Habilidades directivas y de negociación

Transcripción

1 Habilidades directivas y de negociación

2 1 Sesión No. 2 La delegación y la motivación Contextualización Actualmente, estamos bombardeados de información en el celular, en la Tablet, en la computadora, entre otros, miles de ideas e informaciones nos abruman todo el tiempo, sin embargo, debemos tomar lo mejor de todo eso y quedarnos con la mejor información que será la que nos ayude a progresar. Ahora más que nunca la motivación y la delegación de responsabilidades son fundamentales para poder dirigir con eficacia a los grupos, motivarlos para dar lo mejor de sí, para que los directores, gerentes y superiores en general puedan dedicarse a supervisar y pensar en el progreso con la tranquilidad de que sus grupos de trabajo sacan los resultados en tiempo y forma. Debemos conocer las habilidades para delegar, así como los pasos necesarios para conseguir hacerlo correctamente, reconocer la importancia de la motivación como medio que influye en las conductas de los trabajadores, conociendo los factores que los impulsan a mejorar. Ningún directivo triunfador puede prescindir de la delegación de tareas y de la motivación como habilidades indispensables, saber trasladar parte de su poder o autoridad con la finalidad de cumplir los objetivos con la capacidad de motivar a sus trabajadores para el logro de las metas planteadas. Introducción al Tema

3 2 Constantemente se ha ligado a la delegación y a la motivación como habilidades que tienen un vínculo con los directivos, así como herramientas que les permitirán alcanzar los objetivos que se han planteado. La habilidad de delegar se refiere a la capacidad del líder de trasladar parte de su poder o autoridad con la finalidad de cumplir los objetivos. En el caso de la motivación aprenderemos que un buen directivo debe de tener la capacidad de motivar a sus trabajadores e independiente de las diferentes definiciones que podamos encontrar de ésta, es un proceso que parte ya sea de una meta u objeto, o bien de una necesidad a satisfacer, cuya finalidad tiene que mantener o generar conductas de deseadas. Es por ello que es de suma importancia que el estudiante conozca los fundamentos de estas habilidades con la finalidad de que asuma los roles que le requiera su formación.

4 3 Explicación Delegación Antes de comenzar, presentaremos los cinco pasos de la dirección entre los cuales ubicaremos el lugar que ocupa la delegación: (Rees & Porter, 2003). 1. Definir las metas que se pretenden lograr. 2. Idear los planes y formas con las que se pretenden alcanzar las metas. 3. Delegar responsabilidades. 4. Establecer mecanismos que sirvan de apoyo y control. 5. Hacer una evaluación. En el esquema que se presentó anteriormente se puede ubicar a la delegación en tercer lugar, pues se considera como un punto medular para lograr una dirección efectiva, ya que ella se encarga de llevar a ejecución todo lo que se planea. Una de los puntos importantes al estudiar la delegación, es la trascendencia que tiene en el proceso administrativo de las organizaciones y posteriormente poder diseñar métodos que sean coherentes con nuestras propias necesidades y con nuestra personalidad que hemos construido. (Franklin, 2004). Definiciones de delegación Respecto a delegación existen varias definiciones y a continuación se muestran algunas de ellos que los autores han construido: Zacarías Torres Hernández (2003) definió a la delegación como el traslado de autoridad que se le hace a otra persona para que pueda lograr el cumplimiento de determinadas tareas. Por otro lado W. David Rees y Christine Porter (2003) definieron a la delegación como la persona que da autoridad a otra persona, la cual deberá actuar en su nombre cada que se requiera.

