PODER LEGISLATIVO DE LA PROVINCIA DE CÓRDOBA SGC Procedimiento Parlamentario Título VII Reglamento Interno

Transcripción

1 1. OBJETIVO: El objetivo del presente Procedimiento General es detallar la metodología que implementa y mantiene la Secretaría Técnica Parlamentaria de la Legislatura de la Provincia de Córdoba para la gestión y el control de la documentación y de los registros de su Sistema de Gestión de la Calidad. 2. ALCANCE: A todos los documentos y registros del Sistema de Gestión de la Calidad. 3. DEFINICIONES: Copia Controlada: garantiza al usuario de la misma que el Representante de la Dirección mantiene la revisión actualizada de este documento y lo reemplazará en caso de modificación. Copia No Controlada: no garantiza al usuario que el documento está en la última versión o revisión aplicable (son utilizadas solamente para información o divulgación). SGC: Sistema de Gestión de la Calidad. 4. DESARROLLO Y RESPONSABILIDADES: 4.1. Manual de la Calidad: El Manual de la Calidad, es el documento de primer nivel del SGC. En él se presenta a las Secretarías de la Legislatura de la Provincia de Córdoba, se describe brevemente el Procedimiento Parlamentario dispuesto en el Título VII del Reglamento Interno, el alcance y exclusiones del SGC, contiene la Política de la Calidad, se hace referencia a los procedimientos del SGC, y se describen las funciones y los procesos con sus interrelaciones, según lo establecido por la Norma ISO 9001: Aprobación y control de cambios: El Manual de la Calidad y sus revisiones, son aprobados por la Alta Dirección. Cuando se produce un cambio en el contenido del Manual de la Calidad se lo identifica mediante el texto subrayado y en letra cursiva de los párrafos que se cambian. Cuando un párrafo o parte de él es suprimido, se lo identifica manteniendo el mismo en el documento pero con formato tachado. Estos párrafos, se mantienen con ese tipo de formato hasta el siguiente cambio, oportunidad en la cual, se lo deja en texto normal y así sucesivamente Identificación: Es identificado como Manual de la Calidad del Poder Legislativo de la provincia de Córdoba, sin asignarle una identificación numérica. Página 1 de 16

2 Formato: En la primera hoja se indica el título del documento, su fecha de vigencia, número de revisión, la aprobación y la numeración de las hojas. En el Anexo 1, se muestra la primera hoja del Manual de la Calidad y otra subsiguiente Medio y Control: El Manual de la Calidad se mantiene en soporte digital en la carpeta Gestión de la Calidad de la nube digital google.drive asociada con la cuenta de correo secretariatecnicaparlamentar. El Representante de la Dirección, o quien él designe a cargo de la administración de la cuenta, son quienes exclusivamente incluyen, cambian o remueven archivos de la referida carpeta. Una copia sobre papel con la firma de quien lo aprueba, es mantenida por el Representante de la Dirección y como evidencia de la aprobación por parte de quien corresponda Copias controladas: Cuando sea necesario se emiten copias controladas en soporte papel de este documento, las que son distribuidas a los funcionarios y Personal Legislativo que prestan servicios en las áreas alcanzadas en el Sistema de Gestión de la Calidad del Procedimiento Parlamentario. Siendo el Manual de la Calidad el único documento del SGC que puede ser entregado a personas que no se encuentran incluidas en dicho Sistema, copias no controladas de este documento pueden ser entregadas a otras partes interesadas Distribución de las copias controladas: La distribución del documento en soporte papel se realiza utilizando su correspondiente Lista de Distribución R-4.2.3/ (Ver Anexo 7). Las copias controladas distribuidas en soporte papel serán identificadas con un sello con el texto "COPIA CONTROLADA" y a continuación de la leyenda un espacio en el cual se identifica con un número la copia que se entrega a cada uno de los usuarios. El sello se imprime con tinta color rojo. El documento en soporte digital se encuentra disponible en forma permanente para su consulta por parte del Personal involucrado en el SGC en la carpeta contenida en la nube digital de google.drive antes mencionada. El archivo digital tiene las siguientes restricciones de seguridad: no se permite su impresión, ensamblaje de documentos, copia de contenidos, copia de contenido para accesibilidad, extracción de página, adición de comentarios, rellenado de campos de los formularios, firma y creación de páginas de plantilla. Se manda un correo electrónico al Personal involucrado conteniendo un link de acceso directo a la carpeta, para posibilitar su consulta. Se realiza la administración de usuarios habilitados para acceder a la carpeta. Página 2 de 16

