ORGANISMO COORDINADOR DEL SISTEMA ELÉCTRICO NACIONAL INTERCONECTADO DE LA REPÚBLICA DOMINICANA

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1 ORGANISMO COORDINADOR DEL SISTEMA ELÉCTRICO NACIONAL INTERCONECTADO DE LA REPÚBLICA DOMINICANA TÉRMINOS DE REFERENCIA PARA LA ADQUISICION E IMPLEMENTACION SISTEMA PARA ELABORAR PRESUPUESTO FINANCIERO OC-GA-17-TDRSPF V3 PREPARADO POR: REVISADO POR: APROBADO POR: FECHA V3 Lix Graciano Encargada Administrativa Débora Hernández Encargada de Finanzas Dionilda Toribio Gerente de Administración Comité de Evaluación

2 ÍNDICE 1. PROPÓSITO DE LA LICITACIÓN ANTECEDENTES Sobre el Organismo Coordinador Necesidad del Proyecto ALCANCE PRODUCTO ESPECÍFICO ESPERADO PRESENTACIÓN DE LA PROPUESTA Propuesta Técnica: Propuesta Económica: CRITERIOS DE EVALUACIÓN CONSIDERACIONES GENERALES ANEXOS... 8 Términos de Referencia Software Presupuesto Financiero OC-GA-17-TDRSPF V3 2 of 8

3 1. PROPÓSITO DE LA LICITACIÓN El propósito de esta licitación es la adquisición de un software de apoyo a la elaboración de presupuestos financieros de la organización y que a su vez pueda ser integrado al software financiero existente. 2. ANTECEDENTES 2.1 Sobre el Organismo Coordinador El Organismo Coordinador del Sistema Eléctrico Nacional Interconectado (OC) es una institución sin fines de lucro, creada el 29 de octubre de 1998, mediante la Resolución N 235 de la Secretaría de Estado de Industria y Comercio, para coordinar la operación de las instalaciones de las empresas de generación, transmisión y distribución de electricidad que pertenecen al Sistema Eléctrico Nacional Interconectado (SENI) de la República Dominicana. Un resumen sobre las funciones, estructura y composición del OC se encuentra en el Anexo No.1: Perfil del Organismo Coordinador. 2.2 Necesidad del Proyecto En mayo 2014 se ha aprobado el nuevo Plan Estratégico del OC para el período , y dos de los objetivos estratégicos adoptados son Mejorar la Calidad de los Productos y Gestionar los recursos tecnológicos de forma estratégica, y es por ello que el Plan Estratégico de Tecnología incluye varios objetivos orientados a la automatización de los procesos. Actualmente en el Organismo Coordinador, la gestión financiera no cuenta con un software que apoye la elaboración del presupuesto con el uso de una herramienta informática.. El presupuesto anual se elabora en hojas de Excel lo cual demanda el uso intensivo de horas hombre, dificulta la consulta rápida y actualización simultánea de informaciones presupuestarias, mayor posibilidad de cometer errores, entre otros temas. En tal sentido, se ha incluido en el Plan Operativo Anual 2017 la Iniciativa Proyecto Adquisición e Implementación Sistema para Elaborar Presupuesto Financiero. Se requiere una herramienta tecnológica que permita realizar interface o vinculación a la contabilidad general, con el Software Softland ERP, lo que coadyuve en la implementación de un control adicional en cuanto a la ejecución presupuestaria, proyecciones futuras, cambios de escenarios, entre otros. Términos de Referencia Software Presupuesto Financiero OC-GA-17-TDRSPF V3 3 of 8

4 3. ALCANCE La empresa seleccionada deberá proveer a todo costo el software de elaboración del Presupuesto Financiero, su instalación, configuración, entrenamiento al personal correspondiente y puesta en marcha. 4. PRODUCTO ESPECÍFICO ESPERADO A continuación los Productos Específicos Esperados para esta licitación: 1. PRODUCTO ESPECÍFICO NO.1: Software para la elaboración del presupuesto financiero. Consiste en la entrega, instalación, configuración y puesta en marcha del software. EL software debe incluir, como mínimo, los siguientes módulos y/o funcionalidades: a) Facilidad para crear presupuestos en base a otros presupuestos previamente elaborados. b) Facilidad de lectura de archivos planos provenientes de hojas electrónicas. c) Control y seguridad de la información del sistema y diferentes niveles de accesos a usuarios. d) Módulo de auditoría del sistema que genere reportes que permita realizar trazabilidad y emitir constancia de modificaciones presupuestarias y/o justificaciones de cambios, durante el proceso de elaboración del presupuesto y eventos posteriores a la aprobación. e) Interfaz con la Contabilidad General - Sofware Financiero Softland ERP. f) Manejo de Estadísticas que apoyen la toma de decisiones a nivel gerencial. g) Manejo y control de múltiples versiones de presupuesto para un periodo particular, facilidades de análisis comparativos. h) Consolidación de varios presupuestos. i) Facilidad de creación Catálogo de Cuentas vinculante asociado al Softland ERP. j) Facilidad para elaborar presupuestos específicos desde diferentes departamentos, que luego puedan ser consolidados en un presupuesto principal. k) Facilidad de bloqueo de alimentación de las partidas del presupuesto a partir de una fecha determinada, vinculado a un cronograma base. Términos de Referencia Software Presupuesto Financiero OC-GA-17-TDRSPF V3 4 of 8

