PROCEDIMIENTO GENERAL RAZÓN SOCIAL DE LA EMPRESA. Gestión de la Distribución. Código PG-07 Edición 0. Índice:

Transcripción

1

2 Índice: 1. TABLA RESUMEN OBJETO ALCANCE RESPONSABILIDADES ENTRADAS S PROCESOS RELACIONADOS DIAGRAMA DE FLUJO DESARROLLO OPTIMIZACIÓN Y SELECCIÓN DE LAS RUTAS DE DISTRIBUCIÓN GESTIÓN DE LA RUTA PLANIFICACIÓN DEL PROCESO CARGA DE LA MERCANCÍA TRANSPORTE DESCARGA DE LA MERCANCÍA FINALIZACIÓN DEL SERIVCIO ARCHIVO DEFINICIONES FORMATOS Y REFERENCIAS FECHA DE ENTRADA EN VIGOR: Realizado: Revisado y aprobado: 1

3 1. TABLA RESUMEN SECTORES TIPOLOGÍA DEL PROCESO PROCESO RESPONSABLE PROCESO PROCESOS RELACIONADOS ENTRADAS:NECESIDAD DE REALIZAR EL SERVICIO POR PARTE DE LA ORGANIZACIÓN TODOS, EN GENERAL GENERAL GESTIÓN DE LA DISTRIBUCIÓN RESPONSABLE DE TRANSPORTE GESTIÓN DE PEDIDOS Y CONTRATOS CON S, GESTIÓN DE COMPRAS Y EVALUACIÓN DE PROVEEDORES RESPONSABLE: RESPONSABLE DE TRANSPORTE S:PRODUCTO SUMINSTRADO RESPONSABLE: RESPONSABLE DE AL EN LA FECHA PREVISTA Y TRANSPORTE/PERSONAL DE OPTIMIZACIÓN DE COSTES TRANSPORTE 2. OBJETO En este procedimiento se describe la sistemática a seguir para realizar la gestión de la distribución por parte de la organización, teniendo como resultado final la adecuada comercialización de los productos/servicios que solicita el cliente. 3. ALCANCE El proceso engloba todas las actividades asociadas a la distribución, empezando con la elección del canal, así como su optimización, finalizando con el suministro del producto/servicio al cliente en la fecha prevista, por parte de la organización. ACTIVIDADES A LAS QUE AFECTA ESTE PROCESO Todas las actividades 2

4 4. RESPONSABILIDADES Responsable de transporte Planificación de la distribución y selección de la ruta Evaluación y propuesta de distintos proveedores de transporte y valoración de otras opciones de distribución Comprobación del informe de viaje y albaranes en busca de firmas e incidencias Conductor Recogida y firma de recepción del albarán Cubrir la Hoja de Ruta Verificación de la carga y su disposición Responsable Administración Redacción y elaboración del contrato Recepción y archivo de documentos de control, como hoja de rutas y albaranes Gerencia Visto Bueno a la planificación de la distribución 5. ENTRADAS Necesidad de la organización de llevar a cabo la gestión de la distribución, que incluye desde la selección y optimización de la ruta y/o proveedor de transporte hasta la recepción del envío por parte del destinatario. 6. S Aceptación del producto o serivico suministrado por parte del receptor en la fecha acordadacon el cliente, con unos costes óptimos para la organización. 3

5 7. PROCESOS RELACIONADOS Gestión de pedidos y contratos con clientes Gestión de compras y evaluación de proveedores 8. DIAGRAMA DE FLUJO NOTA: El número que aparece en cada etapa indica el punto del apartado 9 del procedimiento, DESARROLLO al que pertenece. 4

