotecas (Library Settings): Va a la página de configuración de biblioteca para administrar opciones, como los permisos, columnas y directiva. Compartir con (Share With): Muestra los usuarios que tienen acceso a esta biblioteca. Configuración del flujo de trabajo (WorksFlow Setting): Permite modificar la configuración de los flujos de trabajo, asociados a la biblioteca o usar el menú para agregar un flujo de trabajo a la biblioteca. Word Escritorio Cuando se desea redactar un documento con información en texto, incluir imágenes, funciones de referencias, citas, tablas entre otras cosas más se recurre a Office Word A continuación se va a ver a grandes rasgos en que consiste. Cómo ingresar. Se debe dirigir al botón de inicio, este se encuentra en la esquina inferior izquierda. Al seleccionar esa opción, se desplegará un menú como el que se ve a continuación. 28

31 Imagen 15: Encontrar aplicación Word en su dispositivo. Una vez aquí, probablemente se despliega entre las opciones de programas a Word 2013, que en este caso es la versión 2013; sin embargo, si no se utiliza frecuentemente, puede ser que no aparezca a primera vista, de ser así, se debe mover a la caja que se encuentra en la base que dice buscar programas y archivos, una vez en ese lugar, se ingresa Word

32 Imagen 16: Encontrar Word Una vez que se haya ubicado, se accede al programa presionando dos veces el ratón y se abrirá las siguientes ventanas: 30

33 Imagen 17: Abrir/crear un documento. Una vez aquí, si se quiere crear un documento nuevo, solo se debe seleccionar la opción de documento en blanco. También se tiene la opción de reabrir un archivo anterior en el que se desea seguir trabajando, además de abrir un documento nuevo, con un formato predeterminado. Para fines de esta explicación se asumirá que se inicia un documento nuevo. Una vez que seleccionado la opción finalmente se desplegará una página en blanco así se podrá comenzar a redactar. La página que se despliega es la siguiente. 31

34 Imagen 18: Presentación de hoja en blanco. A continuación se explica brevemente las diferentes herramientas que se tiene a disposición. La imagen inferior muestra la barra de herramientas. Imagen 19: Barra de herramientas. Esa primera pestaña se tienen las opciones básicas. Permite modificar el tipo de letra, el tamaño, permite subrayar, usar una marca texto para sobresaltar la información, dejar sangría, dar un orden jerárquico al texto, elegir un estilo, etc. Imagen 20: Barra de herramientas 2. 32

35 En la segunda pestaña llamada insertar, permite hacer precisamente eso, agregar imágenes, numerar las páginas, ecuaciones, figuras, páginas, gráficas, tablas, comentarios, pies de páginas, hipervínculos, entre otros. Más generalizado, todo lo que implica agregar algo al documento más allá del estilo de presentación. Imagen 21: Tipos de letras. Ahora, la pestaña nombrada diseño, permite rectificar la decisión de no darle un formato antes de abrirlo, o modificarlo si lo hicimos; facilita el elegir un formato para el documento. Si lleva elementos a color también permite jugar con ellos un poco; así como agregar bordes, marcas de agua, dar color a la página, agregar efectos, y demás. Imagen 22: Saltos. En diseño de página se puede modificar el espacio a los costados, el número de columnas que se quiere, esto es útil en caso de que se necesite un tríptico o folleto, etc., también determinar márgenes, la orientación. Imagen 23: Estilos 33

36 En referencias se encuentra un auxiliar a la hora de usar bibliografías o al colocar citas, también es útil para agregar índices, notas al pie y tablas de ilustraciones. Imagen 24: Referencias. Correspondencia se refiere más que nada a la forma de enviar el trabajo a alguien más a través del correo electrónico. Imagen 25: Mostrar comentarios Esta herramienta permite revisar la ortografía, agregar comentarios para corregir después, traducir, buscar sinónimos, hacer comparaciones, incluso es posible vincular el documento con alguna nota en OneNote. Imagen 26: Diseño de impresión En vista se puede escoger la forma en que se quiere ver el documento, se puede seleccionar el modo de lectura, como si fuera una página web, un borrado, un esquema, agregar cuadrícula, etc. Incluye los cambios en la presentación del trabajo final. Una vez que se ha terminado y se esté satisfecho con el trabajo, se puede guardar el documento (Nota: es recomendable que durante el proceso de redacción y armado se guarde el documento 34

37 frecuentemente; esto evitará que se tenga perdidas de cambios en caso de algún imprevisto con el equipo o el programa); lo anterior se puede hacer manualmente, o se puede configurar el programa para que se guarde automáticamente cada determinado tiempo. Guardado manual. Se puede hacer de dos formas, la primera ingresando (dando click) en el ícono que representa un disco 3/4 o ir al menú de FILE o archivo, y seleccionar en guardar como. Imagen 27: Guardado manual. Ambas despliegan el siguiente menú. Imagen 28: Guardado de menú 2. 35

38 Solo se debe elegir en donde se desea guardar el trabajo y asignarle un nombre. Para determinar un autoguardado, se llega en la misma opción anterior en FILE o archivo y se baja hasta donde se despliega Opciones. Imagen 29: Abrir documento. 36

39 Imagen 30: Opciones de Word. Al ingresar se despliega una serie de opciones como se observa en la imagen inferior. En la barra de la izquierda, se localiza el lugar donde dice Guardar, seleccionarlo; aparecerá un cuadro en el que se muestran diferentes opciones respecto al guardado, ahí se puede modificar a la mejor conveniencia para un correcto autoguardado. 37

40 Imagen 31: Guardar archivos. Al finalizar las configuraciones de opciones, solo se Acepta y estará listo. OneDrive: Word document, Online Al ingresar a la parte de Office 365, en la sección de OneDrive, se coloca el cursor sobre la opción llamada new, el cual se encuentra debajo del título Document; a continuación se desplegará un menú donde se muestran los diferentes tipos de documentos que se pueden crear. En este caso particular, se seleccionará Word Document, como se ejemplifica en la imagen (se da un click). 38

41 Imagen 32: Crear documento Word en OneDrive. Una vez que se ha realizado esto, aparecerá una hoja de Word en blanco, como se muestra a continuación. Imagen 33: Hoja en blanco. 39

