DISEÑO DE UN SISTEMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL PARA EL PROGRAMA DE INGENIERÍA DE SISTEMAS DE LA UNIVERSIDAD DE SAN BUENAVENTURA SEDE BOGOTÁ

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1 DISEÑO DE UN SISTEMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL PARA EL PROGRAMA DE INGENIERÍA DE SISTEMAS DE LA UNIVERSIDAD DE SAN BUENAVENTURA SEDE BOGOTÁ BELKYS PATRICIA QUINTERO PAOLA ANDREA FUENTES UNIVERSIDAD DE SAN BUENAVENTURA FACULTAD DE INGENIERÍA PROGRAMA INGENIERÍA DE SISTEMAS BOGOTÁ DC

2 DISEÑO DE UN SISTEMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL PARA EL PROGRAMA DE INGENIERÍA DE SISTEMAS EN LA UNIVERSIDAD DE SAN BUENAVENTURA SEDE BOGOTÁ BELKYS PATRICIA QUINTERO PAOLA ANDREA FUENTES Proyecto De Grado Presentado como requisito para optar por el Título De Ingeniería de Sistemas. ASESORA CLAUDIA RODRÍGUEZ INGENIERA DE SISTEMAS UNIVERSIDAD DE SAN BUENAVENTURA FACULTAD DE INGENIERÍA PROGRAMA INGENIERÍA DE SISTEMAS BOGOTÁ DC

3 NOTA DE ACEPTACIÓN FIRMA DEL PRESIDENTE DEL JURADO FIRMA DEL JURADO FIRMA DEL JURADO 3

4 (A nuestros Padres, hermanos y amigos, que nos apoyaron y nos ayudaron a cumplir nuestras metas) (Dedicatoria) 4

5 AGRADECIMIENTOS Nos gustaría aprovechar este espacio para mostrar nuestros más profundos agradecimientos a todas aquellas personas, instituciones o empresas que de alguna manera, forman parte importante de este logro tan significativo para nosotras. Consideramos que este proyecto es fruto de un gran trabajo en equipo y que todas las personas con las que participamos y convivimos durante estos años, ayudaron a la culminación y el alcance de todas las metas propuestas, tanto académicas como de desarrollo personal. Primero, gracias a Dios quien nos dio vida y salud para llevar a cabo todas nuestras metas propuestas, a nuestros padres por su ejemplo y su constante apoyo, queremos que sepan que estos logros son también fruto de toda su enseñanza. A nuestros hermanos queremos agradecerles también todo el apoyo que siempre nos han brindado. En segundo lugar queremos agradecer a Claudia Rodríguez, nuestra tutora de tesis al igual que a nuestra asesora metodológica Patricia Carreño, por el gran apoyo a lo largo de este tiempo, tanto en el ámbito académico como en el personal. De igual forma, agradecemos el apoyo brindado por la empresa Propilco S.A, especialmente a Blanca Ferrer, Nora Castellanos, Giovanny Ávila y a Bernardino Quintero, por su asesoría y explicación de los aplicativos que actualmente maneja la empresa sobre Gestión Documental. 5

6 Al personal del Archivo General de la Nación, quienes participaron en algunas fases de este trabajo de investigación. Y por último gracias a la Facultad de Ingeniería, especialmente al Programa de Sistemas, a todas las personas que conforman el programa; Directores, Profesores, Secretarias, entre otros. 6

7 TABLA DE CONTENIDO Pág. INTRODUCCIÓN DESCRIPCIÓN Y FORMULACIÓN DEL PROBLEMA ANTECEDENTES DESCRIPCIÓN DEL PROBLEMA PREGUNTA DE INVESTIGACIÓN JUSTIFICACIÓN OBJETIVOS DE LA INVESTIGACIÓN OBJETIVO GENERAL OBJETIVOS ESPECIFÍCOS ALCANCES DEL PROYECTO ALCANCES LIMITACIONES MARCO REFERENCIAL MARCO CONCEPTUAL MARCO NORMATIVO MARCO TEÓRICO Gestión documental Clasificación documental Procesos técnicos Pasos metodológicos para la clasificación Cuadros de clasificación Tablas de retención documental Elementos de análisis y diseño de un sistema de gestión documental Sistemas y formas de almacenamiento METODOLOGÍA 68 7

8 6.1 ENFOQUE DE INVESTIGACIÓN LÍNEA DE INVESTIGACIÓN USB/ SUB-LÍNEA DE FACULTAD/ CAMPO TEMÁTICO DE INVESTIGACIÓN TÉCNICAS DE RECOLECCIÓN DE INFORMACIÓN HIPÓTESIS VARIABLES Variables dependientes Variables independientes DESARROLLO INGENIERIL ANÁLISIS DEL SISTEMA ACTUAL Flujo por documentos del sistema Actual Solicitud de Contenidos Analíticos para transferencias de los estudiantes Solicitud de Reintegro Estudiantes Solicitud de Transferencia de Programa Solicitud Aplazamiento o cancelación de semestre Inscripción de Asignaturas Solicitud de Adición y cancelación de Asignaturas Cambio de Plan de Estudios Solicitud de Suficiencia o Validación de asignaturas Actas de Nodo Solicitud de Requisición de elementos de Oficina Memorandos Solicitud de Cambio Proyecto de Grado del estudiante Procesos documentales Sistema Actual Casos de uso del sistema actual PROPUESTA DEL NUEVO SISTEMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL Codificación de los documentos de la Universidad de San Buenaventura, Sede Bogotá 96 8

9 7.5.2 Sistema de Almacenamiento propuesto Proceso de Recepción y Distribución de Documentos propuesto Casos de uso del proceso general propuesto Diagramas de secuencia del sistema de Gestión Documental propuesto DISEÑO DE LA BASE DE DATOS PROPUESTA Modelo Conceptual de la Base de Datos Modelo Lógico de la Base de Datos DICCIONARIO DE DATOS 127 BIBLIOGRAFÍA 132 ANEXOS 134 CONCLUSIONES 138 RECOMENDACIONES 140 9