6 9. DESARROLLO 9.1. OPTIMIZACIÓN Y SELECCIÓN DE LAS RUTAS DE DISTRIBUCIÓN La optimización de las rutas de transporte consiste en reducir costes, kilometrajes, horas de trabajo y cantidad de vehículos utilizados teniendo en cuenta las reglas de negocio, restricciones operativas de la organización y nivel de servicio deseado. El Responsable de transporte, planificará la distribución en base a objetivos y estrategias de eficacia y eficiencia, contando con el visto bueno de la Gerencia, o en su defecto, de un representante de la misma. Los objetivos que se persiguen con la optimización de las rutas de transporte son: -Mejora del nivel de servicio al cliente. -Optimización de las rutas de transporte reduciendo el coste logístico. -Garantizar los plazos de carga y de entrega. -Asegurar el respeto de las restricciones operativas, reglas de negocio y de calidad. Para esto influyen los siguientes aspectos: Transporte propio o subcontratado. Su elección vendrá condicionada por los siguientes aspectos: - Volumen de carga. - Tipología de carga. - Cobertura geográfica - Criterios económicos. - Periodicidad de la carga - Otros 5

7 Tipología del cliente. Hay que tener en cuenta el lugar específico de ubicación del cliente con el fin de tener en cuenta restricciones en la descarga como: - Impedimento de acceso con trayler de 24 Tn a zonas urbanas. - Restricción en horarios de descarga en centros comerciales y entornos urbanos. - Medios de descarga disponibles en origen y destino. - Otros Costes asociados a la elección. Características del producto a distribuir: La naturaleza de la mercancía a distribuir restringe las condiciones en que puede ser transportada. Así, es necesario tener en cuenta las unidades de volumen y peso, equivalencia entre unidades, restricciones de carga y aplicabilidad, incompatibilidad entre productos, requerimientos de transporte de cada producto, si es perecedera o no, etc. Características del medio de transporte: Las características del vehículo condicionan la operación de transporte. Son su peso vacío, carga útil, altura y dimensiones de paso, capacidad (volumen, pallets, litros, etc.), compartimentos de carga (capacidad y características de cada división) GESTIÓN DE LA RUTA PLANIFICACIÓN DEL PROCESO El Responsable de transporte planifica los servicios previstos para cada jornada asignando a cada pedido un camión disponible, ya sea propio o subcontratado, en el formato "Planificación de la Distribución". El Responsable de transporte le asigna un nº de viaje y un nº de descarga en la ruta. La capacidad máxima de carga vendrá determinada por uno de los dos siguientes factores: - Volumen - PMA (Peso máximo admitido) por el medio de transporte El orden de carga será inverso al orden de descarga y la identificación de la mercancía se realizará de modo inequívoco y será suficiente para evitar confusiones en las descargas. 6

8 En el caso de que no sea posible la realización del servicio solicitado mediante la flota de la organización, por razones de disponibilidad, se procederá según el procedimiento "Gestión de compras y evaluación de proveedores" a la subcontratación del servicio, y teniendo en cuenta que el camión que lo realice deberá ser acorde con las características del servicio a desarrollar. Si el transporte es realizado por un camión subcontratado, éste será seleccionado de entre los que figuren en el documento "Lista de Proveedores Aprobados"según el procedimiento "Gestión de compras y evaluación de proveedores", en el apartado de subcontratación del transporte. La operación de transporte o viaje está definida por los siguientes factores: - Sitio logístico de carga, que será un centro de distribución o un sitio de recolección. - Sitio logístico de entrega, que será un sitio de entrega o una fábrica. - Producto: Cantidad, volumen, peso, fragilidad, etc. - Condiciones de embalaje: Europalet, palet americacon, bobinas, granel, etc - Medios de manipulación en origen y destino: Traspalets, rampas, etc. - Accesos - Datos de entrega - Prioridad y restricciones del pedido En cada viaje, en el formato "Hoja de Ruta" se ha de indicar en concreto, para cada viaje los siguientes datos: cliente, matrícula, conductor, origen, destino y gastos. También se incluye el número de viaje, que previamente ha sido anotado por el Responsable de Transportes. En caso de que se planifiquen varios viajes para un camión, se indicará el orden a seguir mediante números correlativos. Una vez planificada, el Responsable de Transporte comunica a los conductores por vía telefónica los viajes asignados, y ellos recogen la información en la correspondiente "Hoja de Ruta", según formato. Si por cualquier circunstancia hubiese modificaciones sobre la planificación inicial, se dejará constancia sobre el formato "Hoja de Ruta" indicando el motivo de las mismas, por parte de los conductores. La verificación de la realización de los viajes previstos tendrá lugar diariamente por parte del Responsable de Transportes. En el caso de que se realice el transporte de mercancías peligrosas, existe una normativa de referencia, denominada ADR (Transporte internacional de mercancías peligrosas por carretera). Según dicha normativa el cargador debe comprobar la documentación del medio de transporte -es obligatorio incluir la Carta de Porte (ADR) autorizado por OCA (Organismo de control autorizado)- y la documentación del transportista-el conductor del camión debe disponer del carnet correspondiente 7

