Contar con el parque vehicular del TESE en condiciones óptimas de funcionamiento, mediante el mantenimiento a las unidades que lo conforman.

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1 Página: 1 de 13 OBJETIVO: Contar con el parque vehicular del TESE en condiciones óptimas de funcionamiento, mediante el mantenimiento a las unidades que lo conforman. ALCANCE: Aplica a las unidades administrativas y personal del Tecnológico de Estudios Superiores de Ecatepec que tengan asignado algún vehículo propiedad de la institución. REFERENCIAS: Reglamento interior del Tecnológico de Estudios Superiores de Ecatepec.- Artículo 19, fracción VI, Gaceta del Gobierno; 9 de septiembre del Normas Administrativas para la Asignación y Uso de Bienes y Servicios de las Dependencias y Organismos Auxiliares del Poder Ejecutivo Estatal.- APC-017 a APC- 024 y APC-107 a APC-111, Gaceta del Gobierno; 24 de febrero del Manual General de Organización del Tecnológico de Estudios Superiores de Ecatepec.- Apartado: Funciones y Objetivos por Unidad Administrativa: Departamento de Servicios Generales y Mantenimiento, Gaceta del Gobierno; 31 de marzo del RESPONSABILIDADES: El Departamento de Servicios Generales y Mantenimiento es la unidad administrativa responsable de mantener en condiciones óptimas de funcionamiento los automóviles propiedad de la institución mediante la realización de las actividades y gestiones pertinentes respecto al mantenimiento al parque vehicular. El Jefe del Departamento de Servicios Generales y berá: Turnar de manera económica al encargado de mantenimiento de vehículos, el oficio de solicitud de mantenimiento al parque vehicular para su valoración. Verificar que el formato Orden de reparación FO-TESE-DSGyM-07, requisitado por el Encargado de este requisitado correctamente. Realizar las observaciones que considere pertinentes cuando el formato Orden de reparación FO-TESE-DSGyM-07, no esté requisitado correctamente. Turnar al Encargado de el formato Orden de reparación FO-TESE-DSGyM-07 para su corrección. Firmar y turnar al Encargado de el formato Orden de reparación FO-TESE-DSGyM-07, cuando esté requisitado correctamente, para su seguimiento.

2 Página: 2 de 13 El Usuario deberá: Solicitar mediante oficio en original y copia el servicio de reparación o mantenimiento de vehículo al Jefe del Departamento de Servicios Generales. Anexar al oficio descrito en el punto anterior, una descripción detallada de la falla mecánica y/o eléctrica que presenta la unidad. Firmar y turnar de manera económica al Encargado de, el formato Orden de reparación FO-TESE-DSGyM-07. Firmar de conformidad el formato Orden de reparación FO-TESE-DSGyM-07 al recibir el vehículo motivo del mantenimiento. Turnar al Encargado de el formato Orden de reparación FO-TESE-DSGyM-07 una vez firmado de conformidad. El Encargado de del Departamento de Servicios Generales y berá: Analizar la solicitud de servicio de mantenimiento vehicular. Requisitar el formato Orden de reparación FO-TESE-DSGyM-07. Solicitar al Usuario la firma del formato Orden de reparación FO-TESE-DSGyM-07. Turnar al Jefe del Departamento de Servicios Generales y Mantenimiento el formato Orden de reparación FO-TESE-DSGyM-07 firmado por el Usuario para su firma de autorización. Atender la observaciones al formato Orden de reparación FO-TESE-DSGyM-07 que haya realizado el Jefe del Departamento de Servicios Generales y Mantenimiento. Corregir y turnar el formato Orden de reparación FO-TESE-DSGyM-07 al Jefe del Departamento de Servicios Generales y Mantenimiento. Realizar el inventario de accesorios, herramientas, estado físico del vehículo antes de ser enviado al taller correspondiente para su diagnóstico y reparación. Revisar el vehículo, refacciones o partes cambiadas por Taller Mecánico, Eléctrico o Servicio Especializado al momento de que sea entregado. Verificar el correcto funcionamiento del vehículo, así como las reparaciones solicitadas. Informar al Taller Mecánico, Eléctrico o Servicio Especializado la necesidad de atender puntualmente las fallas y/o reparaciones solicitadas cuando el vehículo no esté en condiciones óptimas de funcionamiento, o se encuentre algún detalle respecto a la reparación del mismo.

