AUDITORÍA - CONSULTORÍA DIGITALIZACIÓN CUSTODIA DE ARCHIVOS HERRAMIENTA SOFTWARE GESTIÓN DOCUMENTAL. ustodia rvicio

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1 AUDITORÍA - CONSULTORÍA DIGITALIZACIÓN CUSTODIA DE ARCHIVOS HERRAMIENTA SOFTWARE GESTIÓN DOCUMENTAL ustodia rvicio

2 OUTSOURCING DOCUMENTAL > la solución

3 Grupo GitDoc a través de sus empresas Cadema Informática y GitDoc, ofrecen servicios documentales desde el año 1994, así como la externalización de estos servicios relacionados con el tratamiento de la documentación. Nuestra función y razón básica de existir es la de proporcionar a nuestros clientes los servicios documentales que necesiten en cada momento, con el profundo compromiso de perseguir la excelencia en la calidad de los mismos. La continua evolución y adaptación a las necesidades de nuestros clientes, nos sitúan en una óptima posición para enfrentarnos a los continuos retos que plantea el mercado. La competitividad es factor básico para toda empresa de cualquier sector que pretenda liderar el mercado. Los principales aspectos para lograr esta competitividad son: el incremento de la productividad y una mayor especialización de la actividad que se desarrolla. Para conseguir estos objetivos es necesario que la empresa se apoye en profesionales externos que le permitan concentrar y dedicar todo el esfuerzo a su principal actividad. Un gran conocimiento de la evolución del mercado y una clara comprensión de las necesidades del mismo, han permitido a Grupo GitDoc prepararse para realizar cada uno de los desafíos de las empresas de hoy. Todo esto, unido a una continua inversión en tecnología punta, ha posicionado a Grupo GitDoc a la vanguardia del mercado. Los entornos a los que va dirigida la actividad de nuestra compañía son muy amplios, adecuándose a las necesidades particulares de cada sector: banca, sanidad, industria, transporte,... ayudando a conseguir y mantener grandes ventajas competitivas que posicionan favorablemente a las organizaciones ante el crecimiento y desarrollo del futuro. g

4 auditoría y consultoría auditoría y consultoría Clientes de todos los sectores se benefician de la consultoría y asesoramiento de nuestros expertos en la gestión de sus documentos. > GitDoc le asesora en la optimización de sus procesos de gestión documental ofreciendo un servicio integral para la automatización de sus flujos documentales, integración de nuevas herramientas de gestión y si su empresa lo necesita, en la externalización de sus fondos documentales. > Soluciones personalizadas para optimizar su gestión documental.

5 auditoría y consultoría metodología Análisis de necesidades y definición > Análisis y diagnóstico de la situación actual, incluyendo el estudio de los documentos utilizados en la organización, sus flujos documentales, y la toma de requerimientos sobre posibles mejoras. > Elaboración, junto a los responsables del Cliente, de un Plan de acción que contemple una estrategia de Gestión Documental en la que se defina la siguiente información: > Situación actual de los documentos o archivos. > Periodo de vigencia (para la custodia del documento). > Nivel de consulta para valorar la necesidad de generar archivo digital con el documento (Digitalización). > Dónde ubicar los documentos (Custodia de Archivos). > Criterios de consulta del documento. > Cómo consultar los documentos (Software de Gestión Documental). > Cómo distribuir los documentos y sus flujos documentales (Workflow). > Seguridad del documento y back-up de los datos.

6 G I T D O C A U D I T O R Í A Y C O N S U L T O R Í A Diseño. Tras la fase de definición, se planifica en colaboración con el cliente, el diseño del nuevo modelo de Gestión Documental. Informes. En cada fase se realizarán informes de procedimientos legales e informáticos. Implantación y formación. Se procederá a la implantación de los nuevos procesos de Gestión Documental en la empresa, y la ejecución del plan de formación. Seguimiento y Control. Durante la ejecución de cada una de las fases anteriores se llevará a cabo el seguimiento y control de los objetivos definidos para cada una de ellas.