42 Una vez aquí, se puede redactar y acceder a las diferentes herramientas que se ofrecen. Es importante mencionar que existen algunas diferencias entre el Word Online y el Word de escritorio, tanto ventajas, como desventajas. Se explican en este apartado estas diferencias. Una de las principales ventajas de Word Online en OneDrive, es que no es necesario guardar el archivo manualmente, desde el primer momento en que se empieza a trabajar, éste se guarda automáticamente y lo sigue haciendo periódicamente conforme se va modificando el documento. De esta forma, aún si el programa se cerrara abruptamente, los cambios se conservan. En la imagen que se muestra a continuación se puede observar en la parte inferior, la palabra Saving, esto se mostrará constantemente y significa que las modificaciones están siendo registradas. Imagen 34: Trabajo en Word en línea. Cuando se realiza un trabajo en el Word 2013, de escritorio, al momento de guardar el archivo, se le debe asignar un nombre, de otra forma se le asigna un nombre genérico automáticamente. Debido a que esta versión en línea se encarga de guardarlo constantemente por sí misma, si no se ingresó desde el inicio, es necesario realizar la modificación manualmente al documento. Para hacer esto, debe dirigirse a la parte superior en azul donde dice Document, al posicionarse en este lugar, es necesario con el mouse presionar el botón izquierdo, y una vez que el título que se desea reemplazar se haya puesto azul, simplemente se debe escribir el nuevo título, al finalizar solo presionar la tecla Enter y éste sustituirá el anterior. 40

43 Otra diferencia, y que podría considerarse una desventaja, está en las opciones en la barra de herramientas, que sólo cuenta con las funciones básicas para el uso y construcción de documento. A continuación se realiza el comparativo en las imágenes tanto del Word de escritorio como la opción en línea: Imagen 35: Barra de herramientas Word Online. Imagen 36: Barra de herramientas Word De escritorio. Se observa que mientras el Word Online permite acceder al menú Inicio (Home), Insertar (Insert), Diseño de página (Page Layout), Revisar (Review) y Vista (View); La versión de escritorio facilita las opciones ampliando las configuraciones a Referencias (Reference) y Correspondencia (Correspondence). En el caso de referencias, es útil ya que gracias a esta opción es mucho mas fácil colocar las bibliografía utilizada en los trabajos y a la hora de colocar una cita, presentar la fuente y permite incluso elegir el formato de referencia como APA o Chicago, entre otros. Imagen 37: Herramientas generales. 41

44 Por otro lado, la opción de Correspondencia permite mandar tu archivo a otras personas a través de un correo electrónico, así como agregar detalles de forma que se vea más formal o presentable. Imagen 38: Herramientas de correspondencia. Ahora bien, en caso de necesitar alguna de las herramientas mencionadas anteriormente o simplemente si le parece más cómodo, se puede abrir un documento ya escrito en Word Online en la versión de escritorio, de forma que se permita utilizar las herramientas a las que no se tenía acceso. Para hacer esto, solo es necesario colocar la flecha del cursor justo debajo de donde se ubica el título del documento, posicionarse en la opción OPEN IN WORD y a continuación se abrirá una ventana de Word en el escritorio que contendrá el archivo que se observaba en línea. Cabe mencionar que los cambios que se realicen mientras se trabaja en la versión de escritorio si deben de ser guardados, pues la función de autoguardado solo esta activa mientras se edita en línea. Al guardarse, se reflejan los cambios registrados en la versión en línea. Otro de los factores que hacen que la versión de OneDrive del paquete Office 365 sea tan atractiva, es que permite trabajar colaborativamente con otras personas. Se elige compartir el trabajo con ciertas personas que podrían ayudar a mejorarlo o en caso de que sea necesario realizar documentos en equipo. Para compartir con alguien, si se encuentra editando el documento solo se tiene que dirigir a la parte superior donde se verá una opción que dice Share o Compartir, 42

45 Imagen 39: Verificar compartir. Como se observa, en la opción de Invite people, se tiene un espacio para ingresar los nombres o las cuentas de de las personas con quienes se quiera compartir; además de la opción que dice Can edit, permite decidir si se quiere que la persona solo vea el documento o que también pueda editar, es la opción para asignar privilegios; así como agregar un comentario. Ahora, en el costado izquierdo, debajo de la opción que te permite agregar gente, se tiene otras selecciones, la opción Get a link, permite obtener un enlace que se puede enviar a otros; ofrece dos formas, una solo permitirá ver el documento, mientras que la otra les otorgara el privilegio de editar. La tercera opción permite administrar los privilegios dados anteriormente. Presenta los nombres de las personas a quienes se ha compartido el documento, y a continuación muestra los permisos otorgados, al ingresar a ese recuadro, es posible alterarlos, revocarlos o dejar de compartir completamente. 43

46 Imagen 40: Descripción de documentos compartidos. Es muy sencillo y sobre todo muy cómodo utilizar este beneficio, ya que permite que múltiples personas realicen cambios o editen un documento simultáneamente, además permite ver qué cambios realiza cada persona de forma fácilmente identificable; asignando un color a cada persona participando en la edición. En la imagen inferior, se aprecia cómo se da esta designación; a el editor se le coloca una imagen al inicio y con un color, de haber más editores en ese momento, selecciona la flecha que se encuentra al final, se desplegará una lista de los colaboradores, que tendrán al igual que este, el mismo avatar con un color diferente asignado. 44

47 Imagen 41: Muestra de edición de documento por alguna persona. OneNote 2013 Al abrir OneNote 2013 en la parte superior aparecerá una barra de herramientas la cual contiene las pestañas ARCHIVO, INICIO, INSERTAR, DIBUJAR, HISTORIAL, REVISAR y VISTA. Si se da clic en la primera pestaña ARCHIVO se observará las opciones que permiten crear, abrir, imprimir, compartir, exportar o enviar un nuevo documento. 45

48 Imagen 42: Contenido de la pestaña archivo. En la pestaña INICIO al igual que el entorno del resto de la paquetería de Office 2013 muestra las opciones para cambiar el formato del texto, los diversos estilos de título. Además de que OneNote 2013 permite insertar etiquetas para facilitar el detectar el tipo de información que se tiene en la página, es decir: tareas pendientes, resaltar información importante o facilitar/detectar cuestiones con su correspondiente buscador de tareas. Imagen 43: Contenido de la pestaña inicio. Aparte de las etiquetas ya mencionadas se cuenta con más, las cuales se muestran enseguida. 46

