Grupo Avícola Fernandez

Transcripción

1 Grupo Avícola Fernández Proceso de Liquidación Huevo Venta de Contado Elaboró: Luis Antonio Adam Mora Reviso: Adán Fernández Flores Revisó: Fátima Fernández Flores Autorizó: Jorge Fernandez Martín 1/15

2 CIERRE OPERACIÓN INICIO Proceso de Liquidación Huevo Venta de Contado Objetivo: Asegurar la correcta liquidación de venta de huevo en venta de contado, a través del cumplimiento de estándares de acción en el proceso de liquidación. Diagrama de flujo: Chofer Cajero Liquidador ENTREGA : SALIDA DE ALMACÉN, DEVOLUCIÓN, NOTAS DE VENTA Y VALORES. (1) CAPTURA NOTAS EN SISTEMA Y CUADRAR LOS VALORES Y DEVOLUCIÓN VS. SALIDA DE ALMACÉN. (2) REALIZA ARQUEO DEL DÍA, EMITE REPORTES FINALES EN SISTEMA Y REPORTE DIARIO DE DEPÓSITOS. Envía reporte a Corporativo y Jefe Admón. (3) Lineamientos de Dirección General - Queda estrictamente prohibido y se considerara una falta grave disponer de los valores de las liquidaciones. - Se liquidaran el 100% de las rutas todos los días. - Todos los valores deben de ser depositados el mismo día antes de las 11:00 hrs. - Todos los días se debe de enviar antes de las 12:00 hrs., el Reporte Diario de Depósitos al Corporativo. (Ver anexo 2) - Queda estrictamente prohibida la alteración de las liquidaciones. 2/15

3 - Solo se aceptan cheques de los clientes autorizados para esta forma de pago. Es indispensable estén a nombre de la empresa. - Todos los depósitos tendrán que estar sellados y firmados por el cajero del Banco. - Es estrictamente responsabilidad del cajero tener bajo su resguardo los valores y documentos. - Queda prohibido cuando se este liquidando que personal ajeno al área de caja este en el lugar. - Se enviaran al Contador General dentro de los primeros 3 días de cada mes, el archivo de liquidación de cada uno de los días de cierre de operación. El paquete contendrá: reporte de cierre diario de sistema, archivos depósitos diarios y fichas de depósito correspondientes a cada uno de los días de operación del mes. - En los casos donde el cajero liquidador observe que existe un cambio de chofer en la ruta y este no se refleja en sistema, tendrá la obligación de reportarlo al Jefe Administrativo a bordo. - Las liquidaciones deben de estar firmadas por el chofer a cargo de la ruta. Factores clave de éxito - Asegurar la liquidación del 100% de las rutas. - Depósitos al 100% todos los días. - Envío de reporte diario de depósitos en tiempo y forma. - Cuadre de valores vs liquidación total del día. - Liquidaciones firmadas al 100% (choferes o supervisor y cajero) 3/15

4 1.- Procedimientos de inicio A).- Devoluciones: Las devoluciones son consideradas con un evento poco común, en caso de presentarse se debe de manejar el siguiente procedimiento para obtener una liquidación en caja. Jefe de Almacén RECEPCIÓN DE DEVOLUCIONES Chofer SOLICITA DEVOLUCIONES INGRESO AL SISTEMA DE DEVOLUCIÓN IMPRESIÓN DE DEVOLUCIÓN Y FIRMA RECEPCIÓN DE DEVOLUCIÓN Y FIRMA Recomendaciones: 1. Ver manual de sistema. 4/15

5 B).- Entrega de liquidaciones. Chofer Cajero Liquidador ORGANIZA FICHAS DE DEPÓSITO Y/O CHEQUES* ORDENA NOTAS POR CLIENTE SUMA LAS NOTAS COBRADAS Y SE ASEGURA DE QUE CUADREN CON LOS VALORES ENTREGA LA LIQUIDACIÓN A CAJERO LIQUIDA EL REPARTO FIRMA RECEPCIÓN Y RESGUARDA COPIA DE LA LIQUIDACIÓN QUE LE ENTREGA EL CAJERO ENTREGA REPORTE DE REPARTO PARA FIRMA 5/15

6 2.- Procedimientos de operación. Captura notas en sistema y cuadra los valores vs reparto. Este procedimiento puede se lleva a cabo en 2 fases de la rutina diaria: inicio y operación. A).- Captura de notas en sistema y cuadra valores vs. reparto. Chofer Cajero Liquidador ENTREGA LIQUIDACIÓN A CAJERO REALIZA CONTEO DE VALORES SUMA TOTAL DE NOTAS DE VENTA ASEGURA QUE LOS IMPORTES CUADREN: ( NOTAS, ORDEN DE SALIDA Y VALORES) INGRESA CAPTURA EN SISTEMA EMITE REPORTE DE LIQUIDACIÓN IMPRIME REPORTE DE LIQUIDACIÓN Y FIRMA ENTREGA REPORTE DE LIQUIDACION, ASEGURA FIRMA DE CHOFER Y ARCHIVA Recomendaciones. 1. Ver manual del sistema. 6/15

