GRUPO SIGID CURSO LIBRE AUDITORIAS INTERNAS INTEGRANTES LIGIA STELLA ROZO REINA AURA ROSA GOMEZ AVELLANEDA IVAN ROBERTO CORTES GOMEZ. TAREA No.

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1 GRUPO SIGID CURSO LIBRE AUDITORIAS INTERNAS INTEGRANTES LIGIA STELLA ROZO REINA AURA ROSA GOMEZ AVELLANEDA IVAN ROBERTO CORTES GOMEZ TAREA No. 3 INSTITUTO DISTRITAL PARA LA PROTECCION DE LA NIÑEZ Y LA JUVENTUD BOGOTÀ NOVIEMBRE

2 PROCESO AUDITORÍAS INTERNAS CÓDIGO C13FT001 SUBPROCESO PROGRAMACIÓN DE AUDITORÍAS VERSIÓN 01 FORMATO PROGRAMA DE AUDITORIAS 2009 PÁGINA 1 DE 1 VIGENTE DESDE 01 ABRIL 2009 VIGENCIA: 2009 RESPONSABLE: RUBEN DARIO RUIZ ZAMBRANO APROBADO POR: COMITÉ DE CALIDAD Y CONTROL INTERNO REGISTRO Y FECHA: NOVIEMBRE 03 DE 2009 OBJETIVO DE LA AUDITORIA REALIZAR LA EVALUACIÓN Y SEGUIMIENTO DEL PROCEDIMIENTO ATENCION DE QUEJAS Y RECLAMOS. LAS ACTIVIDADES INVOLUCRADAS Y LAS METAS ESPERADAS ALCANCE RECURSOS REQUERIDOS SERVICIO - PROCESO - ACTIVIDAD - PROCEDIMIENTO HUMANOS TECNICOS FINANCIEROS LOGISTICOS DD MM PERIODO PROGRAMADO PARA AUDITORIA AA OBSERVACIONES Proceso Mejoramiento Continuo - Procedimiento Quejas y Reclamos Revisar que esté utilizando la documentación vigente del proceso y se esten llevando los registros de acuerdo con los lineamientos de la NTCGP 1000:2004 y el SIGA 10 NOV 2009 Proceso Mejoramiento Continuo - Procedimiento Quejas y Reclamos Revsion del estado de las acciones correctivas y preventivas del procedimiento 20 NOV 2009 Proceso Mejoramiento Continuo - Procedimiento Quejas y Reclamos Verificar el grado de percepcion de los usuarios del Sistema de Quejas y Reclamos del Instituto. 15 DIC 2009

3 MEMORANDO Referencia: Fecha: PARA: DE: COMITÉ DE CALIDAD COMITÉ DE COORDINACION DE CONTROL INTERNO OFICINA DE CONTROL INTERNO ASUNTO: CONVOCATORIA REUNION DE APROBACION PROGRAMA DE AUDITORIA Me permito convocar a ustedes a la reunión de aprobación del Programa de Auditoría Esta reunión se llevara a cabo el día 03 de noviembre del año en curso a las 8:00 am en la sala de juntas del instituto, solicitamos respuesta por escrito de aceptación a la reunión de apertura Cordialmente, RUBEN DARIO RUIZ ZAMBRANO Jefe Oficina de Control Interno ANEO: Ninguno Cra. 28 No. 63B 07 Tel Información: Línea 195

4 PROCESO N/A CÓDIGO A08FT004 SUBPROCESO N/A VERSIÓN 01 FORMATO ACTA DE REUNIONES PÁGINA: 1 de 2 VERSIÓN DESDE: ACTA DE REUNIÓN No 01 FECHA HORA LUGAR Noviembre 03 de :00 a.m. Sala de juntas IDIPRON 03 ABRIL 2009 Reunión convocada por: Ruben Dario Ruiz Zambrano Jefe Oficina de Control Interno Convocados: Subdirección Técnica Administrativa y Financiera Subdirección Técnica de Métodos Educativa y Operativa Subdirección Técnica de Desarrollo Humano Oficina Asesora Jurídica Oficina de Control Interno Grupo Calidad Oficina Asesora de Planeación REUNIÓN EQUIPO DE TRABAJO OFICINA ASESORA DE PLANEACIÓN Presentación de programa de auditoría año 2009 Revisar y ajustar el programa de auditoria Definir el programa de auditoria Temas: Aprobación de programa de auditoria Conclusiones Se aprueba el programa de auditoria Compromisos Responsable Plazo Realizar seguimiento al programa de auditoria Oficina de control interno 30 de noviembre de 2009/ 28 de diciembre de 2009 PRÓIMA REUNIÓN FECHA HORA LUGAR 01/ diciembre de :00 a.m. Sala de Juntas IDIPRON ASISTENTES NOMBRE DEPENDENCIA FIRMA Clara Eugenia Sanchez Días Vicente Chaparro Chaparro Claudia Rocio Forigua Subdirección Técnica Administrativa y Financiera Subdirección Técnica de Métodos Educativa y Operativa Subdirección Técnica de Desarrollo Humano