3 Versiones obsoletas: Las versiones del documento que resulten obsoletas por haber sido superadas por una nueva versión son transferidas a la carpeta Documentos Obsoletos únicamente con la aprobación por escrito del Representante de la Dirección. Los documentos obsoletos se archivan -en el caso de que hubieran sido oportunamente distribuidos en soporte papel- conjuntamente con su correspondiente lista de distribución R-4.2.3/ Las copias controladas de las versiones obsoletas del documento son recuperadas y devueltas al Representante de la Dirección, dejándose constancia de ello en la Lista de Distribución R-4.2.3/ , y posteriormente son destruidas Aprobaciones: Las aprobaciones para el Manual de la Calidad y el resto de los documentos figuran en la tabla siguiente: Alta Dirección Manual de la Calidad x Procedimientos Generales obligatorios por la Norma Otros Procedimientos Generales y Mapas de Procesos Instrucciones de Trabajo Secretarios x x Representante x de la Dirección 4.2. Procedimientos Generales: Son los documentos de segundo nivel del SGC. En ellos se describen fundamentalmente que se hace y quien es responsable de los procesos llevados a cabo por las Secretarías de la Legislatura de la Provincia de Córdoba Aprobación y control de cambios: Ver lo definido en la tabla de este Procedimiento General para lo referente a aprobaciones. El control de los cambios se efectúa de la misma forma que lo indicado para el Manual de la Calidad en el punto Identificación: Los Procedimientos Generales, se identifican con una sigla que se conforma según el siguiente ejemplo, aplicado al presente Procedimiento General: Sigla: LC-PG , en donde: LC: identifica la organización: Legislatura de la Provincia de Córdoba. PG: iniciales de Procedimiento General : punto de la Norma ISO 9001:2008 que corresponde al Objetivo definido en 1). Página 3 de 16

4 01: número correlativo de los procedimientos que devienen de un mismo punto de la Norma ISO 9001: Formato: El formato adoptado por la Legislatura de la Provincia de Córdoba para sus Procedimientos Generales, es el utilizado en el presente y de su observación pueden determinarse sus características Medio y Control: Vale lo indicado en el punto Contenido: Objetivo: describe la razón por la cual se ha confeccionado el Procedimiento General. Alcance: documentos, procesos, áreas, actividades, etc., alcanzadas por el Procedimiento General. Definiciones: cuando corresponda, se aclara la terminología empleada en el Procedimiento General. Desarrollo y Responsabilidades: describe qué se hace y quién hace las actividades que se indican en el objetivo. Registros de la Calidad: enumera los registros de la Calidad que evidencian el desarrollo de las actividades e informa el lugar donde se archivan, el responsable de dicha actividad, el período de almacenamiento y la disposición final. Anexos: para mayor aclaración, en los anexos se muestran planillas, formularios, etc., usados en la actividad que describe el documento. Documentos Relacionados: son otros documentos que complementan al documento en cuestión. Pueden indicarse cuando corresponda documentos de origen externo como los son los legales y reglamentarios. Lista de Distribución: se indican el nombre, fecha de vigencia y número de revisión del documento que en copia controlada se distribuye, el número de copia controlada, la identificación y firma de su receptor, fecha de su recepción y la devolución de la revisión anterior. Por separado, se emiten listas de distribución de cada documento según el modelo que se exhibe en el Anexo 7. Página 4 de 16

