II. MARCO OPERATIVO. Manual de Gestión de Proyectos Implementados por el Gobierno Capítulo II: Marco Operativo Edición: Mayo de 2015 Pág.

Transcripción

1 Pág. 1 de 11 II. MARCO OPERATIVO A. EL DOCUMENTO DE PROYECTO El documento reúne todos los elementos que definen y posibilitan la implementación de las actividades del Proyecto (Anexo 2.A): I. Diagnóstico II. Estrategia del Proyecto - Beneficiarios - Participación del PNUD - Estrategia de salida - Arreglos de coordinación III. Marco de Resultados y Recursos - Plan de Trabajo Anual IV. Arreglos de Gestión V. Marco de Monitoreo y Evaluación VI. Contexto Legal VII. Anexos - Hoja de datos básicos - Plan de adquisiciones. Términos de referencia del personal clave - Plan de ingresos anual - Registro de riesgos - Plan de monitoreo anual - Gestión de Calidad de las Actividades-Resultado del Proyecto (opcional) - Procedimientos para el cierre de Proyectos - Procedimientos especiales de implementación para costo compartido que se origine en operaciones con el BID/Banco Mundial - Plan de Acción del Programa País - Otros Acuerdos

2 Pág. 2 de 11 B. PROCEDIMIENTOS PRESUPUESTARIOS COMUNES A TODOS LOS PROYECTOS Es mandatorio que el documento de Proyecto sea aprobado y debidamente firmado por el Ministerio de Relaciones Exteriores y Culto, el PNUD y el organismo ejecutor/asociado en la Implementación. El manejo financiero se sujeta a las políticas y procedimientos del PNUD y su ejecución se origina en la aprobación y firma del documento de Proyecto y en la verificación del depósito de fondos en la cuenta del PNUD en caso de tratarse de costos compartidos. (El capítulo V se refiere al manejo contable de los pagos). Por mutuo acuerdo el Gobierno y el PNUD pueden introducir modificaciones en el documento del Proyecto y en el presupuesto. Estas modificaciones o ajustes se denominan "revisiones al documento de Proyecto". En la siguiente tabla se describe el tipo de revisión que puede surgir durante la implementación del Proyecto a fin de, por el lado del documento, reeditar el texto de las secciones que merecen revisión y/o actualización y/o reflejar la asignación real de los recursos financieros: Revisión del documento (incluyendo presupuesto) i. Modificaciones en los objetivos inmediatos; ii. Modificaciones en las actividades y resultados; iii. Modificaciones en el marco institucional; iv. Extensiones, reprogramaciones, cancelaciones. v. Otras modificaciones que merezcan consideración especial. Revisión solamente del presupuesto i. Transferencias entre cuentas de gastos, y/o entre años ii. Aumentos y disminuciones en el costo total iii. Revisiones finales Todos los signatarios del documento inicial de apoyo al programa o documento inicial de proyecto deben firmar las revisiones. La tabla siguiente detalla el Plan de Cuentas. Las normativas y procedimientos aplicables se describen en los siguientes capítulos.

