Manual de ventas Clientes

Transcripción

1 Ventas. Funcionalidad, acceso y contenidos Esquema de procesos y estados Manual de ventas Clientes Clientes Funcionalidad y acceso Listado Crear/modificar Datos de cliente Ficha de cliente

2 VENTAS - funcionalidad - acceso - contenidos FUNCIONALIDAD Desde ventas podemos gestionar todas las fases de este proceso, hacer presupuestos, gestionar pedidos, generar albaranes o facturas periódicas, así como emitir facturas, y enviarlas. Así mismo, podemos gestionar a nuestros clientes, hacer un seguimiento de las ventas, por clientes, por comercial, por centro de gestión, etc., seguir su evolución y planificar su futuro, pudiendo desarrollar su propio plan de ventas para su departamento comercial, todo ello de una forma sencilla e intuitiva. COMO ACCEDO? Desde la pantalla de inicio, pinchando en ventas en el acceso directo, o en la barra de menú. CONTENIDOS Clientes (listados de clientes, potenciales y potenciales y clientes) Presupuestos (listado de presupuestos, conceptos presupuestos desglosados y calendario) Pedidos (listado de pedidos, conceptos pedidos desglosados y calendario) Facturas (listado de facturas, conceptos, facturas desglosadas, vencimientos, IRPF y calendario) Facturas periódicas (listado, conceptos, facturas periódicas desglosadas, periodicidades, IRPF, periodicidades de artículos) Ingresos, (tipos de ingresos)

3 Ventas esquema de procesos y estados Presupuestos Pedidos Albaranes Facturas periódicas (periodicidades), Facturas Ingresos Cobros Estado Contabilidad (asientos) Estado Traspaso a: Pedido factura - presupuesto de compra Pendiente / Aceptado / Rechazado / Finalizado Traspaso a: Albarán factura - factura periódica Pendiente / Finalizado Traspaso a Factura Pendiente / Entregado Generar facturas Pendiente / Activa / Baja Generar cobros - contabilizar Pendiente / Finalizado Generar cobros - contabilizar Pendiente / Finalizado Cambiar estado generar remesa - ficheros SEPA - contabilizar - cobro parcial - devolución Pendiente / cobrado Deshacer asientos Pendiente / Finalizado

4 Ventas estados Los estados en Fly basic tienen una gran importancia, puesto que es un indicador que nos permite controlar en cada listado de datos, facilitando el acceso a estos, y su gestión. NOTA: mediante las consultas totalizadas, podemos acceder a los datos (ver manual, funcionamiento general, listados, herramientas de listado y herramientas de columnas) El uso de estos es totalmente libre por el usuario. recomendados: Comunes Pendiente, es el estado en el que se generan los registros por defecto. Finalizado, lo usamos para indicar que esta todo ok Presupuestos Aceptado, en presupuestos, cuando nos confirman el presupuesto, y previo al traspaso a pedido) Rechazado, en presupuestos cuando se rechaza Albaranes Entregado, en albaranes, una vez realizada la entrega de mercancía Facturas periódicas Baja, en factura periódica Activa, en factura periódica Cobros Cobrado

5 Ventas / Clientes funcionalidad y acceso FUNCIONALIDAD Este listado muestra las empresas contenidas en / Mi empresa / contactos / empresas /, que tengan el indicador de cliente, SI. (Ver manual de configuración, / Mi empresa / contactos / empresas /). En la página de inicio, en el listado de clientes, y en las fichas de clientes, hay un buscador de empresas, que nos permite acceder directamente la ficha de un cliente. También podemos realizar consultas y visualizar las gráficas. NOTA: El registro de empresas en Fly basic es único, para clientes, proveedores y potenciales. COMO ACCEDO? Desde la ventana de área o barra de menú, seleccionando la opción clientes. Desde el buscador de la página de inicio o desde el buscador del área de ventas Buscador de pantalla de inicio Buscador de pantalla de área