9 para transportar mercancías peligrosas. Además se ha de contar con la figura del Consejero de Seguridad, con atribuciones relativas a la seguridad de la operación. Para el transporte de mercancías perecederas también existe una normativa internacional traspuesta a la legislación española denominada ATP (Acuerdo sobre transportes internacionales de mercancías perecederas y sobre vehículos especiales utilizados para estos transportes), que es de aplicación. En el caso de que tenga lugar un transporte internacional de mercancías, se sigue el Convenio CMR, para contratos de transporte público de mercancías por carretera en los que el lugar de carga de la mercancía y el lugar previsto para la entrega estén situados en dos paises diferentes, siendo al menos uno de ellos firmante del Convenio. Es obligatorio disponer como documentación de control de la Carta de Porte (CMR), según formato CARGA DE LA MERCANCÍA La operación de carga comienza con la llegada del conductor al lugar indicado como origen. El conductor sitúa el camión adecuadamente en función del tipo de mercancía y procede a su apertura permitiendo así la carga del mismo. Previamente se asegurará de haber colocado el freno de mano, y los calzos correspondientes en caso necesario. Una vez finalizada la recogida de material, el conductor recoge los albaranes de carga, que le son entregados por parte del cliente antes de continuar viaje. En el caso de que las condiciones que se hayan pactado en el contrato acordado entre la organización y el cliente lo reflejen así, según el procedimiento "Gestión de pedidos y contratos con clientes", la carga del material/mercancía la realiza el propio conductor con la grúa que lleva anexa en el camión. En otros casos lo carga la propia empresa que solicita el servicio de transporte, es decir, el cliente, y a veces se da la circunstancia de que personal de la organización realiza la carga de otros camiones de la empresa cliente. Al finalizar la carga el conductor recoge el albarán de carga que se le entrega, este albarán aparece codificado según la empresa que solicita el servicio de la organización. El conductor se encargará una vez finalizada la carga del camión, de la verificación de la adecuada colocación de la carga y, cuando sea factible, de la verificación de que la mercancía cargada y lo reflejado en el albarán de carga coinciden, en lo referente a unidades cuantificables (en ningún caso al contenido de la carga). También se puede verificar el peso de la carga, siempre que sea posible. La frecuencia de inspección se realiza por carga. 8

10 TRANSPORTE La realización de la operación de transporte se realizará por parte del conductor del camión en las condiciones especificadas en el contrato suscrito por la empresa cliente y la organización. Asimismo por parte del conductor se aplicarán las medidas de seguridad necesarias dependiendo de la mercancía a transportar, incluyendo los tiempos de conducción y descanso y respetando durante las operaciones de carga y transporte el peso máximo autorizado DESCARGA DE LA MERCANCÍA Una vez llegado al lugar de destino, el conductor del vehículo sitúa el camión para su adecuada descarga. La documentación a aportar en este caso al destinatario está constituida por los albaranes de carga. A continuación, el conductor procede a la apertura del camión, permitiendo la descarga del mismo. Al finalizar la descarga recoge el albarán firmado por el destinatario como justificante de que la entrega de material ha sido realizada. En el caso de que así se estipule, y particularmente si la mercancía es material a granel, se comprobará el peso de la carga en el centro de destino, mediante una báscula. El conductor situará el camión sobre ésta, quedando registrado el peso bruto y la tara del camión. Una vez finalizada la descarga, el albarán de descarga, firmado por el destinatario incluirá el peso bruto y la tara, o en su defecto se dispondrá de un ticket que recoge la pesada. También en esta etapa el conductor se encargará de la verificación de la adecuada descarga de mercancía y en los casos en los que sea factible, verificará que la mercancía descargada y lo reflejado en el albarán concuerdan, en lo referente a unidades cuantificables (en ningún caso al contenido de la carga). También se puede verificar el peso de la carga, siempre que sea posible. Asimismo, se ha de comprobar que el albarán ha sido firmado por el destinatario. En caso de haberse detectado incidencias, que se detecte alguna no conformidad referente a este proceso, o de existir reclamación de algún cliente en relación a cualquier tema tratado en el presente procedimiento, estas anomalías serán reflejadas de la forma acordada en el propio albarán. En este caso, se seguirá lo dispuesto en el procedimiento "Gestión de incidencias, acciones correctivas y preventivas". 9