10 TABLA DE CUADROS Pág. 1. Cuadro Comparativo (Software Gestión Documental) Clasificación Documental Caso de uso Radicar documentos (Usuario) Caso de uso Solicitar información por medio de documento (Usuario) Caso de Uso Solicitar estado de la solicitud (Usuario) Caso de Uso Recibir documentos (Operador Dependencia) Caso de Uso Revisar documentos (Operador Dependencia) Caso de Uso Registrar datos documento (Operador Dependencia) Caso de Uso Firmar y sellar documentos (Operador Dependencia) Caso de Uso Archivar documentos en carpeta (Operador Dependencia) Caso de Uso Direccionar correctamente los documentos (Operador Dependencia) Caso de Uso Entregar respuesta a usuario (Operador Dependencia) Caso de Uso Recibir documento (Persona Responsable) Caso de Uso Revisar Documentos (Persona Responsable) Caso de Uso Leer documento (Persona Responsable) Caso de Uso Generar respuesta Documentos (Persona Responsable) Caso de Uso Entregar respuesta al Usuario ó Secretaria (Persona Responsable) Proceso Produccion de documentos Proceso de Recepción de documentos Proceso de Distribucción de documentos Proceso de Trámite de documentos Proceso de Organización de documentos Proceso de Consulta de documentos 94 10

11 24. Proceso de Conservación de documentos Proceso de Disposición Final de los documentos Sistema de codificación Codificación Sistema de Gestión Documental Cuadro de Clasificación Documental Formato de Inventario Caso de Uso Mantener, Soportar y Supervisar (Administrador) Caso de Uso Detectar las necesidades (Administrador) Caso de Uso Acceder al sistema (Operador Correspondencia) Caso de Uso Recepcionar Documentos(Operador Correspondencia) Caso de Uso Ingresar Documentos (Operador Correspondencia) Caso de Uso Direccionar Documentos (Operador Correspondencia) Caso de Uso Consultar Documentos (Operador Correspondencia) Caso de Uso Eliminar Documentos (Operador Correspondencia) Caso de Uso Modificar Datos digitalizados (Operador Correspondencia) Caso de Uso Acceder al sistema. (Operador Dependencia) Caso de Uso Buscar documento (Operador Dependencia) Caso de Uso Consultar documento (Operador Dependencia) Caso de Uso Consultar estado del documento (Usuario) Caso de Uso Verificar respuesta del documento (Usuario) Caso de Uso Acceder al sistema (Persona Responsable) Caso de Uso Leer o Consultar Documentos (Persona Responsable) Caso de Uso Generar respuesta (Persona Responsable) Diccionario de datos tabla (Estados) Diccionario de datos tabla (Doc_unid_Estados) Diccionario de datos tabla (Documentos) Diccionario de datos tabla (Usuarios) Diccionario de datos tabla (Tipo _ documentos) Diccionario de datos tabla (Unidades _ administrativas

12 53. Diccionario de datos tabla (Tipo _ usuarios) Diccionario de datos tabla (Flujo_documentos)

13 TABLA DE FIGURAS Pág. Figura 1. Ejemplo de clasificación documental 31 Figura 2.Proceso de Gestión Documental. 40 Figura 3. Ciclo vital del documento 58 Figura 4. Sistema central de correspondencia 90 Figura 5. Ejemplo de clasificación de documentos electrónicos 108 Figura 6. Ejemplo de ordenación de documentos electrónicos

14 INTRODUCCIÓN En la actual sociedad, la información se ha convertido en un recurso esencial para la creación de valor en las organizaciones e instituciones. Con el tiempo, la documentación gestionada conforma la memoria de la organización, de ahí, la importancia de una adecuada gestión, conservación y difusión del patrimonio documental como fuente primaria para conocer el pasado. La gestión de documentos de forma sistematizada es capaz de personalizar soluciones adaptadas a la medida de las necesidades que una organización demande. Por lo tanto no se trata de una solución específica sino adaptable, permitiendo parametrizar cualquier necesidad a la hora de estructurar documentos, gestionar contenidos o automatizar procesos con ilimitados requerimientos. Hoy en día las organizaciones necesitan acceder y consultar de forma frecuente la información archivada. La importancia de los documentos y el volumen de información es lo que motiva a buscar soluciones innovadoras que ofrezcan ventajas y valor añadido sobre los sistemas tradicionales de archivo y almacenamiento. Los archivos por tradición se han identificado con una acumulación incontrolable de papeles y documentos que se guardan en un depósito o local sin ningún criterio técnico de organización y bajo ninguna pauta de seguridad en los documentos que se gestionan, por esta razón surge la necesidad de diseñar un sistema de gestión documental para el programa de sistemas en la Universidad de San Buenaventura, con el fin de realizar un óptimo manejo, administración y gestión de los diferentes documento internos. 14

15 La propuesta de un sistema de Gestión Documental para el programa de sistemas de la universidad de San Buenaventura se divide básicamente en tres etapas; planificación, análisis y diseño. El desarrollo de este sistema permitirá la administración y control de documentos de forma sistematizada, mediante el uso de nuevas herramientas y aplicaciones tecnológicas. La metodología para el desarrollo de este proyecto, se lleva acabo bajo los siguientes aspectos que se dividen en: 1. Desarrollo del estado del arte sobre el proyecto de investigación. 2. Conceptualización del Marco referencial y marco conceptual, así como de la definición del marco legal o normativo y marco teórico. 3. Presentación de Metodología, evaluación de enfoque y línea especifica de investigación. 4. Uso de diversas técnicas de recolección de información e investigación de hechos. 5. Presentación y análisis de resultados. 6. Desarrollo ingenieril. 7. Conclusiones y recomendaciones. 8. Anexos y material de soporte sobre el desarrollo del proyecto de investigación. 15

