3P9.1 DISEÑO CONCEPTUAL DEL SISTEMA DE INDICADORES Y REPORTES PARA EL PODER JUDICIAL, AÑO 2013

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1 3P9.1 DISEÑO CONCEPTUAL DEL SISTEMA DE INDICADORES Y REPORTES PARA EL PODER JUDICIAL, AÑO 2013 INFORME N 1 INICIO DEL PROYECTO ELABORADO POR: CLIODINÁMICA, ASESORÍAS, CONSULTORÍA E INGENIERÍA LIMITADA CLIENTE: CORPORACIÓN ADMINISTRATIVA DEL PODER JUDICIAL DE CHILE

2 CONTENIDOS I. INTRODUCCIÓN 3 II. TÉRMINOS DE REFERENCIA DE LA CONSULTORÍA 4 1. OBJETIVO GENERAL 4 2. OBJETIVOS ESPECÍFICOS 4 3. PRODUCTOS ESPERADOS 4 III. PLAN DE TRABAJO AJUSTADO 6 1. ETAPA 1: INICIO DEL PROYECTO Y VALIDACIÓN METODOLÓGICA 7 2. ETAPA 2: ANÁLISIS ESTRATÉGICO 8 3. ETAPA 3: DEFINICIÓN DEL CUADRO DE MANDO CORPORATIVO Y CUADROS DE MANDO UNIDADES JUDICIALES 9 4. ETAPA 4: DEFINICIÓN DE REPORTABILIDAD ETAPA 5: METODOLOGÍA SISTEMA DE CONTROL DE GESTIÓN ESTRATÉGICO 11 IV. CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES 12 V. MATRIZ DE RIESGOS DEL PROYECTO 14 Página 2

3 I. INTRODUCCIÓN 3P9.1 DISEÑO CONCEPTUAL DEL SISTEMA DE INDICADORES Y El presente documento corresponde al informe N 1 de inicio de la consultoría denominada Diseño conceptual del sistema de indicadores y reportes para el Poder Judicial, la cual se enmarca en la ejecución del Componente 3: Gestión Jurisdiccional, del programa de Apoyo a la Reforma del Poder Judicial, financiado a través de un préstamo otorgado por el Banco Interamericano de Desarrollo (BID) a la Corporación Administrativa del Poder Judicial. El objetivo de este informe, es presentar el plan de trabajo ajustado en conjunto con la contraparte técnica del proyecto, y que busca garantizar el cumplimiento de los objetivos que enmarcan su desarrollo y los principales riesgos que deben ser gestionados para asegurar la correcta ejecución de las actividades. Es por ello, que en primera instancia se presentan los objetivos específicos del proyecto, las principales etapas y actividades a desarrollar, los productos asociados y los informes sobre los cuales se enmarcará la ejecución del proyecto. Posterior a ello, se presenta el cronograma específico de las actividades a desarrollar y los productos e informes relacionados a su ejecución. Finalmente, en la última etapa del documento, se presentan los principales riesgos que deben ser gestionados para generar las condiciones base para asegurar la normal ejecución del servicio de consultoría propuesto. De acuerdo a lo anterior, a continuación de presenta el desarrollo y descripción de los capítulos antes expuestos. Página 3