6 Ventas / Clientes Listado crear / modificar Desde el listado de clientes y desde la ficha podemos crear una empresa cliente o modificar sus datos. Al pinchar en crear, o modificar, se nos abre una ventana de edición, en la que rellenaremos, o modificaremos los datos del cliente. Estos se muestran ordenados en agrupaciones, que se despliegan o cierran al pinchar encima. Una vez introducidos los datos, pinchamos en guardar o añadir en cadena si queremos crear más empresas. NOTA: Al abrir una ventana de edición, este se abre igual que la dejamos al guarda la última vez Crear o modificar: La creación y modificación de un cliente, la podemos realizar desde el listado de clientes o desde la ficha de un cliente. Modificar

7 Ventas / Clientes Datos de clientes En Fly tiene gran importancia la correcta introducción de los datos de los clientes, puesto que permite que se carguen de forma automática los datos en el sistema. Por ejemplo, si informamos la forma de cobro a un cliente, al generar una factura y un cobro a este cliente, nos aparece de forma automática, lo que agiliza enormemente la realización de gestiones. VENTANA DE EDICIÓN Datos abiertos, son los datos visibles en la ficha, y nos muestran el estado del cliente (Activo, baja, pendiente etc.) la fecha de alta, entre otros. Agrupaciones Contacto, es necesario rellenar los datos de contacto, para la emisión de facturas, en particular, la razón social, el Cif, y la dirección. Debemos completar el correo electrónico para el envío de documentos al cliente. Datos económicos, podemos predefinir la forma de cobro, el banco desde el que le cobraremos, el tipo de vencimiento (por defecto es contado), y en su caso el tipo de ingreso. Estos datos se cargan de forma automática al crear una factura y un cobro. Datos de empresa, podemos indicar un tipo de empresa (parra clasificar a nuestros clientes), la fecha de alta y baja. Dependiendo de la opción contratada, podremos Indicar el centro de coste, el centro de gestión, predefinir un texto en factura, indicar un grupo empresarial, responsable asignado etc.) Otros, según usuarios Fly basic puede tener otras agrupaciones. NOTA: Al rellenar los datos de dirección, el programa automáticamente crea un registro con la cuenta en bancos

8 Ventas / Clientes Ficha de cliente La ficha de empresas nos muestra información del cliente agrupada en pestañas y nos da acceso a los contenidos. (Ver manual de funcionamiento general, fichas) CONTENIDOS Administración, Ventas, Compras, Finanzas, Comercial. NOTA: Puede haber otros según módulos contratados. Nos dan acceso a los módulos de cada área. Datos calculados, nos da información económica del cliente. Si pinchamos encima de un dato nos abre un listado con los registros. Seleccionamos una empresa en el listado Contenidos Los contenidos se muestran agrupados, al pinchar sobre uno de ellos se despliega la barra con los accesos, y una vez pinchamos en el deseado, nos muestra abajo, un listado con los registros.

9 Ficha de cliente Herramientas de mantenimiento Crear Actualizar Modificar: Abre la ventana de edición Eliminar Herramientas de datos Documentos: guarda y consulta documentos en la ficha. Ficha: Resumen de la ficha Columnas: Configurar por usuario los datos de la ficha Envía un correo con la información de la ficha Impresora Informes existentes en la ficha Buscador: Realiza búsquedas de otras datos registrados en el mismo listado. Ayuda Favoritos: Guarda la ficha en favoritos Herramientas/duplicar registro: Crea una ficha nueva idéntica Datos de la ficha Se muestran los datos contenidos en la ficha. Pueden mostrarse los datos ordenados en varias pestañas Datos calculados, relacionados con la información contenida en la ficha Barra de contenidos Desde esta opción podremos acceder a los listados relacionados de la ficha. Estos pueden estar agrupados, en ventanas de áreas u otras Contenidos de la ficha Una vez seleccionado un acceso, a su vez, podemos acceder a los contenidos del registro