5 4 Autoridad: la autoridad comúnmente es vertida en la persona a la que se le delega para que tenga facultad de poder actuar por su propia cuenta en momentos donde el directivo no puede estar presente ni puede tomar decisiones. (Rees & Porter, 2003). Responsabilidad: cuando se delega no es para quitarle responsabilidades al directivo, sino todo lo contrario, se busca compartir autoridad y ser parte de las responsabilidades propias de directivo y de las acciones y responsabilidades de la persona a la que se delega. Es por ello que se deben establecer mecanismos que apoyen y controlen, pero que a su vez permitan detectar fallos para poder actuar con rapidez y disminuir sus efectos. (Rees & Porter, 2003). El directivo constantemente se encuentra involucrado en la elección de las metas que son prioritarias, hacer planeaciones y establecer las tareas que se consideran necesarias para poder alcanzarlas; por lo que se puede decir que el valor del directivo se encuentra en la capacidad que tiene para poder organizar su tiempo propio y el de las demás personas. (Blanchard, 2003). La delegación como herramienta que permite la efectividad Como ya se ha mencionado, la delegación es una herramienta que permite la efectividad y que permite al directivo poder delegar a otros tareas que: (Blanchard, 2003). No se consideran indispensables para que el director las realice. Sean preferibles que las realicen personas que tengan un mayor grado de especialización que el directivo. Por tanto es muy frecuente que la delegación se confunda con el ceder tareas de poca importancia, pues es todo lo contrario, ya que no es una obligación de directivo que sea un erudito o que sea el más sobresaliente en lo que hace. Cuando persona se considera buen directivo, sabe reconocer que necesita el apoyo de personas talentosas, esto con la finalidad de lograr los objetivos que se

6 5 han planteado, por lo tanto no se siente inferior o humillado cuando otras personas realizan dichas tareas de manera más óptima que él. (Hayes, 2002). Riesgos de la delegación Al delegar se corren riesgos, sin embargo éstos no son mayores que los beneficios que puede obtener; pues cuando se delega, se apuesta por el desarrollo y el éxito y no una apuesta por los fracasos y errores (Robbins, 1996). Así el directivo tiene que desarrollar habilidades de tacto que le permitan saber cuál es el perfil de la persona a la que se le debe delegar o, en su defecto, ir preparando sin prisa a la persona que se le pretende delegar en un futuro. Cuando un directivo tiene obsesión por la perfección en donde no se acepta un solo error suele tener dificultades para delegar, pues considera que la persona a la que delegue realizará las tareas con poca calidad, de lo cual probablemente sea verdad, pero que en otras ocasiones podría estar equivocado (Robbins, 1996). Es por eso necesario que todo directivo aprenda a delegar y a su vez ejercer la delegación con confianza. Pasos que se consideran pertinentes para delegar Para poder delegar se requiere de inversión de tiempo, reflexión y considerar todas las opciones posibles. Por eso a continuación se presenta una propuesta de cinco pasos que se consideran pertinentes para poder delegar autoridad. (Stoner, Freeman, & Gilbert, 1996). 1. Tener claridad de los resultados que se esperan en el trabajo, pues esto permitirá tener mayor claridad del perfil de la persona que se requiere para realizar el trabajo. 2. Hacer la selección de la persona a delegar con base en su capacidad para realizar la tarea, pues cuando una tarea se considera de mucha importancia, sólo debe ser realizada por una persona que garantice los resultados.

7 6 3. El directivo debe invertir tiempo para poder mostrar de manera clara y precisa el resultado que se espera y con base en ello hacer la selección del método más pertinente para lograrlo. También el directivo puede aprovechar la oportunidad para enseñarle al delegado cuál es la manera más óptima con la que puede realizar su trabajo asignado y poder atender los diferentes problemas que pudieran surgir. 4. Estableces fechas para reportar los avances que se van teniendo. 5. Aun cuando el directivo delegue responsabilidades debe estar muy al pendiente de que el trabajo se realice, pues mientras mayor importancia tiene el trabajo más intensa debe ser su supervisión, ya que así es como se logra el éxito. Motivación Trascendencia de la motivación en los trabajadores Muchos son los estudios que se han realizado para averiguar cuál es el factor que influye en que los trabajadores realicen mejor su trabajo, pero más que tratar de encontrar teorías, se busca comprender cuál es la trascendencia que tiene la motivación en los trabajadores partiendo desde la propia cultura y de teorías sobresalientes. Stoner, Freeman y Gilbert (1996) definieron a la motivación como una característica de la psicología humana que contribuye al grado de compromiso de las personas. Blanchard (2003) sugirió que para poder conocer los factores que motivan a los empleados se les debía preguntar de manera directa los tipos de recompensa que les gustaría recibir si su desempeño fuera bueno y de esa manera seguirse superando para ser mejor.