49 Imagen 44: Funciones de acceso rápido. En la pestaña INSERTAR como su mismo nombre indica, permite insertar espacio, tablas, datos adjuntos, hojas de cálculo, recortes de pantalla, imágenes, vínculos, audio, video, fecha y hora, plantillas de página, ecuaciones y símbolos. Imagen 45: Contenido de la pestaña insertar. DIBUJAR proporciona herramientas para resaltar la información con dibujos creados por el usuario, figuras o formas, además de opciones extras para agregar un espacio. También facilita la creación de fórmulas mediante una entrada a lápiz. Imagen 46: Contenido de la pestaña ARCHIVO. 47

50 La pestaña HISTORIAL muestra lo que ha realizado cada uno de los contribuyentes del proyecto así como los avances que se han ido realizando en el bloc de notas, entre otras opciones. Imagen 47: Contenido de la pestaña HISTORIAL. En la pestaña REVISAR se encuentran las herramientas tales como el análisis de la ortografía, referencia, sinónimos, traducir de un idioma a otro, establecer contraseñas y vincular notas. Imagen 48: Contenido de la pestaña REVISAR. Y por último la pestaña VISTA permite observar las notas como vista normal, pantalla completa o acoplar la nota al escritorio como si fuese una nota rápida. También permite configurar la página como desee referente al tamaño, color, renglones (cuadrícula, raya, etc.) Imagen 49: Contenido de la pestaña VISTA. Funciones básicas de Microsoft OneNote 2013 Una vez visto el entorno de OneNote 2013 será más fácil realizar las funciones o tareas básicas desde crear un bloc de notas hasta tener bien organizado todo su contenido. 48

51 Crear un bloc de notas. Para crear un bloc de notas se selecciona el menú de herramientas en la pestaña Archivo y se ingresa a la opción Nuevo, escriba el nombre del bloc de notas en la caja de texto, especifique el lugar donde los desee guardar en Crear en una carpeta diferente ya sea de la opción de Equipo o cualquier otra de la nube (OneDrive) y por ultimo de clic al botón de Crear bloc de notas. Imagen 50: Creación de un nuevo block de notas. Al crear el bloc de notas aparecerá un entorno prácticamente vacío con la opción de navegar entre los diferentes blocks de notas existentes. 49

52 Imagen 51: Entorno en blanco del documento. A continuación se muestra en la parte inferior el ejemplo de la escuela como parte de la información en esta aplicación. Crear secciones. Para crear secciones solo se tiene que dar clic en la pestaña con el signo de mas (+). Imagen 52: Creación de una nueva sección. Para cambiar el nombre de cada una de las secciones basta con seleccionar dos veces (doble click) en donde dice Nueva sección y escribir el nuevo nombre. Otra forma de realizar esto es presionar el ratón con el lado derecho en la pestaña y elegir la opción de Cambiar nombre, en este mismo apartado se pueden encontrar diversas opciones para controlar las secciones como eliminar, mover o copiar, combinar en otra sección, poner una contraseña a las secciones, etc. 50

53 Imagen 53: Opciones para edición de sección En este caso se organizan las secciones de acuerdo a las materias que se cursan en un semestre en la Universidad. Imagen 54: Ejemplo de organización en OneNote. Crear páginas. En la columna derecha se puede agregar nuevas páginas para cada una de las secciones, en caso del ejemplo se crea las páginas de acuerdo a los temas de cada una de las materias para que a su vez se debe tener bien organizado el contenido de dichos temas. Para agregar una nueva página de clic en Agregar página. 51

54 Imagen 55: Agregar página. Para editar el nombre de la página, de la misma forma que con las secciones de clic derecho sobre Agregar página y escriba el nuevo nombre. Otra forma de hacerlo es darle clic en la parte superior de la fecha en que se creó la página del área del contenido y escriba el nuevo nombre. Imagen 56: Pantalla de las secciones. Las páginas se pueden modificar como se desee desde la barra de herramientas, en la pestaña VISTA puede dar un toque de color a la página así como agregar renglones o cuadrícula. 52

55 Imagen 57: Opciones de personalización para las secciones. Imagen 58: Ejemplo de sección personalizada. Insertar plantilla de página. También se puede agregar plantillas de página para darle un poco más de formalidad seleccionando en Plantillas de página y eligiendo la mejor opción. 53

56 Imagen 59: Personalización de las secciones usando plantillas. Al seleccionarlo se creará la nueva página con la plantilla y un formato para comenzar a trabajar en ella. Imagen 60: Sección editada como plantilla. Insertar texto. OneNote permite escribir y agregar elementos en cualquier parte de su área de trabajo por lo que para empezar a tomar notas solo es necesario darle clic en la parte que desee. 54

57 Imagen 61: Agregado de elementos de texto en OneNote. Insertar tabla. La tabla es un elemento que puede agregar como normalmente lo realiza en Word, en la opción Tabla de la pestaña Insertar de la barra de herramientas, Al seleccionarlo se tendrá que especificar la cantidad de filas y columnas. 55 Imagen 62: Inserción de tabla en la sección.

58 Imagen 63: Edición de contenido de tabla. Insertar copia impresa de archivo. Para crear una copia de un archivo dentro de una página de OneNote se debe dar clic en esa opción dentro de Insertar de la barra de herramientas y buscar el archivo que se desee en la ventana de Elegir el documento para insertar. Imagen 64: Copia impresa de archivo. 56

59 Imagen 65: Selección del archivo a copiar. Una vez elegido el documento y seleccionar el menú de insertar, se debe esperar un tiempo para que se inserte el documento. Imagen 66: Ventana de espera para inserción del archivo. 57

60 Imagen 67: Copia impresa del archivo en la sección deseada. Insertar datos adjuntos del archivo. Para adjuntar un archivo, se selecciona la opción Datos adjuntos del archivo y se busca el documento que desee agregar a la página. Imagen 68: Adjuntar archivos en sección. 58