5 l) Integración de reportes al Microsoft Office Excel. m) Licencias de producción para 6 usuarios, manejo multiusuario. 2. PRODUCTO ESPECÍFICO NO.2: Entrenamiento. El proveedor deberá realizar el entrenamiento al personal designado por el Organismo Coordinador, tanto a nivel de usuarios del software como a nivel de soporte que deba proveer el personal interno de Tecnología. 3. PRODUCTO ESPECÍFICO NO.3: Informe Final. Concluido el entrenamiento y la puesta en marcha del software, el proveedor deberá entregar un Informe técnico de conclusión del proyecto, el cual deberá incluir, como mínimo, lo siguiente: a) Memoria de los trabajos realizados. b) Configuración del software. c) Resultados de las pruebas de funcionalidad. d) Certificado de licencia del software a nombre del OC. e) Certificado de garantía del software. f) Manual de usuario. g) Propuesta de Contrato de soporte. 5. PRESENTACIÓN DE LA PROPUESTA Las propuestas deberán contener, como mínimo, la siguiente información: 5.1 Propuesta Técnica: Los oferentes deberán presentar, como mínimo, la siguiente información en su propuesta técnica: 1) Especificaciones técnicas. 2) Metodología de trabajo a utilizar. 3) Cronograma de trabajo. 4) Equipo de Trabajo. 5) Referencias de servicios similares. Términos de Referencia Software Presupuesto Financiero OC-GA-17-TDRSPF V3 5 of 8

6 5.1.1 Especificaciones técnicas. En esta parte de la propuesta técnica el proponente deberá detallar lo siguiente: 1. Detalle de funcionalidades por módulo. 2. Cantidad de licencias que incluye (de consultas y producción). 3. Requerimiento de hardware. 4. Manejador de base de datos. 5. Esquema de soporte. 6. Garantía Metodología de trabajo a utilizar. El proponente deberá presentar, de manera detallada, la metodología a utilizar para la entrega del producto específico esperado Cronograma de trabajo. La propuesta de incluir un cronograma detallado de las actividades a realizar con los tiempos de ejecución estimados y responsables de cada una Equipo de trabajo. La propuesta deberá incluir el Equipo con que cuenta para atender la demanda de servicios y los roles correspondientes. Para estos fines se debe completar el Formulario No.1: Equipo de Trabajo, (Anexo No.2). Por cada miembro del equipo de trabajo propuesto se debe completar el Formulario No.2: Currículo del Profesional Propuesto, (Anexo No.2) Referencias de servicios similares: La propuesta deberá incluir una relación de los trabajos similares realizados por el proponente, para lo cual deberá completar el Formulario No. 3: Trabajos Similares, (Anexo No.2); se deberá llenar un formulario por cada uno de los trabajos presentados como referencia. Estos trabajos y la cantidad de los mismos son considerados para evaluar la experiencia del proponente. Términos de Referencia Software Presupuesto Financiero OC-GA-17-TDRSPF V3 6 of 8

7 5.2 Propuesta Económica: La propuesta económica debe incluir, como mínimo la siguiente información: a) Costo del software detallado por módulo y/o funcionalidades (si aplica) y los impuestos correspondientes. b) Queda establecido que, aun cuando así no se especifique, se considerará la totalidad de los impuestos incluidos en los precios cotizados. c) Si la oferta económica detalla algún artículo pero no lo cotiza se asumirá que este artículo está incluido en la oferta. d) La oferta económica debe especificar los años de garantía del software. e) La oferta debe incluir el costo de licenciamiento anual requerido del software. f) La propuesta debe incluir un Acuerdo de Servicio para soporte y mantenimiento durante la garantía con la clasificación de la severidad correspondiente y los tiempos de respuesta. g) La propuesta debe incluir una propuesta de Acuerdo de Servicio para mantenimiento post garantía. h) La Oferta Económica deberá tener una validez mínima de sesenta (60) días hábiles a partir de la fecha de entrega. 6. CRITERIOS DE EVALUACIÓN La evaluación de cada Proponente se llevará a cabo sobre la calificación de cada uno de los componentes de la propuesta técnica y la oferta económica. 7. CONSIDERACIONES GENERALES a) La propuesta técnica y la propuesta económica deben ser entregadas de manera separada. b) El OC en su condición de entidad contratante, se reserva el derecho de cancelar o postergar el presente concurso durante el proceso de adjudicación. Términos de Referencia Software Presupuesto Financiero OC-GA-17-TDRSPF V3 7 of 8

8 c) Queda entendido que la presentación de la propuesta del consultor implica la formal aceptación de todos los términos establecidos en las presentes bases. d) El OC seleccionará la empresa ganadora según el método de selección acordado por este Organismo, no estando obligado necesariamente a seleccionar un ganador. e) Podrá pedirse aclaraciones de las presentes bases hasta dos (2) días antes de la fecha límite de presentación de las propuestas. f) Todas las aclaraciones deberán hacerse por escrito al correo electrónico gadministracion@oc.org.do. 8. ANEXOS Anexo No.1: Perfil del Organismo Coordinador. Anexo No.2: Formularios para la presentación de propuestas. Términos de Referencia Software Presupuesto Financiero OC-GA-17-TDRSPF V3 8 of 8