3 Pág. 3 de 11 Cuenta Presupuestaria Cuenta de Gastos Descripción Consultores Internacionales Consultores Internacionales-corto plazo Técnico Consultor Internacional-corto plazo Apoyo Consultores Nacionales Consultor Nacional. Corto Plazo ~ Técnico Consultor Nacional Corto Plazo ~ de Apoyo Viajes Transporte ~ Internacional Transporte ~ Local Viáticos Internacionales Viáticos Locales Viáticos ~ Otros Plan de Cuentas Gastos de Personal Alcance Se imputan en esta cuenta de gasto los contratos celebrados con una persona física quien realizará tareas específicas y se desempeñará como un experto. Se imputan en esta cuenta de gasto los contratos celebrados con una persona física quien realizará tareas específicas y se desempeñará como un personal de apoyo. persona física quien realizará tareas técnicas específicas descriptas en los términos de referencia. persona física quien realizará tareas de apoyo especificas descriptas en los términos de referencia. Se imputan en esta cuenta el costo del cualquier medio de transporte utilizado para realizar una misión Internacional en el marco de la ejecución del Se imputan en esta cuenta el costo del cualquier medio de transporte utilizado para realizar una misión local en el marco de la ejecución del Se imputan en esta cuenta el monto del estipendio otorgado en relación a viáticos para misión Internacional en el marco de la ejecución del Se imputan en esta cuenta el monto del estipendio otorgado en relación a viáticos para misión local en el marco de la ejecución del Se imputan en esta cuenta el monto de tasas de embarque, gastos terminales y cualquier otro gasto reconocido en relación a una misión en el marco de la ejecución del Gastos de Operación Servicios Contractuales (Empresas / Compañías) Construcción / Ingenieros Contratos de gestión Agrícola concretas relacionadas a la construcción / remodelación. concretas relacionadas a la gestión agrícola.

4 Pág. 4 de Recursos Naturales y/o Medio Ambiente Comercio y Negocio Estudios e Investigación Medios de Transporte Servicio de Comunicación Información Tecnológica Servicio de Capacitación Servicio de Manufactura Administración Pública, Políticas Educación y salud Servicios Sociales y Ciencias Sociales Contrato de Servicios ~ Ayuda Humanitaria En zonas urbanas, rurales y regionales Mobiliarios y Equipos Maquinaria de Oficina Maquinarias y Equipos concretas relacionadas a medición de Recursos Naturales y/o Medio Ambiente. concretas relacionadas al tema Comercio y Negocio. concretas relacionadas a Investigaciones y Estudios. concretas relacionadas a servicios de transporte. concretas relacionadas a servicios de comunicación. concretas relacionadas a servicios de información tecnológica. concretas relacionadas a servicios prestados durante capacitaciones. concretas relacionadas a servicios de manufactura. concretas relacionadas a servicios de Administración Pública, Políticas. concretas relacionadas a servicios de Educación y Salud. concretas relacionadas a servicios Sociales, Ciencias Sociales. concretas que puedan estar relacionadas a servicios de Ayuda Humanitaria. concretas relacionadas a servicios varios por zonas. compra e introducción de Maquinaria de oficina a ser utilizado por el (A/C, Fotocopiadora, Máquinas de Escribir, Calculadoras, etc.]. compra e introducción de Maquinaria y Equipo a ser utilizado por el

5 Pág. 5 de 11 Ej. Generador Eléctrico Equipos de transporte Mobiliario Bienes y Materiales Productos Agrícolas y Forestales Minerales, Minas y Productos de Metal Alimento y Productos Textiles Madera y Productos de Papel Productos Químicos no Metálicos y vidrio Productos Médicos Productos Farmacéuticos Píldoras Anticonceptivas DIU -Anticonceptivos Condones - Anticonceptivos Inyectables - Anticonceptivos Implantes - Anticonceptivos Espermicidas - Anticonceptivos adquisición de Equipos de transporte, incluyendo los gastos de flete e introducción al país de destino, trámite de licencia/placa, permisos, desaduanaje (vehículos). compra e introducción de muebles a ser utilizado por el (Sillas, Escritorios, Muebles para archivo, Gabinetes, etc.). compra de productos Agrícolas y Forestales requeridos por el compra de productos minerales, minas y productos de metal requeridos por el compra de alimentos y productos textiles requeridos por el compra de madera y productos de papel requeridos por el compra de productos químicos no metálicos y vidrio requeridos por el compra e introducción de equipos médicos no fungibles requeridos por el compra e introducción de productos farmacéuticos, medicamentos e insumos médicos requeridos por el compra e introducción de píldoras anticonceptivas requeridos por el compra e introducción de DIU-Anticonceptivos requeridos por el compra e introducción de Condones. Anticonceptivos requeridos por el compra e introducción de inyectables - anticonceptivos requeridos por el compra e introducción de implantes - anticonceptivos requeridos por el compra e introducción de espermicidas - anticonceptivos requeridos por el