61 Imagen 69: Selección de Archivo adjunto. Al insertar el documento aparecerá el icono del tipo del documento con su respectivo nombre, se debe seleccionarlo con el botón derecho para abrir y visualizarlo. Imagen 70: Abrir Archivo Insertar hoja de cálculo. Cuando se desea anexar hojas de cálculo o estadísticas realizadas en Excel 2013 para enriquecer la información, se selecciona la siguiente opción de la pestaña Insertar. Así se inserta una hoja de cálculo de Excel 2013 ya existente o crear una nueva dentro de la página. 59

62 Imagen 71: Insertar Hoja de Calculo Al seleccionar en la hoja de cálculo existente de Excel 2013 se despliega la ventana para elegir el documento a insertar, después de tomar el archivo necesario, se selecciona en Insertar este se anexa a la página. Imagen 72: Selección de Archivo 60

63 Imagen 73: Ejemplo de archivo de Hoja de Cálculo insertado. En Editar se permite modificar datos de esa misma hoja de Excel Insertar recorte de pantalla. La opción Recorte de pantalla de la barra de herramientas, permite tomar una parte de la pantalla y agregarla a la página, OneNote se minimiza en cuanto se presione esta opción, se pondrá la pantalla un poco más opaca para indicar que se puede realizar la captura de páginas web, imágenes, documentos o cualquier otra cosa. Imagen 74: Recorte de pantalla 61

64 Imagen 75: Ejemplo Pantalla Recortada Una vez seleccionada aparecerá la captura de manera automática en la página de OneNote. Imagen 76: Pantalla recortada insertada en OneNote. 62

65 Aunque pareciera una simple captura de pantalla OneNote tiene la habilidad de identificar el texto que se encuentra dentro de esta captura dando clic derecho sobre ella y seleccionar la opción de Texto alternativo. Imagen 77: Texto Alternativo Insertar imagen. Para agregar imágenes solo es necesario dar clic a la opción de Imágenes y buscar la imagen dentro de la ventana que aparecerá y por ultimo dar clic en Insertar. Imagen 78: Insertar Imagen 63

66 Imagen 79: Selección de Imagen Imagen 80: Imagen Insertada Insertar vínculo. Otro elemento que se puede agregar a las páginas son los vínculos a páginas web, archivos u otros lugares, solo da clic en Vinculo. 64

67 Imagen 81: Vinculo. En la ventana que abre es necesario que se escriba el texto que se desea enlazar, seguido de la dirección ya sea de una página web o bien se puede buscar dentro de los archivos del equipo que se está utilizando. También permite enlazar con las mismas páginas o blocs de notas existentes. Al seleccionar el botón de Aceptar, aparecerá el hipervínculo en la página. Imagen 82: Vinculando un enlace Grabar audio y video. Para añadir audio en una página es necesario dirigirse a la misma pestaña de Insertar de la barra de herramientas, seleccionar la opción de Grabar audio, en ese instante se inicia la grabación de audio continuando hasta que se detenga el proceso. Cuando termine el audio, se vincula automáticamente en la página. 65

68 Imagen 83: Herramienta de Audio y Video Imagen 84: Audio Para agregar el video es muy similar que el audio solo que en esta ocasión se selecciona la opción en el menú de Insertar de grabar video. Insertar fecha y hora. Para agregar la fecha y hora actual en la página es muy sencillo solo seleccionar la opción que desee: Fecha, Hora, y esta se insertará automáticamente. Imagen 85: Fecha y Hora. Aquí se muestran los resultados de las diferentes opciones. 66

69 Imagen 86: Insertando Fecha y Hora Agregar etiquetas. Las etiquetas, sirven para fácilmente detectar información importante, ya sean actividades por realizar, preguntas, ideas, entre otros. Imagen 87: Etiquetas Al seleccionar en la opción de Etiqueta pendiente o Tareas pendientes permite enlistar las actividades por realizar, marcando aquellas que ya están completas. 67

70 Imagen 88: Etiquetas Pendientes o Tareas Pendientes. De igual manera se puede agregar las distintas etiquetas. Compartir bloc de notas. Para compartir un block de notas, se selecciona el archivo de la barra de herramientas, seguido de Compartir o mover. Imagen 89: Compartir Block de Notas. Escriba el correo de las personas con las que desea compartir el documento y el permiso que tendrá cada uno de los usuarios, los cuales pueden modificar (editar) o solo visualizar el block de notas (lectura). Al seleccionar en compartir aparecen las personas que tienen acceso al 68

71 documento. Imagen 90: Seleccionando con quien compartir. Imagen 91: Personas que tienen acceso al documento Buscar por autor. Para visualizar quien ha realizado cambios en el documento, se dirige a la sección Historial de la barra de herramientas en la opción Buscar por autor. En la parte de la 69

72 derecha aparecerán los participantes del block de notas con cada uno de los cambios que se han realizado en las secciones y la fecha en que se editó. Imagen 92: Buscar por Autor. Poner contraseña a páginas. Para proteger con contraseña alguna sección del bloc de notas, seleccionar la pestaña Revisar, seguido de la opción Contraseña. En la parte derecha aparecerá un bloque de Protección con contraseña, seleccionar el botón Establecer contraseña. 70

73 Imagen 93: Contraseña En la ventana que aparece, escriba la contraseña, confírmela y por último se acepta la operación. Imagen 94: Confirmar Contraseña. Para bloquear todas las ventanas se presiona CTRL+ALT+L y cada que se entre a la sección bloqueada se le pedirá la contraseña. 71

74 Imagen 95: Ejemplo de contraseña. OneNote notebook Online OneNote notebook está diseñado para recoger, organizar y compartir materiales sin diseño, por lo general para proyectos. Se puede utilizar para cualquier ámbito: educacional, laboral, empresarial, organizacional, como herramienta en proyectos personales, entre otros. Entre las principales ventajas de trabajar con OneNote notebook de Office 365 se encuentran: Recopilar en un solo sitio toda la información necesaria. Organizar ideas de una manera rápida. No perder ninguna nota: cabe mencionar que Office 365 guarda nuestros archivos automáticamente así que no es necesario presionar un botón de "Guardar" constantemente o preocuparse de perder nuestras notas, como ocurre frecuentemente cuando recurrimos al papel. Mover las notas libremente: OneNote nos permite colocar y mover las notas en cualquier orden, esto te facilitará organizarlas como desees. 72