7 digitalización de archivos digitalización de archivos Ponemos a su entera disposición un experto equipo de profesionales para la realización de los servicios de digitalización de archivos, catalogación y clasificación. > Más de 100 puestos de captura. > Más de imágenes al día. > Múltiples formatos. > Más de 120 profesionales. > Solución de Gestión Documental gratuita. GitDoc, ofrece una solución glogal para convertir su archivo físico en un archivo electrónico que le permita ahorrar tiempo, recursos humanos y operativos, además de poder compartir la información en sus distintos centros. Le ofrecemos la posibilidad de un tratamiento electrónico de su documentación: > Obtención de la imagen del documento físico. > Incorporación a un archivo electrónico. > Recuperación rápida de los documentos. Sistema altamente rentable en archivos con grandes ratios de consulta: > Reducción de volumen y espacio. > Integración con los sistemas informáticos. > Inmovilización de los documentos en papel. > Alta velocidad y calidad de recuperación. > Automatización de sus flujos. > Seguridad adicional en caso de siniestro.

8 digitalización de archivos GitDoc pone a su disposición los siguientes servicios: manipulación digitalización masiva captura de índices verificación exportación > Transporte propio. > Recepción. > Identificación. > Preparación. > Clasificación. > Más de imágenes día. > Más de 40 puestos de escaneado En nuestros centros ó in-situ en las oficinas del cliente. > Software captura propio. > Limpieza de imágenes. > Compresión imagen. > Verificación de imágenes. > Más de 60 puestos de captura. > OCR / ICR Captura automática. > Software propio Indexación. > Validación. > Control de calidad. > ERP o BBDD del cliente Integración en su plataforma. > Gestión Documental GITDOC Gratuito para nuestros clientes. > Web GIT-DOC Alojado en nuestros servidores.

9 G I T D O C D I G I T A L I Z A C I Ó N D E A R C H I V O S GitDoc-Web es un portal documental para consultar y gestionar su archivo electrónico. Manipulación Digitalización Procesos Verificación Exportación > Recepción. > Identificación. > Preparación. > Clasificación. > Local o in situ. > Software de captura de última generación. > Verificación de imágenes. > Limpieza de imágenes. > OCR / LAD / ICR. > Compresión de hasta 400 veces. > Indexación. > Validación. > Control de Calidad. > A BBDD o ERP del cliente. > A Web GitDoc. > A software de Gestión Documental. Seguridad Informática GitDoc dispone de unas condiciones de alta seguridad y protección de los datos almacenados: Protección de la red y de los datos, encriptación y cifrado, plan de continuidad de contingencias etc.

10 custodia custodia Nuestro servicio de custodia de archivos incluye una herramienta de gestión documental dirigida a profesionales, administración y empresas de toda índole. Nuestros centros de custodia disponen de las más modernas y sofisticadas medidas de seguridad además de: > Una superficie útil de más de m 3. > Capacidad para albergar más de contenedores. Todos los procesos de trabajo se realizan bajo las certificaciones de calidad, medioambiente y aplicación de la Ley Orgánica de Protección de Datos (LOPD)

11 custodia gestión y custodia de archivos El conocimiento de las necesidades y evolución del mercado, la experiencia adquirida en el trabajo codo con codo junto a nuestros clientes, unido con el constante seguimiento de las normas, avalan a GitDoc en la prestación de servicios con un alto valor añadido en los proyectos de gestión y organización de la información (física y/o electrónica). GitDoc le asesora en la optimización de sus procesos de gestión de su archivo, ofreciendo el servicio de externalización de sus fondos documentales (conservación y gestión), el cual le permitirá mejorar en eficacia y productividad así como en seguridad y confidencialidad, además de reducir significativamente sus costes de conservación. gestión del archivo físico RECOGIDA Y TRANSPORTE PROPIO. TRASVASE CONTENEDORES NORMALIZADOS. CUSTODIA ARCHIVOS VIVOS, INTERMEDIOS Y DEFINITIVOS. CONSULTAS FAX, , FÍSICA. DESTRUCCIÓN CERTIFICADA. IDENTIFICACIÓN POR CÓDIGO DE BARRAS. INDEXACIÓN. REFERENCIACIÓN.