16 1. DESCRIPCIÓN Y FORMULACIÓN DEL PROBLEMA 1.1 ANTECEDENTES La gestión de documentos fue concebida en los Estados Unidos alrededor de los años 50 y fue reconocida de forma oficial, mediante legislación, a mediados del Siglo XX. Su adopción supuso una auténtica revolución en la teoría y en la práctica archivística, especialmente a partir de la formulación del concepto de ciclo de vida de los documentos, pues se hizo evidente un hilo conductor que mostraba el tránsito de los documentos desde que estos se creaban hasta que debían ser destruidos o conservados permanentemente atendiendo a su valor histórico. A partir de la Segunda Guerra Mundial, en Europa y los Estados Unidos de un modo particular se empiezan a plantear problemas relacionados con la inflación de papel en el seno de las administraciones y la búsqueda de la eficacia y la economía en la gestión de los asuntos públicos y en relación con el ciudadano; ante esta situación comienzan a adaptar a su idiosincrasia administrativa particular las soluciones formuladas y experimentadas en los Estados Unidos. En Colombia, el Reglamento General de Archivos Acuerdo 07 de 1994 expedido por el Archivo General de la Nación, contempló el término Gestión de Documentos y desarrolló el tema en aspectos como la responsabilidad frente a la gestión documental, organización de archivos administrativos, sistemas empleados para la gestión de documentos, valoración documental, transferencias de documentos con valor permanente y eliminación de documentos. En 1996 el Archivo General de la Nación de Colombia en su publicación Gestión documental: bases para la elaboración de un programa, brinda algunos 16

17 lineamientos generales para la implementación de un programa de gestión documental. Actualmente existen diferentes softwares para el manejo de la Gestión Documental sistematizada así como se muestra en la Tabla1. Cuadro Comparativo Software Gestión Documental. Sin embargo cabe destacar que los precios son muy elevados y en muy pocas ocasiones se encuentran desarrollos en software libre. 17

18 Tabla1.Cuadro Comparativo (Software Gestión Documental) SOTWARE LiquidOffice Docuware Gitdoc DocsDB Gestión de Documentos Archivos LTDA Microópticos (Colombia) Windows SharePoint Services. EMPRESA Infoviews (México) TIPO DE FORMATOS EN EL QUE SE PUEDE ALMACENAR.xml, HTML y pdf LICENCIAS Perpetua, por usuario registrado. Docuware (Alemania).tiff, pdf, gif Licencia adicional Sql Server. Gitdoc Tiff,pdf,jpg,bmp,xls, (España) Doc, pps, permite mas Licencia de 200 formatos. adicional Sql Server Semántica (España).tiff Enterprise. Wilkinsonpc (Colombia) Archivos LTDA Microópticos (Colombia) Microsoft Windows (EEUU) No se utilizan imágenes. No se utilizan imágenes. Freeware. No se sabe. PLATAFORMAS DE SOTWARE *Web * Sql Server *Visual Basic *Sql server * Visual Basic *Sql Server. Xls, doc, pps Libre * Servidor Web * SQL Server 2000 ALMACENAMIENTO DE DOCUMENTOS POR MEDIO DE Formato Electrónico. Escaneado e Indexado. Escaneado e Indexado. SE REALIZA SEGUIMIENTO DE LOS DOCUMENTOS *Php * Sql Server. Escaneado e Indexado. SI *4D *Postgress. Digitalizado. SI *Delphi Borland *Interbase Digitalizado. SI Microsoft Web Storage. SI NO SI SI Comunidad Orfeo Libre *Servidor Web Escaneado e Orfeo (Colombia).tiff. * Oracle 10g Indexado. SI 18

19 1.2 DESCRIPCIÓN DEL PROBLEMA Actualmente el programa de Ingeniería de Sistemas de la Universidad de San Buenaventura- Sede Bogotá se limita a generar documentos en forma indiscriminada sin que responda a una planeación, control y organización de los mismos conforme a unas funciones específicas. Por tanto no existe una estructura definida para la administración y gestión de documentos de forma sistematizada, así como tampoco un sistema de gestión documental que se encargue del flujo, estado y disposición de los documentos que entran y salen al programa de Ingeniería de Sistemas de la Universidad de San Buenaventura, en consecuencia existen diversos problemas como la pérdida de información, tiempos de respuesta lentos a los diferentes procesos, deficiencia en la atención al público, altos costos, entre otros. 1.3 PREGUNTA DE INVESTIGACIÓN Qué características técnicas debe tener el sistema de Gestión Documental para que permita la eficiencia y optimización en los procesos y procedimientos académicos? 1.4 JUSTIFICACIÓN La realidad actual es que la mayor parte de la información que dispone la Universidad de San Buenaventura no está correctamente estructurada, lo que limita la posibilidad de utilizarla adecuadamente, dadas las características del sistema interno, se hace indispensable llevar a acabo la gestión de documentos de forma sistematizada, que permita a los usuarios realizar búsquedas para el control y estado de las solicitudes y/o documentos que circulan por la facultad con una gran facilidad, velocidad y flexibilidad de la información que posee el sistema actual. 19

20 2. OBJETIVOS DE LA INVESTIGACIÓN 2.1 OBJETIVO GENERAL Diseñar un Sistema de Gestión Documental para el Programa de Ingeniería de Sistemas de la Universidad de San Buenaventura Sede Bogotá. 2.2 OBJETIVOS ESPECÍFICOS Identificar la normatividad vigente, las orientaciones metodológicas y demás normas aplicables a la gestión documental. Analizar los procesos y procedimientos para la gestión de documentos que se llevan a cabo dentro del Programa de Ingeniería de Sistemas en la Universidad de San Buenaventura - Sede Bogotá. Analizar el flujo de documentos y archivos académicos que corresponden al Programa de Ingeniería Sistemas en la Universidad de San Buenaventura. - Sede Bogotá. Clasificar los diferentes documentos que pertenecen al proceso académico que maneja el Programa de Ingeniería Sistemas en la Universidad de San Buenaventura. - Sede Bogotá. 20