5 PROCESO N/A CÓDIGO A08FT004 SUBPROCESO N/A VERSIÓN 01 FORMATO ACTA DE REUNIONES PÁGINA: 2 de 2 VERSIÓN DESDE: 03 ABRIL 2009 Helver Guzmán Guzmán Ruben Dario Ruiz Zambrano Luz Patricia Quintanilla Parra Oficina Asesora Jurídica Oficina de Control Interno Grupo Calidad Oficina Asesora de Planeación

6 CÓD: A08FT013 VR: 01 MEMORANDO Referencia: Fecha: PARA: DE: ASUNTO: AUDITORES INTERNOS Oficina Asesora de Planeación Oficina de Control Interno Subdirección Técnica Administrativa Financiera JEFE OFICINA DE CONTROL INTERNO AUDITOR LÍDER Convocatoria Auditores Internos. Con motivo de las actividades que esta oficina adelanta, se convoca al grupo auditor para desarrollar el programa de auditorías del Instituto en archivo adjunto se entrega el programa aprobado por el Comité el 03 de Noviembre de Cordialmente, RUBEN DARIO RUIZ ZAMBRANO JEFE OFICINA DE CONTROL INTERNO AUDITOR LÍDER Anexos: Programa de auditorías del Instituto Cra. 28 No. 63B 07 Tel Información: Línea 195

7 Entidad Direccion Auditor Lider: Ruben Dario Ruiz Zambrano PLAN DE AUDITORIA PROCESO MEJORAMIENTO CONTINUO Insituto Distrital para la Protección de la Niñez y la Juventud Calle 52 No Piso 3o. Oficina Quejas y Reclamos Fecha: Noviembre 10 de 2009 HOJA 1 DE 1 PROCESO/ACTIVIDAD/REQUISITO POR AUDITAR Mejoramiento Continuo/ Reunión de Apertura/Presentación del equipo Mejoramiento Continuo/ Quejas y reclamos/ Evaluación de usuarios/ Diseño de encuesta Mejoramiento Continuo/ Quejas y reclamos/ Revisión Informes de Gestión Almuerzo FECHA Auditores Internos: AUDITOR QUE REALIZA LA HORA AUDITORIA 08:00:00 a.m. 08:15:00 a.m. 08:20:00 a.m. 11:30:00 a.m. 08:20:00 a.m. 11:30:00 a.m. 12:30:00 p.m. 1:30:00 p.m. OBSERVACIONES Cada uno de los participantes efectuará su presentación. Mínimo deben efectuarse 50 entrevistas. Si hay desplazamiento a un a varios puntos de atención dividir el grupo auditor. Puede presentarse variación en la exactitud de las horas en razón a los hallazgos, con lo cual se puede replantear Mejoramiento Continuio / quejas y reclamos / Aplicar encuestas 1:45:00 p.m. 4:30:00 p.m. Identificar os puntos de atención(si los hay), realizar distribucion del equipo auditor para desarrollar las encuestas en todos los puntos de atencion Reunión de Realimentación 4:30:00 p.m. 5.00:00 p.m. Análisis y toma de decisión de la información tomada por el equipo auditor, elaborar informe cierre de auditoria con las recomendaciones de mejora. Consolidación de resultados y entrega del informe de auditoria Reunión de cierre 5:00:00 p.m. 5.30:00 p.m. Retroalimentación a los fucnionarios del proceso sobre los resultados de la auditoría, mencionando las fortalezas y aspectos a mejorar encontrados, entregando una copia de las evaluaciones realizadas FIRMA AUDITOR LIDER FIRMA AUDITOR INTERNO FIRMA AUDITOR INTERNO