7 2. Procedimientos de cierre. A).- Realiza arqueo del día, emite reportes finales en sistema y reporte diario de depósitos. Auxiliar de Cartera Jefe Administrativo GENERA EN SISTEMA REPORTE DE LIQUIDACIÓN TOTAL DEL DÍA REALIZA CONTEO DE VALORES CUADRA VALORES CON REPORTE DE LIQUIDACIÒN DEL DÌA METE FAJILLAS DE BILLETES, MONEDAS, OTROS VALORES Y REPORTE DE SISTEMA A BOLSA ENTREGA VALORES Y REPORTE DE LIQUIDACIÓN TOTAL DEL DÍA RECEPCIONA VALORES Y REPORTE DE LIQUIDACIÓN TOTAL DEL DÍA PREPARA REPORTE DIARIO DE DEPOSITO Y ENVIA A COORPORATIVO SE ASEGURA DE LA RECEPCIÓN DEL ARCHIVO DE DEPOSITOS DIARIOS AL COORPORATIVO ARCHIVA FICHAS EN CONJUNTO CON REPORTE DE COBRANZA TOTAL DEL DÍA SISTEMA, COPIAS DE RECIBOS DE COBRANZA Y REPORTE DIARIO DE DEPÓSITO Recomendaciones. 1. En caso de no existir un Jefe de Administración en el CEDIS, el reporte se envía directamente al Corporativo. Las posiciones a las cuales se envía son: Jefe de Tesorería y Gerente de Administración. El envío debe de ser antes de las 12:00 hrs del día. 2. Ver manuales de sistema. 7/15

8 Procedimientos de liquidación en caso de no contar con sistema. Estos procedimientos se contemplan con la finalidad de poder operar ante situaciones extraordinarias. Es indispensable comunicar a la Gerencia Administrativa la situación, para dar autorización del evento. Liquidación de ruta. Chofer Cajero Liquidador ENTREGA LIQUIDACIÓN A CAJERO REALIZA CONTEO DE VALORES SUMA TOTAL DE NOTAS DE VENTA ASEGURA QUE LOS IMPORTES CUADREN: ( NOTAS, ORDEN DE REPARTO Y VALORES) ELABORA RECIBO POR VALORES Y POR LA DOCUMENTACION RECIBIDA. (Ver anexo 3) FIRMA Y ENTREGA RECIBO, ASEGURANDO FIRMA DE CHOFER. ARCHIVA PARA POSTERIOR USO 8/15

9 Liquidación total del día. Auxiliar de cartera Jefe Administrativo REALIZA CONTEO DE VALORES LLENA REPORTE DE LIQUIDACIONES DEL DÍA. ( Ver anexo 4) RECEPCIONA VALORES PARA DEPOSITO, DEPOSITA Y ENTREGA FICHAS ENTREGA PARA DEPÓSITO PREPARA REPORTE DIARIO DE DEPOSITO Y ENVIA A COORPORATIVO SE ASEGURA DE LA RECEPCIÓN DEL ARCHIVO DE DEPOSITOS DIARIOS AL COORPORATIVO ARCHIVA FICHAS EN CONJUNTO CON REPORTE DE LIQUIDACIONES DEL DÍA Y COPIAS DE RECIBO DE COBRANZA. Recomendaciones 1. Es indispensable que se notifique de forma inmediata al Gerente de Administración los hechos. 2. El envío de los reportes en caso de no contar con algún medio interno se realizará fuera de las instalaciones de la empresa. 3. La falta de este suministro no es limitativo para liquidar las rutas. 4. El recibo de valores y documentación y el reporte de liquidación del día son formatos de soporte y no sustituyen al registro de los movimientos en sistema al reconectarse el servicio. 5. Es indispensable después de reactivarse el servicio capturar las liquidaciones de ruta y realizar un reporte diario de liquidación en sistema para asegurar el correcto cuadre de los valores. 6. En los casos donde la energía eléctrica sea una condición limitativa para el depósito de valores, el Gerente de Ventas es el responsable de hacer llegar los mismos a la Gerencia Administrativa. 9/15

10 Anexos 10/15

11 Anexo 2: Reporte diario de depósitos Productora Nacional de Huevo, S.A. de C.V. Reporte diario de Depositos Cedis: Fecha: V e n t a s Ingresos Contado Crédito Total Ventas Contado Cobranza Total a Depositar Relación de Fichas de depósito Fecha Ficha Banco Concepto Referencia Ficha Efectivo Cheque T o t a l e s - - Ingresos a depositar vs. Fichas de deposito - Ruta Chofer M e r m a s Importe Excende % Créditos NO Autorizados Ruta Chofer Cliente Firma Chofer Firma Cliente Rutas Pendientes de Liquidar e Incidencias Ruta Chofer Fecha Causas Instrucciones: 1.- Los datos del apartado de ventas se obtienen del resumen de ventas de sistema. Separando aquellas que fueron de contado y de crédito en el día. 2.- Los ingresos de contado contemplan el de las ventas y la cobranza es la parte del crédito cobrado en el día (en caso de aplicar). El total a depositar enuncia la suma de los 2 datos anteriores. 3.- Relación de fichas de depósito. Las fichas se obtienen como resultado del depósito de las liquidaciones. Incluye: Fecha de la ficha (depósito), banco en el cual fue efectuado el depósito, concepto (cobranza / venta), referencia (número de referencia de la ficha) y marcamos con una X en el caso de que se haya depositado efectivo o cheque. 11/15