8 7 A continuación se presentan las teorías del contenido de la motivación, las cuales se centran en explicar el comportamiento humano basado en las necesidades que tienen las personas. Éstas se dividen de la siguiente manera (Robbins, 1996): Teoría de la jerarquía de las necesidades de Maslow Esta teoría propone que los empleados se sienten motivados con base en cinco niveles de necesidades: fisiológicas, de seguridad, sociales, de estima y de autorrealización. Para poder motivar a los empleados desde esta teoría, es necesario que se satisfagan las necesidades de orden inferior (fisiológicas y de seguridad) de los empleados para que éstas no dominen el proceso de motivación. (Daft, 2004). Teoría bifactorial Esta teoría propone que los empleados se motivan más por la necesidades de orden superior (estima, autorrealización, crecimiento, reconocimiento y progreso), que por las necesidades de orden inferior (fisiológicas, de seguridad, sueldos y sociales). Un ejemplo de ello es cuando a un empleado le dan aumento de sueldo, satisfacen su necesidad de orden inferior pero pronto se adapta a su nuevo salario y nuevamente está insatisfecho, pues pronto necesitarán un nuevo aumento, lo cual se vuelve un círculo vicioso que sigue y sigue, es por ello que esta teoría sostiene que los líderes deben concentrarse en los factores que son de orden superior. (Daft, 2004). Teoría de las necesidades adquiridas Esta teoría argumenta que todas las personas tienen necesidades de logro, poder y afiliación pero en diversos grados. Otro factor importante que influye en la motivación es la satisfacción laboral. En algunos estudios que se han realizado encuestando a empleados con la

9 8 finalidad de saber qué es lo que consideraban un lugar óptimo para trabajar, se obtuvieron las siguientes respuestas: (Franklin, 2004). 1. Un trabajo que tenga retos. 2. Tener la sensación de saber lo que pasa. 3. Que el ambiente este lleno de confianza. 4. Un ambiente humano, es decir un jefe que muestre importancia por sus trabajadores. 5. Un salario competitivo con oportunidades de crecimiento laboral. Otro factor de la motivación es el dinero, pues algunos estudios que se han realizado al respecto, demuestran que las remuneraciones generan comodidad en el trabajo, sin embargo cuando el ingreso económico es inferior al que espera el empleado le genera malestar y por consecuencia renuncia a su trabajo. (Rodríguez, 2003). Esto nos lleva a concluir que es importante saber reconocer qué es lo que motiva a cada individuo en su trabajo pues esto nos permitirá tener gratos resultados y crecimiento de la empresa.

10 9 Conclusión La delegación es un proceso donde un líder comparte su autoridad y responsabilidades con otra persona a la que considera tener las habilidades para tomar decisiones y ejercer su autoridad frente a sus subordinados cuando éste se encuentre ausente. Este proceso de delegar tiene que seguir determinados pasos: el de especificar el resultado que se espera, la elección de la persona indicada para realizar la tarea, que además cuente con las capacidades requeridas para dicha tarea, el establecimiento de fechas para entregar resultados y un seguimiento continuo del trabajo que se está delegando. Por otro lado ha sido importante conocer los factores que motivan a los trabajadores para realizar su trabajo, pues como se pudo apreciar, la motivación contribuye a que las personas se comprometan a realizar lo que se plantean.

11 10 Para aprender más Huaman García, M. J. (2013) Supervisión, delegación de funciones y trabajo en equipo. Video obtenido de: Cáceres, A. (2009) Motivación Chris Gadrner. Video obtenido de:

12 11 Actividad de Aprendizaje Instrucciones: Analízate a ti mismo y determina si te consideras que eres una persona que podría delegar fácilmente o encuentra los pasos que tendrías que superar para lograr hacerlo con eficacia. Expresa en dos cuartillas por qué es fundamental para una empresa mexicana tener constantemente motivado a su personal para cumplir sus objetivos y permanecer en el mercado. Para finalizar sube tu actividad en la plataforma en el lugar indicado, debe estar guardado en documento de texto.

13 12 Bibliografía Blanchard, K. (2003). El corazón de un líder. México: McGraw-Gill. Daft, R. L. (2004). Administración, Sexta edición. México: Thomson. Franklin, E. (2004). Organización de empresas. México: McGraw-Hill. Hayes, N. (2002). Dirección de equipos de trabajo. Madrid: Thomson. Rees, W., & Porter, C. (2003). Habilidades de dirección. Madrid: Thomson. Robbins, S. (1996). Comportamiento Organizacional. Teoría y Práctica. México: Prentice-Hall. Rodríguez, J. (2003). Introducción a la administración con enfoque de sistemas. México : Thomson Stoner, J., Freeman, R., & Gilbert, J. (1996). Administración. México: Prentice Hall. Año (2002).