21 3. ALCANCES DEL PROYECTO 3.1 ALCANCES El proyecto final incluye el análisis y diseño de un sistema de gestión documental sistematizado para la administración y control de los diferentes archivos y documentos que pertenecen al proceso académico que maneja el Programa de Ingeniería de Sistemas de la Universidad de San Buenaventura - Sede Bogotá. Esta propuesta traerá beneficios a la comunidad académica en tiempo y agilidad, así como también da la continuidad a otro proyecto el cual es la implementación del sistema de gestión documental para el Programa de Ingeniería de Sistemas de la universidad de san Buenaventura Sede Bogotá, que ayudará a toda la comunidad bonaventuriana. 21

22 4. LIMITACIONES El análisis y diseño del Sistema de gestión documental para el programa de ingeniería de sistemas en la Universidad de San Buenaventura se desarrolla, teniendo en cuenta que el levantamiento de la información interna no está organizada, debido a que los procesos, procedimientos, organigramas actuales y flujos de documentos académicos no se encuentran documentados y actualizados en su totalidad. 22

23 5. MARCO REFERENCIAL 5.1 MARCO CONCEPTUAL La Gestión Documental consiste en el uso de tecnologías y procedimientos que permiten el acceso unificado a información generada en la organización, así como la gestión y administración de archivos que son todas aquellas operaciones administrativas y técnicas que están relacionadas con la Planeación, Dirección, Organización, Control, Evaluación, Conservación, Preservación y Servicios de todos los archivos de una Institución. Uno de los conceptos más importantes dentro de la gestión documental se refiere al ciclo vital del documento, el cual consiste en un conjunto de etapas o fases sucesivas por las que pasan los documentos desde su producción o recepción en la oficina y su conservación temporal, hasta su eliminación o integración a un archivo permanente, el Archivo de Gestión comprende la primera fase de toda la documentación que es sometida a continua utilización y consulta administrativa por las oficinas productoras u otras que la soliciten. Su circulación o trámite se realiza para dar respuesta o solución a los asuntos iniciados, la siguiente fase corresponde al llamado Archivo Central que es el que se encarga de agrupar los documentos transferidos por los distintos archivos de gestión de la entidad respectiva, cuya consulta no es tan frecuente pero que siguen teniendo vigencia y son objeto de consulta por las propias oficinas y particulares en general y por último se encuentra la fase de Archivo Histórico al cual se transfieren los documentos de archivo de conservación permanente que se encuentran ubicados en el archivo central. A todo este proceso integral de los documentos se denomina Archivo Total. 23

24 Para efectos de la conceptualización de un sistema de Gestión documental se tienen en cuenta diversos procesos que mantienen un orden secuencial como son: la producción documental, la cual comprende los aspectos de origen, creación, diseño de formatos y documentos, conforme al desarrollo de las funciones propias de cada entidad o dependencia, el siguiente proceso es la Recepción de Documentos que son todas aquellas operaciones de verificación y control que una institución debe realizar para la admisión de los documentos que son remitidos por una persona natural o jurídica, luego se inicia el proceso de Distribución de Documentos que consiste en todas aquellas actividades que tienden a garantizar que los documentos lleguen a su destinatario, una vez realizadas estas etapas sigue la Consulta de Documentos la cual hace referencia al acceso a un documento o grupo de documentos con el fin de conocer la información que contienen y el estado en el que se encuentran. La consulta garantiza el derecho que tiene un usuario (entidad, dependencia, persona natural, Estado Colombiano, etc.) de acceder a la información contenida en los documentos de archivo y de ser necesario a obtener copia de los mismos. Para el cumplimiento de este propósito, los archivos deben atender los requerimientos y solicitudes de manera personal, telefónica, correo electrónico o remitiendo al usuario, al funcionario competente. Otro de los procesos que se encuentran dentro del sistema de gestión documental es la Retención de Documentos, que es el plazo en términos de tiempo en que los documentos deben permanecer en el Archivo de Gestión o en el archivo central, y así consignarlos en una tabla de Retención Documental. El siguiente proceso que se lleva a cabo es el Almacenamiento, que consiste en almacenar los diferentes tipos de documentos ya sea de forma indexada o escaneada, en este orden secuencial continúa la producción de documentos que se encarga de establecer un conjunto de medidas para garantizar el buen estado 24

25 de los documentos, a este proceso le sigue la Preservación temporal la cual consiste en el almacenamiento de los documentos por un determinado tiempo, finalizado este proceso se continúa con la disposición final de los documentos que consiste en la selección de los documentos en cualquiera de sus tres edades con miras a su conservación temporal, permanente y eliminación que es cuando se realiza la destrucción de los documentos que han perdido su valor administrativo, jurídico, legal, fiscal o contable y que no tienen valor histórico o que carecen de relevancia para la ciencia y la tecnología, todo esto conforme a lo dispuesto en las tablas de Retención Documental que se definen como un instrumento archivístico que representa las diferentes entidades, de acuerdo a sus funciones, procedimientos, documentos que produce, recibe y debe conservar con base al principio de eficiencia que rige la función administrativa. 5.2 MARCO NORMATIVO En Colombia la gestión de documentos se enmarca de acuerdo a las siguientes normas: ISO Gestión de documentos. Generalidades. Declaración de principios dirigida a la Alta dirección o altos cargos que toman decisiones. Estrategia, políticas, etc. Esta norma propone como metodología de diseño evaluar las siguientes etapas: ETAPA A: INVESTIGACIÓN PRELIMINAR ETAPA B: ANÁLISIS DE LAS ACTIVIDADES DE LA ORGANIZACIÓN ETAPA C: IDENTIFICACIÓN DE REQUISITOS ETAPA D: EVALUACIÓN DE LOS SISTEMAS EXISTENTES 25