11 FINALIZACIÓN DEL SERIVCIO El conductor del vehículo refleja los datos relativos al viaje efectuado en el formato "Hoja de Ruta" y entrega este documento junto con el albarán firmado por el responsable de administración, adjuntando el ticket si existe. Finalmente, por parte del personal de administración se procederá al envío del albarán firmado junto con la factura al cliente, archivando la copia de dicho albarán con la "Hoja de Ruta" registrada en el ordenador. El Responsable de Transporte se encargará de verificar el peso real de cada viaje con la "Hoja de Ruta", y una vez verificado lo registra en el programa informático, y comprobará los albaranes en busca de la firma e incidencias. 10. ARCHIVO Toda la documentación generada durante la operación de transporte será archivada por el personal de Administración, exceptuando la planificación de la distribución, que obrará en poder del Responsable de Transportes. 11. DEFINICIONES Documentación de Control: Cada uno de los envíos en que se materialicen los contratos de transporte de mercancías por carretera se documentará en el correspondiente albarán, carta de porte u otra documentación acreditativa, la cual deberá acompañar a las mercancías en su desplazamiento y en el que deberán constar, al menos, los siguientes datos: - Nombre o denominación social y domicilio de la empresa cargadora. - Nombre o denominación social y domicilio de la empresa que haya realizado la expedición de las mercancías, cuando no coincida con la empresa cargadora. - Nombre o denominación social y domicilio del operador de transporte que, en su caso, hubiese intermediado en la contratación del servicio. - Nombre o denominación social y domicilio de la empresa transportista. - Nombre o denominación social y domicilio del destinatario o consignatario del envío. - Lugares de origen y destino de la expedición de transporte de que se trate. 10

12 - Fecha de realización del transporte del envío de que se trate. - Matrícula del vehículo o vehículos utilizados en la realización del transporte. Cuando se trate de un conjunto articulado, deberán hacerse constar tanto la matrícula del vehículo o vehículos tractores como las de los semirremolques o remolques arrastrados por los mismos. Si iniciada la operación de transporte se produjera un cambio de vehículo, esta circunstancia deberá hacerse constar en la documentación de control por la empresa de transportes. - Naturaleza, peso y, en su caso, número de bultos de la mercancía transportada. En los supuestos en que, por razón de las circunstancias en que se produzca la carga del vehículo, resulte de difícil determinación el peso exacto de la mercancía que se va a transportar, se buscará otro tipo de magnitud para determinar su cantidad y peso. Siempre que así lo soliciten el transportista, el cargador, el expedidor o el destinatario, además de los anteriores se harán constar en la documentación de control las observaciones y/o reservas o cualquier otra indicación que consideren útil. Cuando así lo soliciten todas las partes intervinientes en el contrato, se hará constar, asimismo, el precio que la empresa cargadora paga por el transporte (cuando el transporte del envío de que se trate sea consecuencia de un contrato previamente formalizado por escrito, bastará con que en la documentación de control se contenga una referencia a éste, siempre que permita identificarlo claramente). Estarán exentos de la obligatoriedad de la Carta de Porte los siguientes transportes: Transportes para cuya realización no resulte preceptiva la previa obtención de un título habilitante expedido por la Administración, conforme a lo que se dispone en el art. 41 del Reglamento de la Ley de Ordenación de los Transportes Terrestres. Transportes internacionales documentados en una carta de porte ajustada al Convenio de 19 Mayo 1956, relativo al Contrato de Transporte Internacional de Mercancías por Carretera (CMR), la cual deberá, no obstante, conservarse en los términos señalados en este artículo. Transportes de mercancías peligrosas documentados en una carta de porte ajustada a la legislación vigente en la materia, la cual deberá, no obstante, conservarse en los términos señalados en este artículo. Transportes de mudanzas. Transportes de basuras y transportes de vehículos averiados en vehículos especiales Transportes de reparto y recogida de mercancías en régimen de carga fraccionada, circunstancia que deberá ser acreditada por el transportista a través de cualquier medio. 11