12 custodia Suministro Contenedores adaptados a la normativa vigente. Preparación y Trasvase de la documentación a nuestros contenedores, realizando inventario fotográfico o manual de sus fondos documentales. Recogida de Documentos Transporte de la documentación con medios propios, totalmente inventariada y en condiciones de plena seguridad. Informatización Constancia documentada de entrada y salida de documentos en nuestras instalaciones con el reflejo correspondiente en las Bases de Datos para su posterior acceso online (web GitDoc). Diagnóstico Realización de diagnóstico inicial adecuado a sus necesidades, tras el cual sus archivos antes desordenados, quedarán completamente categorizados y ordenados. Custodia de Documentos centro dotado de las más modernas instalaciones y sistemas de seguridad: vigilancia, incendios, confidencialidad, para asegurar la mayor seguridad y confidencialidad de sus fondos documentales. Destrucción Certificada La documentación administrativa tiene unos determinados plazos de vigencia legal. Pasado ese periodo, nosotros nos comprometemos a su eliminación, garantizándole la destrucción segura y certificada. Seguridad y Confidencialidad de sus fondos documentales, asignando una ubicación aleatoria para sus contenedores en nuestro centro de custodia, los cuales irán identificados por código de barras. Gestión y Consultas de sus Archivos Los documentos pueden ser consultados por Ud. de diversos modos en función de las necesidades de su empresa. Consultas físicas: > Solicitadas a través de la Web de GitDoc, mediante teléfono, fax o . > Consultas URGENTES 4 Horas. > Consultas NORMALES 24 Horas. > Envío mensual de listados sobre consultas realizadas y estado de las mismas. Consultas electrónicas: Para el acceso a la información digitalizada, contamos con una amplia gama de alternativas facilitadas por nuestra solución GitDoc: > Con la implantación en su organización del software de Gestión Documental GitDoc. Gratuito > Mediante consultas a través de la web de GitDoc. Entrega y Devolución: Se realizará la entrega de la documentación identificando a la persona solicitante como receptor de la documentación con albarán debidamente firmado por el mismo. De igual forma re realizará la devolución de la documentación si procede.

13 herramienta software herramienta software GitDoc comercializa una potente solución de gestión documental y automatización de procesos workflow diseñada y desarrollada íntegramente por nuestra compañía, la cual permite parametrizar cualquier necesidad a la hora de estructurar documentos, gestionar contenidos o automatizar procesos con ilimitados requerimientos. GitDoc integra todas las herramientas que tradicionalmente se desarrollan de forma independiente: la captura e indexación de documentos, la recuperación de información, la gestión de contenidos, y la automatización de flujos de trabajo (distribución de tareas, seguimiento y archivado). Permite la integración y conexión con otros sistemas y aplicaciones corporativas (ERP y CRM). Es lo suficientemente flexible y escalable, permitiendo la integración de nuevas funcionalidades. Seguridad: permite su definición a nivel de usuario, tarea o documento para parametrizar las acciones que cada usuario puede realizar. Proporciona mecanismos de firma electrónica, certificados digitales y digitalización certificada.

14 G I T D O C H E R R A M I E N T A / S O F T W A R E Una solución personalizada y abierta cuyos principales módulos que la identifican son: > Herramientas para la parametrización del sistema. > Módulos para la captura de información en cualquier tipo de soporte (papel, documentos ofimáticos, correo electrónico, fax, audio, video) e indexación de la información obtenida con múltiples técnicas videograbación, OCR, ICR, código de barras). > Opciones de consulta de la información mediante atributos estructurados, texto libre o la combinación de ambos, y presentación en múltiples tipos de formato. > Automatización de los procesos de negocio asociados a la creación y distribución de documentos. GitDoc vincula personas en multitud de localizaciones, documentos y servicios electrónicos. Permite acortar los procesos y las cargas de trabajo. > Beneficios GitDoc permite la definición, administración y control de flujos de trabajo y automatización de procesos aportando: > Una importante reducción de costes. > Agilización de los procesos y eliminación de cuellos de botella. > La puesta en marcha de las medidas correctoras. > Los controles de seguridad y las garantías de su ejecución. Gracias a su fácil implantación e integración con otros sistemas, reestructuración, módulos y flexibilidad, han logrado la confianza de más de usuarios.

15 consu erram audit servi custo GitDoc.Cert consu sotw erram audit software GitDoc.Cert FACTURA PAPEL ORIGINAL = Software Dota de validez legal a las imágenes resultantes de digitalizar, por este procedimiento, Facturas y Documentos Sustitutivos. IMAGEN CERTIFICADA CON FIRMA ELECTRONICA Y METADATOS > Ahorro de costes. Nuestro Software GitDoc.Cert homologado por la Agencia Estatal de Administración Tributaria según orden EHA/962/2007 del Ministerio de Economía y Hacienda, añade una firma electrónica en el momento de la digitalización, dando validez legal al documento digitalizado. Además aporta todos los metadatos requeridos por la normativa vigente respecto a la factura electrónica y posibilita informes y cierres contables y fiscales. > Procesos administrativos más rápidos y eficientes. > Ayuda eficaz en los procesos de auditoría. > Integración en ERP corporativos. > Eliminación de espacios para almacenar documentos.

16 Avenida de los Metales Leganés - Madrid. Tel Fax

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