26 ISO Gestión de documentos. Directrices. Explicación de la metodología de diseño. Esta norma propone como metodología de diseño evaluar las siguientes etapas: ETAPA E: IDENTIFICACIÓN DE LAS ESTRATEGIAS PARA CUMPLIR LOS REQUISITOS. ETAPA F: DISEÑO DE UN SISTEMAS DE GESTIÓN ETAPA G: IMPLEMENTACIÓN DEL SISTEMA ETAPA H: REVISIÓN POSTERIOR A LA IMPLEMENTACIÓN La legislación Colombiana propone algunas disposiciones atinentes a los archivos de gestión, centrales e históricos, para sustentar la elaboración de proyectos y la definición de acciones archivísticas que hagan que los archivos y centros de información sean útiles para la gestión administrativa y partes fundamentales del patrimonio de cada organización. Ley 594 del 2000: Ley General de Archivos. NTC 4095: Norma general para la descripción archivística. ACUERDOS EXPEDIDOS POR EL CONSEJO DIRECTIVO DEL ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN Acuerdo 07 de 1994: Reglamento General de Archivos. Acuerdo 09 de 1997: Reglamenta el procedimiento para la evaluación de las Tablas De Retención Documental. 26

27 Acuerdo 11 de 1996: Establece criterios de conservación y organización de documentos. Acuerdo 48 de 2000: Desarrolla el articulo 59 del capitulo 7 Conservación de documentos del Reglamento General de Archivos sobre conservación preventiva, conservación y restauración documental. Acuerdo 49 de 2000: Desarrolla el articulo 61 del capitulo 7 Conservación de documentos del Reglamento General de Archivos sobre Condiciones de edificios y locales destinados a archivos. Acuerdo 50 de 2000: Desarrolla el articulo 64 del titulo VII Conservación de documentos del Reglamento General de Archivos sobre Prevención de deterioro de los documentos de archivo y situaciones de riesgo. 5.3 MARCO TEÓRICO GESTIÓN DOCUMENTAL Se define Gestión documental como el Conjunto de actividades administrativas y técnicas tendientes a la planificación, manejo y organización de la documentación producida y recibida por las entidades, desde su origen hasta su destino final, con el objeto de facilitar su utilización y conservación Un Sistema de gestión documental se puede concebir como el conjunto de instrucciones en las que se detallan las operaciones para el desarrollo de los procesos de la gestión documental al interior de cada entidad, tales como producción, recepción, distribución, trámite, organización, consulta, conservación y disposición final de los documentos. 27

28 El sistema de gestión documental debe asegurar la asignación de recursos económicos, humanos y físicos que permitan el desarrollo armónico de las distintas fases archivísticas con los criterios operativos del mismo. Con la realización del Sistema de gestión documental se pretende lograr los siguientes aspectos: 1 Resaltar la importancia del papel de los documentos y archivos, como lenguaje natural de la administración, para el funcionamiento de la misma, elementos de apoyo decisivos para la transparencia y el control de la gestión y garantía de los derechos individuales y colectivos. La racionalización y la normalización de la documentación desde su producción hasta su destino final. Normalizar la utilización de materiales, soportes y equipos de calidad y que a la vez preserven el cuidado del medio ambiente. Lograr una acertada normalización en los procedimientos para el recibo, radicación y distribución de la correspondencia mediante la utilización de sistemas eficientes. Regular el manejo y organización del sistema de administración de documentos y archivos a partir de la noción de Archivo Total y los enunciados de finalidad, responsabilidad, confidencialidad, seguridad y accesibilidad. Implementar el desarrollo de procesos básicos de aplicación de la tabla de Retención Documental, organización, transferencias primarias, recuperación, preservación, conservación de la información y disposición final de los documentos. Facilitar la recuperación de la información en forma rápida y oportuna. 1 RHOADS, James B. La función de la gestión de documentos y archivos en los sistemas nacionales de información: estudio del RAMP. Paris: UNESCO, p. 28

29 Encaminar los archivos para que sean verdaderos centros de información, útiles para la administración e importantes para la cultura. El manejo integral de los documentos y de la información como base para la toma de decisiones y la preservación de la memoria institucional. La integración de los estamentos institucionales en torno a objetivos comunes y a una política informativa total. La evaluación y valoración de la documentación para evitar la acumulación innecesaria de información y reducir costos en la producción y conservación del acervo documental. La simplificación de trámites en los procesos administrativos con miras al flujo normal y eficaz de la información. La normalización de las tareas archivísticas a la luz de la nueva concepción del ARCHIVO TOTAL. Dentro del proceso archivístico tradicionalmente las entidades han centrado su atención y preocupación en aquella documentación que se encuentra almacenada en los llamados Archivos Centrales, por otra parte existe el desconocimiento y poca importancia del documento durante su primera fase de formación dentro del sector público y privado de Colombia. Un sistema de gestión documental permite tener una visión exacta y completa de las políticas, funciones, programas y servicios de una entidad, lo cual se ve reflejado en un sistema institucional de archivos plenamente organizado y definido que garantiza el flujo y disposición de la información en forma ágil y oportuna. Para elaborar un Software de gestión documental, se deben considerar los siguientes aspectos: 2 2 RODRÍGUEZ, Celso. Programa de administración de documentos: Orientaciones generales. Washington, D.C.: 29

30 Administrativos: Se refiere a contemplar las situaciones administrativas de la gestión de documentos en aspectos como la transparencia, la simplificación de trámites y la eficiencia de la administración. Económicos: Hacen relación al análisis de situaciones de tipo económico de la gestión de documentos, como la reducción de costos derivados de la conservación de documentos innecesarios y la racionalización de los recursos destinados para la gestión documental. Archivísticos: Son considerados la base de un Software; se refieren a la teoría sobre la gestión de documentos. Estos son: El concepto de archivo total, el ciclo vital del documento, el principio de procedencia y el principio de orden original. A partir del estudio y análisis de la documentación el sistema de gestión documental normaliza todas las fases de gestión documental: Producción o recepción; preservación y disposición final (eliminación o conservación) de la información institucional como recurso indispensable para la toma de decisiones y la conservación del patrimonio documental de la entidad CLASIFICACIÓN DOCUMENTAL La Clasificación documental consiste en la labor donde se identifican y establecen las Series numéricas que componen cada agrupación documental (fondo, sección y subsección), de acuerdo con la estructura orgánicofuncional de la entidad. Por ejemplo en la estructura orgánica de un municipio, los documentos generados en la secretaria de gobierno por procedencia, conforman una sección documental en la que se integraran los documentos producidos en desarrollo de las funciones Organización de Estados Americanos, p 30