6 Pág. 6 de Kits Médicos (botiquines) Bednets, Anti Malaria (profilaxis) Medicinas Anti Retrovirales Otros bienes y materiales Equipos de Comunicación y Audiovisual Adquisición de Equipos de Comunicación Equipos de Comunicación para Seguridad Adquisición de Equipos Audiovisuales Suministros Papelería y Útiles de Oficina Publicaciones Print Media (Presentaciones impresas) Electronic Media (Presentaciones electrónicas) Subsidios (Grants) Subsidios a Instituciones y Otros Beneficiarios Subsidios de Capital - Micro ~ Crédito Subsidios de Capital Micro ~ Otros Equipos de Información Tecnológica Adquisición de Equipos de compra e introducción de kits médicos, botiquines, requeridos por el compra e introducción de bednets, anti malaria requeridos por el compra e introducción de medicinas anti retrovirales requeridos por el compra e introducción de otros bienes y materiales no indicados precedentemente relacionados a la ejecución del compra e introducción de equipos de comunicación, requeridos por el (Central Telefónica, Teléfonos, Celulares, Radios, etc.). Se imputan en esta cuenta de gasto todos los costos incurridos en concepto de servicios de seguridad para equipos de comunicación. compra e introducción de equipos de comunicación requeridos por el (Cámara Filmadora, Fotográficas, Proyectores, TV. compra e introducción de papelería y útiles de oficina a ser utilizados por el Se imputan en esta cuenta de gasto los costos correspondientes a las suscripciones de revistas y periódicos que requiere recibir el proyecto para su ejecución. Se imputan en esta cuenta de gasto los costos correspondientes a la elaboración de presentaciones requeridas por el proyecto (incluye edición y diseño). Versión Impresa. Se imputan en esta cuenta de gasto los costos correspondientes a la elaboración de presentaciones requeridas por el proyecto (incluye edición y diseño). Versión digital. Se imputa en esta cuenta de gasto el pago relacionado a un subsidio con una institución u otro beneficiario de acuerdo a los productos establecidos en el convenio. Se imputa en esta cuenta de gasto el pago relacionado a un subsidio otorgado a institución mediante un micro-crédito de acuerdo con lo establecido en el convenio. Se imputa en esta cuenta de gasto el pago relacionado a un subsidio no contemplado en los puntos anteriores. compra e introducción de equipos de computación requeridos por el

7 Pág. 7 de 11 Computación (Hardware) (CPU, impresoras, etc.) Adquisición de Programas de Computación (Software) Suministros de Información Tecnológica compra e introducción de programas de computación requeridos por el compra de suministros de IT requerida por el (Insumos para impresoras, etc.) Gastos Generales Renta y Mantenimiento ~ Inmuebles Renta de inmueble Se imputan en esta cuenta de gasto el monto correspondiente de alquiler de las instalaciones del Renta de Salas para Se imputan a esta cuenta de gasto a la renta de salas para reuniones de Reuniones coordinación, capacitaciones etc. requeridas por el Servicios de Seguridad Se imputan a esta cuenta de gastos por servicio de limpieza, seguridad, y Limpieza etc. requeridos por el Gastos de Mudanza Se imputan en esta cuenta de gasto el monto correspondiente a los servicios de mudanza (contrato de carga, transporte y descarga o mudanza total) requeridos por el Servicios varios Se imputan en esta cuenta de gasto el monto correspondiente a los servicios de energía eléctrica, gas, consumo de agua, mensajería, telefonía fija, telefonía móvil, servicio de correo y courrier, conectividad, etc. correspondiente al Inmuebles Remodelación Se imputan a esta cuenta de gastos el pago por remodelación del Inmuebles inmueble para adecuar el espacio físico requerido por el Reparación de Se imputan a esta cuenta de gastos el pago por servicio de Inmuebles reparaciones del inmueble requeridos por el Renta y Mantenimiento de Equipos de Información Tecnológica Mantenimiento & Se imputan en esta cuenta de gasto el monto correspondiente al costo Licencias de Equipos de mantenimiento y licencia de los equipos de computación utilizados de Computación por el (Hardware) Mantenimiento de Licencias de Software Alquiler (leasing) de Hardware Renta y Mantenimiento de Otros Equipos Renta y Mantenimiento de Otros Equipos de Oficina Se imputan en esta cuenta de gasto el monto correspondiente al costo de mantenimiento de las licencias del Software utilizado por el Se imputan en esta cuenta de gasto el costo incurrido en el alquiler de equipos de computación requeridos por el Se imputan en esta cuenta de gasto el costo incurrido en el mantenimiento de equipos de oficina utilizados por el (A/C, fotocopiadoras, etc.)