8 CÓD: A08FT013 VR: 01 MEMORANDO Referencia: Fecha: PARA: DE: Oficina de Quejas y Reclamos Área de Participación Ciudadana JEFE OFICINA DE CONTROL INTERNO AUDITOR LÍDER ASUNTO: Entrega Plan de Auditoria Con motivo de las actividades que esta oficina adelanta, se informa las actividades y los días para desarrollar las auditorías internas en archivo adjunto se entrega el plan de auditorías del proceso de mejoramiento continuo año Cordialmente, RUBEN DARIO RUIZ ZAMBRANO JEFE OFICINA DE CONTROL INTERNO AUDITOR LÍDER Anexos: Programa de auditorías del Instituto Cra. 28 No. 63B 07 Tel Información: Línea 195

9 PROCESO AUDITORIAS INTERNAS CÓDIGO C13FT007 SUBPROCESO N/A VERSIÓN 01 FORMATO LISTA DE CHEQUEO PÁGINA: 1 de 1 VIGENTE DESDE 16 MARZO 2009 VISITAS DE SEGUIMIENTO 1 Datos de la Dependencia : 1.1. Nombre Area; Unidad Educativa; Centro de Atencion o Proyecto oficina de quejas y reclamos 1,2 Período Informe: 2 semestre 1.3. Nombre del Director, jefe o Encargado: Clara Pereira 1,4 Fecha: 10/noviembre de Lista de chequeo 2.1. Misión 2.2. Visión 2.3. Seguimiento Objetivos 2.4. Seguimiento Metas 2.5. Seguimiento informes anteriores 2.6. Manual de Funciones y/o actividades 2.7. Seguimiento Informes de Gestion 2.8. Actas de Subcomite 2.9. Indicadores de gestión Manual de Procedimientos Mapa de Riesgos Plan de mejoramiento institucional, por Area, Individual Autoevaluaciones Normas de Archivo y Archivo fisico Conocimiento de Normatividad aplicable a la entidad Plan de Acción (Estrategias) Plan de Compras Seguimiento al Plan de Compras Instalaciones Seguridad Industrial Medio Ambiente Sprai Seguimientos acta de comitè (ver si las hay observaciones) Seguimiento a elementos devolutivos y consumo controlado Sensibilización MECI 1000:2005 y Gestion de Calidad Seguimiento Austeridad en el gasto 2,27 Seguimiento puntos de control y mecanismos de verificacion 2,28 Otros 3 Observaciones 4 Firmas 4.1 Responsable Area, Unidad Educativa, Centro de Atencion o Proyecto 4.2 Oficina de Control Interno

10 PROCESO AUDITORIAS INTERNAS Código C13FT028 Versión 01 SUBPROCESO N/A Página FORMATO ACTA DE APERTURA AUDITORIA Fecha Vigencia 01/ABRIL/2009 PROCESO: Mejoramiento Continuo AREA : Participación Ciudadana Lugar: CRA 27ª No 63b-07 Participantes: Funcionarios Area de Participación Ciudadana Oficina de Control Interno: Luz Adriana García- Mónica Albadán Rubén Darío Ruíz Zambrano Subdireccion Financiara : Clara Eugenia Sanchez Oficina Asesora de Planeación: Stella Rozo Reina- Luz Patricia Quintanilla- Ivan Cortes G Aura R. Gomez Preparó: Mónica Albadán Acta Número: 01 Objetivos: Realizar la evaluación y seguimiento del procedimiento de quejas y reclamos del proceso de mejoramiento Continuo, verificando que se esté utilizando la documentación vigente del proceso. Alcance de la Auditoria: Verificar las actividades relativas al procedimiento de quejas y reclamos, con el fin de determinar el grado de cumplimiento de la eficiencia y eficacia en el manejo de la documentación y registros de acuerdo con los lineamientos de la NTC GP 1000:2004 Y EL SIGA. Auditor: Responsable del Área Auditada: Nombre Auditor Líder Nombre y cargo Firma Firma