31 asignadas. Así mismo, como esta Secretaria puede delegar algunas funciones en grupos de trabajo, Grupo de Inspecciones, Grupo de Servicios Generales, entre otros. Los documentos que confirman el cumplimiento de estas funciones delegadas, conformaran las subfunciones documentales correspondientes 3, como lo muestra la Figura 1. Figura 1. Ejemplo de Clasificación Documental. PROCEDENCIA XYZ Salud Gobierno Servicios Inspección Servicios

32 PROCEDENCIA Municipio XYZ Fondo Documental XYZ Secretaria de Gobierno Sección Documental Grupo de Inspección Subsección Documental G. Servicios Especiales Subsección Documental Fondo documental: Totalidad de las series documentales de una institución o conjunto de documentos producidos orgánicamente por una dependencia o entidad, con cuyo nombre se identifica. En este caso, el Fondo documental es: Municipio XYZ. Sección: es una subdivisión de un fondo en este caso la Sección Documental es: Secretaria de Gobierno. Subsección: es una subdivisión de una sección las Subsecciones coinciden con las oficinas de cada área. En este caso Grupo de Inspección y Grupo Servicios Especiales. A continuación se muestra la Tabla 2, donde se explica la clasificación Documental: 32

33 Tabla 2. Clasificación Documental PROCEDENCIA AGRUPACIONES DOCUMENTALES Municipio XYZ Fondo Documental XYZ * Secretaria De Gobierno Sección Documental - Grupo de Inspección Subsección Documental - Grupo de Servicios Generales Subsecciones Documentales La clasificación es el primer paso del conjunto de procesos destinados a la organización de archivos tendientes a controlar, recuperar y conservar la información contenida en los documentos para su utilización administrativa, jurídica y científica. ORGANIZACIÓN DE ARCHIVOS Clasificación Ordenación Descripción La clasificación documental comprende o identifica los siguientes aspectos: El proceso, Principio de procedencia, Orden original y Funciones que a continuación se explica. 33

34 EL PROCESO: Como proceso archivístico, la clasificación permite la identificación y el agrupamiento sistemático de documentos semejantes con características comunes, teniendo como base la estructura orgánico-funcional de las instituciones y los trámites administrativos que adelantan las dependencias en el ejercicio de sus funciones. La clasificación debe reflejar la estructura de cada entidad de tal manera que las agrupaciones documentales resultantes correspondan a las subdivisiones que conforman la institución. Clasificar implica identificar la procedencia de los documentos teniendo en cuenta la estructura orgánica y las funciones desarrolladas por una institución a lo largo de su gestión. CLASIFICAR IDENTIFICAR PROCEDENCIA ESTRUCTURA FUNCIONES La clasificación es la adaptación de un Fondo Documental a la estructura de la entidad que lo produce o lo produjo, una vez identificadas las categorías administrativas (dependencias) y archivísticas (series, unidades y tipos documentales) en las cuales se refleja la institución productora de los documentos. 4 La clasificación es connatural a los documentos de archivo, ya que éstos se encuentran clasificados por estar vinculados, en primer lugar a la Institución 4 GODOY, Julia. Tablas de retención y transferencias documentales. ED Gráficos Colombia Ltda. Bogotá, p. 34

35 que los produce y en segundo lugar al quedar adscritos a una dependencia o división de aquella, en cumplimiento de un procedimiento administrativo. La clasificación bien fundamentada, deberá basarse tanto en la aplicación de los principios de procedencia y de orden original para identificar las categorías y grupos que reflejan la estructura jerárquica del fondo, como en la identificación de las funciones asignadas a las dependencias y los asuntos que éstas tramitan. PRINCIPIO DE PROCEDENCIA En el proceso de clasificación, la procedencia (productor) permite identificar los creadores de documentos, que bien pueden ser institucionales (fondos documentales) y administrativos (secciones y sub secciones documentales). Los institucionales están referidos a la totalidad de los documentos producidos por una entidad. En lo que respecta a los productores administrativos, la procedencia está dada por las dependencias, llamadas unidades administrativas, divisiones o secciones, en que están organizadas las instituciones, de acuerdo con la estructura orgánica. En este orden de ideas, el concepto de procedencia debe aplicarse a toda la entidad, incluyendo la unidad más pequeña que cumpla funciones definidas y determinadas, sobre la cual tenga una responsabilidad directa. ORDEN ORIGINAL Este principio archivístico en la clasificación, se aplica a partir del conocimiento de los procedimientos administrativos que determinan el orden en que los documentos se producen para el desarrollo de un trámite. Al clasificar conviene restablecer, en lo posible, el orden primitivo de los documentos atendiendo la secuencia en que se generaron en cumplimiento 35

36 del trámite administrativo. Esto sólo se puede lograr, si todas las oficinas o unidades administrativas productoras de documentos, conocen sus funciones y su participación en los diferentes trámites administrativos. El orden original (secuencia administrativa de producción) se relaciona con las Unidades Documentales en las que se plasman las actividades adelantadas en la resolución de un asunto, que por función le es asignado a una dependencia para el logro de los objetivos para los que fue creada. Estas funciones están definidas en los actos administrativos (ley, decreto, resolución, acuerdo, acta, manuales de procedimientos o funciones entre otros) emitidos por el organismo competente y/o la organización. Para que el principio de orden original cumpla su cometido debe preservar las interrelaciones documentales que le son inherentes; es decir, que se respete el estatus de cada documento, de acuerdo con el lugar que ocupe en un trámite determinado. Así, cada unidad documental deberá estar conformada por los documentos que le corresponden de acuerdo a cada trámite, de tal manera que al revisar una unidad documental, en ella se vea reflejada la creación y uso de los documentos, así como la razón por la cual fueron creados. Al agrupar los documentos de acuerdo con el trámite, se está respetando el principio archivístico de orden original, preservando la ordenación física de los documentos producidos en dicho trámite. FUNCIONES En la clasificación, las funciones determinan las series que corresponden a cada agrupación documental, ya que éstas son el resultado de actuaciones Reguladas por normas de procedimiento, en cumplimiento de los objetivos encomendados a cada dependencia. En toda institución hay funciones comunes y específicas. Las comunes son aquellas funciones administrativas genéricas, que sirven de apoyo para el ejercicio de las competencias de 36