75 Encontrar rápido lo que se busca. Trabajar en equipo en tiempo real. Obtener en cualquier momento la última versión. Guardar y compartir archivos en la nube. Crear un nuevo proyecto. Para crear un nuevo proyecto se debe ingresar en New, a continuación aparecerá un listado de los diferentes documentos que se pueden crear, estos son: Word document, Excel workbook, PowerPoint presentation, OneNote notebook o Excel survey; además de ofrecer la posibilidad de crear una nueva carpeta y mantener así una buena organización entre los documentos. En este caso vamos a seleccionar OneNote notebook. Imagen 96: Crear proyecto OneNote Notebook. Una vez creado el proyecto, pedirá introducir el nombre del proyecto en la caja de texto. 73

76 Imagen 97: Nombre del documento. En caso de que se dejara vacía la caja de texto, nos obligará a poner un nombre al documento. Entorno de OneNote. Una vez creado el proyecto se observa directamente el espacio de trabajo donde se crear y organiza las notas. Imagen 98: Creando proyecto nuevo (área de trabajo). En la parte superior se encuentra la barra de herramientas que cuenta con las pestañas File (Archivo), Home (Inicio), Insert (Insertar), View (Vista) y finalmente Print (Imprimir). 74

77 Al ingresar a File aparecerá otro apartado con otras opciones, por defecto estará seleccionada la pestaña de Info en la cual solo hay un botón que permite abrir el documento en OneNote de escritorio. Imagen 99: Abrir documento. En Print, como su mismo nombre lo indica, es para imprimir el proyecto. Al seleccionar esta opción, abrirá una nueva ventana en la que se pueda elegir el número de copias a imprimir; así como la opción de cambiar de impresora, entre otras cosas más. 75

78 Imagen 100: Área de impresión. Imagen 101: Opciones de impresión. 76

79 Imagen 102: Opciones generales. En la siguiente pestaña llamada Share, permitirá compartir documentos con las demás personas, esto es muy eficaz para la elaboración de proyectos en equipo; da la facilidad de otorgar permisos a los usuarios con quienes se comparta el documento. Ya sea que se elija permitirles leer, leer y editar o simplemente dejar de compartir el documento con algún usuario con el que previamente se compartía, es necesario mencionar que esta revocación de privilegios se puede hacer en cualquier momento siempre y cuando seamos los creadores de dicho archivo. 77

80 Imagen 103: Opciones generales. Imagen 104: Opciones compartir. Como última opción de esta pestaña, se tiene la opción de Ayuda, en donde se muestra recomendaciones para usar OneNote además de presentar las dudas generales o más frecuentes y un buscador. 78

81 Imagen 105: Opciones menú de ayuda. A continuación se explica cada una de las diversas herramientas con las que se cuenta Imagen 106: Herramientas. En la pestaña de Home, se muestran las herramientas básicas, tales como el formato del texto (fuente, tamaño, negritas, subrayar, etc.), viñetas, los estilos de fuente, añadir etiqueta y revisión de ortografía. Imagen 107: Opciones insertar. 79

82 En Insert se observan los diversos elementos que se pueden insertar, ya sea una nueva página o sección, una tabla, imagen, clip art o un enlace ligado por un texto. En la pestaña de View, se tienen las opciones de editar un documento, solo leer el contenido del proyecto, sin edición alguna, ver lo que cada uno de los autores ha aportado al proyecto, así como ver las versiones de cada una de las páginas. Imagen 108: Opciones menú de ver. Dentro del espacio de trabajo en la parte izquierda aparecerá como está organizado el proyecto, comenzando con secciones, y cada sección con sus respectivas páginas. Imagen 109: Trabajar en páginas. Para cambiar el nombre de estas secciones solo hay que ingresar en la opción y seleccionar RENAME, después escribir en la caja de texto el nuevo nombre de la sección y por último presionar el botón OK. 80

83 Imagen 110: Ingresar el nombre. Para agregar nuevas secciones solo hay que seleccionar + Section escribir en una caja de texto similar a la anterior el nombre. Imagen 111: Agregar nuevas selecciones. En el caso ejemplo se agregaron secciones correspondientes a la tira de materias de un semestre como ejemplo para mantener una buena organización del mismo. 81

84 Imagen 112: Ejemplo de nuevas selecciones. Una vez teniendo las secciones, se iniciará con la creación de las paginas, para hacerlo es muy similar al formato tradicional de escritorio solo que en lugar de seleccionar + Section se debe seleccionar + Page. Al crear la página no se podrá cambiar el nombre como en las secciones; aquí se tendrá que escribir el título en el apartado superior sobre la fecha en la que se creó la nueva página. Imagen 113: Ejemplo de nuevas páginas. Si se trata de la organización de las materias como en este ejemplo, en cada una de las páginas se podrá colocar el nombre de los temas que se verán en el curso. 82

85 Imagen 114: Ejemplo de nuevas páginas, nombre. Para escribir notas en una página de OneNote, se debe dar clic donde desee que aparezcan las notas y empezar a escribir. Como ya se había mencionado antes OneNote notebook permite escribir o colocar elementos en el área de trabajado donde se prefiera. 83

86 Imagen 115: Ejemplo de nuevas páginas, contenido. Para agregar una imagen se selecciona el área en donde se desea colocar, luego ir a la barra de herramientas en la sección INSERT y seleccionar en la opción PICTURE. Imagen 116: Ejemplo de nuevas páginas, insertar figuras. Después dar clic en Seleccionar archivo y escoger la imagen del directorio donde se encuentre ubicado. 84

87 Imagen 117: Seleccionar archivo. Imagen 118: Seleccionar contenido. Una vez que se eligió la imagen, el nombre de esta aparecerá enseguida del botón Seleccionar archivo en el botón de INSERT. 85 Imagen 119: Insertar archivo.