11 PROCESO AUDITORIAS INTERNAS CÓDIGO C13FT004 SUBPROCESO EJECUCIÓN Y CIERRE DEL PROGRAMA VERSIÓN 01 PÁGINA 1 de 2 FORMATO INFORME FINAL DE AUDITORIA VIGENTE DESDE 1 ABRIL 2009 ANALISIS DE HALLAZGOS No DESCRIPCIÓN DEL HALLAZGO CONFORMIDAD OBSERVACIÓN DOCUMENTO ASOCIADO / SI NO NUMERAL ASOCIADO 1 No se están realizando las actividades conforme lo establecido en el procedimiento de quejas y reclamos 2 No se están diligenciando claramente los registros del Procedimiento Quejas y Reclamos 3 No existen informes de gestión de la percepción de quejas y reclamos de los usuarios del instituto Dos de las actividades que realiza el funcionario no están documentadas en el procedimiento El registro de quejas y reclamos no tiene la firma de aprobación del funcionario No se encontraron informes de gestión del año vigente (b) Revisar y actualizar los documentos cuando sea necesario y aprobarlos nuevamente. (d) asegurarse de que las versiones pertinentes de los documentos aplicables se encuentren disponibles en los puntos de uso control de registros: los registros deben establecerse y mantenerse para proporcionar evidencia de la conformidad control de registros: los registros deben establecerse y mantenerse para proporcionar evidencia de la conformidad comunicación con el cliente: la entidad debe determinar e implementar disposiciones eficaces para la comunicación con los clientes relativas a : (c) la retroalimentación del cliente incluidas sus quejas, reclamos, percepciones y sugerencias ÁREAS NO AUDITADAS E INCLUIDAS EN EL ALCANCE Area de participación ciudadana RESPONSABLE Responsable Oficina de Queja y Reclamos Responsable Oficina de Queja y Reclamos Responsable Oficina de Queja y Reclamos ANEOS No Procedimiento quejas y reclamos versión 1 A01PR003 Formato A01 FT001 con fecha 25 julio/2009 incompleto

12 PROCESO AUDITORIAS INTERNAS CÓDIGO C13FT004 SUBPROCESO EJECUCIÓN Y CIERRE DEL PROGRAMA VERSIÓN 01 PÁGINA 2 de 2 FORMATO INFORME FINAL DE AUDITORIA VIGENTE DESDE 1 ABRIL 2009 OPINIONES DIVERGENTES AUDITOR AUDITADO Auditor: El registro de quejas y reclamos no tiene la firma de aprobación del funcionario Auditado : El responsable de la oficina de quejas y reclamos no se encontraba para firmar el registro de quejas y reclamos CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES Se encontró que el nivel de quejas y reclamos esta en un 10% lo que evidencia que se está realizando el debido tramite de las quejas y reclamos. Se recomienda generar informes de gestión trimestrales que permitan hacer un análisis de las mismas para toma de acciones preventivas en pro del mejoramiento continuo JEFE OFICINA CONTROL INTERNO: AUDITOR LÍDER: AUDITADO: FECHA: FECHA: FECHA:

13 PROCESO N/A CÓDIGO A08FT004 SUBPROCESO N/A VERSIÓN 01 FORMATO ACTA DE REUNIONES PÁGINA: 1 de 2 VERSIÓN DESDE: ACTA DE REUNIÓN No 02 FECHA HORA LUGAR Diciembre 15 de :00 a.m. Sala de juntas IDIPRON 03 ABRIL 2009 Reunión convocada por: Ruben Dario Ruiz Zambrano Jefe Oficina de Control Interno Convocados Oficina de quejas y reclamos Equipo Auditor REUNIÓN EQUIPO DE TRABAJO OFICINA ASESORA DE PLANEACIÓN Presentación de del informe de auditoria Temas: Entrega de sugerencias y recomendaciones Conclusiones La oficina de quejas y reclamos deberá formular sus acciones correctivas y preventivas de acuerdo con los resultados evidenciados por la auditoria Compromisos Responsable Plazo 1. El equipo auditor hará el seguimiento de las acciones de correctivas del procedimiento aplicado por la oficina de quejas y reclamos Equipo auditor 28 de diciembre de 2009 PRÓIMA REUNIÓN FECHA HORA LUGAR 28 / diciembre de :00 a.m. Sala de Juntas IDIPRON ASISTENTES NOMBRE DEPENDENCIA FIRMA Ruben Dario Ruiz Zambrano Clara Pereira Mónica castillo Adriana Garcia Jefe Oficina de Control Interno Oficina de quejas y reclamos Equipo Auditor Equipo Auditor