3 Página: 3 de 13 Solicitar las piezas o partes que fueron cambiadas así como la factura del servicio de reparación Mecánico, Eléctrico o Servicio Especializado solicitado. Ingresar que recibió mantenimiento a las instalaciones del TESE, registrando la fecha y hora de entrada del vehículo en la caseta de vigilancia. Empaquetar las refacciones utilizadas en la reparación del vehículo, etiquetándolas y anotando placas del vehículo y número de factura del servicio solicitado. Registrar en el formato Orden de reparación FO-TESE-DSGyM-07, el diagnostico, reparación realizada y los datos que considere pertinentes respecto a la reparación o mantenimiento del vehículo en cuestión. Recabar firma de conformidad del Usuario en la factura del servicio o en el formato Orden de reparación FO-TESE-DSGyM-07. Entregar el vehículo que fue motivo de mantenimiento al Usuario. Gestionar la liberación del pago el servicio de mantenimiento al vehículo. Informar al Taller Mecánico, Eléctrico o Servicio Especializado que puede acudir al TESE por su pago o solicitar vía telefónica la transferencia bancaria respecto al servicio proporcionado. Integrar el expediente que corresponde y archivar el formato Orden de reparación FO-TESE-DSGyM-07 con firma de conformidad del Usuario. DEFINICIONES: Mantenimiento correctivo: Mantenimiento Preventivo: TESE: Usuario: Mantenimiento que se realiza con el fin de corregir o reparar un fallo en los vehículos propiedad del TESE. stinado a la conservación de los vehículos propiedad del TESE, mediante la realización programada de revisión y reparación que garanticen su buen funcionamiento y fiabilidad. Tecnológico de Estudios Superiores de Ecatepec. Personal de la institución que invariablemente del cargo le ha sido asignado uno o varios vehículos propiedad el TESE para realizar sus actividades; puede considerarse al personal que le ha sido asignado de manera directa algún vehículo o personal que por la naturaleza de sus funciones y del departamento utilice vehículo propiedad de la institución. INSUMOS: Solicitud verbal de mantenimiento al parque vehicular.

4 Página: 4 de 13 RESULTADOS: Mantenimiento a vehículo propiedad del TESE. INTERACCIÓN CON OTROS PROCEDIMIENTOS: Realización de pagos diversos. POLÍTICAS: Los daños causados a los vehículos propiedad de la institución por negligencia de los usuarios, deberán ser reparados en su totalidad por los mismos. El Departamento de Servicios Generales deberá verificar que el personal que tenga asignado vehículo propiedad del TESE tengan licencia de conducir vigente. Para los vehículos de uso operativo y asignados al Departamento de Servicios Generales y Mantenimiento para el desempeño de sus funciones deberá realizarse un programa de mantenimiento preventivo de acuerdo a las necesidades del Departamento con la finalidad de que los vehículos se encuentren en condiciones óptimas de funcionamiento. DESARROLLO: No. Unidad Administrativa/Puesto Actividad 1. Usuario Informa de manera económica al Jefe del Departamento de Servicios Generales, la necesidad de servicio de reparación o mantenimiento de vehículo, explicando la falla mecánica y/o eléctrica que presenta la unidad. 2. Jefe del Departamento de Servicios Generales y Mantenimiento 3. Encargado de Se entera e informa de manera económica al Encargado de. Se entera, de acuerdo a los comentarios del vehículo requisita el formato Orden de reparación FO-TESE- DSGyM-07, turna de manera económica al Usuario para firma en el mismo. 4. Usuario Recibe el formato Orden de reparación FO-TESE- DSGyM-07, firma y turna de manera económica al Encargado de. 5. Encargado de Recibe el formato Orden de reparación FO-TESE- DSGyM-07 firmado por el Usuario, firma y turna al Jefe