37 cualquier entidad (personal, presupuesto, asuntos jurídicos, etc.). Las específicas desarrollan la misión de la entidad y constituyen su razón de ser, haciéndola diferente de cualquiera otra. Estas funciones son delegadas en las áreas técnicas PROCESOS TÉCNICOS El desarrollo de los principios básicos a nivel operativo se inicia con los procesos técnicos que constituyen herramientas de primera mano en la gestión documental: Identificación, Valoración, Selección y Eliminación. Los dos primeros preceden la elaboración de las Tablas de Retención Documental y los dos últimos son su resultado. A continuación se detalla cada uno. o IDENTIFICACIÓN La identificación permite reconocer la procedencia, caracterizar y describir la documentación motivo de análisis. Como ya se anotó, la identificación de las secciones, series y subseries dentro de un fondo documental, debe realizarse teniendo en cuenta la estructura orgánico-funcional de la entidad productora. Este procedimiento denominado clasificación, permitirá ubicarse en el nivel que se quiere caracterizar y describir. La identificación puede establecerse de lo general a lo particular de la misma manera como se realiza la descripción, así: FONDO SECCIÓN SUB-SECCIÓN Debe partirse del FONDO identificándolo con toda la documentación producida por la entidad, pasando por la sección y subsección que son las agrupaciones documentales generadas por las unidades administrativas de mayor y menor rango. 5 5 Ibíd. Tablas de retención y transferencias documentales, página

38 Una vez identificados y establecidos los anteriores niveles jerárquicos se descenderá al nivel documental: FONDO SUB-SERIE UNIDAD DOCUMENTAL La serie está constituida por unidades documentales que bien pueden ser simples (un solo tipo documental) o compleja (tipos documentales diferentes). Las series inventariadas son la base para verificar y controlar las transferencias documentales. Así mismo, las series constituyen la unidad básica de valoración porque reflejan las actividades desarrolladas por la oficina productora en virtud de las funciones asignadas. o VALORACIÓN El objetivo de la Valoración es proteger el Patrimonio Documental ya que permite el establecimiento de los valores primarios y secundarios y su permanencia en cada una de las fases de archivo. o LA VALORACIÓN EN EL CICLO VITAL Pueden existir criterios generales para la Valoración, teniendo como base el ciclo vital de los documentos y el funcionamiento institucional. Para tales efectos es importante tener en cuenta el uso, su frecuencia y las normas que regulan la producción documental. Estos criterios permitirán determinar si un documento está en su fase activa, semiactiva o inactiva. Las dos primeras fases hacen relación a los VALORES PRIMARIOS, en tanto que la tercera puede contener o no documentos con VALORES SECUNDARIOS. 38

39 En la primera etapa del proceso de valoración -establecimiento de valores primarios- deben intervenir tanto los productores de la documentación como los archivistas, apoyados por expertos en las áreas administrativa, legal y contable. En la segunda etapa -establecimiento de los valores secundarios es necesaria la participación de productores, archivistas e historiadores. En un sistema integrado de archivos, la valoración debe realizarse desde dos perspectivas: 1. Desde el Archivo Central correspondiente, que viene siendo el organismo productor. 2. Desde el centro de documentos, siendo el organismo de recepción central. o SELECCIÓN La selección es el proceso mediante el cual se determina la conservación parcial de la documentación por medio del muestreo. La selección documental permite: a. Optimizar el control y facilitar el acceso a los documentos requeridos por la administración o por el usuario externo. b. Ofrecer acervos documentales integrales que reflejen la estructura de la entidad productora. c. Reducir costos en espacio, tiempo y materiales. d. Garantizar la conservación documental. La selección es un proceso que debe institucionalizarse para lo cual es necesario establecer pautas generales que sean observadas y aplicadas en el ámbito administrativo. 6 6 COLOMBIA, ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN. Reglamento General de Archivos. Santa fe de Bogotá: El archivo, p 39

40 Figura 2. Proceso de Gestión Documental. ttp:// El trabajo de selección requiere un conocimiento amplio de la institución productora de los documentos. Por esta razón, es conveniente plantear programas de archivos sectoriales que incluyan, de una parte, la documentación administrativa (historia laboral, nóminas, inventarios de bienes, declaraciones tributarías, órdenes de pago) y la documentación misional, específica o característica que refleje las funciones de la entidad. Si bien es cierto que no hay una norma general de selección se pueden señalar algunos elementos indispensables para abordar este proceso: a. La selección puede aplicarse a documentación que ha perdido su vigencia. b. La selección debe aplicarse a series documentales voluminosas y cuyo contenido informativo se repite o se encuentra registrado en otras series. c. La selección se aplica a series documentales cuyo valor informativo no amerita su conservación total. d. Cuando una serie documental no requiere conservarse totalmente debe seleccionarse a través de muestreo. Los procesos de identificación, valoración y selección documental permiten establecer qué documentos deben ser eliminados. 7 7 Ibíd., página

41 o ELIMINACIÓN Es la destrucción de los documentos que han perdido su valor administrativo, jurídico, legal, fiscal o contable y que no tienen valor histórico o que carecen de relevancia para la ciencia y la tecnología. a. La decisión de eliminar documentos, si no está establecida por ley o reglamento, es responsabilidad del Comité de archivo de cada entidad. b. Un principio que debe observarse es aquel según el cual los documentos inactivos que han sido de antemano señalados como eliminables, deben destruirse tan pronto como se cumpla el plazo fijado por las Tablas de Retención. c. Ninguna serie documental puede ser destruida sin estar previamente registrada en la correspondiente Tabla de Retención. La eliminación deberá realizarse atendiendo lo estipulado al respecto. d. Las eliminaciones deben formar parte del proceso de preparación de las transferencias primarias y secundarias, es decir, cuando los archivos de gestión transfieren al central y este al histórico, En todos los casos deberá levantarse un acta acompañada de su respectivo inventario PASOS METODOLÓGICOS PARA LA CLASIFICACIÓN Con la clasificación se reconstruye cómo es y cómo funciona la entidad que ha producido los documentos. Lo que caracteriza un archivo y lo especifica de manera determinante, es el vínculo originario y necesario que los documentos tuvieron en el momento de su creación, en cumplimiento de una actividad práctica, jurídica y administrativa. Como documentos debidamente clasificados deben reflejar la misión, objetivos y funcionamiento de la entidad que los produjo, es necesario aplicar los pasos metodológicos que se 41