5 4.3. Instrucciones de Trabajo: Son los documentos de tercer nivel del SGC. En ellos se describe fundamentalmente cómo se hace y quién hace cada tarea Aprobación y control de cambios: Ver lo definido en la tabla de este Procedimiento General para lo referente a aprobaciones. El control de los cambios se efectúa de la misma forma que lo indicado para el Manual de la Calidad en el punto Identificación: Las Instrucciones de Trabajo, se identifican con una sigla que se conforma según el siguiente ejemplo, aplicado al presente Procedimiento General: Sigla: LC-IT , en donde: LC: identifica la organización: Legislatura de la Provincia de Córdoba. IT: iniciales de Instrucción de trabajo : numeración del Procedimiento General del cual devienen. 01: número correlativo de las Instrucciones de Trabajo que devienen de un mismo Procedimiento General Formato: El formato adoptado no está predefinido Medio y Control: Según lo indicado en el punto para Procedimientos Generales Contenido: Libre, de acuerdo al objetivo para el cual fue desarrollado Mapas de procesos: Son los documentos mediante los cuales se describen los procesos. Su formato y contenido puede verse en el Anexo Documentación Externa: El Representante de la Dirección es el encargado de controlar y administrar, toda la documentación externa utilizada por todas las áreas alcanzadas en el SGC asegurándose su vigencia. A esos efectos, la documentación externa se lista y verifica Página 5 de 16

6 su vigencia con la planilla Control de Documentación Externa R-4.2.3/ que se muestra en el Anexo Disposición de los Documentos del SGC Al finalizar cada uno de los mandatos legislativos (cada cuatro años), los documentos del SGC que sufrieron cambios o adicionales desarrollados en ese período y los vigentes, son incorporados conjuntamente con los registros a un expediente que se abre a los fines de resguardar en forma permanente la historia del SGC Registros de la Calidad: En el Registro de Registros de la Calidad R-4.2.3/ , se detallan los registros de la calidad del SGC de la Legislatura de la Provincia de Córdoba indicado el proceso, procedimiento general o instrucción de trabajo del cual devienen. En cada procedimiento general e instrucción de trabajo, se define: Quién es responsable. Dónde son almacenados. Período de tiempo en el cual se mantienen Disposición final de los Registros de la Calidad Al finalizar cada uno de los mandatos legislativos (cada cuatro años), los registros del SGC tramitados en ese período son incorporados conjuntamente con los documentos que sufrieron cambios o adicionales desarrollados o vigentes, a un expediente que se abre a los fines de resguardar en forma permanente la historia del SGC. La disposición de los mismos. Los registros de la calidad, se identifican de la siguiente manera: Sigla: R-4.2.3/ , en donde: R: iniciales de Registro /4-01: Numeración de Procedimiento General o Instrucción de trabajo del cual devienen. 01: Número correlativo que identifica distintos registros derivados de un mismo procedimiento general o instrucción de trabajo Las siguientes recomendaciones son cumplidas por todos los responsables de confeccionar, almacenar y mantener los registros de la Calidad. Los Registros de la Calidad de la Secretaría Técnica Parlamentaria de la Legislatura de la Provincia de Córdoba, se confeccionan sobre papel. Los Registros de la Calidad son guardados en carpetas o en cajas archivos, las que a su vez son almacenadas en bibliotecas o estanterías conocidas por quienes confeccionan y/o Página 6 de 16

7 utilizan los mismos, que se encuentran en lugares adecuados y protegidos de agentes de deterioro. Tanto en las carpetas como en las cajas archivo, los Registros de la Calidad son ordenados por fecha en forma descendente o bien por nombre de obra en orden alfabético. Cuando un nuevo Registro de la Calidad se incorpora al SGC o bien cuando algún Registro de la Calidad es modificado o suprimido, el Representante de la Dirección ajusta el cambio en el Registro de Registros de la Calidad R-4.2.3/ (Ver Anexo 3) Registro de firmas: Las firmas de los operadores del Sistema de Gestión de Calidad se registran en el Registro de Firmas del SGC del Procedimiento Parlamentario dispuesto en el Título VII del Reglamento Interno de la Legislatura de la provincia de Córdoba: R-4.2.3/ (Ver Anexo 5) Comunicación Interna: Para realizar las comunicaciones internas al Personal Legislativo operador del Sistema de Gestión de Calidad se utiliza el Registro de Comunicación Interna R (Ver Anexo 6). 5. REGISTROS DE LA CALIDAD: Son Registros de la Calidad: 1. Planilla de Control de Documentación Externa: R-4.2.3/ Registro de Registros de la Calidad: R-4.2.3/ Listado de los Documentos del SGC del Procedimiento Parlamentario dispuesto en el Título VII del Reglamento Interno de la Legislatura de la provincia de Córdoba: R / Registro de Firmas del SGC del Procedimiento Parlamentario dispuesto en el Título VII del Reglamento Interno de la Legislatura de la provincia de Córdoba: R-4.2.3/ Registro de comunicación interna: R Listas de distribución R-4.2.3/ A estos registros los mantiene en carpeta el Representante de la Dirección, en forma permanente. 6. ANEXOS: Anexo 1: Primera hoja del Manual de la Calidad y hoja subsiguiente. Anexo 2: Modelo de Planilla de Control de Documentación Externa, R-4.2.3/ (modelo con ejemplos). Anexo 3: Modelo de Registro de Registros de la Calidad, R-4.2.3/ Página 7 de 16