4 II. TÉRMINOS DE REFERENCIA DE LA CONSULTORÍA En el marco de la ejecución del Componente 3: Gestión Jurisdiccional, del programa de Apoyo a la Reforma del Poder Judicial, financiado a través de un préstamo otorgado por el BID y que apunta a Mejorar la gestión Jurisdiccional, fortaleciendo el funcionamiento de las Cortes de Apelaciones, alentando la mejora de la calidad de los Servicios Judiciales e implantando nuevos sistemas de gestión más orientados a los usuarios de los Servicios. En esta misma línea de mejora de la gestión, se fortalecerá la capacidad del PJUD para instalarse de forma activa, junto con otros organismos públicos o privados en el debate nacional acerca de la futura reforma procesal civil, así como también se apoyará la evaluación, consolidación y eventual difusión de la innovación de gestión introducidas en los tribunales ya reformados en materia penal, laboral y de familia, la presente consultoría busca implantar un sistema de información de control de gestión que contribuya a la entrega de información clave, para disminuir las asimetrías de información que impiden una adecuada toma de decisión en la gestión del Poder Judicial. En particular, los objetivos y productos a los que busca dar respuesta este proceso y que están plasmados en los términos de referencia de la consultoría, son: 1. OBJETIVO GENERAL Diseñar un sistema de indicadores y reportes que permita hacer un seguimiento y evaluación del estado de avance y del grado de cumplimiento de objetivos, metas y proyectos en el ámbito de la gestión jurisdiccional; facilite la toma de decisiones de manera informada y oportuna respecto del funcionamiento y operación de las unidades judiciales; y mejore la rendición de cuenta institucional. 2. OBJETIVOS ESPECÍFICOS 1. Diseñar un sistema integrado de indicadores de gestión que permita dar cuenta respecto de las distintas exigencias y estándares de desempeño contemplada en la ley así como también en las normativas internas del Poder Judicial. 2. Generar el conjunto de reportes que permitan monitorear la gestión en las distintas unidades judiciales a partir de la identificación de los destinatarios con sus respectivas necesidades de información. 3. Generar las metodologías y procedimientos para la administración del sistema de indicadores. 3. PRODUCTOS ESPERADOS 1. Producto N 1: Tableros de indicadores de gestión o cuadros de mando integrados para las distintas unidades judiciales del país desplegado en tableros específicos para cada tipo: a. Corte Suprema b. Cortes de Apelaciones c. Tribunales Oral en lo Penal d. Juzgados de Garantía e. Juzgados de Familia f. Juzgados Civiles g. Juzgados de Letras h. Juzgados de Letras del Trabajo i. Unidades de Apoyo u otras Página 4

5 2. Producto N 2: Reportes con las distintas vistas que permitan consolidar la información por tipo de unidad judicial: a. Unidad Judicial a nivel individual b. Vista consolidada por unidades de la misma competencia c. Vista por jurisdicción d. Vista global 3. Producto N 3: Metodología y procedimientos para la administración del sistema integrado de indicadores y reportes: a. Metodología de diseño b. Procedimientos de implementación y puesta en marcha c. Procedimientos para actualizar indicadores d. Metodología de análisis e. Metodologías para el monitoreo de iniciativas, proyectos y programas, construir un ranking de los mismos y establecer categorías que permitan priorizarlos en función de los objetivos estratégicos, operacionales o cualquier otro que sea relevante. Página 5