88 Luego de haber seguido los pasos anteriores, se puede observar que la imagen ya se encuentra en el área especificada. Imagen 120: Verificar la imagen en lugar indicado Excel Excel 2013 es una herramienta dentro de la paquetería Office que sirve básicamente para hacer hojas de cálculo. En este manual se explica las características básicas que componen esta aplicación tanto para su versión en escritorio como en la opción en línea. Excel 2013 versión escritorio. Para acceder, primero se tiene que seleccionar el botón de inicio (icono de Windows esquina inferior izquierda), subir hasta donde menciona todos los programas, En la parte izquierda de la pantalla, se desplaza hasta ver un folder cuyo nombre es Microsoft Office 2013, se selecciona el programa de Excel

89 Imagen 121: Selección de Microsoft Excel. Excel 2013 da la oportunidad al usuario de identificar en cual versión desea trabajar, por ejemplo si desea la plantilla para esa versión o unas de sus antecesoras, etc. En este caso se elige la plantilla por defecto la cual se muestra en la imagen resaltada con el color verde. Imagen 122: Pantalla de inicio de Microsoft Excel. 87

90 Barra de menús. Tiene un formato de menús muy amigable para el usuario. A continuación se dará una breve reseña de cada uno de los menús: Imagen 123: Pestañas menú de Excel. Archivo. Es esta pestaña se ilustra la información del archivo que se está trabajando actualmente, los datos que se muestran es nombre, localización, peso, el autor, etc., al igual aparecen las opciones de personalizar o imprimir. Imagen 124: Contenido de la pestaña archivo. Inicio. Es esta opción se encuentran casi todas las herramientas de edición de Excel 2013, ya sea que si desea, puede agregar gráficos y crear formulas en base a los datos agregados en la hoja de trabajo. 88 Imagen 125: Opciones de la pestaña inicio.

91 Insertar. En este apartado se puede insertar gráficos, figuras, fórmulas, símbolos especiales, etc. Imagen 126: Opciones de la pestaña insertar. Diseño de página. Este apartado da más énfasis al diseño de la página, como determinar los márgenes, la orientación de la hoja, etc. Imagen 127: Opciones de la pestaña diseño de página. Fórmulas. Como es un programa orientado a la contabilidad, Excel 2013 contiene fórmulas para el manejo y gestión de la información sin la necesidad de calcularlo de forma externa. La pestaña integra formulas trigonométricas, de probabilidad y estadística, lógicas, etc. Imagen 128: Opciones de la pestaña formulas. Datos. Esta opción ya está enfocado más al ordenamiento de los datos a manejar, ya sea que se clasifiquen en orden alfabético descendente o ascendente, también se puede implementar un filtro de búsqueda o se puede exportar o importar datos desde otros programas de gestión de base de datos como por ejemplo Access Imagen 129: Opciones de la pestaña datos. 89

92 Revisar. En esta pestaña se da la opción de checar el documento para faltas de ortografía o buscar sinónimos o dar referencias bibliográficas a un trabajo, etc. Imagen 130: Opciones de la pestaña revisar. Vista. Este apartado es para dar una mejor visualización al área de trabajo de Excel 2013 ya sea para aumentar o disminuir el zoom, inmovilizar celdas para ver los campos en su base de datos, etc. Imagen 131: Opciones de la pestaña vista. Excel Workbook, Online Es una herramienta de la plataforma Office 365 la cual tiene las opciones de crear documentos en la nube, da la facilidad de trabajar en línea con el programa Online sin necesidad de tenerlo instalado en el equipo de computación donde se trabaje. Las ventajas del app de Excel Workbook son: Para editar un documento, no se necesita tener el programa instalado. Es muy fácil de utilizar. Si se desea, se puede trabajar desde la nube y luego trabajarlo en el programa Excel 2013 (en escritorio). Puede compartir un trabajo realizado en Excel workbook por compañeros de equipo. 90

93 Tiene la habilidad de editar las encuestas que se crearon en Excel survey de Office 365. Las desventajas son: Es muy limitado sus aplicaciones. Solo es aplicable en internet. Para empezar su uso es el siguiente: Primero inicia sesión con su cuenta de correo. Imagen 132: Ventana de inicio de sesión. Luego, se ubica en la pestaña de OneDrive. 91

94 Imagen 133: Pantalla de OneDrive. Después, se pone el puntero del mouse en la opción de new y se elige la opción de Excel Workbook. Imagen 134: Microsoft Office Online, en este caso se selecciona Excel workbook. Aparece una pantalla para área de trabajo como se muestra. 92

95 Imagen 135: Pantalla de Excel Online. Como se comentó al inicio del tema de Excel Workbook (en Office 365), para poder abrir el documento y trabajarlo en una computadora personal, es indispensable tener instalada la paquetería de Office Excel survey Excel survey es una herramienta muy útil para crear encuestas de todo tipo para que sean contestadas en forma Online. En Excel survey se pueden enviar encuestas a otros usuarios para que las respondan de tal manera que al final lleguen los resultados de la encuesta en una hoja de cálculo de Excel Online. Los usuarios pueden ser desde la comunidad universitaria: (alumnos, docentes, administrativos firmados en sistema) o bien proporciona una liga externa para usuario que no se encuentran en la base de datos Institucional pero del cual se desea conocer su opinión. Primeramente se tiene que acceder al correo electrónico en Office 365, como se muestra en la pantalla. Accedemos con la cuenta de usuario y contraseña. 93

96 Imagen 136: Inicio de sesión. Una vez dentro de Office 365 se selecciona la opción de OneDrive y automáticamente enviará a otra página. Imagen 137: Selección de OneDrive. 94

97 En esta página que se reenvió están otras opciones en la barra principal de arriba como por ejemplo se encuentran Outlook, Calendar, People, Newsfeed entre otras. Actualmente se encuentra en OneDrive, aquí es donde se va a trabajar. Ya cuando se esté dentro de OneDrive, se selecciona la opción que dice new, en este ícono aparecerán 7 opciones como se ve en la imagen. Se selecciona la opción que dice Excel survey. Imagen 138: Selección de creación de documento Excel survey. A continuación se va a abrir un recuadro donde dice create new document (crear nuevo documento) aquí se colocará el nombre de la encuesta de Excel Survey. Después de haber colocado el nombre se selecciona la opción ok. 95

98 Ya Imagen 139: Nombre de documento Excel survey. después de haber asignado el nombre al archivo de Excel survey, aparecerá la encuesta de Excel. En el primer recuadro donde lo indica la flecha se colocara el título de la encuesta con letras mayúsculas como se ve el ejemplo en la imagen. Imagen 140: Título de Excel survey. Después de haber colocado el título en el primer recuadro, en el segundo recuadro se coloca el subtítulo, aquí se escribirá acerca de lo que va a tratar la encuesta. Como se muestra en la figura. 96