8 Pág. 8 de Mantenimiento y Operación de Equipos de Transporte Servicios Profesionales Servicios de Gestión y Reportes Honorarios de Auditoria Honorarios Legales Evaluación de Capacidades Se imputan en esta cuenta de gasto el costo incurrido en la operación y en el mantenimiento de la flota vehicular del (Combustible, reparaciones) Gastos Misceláneos de Operación Producción de Materiales Impresos y Audiovisuales Producción de Materiales Audiovisuales Impresiones y Publicaciones Materiales de Promoción y Distribución Costos de Traducción Otros costos de los Medios Equipos Audiovisuales Gastos Misceláneos Seguros Cargos Bancarios Varios Archivo y Almacenaje de documentación Se imputan en esta cuenta de gasto los costos incurridos en la preparación y elaboración e impresión de reportes requeridos por el Se imputan en esta cuenta de gasto los costos incurridos en la auditoria relacionada a la ejecución de fondos del Se imputan en esta cuenta de gasto los costos incurridos en la contratación de un abogado para realizar gestiones relacionadas al (Escrituras, etc.). Se imputan en esta cuenta de gasto los costos incurridos en valoraciones a entidades gubernamentales o no gubernamentales requeridos por el elaboración y reproducción de materiales audiovisuales requeridos por el (Videos, Spot Televisivos). elaboración e impresión de documentos requeridos por el (Revistas, Artículos, Manuales Operativos, Normas Técnicas, Protocolos, Publicación de Anuncios). elaboración, realización y distribución de materiales promocionales requeridos por el (Trípticos, Pósters, Camisetas, gorras, brochures, artesanías etc.). traducción de documentos relacionados al Se imputan en esta cuenta de gasto todos los costos incurrido en otros servicios de medios relacionados a la ejecución del Se imputan en esta cuenta de gastos los costos incurridos en la renta de equipos audiovisuales requeridos por el proyecto (cámaras de filmación, equipos de audio). Se imputan en esta cuenta de gasto los costos incurridos en la adquisición de pólizas de seguros requeridos por el Se imputan en esta cuenta de gasto todos los costos incurridos en los movimientos financieros especiales que tenga que realizar el proyecto (gastos bancarios, chequeras, etc.). Se imputan en esta cuenta de gastos todos los costos incurridos por servicio de archivo y almacenaje requeridos por el Se imputan en esta cuenta de gasto todos los costos incurridos en transacciones relacionadas a la ejecución del proyecto que no estén cubiertas en las áreas anteriores.