6 III. PLAN DE TRABAJO AJUSTADO 3P9.1 DISEÑO CONCEPTUAL DEL SISTEMA DE INDICADORES Y Para dar cuenta de los objetivos, productos y requerimientos planteados, y a partir de la reunión de inicio de la consultoría, el plan de trabajo acordado para el desarrollo del proyecto se estructura en 5 etapas, las cuales contemplan un periodo de ejecución de 16 semanas y cuyas actividades, productos específicos e informes están dados por: ETAPA 1 INICIO DEL PROYECTO Y VALIDACIÓN METODOLÓGICA 1. ALCANCES Y OBJETIVOS DE LA CONSULTORÍA 2. ADMINISTRACIÓN Y COORDINACIÓN DEL PROYECTO 3. GESTIÓN DE LOS RIESGOS PARA LA CONSULTORÍA 4. VALIDACIÓN DEL MODELO METODOLÓGICO PROPUESTO Informe n 1 Inicio Proyecto Productos Plan de Trabajo Justado Matriz de Riesgo ETAPA 2 ANÁLISIS ESTRATÉGICO INSTITUCIONAL 1. ANÁLISIS ESTRATÉGICO DEL PODER JUDICIAL a. Análisis de alineamiento de la planificación estratégica del Poder Judicial. b. Revisión de antecedentes en: Plan Estratégico, Cuentas Públicas, índice de calidad de la Justicia, Metas de Desempeño, Proyectos en ejecución, entre otros. c. Identificación y análisis de las fuentes de información disponibles y revisión de listado de indicadores actuales. 2. ANÁLISIS UNIDADES JUDICIALES a. Recolección y análisis de información b. Revisión y análisis de antecedentes de las 9 Unidades Judiciales, en informes de gestión, cuentas públicas, metas de desempeño, entre otros disponibles. c. Realización de entrevista y encuesta web a Unidades Judiciales. d. Validación y ajuste de Scorecard de cada Unidad Judicial alineados al Poder Judicial 3. ANÁLISIS DE INFORMACIÓN PRIMARIA a. Entrevistas con actores claves de información (usuarios y clientes). Informe n 2 Análisis Estratégico Productos Cuadro de mando corporativo (BSC) preliminar Brecha de alineación Unidades Judiciales Caracterización modelo de reportes ETAPA 3 DEFINICIÓN DEL CUADRO DE MANDO CORPORATIVO Y CUADROS DE MANDO UNIDADES JUDICIALES 1. DEFINICIÓN Y VALIDACIÓN DE LOS INDICADORES (KPIS) a. Construcción de Ficha Indicador (fuentes de información, forma de cálculo, metas, responsables, etc.) b. Reunión y/o talleres de validación de los indicadores. 2. DEFINICIÓN Y VALIDACIÓN TABLEROS DE GESTIÓN a. Validación del Cuadro de Mando Corporativo. b. Diseño, validación y alineamiento de Tablero de Gestión de las distintas unidades judiciales con cuadro de mando corporativo. Informe n 3 Sistema control de Gestión Poder Judicial Productos Cuadro de mando corporativo Tablero por Unidad Judicial Ficha del indicador Validación metodológica de los indicadores al sistema QPR ETAPA 4 DEFINICIÓN DE REPORTABILIDAD 1. DEFINICIÓN Y VALIDACIÓN DE LOS REPORTES DE GESTIÓN. a. Definición y modelo de los reportes de gestión. b. Validación modelo de reportes para el seguimiento y evaluación en sistema QPR. Informe n 4 Reportes de Gestión por Unidad Judicial Productos Definición del perfil de usuario Definición del contenido de los reportes Diseño de reporte Validación metodológica en sistema QPR ETAPA 5 METODOLOGÍA SISTEMA DE CONTROL DE GESTIÓN ESTRATÉGICO 1. TRASPASO DE COMPETENCIAS PARA EL SEGUIMIENTO Y CÁLCULO DE LOS INDICADORES (KPI S) Y REPORTES. 2. RECOMENDACIONES Y CONSIDERACIONES PARA EL CONTROL ESTRATÉGICO Y OPERATIVO. Informe n 5 Metodología para la implementación del Sistema de Control de Gestión Informe n 6 Informe de cierre y resumen ejecutivo del proyecto Productos Presentaciones Guía de competencias para el seguimiento y cálculo de indicadores y reportes 1 SEMANA 7 SEMANAS 4 SEMANAS 2 SEMANAS 2 SEMANAS A continuación, se presentan los objetivos específicos de cada etapa, la metodología a utilizar en su ejecución y el detalle de los productos e informes sobre los cuales se desarrollará la presente consultoría: Página 6

7 1. ETAPA 1: INICIO DEL PROYECTO Y VALIDACIÓN METODOLÓGICA OBJETIVO El objetivo de esta etapa es dar a conocer a la contraparte técnica, la metodología propuesta por el equipo de trabajo y generar las condiciones base para asegurar la normal ejecución del servicio de consultoría propuesto METODOLOGÍA 1. Reunión de coordinación, para asegurar los productos requeridos y entregables por parte de los consultores. 2. Reunión semanal, programada para los días viernes de cada semana a las 11:00. ACTIVIDADES 1. Alcances y objetivos de la consultoría. 2. Administración y coordinación del proyecto. 3. Gestión de los riesgos para la consultoría. 4. Validación del modelo metodológico propuesto. PRODUCTOS ENTREGABLES 1. Plan de trabajo ajustado 2. Matriz de Riesgo (Principales riesgos identificados del proyecto) INFORMES 1. Informe n 1 Inicio Proyecto. PLAZOS El plazo estipulado para la ejecución de esta etapa es de 1 Semana a partir del inicio del proyecto Página 7