99 Imagen 141: Subtítulo o descripción de Excel survey. Antes de proceder aquí en este tipo encuestas existen 7 tipos de respuestas para las preguntas las cuales son las siguientes: Respuesta tipo texto (text): aquí en este tipo de respuesta al realizar la pregunta será de manera escrita el cual se le agregará un solo texto, ahí depende mucho del criterio y la respuesta de cada persona. Respuesta tipo texto párrafo (paragraph text): este tipo de respuesta es casi similar a la primera pero en cambio aquí se puede escribir varios textos a comparación de la primera que era solamente un párrafo. Respuesta tipo número (number): aquí la respuesta será de forma numérica, podemos agregar a gusto personal los decimales que se le quiera agregar, en caso de no requerirlo no es necesario agregarle decimales. Respuesta tipo fecha (date): la respuesta tendrá que concordar conforme a la pregunta como por ejemplo: En qué fecha iniciaste clases? Respuesta: 11/agosto/2014. Respuesta tipo tiempo (time): aquí se tendrá que contestar de manera numérica también pero en formato del tiempo por ejemplo en horas, minutos, segundos. Respuesta tipo si/no (yes/no): la forma de contestar será solamente de dos opciones respecto a la pregunta si o no. 97

100 Respuesta tipo elección (choice): las respuestas aquí serán similares a un examen por ejemplo opción A, B y C. solamente se escogerá una respuesta. Las respuestas son hechas por el creador de la encuesta. Para realizar las preguntas selecciona la el tercer recuadro como se muestra en la figura. Al ingresar, automáticamente aparecerá un recuadro a la derecha. Imagen 142: Campos a elegir. La primera opción que dice question en ese recuadro se escribe la pregunta a realizar. Como se muestra en la figura. En el segundo recuadro se señala la fecha azul que dice question subtitule, este es el subtítulo de la pregunta y se escribe. (En el recuadro es opcional si desea agregar el subtítulo). 98

101 Imagen 143: Descripción de campos a elegir. En donde dice la opción response type aquí se puede escoger el tipo de respuesta por defecto para que lo respondan. Están las 7 opciones ya mencionadas. Como se muestra en la figura. Al Imagen 144: Descripción de campos a elegir. momento de seleccionar una opción automáticamente cambiará el formato de respuesta. 99

102 En el tipo de respuesta tipo text puede tener la opción de que sea obligatoria, al seleccionar donde dice required, si la persona que este respondiendo esta encuesta no contesta la pregunta, automáticamente le aparecerá que tiene que contestarla porque es necesario que la conteste. Cuando se termine la pregunta, se selecciona donde dice DONE y ya está la pregunta lista. Para editar tanto la pregunta como respuesta, se selecciona el engrane que está arriba de la pregunta, se abrirá la ventanilla donde se realizó la pregunta anteriormente. Ahí se podrá realizar los cambios que se sean necesarios. Para agregar una nueva pregunta se selecciona la opción que dice Add new question, y aparecerá el recuadro para agregar más preguntas visto anteriormente, se realizan las preguntas dependiendo del gusto, del criterio y de la forma en que se quiera que esté la encuesta. Aquí se en este tipo de encuestas se pueden realizar varias preguntas dependiendo y variando de en lo que se esté interesado. 100 Imagen 145: Encuesta preparada para responderse.

103 PowerPoint 2013, Escritorio Este programa es un miembro de la Suite de Microsoft Office 2013, teniendo un propósito muy definido, el crear materiales para presentación. Se puede iniciar PowerPoint 2013 de diferentes maneras, la más común y sencilla es la siguiente: Siga estos pasos: 1.- Seleccionar el Botón Inicio. 2.- Ingresar al Submenú Todos los Programas. 3.- Seleccionar la Carpeta Microsoft Office Ingresar en PowerPoint Imagen 146: Encontrar aplicación. 101

104 Imagen 147: Seleccionar aplicación. El Inicio que se mostrará luego de abrir el Office PowerPoint Se puede encontrar desde los datos del Usuario, Plantillas para comenzar a trabajar con una presentación y las presentaciones recientes. Para que se elabore una presentación nueva en PowerPoint 2013 se debe seleccionar en la pantalla de inicio Presentación en Blanco, o bien, si se desea trabajar con una plantilla que Microsoft PowerPoint 2013 le ofrece, y se selecciona la deseada. 102

105 Imagen 148: Inicio de aplicación Después de que se selecciona la presentación en blanco, PowerPoint 2013 abrirá la pantalla de trabajo, mostrando la barra de herramientas con las que se podrá comenzar la nueva presentación. Imagen 149: Inicio de documento 103

106 Imagen 150: Barra de herramientas. La barra de herramientas de office PowerPoint 2013, contiene los submenús que ayudarán a crear, diseñar, ilustrar, revisar, etc. Una mejor presentación. Menú Archivo. Este despliega una barra lateral izquierda, que muestra una forma más de las cuales puede crear una diapositiva nueva, abrir una diapositiva ya existente, guardar, Imprimir, compartir, salir, etc. Imagen 151: Abrir documento. Menú Inicio. Aquí se puede cambiar el tipo de fuente de la letra que se desea utilizar, tamaño de la letra, entre lo más común. Imagen 152: Menú de inicio. Menú Insertar. Como su nombre lo dice, se puede insertar desde, nuevas diapositivas para la presentación, imágenes, tablas, gráficas, formas geométricas, símbolos, audio, video, etc. 104

107 Imagen 153: Menú insertar. Menú Diseño.- En este menú se puede dar una imagen a la presentación, cambiarle el fondo, ponerle un diseño de acorde a la información de la presentación. Imagen 154: Menú diseño Menú Transiciones. Este menú es una de las herramientas que Office PowerPoint te ofrece para tu presentación; te ayudará en el momento que se quiera darle un énfasis a una diapositiva. Imagen 155: Menú Transiciones. Menú Animaciones. El menú Animaciones da la opción de animar, como su nombre lo dice, una imagen, frase, etc. Imagen 156: Menú animaciones. Menú Presentación con Diapositivas. Es una de las opciones que Office PowerPoint ofrece para poder dar inicio a una presentación y a si exponer el tema ya elaborado y terminado. 105