42 presentan a continuación para adelantar la clasificación de los mismos. IDENTIFICACIÓN DE PRODUCTORES La primera tarea que debe abordarse es la Identificación de las Agrupaciones Documentales: Fondo, Sección y Subsección. A partir de la información contenida en los actos administrativos de creación y reestructuraciones del organismo productor y de los organigramas. Para la identificación de un Fondo Documental -que corresponde a la totalidad de la documentación producida, recibida y conservada por una entidad- es necesario recopilar información sobre el Origen y evolución del organismo productor, teniendo en cuenta: - Fecha de creación. - Fecha de supresión, si es del caso. - Disposiciones que han modificado la estructura de la entidad. - Funciones análogas. - Organismos que heredan competencias. De acuerdo con la vigencia administrativa en las instituciones pueden encontrarse los siguientes fondos documentales: FONDOS ABIERTOS: Documentación de entidades administrativas vigentes. FONDOS CERRADOS: Documentación de entidades suprimidas. FONDOS ACUMULADOS: Documentación reunida por una entidad en el transcurso de su vida institucional sin ningún criterio archivístico de organización y conservación. Es de advertir, que cada fondo documental debe clasificarse separadamente, teniendo en cuenta que la información sobre origen y evolución del 42

43 organismo productor es pertinente a cada fondo. En consecuencia, cada uno será tratado atendiendo lo señalado anteriormente. De otra parte, algunas entidades asumen funciones de otras que se suprimen y dado que administrativamente tienen que seguir desarrollando las actividades correspondientes, para adelantarlas deben conocer los antecedentes, que están contenidos en la documentación precedente. Por procedencia, esta documentación constituirá fondos cerrados con limitación cronológica hasta la fecha en que fue producida por la entidad suprimida y no debe mezclarse con los documentos que produzca la entidad que asume las funciones, ya que éstos formarán parte de su propio fondo documental. REVISIÓN DE ESTRUCTURA ORGÁNlCA Para identificar las Secciones y Subsecciones Documentales relacionadas con la documentación producida por cada una de las dependencias de mayor rango y por los grupos de trabajo en que éstas se subdividen- es necesario recopilar los actos administrativos mediante los cuales se legalizan los cambios estructurales de la entidad y establecer la jerarquía de las dependencias para saber cuáles de ellas son del nivel directivo y cuáles del subalterno. Estos datos son necesarios para codificar las dependencias y las series documentales que le corresponden a cada una. Al abordar esta tarea es necesario recopilar información sobre la Estructura Orgánica de la entidad, basándose en: Organigrama. Creación y supresión de dependencias. Manuales de funciones. 43

44 Manuales de procedimientos. Reglamentos Internos. La Clasificación debe sustentarse en el respeto a la estructura de la entidad, para lo cual es necesario tener a mano tanto los Estatutos como los Organigramas. Con la información brindada por estos elementos se delimitará la agrupación documental correspondiente a cada división. Debe tenerse siempre presente que las funciones y actividades de una entidad no son estables ni permanentes, pues éstas se modifican con los cambios organizacionales. Los actos administrativos que sustentan dichos cambios, sirven de soporte para que la clasificación esté siempre acorde con los momentos históricos de la institución. Una vez identificada cada dependencia u oficina, es necesario analizar tanto sus funciones como los procedimientos administrativos que normalizan la producción y trámite documental. ASIGNACIÓN DE SERIES DOCUMENTALES Y ASUNTOS Las series documentales se identifican con las funciones y actividades desarrolladas por las dependencias para el cumplimiento de los objetivos propuestos. Para desarrollar sus funciones, cada entidad establece trámites y procedimientos administrativos que se reflejan en la producción documental necesaria para iniciar y finalizar la acción administrativa. La documentación generada en desarrollo de esta actividad origina una unidad documental que, reunida con otras de estructura y contenido homogéneos, conforman la Serie Documental. Cada serie documental está asociada a un asunto en particular, cuya denominación resulta del análisis del contenido de los documentos reunidos en torno al trámite que los genera. Hay funciones específicas que identifican un asunto principal. Sin embargo, 44

45 los procedimientos establecidos para los trámites administrativos pueden variar, lo cual hace que surjan asuntos relacionados con el principal. En tales casos el título o denominación del asunto principal -Serie podrá subdividirse en cierto número de asuntos relacionados, que quedarán indicados como - subseries. Los asuntos hacen referencia al contenido específico de cada unidad documental que materializan los trámites administrativos adelantados por las dependencias delegadas para resolverlos. En consecuencia, los documentos que guardan relación con el asunto deberán integrarse en torno al trámite del cual forman parte. En los archivos administrativos, se identifican fácilmente los asuntos que tramitan las oficinas ya que están señalados tanto en los manuales de procedimientos como en las funciones asignadas a cada dependencia. En los fondos acumulados, los asuntos se identifican por el contenido de los documentos y a través de ellos es posible reconstruir los trámites y por ende el orden original en que se produjeron los documentos, así como también la red de relaciones entre las dependencias. A través de los asuntos, se puede restablecer la historia institucional, con lo cual se logrará hacer la clasificación aplicando los principios archivísticos de procedencia y orden original CUADROS DE CLASIFICACIÓN Son esquemas que reflejan la jerarquización y clasificación dada a la documentación producida por una institución. En ellos se registran jerárquicamente las Secciones, Subsecciones, las Series y Subseries Documentales. Los cuadros tendrán tantas casillas como unidades 45