5 Página: 5 de 13 No. Unidad Administrativa/Puesto Actividad del Departamento de Servicios Generales y Mantenimiento para su firma de autorización. 6. Jefe del Departamento de Servicios Generales y Mantenimiento Recibe formato Orden de reparación FO-TESE- DSGyM-07, analiza y determina Está correcta la información? 7. Si considera que la información del formato Orden de reparación FO-TESE-DSGyM-07, no es correcta, realiza las observaciones que considere pertinentes y turna al Encargado de para su corrección. 8. Encargado de 9. Jefe del Departamento de Servicios Generales y Mantenimiento 10. Encargado de 11. Taller Mecánico, Eléctrico o Servicio Especializado 12. Encargado de Recibe formato Orden de reparación FO-TESE- DSGyM-07 con observaciones, atiende a las mismas, corrige y turna al Jefe del Departamento de Servicios Generales y Mantenimiento. Regresa a la actividad número seis. Si considera que la información del formato Orden de reparación FO-TESE-DSGyM-07, es correcta, firma y turna al Encargado de para su seguimiento. Recibe formato Orden de reparación FO-TESE- DSGyM-07 con firma de autorización, informa al Jefe del Departamento de Servicios Generales y Mantenimiento para que considere la ausencia del vehículo mientras es reparado; programa salida del vehículo. Realiza inventario de accesorios, herramientas, estado físico del mismo, registra la fecha y hora de salida del vehículo en la caseta de vigilancia y entrega el vehículo al taller correspondiente para su diagnóstico y reparación. Recibe el vehículo, diagnostica y repara las fallas y/o daños del mismo; una vez terminado el servicio de reparación, informa vía telefónica al Encargado de. Se entera y se presenta en el Taller Mecánico, Eléctrico o Servicio Especializado, revisa el vehículo, refacciones o partes cambiadas, factura del servicio, reparaciones realizadas y determina funciona correctamente el vehículo? 13. Si considera que el vehículo no está en condiciones óptimas de funcionamiento, o encuentra algún detalle

6 Página: 6 de 13 No. Unidad Administrativa/Puesto Actividad respecto a la reparación del mismo, informa al Taller Mecánico, Eléctrico o Servicio Especializado la necesidad de atender puntualmente las fallas y/o reparaciones solicitadas. 14. Taller Mecánico, Eléctrico o Servicio Especializado 15. Encargado de 16. Taller Mecánico, Eléctrico o Servicio Especializado 17. Encargado de Se entera, atiende las observaciones realizadas respecto a la reparación del vehículo, informa vía telefónica al Encargado de. Regresa a la actividad número 12. Si considera que el vehículo está en condiciones óptimas de funcionamiento respecto a la reparación del mismo, realiza inventario de accesorios, herramientas y estado físico del mismo, informa al Taller Mecánico, Eléctrico o Servicio Especializado su visto bueno, y solicita las piezas o partes que fueron cambiadas así como la factura del servicio de reparación. Se entera, entrega factura del servicio proporcionado, llaves y vehículo; queda en espera de que se le informe el día que pasará a recibir su pago. Recibe llaves, vehículo, refacciones o partes que se cambiaron y factura del servicio proporcionado, ingresa el vehículo al TESE, registra la fecha y hora de entrada del vehículo en la caseta de vigilancia; empaqueta las refacciones utilizadas en la reparación, etiquetándolas y anotando placas del vehículo y numero de factura, almacena; registra en el formato Orden de reparación FO-TESE-DSGyM-07, diagnóstico, reparación realizada, y los datos que considere pertinentes, recaba firma de conformidad del Usuario y entrega el vehículo al mismo. 18. Usuario Recibe vehículo y formato Orden de reparación FO- TESE-DSGyM-07, firma de conformidad el mismo y turna al Encargado de. 19. Encargado de Recibe formato Orden de reparación FO-TESE- DSGyM-07 con firma de conformidad del Usuario; integra solicitud del pago de la factura del servicio realizado, gestiona la liberación del pago, informa al Taller Mecánico, Eléctrico o Servicio Especializado que puede acudir al TESE por su pago o solicitar vía telefónica la transferencia bancaria. Se conecta con el procedimiento Realización de pagos diversos.