8 2. ETAPA 2: ANÁLISIS ESTRATÉGICO OBJETIVO Revisar los elementos estratégicos de la organización, para diseñar el Cuadro de Mando Corporativo de la ésta, agrupando los distintos objetivos estratégicos. Revisar los procesos claves definidos en las distintas unidades judiciales, con el objeto de identificar y levantar los indicadores (KPI`s) y generar Cuadros de Mandos a nivel individual, que permita monitorear, realizar seguimiento y apoyar en el proceso de toma de decisiones en el ámbito de la gestión jurisdiccional. METODOLOGÍA 1. Análisis estratégico del poder judicial 2. Análisis unidades judiciales 3. Análisis de información primaria 4. Análisis de consistencia ACTIVIDADES 1. Análisis estratégico del Poder Judicial a. Análisis de alineamiento de la planificación estratégica del Poder Judicial. b. Revisión de antecedentes en: Plan Estratégico, Cuentas Públicas, índice de calidad de la Justicia, Metas de Desempeño, Proyectos en ejecución, entre otros. c. Identificación y análisis de las fuentes de información disponibles y revisión de listado de indicadores actuales. 2. Análisis unidades judiciales a. Recolección y análisis de información b. Revisión y análisis de antecedentes de las 9 Unidades Judiciales, en informes de gestión, cuentas públicas, metas de desempeño, entre otros disponibles. c. Realización de entrevista y encuesta web a Unidades Judiciales. d. Validación y ajuste de Scorecard de cada Unidad Judicial alineados al Poder Judicial 3. Análisis de información primaria a. Entrevistas con actores claves de información (usuarios y clientes). PRODUCTOS ENTREGABLES 1. Diseñar el Cuadro de Mando Corporativo (BSC) (preliminar). 2. Determinar la brecha de alineación y contribución de los distintos indicadores de las unidades judiciales con el Cuadro de Mando Corporativo. 3. Caracterizar el modelo de reportes de acuerdo al perfil de clientes de información. Página 8

9 INFORMES Informe nº2: Análisis Estratégico PLAZOS El plazo estipulado para la ejecución de esta etapa es de 7 Semanas a partir de la etapa anterior 3. ETAPA 3: DEFINICIÓN DEL CUADRO DE MANDO CORPORATIVO Y CUADROS DE MANDO UNIDADES JUDICIALES OBJETIVOS Diseñar y validar el conjunto de indicadores con su respectiva ficha y los distintos cuadros de mando, que permita realizar seguimiento al estado de avance y cumplimiento de los objetivos y metas estratégicas, transversales al Poder Judicial y de aquellos particulares de cada Unidad Judicial del País. METODOLOGÍA 1. Aplicación metodología (CMI) Balanced Scorecard (Norton y Kaplan) 2. Aplicación metodología Sistema de Gestión de Seis Etapas, para la integración de la estrategia y ejecución Operacional (Kaplan y Norton). 3. Análisis de consistencia. 4. Reuniones y/o talleres de validación de indicadores y cuadros de mando integral. ACTIVIDADES 1. Definición y validación de los Indicadores (Kpis) a. Construcción de Ficha Indicador (fuentes de información, forma de cálculo, metas, responsables, etc.) b. Reunión y/o talleres de validación de los indicadores. 2. Definición y validación tableros de gestión a. Validación del Cuadro de Mando Corporativo. b. Diseño, validación y alineamiento de Tablero de Gestión de las distintas unidades judiciales con cuadro de mando corporativo. PRODUCTOS ENTREGABLES 1. Cuadro de Mando Corporativo. 2. Tableros por unidad judicial. 3. Ficha del Indicador. 4. Validación metodológica de los indicadores al Sistema QPR. INFORMES 1. Informe nº3: Sistema Control de Gestión Poder Judicial. Página 9