108 Imagen 157: Menú presentación con diapositivas. Menú revisar. Un error común cuando se está tecleando información, es el mantener una ortografía correcta; antes de finalizar una presentación, se puede revisar con esta herramienta y así corregir posibles errores ortográficos. Imagen 158: Menú revisar. Menú Vista. Despliega las opciones que tiene el usuario para ver las diapositivas de su presentación, ya sea de diferentes formas como, esquema, clasificador, páginas de nota, etc. Para Guardar una Presentación se debe seguir los siguientes pasos: Imagen 159: Menú vista. Ingresar en menú Archivo. Luego seleccionar la opción Guardar o Guardar como. Se generan unas opciones de donde se puede guardar, enseguida se debe seleccionar la opción deseada, ya sea guardar en OneDrive, o en el equipo, etc. 106

109 Imagen 160: Guardar. PowerPoint presentation, Online Se tiene una herramienta que Microsoft brinda el Office 365. Sin necesidad de que tenga que estar instalado el Software, se puede dar uso a esta herramienta siempre y cuando se tenga acceso a Internet así como acceso a una cuenta de Office 365. Uno de los pequeños inconvenientes que existe en este sitio a comparación con el paquete de escritorio es que carece de algunas herramientas. El PowerPoint presentation, la herramienta Online, es muy fácil de utilizar ya que no cambia en nada, tiene la forma común a la que ya se está acostumbrado. Para iniciar se debe primero ingresar a una cuenta de correo en office 365. Ingresar con el nombre de usuario o correo y la clave. 107

110 Imagen 161: Acceder a los servicios de Office 365. Después de ingresar se mostrará la bandeja de entrada del correo. Se selecciona directamente a la casilla de OneDrive, ubicada en la parte superior derecha del correo. Al seleccionarlo, re-direcciona a la plataforma de OneDrive en Documents. Imagen 162: Acceder a los servicios de Office

111 Imagen 163: Documentos en One Drive. A continuación, se tiene que ingresar en Nuevo y posteriormente a Presentación de PowerPoint. Imagen 164: Crear documentos en aplicaciones en línea. Se abrirá automáticamente Office PowerPoint 2013 Online. 109

112 Imagen 165: Inicio de documentos en aplicaciones Online. Se puede percatar que Office PowerPoint 2013 Online y Office PowerPoint 2013 tienen la misma interacción, únicamente como se menciona al principio Office PowerPoint 2013 Online carece de algunas herramientas ya que es una Aplicación y no el paquete completo de instalación. Guardar una Presentación en PowerPoint 2013 Online es mucho más innovador, ya que la presentación creada se guarda automáticamente, esta es una ventaja muy factible, caso contrario al paquete de Instalación PowerPoint Continuar los siguientes pasos: -Seleccionar en la parte superior izquierda donde dice Archivo. Imagen 166: Guardar documentos de PowerPoint Online. Se desplegará un menú en la parte izquierda de nuestra pantalla. Enseguida procedemos a dar clic en la opción de Guardar Como. 110

113 Imagen 167: Guardar documentos de PowerPoint Online. Después de dar clic en Guardar Como, aparecerá una ventana que dirá que el documento se guarda en la nube, pero también en el equipo personal se puede guardar una copia (Es recomendable). 111

114 Imagen 168: Guardar documentos de PowerPoint Online. Para verificar que la presentación ya ha sido guardada en la Nube, se debe dirigir hacia la página principal de la Nube y allí observará que la presentación nueva aparecerá con un asterisco color verde, indicando que la presentación más recientemente creada. 112

115 Imagen 169: Verificar el archivo de PowerPoint Online. Abrir una Presentación es muy sencillo. Se debe continuar los siguientes pasos: 1.- Seleccionar la presentación que se desea abrir. Imagen 123: Seleccionar el archivo de PowerPoint en línea Enseguida automáticamente se muestra la presentación seleccionada.

116 Imagen 170: Se muestra contenido de PowerPoint Online. 3.- Compartir Otra Ventaja que tiene el Office Online es el poder compartir un documento a una o varias personas a través de OneDrive (nuestro Disco duro Virtual). Hay diferentes maneras de hacerlo una de ellas es la siguiente. Para poder compartir un documento se realiza lo siguiente. 1.- Seleccionar la carpeta o documento que desea compartir. 2.- Al seleccionar la carpeta; la casilla Compartir se activará. 114

117 Imagen 171: Muestra para compartir. 3.- Seleccionar en compartir, se abrirá una ventana en la que muestra diferentes maneras de compartir el documento. Ya sea Invitando a una o varias personas, creando un enlace Link. Imagen 172: Compartir archivo. 4.- Para compartir el documento se debe ingresar el correo de la persona o personas a quien desea compartir. 115

118 Pasos: Imagen 173: Seleccionar personas a compartir 5.- Una vez que este terminado, se debe cerciorar que privilegios se desea darle a la(s) persona(s) sobre el documento que se comparte. Estos pueden ser dos. Poder editar.- Permite que puede editar el documento Poder Ver.- Solamente se puede ver el contenido del documento. Imagen 174: Tipos de derechos de personas al archivo. 116

119 6.- Por último y así poder compartir el documento, se da clic en compartir. Imagen 175: Compartir archivo. SITES Es una Herramienta de Office 365 que permite crear y diseñar sitios web para un seguimiento de trabajo personal o colaborativo, modificando el contenido y el diseño con mucha facilidad. Para ingresar a sitios debemos seleccionar la casilla con el nombre Sitios ubicada en la pantalla superior derecha de la plataforma. Se abrirá una pantalla conteniendo los sitios a los cuales puedes ingresar. Para comenzar a crear un sitio nuevo seleccionamos el engrane que se encuentra a un costado de la foto de perfil y seleccionamos la opción contenidos del sitio. 117

120 Imagen 176: Entrando en contenido de Sitios En la siguiente Imagen podemos observar que la plataforma se abre automáticamente en aplicaciones, a continuación se explicara las secciones de este. Imagen 177: Contenido del Sitio El contenido del sitio: Aquí se encuentra la lista, bibliotecas de diseño, plantillas, documentos, Social. En la parte lateral izquierda encontramos las siguientes opciones. 118