9 Pág. 9 de Gastos de Implementación y Administración Implementación y Administración Costos de Se imputa en esta cuenta de gastos el costo de administración del Administración- PNUD (GMS). Implementación Capacitación ~ Talleres de Trabajo Costo de Capacitación Boleto Aéreo ~ Capacitaciones Viáticos ~ Capacitaciones Subcontrato ~ Capacitación Diferencias Cambiarias en Moneda Extranjera Consideraciones generales respecto del presupuesto Se imputa en esta cuenta de gastos los costos relacionados a organización talleres, eventos de capacitación relacionados con la ejecución del Se imputa en esta cuenta de gastos el costo del medio de transporte utilizado para realizar la capacitación relacionados con le ejecución del Se imputa en esta cuenta el monto del estipendio otorgado en relación a viáticos para la capacitación relacionados con la ejecución del Se imputa en esta cuenta de gastos los honorarios del Consultor o Facilitador/a de la capacitación relacionados con la ejecución del Tipo de Cambio Las diferencias cambiarias no deberán ser presupuestadas, ya que el sistema contable del PNUD las registrará automáticamente según corresponda y quedarán reflejadas en los CDR periódicos. 1. El presupuesto del proyecto se desagrega por producto según el modelo del Plan de Trabajo Anual. 2. Moneda: Los montos deben registrarse en cifras enteras y en US$ (dólares). 3. Componentes del Plan de Cuentas: Gastos de Personal, Gastos Generales de Operación, Gastos Fijos, Gastos Varios de Operación, Gastos de Implementación y Administración y Tipo de Cambio. 4. Financiación: es preciso especificar el total del presupuesto correspondiente a las diferentes fuentes de fondos, las principales son: : TRAC : Terceras Partes : Banco Mundial : BID : Gobierno : Costos Compartidos del Programa : Comunidad Europea : GEF : Protocolo de Montreal

10 Pág. 10 de Calendario: en el mismo se debe reflejar los ingresos programados que contribuirán al financiamiento del 6. Duración: El periodo máximo que abarca un documento de proyecto es de siete años 7. Revisiones presupuestarias: Los ajustes financieros se denominan revisiones presupuestarias. 8. Revisión: (rev) es una única letra que indica la secuencia (de A a Z) de revisión del presupuesto del documento de El primer presupuesto de un documento de proyecto es A. Cuando el presupuesto se revisa por primera vez, se convierte en B. La siguiente revisión se designa C y así sucesivamente. 9. Revisiones de presupuesto: (i) A los fines de una correcta gestión financiera, los presupuestos deben mantenerse actualizados teniendo en cuenta las estimaciones de gastos para el año en curso, por lo que se deben preparar revisiones, sea o no necesario introducir cambios en los objetivos, los resultados esperados, los productos, las actividades, los indicadores y los insumos, o en el total del presupuesto. 10. Terminación operacional: Un proyecto esta operacionalmente terminado cuando se han aportado los últimos insumos y han finalizado las actividades conexas. 11. Terminación financiera: Un proyecto esta financieramente terminado cuando i) esta operacionalmente terminado (ii) se ha finalizado con todas las transacciones financieras (iii) se ha firmado la revisión final del presupuesto. Los proyectos deben estar financieramente terminados en un plazo no superior a 12 meses a contar de la terminación operacional. Durante ese lapso la institución designada debe saldar todas las obligaciones financieras, y preparar la revisión final del presupuesto. 12. Revisiones de avance: Ante una situación especial de desarrollo puede ser necesaria una revisión sustantiva, en estos casos el Representante Residente está autorizado para modificar las disposiciones de gestión y proceder a la firma de la revisión correspondiente. Informes anuales y final 13. Se deberá presentar un Informe Anual de Proyecto no más allá del 31 de marzo de cada año de acuerdo al modelo del Anexo 2.B días antes de la fecha de finalización del Proyecto, se deberá presentar un Informe Final de acuerdo al modelo del Anexo 2.C.

11 Pág. 11 de 11 C. ANEXOS REFERIDOS AL CAPITULO II - MARCO OPERATIVO TITULO DEL DOCUMENTO ANEXO Modelo de Documento 2.A Anexos del Documento de Proyecto - Hoja de Datos Básicos - Plan de Adquisiciones - Plan de Ingresos - Registro de Riesgos - Plan de Monitoreo - Gestión de Calidad de las Actividades-Resultado del Proyecto (opcional) - Procedimientos especiales de implementación para costo compartido que se origine en operaciones con el BID/Banco Mundial - Procedimientos de Cierre Modelo de Informe Anual 2.B Modelo de Informe Final 2.C