10 PLAZOS El plazo estipulado para la ejecución de esta etapa es de 4 Semanas a partir de la etapa anterior 4. ETAPA 4: DEFINICIÓN DE REPORTABILIDAD OBJETIVO Diseñar y validar el conjunto de reportes para el sistema de Control de Gestión de acuerdo al perfil del cliente de la información METODOLOGÍA 1. Aplicación metodología (CMI) Balanced Scorecard (Norton y Kaplan). 2. Reunión y/o talleres de validación de los reportes, con los clientes de la información. ACTIVIDADES 1. Definición y validación de los reportes de gestión. a. Definición y modelo de los reportes de gestión. b. Validación modelo de reportes para el seguimiento y evaluación en sistema QPR. PRODUCTOS 1. Definición del perfil de usuario (ficha de usuario). 2. Definición del contenido de los reportes de acuerdo al perfil de usuario. 3. Diseñar reportes. 4. Validación metodológica de los reportes generados en QPR. INFORMES 1. Informe nº4: Reportes de Gestión por Perfil de Usuario. PLAZOS El plazo estipulado para la ejecución de esta etapa es de 2 Semanas a partir de la etapa anterior Página 10

11 5. ETAPA 5: METODOLOGÍA SISTEMA DE CONTROL DE GESTIÓN ESTRATÉGICO OBJETIVOS Definir la metodología para conformar el Sistema de Control de Gestión Estratégico del Poder Judicial y de cada una de sus Unidades Judiciales, traspasando a los equipos a cargo de la gestión, las competencias necesarias para llevar a cabo el seguimiento y monitoreo de los objetivos, indicadores y metas y para utilizarlo como insumo para la toma de decisiones a nivel estratégico. METODOLOGÍA 1. Talleres prácticos para las distintas etapas para la implementación de los productos de cada etapa. ACTIVIDADES 1. Traspaso de competencias para el seguimiento y cálculo de los indicadores (KPI s) y reportes. 2. Recomendaciones y consideraciones para el control estratégico y operativo. PRODUCTOS 1. Presentaciones. 2. Guía de competencias para el seguimiento y cálculo de los indicadores y reportes. INFORMES 1. Informe nº5: Metodología para la Implementación del Sistema de Control de Gestión. 2. Informe n 6: Informe de Cierre y Resumen Ejecutivo del Proyecto. PLAZOS El plazo estipulado para la ejecución de esta etapa es de 2 Semanas a partir de la etapa anterior Página 11