13 ADE: Acuerdo europeo sobre transporte internacional de mercancías peligrosas por carretera, celebrado en Ginebra el 30 de septiembre de 1957, con sus modificaciones. AP: Acuerdo sobre transportes internacionales de mercancías perecederas y sobre los vehículos especiales utilizados en estos transportes, hecho en Ginebra el 1 de septiembre de 1970, actualizado al 1 de enero de En él se señalan las condiciones técnicas que deben cumplir los vehículos y se unifican los criterios de inspección y control. CM: Convenio CM, suscrito en Ginebra el 19 de Mayo de y ratificado por España en Este Convenio se aplica a todo los contratos de transporte público de mercancías por carretera en los que el lugar de carga de la mercancía y el lugar previsto para la entrega estén situados en dos paises diferentes, si uno al menos de estos paises es firmante del Convenio. Están excluidos de su aplicación los siguientes: -Transportes postales internacionales. -Transportes funerarios. -Transportes de mudanzas. El contrato regulado por este Convenio es consensual (es válido el celebrado de palabra) si bien necesariamente ha de documentarse en una carta de porte, la cual, sin embargo, no es requisito imprescindible para la existencia y validez del contrato. La carta de porte, conocida como carta de porte CMR, se expedirá en tres ejemplares originales, firmados por el remitente y el transportista: el primer ejemplar queda en poder del remitente, el segundo acompañará a las mercancías, y el tercero quedará en poder del destinatario. Si la mercancía se transporta en más de un vehículo, o se trata de varias mercancías diferentes, el transportista tiene derecho a exigir tantas cartas de porte como vehículos utilice o lotes de mercancía transporte. En la carta de porte se harán constar una serie de indicaciones tales como: -Lugar y fecha de su redacción. -Nombre y domicilio del remitente. -Nombre y domicilio del transportista. -Lugar y fecha de carga y lugar previsto de entrega. -Nombre y domicilio del destinatario -Número de paquetes e identificación de los mismos. -Cantidad transportada. -Precio y gastos del transporte. - etc. 12

14 12. FORMATOS Y REFERENCIAS "Planificación de la Distribución" "Hoja de Ruta" "Documento de Control de transporte de mercancías por carretera" "Carta de porte de Residuos Peligrosos" "Carta de porte CMR" 13

15 PLANIFICACIÓN DE LA DISTRIBUCIÓN PLANIFICACIÓN LUNES MARTES MIÉRCOLES JUEVES VIERNES CAMIÓN MATRÍCULA: CHOFER: CAMIÓN MATRÍCULA CHOFER 14

16 CAMIÓN MATRÍCULA CHOFER CAMIÓN MATRÍCULA CHOFER REVISADO POR: APROBADO POR: RESPONSABLE RUTAS 15

17 HOJA DE RUTA HOJA DE RUTA FECHA DE : Nº DE VIAJE: FECHA DE : KM : KM : CARGADO EN: 1: DESTINATARIO: 2: DESTINATARIO: RESTRICCIONES DE DESCARGA: -S: DE A -TIPO DE TRAILER: -DESCARGA: TRASERA LATERAL RESTRICCIONES DE CARGA: -S: DE A -TIPO DE TRÁILER: -DESCARGA: TRASERA LATERAL MERCANCÍA: PESO: AUTOPISTAS GASÓLEO TANQUE: GASÓLEO TARJETAS: OTROS GASTOS: INCIDENCIAS/MODIFICACIONES: MATRÍCULA VEHÍCULO: REMOLQUE: CONDUCTOR: REVISADO POR: APROBADO POR: RESPONSABLE RUTAS 16