7 Página: 7 de 13 No. Unidad Administrativa/Puesto Actividad 20. Taller Mecánico, Eléctrico o Servicio Especializado 21. Encargado de Se entera, acude al TESE a recibir su pago o solicita vía telefónica transferencia electrónica, recibe su pago. Una vez realizado el pago, integra copias de la documentación pertinente en el expediente del vehículo y archiva. DIAGRAMACIÓN:

8 Página: 8 de 13 MANTENIMIENTO AL PARQUE VEHICULAR USUARIO JEFE DEL DEPARTAMENTO DE SERVICIOS GENERALES Y MANTENIMIENTO ENCARGADO DE MANTENIMIENTO DE VEHICULOS Inicio 1 Informa de manera económica la necesidad de servicio de reparación o mantenimiento de vehículo, explicando la falla mecánica y/ o eléctrica que presenta la unidad. 2 4 Recibe el formato Orden de reparación FO- TESE-DSGyM-07, firma y turna de manera económica al Encargado de. Se entera e informa al Encargado de. 3 Se entera, de acuerdo a los comentarios del vehículo requisita el formato Orden de reparación FO-TESE-DSGyM-07, turna de manera económica al Usuario para firma en el mismo. 5 6 Recibe formato Orden de reparación FO- TESE-DSGyM-07, analiza y determina: Si Está correcto? Recibe el formato Orden de reparación FO- TESE-DSGyM-07 firmado por el Usuario, firma y turna al Jefe del Departamento de Servicios Generales y Mantenimiento para su firma de autorización. 7 No Realiza las observaciones que considere pertinentes y turna al Encargado de para su corrección. 9 Firma y turna al Encargado de para su seguimiento. 8 Recibe formato Orden de reparación FO- TESE-DSGyM-07 con observaciones, atiende a las mismas, corrige y turna al Jefe del Departamento de Servicios Generales y Mantenimiento TALLER MECÁNICO, ELÉCTRICO O SERVICIO ESPECIALIZADO 11 Recibe formato Orden de reparación FO- TESE-DSGyM-07 Autorizado. Realiza inventario de accesorios, herramientas, estado físico del mismo, registra la fecha y hora de salida del vehículo en la caseta de vigilancia y entrega el vehículo al taller correspondiente para su diagnóstico y reparación. Recibe el vehículo, diagnostica y repara las fallas y/ o daños del mismo; una vez terminado el servicio de reparación, informa vía telefónica al Encargado de. A

9 Página: 9 de 13 MANTENIMIENTO AL PARQUE VEHICULAR TALLER MECÁNICO, ELÉCTRICO O SERVICIO ESPECIALIZADO USUARIO ENCARGADO DE MANTENIMIENTO DE VEHICULOS A 12 Se presenta con el Taller Mecánico, Eléctrico o Servicio Especializado, revisa el vehículo, refacciones o partes cambiadas, factura del servicio; verifica el correcto funcionamiento del mismo, así como las reparaciones realizadas y determina: Funciona correctamente el vehículo? No 13 Si Se entera, atiende las observaciones realizadas respecto a la reparación del vehículo, informa vía telefónica al Encargado de Se entera, entrega factura del servicio proporcionado, llaves y vehículo; queda en espera de que se le informe el día que pasará a recibir su pago. Informa al Taller Mecánico, Eléctrico o Servicio Especializado la necesidad de atender puntualmente las fallas y/ o reparaciones solicitadas. 15 Realiza inventario de accesorios, herramientas y estado físico del mismo, informa al Taller Mecánico, Eléctrico o Servicio Especializado su visto bueno, y solicita las piezas o partes que fueron cambiadas así como la factura del servicio de reparación Se entera, acude al TESE a recibir su pago o solicita vía telefónica transferencia electrónica, recibe su pago. 18 Recibe vehículo y formato Orden de reparación FO-TESE-DSGyM-07, firma de conformidad el mismo y turna al Encargado de. Recibe llaves, vehículo, refacciones que se cambiaron y factura del servicio proporcionado, ingresa el vehículo al TESE, empaqueta las refacciones utilizadas en la reparación, etiquetándolas y anotando placas del vehículo y numero de factura, almacena; registra en el formato Orden de reparación FO-TESE- DSGyM-07, diagnostico, reparación realizada, y los datos que considere pertinentes, recaba firma de conformidad del Usuario y entrega el vehículo al mismo. 19 Recibe formato Orden de reparación FO- TESE-DSGyM-07 con firma de conformidad del Usuario; integra solicitud del pago de la factura del servicio realizado, gestiona la liberación del pago, informa al Taller Mecánico, Eléctrico o Servicio Especializado que puede acudir al TESE por su pago. Se conecta con el procedimiento Realización de pagos diversos. 21 Una vez realizado el pago, integra copias de la documentación pertinente en el expediente del vehículo y archiva. Fin