12 IV. CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES A continuación, se presenta el cronograma de cada una de las etapas y actividades a desarrollar y a las cuales se dio inicio durante el mes de agosto del presente año: ETAPA 1: INICIO DEL PROYECTO Y VALIDACIÓN METODOLÓGICA ALCANCES Y OBJETIVOS DE LA CONSULTORÍA ADMINISTRACIÓN Y COORDINACIÓN DEL PROYECTO GESTIÓN DE LOS RIESGOS PARA LA CONSULTORÍA VALIDACIÓN DEL MODELO METODOLÓGICO PROPUESTO ETAPA 2: ANÁLISIS ESTRATÉGICO ACTIVIDAD INFORME N 1: INICIO DEL PROYECTO ANÁLISIS ESTRATÉGICO DEL PODER JUDICIAL: Análisis de alineamiento de la Planificación Estratégica del Poder Judicial Revisión de antecedentes en: Plan Estratégico, Cuentas Públicas, Índice de Calidad de la Justicia, Metas de Desempeño, Proyectos en Ejecución, entre otros. Identificación y análisis de las fuentes de información disponibles y revisión de listado de indicadores actuales ANÁLISIS UNIDADES JUDICIALES: Recolección y análisis de información Revisión y análisis de antecedentes de las 9 unidades judiciales en informes de gestión, cuentas públicas, metas de desempeño, entre otros disponibles Realización de entrevista y encuesta web a unidades judiciales Validación y ajuste de scorecard de cada Unidad Judicial alineados al Poder Judicial ANÁLISIS DE INFORMACIÓN PRIMARIA Entrevistas con actores claves de información (usuarios y cliente) INFORME N 2: ANÁLISIS ESTRATÉGICO ETAPA 3: DEFINICIÓN DEL CUADRO DE MANDO CORPORATIVO Y CUADROS DE MANDO UNIDADES JUDICIALES DEFINICIÓN Y VALIDACIÓN DE LOS INDICADORES (KPI'S) Contrucción ficha del indicador (Fuentes de información, forma de cálculo, metas, responsables, etc.) Reunión y/o talleres de validación de los indicadores DEFINICIÓN Y VALIDACIÓN TABLEROS DE GESTIÓN Validación del Cuadro de Mando Corporativo Diseño, validación y alineamiento de Tableros de Gestión de las distintas unidades judiciales con cuadro de mando corporativo INFORME N 3: SISTEMA CONTROL DE GESTIÓN PODER JUDICIAL ETAPA 4: DEFINICIÓN DE REPORTABILIDAD DEFINICIÓN Y VALIDACIÓN DE LOS REPORTES DE GESTIÓN Definición y modelo de los reportes de gestión Validación modelo de reportes para el seguimiento y evaluación en sistema QPR INFORME N 4: REPORTES DE GESTIÓN POR PERFIL DE USUARIO ETAPA 5: METODOLOGÍA SISTEMA DE CONTROL DE GESTIÓN ESTRATÉGICO TRASPASO DE COMPETENCIAS PARA EL SEGUIMIENTO Y CÁLCULO DE LOS INDICADORES (KPIS) Y REPORTES RECOMENDACIONES Y CONSIDERACIONES PARA EL CONTROL ESTRATÉGICO Y OPERATIVO INFORME N 4: METODOLOGÍA PARA LA IMPLEMENTACIÓN DEL SISTEMA DE CONTROL DE GESTIÓN INFORME N 5: INFORME DE CIERRE Y RESUMEN EJECUTIVO DEL PROYECTO SEMANAS AGOSTO SEPTIEMBRE OCTUBRE NOVIEMBRE SEMANAS 4 SEMANAS 2 SEMANAS 2 SEMANAS Página 12

13 Con el objeto de profundizar en el cronograma de actividades a ejecutar, a continuación se presenta el calendario mensual sobre el cual se estructura la carta Gantt anteriormente presentada: Agosto 2013 L M X J V S D Septiembre 2013 L M X J V S D Octubre 2013 L M X J V S D Noviembre 2013 L M X J V S D ETAPA 1: Inicio del proyecto y validación metodológica ETAPA 2: Análisis Estratégico Institucional ETAPA 3: Definición del cuadro de mando corporativo y cuadros de mando unidades Judiciales ETAPA 4: Definición de Reportabilidad ETAPA 5: Metodología Sistema de Control de Gestión Estratégico Informe n 1 Inicio Proyecto Productos: Plan de Trabajo Justado Matriz de Riesgo Informe n 2 Análisis Estratégico Productos: Cuadro de mando corporativo (BSC) preliminar Brecha de alineación Unidades Judiciales Caracterización modelo de reportes Informe n 3 Sistema control de Gestión Poder Judicial Productos: Cuadro de mando corporativo Tablero por Unidad Judicial Ficha del indicador Validación metodológica de los indicadores al sistema QPE Informe n 4 Reportes de Gestión por Unidad Judicial Productos Definición del perfil de usuario Definición del contenido de los reportes Diseño de reporte Validación metodológica en sistema QPR Informe n 5: Metodología para la implementación del Sistema de Control de Gestión Informe n 6 Informe de cierre y resumen ejecutivo del proyecto Productos Presentaciones Guía de competencias para el seguimiento y cálculo de indicadores y reportes Página 13