8 Anexo 4: Modelo de Listado de los Documentos del SGC del Procedimiento Parlamentario dispuesto en el Título VII del Reglamento Interno de la Legislatura de la provincia de Córdoba: R-4.2.3/ Anexo 5: Modelo de Registro de Firmas del SGC del Procedimiento Parlamentario dispuesto en el Título VII del Reglamento Interno de la Legislatura de la provincia de Córdoba: R-4.2.3/ Anexo 6: Modelo de Registro de Comunicación Interna: R Anexo 7: Modelo de Lista de Distribución R-4.2.3/ DOCUMENTOS RELACIONADOS: No Aplica. Página 8 de 16

9 ANEXO 1: PRIMERA HOJA DEL MANUAL DE CALIDAD Y HOJA SUBSIGUIENTE: Aprobó: FECHA DE VIGENCIA: 19/08/13 REVISIÓN: 14 PÁGINA 1 DE 32 Página 9 de 16

10 DOCUMENTOS Y REGISTROS LC-PG-4.2.3/4-01 ÍNDICE: Pág. ACLARACIONES PREVIAS 4. INTRODUCCIÓN. 4. Secretaría Legislativa. Secretaría Técnica Parlamentaria. Secretaría de Coordinación Operativa y Comisiones. El Procedimiento Parlamentario dispuesto en el Título VII del Reglamento Interno de la Legislatura de Córdoba. SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD (4) 5. Requisitos Generales: alcance, exclusiones, identificación de los procesos. Requisitos de la Documentación: generalidades. Manual de la Calidad Control de los Documentos y Registros RESPONSABILIDAD DE LA DIRECCIÓN (5) 7. Compromiso de la Dirección. Enfoque al Cliente. Política de la Calidad. Planificación. Objetivos de la Calidad. Planificación del Sistema de Gestión de la Calidad. Responsabilidad, autoridad y comunicación. Responsabilidades comunes a todos los miembros de las Secretarías. Responsabilidades de la Alta Dirección. Responsabilidades del Representante de la Dirección. Responsabilidades para la disposición del Producto no Conforme. Representante de la Dirección. Comunicación Interna. Revisión por la Dirección. Generalidades. Información para la Revisión. Resultados de la Revisión. GESTIÓN DE LOS RECURSOS (6) 13. Provisión de Recursos. Recursos Humanos. Generalidades. Competencia - Toma de conciencia y formación. Infraestructura. Ambiente de trabajo. REALIZACIÓN DEL PRODUCTO (7) 14. Planificación de la realización del producto. Procesos Relacionados con el cliente. Determinación de los requisitos relacionados con el producto. Revisión de los requisitos relacionados con el producto. Comunicación con el cliente. Diseño y desarrollo. Compras. APROBÓ: Fecha vigencia: 19/08/13 Revisión: 09 Página 10 de 16

11 DOCUMENTOS Y REGISTROS LC-PG-4.2.3/4-01 ANEXO 2: MODELO DE PLANILLA DE CONTROL DE DOCUMENTACIÓN EXTERNA 4.2.3/ (Modelo con ejemplos): PLANILLA DE CONTROL DE DOCUMENTACIÓN EXTERNA R-4.2.3/ Antes de utilizar un documento externo verificar su vigencia según se indica. DOCUMENTO EXTERNO VERIFICAR VIGENCIA EN Norma IRAM -ISO 9001: Norma IRAM Digesto de Normas de Administración, Organización y Gobierno del Poder Legislativo" (Resolución 2116/08) Ley Nº 7631 y sus Modificatorias Orgánica de Contabilidad y Presupuesto General de la Administración Ley Nº 5901 (T.O. Ley Nº 6300) y sus Modificatorias - Ejecución del Presupuesto de la Administración Pública. Fecha de Vigencia: 14/12/09 Revisión: 01 Página 1 de 1 APROBÓ: Fecha vigencia: 19/08/13 Revisión: 09 Página 11 de 16