10 Página: 10 de 13 MEDICIÓN: Indicador para medir el promedio de servicio de mantenimiento realizado al parque vehicular. No. de órdenes de servicio de mantenimiento atendidas mensualmente No. de solicitudes de mantenimiento al parque vehicular mensualmente = Promedio mensual de servicios de mantenimiento al parque vehicular REGISTRO DE EVIDENCIAS: Formato Orden de reparación FO-TESE-DSGyM-07 firmado y debidamente requisitado; ambos se archivan en el Departamento de Servicios Generales y Mantenimiento. FORMATOS E INSTRUCTIVOS: Formato Orden de reparación FO-TESE-DSGyM-07.

11 Página: 11 de 13 Formato Orden de reparación FO-TESE-DSGyM-07.

12 Página: 12 de 13 Instructivo para el llenado del formato: Orden de reparación FO-TESE-DSGyM-07. Objetivo: Registrar los servicios de mantenimiento al parque vehicular del TESE. Distribución y destinatario: Se elabora en original, es requisitado por el Encargado de Mantenimiento es resguardado para su control en el Departamento de Servicios Generales y mantenimiento. No. CONCEPTO DESCRIPCIÓN 1. Folio Registrar el número de control de la orden de reparación. 2. Fecha Registra día, mes y año en que se realiza el mantenimiento (dd/mm/aaaa). 3. Vehículo Anotar marca y sub-marca del vehículo en cuestión. 4. Modelo Registrar el año modelo del vehículo. 5. Placas Registras en número de placas de circulación. 6. Serie Registrar el número de serie del vehículo. 7. Motor Registrar el número de motor del vehículo. 8. Color Anotar el color del vehículo. 9. Justificación Anotar una descripción de las razones por las cuales se solicita el mantenimiento al vehículo en cuestión. 10. Diagnostico Anotar una descripción de la reparación que necesita el vehículo. 11. Reparación realizada Anotar a detalle la reparación realizada al vehículo. 12. Nombre y firma de Nombre, apellido paterno, materno y firma del conformidad del Usuario que solicita el servicio al vehículo solicitante asignado. 13. Observaciones Anotar la información pertinente relacionada con la reparación o estado del vehículo. 14. Aceite Registrar los niveles en los cuales se encuentra el vehículo al salir y entrar a la institución. 15. Refrigerante Registrar los niveles en los cuales se encuentra el 16. vehículo al salir y entrar a la institución. Relación de niveles Gasolina Registrar los niveles en los cuales se encuentra el vehículo al salir y entrar a la institución. 17. Kilometraje Registrar el kilometraje marcado en el odómetro en los cuales se encuentra el vehículo al salir y entrar a la institución. 18. Nombre, apellido paterno, materno y firma del Encargado del Mantenimiento Vehicular. 19. Autoriza Nombre, apellido paterno, materno y firma del Jefe del Departamento de Servicios Generales y Mantenimiento.

13 Página: 13 de 13 El procedimiento Mantenimiento al Parque Vehicular fue autorizado por la Junta Directiva en la sesión CXXXVII, por lo que su publicación será en el portal IPOMEX.

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