14 V. MATRIZ DE RIESGOS DEL PROYECTO A continuación se presenta una lista de riesgos frente a sus medidas de control, que pueden llegar a presentarse durante el trascurso de la consultoría, de forma tal de poder mitigar el nivel de impacto que se generé en la calidad de los productos como también en los tiempos asociados a estos. Riesgo Descripción e Hipótesis Impacto Propuestas de Acciones de Mitigación Acuerdos Una de las acciones de riesgo que surgen con el plan de trabajo planteado para la consultoría, resulta Puesto que el segundo efecto negativo es consecuencia ser el agendamiento de las directa del primero, se recomienda que a través de la entrevistas con actores claves. Esta contraparte técnica del proyecto y el equipo consultor, situación puede generar dos efectos se defina claramente la lista de actores claves y fechas negativos, el primero corresponde a Alto en el cual se ejecutarán las entrevistas (a lo menos se la dificultar de concretar las recomiendas estas actividades dos semanas antes que entrevistas con los actores claves se comiencen las entrevistas), luego canalizar una definidos, y segundo por la falta de invitación formal, y por último contactar al entrevista de actores claves omitir entrevistado para asegurar la entrevista. información vital para la ejecución del proyecto. Entrevista a actores claves Información secundaria Disponer de la información secundaria relevante para el desarrollo del estudio en los tiempos establecidos Alto Establecer el compromiso de la contraparte técnica para la entrega y acceso de la información clave del estudio. Para ello, el equipo consultor entregará un check list de información secundaria, que deberá ser validada en conjunto con la contraparte técnica. Esta última deberá indicar si es necesario considerar alguna otra información no detectada inicialmente por el equipo consultor, la cual deberá ser entregada en los plazos establecidos de común acuerdo para una correcta ejecución del proyecto. Se define que, para mitigar este riesgo, Marisol Demetrio, Secretaria del BID, estará a cargo de la coordinación de las actividades y recolección de información relacionada a la consultoría. Página 14

15 Convocatoria Talleres Participación de los actores claves para las instancias de validación de los productos. Alto Para aquellas etapas del plan de trabajo propuesto, en la cual se requiera la participación de actores claves, se solicita a la contraparte técnica que pueda trabajar con antelación en la convocatoria de dichos actores. Para ello, se solicita ejecutar la misma estrategia señalada en las entrevistas. Se gestionará, en conjunto con la contraparte técnica del proyecto, cada convocatoria con al menos 20 días de anticipación Proyectos BID en ejecución Desarrollo en paralelo de proyectos BID, que puedan intervenir en los productos y procesos asociados a la consultoría. Alto Debido a que estos proyectos constituyen un insumo relevante para el desarrollo de esta consultoría, se requiere desarrollar un proceso de alineamiento y de ajuste de productos, de forma clarificar los lineamientos principales sobre los cuales se diseñarán los indicadores, metas y reportes para las distintas Unidades del Poder Judicial. Se desarrollará un trabajo conjunto con la consultora a cargo del proyecto BID 1P1.10 Plan de desarrollo institucional e implementación del Plan Estratégico Se desarrollará un trabajo conjunto entre la consultora y la contraparte técnica, para alinear el proyecto a los productos y actividades de los proyectos BID en ejecución. Validación de los productos finales Cumplimiento de los plazos para la revisión de los productos finales y establecimiento del responsable final de la aprobación de los mismos Medio Se solicita definir los plazos y responsables finales para la aprobación de los productos que emanen de este estudio. Esto deberá quedar plasmado a través de las minutas de reunión, de forma de evitar que el proceso de consultoría se entrampe en consecuencias negativas en los plazos de entrega de los productos finales posteriores. Se plantea que las minutas de reunión se constituirán como la carta de navegación del proyecto, pero de todas formas se requiere clarificar los plazos definidos y se deben coordinar las actividades con anticipación. Se acuerda incorporar un registro de las entrevistas realizadas durante el proyecto. Página 15