12 DOCUMENTOS Y REGISTROS LC-PG-4.2.3/4-01 ANEXO 3: MODELO DE REGISTRO DE REGISTROS DE LA CALIDAD R-4.2.3/ REGISTRO DE REGISTROS DE LA CALIDAD. R-4.2.3/ PUNTO DE LA NORMA ISO 9001: 2008 DENOMINACIÓN DEL REGISTRO DE LA CALIDAD REVISIÓN PROCEDIMIENTO GENERAL O INSTRUCCIÓN DE TRABAJO DEL CUAL DEVIENE CONSERVADO POR MEDIO DE CONSERVACIÓN PERIODO DE ARCHIVO OBSERVACIONES Fecha de Vigencia: 14/12/09 Revisión: 01 Pagina 1 de 1 APROBÓ: Fecha vigencia: 19/08/13 Revisión: 09 Página 12 de 16

13 DOCUMENTOS Y REGISTROS LC-PG-4.2.3/4-01 ANEXO 4: MODELO DE LISTADO DE LOS DOCUMENTOS DEL SGC DEL PROCEDIMIENTO PARLAMENTARIO DISPUESTO EN EL TÍTULO VII DEL REGLAMENTO INTERNO. R-4.2.3/ LISTADO DE LOS DOCUMENTOS DEL SGC DEL PROCEDIMIENTO PARLAMENTARIO DISPUESTO EN EL TÍTULO VII DEL REGLAMENTO INTERNO. R-4.2.3/ PUNTO DE LA NORMA IRAM-ISO DENOMINACIÓN DEL DOCUMENTO 9001:2008 PRIMER NIVEL SEGUNDO NIVEL TERCER NIVEL CUARTO NIVEL FECHA DE VIGENCIA: 14/12/09 REVISIÓN: 01 PÁGINA 1 DE 1 Página 13 de 16

14 DOCUMENTOS Y REGISTROS LC-PG-4.2.3/4-01 ANEXO 5: MODELO DE REGISTRO DE FIRMAS DEL SGC DEL PROCEDIMIENTO PARLAMENTARIO DISPUESTO EN EL TÍTULO VII DEL REGLAMENTO INTERNO R-4.2.3/ REGISTRO DE FIRMAS DEL SGC DEL PROCEDIMIENTO PARLAMENTARIO DISPUESTO EN EL TÍTULO VII DEL REGLAMENTO INTERNO. R-4.2.3/ CARGO APELLIDO Y NOMBRE DE QUIEN LO DESEMPEÑA FIRMA COMPLETA FIRMA ABREVIADA FECHA DE VIGENCIA: 14/12/09 REVISIÓN: 01 PÁGINA 1 DE 1 Página 14 de 16

15 DOCUMENTOS Y REGISTROS LC-PG-4.2.3/4-01 ANEXO 6: MODELO DE REGISTRO DE COMUNICACIÓN INTERNA R COMUNICACIÓN INTERNA Nº.../(AÑO) ASUNTO: CÓRDOBA, (FECHA). SE solicita al Personal dependiente de esta Secretaría que se notifique de (TEXTO A NOTIFICAR), firmando al pie de la presente. Atentamente. APELLIDO Y NOMBRE (SELLO) (FIRMA). FIRMA FECHA DE VIGENCIA: 14/12/09 REVISIÓN: 01 PÁGINA 1 DE 1 Página 15 de 16

16 DOCUMENTOS Y REGISTROS LC-PG-4.2.3/4-01 ANEXO 7: MODELO DE LISTA DE DISTRIBUCIÓN R-4.2.3/ NOMBRE DEL DOCUMENTO: LISTA DE DISTRIBUCIÓN R-4.2.3/ FECHA DE VIGENCIA: REVISIÓN Nº: COPIA CONTROLADA Nº IDENTIFICACIÓN DEL RECEPTOR FIRMA DEL RECEPTOR FECHA DE RECEPCIÓN DEVOLUCIÓN DE LA REVISIÓN ANTERIOR FECHA DE VIGENCIA: 14/12/09 REVISIÓN: 01 PAGINA 1 DE 1 Página 16 de 16