12 4.- El recuadro de totales deben de reflejar la suma de los depósitos en efectivo y cheques. 5.- Los ingresos a depositar, corresponden al efectivo que se depositara al día inmediato, por corresponder a liquidaciones fuera del horario de banco. 6.- En el apartado de mermas se enuncian solo las mermas excedentes notificando: ruta, chofer, importe en pesos ($) y el porcentaje adicional que representa. Esta merma es facturada al chofer al momento de la liquidación. 7.- Todas las ventas de contado deben de ser liquidadas, en los casos que se presente un crédito no autorizado se elaborara un cargo al chofer y se enunciara en el espacio del reporte llamado: Créditos NO autorizados. La información necesaria es: Ruta, chofer (nombre del chofer), cliente (nombre del cliente), firma del chofer (Si/No) y firma del cliente (Si/No) 8.- En los casos donde existan rutas que por su naturaleza (distancia de recorrido) no haya la posibilidad de liquidar en el mismo día, es necesario enunciarlas en la sección del reporte Rutas pendiente de liquidar e incidencias. En este apartado es obligatorio explicar el número de ruta, nombre del chofer, fecha en la cual ocurre la incidencia y la causa real de la situación. 9.- Los formatos y sus archivos en Excel de son únicos e inamovibles. Anexo 3. Recibo de valores y documentación recibida. RECIBO POR VALORES Y DOCUMENTACION RECIBIDA Nombre : Ruta: Fecha: CONTADO Número de notas: Total efectivo: COBRANZA Codigo Nombre cliente No. Fact Fecha Importe Observaciones Total efectivo CREDITO NVO Número de notas: Total efectivo: Nombre y firma del chofer Nombre y firma del cajero 12/15

13 Instrucciones: El formato tiene 3 secciones. a).- Contado: en este caso se contarán el número de notas entregadas por el chofer y posterior se realizara un conteo del total de valores que están siendo entregados. Ambas cantidades serán escritas en los recuadros correspondientes. b).- Cobranza: en este tipo de entrega es importante relacionar cada uno de los números de folio de las facturas correspondientes, nombre completo del cliente y total de valores por cliente para aplicar a su cuenta, la fecha en la cual se esta realizando la cobranza y alguna observación adicional que nos ayude a tener el detalle de la cobranza. Este apartado debe de ser llenado por el chofer, para mayor claridad respecto a la cobranza realizada. C).- Crédito nuevo: en este caso al igual que el primero se contarán el número de notas entregadas por el chofer y posterior se realizara un conteo del total de valores que están siendo entregados (en los casos de corresponder así). Ambas cantidades serán escritas en los recuadros correspondientes. 1. Los formatos y sus archivos en Excel de son únicos e inamovibles. 13/15

14 Anexo 4. Reporte de liquidación del día. Grupo Avicola Fernández Reporte de liquidación del día FECHA: NOMBRE: DIA MES AÑO TOTAL LIQUIDADO PV: TOTAL LIQUIDADO PP: COBRANZA PV: COBRANZA PP: TOTAL: CEDIS: EFECTIVO CHEQUES FICHAS DE DEPOSITO DENOMINACIÓN CANTIDAD IMPORTE No.Y BANCO CLIENTE IMPORTE BANCO - FECHA REFERENCIA IMPORTE MORRALLA DENOMINACIÓN CANTIDAD IMPORTE TOTAL TOTAL RESUMEN GRAN TOTAL TOTAL SISTEMA DIFERENCIA INCIDENCIAS CASO RUTA Instrucciones: Con la finalidad de asegurar un cierre organizado en las situaciones donde no exista energía eléctrica se ha diseñado este formato. 1.- Enunciar nombre del cajero liquidador, CEDIS al cual corresponde y fecha de la incidencia. 2.- Marcar la cantidad liquidada según el tipo de valores recibidos sea cobranza o liquidación y pollo vivo o procesado. 3.- Enunciar en el apartado efectivo y morralla, el número de valores correspondientes a cada una de las denominaciones. 4.- En caso de cheques y fichas de depósito se enlistarán los datos del banco, cliente, referencia e importe según corresponda. 5.- En el resumen no se debe de reflejar alguna diferencia. 6.- En el apartado de incidencias podemos enunciar cualquier tema relevante en el proceso de recepción de valores y documentos. 7.- Los formatos y sus archivos en Excel de son únicos e inamovibles. 14/15

15 Control de cambios De acuerdo a la política de procesos No. 2 expresa en el documento: políticas generales procesos y procedimientos; se llevará en el proceso correspondiente un control de cambios a través del presente formato; con la finalidad de asegurar la correcta administración de la evolución del proceso en cuestión. Fecha de No. de revisión Motivo de cambio Detalle de cambio modificación 27/Julio/ Primera versión Documento nuevo 15/15