18 DOCUMENTO DE CONTROL DE TRANSPORTE DE MERCANCÍAS POR CARRETERA 1.- EMPRESA CARGADORA (NOMBRE, CIF, DOMICILIO) 4.- OPERADOR DE TRANSPORTE (NOMBRE. CIF, DOMICILIO) 2.- EMPRESA EXPEDIDORA DE LA MERCANCÍA (NOMBRE, CIF, DOMICLIO) 5.- TRANSPORTISTA (NOMBRE Y DOMICILIO) 3.- MATRÍCULA CABEZA TRACTORA: 6.- MATRÍCULA REMOLQUE: 7.- ORIGEN: 8.- : 9.- NÚMERO DE BULTOS: 10.- NATURALEZA DE LA MERCANCÍA: 11.- PESO BRUTO, TM: 12.- INSTRUCCIONES DEL REMITENTE: 13.- PORTEADORES SUCESIVOS: 14.- FORMALIZADO EN A DE RESERVAS: RECIBO DE LA MERCANCÍA LUGAR A DE DE 200 FIRMA Y SELLO DEL REMITENTE FIRMA Y SELLO DEL REMITENTE FIRMA Y SELLO DEL DESTINATARIO 17

19 CARTA DE PORTE (CMR) 1.- Remitente (nombre, domicilio, país) Expediteur (nom,adresse, pays) Sender (name, address,country) Carta de porte internacional Lettre de voiture internationale International consigment note Este transporte queda sometido, no obstante toda cláusula contraria, al convenio sobre el contrato de transporte internacional de mercancías por carretera This carriage is Ce transport est subject, soumis nonobstant notwithstanding any toute clause contraire, clause to the a la convention contrary, to the relative au contrat de convention of the transport international contract for teh de marchandises pour international carriage route (cmr) of goods by road. 2.-Consignatario (nombre, domicilio, país) Destinataire (nom, adresse, pays) Consignee /name, address, country) 16.- Transportista o porteador (nombre, domicilio, país) Transporteur (nom, adresse, pays) Carrier (name, address, country) 3.- Lugar de entrega da mercadoría (lugar, país) Lieu prevu pour la livraison de la marchandise (lieu, pays) Place of delivery of the goods (place, country) 17.-Porteadores sucesivos (nombre, domicilio, país) Transporteurs sucesifs (nom, adresse, pays) Successivecarriers (name, address, country) 4.-Lugar y fecha de carga de la mercancía (lugar, país, fecha) Lieu et date de la prise en charge de la marchandise (lieu, pays, date) Place and date of taking over the goods (place, country, date) 18.- Reservas y observaciones del porteador Reserves et observations du transporteur Carrier's reservations ands observations 5.- Documentos anexos Documentes annexes Documents attached 6.- Marcas y números Marques et numeros Marks and nos 7.- Número de bultos Nombre des coes Number of packages 8.- Clase de embalages Mode d'embalage Method of packing 9.- Natureza de la mercancía Nature de la marchandise Nature of the goods 10.- Nº 11.-PESO 12.- estadístico BRUTO, VOLUMEN, N o. KG.POIDS M3CUBAGE, Statisque BRUT, M3VOLUME Statistical KG.GROSS IN M3 number WEIGHT IN KG. 18

20 CLASSE CLASS CRIERE NUMBER LETTRE LETTER (ADR*) 13.- Instrucciones del remitente Instructions de l'expendeteur Sender's instructions 19.- Estipulaciones particulares/conventions particulieres/ Special agreements 20.- A pagar por: To be paid by: Remitente Senders Moneda Currency Consignatario Consignee 14.- Forma de pago Prescriptions du paiemen tinstructions at to payment for carriage Porte pagado/franco/carriage paid TOTAL: Porte debido / non franco/carriage forward Precio del transporte: Carriege charges:descuentos: Deductions: Líquido/balance: Suplementos:Suplem. charges: Gastos accesorios:other charges: 21.- Formalizado en a de de 200 Etache á le du 200 Established in on Reembolso/remboursement/cash on deliveri Recibo de la mercancía /marchandites reques/goods received Lugar/lieu/ place a de de 200 Firma y sello del remitentesignature et timbre de l'expediteursignature and stamp pf the sender Firma y sello del transportista Signature et timbre du transporteur Signature and stamp of the carrier Firma y sello del consignatariosignature et timbre du destinatairesignature an stamp of the consignee 19